Do rastreamento de tempo à fatura: das entradas aos PDFs com a sua marca

O que você está construindo e por que isso importa

Um app que vai do rastreamento de tempo à fatura resolve uma confusão comum: horas espalhadas por calendários, chats e notas. Quando chega o dia de faturar, alguém precisa reconstruir o mês manualmente. É aí que aparecem erros: tempo faturável perdido, tarifas erradas, linhas duplicadas ou totais que não batem.

Este app é para quem cobra por hora e quer um processo repetível: freelancers com vários clientes, agências com várias pessoas registrando tempo no mesmo projeto e equipes internas que repassam horas a clientes ou departamentos.

O objetivo é prático: capturar entradas de tempo por projeto, agregá-las em um registro de fatura e gerar um PDF com a sua marca que o cliente entenda. Quando esse fluxo é confiável, faturar para de ser uma correria mensal.

Manter o “simples primeiro” geralmente significa:

• Uma forma de registrar tempo (data, projeto, horas, nota)
• Uma regra de tarifa (por projeto ou por pessoa)
• Uma fatura por cliente por período
• Um layout de PDF com seu logo e dados da empresa
• Status claros (Draft, Sent, Paid)

Um cenário pequeno: um estúdio de duas pessoas registra tempo para “Cliente A - Atualizações de Site.” Cada pessoa lança entradas durante a semana. Na sexta, você cria a fatura para aquele projeto e intervalo de datas, o app transforma as entradas em linhas de fatura e o PDF fica pronto para enviar sem reescrever nada.

Se você está usando uma plataforma no-code como AppMaster, acerte os dados e o fluxo antes de adicionar extras como recibos, multi-moeda, descontos ou aprovações. Esses itens são mais fáceis de incluir depois que o fluxo principal for rápido, preciso e resistente a erros.

Recursos principais para incluir (e o que deixar de fora no começo)

Uma primeira versão pequena faz com que você envie faturas mais cedo. Foque em três coisas: capturar tempo, transformar tempo em linhas de fatura claras e produzir um PDF que o cliente leia sem perguntas de acompanhamento.

Comece com alguns registros essenciais (você pode renomear depois, mas a estrutura importa): Client, Project, Time Entry, Invoice e Invoice Line.

Mantenha o fluxo de fatura simples com um único campo de status no registro Invoice. Draft, Sent e Paid cobrem a maior parte das equipes por muito tempo.

Suas ações essenciais devem refletir o que acontece toda semana:

• Registrar tempo (entrada manual costuma ser o mais rápido de construir e o mais fácil de corrigir)
• Aprovar tempo (mesmo que seja apenas um status “Approved”)
• Criar fatura a partir do tempo aprovado
• Exportar PDF

“Com marca” não significa algo extravagante. Significa consistente e confiável: logo, dados da empresa, número e datas da fatura, totais claros e instruções de pagamento.

O que deixar fora no início: impostos, descontos, múltiplas moedas e anexos. São úteis, mas introduzem casos de borda (arredondamento, regras de jurisdição, taxas de câmbio, armazenamento de arquivos) que atrasam o primeiro lançamento.

Modelo de dados: os registros que você precisa e os campos que importam

Um app de rastreamento de tempo para faturas vive ou morre pelo seu modelo de dados. Mantenha-o pequeno e previsível para que os totais sempre batam com o que você prometeu ao cliente.

Um conjunto mínimo de tabelas geralmente fica assim:

• Client: name, billing email, billing address, default currency, payment terms (como Net 14)
• Project: client_id, project name, default hourly rate (opcional), active flag
• Time entry: project_id, person (name or user_id), date, duration (hours), description, rate_at_time, billable (yes/no), invoiced_invoice_id (vazio até ser faturado)
• Invoice: client_id, project_id (opcional), invoice number, issue date, due date, status, subtotal, tax, total

As tarifas são onde apps ficam complicados. Escolha uma abordagem e mantenha-a: tarifa por projeto, por pessoa ou fixa por tarefa/serviço.

