Use este modelo de aplicativo de solicitações de compra para desenhar aprovações, checagens orçamentárias, pedidos de compra (PO) e comunicação com fornecedores, com papéis e status claros.
Fios de e-mail e planilhas falham das mesmas maneiras previsíveis. Solicitações se perdem. Arquivos se fragmentam em versões "final_v7". Aprovações acontecem em chats paralelos sem registro. Quando alguém pergunta "Podemos comprar isso?" a resposta depende de quem está online e de qual planilha confiam.
Um app de solicitações deve deixar o status óbvio a qualquer momento. Você deve poder abrir uma solicitação e ver imediatamente quem a enviou, o que querem comprar, o custo esperado e o que acontece a seguir. Também precisa de um histórico limpo: quem aprovou ou rejeitou, quando fizeram isso e o que mudou depois.
No mínimo, cada solicitação deve responder a essas perguntas sem precisar cavar:
O escopo é onde muitas equipes exageram. Decida cedo se você cobre apenas da solicitação ao pedido de compra (PO) ou também etapas posteriores como conferência de fatura e recebimento de mercadorias. Do pedido à PO costuma ser o melhor primeiro marco: força aprovações e checagens orçamentárias limpas, mas mantém o projeto contido.
Mantenha a primeira versão simples. Comece com uma equipe, um caminho de aprovação e uma definição clara de “feito”. Por exemplo, solicitações de TI abaixo de $1.000 podem precisar só da aprovação do gerente, enquanto compras maiores seguem para o financeiro.
Se quiser construir isso rapidamente sem escrever código, AppMaster é uma opção prática. Você pode modelar os dados de solicitação, configurar etapas de aprovação e gerar um app web e móvel pronto para produção a partir do mesmo blueprint.
Um app de solicitações de compras vive ou morre pelas permissões. Se a pessoa errada pode alterar uma solicitação após a aprovação, ou equipes não veem o que precisam, o processo fica lento e arriscado.
Comece nomeando papéis claros. Os títulos variam por empresa, mas a maioria dos apps precisa de responsabilidades estáveis: solicitantes (criam solicitações e respondem perguntas), gerentes (confirmam necessidade e prazo), procurement (validam fornecedores e criam POs), financeiro (confirma orçamento e política) e um ou mais aprovadores (autoridade de assinatura). Alguns fluxos também incluem um contato de fornecedor com acesso limitado para detalhes externos compartilhados.
Depois defina o que cada papel pode fazer em cada estágio. Uma regra evita muitas disputas: depois que uma solicitação é enviada, o solicitante só pode editar esclarecimentos (notas, anexos, detalhes de entrega). Preço, fornecedor, quantidade, moeda e centro de custo devem ser tratados como campos rígidos que exigem uma alteração formal e reaprovação.
As regras de visibilidade devem ser igualmente claras. Solicitantes devem ver suas próprias solicitações e status. Gerentes devem ver solicitações dos seus subordinados diretos. Procurement e financeiro geralmente precisam de visibilidade entre departamentos. Contatos de fornecedor nunca devem ver notas internas, dados orçamentários ou outros fornecedores.
Delegação importa porque aprovações não podem parar quando alguém está ausente. Suporte para delegação planejada (férias) e backup de emergência (doenças) é essencial. A delegação deve transferir direitos de aprovação, mas não a habilidade de reescrever a solicitação.
Solicitações entre departamentos são comuns (por exemplo, TI comprando software para Marketing). Separe "equipe solicitante" de "responsável pelo centro de custo". Direcione aprovações ao proprietário do centro de custo e mostre ambos no registro para que fique óbvio quem solicitou e quem paga.
No AppMaster, você pode modelar papéis, propriedade de registros e ações por estágio no modelo de dados e nos processos de negócio, para que as mesmas regras valham na web e no mobile.
Um bom app de solicitações começa com um modelo de dados limpo. Se suas tabelas são claras, aprovações, checagens orçamentárias e pedidos de compra ficam mais fáceis de automatizar e reportar.
A maioria das equipes resolve a maioria dos casos com um conjunto pequeno de entidades:
Para Requests, inclua campos que ajudam o roteamento e reduzem ida-e-volta: solicitante, departamento, centro de custo, data necessária, justificativa de negócio e anexos (cotações, especificações, screenshots). Uma referência simples de fornecedor preferido ajuda, mesmo que a seleção final do fornecedor aconteça depois.
