Crie um app de pipeline de propostas para acompanhar do Rascunho ao Ganho/Perdido, acionar lembretes por status e medir taxas de fechamento por tipo de serviço sem a sobrecarga de um CRM pesado.
A maioria dos freelancers não perde propostas porque o trabalho seja fraco. Eles perdem porque a proposta simplesmente some.
A bagunça comum é familiar: um rascunho num documento, um PDF final numa pasta, a última mensagem do cliente enterrada no e-mail ou chat, e o único “status” é o que você lembra. Quando você está ocupado entregando trabalho, é fácil esquecer quem está esperando uma proposta e quem precisa de um segundo lembrete.
As propostas acabam espalhadas por lugares como:
As propostas escorregam por uma razão simples: não há um único lugar que mostre a próxima ação. Se você não consegue responder “O que eu faço a seguir, e para qual cliente?” em 10 segundos, os acompanhamentos atrasam. Atrasos viram negócios perdidos, mesmo quando o cliente estava interessado.
Isso é o que um pipeline é, em termos simples: um conjunto pequeno de status claros que mostram onde cada proposta está e o que deve acontecer a seguir. Um app de pipeline de propostas não é uma máquina de vendas cheia de recursos. É um placar e uma lista de tarefas numa coisa só.
Mantenha as expectativas realistas. Você não está construindo um CRM complexo com previsões, territórios e relatórios que nunca vai ler. Você quer uma ferramenta leve que se encaixe em como você realmente trabalha e torne o “próximo passo” óbvio.
Isto evita situações como: você envia um orçamento de redesign na terça e diz que vai fazer o follow-up na sexta. A sexta fica ocupada. Na segunda você não lembra se já deu aquele toque. Um pipeline pequeno com um estágio visível “Aguardando cliente” e uma data clara de próximo acompanhamento evita essa perda silenciosa.
Um app de pipeline de propostas tem um trabalho: manter cada proposta em movimento do Rascunho até Ganho ou Perdido com o mínimo de esforço possível. Se gerar trabalho administrativo extra, você vai parar de usar justamente quando mais precisa.
Antes de desenhar qualquer coisa, decida o que você precisa saber sobre uma proposta mesmo meses depois. Limite às poucas informações que ajudam no acompanhamento, previsão de receita e aprendizado sobre o que vende.
Um mínimo prático para cada proposta:
Depois defina o que significa “concluído” para que o app continue confiável. Uma proposta não deve ficar em Enviado para sempre. “Concluído” significa que itens travados disparam lembretes, resultados são registrados quando você recebe retorno, e você vê relatórios simples sem exportar planilhas.
Mantenha o escopo pequeno no início. Um usuário, um workspace e campos simples vencem um sistema grande que você nunca mantém. Se você enviar três propostas nesta semana (duas para “landing page + copy” e uma para “suporte mensal”), um pipeline que exige uma data de acompanhamento e um resultado logo mostrará qual serviço fecha mais e onde você perde tempo.
Status só ajudam se refletirem seu dia a dia, não um processo ideal que você não vai seguir. Mantenha o conjunto pequeno o suficiente para que mover um cartão para frente pareça simples.
Um conjunto prático:
Mantenha os nomes curtos e orientados à ação. Se você não souber o que fazer a seguir ao ler um status, renomeie-o.
Em seguida, defina algumas regras simples para que nada vire uma proposta-zumbi.
Por exemplo:
As datas de acompanhamento são outro limite importante. Nem todo status precisa de lembrete, mas alguns sim. Um padrão sólido é: Enviado e Acompanhamento pendente devem ter uma data do próximo acompanhamento. Negociação pode exigir também, mas apenas quando o próximo passo estiver por sua conta.
Um cenário rápido: você envia um orçamento de redesign na segunda. Se não receber resposta até quinta, aparece como Acompanhamento pendente. Se o cliente responder “podemos remover o blog e reduzir o preço?”, você move para Negociação e marca o próximo acompanhamento para o dia seguinte. Isso dá estrutura suficiente para manter o ritmo sem transformar seu fluxo em papelada.
Um app de pipeline de propostas vive ou morre pelos dados. Se a estrutura for muito frouxa, você vai pular campos. Se for rígida demais, vai parar de usar. Mire em um conjunto pequeno de registros confiáveis e só acrescente detalhes quando sentir dor real.
Comece com quatro objetos centrais: Clientes, Propostas, Serviços e Atividades.
