Utilisez ce modèle d'application de réception de sinistres pour définir les champs nécessaires, la gestion des preuves photo, le suivi des statuts et des validations rapides afin d'éviter les allers-retours.
Les sinistres prennent rarement des semaines parce que les dommages sont difficiles à comprendre. Ils prennent des semaines parce que quelqu'un attend un détail manquant, poursuit des photos ou repose les mêmes questions à différents endroits. Un sinistre lent est généralement une chaîne de petits retards : un champ peu clair, une pièce jointe perdue, un transfert que personne ne prend en charge.
Un bon modèle d'application de réception de sinistres coupe les allers-retours. Concrètement, cela signifie triage le jour même pour la plupart des nouvelles déclarations, moins de manipulations par dossier, et des étapes suivantes claires pour que le dossier ne reste pas inactif.
Ce type d'application sert plusieurs personnes à la fois :
Ce que l'application doit corriger est mesurable : rendre les informations obligatoires vraiment obligatoires, guider la prise de photos pour que les images soient exploitables, et remplacer les transferts vagues (comme « envoyé à l'expert ») par des statuts explicites et des propriétaires.
Fixez des limites dès le départ pour ne pas reconstruire des systèmes core. L'application d'intake doit gérer la première notification de sinistre, la collecte de preuves, le triage initial, l'assignation des tâches et une piste d'approbation légère. Votre administration de police, la facturation et le système core de sinistres peuvent rester le système de référence pour les réserves, les numéros officiels de dossier (si attribués là) et la comptabilité.
Si vous construisez dans un outil sans code comme AppMaster, ces limites vous aident à livrer plus vite : une application pour l'intake et le workflow, tandis que des intégrations ou des exports conservent vos plateformes actuelles.
Un processus de sinistre rapide commence par un modèle de données propre. Quand les éléments de base sont bien conçus, les formulaires d'intake, les preuves photo, le suivi des statuts et les approbations deviennent plus faciles à construire et à maintenir.
Commencez par un petit ensemble d'objets qui correspondent à la façon de travailler des gens :
Utilisez des identifiants qui fonctionnent à l'intérieur de votre entreprise et avec des systèmes externes. Conservez-les tous les deux quand c'est possible : un numéro de dossier interne, un numéro de police et des références externes optionnelles (ID courtier, numéro de réparation, ID de ticket partenaire). Rendez-les uniques et consultables.
Les horodatages vous aident à mesurer les temps de cycle et à prévenir les litiges. Capturez au minimum reported at, incident date, last updated et closed at. « Last updated » doit changer automatiquement lors d'éditions significatives.
Les champs de propriété maintiennent le travail en mouvement : expert assigné, équipe et région (ou agence). Ces champs alimentent les files, les transferts et des règles d'approbation simples.
Ajoutez deux outils de traçabilité dès le jour un : des notes pour le contexte humain et un journal d'activité pour qui a changé quoi et quand. C'est la différence entre « on pense l'avoir fait » et « voici l'enregistrement ».
Un sinistre rapide commence par un formulaire qui collecte seulement ce que vous pouvez confirmer au premier contact, puis s'élargit plus tard. Cette séparation réduit les détails manquants, les rappels et le temps d'attente.
Au triage, l'objectif est un enregistrement propre et une route claire pour l'étape suivante. Restez court et factuel.
Pour le triage, exigez l'essentiel : éléments de l'incident (quoi, où, quand), un indicateur de blessure et de dépôt de dépôt de plainte, les coordonnées du déclarant (y compris l'heure de contact préférée), un identifiant de police (numéro de police ou ID client) plus la relation au titulaire de la police, et un court résumé en texte libre avec une limite de longueur.
Une fois le dossier assigné, débloquez les champs d'enquête. C'est là que vous collectez des informations plus profondes comme les témoins, la préférence d'atelier de réparation et la liste détaillée des dommages.
