Créez une application NCR avec tâches CAPA pour enregistrer les défauts, attribuer les étapes d'analyse des causes, fixer des échéances et suivre les actions correctives jusqu'à leur approbation et clôture.
Un rapport de non-conformité (NCR) consigne quelque chose qui n'a pas respecté une exigence. Cette exigence peut être un plan, une spécification, une instruction de travail ou une attente client. L'objectif n'est pas d'accabler quelqu'un mais de capter les faits tant qu'ils sont frais pour éviter que le même problème ne se reproduise.
CAPA signifie Action Corrective et Préventive (Corrective and Preventive Action). C'est ce qui se passe après l'enregistrement du NCR : on enquête sur la cause, on corrige le problème immédiat et on met en place une mesure de prévention. Dans un bon système, le NCR déclenche l'action et le CAPA assure le suivi.
Ensemble, NCR et CAPA aident à résoudre des problèmes pratiques : consigner les incidents de manière cohérente, attribuer des responsabilités claires, respecter les délais avec des dates d'échéance, garder une traçabilité des décisions et éviter les répétitions.
Les déclencheurs fréquents sont faciles à repérer quand on y prête attention : une plainte client, un contrôle en cours de fabrication échoué, un rejet en inspection finale ou un problème fournisseur comme des certificats de matière erronés. Même les quasi-accidents peuvent valoir un NCR quand le coût d'une répétition est élevé.
Un exemple simple : un lot ne passe pas un contrôle dimensionnel. Le NCR enregistre le numéro de pièce, le lot, la mesure, des photos et qui l'a trouvé. Le CAPA assigne ensuite l'analyse des causes, l'action corrective (confinement et réparation), la prévention (changement de processus ou formation) et la vérification avant la clôture.
Un NCR est utile lorsqu'il capture uniquement ce qui aide quelqu'un à prendre une décision : ce qui s'est passé, l'ampleur et la suite à donner. Si le formulaire ressemble à un questionnaire, les gens le sauteront ou écriront « voir email ».
La plupart des équipes s'en sortent bien avec cinq groupes de champs :
Les pièces jointes comptent plus que de longs blocs de texte. Une seule photo d'un boîtier fissuré, plus la note d'inspection montrant une mesure hors tolérance, peut faire gagner des heures. Pour les problèmes fournisseurs, joignez le document ou le certificat fournisseur.
Exemple : un contrôleur réception repère 12 unités du lot B-104. Le NCR enregistre la PO, la révision de la pièce, la sévérité « élevée » et le confinement « mise en quarantaine rack Q2 ». C'est suffisant pour que le prochain responsable commence l'analyse des causes sans courir après le contexte.
Avant de créer des écrans, convenez d'un flux simple que tout le monde peut suivre. Un workflow clair évite deux problèmes courants : des NCR qui restent en attente et des CAPA ouverts pour chaque petit incident.
Commencez par un petit ensemble de statuts qui reflètent vraiment la marche du travail, par exemple Draft, Submitted, Containment, RCA, CAPA, Verification, Closed. Gardez des noms familiers pour que opérateurs, qualité et managers les comprennent de la même façon.
Décidez qui peut faire avancer un NCR et explicitez les règles. Par exemple : le déclarant peut sauvegarder et soumettre, la qualité peut accepter et router, la production peut compléter les tâches de confinement, la qualité fournisseur peut mener la RCA fournisseur, et la direction peut approuver la clôture pour les risques élevés.
Ajoutez quelques « portes » pour s'assurer que les bonnes informations existent avant les changements de statut. Restez minimaliste, mais strict là où c'est important :
Décidez aussi quand ouvrir un CAPA versus clôturer comme un incident mineur. Une règle simple fonctionne bien : ouvrez un CAPA si le défaut est répété, impacte le client, est lié à la sécurité ou est systémique chez le fournisseur. Si c'est un vrai cas isolé et entièrement contenu, clôturez avec une courte justification.
Planifiez les approbations tôt. Beaucoup d'équipes utilisent une chaîne légère : la qualité approuve le NCR, la production confirme la faisabilité, la qualité fournisseur confirme les engagements, et la direction signe pour le risque et la clôture.
Si les gens ne font pas confiance aux rôles et règles, ils contourneront le système. Gardez simple : un propriétaire clair pour chaque NCR, et des tâches qui peuvent être déléguées sans perdre la responsabilité.
Un modèle de rôles pratique :
Gardez la propriété avec une seule personne (souvent Qualité). Laissez-la réassigner des tâches, mais évitez de réassigner le NCR lui-même sauf raison valable. Cela facilite les réponses en audit.
Les permissions doivent refléter le travail réel :
Une piste d'audit n'est pas optionnelle. Suivez qui a modifié quoi et quand pour les statuts, dates d'échéance, affectations et champs clés. Capturez le « pourquoi » pour les changements sensibles, comme le déplacement d'une date d'échéance.