Status funcionam melhor quando são explícitos e acompanhados de carimbos de tempo. Mantenha um campo de status em Requests (Draft, Submitted, Approved, Rejected, Ordered, Closed) e armazene datas-chave como submitted_at, approved_at, rejected_at, ordered_at e closed_at. Isso facilita relatórios (tempo de ciclo, envelhecimento, gargalos) sem adivinhar pelos logs.
Para PurchaseOrders, separe o cabeçalho do PO (número, fornecedor, ship-to, bill-to, termos de pagamento) dos itens do PO e vincule de volta à solicitação e itens originais. Essa rastreabilidade importa quando preços mudam.
Aprovações são sua trilha de auditoria, mas geralmente você precisa de mais do que “aprovado/rejeitado”. Armazene quem agiu, quando, o que decidiu e por quê.
Uma abordagem leve é uma tabela Activity/Audit que registra actor_user_id, entity_type, entity_id, action, old_value, new_value e created_at. No AppMaster, isso mapeia bem no Data Designer e pode ser preenchido automaticamente por processos de negócio para que toda alteração seja rastreável.
Um app de solicitações só funciona quando todos usam os mesmos dados de fornecedor. Trate a tabela de fornecedores como fonte única de verdade, não algo que as pessoas reescrevem a cada solicitação. Quando os detalhes do fornecedor vivem em um lugar só, aprovações andam mais rápido e o financeiro tem menos surpresas.
Comece com um registro de fornecedor que contenha o básico reutilizável: razão social, nome de exibição, identificação fiscal (se usada), moeda padrão, endereço de cobrança e termos de pagamento. Armazene o e-mail principal de contas a pagar e permita múltiplos contatos para usar a pessoa certa para cotações vs faturas.
Adicione um status de fornecedor para que o app possa bloquear compras de risco de forma consistente: Active (pode ser selecionado), Pending review (permitido, mas roteado para validação extra) e Blocked (não pode ser usado sem revisão).
O rastreamento de comunicação evita o problema "quem foi que mandou e-mail por último?". Crie uma entidade Communication (ou VendorInteraction) vinculada ao Vendor e, quando possível, ligada a uma Request, Quote ou Purchase Order específicos. Cada registro deve capturar canal (email, call, meeting), direção (outbound/inbound), timestamp, proprietário e um resumo curto. Se você coletar cotações, armazene-as como registros estruturados (valor, moeda, data de validade) e anexe arquivos quando necessário.
Algumas regras mantêm os dados de fornecedor limpos sem atrapalhar as pessoas:
Se você construir isso no AppMaster, modele Vendor, VendorContact e VendorCommunication no Data Designer e mostre uma linha do tempo nas telas de solicitação e PO para que o histórico completo fique a um clique.
Uma checagem orçamentária responde a uma pergunta simples: temos verba aprovada suficiente para esta solicitação agora? Decida cedo se a empresa trata orçamento como um bloqueio rígido (não avança) ou um aviso (pode continuar, mas precisa de aprovação extra). Essa escolha altera toda a experiência de solicitantes e aprovadores.
O orçamento pode vir de lugares diferentes, então torne a origem explícita. Opções comuns são orçamento anual do departamento, orçamento do projeto ou teto mensal para um centro de custo. Se uma solicitação puder ser dividida entre fontes, capture os valores divididos por fonte para manter o reporting limpo.
Para evitar surpresas, calcule o gasto esperado da mesma maneira que o financeiro fará depois. Um app de solicitações só é útil se todos virem o mesmo número antes da aprovação.
Uma checklist simples que a maioria usa inclui o total dos itens (qty x preço unitário), descontos, impostos, frete e manuseio, e conversão de moeda (armazene a taxa e a data). Então compare o gasto esperado com o orçamento disponível (orçamento menos compromissos já assumidos). Se você rastreia compromissos, inclua solicitações pendentes e POs abertos, não apenas faturas pagas.
Quando faltar orçamento, não force o solicitante a adivinhar. Escolha um caminho e codifique-o no fluxo: encaminhar ao responsável pelo orçamento para atribuir uma fonte, permitir uma exceção pontual com aprovação do financeiro, retornar a solicitação com uma tarefa de “detalhes orçamentários” ou auto-rejeitar categorias que sempre exigem orçamento.