Mesmo se você armazenar uma tarifa padrão no projeto ou na pessoa, copie a tarifa real para cada entrada de tempo como rate_at_time quando a entrada for criada (ou aprovada). Isso evita surpresas quando as tarifas mudarem depois. As faturas devem refletir o que era verdade quando o trabalho aconteceu.

Para entradas de tempo, você pode frequentemente pular um status separado e confiar em invoiced_invoice_id estar vazio ou não. Para faturas, mantenha os status enxutos: Draft, Ready, Sent, Paid (e adicione Void se precisar de um estado claro de cancelamento).

No AppMaster, o Data Designer mapeia bem para PostgreSQL e facilita manter relacionamentos claros sem duplicar campos por toda parte.

Capturando entradas de tempo por projeto (UX simples)

A captura de tempo é onde o app ou fica agradável de usar ou é ignorado. Mantenha a primeira versão simples e rápida: uma tela, uma ação primária e o mínimo de escolhas possível.

Escolha um método de captura para começar. Entrada manual costuma vencer no início porque funciona para todos e é fácil de revisar. Um timer pode vir depois, quando você souber como as pessoas realmente acompanham o dia. Se adicionar um timer, permita edições manuais para paradas perdidas.

Faça os campos que protegem a qualidade do faturamento como obrigatórios:

• Projeto (ou cliente + projeto)
• Data
• Duração (horas e minutos)
• Descrição curta (algo que o cliente reconhecerá)
• Pessoa (se mais de uma pessoa registrar tempo)

Decida regras de arredondamento cedo porque elas afetam confiança e totais. Uma abordagem comum é incrementos de 6 minutos (0,1 hora). Seja claro sobre arredondar cada entrada ou o total diário. Arredondar cada entrada é mais simples de explicar e auditar.

Se mais de uma pessoa mexer no faturamento, adicione uma etapa leve de aprovação. Uma regra prática: uma vez aprovado, entradas ficam bloqueadas por padrão. Se algo precisar mudar, exija um papel de gerente para reabrir e registre quem alterou e por quê.

Transformando tempo em linhas de fatura (regras de agregação)

O roll-up é onde logs brutos viram linhas de fatura que o cliente consegue entender. Mantenha as regras simples e repetíveis para confiar em cada fatura que você gerar.

Comece com uma ação: escolha um cliente e um intervalo de datas, e puxe apenas as entradas não faturadas que correspondam. Esse filtro é a trava que evita faturar duas vezes. Se uma entrada não tiver cliente ou projeto, trate-a como “não pronta para faturar” e mantenha fora do roll-up até corrigir.

Como agrupar entradas em linhas de fatura

O agrupamento determina quantas linhas você cria e quão fácil é para o cliente revisar. Escolha um padrão e adicione uma opção extra se precisar de flexibilidade.

Opções comuns de agrupamento:

• Por projeto
• Por pessoa (útil quando tarifas diferem)
• Por dia ou semana
• Por tarefa/categoria (Design vs Development)

Seja qual for sua escolha, cada linha deve mostrar: um rótulo claro, horas totais, tarifa e valor da linha. Se tarifas podem mudar, use rate_at_time salvo em cada entrada (ou uma tabela de tarifas com datas de vigência), não uma “tarifa atual” única.

Marcar como faturado (sem se apertar)

Quando você adiciona entradas a uma fatura, armazene o ID da fatura em cada entrada de tempo. Isso cria um rastro de auditoria e impede que a mesma entrada seja puxada novamente.

Correções acontecem. Se você remover uma linha de uma fatura, não apague o histórico. Desvincule as entradas afetadas (limpe o ID da fatura), recalcule os totais e grave uma nota curta como “Removed 2.0h, wrong project”.

No AppMaster, isso se encaixa bem como um único processo de negócio: consultar entradas não faturadas, agrupá-las, criar linhas de fatura e então atualizar cada entrada com a referência da fatura.

Registros de fatura: totais, numeração e status

O registro de fatura é o contêiner que você pode enviar, acompanhar e auditar depois. Ele deve permanecer estável mesmo se alguém editar o nome do projeto ou mudar uma tarifa padrão.