Pour les fournisseurs et parties externes, limitez l'accès : donnez-leur un accès restreint à leurs tâches assignées ou utilisez un mandataire interne (souvent Supplier Quality) qui enregistre les mises à jour fournisseur.
Commencez par les données. Si les tables sont claires, les écrans deviennent plus simples.
Un ensemble d'objets utile : NCR (le rapport), NCR Item (ce qui a échoué, où et combien), Task (travail à faire), Comment (discussion) et Attachment (photos, PDF, mesures). Un NCR contient souvent plusieurs items, tâches, commentaires et fichiers. Les tâches doivent toujours pointer vers le NCR pour que l'on puisse passer du travail au contexte en un clic.
Un ordre de construction simple :
Gardez Créer NCR court. Capturez seulement l'essentiel pour démarrer : numéro de pièce, description du défaut, emplacement, sévérité, détecté par, date. Complétez le reste sur la page Détails.
Utilisez des règles de workflow pour contrôler les changements de statut avec des vérifications basiques. Quand quelqu'un soumet, validez les champs requis, définissez le statut et horodatez la soumission. Quand quelqu'un clôt, confirmez que toutes les tâches requises sont terminées et que les notes de clôture sont présentes.
Exemple : un opérateur enfile un NCR pour des boîtiers rayés. Le superviseur ouvre le NCR, ajoute deux tâches (confinement et investigation), assigne des responsables et joint une photo. L'enregistrement reste lisible car tâches, commentaires et fichiers sont tous liés au même NCR.
La RCA échoue quand elle est traitée comme une unique zone de texte. Une meilleure pratique est un petit ensemble de types de tâches RCA répétables, chacune avec un résultat clair que quelqu'un d'autre peut vérifier.
Choisissez 3 à 5 types de tâches RCA qui conviennent à la plupart des défauts et gardez-les cohérents :
Rédigez les tâches de façon à ce qu'elles puissent être marquées faites ou non faites. « Investiguer le problème » est trop vague. « Confirmer la plage de couple utilisée sur le Lot 24 et joindre le journal de couple » est vérifiable.
Exigez une preuve pour chaque tâche RCA, soit en pièce jointe soit en note courte. Maintenez ensuite un champ structuré « Cause racine » qui force la clarté, par exemple : Cause (ce qui a échoué), Pourquoi (ce qui a permis l'échec), Preuve (quelle preuve le soutient).
Ajoutez une porte qui empêche toute action prématurée : la RCA doit être approuvée avant que les tâches CAPA puissent commencer.
Un test utile : si quelqu'un de nouveau peut suivre les preuves et reproduire le raisonnement, la RCA remplit sa mission.
Les actions correctives et préventives semblent similaires, mais en pratique elles sont différentes. L'action corrective supprime la cause du problème spécifique (corriger maintenant). L'action préventive réduit la probabilité de répétition sur d'autres produits, lignes ou sites.
Séparez les actions correctives et préventives dans votre application NCR/CAPA. Sinon, les équipes fermeront le CAPA avec un pansement rapide et le problème réapparaîtra.
Rédigez chaque action pour qu'une personne nouvelle puisse l'exécuter sans deviner. Quelques champs suffisent :
La vérification est le contrôle immédiat : avons-nous fait ce qui était prévu et cela répond-il aux critères d'acceptation ? Assignez un vérificateur qui n'est pas le propriétaire quand c'est possible, et exigez une preuve.
La revue d'efficacité vient plus tard : la modification a-t-elle tenu dans le temps ? Fixez une fenêtre selon le risque, souvent 30 à 90 jours. Par exemple, pour un problème « étiquettes qui bavent après emballage », l'efficacité peut être « zéro bavure sur les 500 dernières unités » ou « aucune plainte client en 60 jours ».
La clôture doit être une règle, pas un ressenti. Clôturez seulement quand toutes les actions sont vérifiées, la revue d'efficacité est complétée (ou formellement renoncée avec raison) et les approbations requises sont enregistrées.
Les dates d'échéance fonctionnent seulement quand elles sont jugées justes. Si toutes les tâches sont « dues demain », les gens cessent de faire confiance au système. Définissez des valeurs par défaut sensées selon la sévérité et laissez les responsables ajuster avec une raison claire.
Un point de départ simple adopté par beaucoup :
Gardez les rappels discrets et prévisibles : un message quelques jours avant l'échéance, puis un message le jour même. Si une tâche est déjà « en cours » avec un commentaire, évitez les relances quotidiennes.
