Bauen Sie eine Zeiterfassungs-App mit Überstundenregeln, die wöchentliche Einreichung, Manager-Genehmigungen und saubere Exporte genehmigter Stunden für die Lohnabrechnung unterstützt.
Eine Stundenzettel-App mit Überstundenregeln geht nicht nur ums Erfassen von Stunden. Es geht darum, Verwirrung zu vermeiden, Fehler in der Bezahlung zu reduzieren und allen denselben vorhersehbaren Ablauf zu geben.
Wenn Stundenzettel in Tabellen oder Chatnachrichten leben, häufen sich kleine Probleme schnell an. Menschen nutzen unterschiedliche Vorlagen, vergessen Pausen einzutragen oder ändern Einträge später, ohne dass jemand es bemerkt. Manager verbringen ihre Zeit damit, fehlende Stunden hinterherzulaufen, anstatt zu prüfen, ob die Woche insgesamt sinnvoll aussieht. Am Zahltag setzt man fragmentarische Infos zusammen und hofft, dass sie mit dem übereinstimmen, was die Mitarbeiter im Kopf haben.
Bei Überstunden beginnen oft Streitigkeiten. Wenn die Regel nicht konsistent ist (oder nicht so formuliert ist, dass sie leicht zu befolgen ist), können zwei Mitarbeiter mit dem gleichen Dienstplan unterschiedlich bezahlt werden. Selbst wenn alle ehrlich handeln, verursachen unklare Regeln Nacharbeit: Neuberechnungen, rückwirkende Änderungen und unangenehme Gespräche.
Genehmigungen sind das Sicherheitsgate, bevor Geld fließt. Ein Genehmigungsschritt durch den Manager bestätigt, dass die Woche vollständig ist, Job- oder Projekt-Codes (falls verwendet) sinnvoll sind und Überstunden begründet sind. Er schafft auch einen klaren „das ist endgültig“-Moment, sodass die Lohnbuchhaltung keine Zahlen aus einem Entwurf zieht.
Die wöchentliche Abgabe sollte zu einer einfachen Gewohnheit werden: Alle arbeiten innerhalb einer definierten Arbeitswoche (zum Beispiel Mo–So), reichen bis zu einer klaren Frist ein (zum Beispiel Montag 10:00 Uhr) und erhalten Erinnerungen vor Ablauf. Nach der Einreichung sollten Bearbeitungen gesperrt werden oder erneute Genehmigung benötigen, und der Status sollte offensichtlich sein (Entwurf, Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt).
Eine solche App funktioniert nur, wenn alle sich von Anfang an über die Grundlagen einig sind: wann eingereicht wird, wer was ändern kann und was als Überstunde zählt. Wenn Sie keine Grenzen früh setzen, wird die App zur wöchentlichen Streitquelle.
Beginnen Sie mit dem Einreich-Rhythmus. Wöchentliche Einreichung hält die Dinge für die meisten Teams einfach: Leute können während der Woche Zeit erfassen und dann einmal einreichen. Die Schlüsselgrenze ist, ob nach der Einreichung noch Änderungen erlaubt sind. Eine übliche Regel ist, dass Einträge bis zum Drücken der wöchentlichen Schaltfläche "Einreichen" editierbar bleiben.
Überstundenregeln müssen eindeutig sein. Entscheiden Sie, ob Überstunden durch Tagesgrenzen (z. B. über 8 Stunden pro Tag), Wochenlimits (über 40 Stunden pro Woche) oder beides ausgelöst werden. Wenn beides gilt, legen Sie fest, welche Regel Vorrang hat, damit Sie Überstunden nicht doppelt zählen.
Die Manager-Genehmigung sollte ein enger Kreislauf bleiben, damit sie schnell nutzbar ist: Genehmigen (Stunden werden endgültig), Änderungen anfordern (Mitarbeiter ändert und reicht erneut ein) oder Ablehnen (Mitarbeiter korrigiert und reicht erneut ein).
