Configure um rastreador de inventário para perecíveis que registre lotes, datas de validade e alertas FEFO, para que padarias e cafeterias desperdicem menos e evitem estoque vencido.
O rastreamento de validade geralmente falha por uma razão simples: a informação vive em lugares que não batem com a forma como a equipe realmente trabalha. Uma data num post-it, um marcador na tampa ou “eu vou lembrar” funciona até o primeiro pico de movimento.
Quando a produção está em andamento, as pessoas pegam o que está mais perto, não o que expira primeiro. Uma bandeja é empurrada para o fundo da geladeira, uma entrega chega mais cedo ou alguém prepara a mais “só por garantia”. Dois dias depois você encontra o problema: itens que deveriam ter sido usados estão agora duvidosos, enquanto estoque mais novo já está aberto.
A dor costuma aparecer como estragos-surpresa durante o atendimento, atalhos sob pressão (o estoque mais novo é aberto porque é o mais fácil de alcançar), rotação inconsistente entre turnos, recipientes pela metade sem data clara e “inventário fantasma” onde a planilha diz que tem, mas a geladeira diz que não.
Uma regra simples evita a maior parte disso: “usar primeiro”. Em termos claros, use os itens que vão estragar mais cedo antes de tocar nos mais novos. Algumas equipes chamam isso de FIFO (first in, first out). Para perecíveis, costuma ser mais próximo de FEFO (first expiry, first out). Se seu recheio de croissant foi feito ontem mas vence amanhã, ele deve ser usado antes de um lote fresco feito hoje que dura mais três dias.
O objetivo não é um software complicado ou dados perfeitos. Um bom rastreador de perecíveis é um sistema pequeno e repetível: capture o lote, a data de validade e onde está guardado, e então dê um empurrão claro de “usar este próximo” no momento certo.
Isso importa mais em padarias pequenas, cafeterias e equipes de preparo de catering onde as mesmas pessoas recebem entregas, preparam itens e atendem clientes. Quando as funções se sobrepõem, o rastreador tem que se encaixar nos hábitos reais de turno ou será ignorado. Uma configuração simples que a equipe pode seguir vence um sistema detalhado que ninguém atualiza.
Um rastreador só funciona se todos usam as mesmas palavras do mesmo jeito. Caso contrário, uma pessoa registra “leite” e outra registra “leite 2L”, e os alertas deixam de fazer sentido.
Aqui estão o básico que a maioria das equipes precisa:
Quantidade exige mais uma clareza: registre a quantidade restante no lote, não a quantidade inicial. Se o creme começou com 6 litros e agora tem 2 litros, o rastreador deve mostrar 2 litros. É isso que torna úteis os alertas e as listas de “usar primeiro”.
Vida útil é quanto tempo algo dura em condições normais de armazenamento. Pode ser “3 dias refrigerado” para um recheio preparado. Seu rastreador transforma isso em uma data de validade real usando a data de produção.
Melhor-uso (best-by) é uma data de qualidade. O produto normalmente ainda está seguro depois dela, mas o sabor ou a textura podem cair.
Data de consumo (use-by) é uma data de segurança. Seja explícito sobre quais itens são use-by (frequentemente laticínios, carnes, itens prontos) para que a equipe não trate tudo como flexível.
FEFO significa first-expire-first-out. É a versão do dia a dia de “usar primeiro”: na hora de pegar um ingrediente, escolha o lote com a data de validade mais próxima, mesmo que tenha sido recebido depois.
Lotes importam mais para itens em que um dia ruim vira desperdício ou risco: leite e creme, cremes e recheios, frios, molhos cozidos, mixes de salada e qualquer item preparado que você guarda de um dia para o outro.
Rastreabilidade é opcional mas útil. Pode ser tão simples quanto anotar qual lote entrou em qual produto (por exemplo, qual lote de creme foi usado nos doces de terça). Muitas equipes pulam isso no início e acrescentam depois, se recalls, auditorias ou retrabalhos frequentes tornarem necessário.
Um rastreador só ajuda se a equipe puder registrar um lote em segundos. A ideia é simples: saber o que você tem, onde está e o que precisa ser usado primeiro.