Le rework vient souvent d'erreurs simples. Validez les formats de téléphone et d'email, exigez un fuseau horaire pour l'heure de contact préférée et conservez les adresses structurées (rue, ville, code postal). Si vous pouvez vérifier la couverture lors de l'intake, stockez le résultat sous forme de champs : policy active (oui/non), type de couverture, franchise et limites (si disponibles). Si ce n'est pas disponible, enregistrez « inconnu » plutôt que de laisser des vides.
Les indicateurs de fraude doivent rester optionnels et non accusatoires. Exemples : date de l'incident différente de la date de déclaration, plusieurs sinistres récents, ou détails modifiés depuis le premier appel. Ces drapeaux aident à prioriser la revue sans arrêter les déclarations légitimes.
Si vous implémentez cela dans un outil sans code comme AppMaster, cachez la section d'enquête tant que le statut est New et non Assigned, pour que le formulaire du premier contact reste court quand la rapidité compte.
Les photos sont souvent l'endroit où les sinistres ralentissent. Traitez les preuves comme une checklist, pas comme un fil de conversation.
Définissez les exigences photo par type de sinistre, et n'affichez que ce qui est pertinent pour éviter que les utilisateurs devinent ou envoient trop. Par exemple :
Ajoutez de courts conseils directement dans l'écran de capture : « 1 vue large + 2 gros plans », « tenir stable », « éviter les reflets », « inclure le numéro de série/VIN quand pertinent ». Si possible, une superposition d'exemple aide pour la plaque VIN ou les panneaux endommagés.
Capturez des métadonnées de base automatiquement pour faciliter la revue et réduire les litiges. Rendre la localisation optionnelle pour éviter les problèmes de confidentialité. Champs utiles : uploader (claimant, adjuster, partner), horodatage, GPS optionnel, type de fichier, limite de taille, nombre max par catégorie et source (appareil photo vs galerie).
Pour éviter les allers-retours, ajoutez une étape de revue avec trois issues : accepté, rejeté, à reprendre. Lorsqu'une photo est rejetée, exigez une courte raison (trop floue, mauvais angle) et créez une tâche d'évidence manquante avec un rappel automatique.
Exemple : pour un sinistre auto, un expert rejette un gros plan flou. Le déclarant reçoit une tâche intitulée « Retake : gros plan dommage porte gauche » avec un conseil en une phrase. Dans AppMaster, cela se traduit proprement par un statut de tâche plus un commentaire, piloté par la catégorie photo.
Pour le stockage, attachez les preuves au dossier, appliquez des règles de rétention et restreignez les téléchargements aux rôles qui en ont réellement besoin.
Un bon système de statuts élimine l'incertitude. Il doit répondre à trois questions d'un coup d'œil : ce que le dossier attend, qui est responsable de l'étape suivante et quand il doit avancer.
Gardez les statuts principaux peu nombreux et prévisibles :
Définissez des déclencheurs qui font avancer un dossier. Évitez « quand prêt ». Associez chaque changement de statut à un événement enregistrable, comme champs requis remplis, jeu de photos passé au contrôle qualité, devis téléchargé ou confirmation de paiement reçue. Si vous utilisez des outils sans code comme AppMaster, mappez ces déclencheurs dans un Business Process visuel pour que les mises à jour se fassent de façon cohérente.
La plupart des retards viennent de bloqueurs répétés ; capturez-les avec un petit ensemble d'étiquettes ou de sous-statuts (séparés du statut principal) : rapport de police manquant, ID non vérifié, devis prestataire en attente, question de couverture, contrôle de doublon.
Rendez les transferts évidents. Chaque dossier doit avoir un propriétaire pour l'action suivante (personne ou équipe) et une date d'échéance. Cela transforme le suivi des statuts en liste de tâches, pas seulement une étiquette.