Sobald genehmigt, sperren Sie den Zeitraum. Sperren verhindert Last-Minute-Änderungen und hält die Lohnabrechnung konsistent. Falls Korrekturen nötig sind, nutzen Sie eine Aktion „Entsperren mit Grund“, die festhält, wer entsperrt hat und warum.
Der Payroll-Export sollte nur genehmigte Stunden enthalten. Machen Sie das zur harten Grenze: Ungeprüftes bleibt aus den Exporten draußen, auch wenn es vollständig aussieht.
Das Ziel ist nicht, alles zu erfassen. Es geht darum, gerade genug zu speichern, um Stunden zu berechnen, Richtlinien anzuwenden und zu beweisen, wer was genehmigt hat.
Beginnen Sie mit Rollen. Die meisten Teams brauchen drei: Mitarbeiter, die Zeit erfassen; Manager, die genehmigen; und Payroll (oder Admin), die exportieren und die Einrichtung vornehmen. Halten Sie Berechtigungen einfach, damit niemand blockiert wird.
Denken Sie in drei Schichten: Personen, ein wöchentliches Stundenzettel und einzelne Zeiteinträge.
Speichern Sie die Basisdaten jeder Person (Name, Mitarbeiter-ID oder E-Mail, Rolle, Manager und Team oder Kostenstelle). Für jeden Stundenzettel speichern Sie Besitzer, Wochenbeginn-Datum, die für diese Woche verwendete Zeitzone und einen Status (Entwurf, Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt). Für jeden Eintrag erfassen Sie Datum, Startzeit, Endzeit, Pausenminuten, Projekt oder Aufgabe und eine kurze Notiz.
Sie sollten zudem Kalendereinstellungen wie Wochenstarttag (Mo oder So) und die Zeitzone, die Sie für Regeln verwenden, speichern. Wenn Payroll es braucht, fügen Sie optionalen Kontext wie Standort oder Abteilung hinzu.
Genehmigungen sind die Stelle, an der Meinungsverschiedenheiten auftreten, also legen Sie eine kleine, langweilige und klare Prüfspur an:
Beispiel: Ein Mitarbeiter in Berlin reicht am Sonntagabend ein. Wenn Sie die für diese Woche verwendete Zeitzone speichern, vermeiden Sie das klassische Problem, dass die Einreichzeit für einen Manager in New York wie Montag aussieht.
Wenn Sie nur diese Felder erfassen, können Sie Überstundenregeln ausführen, Genehmigungen routen und saubere Summen für die Lohnbuchhaltung exportieren, ohne die App in ein komplexes HR-System zu verwandeln.
Formulieren Sie die Richtlinie als einfache Sätze, die jeder lesen kann. Wenn Sie es nicht klar erklären können, wird die App Überraschungen in der Lohnabrechnung erzeugen.
Beginnen Sie mit dem Auslöser: Überstunden nach 8 Stunden am Tag, nach 40 Stunden pro Woche oder beides. Wenn beides gilt, legen Sie die Reihenfolge fest. Eine übliche Wahl ist, zuerst tägliche Überstunden zu berechnen und dann wöchentliche Überstunden nur auf die verbleibenden regulären Stunden anzuwenden.
Seien Sie explizit, welche Zeiten zählen. Unbezahlte Pausen können alles verändern, also sagen Sie es deutlich: „Mittagspause ist unbezahlte Zeit und zählt nicht zu den Arbeitsstunden.“ Wenn Sie runden, schreiben Sie das ebenfalls auf. Zum Beispiel: „Runden Sie Ein- und Ausstempelungen auf die nächsten 5 Minuten.“ Über einen Monat summieren sich kleine Rundungsentscheidungen.
Behandeln Sie dann Sondertage. Wochenenden, Feiertage und Reisezeit haben oft andere Regeln. Selbst wenn Sie nicht extra bezahlen, benötigen Sie eine klare Aussage wie: „Samstagsstunden werden wie Wochentage behandelt, es sei denn, die wöchentlichen Gesamtstunden überschreiten 40.“
Beispiele für Richtungsätze, die Sie kopieren und anpassen können:
Sobald diese Sätze vereinbart sind, wird das Bauen der Logik eher Übersetzung als Debatte.