Comece com o menor conjunto de campos que responda uma pergunta rapidamente: “O que devemos usar em seguida?” Se o formulário parecer papelada, as pessoas vão chutar, pular registros ou agrupar tudo em um grande lote.
Esses campos geralmente valem a pena desde o começo:
Se os itens se movem, adicione um campo simples de localização (geladeira frontal, câmara fria, freezer, vitrine). Sem localização, a equipe perde tempo procurando e para de confiar no sistema.
Campos opcionais ajudam quando disparam uma decisão. Se não mudarem o que você faz, só atrasam a equipe. Extras comuns “só se necessário” incluem fornecedor (se você fizer pedidos por fornecedor), custo (se for rastrear valor do desperdício), tipo de armazenamento (frio/congelado/ambiente), flags de alérgenos (se os rótulos dependem disso) e notas curtas como “aberto” ou “descongelado às 7h”.
Para status, mantenha simples: em estoque, reservado, consumido, desperdiçado, vencido. Isso resolve a maioria dos fluxos e facilita relatórios.
Mixes preparados e lotes divididos precisam de uma regra: os recipientes “filhos” herdam as datas do pai. Se um lote vira duas tigelas, crie dois registros de recipientes ligados ao mesmo ID de lote (ou sub-IDs como 0142-A e 0142-B) e divida a quantidade. Isso mantém o FEFO honesto sem forçar a equipe a reescrever detalhes.
Para alertas, use regras simples que a equipe consiga lembrar. Comece com uma janela de aviso inicial (por exemplo, 2 dias antes do vencimento) e decida quem vê isso (responsável de preparo, líder de turno). Se você também quiser alertas de baixo estoque, comece com alguns itens de alto impacto e expanda quando os alertas de validade estiverem funcionando.
Um rastreador funciona quando bate com a forma como sua cozinha se move. Antes de configurar telas, campos ou alertas, tome algumas decisões pequenas. Essas escolhas evitam dados bagunçados, itens duplicados e avisos ignorados.
1) Defina uma regra de nomenclatura. Mantenha nomes de itens pesquisáveis e consistentes entre notas fiscais, etiquetas e o rastreador. Por exemplo: “Leite, integral, 2L” (não “Leite integral” um dia e “Leite 2L” no outro). Para lotes, escolha um formato e mantenha, como data do fornecedor mais um código curto: “2026-01-25 DAIRY”.
2) Defina locais que reflitam a realidade. Mantenha nomes curtos e fixos para que a equipe não invente novos durante o turno. Se seu time diz “geladeira frontal” e “linha de preparo”, use esses termos.
3) Mantenha as regras de alerta simples. Em vez de regras customizadas para cada item, comece com algumas categorias. Por exemplo: 2 dias para laticínios, 1 dia para hortifrúti, 3 dias para molhos preparados. Ajuste depois, mas faça a primeira versão fácil de seguir.
4) Decida quem pode mudar o quê. Se todo mundo pode editar tudo, as contagens desviam rápido e ninguém sabe o que é verdade. Uma configuração comum: o responsável pelo recebimento adiciona estoque, supervisores ajustam contagens, líderes de turno registram desperdício com motivo curto e apenas gerentes editam nomes de itens e regras.
5) Escolha o hábito diário. Vincule o rastreador a momentos que já existem: abertura (ver alertas e puxar itens “usar primeiro”), após o preparo (registrar novos lotes) e fechamento (registrar desperdício e fazer uma rápida contagem de uma lista curta).
Se você construir isso em uma ferramenta como AppMaster, mantenha a primeira versão pequena: items, batches, locations, data de validade e uma regra de alerta por categoria. Um rastreador que a equipe use vence um perfeito que é ignorado.
Construa na mesma ordem que sua equipe trabalha: defina itens, registre lotes e então torne óbvio “o que usar a seguir”.
Crie uma lista de itens que não mude com frequência. Para cada item, armazene uma vida útil padrão (em horas ou dias) e quando você quer receber alertas.
Mantenha prático: nome do item e unidade (bandeja, unidade, litro), vida útil padrão (muffins 2 dias, creme aberto 24 horas) e um plano simples de alertas (por exemplo, avisar a 24 horas e novamente a 4 horas). Se equipes diferentes usam o mesmo rastreador (cozinha e bar), marque propriedade para que alertas vão às pessoas certas.