Mantenha a primeira versão simples:
Para propostas, data_proximo_acompanhamento é a rede de segurança do seu eu futuro. motivo_resultado importa quando você marca Ganho ou Perdido, porque “Perdido: muito caro” e “Perdido: timing” levam a correções diferentes.
Um tipo de serviço por proposta é a configuração mais rápida e funciona se você vende pacotes claros. Múltiplos serviços por proposta é melhor se você costuma agrupar trabalho (design + desenvolvimento + manutenção), mas adiciona complexidade. Você precisará de uma tabela de ligação (por exemplo, ProposalServices) e seus relatórios ficam mais difíceis.
Um bom compromisso é começar com um tipo de serviço e só permitir múltiplos quando ver propostas realmente mistas.
As atividades dão um histórico leve sem precisar vasculhar e-mails. Depois de enviar uma proposta, registre uma nota rápida como “Enviado v2, cliente perguntou sobre prazo.” Mais tarde, você verá o que aconteceu num relance.
Um app de pipeline de propostas só precisa de poucas telas se cada uma responder a uma pergunta clara. O objetivo é velocidade: abrir, ver o que precisa de atenção, fazer uma atualização e seguir.
Esta é a tela onde você vive. Cada coluna é um status. Cada cartão deve mostrar o suficiente para decidir o próximo passo:
Ações rápidas importam mais que layout perfeito. Do cartão (ou de um painel de detalhe), você deve conseguir mudar status, marcar data de acompanhamento, adicionar uma nota e marcar Ganho ou Perdido sem preencher um formulário longo.
Quadros são ótimos para fluxo, mas listas são melhores para encontrar coisas. Use uma tabela simples com filtros como status, cliente, tipo de serviço e acompanhamento atrasado. Esta é sua vista de “recuperar o atraso” quando a semana fica cheia.
Você só precisa de duas: uma página de Proposta e uma de Cliente.
A página da Proposta é para a linha do tempo (notas, mudanças de status, próxima data de acompanhamento) mais campos chave como valor e tipo de serviço. A página do Cliente é onde o contexto vive: informações de contato, propostas ativas e atividade recente.
Se mudar a data de acompanhamento leva 30 segundos, você não vai manter atualizado. Otimize essas páginas para edições com um toque.
Um relatório leve é suficiente no início: taxa de fechamento por tipo de serviço e tempo médio para fechar. Deve responder duas perguntas: “O que devo vender mais?” e “Onde os negócios travam?”
Um app de pipeline utilizável não é um “CRM completo”. É um lugar para ver o que está ativo, o que está preso e o que precisa de acompanhamento hoje.
Comece pelo modelo de dados e alguns registros falsos para testar o fluxo. Crie um cliente com duas propostas e pelo menos dois tipos de serviço (por exemplo, “Atualização de site” e “SEO mensal”).
Depois construa duas telas principais: um quadro (colunas por status) e um formulário de detalhe da proposta. O quadro é para escaneamento diário. O formulário é para atualizações precisas.
Uma ordem de construção que mantém o progresso:
Isto é o que torna o app confiável.
Exemplo: você arrasta uma proposta de Rascunho para Enviado, mas o app impede se não houver e-mail do cliente ou valor da proposta. Essa pequena fricção evita dados bagunçados depois.
Uma regra padrão mantém tudo sem deriva: toda proposta aberta deve ter uma data de acompanhamento. Se faltar, mostre um aviso no quadro.
Uma definição simples de “utilizável”:
Lembretes funcionam melhor quando ligados a um momento claro no pipeline, não a um alarme aleatório. Se o app souber o status atual, ele pode te cutucar só quando uma proposta tende a ficar velha.
Você não precisa de muitos gatilhos. Uma configuração simples é assim:
Mantenha o texto do lembrete curto e orientado à ação. Inclua apenas para quem é, sobre o quê e a próxima ação:
Coloque limites para que não vire ruído: no máximo um lembrete por proposta por dia e opções de soneca (1 dia, 3 dias, próxima semana).
Também registre o que aconteceu com cada lembrete: concluído, sonecado (até quando), ignorado ou enviado.
Exemplo: você marca “Atualização de site - Acme Co” como Enviado na segunda e define acompanhamento para quinta. Quinta de manhã você recebe um lembrete e soneca para sexta. Na sexta você faz o follow-up, marca o lembrete como concluído e o timer de “sem resposta após X dias” é resetado.