L'escalade doit prévenir les risques bloqués, pas humilier les gens. Lie-la à l'action :
Pour éviter un arriéré silencieux, rendez le statut « en retard » difficile à ignorer. Affichez le nombre de tâches en retard sur l'écran d'accueil de chaque rôle : les propriétaires de tâches voient les leurs, les propriétaires de NCR voient tout ce dont ils sont responsables.
Suivez aussi les temps de cycle pour améliorer le processus, pas seulement courir après les dates : soumis -> confinement, confinement -> RCA, RCA -> clôture.
Un bon tableau de bord rend le système apaisant. Les gens voient ce qui nécessite attention aujourd'hui, et les managers détectent le risque avant qu'il ne devienne un point d'audit tardif.
Commencez par une liste de NCR utilisable rapidement, avec des filtres cohérents. Filtres courants : statut, sévérité, produit/zone de processus, fournisseur (si pertinent) et propriétaire actuel.
Ajoutez ensuite une vue manager qui répond à trois questions : Qu'est-ce qui est en retard ? Qu'est-ce qui vieillit ? Qu'est-ce qui se répète ? Tuiles utiles : tâches RCA et CAPA en retard, NCR ouverts depuis plus de 30 jours, et catégories de défauts les plus fréquentes par compte et sévérité. Si vous ne suivez qu'une tendance, suivez les problèmes récurrents par catégorie et ligne produit.
Les pistes d'audit doivent être intégrées. Pour chaque NCR et élément CAPA, enregistrez l'historique des changements, qui a modifié quoi et quand. Au minimum, consignez les changements de statut (y compris réouvertures), les approbations, les commentaires et pièces jointes, les changements de date d'échéance (avec raison) et les réaffectations de propriétaire.
Pour des rapports plus propres et des audits plus simples, utilisez des listes contrôlées pour la sévérité, la catégorie de défaut, la méthode d'analyse racine et la disposition. Le texte libre reste utile, mais ne doit pas être la seule source de vérité.
Un contrôleur réception trouve que 12 des 200 supports inox ont des bavures sur un bord susceptibles de blesser un opérateur. Elle enregistre un NCR, ajoute des photos, le numéro de lot fournisseur et le classe comme risque sécurité.
Le responsable qualité le révise le jour même et décide du confinement : mettre le lot en quarantaine, arrêter l'ordre de travail qui utilise ces supports et informer la production et les achats. Un court message est diffusé au sol : « Ne pas utiliser le lot L-4821. Pièces en Hold zone A. »
La RCA commence avec un petit ensemble de tâches aux responsabilités claires :
Vendredi, l'équipe s'accorde sur la cause racine : « Le fournisseur a changé la meule de débavurage et a omis le contrôle première pièce, permettant aux bavures de passer sans détection. »
Les tâches CAPA sont assignées avec échéances et preuves attendues :
La clôture intervient seulement après la réussite de la vérification. L'approbateur marque le CAPA « Efficace », joint le rapport d'inspection final et la checklist signée du fournisseur, puis clôture le NCR avec une piste d'audit claire.
Le principal échec est de rendre le signalement si difficile que les gens arrêtent de le faire. Si votre formulaire NCR demande d'emblée une histoire complète de la cause racine, vous obtiendrez des entrées incomplètes ou rien du tout. Concentrez la première étape sur ce qui s'est passé, où, quand et qui l'a vu. Ajoutez les détails d'investigation plus tard sous forme de tâches.
Le deuxième souci majeur est la propriété. Quand un NCR est assigné à « l'équipe », cela signifie généralement « personne ». Chaque enregistrement doit avoir un propriétaire nommé à chaque étape, même si plusieurs personnes contribuent.
Des règles floues créent le chaos. Si la sévérité est subjective, des défauts similaires seront gérés différemment et les audits seront compliqués. Définissez des niveaux de sévérité avec des exemples simples et précisez quand un CAPA est requis (répétition, impact client, risque sécurité, défaillance de processus).
Quelques erreurs qui cassent doucement le suivi :
Un autre manque fréquent est de clôturer sur la base de l'activité et non des résultats. « Action complétée » n'est pas équivalent à « efficacité vérifiée ». Faites de la vérification une étape requise avec un résultat clair pass/fail.
Une application NCR simple avec tâches CAPA fonctionne mieux quand chaque enregistrement répond : que s'est-il passé, qui en est responsable, qu'est-ce qui est dû ensuite et quelle preuve montre que c'est résolu.
Concentrez votre première version :
Démarrez par un pilote sur une ligne, un site ou une famille de produits pendant 2 à 3 semaines. Vous verrez quels champs sont ignorés, quels statuts embrouillent et où les transferts échouent.
Décidez tôt où l'application tournera. Le cloud est le plus rapide pour un pilote. L'export de code source ou l'auto-hébergement convient aux équipes avec des règles IT strictes, mais il est plus simple de prendre cette décision avant de verrouiller notifications et règles d'accès.