Configure um fluxo de entrada rápido para entregas e preparo interno. Cada lote precisa da sua própria data de validade, mesmo se o nome do item for o mesmo.
Uma boa tela de entrada de lote precisa só de: item, quantidade, local e uma data de validade (pré-preenchida pela vida útil padrão, com edição fácil).
Depois, crie uma vista “usar primeiro” em que a equipe confie. Ordene pela validade mais próxima e agrupe por local para que o barista veja o leite na geladeira do bar primeiro e a cozinha veja as bandejas de hoje.
Para atualizações diárias, foque em algumas ações rápidas: consumir (vendido/usado) com quantidade, mover (frigorífico para vitrine), ajustar (contagem errada), marcar desperdício (estragado, danificado) e marcar vencido (muitas vezes sugerido automaticamente).
Defina notificações que batam com seu ritmo: um aviso antes do pico da manhã, um lembrete antes de fechar e um resumo diário para gestores.
Antes de lançar, teste com 10 lotes reais: duas bandejas de croissant com tempos de fornada diferentes, uma caixa de leite, um pote de creme e alguns molhos. Se a equipe conseguir adicionar, localizar e consumir esses sem dúvidas, você está pronto para expandir.
Se for construir isso numa ferramenta no-code como AppMaster, comece modelando Items, Batches e Locations, depois adicione a tela “usar primeiro” e ações rápidas como fluxo principal.
Um rastreador só funciona se as pessoas usarem durante o pico. Projete para 10 segundos, uma mão e uma cozinha barulhenta.
O maior ganho é tornar as ações de lote quase sem atrito. Se possível, adicione códigos de barras ou QR por lote para que a equipe escaneie em vez de digitar. É opcional, mas costuma mudar o comportamento porque parece parte do preparo normal.
Telas amigáveis para celular importam tanto quanto. Uma visão simples no telefone para recebimento, preparo e registro de desperdício vence uma planilha que só funciona no laptop do gerente.
Padrões devem corresponder à realidade: data de hoje, tamanhos de lote comuns, vida útil usual e os locais que as pessoas realmente usam. Se um item escaneado aponta para um lote mais antigo disponível, o rastreador deve sugerir que a equipe use esse lote primeiro.
Se sua cozinha tem sinal fraco, entrada offline (salvar e sincronizar depois) pode ser a diferença entre dados limpos e lacunas.
A equipe deve conseguir fazer o trabalho diário, mas não reescrever o histórico por acidente. Permissões ajudam: qualquer um pode reduzir quantidade ao usar itens, mas apenas um líder pode editar datas de validade ou excluir um lote.
Um rastro de auditoria também gera confiança. Quando alguém altera uma quantidade, é útil saber quem fez e quando, com uma nota curta tipo “derramou” ou “assou demais”. Isso transforma discussões em correções rápidas.
As vistas do gerente devem estar ligadas a ações. Um conjunto curto costuma ser suficiente: perto do vencimento nas próximas 48–72 horas, desperdício por motivo, faltas que forçaram mudanças no cardápio e um log simples de atividade para edições e sobrescritas.
A confiança desaba quando os números parecem “certos” mas a cozinha ainda encontra produto vencido. A maioria das falhas vem de algumas armadilhas previsíveis.
Rastrear itens mas não lotes. Se “leite” for uma linha só, caixas novas e antigas se misturam e a data de validade vira chute. Corrija tratando cada entrega ou produção como um lote com quantidade e validade próprias.
Edições casuais de datas. Se qualquer um pode mudar datas para fazer um alerta sumir, o rastreador deixa de ajudar. Permita edições, mas exija um motivo (rótulo danificado, fornecedor corrigiu a data, reembalado em recipientes menores) e mantenha um histórico simples.
Construir demais. Muitas categorias e campos transformam atualizações em tarefa, e então a equipe para de registrar movimentos. Comece com o que ajuda decisões diárias: nome do item, ID do lote, quantidade, unidade, data de validade e local.
Alertas barulhentos. Se a equipe for notificada o dia todo, vai ignorar tudo. Programe alertas em momentos reais (abertura, pré-almoço, pré-fechamento) e foque em itens que dá para usar de verdade.