Ajoutez des minuteries simples pour les niveaux de service. Suivez les jours depuis la dernière activité et signalez quand rien n'a changé pendant N jours (par exemple, 2 jours ouvrés en Under review, 5 jours en Waiting on info). Une vue superviseur peut filtrer les dossiers bloqués pour les traiter avant qu'ils ne deviennent des plaintes.
Exemple : un dossier est en Waiting on info avec l'étiquette « devis prestataire en attente ». Le système affiche le propriétaire « Service prestataires » avec une échéance vendredi. Si aucune mise à jour n'arrive, il signale le dossier et notifie le responsable de relancer.
La rapidité des règlements dépend d'une chose : l'expert doit savoir immédiatement ce qu'il peut approuver et ce qui nécessite une seconde validation. Mettez ces règles dans le modèle pour que les approbations soient cohérentes, rapides et faciles à revoir plus tard.
Séparez les types de règlement car ils entraînent des approbations et des documents différents. Un remboursement nécessite l'identité du bénéficiaire et des coordonnées bancaires. Une autorisation de réparation nécessite les informations de l'atelier et le périmètre. Un paiement direct au prestataire nécessite l'identité du prestataire et la correspondance facture-devis. Mixer ces parcours génère des recherches d'information après décision.
Capturez la source du devis (devis expert, devis prestataire, tiers) et verrouillez la version approuvée.
Gardez les niveaux d'approbation simples et visibles sur le dossier : auto-approbation jusqu'à la limite de l'expert, routage au superviseur au-delà, et déclenchement d'une investigation spéciale pour certains signaux (photos incohérentes, historique de déclarant, ou devis très au-dessus de la fourchette habituelle). Exigez des documents supplémentaires quand les conditions de la police s'appliquent (preuve de propriété). Escaladez quand le type de règlement change en cours de dossier.
Les détails de décision doivent être structurés, pas noyés dans un paragraphe. Stockez le montant approuvé, la franchise appliquée, des codes de raison (amélioration, limites de garantie) et les pièces jointes liées à la décision (devis final, facture, autorisation signée).
Traitez les approbations comme un mini-grand-livre : qui a décidé, quand, ce qui a changé et pourquoi. Si le montant approuvé est modifié plus tard, conservez les deux valeurs et la raison du changement.
Avant qu'un paiement ne passe en « ready », exécutez des vérifications de préparation rapides : identité du bénéficiaire vérifiée, coordonnées bancaires présentes (si remboursement), documents requis téléchargés (ID, autorisation, facture), champs spécifiques au règlement complétés et aucune retenue ouverte (investigation, info manquante, revue fraude).
Dans un outil sans code comme AppMaster, ces règles peuvent être construites comme des verrous de statut et des seuils, pour que le dossier n'atteigne pas le paiement tant que les bonnes approbations et preuves ne sont pas en place.
Les temps de cycle courts viennent d'une habitude : chaque dossier avance avec la plus petite action suivante possible, et personne n'a à deviner laquelle. Commencez par le flux, puis construisez seulement ce qui le soutient.
Créez un enregistrement de sinistre dès qu'une déclaration arrive, même si des détails manquent. Donnez-lui un propriétaire (personne ou file d'équipe) et un délai pour le prochain contact.
Configurez l'intake en étapes progressives. Demandez l'essentiel d'abord (police, déclarant, date de l'incident, lieu, contact), puis révélez des questions plus profondes uniquement quand nécessaire (détails de blessure, tiers, rapport de police). Cela garde la première soumission rapide et réduit les abandons.
Un ordre de construction pratique :
Pour les photos, ajoutez des contrôles qualité basiques avant que les experts les voient : exigez au moins une vue large et un gros plan, et demandez une plaque claire ou un VIN quand pertinent. Si quelque chose manque, l'app doit le demander automatiquement et garder le dossier en attente lié au bon propriétaire.
Pour les approbations, gardez les règles visibles : petits paiements en auto-approbation, montants plus élevés au superviseur, et exceptions (déclaration tardive, mismatch de couverture) qui exigent une note.