Si vous construisez sur AppMaster, vous pouvez modéliser les NCR, tâches, propriétaires et dates d'échéance comme objets de données simples, puis utiliser des workflows visuels pour appliquer des verrous comme « RCA approuvée avant démarrage du CAPA ». Pour les équipes qui veulent tester rapidement avec des utilisateurs réels, AppMaster (appmaster.io) est une manière pratique de construire et itérer sans écrire de code.
Quelle est la différence entre un NCR et un CAPA ?Un NCR (rapport de non-conformité) consigne les faits sur ce qui n'a pas respecté une exigence, tandis que le CAPA (action corrective et préventive) est le suivi : on analyse la cause, on corrige le problème et on met en place des mesures pour éviter la répétition. Une règle pratique : enregistrez le NCR dès la détection du défaut, puis n'ouvrez un CAPA que si le problème est répété, à risque élevé, impacte le client, est lié à la sécurité ou est systémique.
Quand devrais-je créer un NCR au lieu de simplement réparer le problème sur place ?Enregistrez-le quand il y a une non-conformité claire et suffisamment d'informations pour identifier l'élément et l'étendue, même si vous n'avez pas encore identifié la cause. Pour un quasi-incident qui serait coûteux à répéter, un NCR vaut souvent la peine car il crée traçabilité et responsabilité.
Quels sont les champs les plus importants à inclure dans un NCR ?Commencez par ce dont quelqu'un a besoin pour agir : lieu de découverte, pièce/numéro de révision/lot, description du défaut, quantité affectée, sévérité et confinement immédiat. Gardez le formulaire court au départ pour encourager les soumissions ; les détails d'investigation et d'actions viendront ensuite sous forme de tâches.
Quel est un flux NCR vers CAPA simple qui ne perturbera pas les équipes ?Un flux simple suffit : Draft, Submitted, Containment, RCA, CAPA, Verification, Closed. L'essentiel est d'exiger le confinement avant de lancer la RCA, et d'exiger une cause racine approuvée avant que les tâches CAPA ne commencent, afin que les actions soient fondées sur des preuves et non sur des suppositions.
Qui doit être propriétaire d'un NCR et qui doit réaliser les tâches ?Donnez un propriétaire nommé pour l'ensemble du NCR, souvent en Qualité, afin que la responsabilité soit claire. D'autres personnes peuvent être responsables de tâches de confinement, de RCA ou d'actions, mais un seul propriétaire conserve la traçabilité et fait avancer l'enregistrement.
Comment définir les permissions pour que le système soit accepté et non contourné ?Verrouillez les faits clés après soumission pour préserver la confiance dans le dossier, tout en autorisant commentaires et pièces jointes pour ajouter du contexte. Règles types : le déclarant ne peut pas modifier les champs clés après soumission ; les assignés ne peuvent modifier que leurs tâches ; le propriétaire du NCR contrôle le statut et les échéances ; les approbateurs doivent commenter en cas de rejet.
Comment éviter que l'analyse des causes profondes devienne un texte vague ?Rendez les preuves obligatoires au niveau des tâches plutôt que dans une grande zone de texte. Exigez une photo, un journal de mesures, un document mis à jour ou une note vérifiable, et utilisez un champ structuré de cause racine qui explique ce qui a échoué, pourquoi cela a été possible et quelle preuve le soutient.
Pourquoi faut-il suivre séparément les actions correctives et préventives ?Une action corrective corrige la cause du problème spécifique maintenant ; une action préventive réduit la probabilité que le même échec réapparaisse ailleurs. Les séparer oblige à la clarté : on sait ce qui a réglé le problème immédiat et ce qui a changé le système pour prévenir les répétitions.
Comment définir des échéances, des rappels et des escalades sans agacer tout le monde ?Utilisez des délais par défaut basés sur la sévérité et n'autorisez les changements qu'avec une raison. Les rappels doivent être limités et prévisibles, et l'escalade doit entraîner une action concrète (nouvelle date d'échéance et raison) plutôt que des notifications incessantes que personne ne lit.
Quelle est la façon la plus rapide de construire une application NCR avec tâches CAPA dans AppMaster ?Commencez petit avec un modèle de données de base : NCR, NCR Items, Tasks, Comments et Attachments, puis trois écrans : liste, création et détail. Dans AppMaster (appmaster.io), vous pouvez modéliser ces objets et utiliser des workflows visuels pour appliquer des verrous comme « confinement enregistré avant RCA » et « RCA approuvée avant CAPA », ce qui permet un pilote rapide sans écrire de code.
21 janv. 2026
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20 janv. 20268 min
20 janv. 20268 minExpérimentez avec AppMaster avec un plan gratuit.
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