Ein wöchentlicher Ablauf funktioniert am besten, wenn alle wissen, was „diese Woche“ bedeutet und wann eingereicht werden muss. Wählen Sie einen einzigen Wochenstarttag (häufig Montag) und eine klare Frist (z. B. Montag 10:00 Uhr in der Zeitzone des Mitarbeiters). Späte Einreichungen sollten möglich, aber sichtbar sein.
Definieren Sie eine Woche als festen Datumsbereich und speichern Sie sie im Stundenzettel. Das vermeidet Verwirrung, wenn jemand die App mitten in der Woche öffnet oder reist. Fügen Sie von Anfang an ein Statusfeld hinzu (Entwurf, Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt).
Halten Sie die Bearbeitung einfach: Datum, Startzeit, Endzeit (oder Gesamtstunden), Pausenzeit, Projekt- oder Cost-Code (falls nötig) und eine kurze Notiz. Lassen Sie Mitarbeiter den Eintrag vom Vortag kopieren und anpassen. Diese eine Abkürzung reduziert den Wochenaufwand erheblich.
Wenn Einträge ergänzt werden, zeigen Sie oben die Wochensummen: Gesamtstunden, reguläre Stunden, Überstunden. Die Aufteilung darf bis zur Wocheabschluss-Schätzung geschätzt werden, sollte sich aber in Echtzeit aktualisieren, damit Mitarbeiter Fehler früh erkennen.
Wenn Pflichtfelder fehlen, zeigen Sie eine klare Warnung an, statt die Summen „falsch“ aussehen zu lassen.
Die Schaltfläche Einreichen sollte drei Dinge tun: Einträge validieren (keine negativen Zeiten, keine Überlappungen, Pflichtnotizen), den Status auf Eingereicht setzen und die Bearbeitung sperren. Wenn eine Änderung nötig ist, gehen Sie über „Zurück zu Entwurf“ (üblich durch Zurücksendung oder Ablehnung durch den Manager).
Nach Einreichung braucht der Manager eine einfache Warteschlange: Mitarbeitername, Wochenbereich, Gesamtstunden, markierte Probleme (z. B. fehlende Notizen) und eine schnelle Prüfoberfläche. Hier gehören auch automatische Benachrichtigungen hin, wenn ein Stundenzettel auf Eingereicht wechselt.
Ein Manager sollte einen Bildschirm öffnen und sofort sehen, was Aufmerksamkeit braucht. Zeigen Sie eine kurze Liste eingereichter Wochen mit Mitarbeitername, Wochenbereich, Gesamtstunden, Überstunden und einem schnellen Hinweis auf Notizen. Diese Zusammenfassung hilft Managern, Probleme zu erkennen, ohne jeden Tag einzeln anzuklicken.
Beim Öffnen einer Woche halten Sie Entscheidungen konsistent:
Kommentare sind wichtig. Fordern Sie für Zurücksendungen und Ablehnungen einen kurzen Grund an und speichern Sie ihn mit dem Datensatz, damit der Mitarbeiter genau weiß, was zu korrigieren ist.
Seien Sie klar darüber, was nach jeder Entscheidung noch geändert werden darf. Nach Zurücksendung oder Ablehnung kann der Mitarbeiter Einträge und Notizen bearbeiten und erneut einreichen. Nach Genehmigung sollten Änderungen standardmäßig gesperrt sein. Wenn Änderungen erlaubt werden, nutzen Sie eine Aktion „Woche wieder öffnen“, die einen neuen Genehmigungszyklus startet (und bei Bedarf eine zweite Genehmigung erfordert).
Planen Sie für Abwesenheiten. Weisen Sie pro Team (oder pro Mitarbeiter) einen Backup-Genehmiger zu und erlauben Sie HR oder einem Admin, Genehmigungen während Urlaubszeiten neu zuzuweisen.