Testez avec 3-5 scénarios réalistes (facile, photos manquantes, détails contestés, grosse indemnité). Resserrez les champs requis seulement après avoir vu où le rework survient. Dans un outil sans code comme AppMaster, vous pouvez ajuster formulaires, statuts et règles rapidement sans lourds rebuilds.
La plupart des retards ne viennent pas des dossiers difficiles. Ils résultent de petits choix de conception qui créent des allers-retours, des preuves perdues et des transferts flous.
Exiger tout dès le départ transforme l'écran initial en déclaration fiscale. Les gens abandonnent ou devinent. Commencez par un petit ensemble de champs indispensables, puis demandez le reste après la création du dossier (et permettez au déclarant de sauvegarder et revenir).
Commencer la revue sans définition claire de complétude fait rebondir les fichiers. Ajoutez une vérification de complétude simple, par exemple : police + moyen de contact + date de l'incident + au moins une photo (ou une raison “pas de photo”).
Jeter les photos dans un tas sans étiquette mène à des litiges plus tard (« quelle photo est avant réparation ? »). Exigez un label de type photo (damage, VIN, odometer, receipt) et tamponnez automatiquement l'uploader et l'heure (et la localisation si autorisée).
Laisser les gens inventer des statuts casse le reporting et confond le prochain intervenant. Utilisez une liste fixe de statuts avec des significations claires et n'autorisez que des transitions spécifiques.
Des permissions faibles sur les montants et les éditions créent des problèmes d'audit. Verrouillez les champs de règlement, exigez des validations par rôle et enregistrez qui a modifié quoi et quand.
Exemple : un déclarant télécharge trois photos, mais aucune n'est étiquetée. L'expert approuve un paiement et un superviseur se demande si une des photos a été prise après la réparation. Un flux photo étiqueté et une piste d'audit empêchent cela.
Si vous construisez dans une plateforme sans code comme AppMaster, traitez ces règles comme partie intégrante du design du processus, pas comme des « améliorations ultérieures ». De petites contraintes aujourd'hui coupent souvent des jours au temps de cycle.
Les règlements rapides ne fonctionnent que si les gens font confiance aux données. Une application de sinistres doit rendre difficile la visualisation de fichiers non pertinents, la modification de décisions sans trace ou la conservation de documents sensibles plus longtemps que nécessaire.
Commencez par un contrôle d'accès basé sur les rôles. Gardez-le simple au départ, puis ajoutez des exceptions seulement quand un cas réel l'exige : les déclarants peuvent soumettre et voir leur propre dossier, les experts traitent les dossiers assignés et proposent des montants, les managers approuvent et peuvent outrepasser dans les limites de police, et les admins gèrent utilisateurs, rôles et rétention (sans éditer les résultats des dossiers).
Les sinistres contiennent souvent des pièces d'identité, adresses, coordonnées bancaires et parfois des notes médicales. Stockez les documents dans un stockage protégé, limitez les téléchargements et évitez de mettre du texte sensible dans des champs libres. Si vous utilisez une plateforme sans code comme AppMaster, configurez authentification et permissions dès le jour un.
Un historique d'activité immuable évite les disputes. Toute action importante doit créer une entrée de journal : qui a changé le statut, qui a modifié les détails de paiement, quelle était l'ancienne valeur et quand cela s'est produit. Faites passer les changements de statut par une action contrôlée (bouton ou étape d'approbation), pas par une édition directe du champ statut.
Les règles de rétention vous gardent conformes et réduisent le risque. Décidez tôt ce que vous devez conserver (décision finale, documents clés, trace de paiement), ce qui peut être archivé après un délai (photos anciennes, fils de messages), qui peut supprimer (généralement admin plus approbation manager) et comment traiter les demandes de suppression versus les mises sous scellé légal.