Exemplo: uma equipe pede um novo bundle de laptop. O app calcula custo do item mais impostos e frete, converte para a moeda do departamento e sinaliza que só há $900 disponível contra um pedido de $1.150. Se você tratar isso como aviso, ainda pode ir ao gerente, mas a aprovação do financeiro torna-se obrigatória.
No AppMaster, você pode modelar fontes de orçamento no Data Designer e executar a checagem como um passo de Business Process antes da primeira decisão de aprovação.
Aprovações são onde um app de solicitações ou economiza tempo ou vira um repasse de caixa postal lento. Mantenha o caminho padrão simples e adicione regras só quando forem evitar risco real.
Comece definindo o que cada aprovação protege. Um conjunto comum é aprovação do gerente (necessidade e prioridade), aprovação do financeiro (orçamento e contabilidade) e aprovação do procurement (fornecedor e método de compra). Adicione segurança e jurídico apenas quando certas categorias ou fornecedores exigirem.
Regras de roteamento devem ser previsíveis. As pessoas devem conseguir adivinhar o que acontece a seguir antes de clicar em Submit. Fatores típicos são limites por valor, roteamento por categoria (software para segurança, contratos para jurídico), nível de risco do fornecedor, regras por departamento ou centro de custo, e tipo de compra (CapEx vs OpEx, assinatura vs compra única).
Use aprovações sequenciais quando a ordem importa. Por exemplo, o financeiro pode bloquear uma solicitação sem centro de custo, então é melhor detectar isso antes de procurement gastar tempo negociando. Use aprovações paralelas quando equipes puderem revisar de forma independente, como segurança e jurídico revisando uma compra SaaS padrão enquanto o financeiro checa o orçamento.
Planeje um loop de retrabalho limpo. Quando um aprovador devolve uma solicitação, o solicitante deve adicionar os detalhes faltantes e reenviar sem perder o histórico. Mantenha um log de aprovação com timestamps, comentários e a versão de campos-chave como valor, fornecedor e categoria.
Exemplo: uma ferramenta SaaS de $12.000 vai primeiro ao gerente e ao financeiro. Depois que ambos aprovam, segurança e procurement rodam em paralelo. Se segurança apontar dados faltantes, volta ao solicitante e retorna ao mesmo passo com a trilha de auditoria intacta.
Se você construir isso no AppMaster, modele estados e transições de workflow em um Business Process para que o roteamento permaneça visível e fácil de ajustar conforme a política evoluir.
Um bom fluxo mantém as solicitações em movimento sem deixar detalhes escaparem. Capture informação suficiente cedo e congele o que importa quando as revisões começarem.
Uma sequência prática para a maioria das equipes é:
Exemplo: uma equipe de suporte pede 10 headsets. Anexam a cotação, selecionam a categoria IT Supplies e enviam. O app checa o orçamento de TI, roteia ao líder da equipe (baixo de $1.000) e depois ao financeiro (acima de $500). Após aprovação, o PO é gerado e enviado, e o comprador registra confirmação e data de entrega.
Em uma ferramenta no-code como AppMaster, isso normalmente vira algumas telas (Draft, Review, PO) mais um Business Process que tranca campos, roda a lógica de orçamento e cria o registro do PO automaticamente.
Um pedido de compra (PO) só é útil se for consistente, rastreável e difícil de alterar por acidente. No seu fluxo, o PO deve virar um registro estável em que fornecedores e financeiro possam confiar.
Gere o número do PO quando o PO for oficialmente emitido ao fornecedor, não quando alguém começa a rascunhá-lo. Rascunhos são deletados, recomeçados e mesclados — é assim que aparecem lacunas e duplicatas.
Para evitar duplicatas, armazene o próximo número do PO em um lugar controlado e atribua-o com uma etapa atômica (uma ação que ou acontece por completo ou falha). Se precisar de números amigáveis, adicione um prefixo como entidade legal ou ano, mas mantenha o contador único como parte que nunca se repete.
Separe o PO em cabeçalho e itens. O cabeçalho traz contexto; as linhas trazem o que está sendo comprado.
Mantenha o cabeçalho focado: fornecedor e contato, ship-to e bill-to, moeda, termos de pagamento, data de entrega esperada, status (Draft, Issued, Acknowledged, Closed) e referência de cotação.
Itens do PO devem ser rígidos o suficiente para conferência de faturas depois: descrição, quantidade, unidade, preço unitário, imposto, desconto e centro de custo ou código orçamentário. Totais devem ser calculados automaticamente, não digitados.
