Créez une application de notes pour entretiens individuels avec des notes de coaching privées pour managers et des actions partagées visibles par les employés, plus des workflows et permissions simples.
La plupart des entretiens individuels laissent des notes éparpillées. Un manager a un doc, l'employé a le sien, les actions finissent en chat, et les suivis se perdent dans les e-mails. Une semaine plus tard, on ne sait plus ce qui était convenu, ce qui n'était que du brainstorming, et ce qui devait rester privé.
Ce dont les gens ont vraiment besoin est simple : un endroit sûr pour des notes de coaching privées, et un plan partagé sur lequel vous pouvez tous les deux vous appuyer. Les notes privées aident le manager à suivre des tendances, préparer des conversations difficiles et se souvenir du contexte. Les actions partagées permettent aux deux personnes de quitter la réunion avec la même compréhension de la suite.
Quand tout est partagé, les gens arrêtent d'écrire les parties honnêtes. Le feedback devient vague et le contexte important disparaît. Quand tout est privé, la confiance s'érode. Les employés ont l'impression que des décisions se prennent hors dossier, et les actions peuvent arriver comme des surprises.
Cette configuration convient aux équipes qui veulent de la clarté sans transformer les 1:1 en paperasserie : managers menant des 1:1 hebdomadaires ou bihebdomadaires, chefs d'équipe de startups cherchant une structure légère, ops RH voulant des enregistrements cohérents sans lire le coaching privé, et toute personne qui construit une application de notes 1:1 avec des permissions claires dès le départ.
Un exemple rapide : pendant un 1:1, un manager écrit en privé « coacher sur la préparation de réunion et la confiance ». Dans la section partagée, les deux conviennent de « envoyer l'ordre du jour 24 heures avant la revue des parties prenantes » et « préparer une mise à jour de 2 minutes le vendredi ». Même réunion, deux objectifs différents, et pas d'interprétation gênante ensuite.
Une application de notes pour 1:1 fonctionne seulement si les deux personnes comprennent ce qui est privé et ce qui est partagé. Sans lignes claires, les employés craignent d'être « évalués », et les managers retiennent leur coaching honnête.
Limitez-vous à deux sections pour chaque réunion :
Définissez des attentes sur ce qui appartient où. Les notes privées peuvent inclure vos observations (« semble surchargé »), des questions à revoir (« demander la charge de travail la semaine prochaine »), et des brouillons que vous n'êtes pas prêt à confirmer. Les notes partagées doivent rester sur des éléments factuels que les deux reconnaissent.
La propriété compte aussi. Le manager écrit les notes privées. Les actions partagées doivent être convenues pendant la réunion et modifiables par l'une ou l'autre personne, ou au moins confirmables par l'employé. Si quelque chose n'est pas convenu, cela reste privé ou n'est pas écrit.
Gardez la structure cohérente pour que personne n'ait à deviner où regarder. Un modèle simple : ordre du jour, points forts, blocages, actions partagées, puis notes de coaching privées.
Exemple : vous notez en privé « manque de confiance à l'oral » et « pair avec Alex au prochain sprint ». Ce que vous partagez est « présenter la mise à jour du projet vendredi ; prévoir une répétition d'une minute ou deux d'ici mercredi ». Le coaching reste protégé, et les engagements restent clairs.
Les gens écrivent honnêtement seulement quand ils croient que les limites sont réelles. Cela signifie des rôles qui correspondent à la façon dont les 1:1 fonctionnent dans la réalité, et des permissions que l'on peut expliquer en une phrase.
Commencez avec trois rôles. Managers et employés sont obligatoires. Admin (ou RH) est optionnel, mais utile pour la récupération de compte, les audits et les besoins de politique. Séparez « Admin/RH » de « Manager » pour que personne n'obtienne un accès supplémentaire par erreur.
Une configuration de permissions pratique :
Les exports sont un point où la confiance casse rapidement, donc rendez-les explicites. Les managers peuvent exporter leurs propres notes privées. Les employés peuvent exporter seulement les éléments partagés. Les exports RH devraient nécessiter une raison enregistrée et être limités aux éléments partagés, sauf exception de politique approuvée.