Um cabeçalho prático de fatura inclui:

• Número da fatura (único, fácil de ler)
• Data de emissão e data de vencimento
• Dados do bill-to (nome do cliente, endereço de cobrança, ID fiscal se necessário)
• Notas (instruções de pagamento, uma linha curta de agradecimento)
• Moeda (e opcionalmente uma taxa de câmbio salva se você faturar internacionalmente)

Mantenha os totais previsíveis. Subtotal é a soma das linhas da fatura. Aplique desconto (valor fixo ou percentual), calcule imposto (frequentemente sobre o subtotal com desconto) e armazene o total final. Salve a taxa exata de imposto e os valores de desconto usados para reproduzir a fatura depois.

A numeração de faturas não precisa ser sofisticada. Escolha um padrão e mantenha-o: sequencial (000123), por ano (2026-00123) ou prefixo do cliente mais sequência (ACME-014). Consistência importa mais do que perfeição.

Status deve ficar focado em comunicação e controle interno:

• Draft (editável, não enviado)
• Ready (totais bloqueados)
• Sent (compartilhado com o cliente)
• Paid (pagamento confirmado)
• Overdue (vencido)
• Void (cancelado, mantido para histórico)

Gerando um PDF com a sua marca que o cliente entenda

Um bom PDF de fatura responde rapidamente a duas perguntas: o que está sendo cobrado e como pagar. Gere o PDF a partir do registro da fatura (não das entradas brutas) para que o documento sempre bata com o número, totais e status da fatura.

A maioria dos clientes espera os mesmos blocos toda vez:

• Cabeçalho com nome da empresa, número da fatura e data
• Dados do cliente (empresa, contato, endereço de cobrança, ID fiscal se necessário)
• Itens de linha (descrição, quantidade ou horas, tarifa, total da linha)
• Totais (subtotal, imposto, desconto, total geral)
• Termos de pagamento (data de vencimento, métodos aceitos, nota de multa por atraso se usar)

Marca importa, mas legibilidade importa mais. Use uma cor de destaque, fonte limpa e torne os totais fáceis de visualizar.

Problemas de layout aparecem com dados reais. Teste com descrições longas e 30+ linhas. Garanta que cabeçalhos de coluna se repitam em novas páginas e que o bloco de totais fique junto.

Se você gera PDFs no AppMaster, trate o PDF como um artefato da fatura: salve o arquivo (ou referência de armazenamento) no registro da fatura com timestamp e versão gerada. Isso facilita reenviar exatamente o documento que o cliente recebeu.

Plano passo a passo (fluxo no-code)

Decida qual é a “fonte da verdade.” Entradas de tempo são fatos brutos. Faturas são snapshots que você pode enviar e auditar depois.

1) Modele os dados primeiro

Crie tabelas e relacionamentos, depois adicione alguns campos de qualidade quando o básico estiver estável:

• Clients
• Projects
• Time Entries
• Invoices
• Invoice Lines

2) Construa duas telas simples

Mantenha a UI mínima:

• Formulário de entrada de tempo: projeto, data, duração, notas, salvar
• Revisão de fatura: cliente, período, linhas, totais, status

Uma interface web geralmente basta para administração e revisão. Adicione telas mobile depois se as pessoas registrarem tempo em movimento.

3) Automatize a lógica de roll-up

Construa um fluxo como: selecionar cliente + intervalo, buscar entradas não faturadas, agrupá-las, criar linhas de fatura. Marque entradas como faturadas apenas depois que a fatura for aprovada ou movida para Ready.

4) Gere e armazene o PDF

Adicione uma ação “Generate PDF” que puxe cabeçalho da fatura, dados do cliente e linhas para um template, então salve o resultado no registro da fatura.

Exemplo: de registros semanais a uma fatura pronta para o cliente

Uma agência de 3 pessoas tem um cliente, Northstar Co, e fatura por dois projetos ao longo de duas semanas: Website Refresh e Monthly Support. A equipe é Alex (design), Priya (dev) e Sam (PM). Todos registram tempo diariamente, escolhendo cliente, projeto, data e uma nota curta.