Decida de antemão quando uma revisão é permitida. Pequenas mudanças como data de entrega ou observações podem virar uma versão revisada (por exemplo, PO-1042 v2) com link claro “substitui v1”. Mudanças grandes como fornecedor, moeda ou alteração material no total geralmente merecem “cancelar e reemitir” para que ninguém envie contra o documento errado.
Exemplo: uma solicitação foi aprovada para 10 laptops, mas a cotação do fornecedor altera o prazo de 2 para 8 semanas. Crie uma revisão com a nova data de entrega e mantenha os detalhes da cotação original anexados para que o PO sempre reflita o acordado.
Se construir isso no AppMaster, modele cabeçalho do PO, itens e versões do PO como entidades separadas para que revisões fiquem limpas e auditáveis.
Notificações determinam se um fluxo de compras interno é fluido ou vira caça a threads. Trate mensagens como parte do processo e vincule-as a uma mudança de status ou a uma próxima ação clara.
Comece com um conjunto pequeno de atualizações internas para que as pessoas não as ignorem: aprovado/rejeitado, falha na checagem orçamentária ou precisa de esclarecimento, PO criado e pronto para envio, aprovação ou entrega atrasada, e PO alterado ou cancelado.
Cada notificação deve ser legível em 10 segundos. Use um template consistente com título da solicitação, valor total, status atual e exatamente o que o destinatário deve fazer a seguir. Para aprovadores, inclua uma breve razão para a despesa e os itens mais importantes.
A comunicação com fornecedores deve ser estruturada também. Fornecedores geralmente precisam de PO enviado, alteração de PO, cancelamento e perguntas de entrega. Armazene cada mensagem enviada e recebida no thread do fornecedor para aquele PO ou solicitação. Rastreie resultados com campos simples como status (draft, sent, delivered, failed), vendor_response (none, replied, bounced), follow_up_needed (yes/no) e follow_up_date.
Exemplo: um pedido de laptop é aprovado, o PO é enviado e o fornecedor responde que o modelo está em falta. O app registra a resposta, marca follow_up_needed como yes e notifica o solicitante para escolher uma alternativa. No AppMaster, você pode ligar mudanças de status a passos de e-mail/SMS/Telegram e salvar o resultado da mensagem junto ao PO.
O maior risco não é faltar recurso. É construir as regras erradas e ensinar a empresa a contorná-las.
Uma falha comum é transformar a solicitação em um labirinto de status. Se as pessoas não souberem a diferença entre “Pending validation” e “Under review”, elas param de atualizar e seus dados viram ruído. Mantenha status ligados a ações e donos claros. Cada status deve responder a uma pergunta: “O que acontece a seguir e quem faz isso?”
Outra armadilha é aprovações sem dono ou prazo. Solicitações travam quando o aprovador está ausente ou o papel é vago (“Finance” não é uma pessoa). Adicione cobertura de backup e uma expectativa de tempo simples, mesmo informal.
Esses erros geram mais retrabalho:
Edições após aprovação merecem atenção especial porque pequenas mudanças “inofensivas” frequentemente mudam o risco. Se alguém obtém aprovação para 10 laptops a $900 cada e depois troca por um modelo superior ou aumenta a quantidade, você acaba com aprovações que não refletem o que foi comprado.
Também não trate validação orçamentária como um único campo sim/não. O financeiro geralmente liga para como o gasto é reportado: departamento, projeto, conta contábil e janela temporal. Se seu app checa orçamento mensal mas o financeiro reporta trimestralmente, seu “orçamento disponível” vai parecer sempre errado.
Se construir isso no AppMaster, trave campos-chave após aprovação e registre cada exceção como um evento (quem, quando, o que mudou e por quê). Essa trilha de auditoria é o que salva você em disputas e auditorias.
Antes do lançamento, escreva o básico. A maior parte do “caos de aprovações” acontece porque falta uma pequena regra ou campo obrigatório.
Um checklist simples de lançamento:
Depois que essas regras existirem, adicione validações rápidas que rodem antes de uma solicitação avançar: seleção de fornecedor (ou caminho claro para fornecedor novo), cobertura orçamentária para o período certo, evidência de preço, detalhes completos de envio/faturamento e uma justificativa de negócio real.