Um app de pipeline de propostas só vale a pena se ajudar a decidir o que fazer a seguir. O jeito mais fácil é acompanhar taxas de fechamento por tipo de serviço, não apenas no geral. “Redesign de site” e “manutenção mensal” costumam se comportar como negócios diferentes.
Primeiro, padronize os resultados:
Escolha uma regra e mantenha‑a, ou seus números viram ruído.
Mantenha motivos de perda curtos e consistentes:
Calcule a taxa de fechamento por tipo de serviço num período que você realmente use (últimos 30 ou 90 dias). Se você enviou 12 propostas de “Estratégia de marca” e ganhou 3, são 25%. Se enviou 6 de “Landing page” e ganhou 4, são 67%. Não precisa ser perfeito, só consistente.
Adicione “tempo para fechar” para manter honestidade. Meça dias do Enviado até Ganho ou Perdido. Você pode aprender que “Auditoria de SEO” fecha em 5–10 dias, enquanto “Reforma completa de site” leva 30–45 dias. Isso muda a frequência de follow-up e a previsão de receita.
Torne os números acionáveis com uma regra simples. Se um serviço tem baixa taxa de fechamento e demora muito, aperte a oferta (escopo, provas, preço) ou qualifique melhor antes de escrever a proposta. Se tem alta taxa, proteja-o: reaplique o que funciona e aumente preços com cuidado.
A maneira mais rápida de tornar um pipeline inútil é deixá‑lo confuso. Freelancers começam com boas intenções e acabam com uma ferramenta em que não confiam.
Uma armadilha é ter status demais que significam a mesma coisa. Se você não consegue explicar a diferença entre “Enviado”, “Submetido”, “Entregue” e “Em revisão” numa frase, provavelmente só precisa de um.
Outra armadilha é deixar Enviado virar um cemitério. Se você não exigir data de acompanhamento, abrirá o quadro depois e verá um monte de propostas sem próximo passo. Uma regra simples corrige a maioria dos casos: toda proposta em Enviado deve ter uma ação agendada.
Alguns outros erros que quebram foco silenciosamente:
Mantenha lembretes simples e específicos. Um lembrete atrelado à data de acompanhamento costuma ser suficiente. Mais regras podem esperar até você ter um mês de dados reais.
Se você perder três propostas seguidas com a nota “tempo muito longo”, isso é sinal para oferecer uma primeira fase menor, não para adicionar cinco novos status.
Antes de tratar o pipeline como fonte única da verdade, garanta que nada fique no limbo e o próximo passo esteja óbvio.
Abra a vista do pipeline e cronometre-se. Você deve entender as prioridades de hoje em menos de 30 segundos. Se precisa clicar em várias propostas para achar o próximo passo, seu design está escondendo o campo mais importante.
Checklist:
Faça um pequeno teste de estresse. Crie três propostas de amostra para serviços diferentes, mova‑as pelos status e dispare lembretes. Se você conseguir quebrar em cinco minutos, vai quebrar durante uma semana ocupada.
Na segunda, você envia cinco propostas. Três são para um pacote de redesign de site e duas para um retainer mensal. Tudo começa em Rascunho e vira Enviado quando o e‑mail sai.
Na quarta, os status contam uma história:
Os lembretes evitam que você deixe cair. Uma regra “Visualizado mas sem resposta em 2 dias” te cutuca para acompanhar as duas leads de redesign na sexta de manhã. Uma regra “Enviado mas não visualizado em 3 dias” pega a silenciosa, para você reenviar com mensagem mais curta e próximo passo claro.
A vida real é bagunçada. Um cliente responde tarde no domingo com “Desculpe, semana ocupada” e pede para começar mês que vem, então você move para Em espera em vez de deixar apodrecer em Enviado. A negociação continua ativa, mas o lembrete faz só uma checagem, não todo dia.
No fim da semana, a taxa de fechamento por tipo de serviço é reveladora: retainer venceu 1/2, redesign 0/3. Na semana seguinte você muda uma coisa: aperta o escopo do redesign em duas opções e adiciona um prazo simples para feedback.
A forma mais rápida de obter valor é lançar a menor versão que você abrirá todo dia. Um app de pipeline de propostas não precisa de modelos, automações complexas e gráficos no primeiro dia. Precisa dizer o que você enviou, o que está esperando e o que deve fazer a seguir.
Defina status para que cada um responda a uma pergunta simples: que ação se espera agora? Se você não consegue explicar um status em uma frase, ele vai te atrasar.