Cada dia, as entradas são salvas como Draft. Na sexta à tarde, Sam abre uma tela de revisão filtrada para “Esta semana, Northstar Co”. Ele corrige duas notas (“Homepage hero” em vez de “Hero”), confirma billable vs non-billable e bloqueia a semana.

Aqui está uma amostra de entradas da semana:

Quando Sam clica em “Create invoice”, o app agrega as entradas em linhas de fatura usando regras simples: agrupar por projeto e tarifa, somar horas e trazer uma descrição curta. A fatura termina com 3 linhas:

O sistema atribui um número de fatura (como NS-2026-014), calcula subtotal e imposto e define o status como Ready. Mais um clique gera um PDF com marca (logo, endereço do cliente, detalhes das linhas, totais, instruções de pagamento). Após o envio, o status muda para Sent e as entradas de tempo subjacentes são marcadas como faturadas para que não possam ser cobradas duas vezes.

Erros comuns e como evitá-los

A maioria dos problemas não é matemática. São problemas de fluxo.

Não bloquear entradas já faturadas. Se as pessoas puderem editar ou selecionar de novo as mesmas entradas para uma nova fatura, o faturamento duplicado eventualmente acontece. Resolva com uma referência de fatura em cada entrada e oculte entradas faturadas da visão “pronto para faturar”.

Reescrever o histórico quando tarifas mudam. Se você calcular usando apenas a tarifa “atual” do projeto ou usuário, mudar essa tarifa alterará faturas antigas. Copie a tarifa efetiva em rate_at_time em cada entrada.

Editar tempo aprovado sem rastro de auditoria. Adicione “Approved by”, “Approved at” e uma nota curta de alteração para edições após aprovação.

PDFs que quebram com dados reais. Descrições longas, muitas linhas e números grandes vão estressar seu template.

Correções rápidas que evitam a maioria dos problemas de layout:

• Defina um comprimento máximo para descrições e mova o excesso para uma seção de notas
• Permita quebra de linha e teste com 30+ linhas
• Mantenha o cabeçalho compacto para que a tabela tenha espaço
• Use formatos de número consistentes (moeda, decimais)

Um fluxo de status ruim. Sem regras claras, faturas são enviadas duas vezes ou nunca enviadas.

Um fluxo simples e seguro é: Draft -> Ready -> Sent -> Paid. Permita roll-ups apenas em Draft e geração de PDF apenas quando os totais estiverem bloqueados.

Uma checklist curta e próximos passos práticos

Antes de enviar uma fatura, faça uma revisão rápida. Isso previne os problemas mais comuns: totais errados, detalhes faltando e PDFs que parecem corretos na tela, mas quebram ao imprimir.

Checklist pré-envio:

• Dados do cliente completos (nome legal, endereço de cobrança, contato certo)
• Período da fatura correto (datas de início e fim batem com o trabalho)
• Totais consistentes (subtotal, imposto e total batem com entradas, tarifas e arredondamento)
• Nenhum tempo está faltando ou duplicado (nada deixado sem faturar, nada incluído duas vezes)
• Campos operacionais limpos (número de fatura único, status correto, PDF salvo na fatura)

Depois, visualize o PDF com “olhos de impressão”. Verifique posicionamento do logo, endereços longos, quebra de tabela e quebras de página. Teste tanto uma fatura curta (1–2 linhas) quanto uma longa (20+ linhas).

Próximos passos, quando o básico estiver estável:

• Envie faturas por e-mail com um template consistente
• Integre pagamentos com Stripe e marque faturas como Paid automaticamente
• Adicione permissões para que somente papéis certos possam editar tarifas, aprovar tempo ou mudar status

Se quiser construir e iterar rapidamente sem escrever tudo do zero, AppMaster (appmaster.io) é uma opção prática para criar um app de faturamento no-code com um banco de dados real, lógica de negócio e geração de PDF, e depois regenerar código-fonte limpo conforme os requisitos mudam.

Se melhorar apenas uma coisa esta semana, torne impossível deixar tempo não faturado passar despercebido. Isso já economiza horas e protege receita.