Führen Sie eine Prüfspur: wer eingereicht hat, wer genehmigt (oder delegiert), Zeitstempel und ein einfaches Änderungsprotokoll (welches Feld wann geändert wurde).
Überstunden klingen einfach, bis die erste unübersichtliche Woche auftaucht. Sie brauchen eine einzige Quelle der Wahrheit für die Mathematik, und sie muss mit dem übereinstimmen, was Mitarbeiter sehen, Manager genehmigen und Payroll exportiert.
Entscheiden Sie zuerst, von welchen Werten Sie rechnen: Tageswerte, Wochenwerte oder beides. Viele Richtlinien behandeln die ersten 8 Stunden pro Tag als regulär und zählen alles darüber als Überstunde. Andere ignorieren Tagesgrenzen und betrachten nur Wochenstunden (z. B. alles über 40 Stunden). Wenn Ihre Richtlinie beides nutzt, definieren Sie die Reihenfolge, damit Sie nicht doppelt zählen. Ein praktischer Ansatz ist: Berechnen Sie zuerst tägliche Überstunden, dann wöchentliche Überstunden auf den verbleibenden regulären Stunden.
Diese Situationen brechen oft Summen oder erzeugen Streit:
Menschen korrigieren sich schneller, wenn sie eine klare Aufschlüsselung sehen. Zeigen Sie die täglichen regulären Stunden, Überstunden und unbezahlten Pausen an sowie eine Wochensumme. Wenn etwas merkwürdig aussieht, heben Sie genau den Eintrag hervor, der das Problem verursacht (z. B.: „Überlappt mit 14:00–16:00“).
Halten Sie Berechnungen überall konsistent. Verwenden Sie dieselbe Überstundenlogik für den Mitarbeiterbildschirm, die Manageransicht, Berichte und den Payroll-Export.
Payroll-Teams brauchen selten alles, was die App erfasst. Sie brauchen eine vorhersehbare Datei mit den genauen Spaltennamen, die ihr System erwartet, geliefert nach einem Zeitplan. Entscheiden Sie das früh, damit Sie nicht in wöchentlichen Abstimmungsrunden enden.
Beginnen Sie damit, das Exportformat zu vereinbaren. CSV ist üblich, weil die meisten Payroll-Systeme es importieren können, aber entscheidend ist die Feldliste und die Spaltennamen. Wenn Payroll sagt, die Spalte muss EmployeeID heißen, passen Sie sich genau daran an.
Eine praktische Exportdatei enthält meist Mitarbeiter-ID (nicht nur Name), das Datum des Wochenendes (oder Wochenbeginn plus -ende), reguläre und Überstunden in separaten Spalten, eine Kostenstelle oder Projektcode (falls Arbeitszeit zugeordnet wird) sowie den Zeitstempel der Genehmigung und die ID des Genehmigers.
Exportieren Sie nur vollständig genehmigte Wochen. Behandeln Sie die Genehmigung als Gate: keine Genehmigung, kein Export.
Korrekturen sind der Punkt, an dem Teams feststecken. Ein sauberer Ansatz ist, einen exportierten Datensatz nicht im Nachhinein zu ändern. Erstellen Sie stattdessen einen Anpassungsdatensatz, den Payroll als Delta importieren kann. Wenn z. B. Woche 42 mit 5,0 Überstunden exportiert wurde, aber 4,0 sein sollte, erzeugen Sie eine Anpassungszeile für -1,0 Überstunden, die an die ursprüngliche Woche und den Mitarbeiter gebunden ist.
Speichern Sie Exporte als Chargen, damit Payroll sicher neu ausführen kann. Geben Sie jeder Charge eine Export-ID, das Erstellungsdatum/-uhrzeit und die verwendeten Filter (z. B. „Genehmigte Wochen endend 2026-01-18“). Wenn Payroll dieselbe Charge zweimal importiert, hilft die Export-ID, Duplikate zu erkennen.
Solche Apps scheitern meist aus einfachen Gründen: unklare „endgültige“ Zustände, unklare Zeitgrenzen und Exporte, die nicht mit den Erwartungen der Lohnbuchhaltung übereinstimmen.