Décidez des règles de changement de manager avant le lancement. Une approche simple : les notes de coaching privées restent avec le manager d'origine (elles reflètent ses observations), tandis que les actions partagées suivent l'employé vers le nouveau manager. Si vous voulez de la continuité, ne transférez que les actions convenues, pas le texte privé.
La visibilité RH doit être un « break glass », pas une lecture quotidienne. Si RH a besoin d'accéder aux notes privées, utilisez deux garde-fous : une permission limitée dans le temps et une piste d'audit visible (qui a accédé à quoi, et pourquoi).
Une application de notes 1:1 fonctionne mieux quand le modèle de données reflète la façon de penser des gens : « c'est mon 1:1 récurrent avec cette personne », « voilà ce dont nous avons parlé aujourd'hui », et « voilà les engagements que nous avons pris ». Gardez-le petit et clair et les permissions deviennent plus faciles.
Commencez par un enregistrement OneOnOnePair qui représente la relation entre deux personnes. Il a juste besoin de managerId, employeeId, et d'un indicateur de statut comme actif/inactif. Cet enregistrement ancre toutes les réunions pour ne pas perdre l'historique quand quelqu'un change d'équipe ou met les 1:1 en pause.
Pour chaque réunion, stockez un enregistrement Meeting lié à la paire. Champs typiques : date de la réunion, un court agenda, quelques tags (thèmes comme performance, bien-être, carrière), et une « date de prochaine réunion » optionnelle pour garder la cadence visible.
Le choix clé de conception est la représentation des notes privées vs partagées. L'approche la plus simple : deux champs sur la réunion : privateNotes et sharedNotes. Si vous prévoyez des fonctionnalités plus riches (historique d'édition séparé ou propriétaires différents), utilisez plutôt deux tables liées.
Les actions doivent être des enregistrements séparés, pas enfouies dans le texte des notes. Un bon ActionItem inclut la référence à la réunion (pour savoir d'où il vient), un propriétaire (manager, employé, ou les deux), une date d'échéance et un statut (ouvert, fait, bloqué), plus une courte description et un contexte optionnel.
Exemple : Maria (manager) et Dev (employé) forment une paire active. Leur réunion du 12 janv. a des notes privées sur le coaching en priorisation, et des notes partagées listant trois changements convenus. De cette réunion sortent deux actions : « Dev : rédiger les priorités hebdo d'ici vendredi » et « Maria : présenter Dev au lead analytics d'ici mardi. »
Si vous voulez des extras, ajoutez-les en tables optionnelles : pièces jointes (métadonnées de fichier), rappels (qui et quand), et un fil de commentaires léger sur les actions partagées.
Si l'outil devient grand et complexe, les gens l'éviteront. Commencez par une poignée d'écrans qui soutiennent les habitudes hebdomadaires : préparer le 1:1, capturer ce qui a compté, et faire le suivi.
C'est la base pour les managers. Il doit répondre, en un coup d'œil, à « Qu'est-ce qui arrive et qu'est-ce qui prend du retard ? » Restez pratique : 1:1 à venir, actions en retard (propriétaire et date d'échéance), et un petit flux « notes récentes » pour reprendre rapidement.
Bonne règle : tout ce dont vous avez besoin dans une journée chargée doit être accessible en un clic.
Les employés ne doivent pas chercher ce qui a été convenu. Donnez-leur une vue simple centrée sur les actions partagées, l'historique des décisions/notes partagées, et un endroit pour noter des sujets pour la prochaine réunion.
Exemple : un employé ouvre l'app lundi matin, voit deux actions dues cette semaine, et ajoute « demander budget formation » comme sujet pour le prochain 1:1.
Utilisez une page de réunion unique que les deux reconnaissent, mais avec des sections clairement séparées : agenda/sujets, notes de coaching privées (manager uniquement, bien étiquetées), et décisions partagées et actions partagées.
Rendez privé et partagé visuellement distincts pour éviter les "oups" accidentels. Même un petit label « Privé : seulement vous pouvez voir ceci » aide à instaurer la confiance.
Ajoutez quelques actions rapides où les gens en ont naturellement besoin : créer une action à partir d'une note, marquer comme fait, et planifier la prochaine réunion.