Três ações para esta semana:
Quando o loop básico ficar natural, adicione melhorias uma a uma. Uma boa ordem é: lembretes primeiro (para nada escapar), relatórios depois (para aprender) e templates por fim (para economizar tempo). Se adicionar tudo de uma vez, você não saberá o que ajudou e o que virou ruído.
Se quiser construir isso sem muito código, AppMaster (appmaster.io) é uma opção prática: você modela o banco (clientes, propostas, serviços) e cria a interface e regras de status num mesmo lugar, então itera conforme seu processo muda.
Mantenha as melhorias pequenas e mensuráveis. Depois de uma semana, pergunte: eu acompanhei mais rápido e perdi menos respostas? Depois de um mês, pergunte: qual serviço fecha melhor e qual precisa de oferta melhor ou preço mais alto?
Trate a primeira versão como uma ferramenta pessoal, não um produto. Se levar mais de 30 segundos para registrar uma nova proposta ou movê‑la adiante, simplifique campos e telas antes de adicionar qualquer coisa. Quando for sem esforço, você vai de fato usar e os dados vão continuar confiáveis.
O que é um app de pipeline de propostas e por que um freelancer precisaria disso?Um app de pipeline de propostas é um lugar simples para acompanhar cada proposta desde Rascunho até Ganho ou Perdido. O objetivo principal é tornar a próxima ação óbvia para que você não esqueça acompanhamentos quando estiver ocupado entregando trabalho ao cliente.
Quais status devo usar para um pipeline de propostas leve?Comece com o menor conjunto que reflita seu dia a dia: Rascunho, Pronto para enviar, Enviado, Acompanhamento pendente, Negociação, Ganho, Perdido. Se dois status funcionam igual na prática, juntá‑los mantém o avanço da proposta sem atrito.
Qual é a informação mínima que devo armazenar para cada proposta?Guarde apenas o que ajuda a acompanhar e aprender o que vende: cliente, tipo de serviço, valor estimado, data de envio, status atual e data do próximo acompanhamento. Adicione um motivo de resultado somente quando marcar Ganho ou Perdido, assim os relatórios continuam úteis sem burocracia diária.
Eu realmente preciso de uma data de acompanhamento para cada proposta?Sim. Exija uma data de acompanhamento para cada proposta aberta, especialmente em Enviado e Acompanhamento pendente. Sem um próximo passo agendado, a proposta vai se perder e você não terá controle sobre quem já foi contatado.
Como defino lembretes sem me irritar com notificações?Vincule lembretes a momentos do pipeline, não a alarmes aleatórios. Uma configuração prática: ao marcar uma proposta como Enviada, exija data de acompanhamento; nessa data, envie um lembrete único; se ficar travada longe demais, crie uma tarefa de follow-up em vez de spamar notificações.
O que conta como “Ganho” para que meus números não fiquem distorcidos?Use uma regra clara que você aplique sempre. Um bom padrão é considerar Ganho somente após acordo assinado, depósito pago ou um “sim” por escrito com data de início confirmada, para que suas taxas de fechamento não sejam infladas por respostas vagas.
Como devo registrar por que as propostas foram perdidas?Registre um motivo curto toda vez que marcar Perdido, como preço, timing, incompatibilidade de escopo, sem resposta ou escolheu concorrente. Não precisa de muito detalhe; precisa de consistência para identificar padrões e melhorar oferta ou qualificação.
Uma proposta deve ter um tipo de serviço ou vários serviços?Comece com um tipo de serviço por proposta porque é mais rápido e mantém os relatórios simples. Só passe a permitir múltiplos serviços quando pacotes forem comuns e a complexidade extra realmente afetar suas decisões.
Qual é a utilidade de acompanhar atividades como notas e chamadas?Registre uma nota rápida após momentos-chave, como quando enviar uma versão revisada ou o cliente perguntar sobre cronograma. Um histórico leve de atividades evita que você tenha que vasculhar e-mails e ajuda a responder mais rápido e com consistência.
Consigo construir isso sem programar muito, e onde o AppMaster entra?Você pode modelar clientes, propostas, serviços e atividades, e então construir uma vista em quadro com regras de status e lembretes de acompanhamento num só lugar. Com uma ferramenta sem código como AppMaster (appmaster.io), dá para gerar um app funcional rapidamente, iterar nos status e campos exigidos e manter o fluxo leve para que você realmente use diariamente.
21 de jan. de 2026
8 min
20 de jan. de 20268 min
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