Locais que não batem com a cozinha. Se o app diz “frigorífico” mas o time usa “geladeira frontal”, “geladeira traseira” e “linha de preparo”, itens vão “desaparecer” em turnos corridos. Reflita a linguagem e os movimentos das pessoas.
Um cenário simples mostra por que isso importa: uma cafeteria recebe duas caixas de espinafre na segunda e na quinta. Se ambas forem registradas como um único item, a entrega de quinta esconde a caixa da segunda, e a equipe pega a caixa “mais cheia” primeiro. Com lotes e um alerta “usar primeiro” na abertura, o lote da segunda é sinalizado e usado naquele dia.
Um rastreador só funciona se os dados permanecerem atualizados. A boa notícia é que você não precisa de contagens perfeitas em tudo. Você precisa de uma rotina que a equipe consiga seguir para que os alertas “usar primeiro” reflitam o que está realmente na prateleira.
Um ritmo simples que funciona na maioria das cafeterias:
Mantenha motivos de desperdício curtos para que as pessoas realmente os usem: vencido, preparo em excesso, danificado, temperatura errada, devolvido. Se “preparo em excesso” aparecer sempre, a correção costuma ser lotes menores, não mais lembretes.
Uma dica prática: coloque a checagem diária “usar primeiro” na sua lista de abertura. Quando for tratada como ligar o forno, vira automática.
Se você estiver construindo o rastreador sozinho numa ferramenta no-code (por exemplo, em AppMaster), esses mesmos momentos são os melhores pontos para disparar notificações simples: um resumo matinal “usar primeiro”, um aviso de fim de dia para desperdício e um relatório semanal para o gerente.
A River Street Cafe vende sanduíches de café da manhã, leite para cafés, doces e dois molhos feitos na casa (maionese chipotle e vinagrete de ervas). Eles mantêm tudo em um rastreador simples com lotes, datas de validade e uma lista “usar primeiro”.
Na segunda de manhã, o cozinheiro faz um lote novo de maionese chipotle e registra como um lote separado, não apenas “maionese chipotle” como um número. O registro do lote fica assim:
Eles fazem o mesmo para doces (por bandeja) e leite (por caixa). Cada lote tem sua própria data de validade e localização, então a equipe não perde tempo adivinhando o que pegar.
Na quarta à tarde, o rastreador mostra um alerta “usar primeiro”: um lote mais antigo de vinagrete vence amanhã. Ninguém tinha visto ele no fundo da câmara fria porque um lote mais novo foi colocado na frente.
O líder de turno tem duas opções. Se congelamento for permitido para esse item, eles fracionam e congelam com uma nota no rastreador. Se não for permitido, planejam um movimento rápido: criam um especial de almoço que usa o vinagrete (uma salada combo ou um acompanhamento para sanduíches). A ideia é usar o lote de propósito, não torcer para que venda sozinho.
No fechamento, a pessoa de fechamento faz pequenas atualizações, não uma contagem completa. Confirma lotes novos, subtrai o que foi usado (aproximado, mas consistente) e registra desperdício só quando acontece.
Na sexta, o gerente revisa uma tela única: o que venceu, o que foi desperdiçado e quais itens geraram mais alertas “usar primeiro”. Em algumas semanas, ajustam tamanhos de preparo para molhos e definem regras de estoque mais claras, como “colocar leite novo atrás do leite velho”, assim os alertas se tornam raros e o desperdício cai.
Escolha a menor ferramenta que sua equipe realmente vai usar todo dia. O rastreamento de validade falha mais por processo demais do que por falta de recursos.
Se você tem um único local, poucos itens e uma pessoa mantendo, uma planilha pode bastar. Se várias pessoas recebem, preparam e registram desperdício em turnos diferentes, um app costuma ser mais adequado. Se você precisa de regras específicas (como FEFO), múltiplas localizações e permissões com rastro de auditoria, um fluxo customizado muitas vezes vale a pena.
Mantenha a primeira versão pequena. O conjunto inicial que a maioria das equipes realmente usa é:
Você pode adicionar integrações depois que o básico se consolidar. Próximos passos comuns são puxar totais diários do seu PDV (para comparar uso versus vendas) e enviar alertas para onde sua equipe já se comunica (Telegram) ou por e-mail/SMS.