Ne surdéveloppez pas la recherche, mais rendez-la utile. Filtrez par employé, plage de dates, tag, et statut des actions (ouvert/fait/en retard). Pour les managers, c'est ainsi que vous répondez à « Quels engagements restent ouverts le mois dernier ? » sans fouiller dans d'anciennes pages de réunion.
Construisez cela par petites étapes sûres. La première semaine ne vise pas la perfection. Il s'agit d'une boucle fonctionnelle : créer une réunion, écrire des notes, publier des actions partagées, et vérifier que les règles de confidentialité tiennent à chaque fois.
Commencez par rédiger les règles en langage clair. Une page suffit. Définissez ce qui compte comme notes de coaching privées (seul le manager peut lire) et ce qui compte comme actions partagées (manager et employé peuvent lire). Ajoutez une ligne sur les modifications, par exemple : « Les actions partagées sont visibles seulement après que le manager les marque comme partagées. »
Faites les permissions avant les écrans. Les gens feront confiance à l'app seulement si les règles d'accès sont ennuyeuses et prévisibles. Intégrez les vérifications de permission dans chaque requête : qui demande et à quelle réunion cela appartient.
Un plan simple sur une semaine pour maintenir l'élan :
Ajoutez notifications et rappels seulement après que les bases fonctionnent. Commencez par un déclencheur : quand une action est partagée ou que sa date change, notifiez le propriétaire.
Finissez la semaine avec un petit groupe test : 2 managers et 2 employés. Donnez-leur un scénario (par exemple une discussion sur un délai manqué) et observez les frictions : confusion sur la visibilité, partage accidentel, ou droits d'édition peu clairs. Corrigez d'abord ces problèmes.
Le plus grand risque dans une application de notes 1:1 n'est pas la technique. C'est le moment où quelqu'un dit : « Je ne savais pas que tu avais écrit ça » ou « Je n'ai jamais accepté ça ». Quelques workflows simples rendent l'intention évidente.
Traitez les notes et actions partagées comme un petit accord, pas comme un état par défaut. Rédigez en privé pendant la réunion, puis convertissez en partagé seulement quand vous êtes d'accord sur l'exactitude.
Un flux qui marche bien :
Pour plus de clarté, ajoutez une case optionnelle « employé accusé réception » sur chaque item partagé. Ce n'est pas du juridique. C'est juste un moyen rapide de montrer : « Oui, j'ai vu et nous sommes alignés. »
Les items partagés ne doivent pas changer en silence. Suivez les edits sur le contenu partagé : qui a édité, ce qui a changé, et quand. La plupart des équipes n'ont pas besoin d'un journal d'audit complexe. Même « dernière modification par » plus une courte note de changement évitent les malentendus.
Les modèles aident plus qu'on ne l'attend. Utiliser les mêmes rubriques chaque semaine (victoires, blocages, feedback, croissance, actions) réduit les omissions accidentelles et garde la réunion ciblée.
Décidez aussi de la règle pour proposer des actions. Les deux approches sont valables, mais explicitez-la :
Le pire échec est la perte de confiance irréversible. Si un employé voit quelque chose qui devait rester privé, les gens arrêtent d'écrire et le système devient inutile.
Ceci arrive quand l'UI utilise un seul écran « notes de réunion » et se base sur un filtre pour masquer le texte privé. Les filtres disparaissent.
Évitez cela en séparant le contenu privé et partagé au niveau des données et de l'interface. Utilisez des tables différentes (ou des champs clairement distincts) et affichez-les dans des sections séparées. Ajoutez un test simple : connectez-vous en tant qu'employé et confirmez que les notes de coaching privées n'apparaissent nulle part, y compris dans les exports.
Beaucoup d'équipes ajoutent un rôle Admin pour le support, puis donnent par erreur l'accès à toutes les notes privées « au cas où ». Cela devient un outil de surveillance silencieux.
Définissez une politique avant de développer : qui peut accéder aux notes privées, dans quelles conditions, et comment c'est approuvé. Faites en sorte que par défaut les Admins gèrent les utilisateurs et les paramètres, pas la lecture de tout le contenu. Si vous avez besoin d'une option break-glass, rendez-la explicite et traçable.