Cenário de exemplo: o líder de equipe submete um pedido de laptop para um novo contratado que começa na próxima semana. Escolhe o fornecedor preferido, anexa a cotação e marca o centro de custo correto. O gerente aprova porque bate com o plano de contratação. O financeiro aprova após a checagem orçamentária passar. Procurement cria o PO, envia ao fornecedor e registra confirmação e data prevista de entrega no mesmo registro para que o solicitante acompanhe sem e-mails extras.
Próximos passos: prototepe seu modelo de dados e regras de workflow, depois teste com uma equipe piloto pequena e uma ou duas categorias de compra. No AppMaster, você pode criar tabelas no Data Designer e mapear a lógica de roteamento no Business Process Editor. Rode um piloto curto, reveja onde as solicitações travam, aperfeiçoe campos obrigatórios e então expanda o rollout. Se quiser ver como essa abordagem se traduz em um build real, AppMaster (appmaster.io) é feito para criar ferramentas internas completas com lógica de aprovação, APIs e interfaces web e nativas a partir do mesmo modelo.
What should be the first milestone for a procurement request app?Comece com pedido até PO. Isso obriga aprovações claras, checagens orçamentárias e rastreabilidade sem arrastar você para conferência de faturas e recebimento imediatamente. Você pode adicionar etapas posteriores depois que a equipe confiar no primeiro marco.
Which request statuses should we use so people don’t get confused?Use um conjunto pequeno e explícito como Draft, Submitted, Approved, Rejected, Ordered e Closed. Cada status deve indicar claramente quem é o próximo responsável e qual ação é esperada, para que ninguém precise interpretar rótulos vagos.
How do we stop people from changing price or vendor after approval?Bloqueie campos-chave no momento da submissão e exija uma mudança formal que dispare reaprovação para qualquer coisa que afete risco ou gasto, como fornecedor, moeda, quantidade, preço unitário, centro de custo ou total. Permita apenas esclarecimentos como notas, anexos ou detalhes de entrega sem reiniciar todo o processo.
What roles and permissions are essential in a procurement request workflow?Defina os papéis primeiro e depois especifique o que cada papel pode fazer em cada estágio. Um padrão simples: requesters editam e veem seus rascunhos, managers veem solicitações dos subordinados diretos, e finance/procurement têm visibilidade entre departamentos; contatos de fornecedor nunca veem notas internas ou dados orçamentários.
How should approval delegation work when someone is on vacation?Faça da delegação uma funcionalidade nativa, não uma exceção. A delegação deve transferir direitos de aprovação por um período definido, mas não permitir que o delegado reescreva o conteúdo da solicitação — assim a responsabilização permanece clara.
How do we handle cross-department requests like IT buying for Marketing?Separe quem solicitou a compra de quem paga por ela. Encaminhe aprovações ao proprietário do centro de custo mesmo se o solicitante for de outro time, e registre ambas as partes no registro para deixar claro quem iniciou e quem é responsável pelo orçamento.
What’s the simplest way to implement budget checks that finance will trust?Calcule o gasto esperado da mesma forma que o financeiro fará depois, incluindo impostos, frete, descontos e conversão de moeda com taxa e data armazenadas. Decida desde o início se orçamento insuficiente bloqueia o fluxo ou permite escalonamento com aprovação extra.
How do we keep vendor data clean and prevent risky purchases?Mantenha uma tabela mestre de fornecedores como fonte única de verdade e selecione fornecedores por lista em vez de texto livre. Adicione um status de fornecedor como Active, Pending review e Blocked para que fornecedores de risco sejam roteados ou bloqueados de forma consistente.
When should we generate a PO number, and how do we avoid duplicates?Gere o número do PO apenas quando o PO for oficialmente emitido ao fornecedor, não enquanto alguém está rascunhando. Atribua-o em uma etapa controlada e atômica para evitar duplicatas, e mantenha cabeçalho e linhas do PO estruturados para que os totais sejam calculados automaticamente.
Can we build this without coding, and what does AppMaster help with?Sim — se você precisa construir rápido sem escrever código. Com AppMaster, você pode modelar dados, definir permissões e roteamento de aprovação por estágio, e gerar apps web e nativos prontos para produção a partir do mesmo modelo, mantendo o fluxo consistente entre dispositivos.
21 de jan. de 2026
8 min
20 de jan. de 20268 min
20 de jan. de 20268 minExperimente o AppMaster com plano gratuito.
Quando estiver pronto, você poderá escolher a assinatura adequada.