Ajoutez des contrôles anti-fraude et qualité qui tournent en arrière-plan. Par exemple, si une nouvelle déclaration utilise le même numéro de téléphone, ID d'appareil ou compte bancaire que plusieurs récentes, signalez-la pour revue. Signalez aussi les incohérences comme une date de perte après la date de déclaration, un nom de titulaire qui ne correspond pas, ou des photos répétées entre dossiers.
Avant de mettre l'application devant de vrais déclarants et experts, faites un passage ciblé sur la vitesse et la réduction des allers-retours.
Commencez par l'expérience déclarant. Demandez à quelqu'un qui n'a jamais vu le formulaire de déclarer depuis un mobile. S'il ne peut pas finir la première déclaration en environ 5 minutes, raccourcissez le formulaire ou reportez les questions non critiques après la soumission.
Vérifiez les éléments de base :
Puis assurez-vous que le travail interne ne peut pas rester bloqué :
Si vous construisez dans AppMaster, effectuez une simulation de bout en bout après chaque changement pour garder le workflow propre quand les exigences évoluent.
Un conducteur signale un léger dommage au pare-chocs arrière après un accrochage en parking à faible vitesse. Pas de blessure, un conducteur impliqué et la voiture reste roulante. C'est le type de dossier que ce modèle doit faire avancer rapidement, sans transferts inutiles.
À l'intake, le déclarant ne saisit que l'essentiel pour démarrer : numéro de police (ou téléphone et nom), date et lieu, courte description et moyen de contact. Ce que vous pouvez différer en toute sécurité inclut le choix d'atelier, la liste détaillée des pièces et une déclaration complète, sauf si les photos posent question.
L'application demande des preuves immédiatement :
Si une photo est floue ou trop sombre, l'application demande une reprise avec une raison précise comme « dommage non visible » ou « plaque illisible ». Conservez la photo originale attachée mais marquez-la comme échec au contrôle qualité pour garder une trace.
Ensuite, les statuts évoluent avec des cibles temporelles claires :
L'approbation suit des règles simples. Par exemple, si le devis est inférieur à 1 500 € et qu'aucun signal fraude n'est présent, routez à un seul valideur. Au-dessus, exigez une seconde signature.
Pour l'audit, l'application journalise qui a changé chaque statut, l'heure, la décision d'approbation et le seuil utilisé, le montant final et les notes envoyées au déclarant.
Commencez petit volontairement. Choisissez un type de sinistre (par exemple, simple vitrage auto), une région et une équipe. Réduisez les temps de cycle pour ce périmètre, puis reproduisez ce qui fonctionne.
Avant de construire les écrans, verrouillez deux choses avec les responsables sinistres : la liste des champs requis et les seuils d'approbation. Les champs obligatoires doivent correspondre à ce dont les experts ont réellement besoin pour décider. Les seuils doivent être clairs (montant, drapeaux de risque, preuves manquantes) pour éviter les débats dans les chats.
Planifiez les notifications tôt car elles maintiennent le mouvement quand l'intake est incomplet. Un ensemble de règles simple couvre la majorité des cas : envoyer une mise à jour à la soumission, quand une preuve est rejetée, quand un statut change et quand une approbation attend. Choisissez des canaux déjà utilisés par votre équipe (email, SMS ou Telegram) et gardez les messages courts avec une action unique.
Décidez comment vous déploierez et qui a besoin d'accès mobile. Si l'équipe doit prendre des photos sur site, le mobile doit être un chemin prioritaire. Décidez aussi si vous avez besoin d'un hébergement cloud pour la rapidité ou d'un auto-hébergement pour des raisons de politique, et tranchez tôt pour ne pas repenser permissions et environnements plus tard.
Si vous voulez avancer rapidement avec ce modèle, AppMaster est une option pour prototyper les tables core, workflows et écrans en un seul endroit, puis régénérer un code source propre au fur et à mesure que les exigences changent.