Si chaque note de réunion peut ensuite être utilisée dans une évaluation, le ton change vite. Les managers écrivent moins. Les employés partagent moins.
Gardez la documentation d'évaluation séparée. Par exemple, utilisez un type d'enregistrement « revue formelle » avec une visibilité plus stricte et un langage clair, et gardez les notes hebdo centrées sur le coaching, les blocages et la croissance.
Les actions partagées sans propriétaire ni date deviennent un cimetière. Fermez la boucle en exigeant les bases : un propriétaire clair, une date d'échéance (même « prochain 1:1 »), un statut simple (Ouvert/Fait), et une description courte et testable.
La complexité paraît « puissante » jusqu'à ce que les gens arrêtent de l'utiliser. Commencez petit et ajoutez seulement ce qui manque après deux semaines.
Une séparation simple évite beaucoup de problèmes : la note privée du manager peut être « Coacher sur la préparation » et l'action partagée « Envoyer l'ordre du jour 24 heures avant le prochain 1:1 (Propriétaire : Alex, Échéance : vendredi). »
Si les gens ne savent pas qui voit quoi, ils arrêteront d'écrire des notes utiles. Faites un contrôle rapide de confiance avant d'inviter la première équipe.
Commencez par l'écran lui-même. Quand un manager tape, il doit être évident ce qui est privé et ce qui est partagé. Des labels clairs (Privé, Partagé avec l'employé), un fond différent et une courte ligne d'aide comme « Seulement vous pouvez voir ceci » évitent les erreurs.
Les permissions échouent souvent lors des changements d'organisation, pas pendant les semaines normales. Testez-les avant le déploiement :
Maya (manager) rencontre Alex (employé) pour un 1:1 de 30 minutes. Alex veut évoluer vers un rôle de lead, et Maya veut coacher sa communication en réunion d'équipe. Ils conviennent : les observations de coaching restent privées, tandis que les engagements concrets acceptés par les deux vont dans les notes partagées.
Ces notes sont pour Maya uniquement. Elles sont spécifiques, bienveillantes et focalisées sur les tendances et des expériences, pas des étiquettes :
Maya évite d'écrire tout ce qu'elle ne voudrait pas expliquer plus tard. Privé ne veut pas dire négligé.
La section partagée ressemble à un simple accord :
Entre les réunions, Alex suit l'avancement en marquant chaque action comme Non commencé, En cours, ou Fait, et en ajoutant une note courte comme "Fait une pause deux fois, j'ai obtenu plus d'avis de Sam." Si une date est dépassée, Alex la modifie ouvertement au lieu de laisser l'élément devenir obsolète.
La semaine suivante, le 1:1 commence par les éléments partagés de la fois précédente : ce qui a été fait, ce qui ne l'a pas été, et ce qu'il faut changer. Ce n'est qu'après cela que Maya ajoute de nouvelles observations privées de coaching pour son suivi.
Commencez par un pilote, pas un déploiement entreprise. Choisissez une équipe, un modèle de réunion et une cadence hebdomadaire simple pour 4 à 6 semaines. L'objectif : prouver que les limites fonctionnent et que l'habitude tient.
Décidez où l'application vivra avant d'en construire trop. Si les managers tapent pendant les réunions, une application web suffit souvent. Si les gens consultent les actions juste avant le 1:1 suivant, l'accès mobile compte. Quoi que vous choisissiez, facilitez la connexion pour que les gens ne retournent pas à des docs dispersés.
Rédigez une courte politique qui fixe les attentes. Restez clair et précis :
Si vous construisez ceci en interne, une plateforme no-code peut vous aider à avancer vite sans transformer les règles de confidentialité en une pile de contrôles manuels. Par exemple, AppMaster (appmaster.io) vous permet de modéliser une base PostgreSQL, d'appliquer un contrôle d'accès basé sur les rôles dans la logique backend, et de générer du code source déployable ou exportable.
Un bon test pilote : après chaque réunion, le manager publie 2 à 5 actions partagées dans les 24 heures, et l'employé confirme qu'elles correspondent. Si c'est simple et prévisible, vous êtes prêt à élargir.
20 janv. 2026
8 min
20 janv. 20268 min
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