Se quiser criar um app customizado sem programar, AppMaster (appmaster.io) é uma opção. Você pode modelar Items, Batches e Locations em PostgreSQL, adicionar regras de negócio para alertas FEFO e construir telas móveis simples para recebimento e registro de desperdício. Como ele gera código-fonte real e pode regenerar o app quando os requisitos mudam, fica mais fácil ajustar campos e regras conforme você aprende.
Para lançar sem atrito, pilote primeiro. Rode o rastreador apenas na câmara de preparo por duas semanas. Treine um hábito: registrar lotes ao receber e sempre pegar pelo “Usar Primeiro”. Ao final de cada semana, reveja dois números com a equipe: vencimentos perdidos e registros de desperdício. Se esses melhorarem, expanda para o freezer, depois para armazenamento seco, depois para o cardápio completo.
Qual é a maneira mais rápida de evitar surpresas com produtos estragados em uma cafeteria movimentada?Comece com uma regra simples que todos possam seguir: sempre use o lote que expira primeiro. Em seguida, facilite ver esse lote registrando-o separadamente (não apenas “leite” como um único número) e mostrando uma visão diária “usar primeiro” ordenada por validade e agrupada por local.
Devo usar FIFO ou FEFO para perecíveis?FIFO usa o estoque recebido mais antigo primeiro, enquanto FEFO usa o estoque com a data de validade mais próxima. Para perecíveis, FEFO costuma ser mais seguro, porque uma entrega mais nova pode expirar antes de uma mais antiga dependendo da data do fornecedor ou de como foi armazenada.
Quais são os campos mínimos que um rastreador de perecíveis precisa?Registre o lote e sua data de validade, a quantidade restante e onde está armazenado. Se você consegue responder “o que devemos usar em seguida e onde está?” em poucos segundos, já tem dados suficientes para obter valor real.
Por que precisamos rastrear lotes em vez de apenas itens?Registre cada entrega ou produção como um lote com sua própria data de validade e quantidade. Se você juntar tudo em uma linha “leite”, o sistema não consegue dizer qual caixa expira primeiro e os alertas viram suposições.
Como mantemos os nomes dos itens consistentes para que os alertas não fiquem confusos?Use uma regra consistente de nomes de itens e mantenha-a curta, mas específica, como “Leite, integral, 2L” ou “Massa croissant”. Decida um formato, treine a equipe e restrinja quem pode editar nomes para que a lista não se desvie com o tempo.
Quão detalhados devem ser os locais de armazenamento?Comece com um conjunto pequeno de locais que corresponda ao que a equipe realmente diz, como “geladeira frontal”, “câmera fria” e “vitrine”. Evite nomes genéricos ou mutáveis, porque locais confusos fazem as pessoas deixarem de confiar no rastreador quando não encontram o que a tela mostra.
O que devemos fazer quando um lote é dividido em vários recipientes?Trate cada recipiente como um registro, mas mantenha o mesmo ID de lote e as mesmas datas. Divida a quantidade entre os recipientes e adicione sub-IDs simples se necessário, para que o FEFO continue funcionando sem obrigar a equipe a reescrever as datas de validade.
Com que antecedência os alertas de validade devem ser acionados?Escolha uma janela de aviso inicial e alinhe-a com momentos reais, como abertura e pré-fechamento, em vez de notificar o dia todo. Se os alertas forem muitos ou impossíveis de agir, a equipe vai ignorá-los — comece pelos itens de alto risco e expanda depois.
Quem deve poder editar quantidades e datas de validade?Uma configuração simples é: equipe de recebimento registra lotes, qualquer pessoa pode reduzir quantidade quando usar itens, responsáveis de turno registram desperdício com um motivo, e apenas gestores podem alterar regras de validade ou nomes de itens. Assim o trabalho diário é rápido e evita “consertos” silenciosos que escondem problemas.
Podemos criar isso como um app interno simples sem programar?Você pode criar um pequeno app que rastreie Items, Batches e Locations, depois adicione uma tela “usar primeiro” e ações rápidas como consumir, mover e registrar desperdício. Em AppMaster, isso mapeia bem para um modelo PostgreSQL com regras de negócio para alertas FEFO e telas mobile para registro durante o preparo e fechamento.
21 de jan. de 2026
8 min
20 de jan. de 20268 min
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