Un parcours pratique d'une semaine pour livrer un pilote :
Quels problèmes une application d'intake de sinistres doit-elle résoudre en priorité ?Commencez par corriger les petits retards qui s'accumulent : informations manquantes, responsabilité floue et photos dispersées. Une bonne application d'intake rend les champs obligatoires réellement obligatoires, guide la capture de preuves et affiche toujours une action suivante unique avec un propriétaire et une date d'échéance clairs.
Que doit contenir l'application d'intake vs le système core de sinistres ?Concentrez l'application d'intake sur la première notification de sinistre, la collecte de preuves, le triage, l'assignation de tâches et une piste d'approbation légère. Laissez la gestion des polices, la facturation, les réserves et la comptabilité officielle dans vos systèmes core, et faites transiter les données via des intégrations ou des exports.
Quel est le modèle de données minimum pour un workflow de sinistres rapide ?Vous avez besoin d'un Claim, Claimant, Policy, Incident, Asset et Payment, plus des notes et un journal d'activité. Ajoutez des identifiants internes et externes, des horodatages de base (reporté, date de l'incident, dernière mise à jour, clôturé) et des champs de propriété comme l'expert assigné, l'équipe et la région pour faire fonctionner les files et les transferts.
Quels champs doivent être obligatoires au premier contact ?Ne demandez que ce que vous pouvez confirmer au premier contact : éléments de l'incident, coordonnées du déclarant, identifiant de police, lien avec le titulaire de la police et un court résumé limité en longueur. Placez les questions d'investigation plus poussées derrière un statut ultérieur pour que la première soumission reste rapide et correcte.
Comment réduire le rework avec des validations et des contrôles de couverture ?Validez les points d'échec courants au niveau du formulaire : téléphone, email, adresse structurée et fuseau horaire pour l'heure de contact préférée. Pour la couverture, enregistrez des résultats explicites comme actif/inactif, et utilisez une valeur “inconnue” quand vous ne pouvez pas vérifier immédiatement plutôt que de laisser des champs vides.
Comment empêcher les preuves photo de ralentir les sinistres ?Traitez les photos comme une checklist, pas comme un fil de discussion, et ne demandez que l'ensemble adapté au type de sinistre. Ajoutez un verdict simple : accepté, rejeté ou à reprendre, et exigez une courte raison de rejet pour que l'application crée automatiquement une tâche de reprise ciblée.
Quels statuts fonctionnent le mieux pour suivre l'avancement d'un sinistre ?Gardez les statuts principaux peu nombreux et prévisibles, et faites en sorte que chaque changement soit déclenché par un événement plutôt que par un vague “quand prêt”. Chaque statut doit indiquer ce que le dossier attend, qui est responsable de l'action suivante et quand elle doit être réalisée.
Comment suivre et résoudre les principaux blocages des sinistres ?Utilisez un petit ensemble d'étiquettes de blocage qui expliquent pourquoi un dossier est coincé : rapport de police manquant, devis prestataire en attente, question de couverture, ou contrôle de doublon. Associez cette étiquette à un responsable et une date d'échéance, puis signalez le dossier s'il dépasse la cible sans activité.
Comment configurer les approbations de règlement pour qu'elles soient rapides et auditées ?Affichez clairement les limites d'approbation et basez-les sur des règles pour que les experts sachent immédiatement ce qu'ils peuvent approuver. Stockez les détails de la décision sous forme structurée, conservez la version approuvée du devis et enregistrez qui a validé quoi et quand pour pouvoir répondre aux litiges par un dossier clair.
Quelle est une manière réaliste de prototyper et lancer un pilote rapidement ?Pilotez un type de sinistre simple avec une seule équipe, puis resserrez le formulaire selon les zones où le rework apparaît. Un ordre de construction pratique : intake d'abord, puis upload et revue des preuves, puis déclencheurs de statut et notifications, et enfin des verrous d'approbation avant le paiement pour que la vitesse ne compromette pas les contrôles.
21 janv. 2026
8 min
20 janv. 20268 min
20 janv. 20268 minExpérimentez avec AppMaster avec un plan gratuit.
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