Die erste Falle ist, Menschen nach Genehmigung Zeit bearbeiten zu lassen. Das klingt flexibel, bricht aber das Vertrauen in die Zahlen. Behandeln Sie Genehmigt als gesperrt. Wenn wirklich eine Änderung nötig ist, verlangen Sie einen Korrekturantrag, der die Woche wieder öffnet und eine Prüfspur hinterlässt, was geändert wurde und warum.
Überstundenregeländerungen mitten in einer Periode sind eine weitere häufige Streitquelle. Wenn die Richtlinie an einem Mittwoch ändert, dokumentieren Sie das Datum des Inkrafttretens und die Version, die für jede Woche verwendet wurde. Sonst können zwei Personen identische Stunden haben und unterschiedliche Überstundenergebnisse. Schon eine kurze Notiz wie „Richtlinie v2 gültig ab 15. Jan.“ am Stundenzettel kann Streit verhindern.
Zeitzonenentscheidungen können still und heimlich Summen kaputtmachen. Wählen Sie eine Regel und halten Sie sich daran: verwenden Sie die lokale Zeitzone des Mitarbeiters oder die Zeitzone der Firmen-Payroll. Wenn Sie nichts tun, können Nachtschichten in den falschen Tag rutschen und Tages- und Wochenstunden sowie Überstunden verändern.
Genehmigungen ohne Kommentar verschwenden Zeit. Wenn ein Manager eine Woche ablehnt oder zurücksendet, verlangen Sie einen kurzen Grund, damit der Mitarbeiter weiß, was zu korrigieren ist.
Einige Regeln, die sich durchsetzen sollten:
Bevor jemand Zeit erfasst, stimmen Sie die Einstellungen ab, die darüber entscheiden, ob der Prozess fair und vorhersehbar wirkt.
Sperren Sie die Kalenderregeln: Wochenstarttag (Montag vs. Sonntag) und die Einreichfrist (z. B. „bis Montag 10:00 Uhr für die Vorwoche einreichen“). Schreiben Sie das auf und wiederholen Sie es in der UI, damit niemand rät.
Schreiben Sie Ihre Überstundenregel in klaren Sätzen und testen Sie sie mit einigen realen Beispielen. Testen Sie nicht nur eine „normale“ Woche. Probieren Sie 3–5 Szenarien, einschließlich Nachtschicht, verpasster Pause und Split-Shift.
Halten Sie die Rollout-Prüfungen praktisch:
Achten Sie besonders auf Sperrregeln. Eingereicht sollte Bearbeitungen stoppen, es sei denn, ein Manager sendet zurück. Genehmigt sollte praktisch unveränderlich sein, außer über einen nachverfolgten Korrekturfluss. Sonst wird die Lohnabrechnung zur verschiebbaren Zielgröße.
Machen Sie den Payroll-Export langweilig. Er sollte für denselben Zeitraum immer dieselben Zahlen liefern und nur genehmigte Stunden enthalten. Wenn das erneute Ausführen des Exports vom letzten Monat das Ergebnis ändert, pausieren Sie den Rollout und beheben Sie das zuerst.
Ein Lagerteam zahlt Überstunden für alles über 40 Stunden in einer Montag–Sonntag-Woche, und nur genehmigte Stunden werden bezahlt. Jeder Arbeiter reicht einmal pro Woche ein, und ein Manager muss bis Montagmittag genehmigen.
Jordan arbeitet die Frühschicht. Bis Freitag hat Jordan 38 Stunden erfasst. Am Samstag bleibt Jordan länger wegen einer dringenden Lieferung und erfasst 6 Stunden extra. Am Sonntagabend überprüft Jordan die Woche, fügt zur Samstagseintragung eine kurze Notiz hinzu und reicht den Stundenzettel mit insgesamt 44 Stunden ein.
Am Montagmorgen prüft der Manager die Einreichung. Die App zeigt eine einfache Aufteilung: 40 reguläre Stunden und 4 Überstunden. Der Manager bemerkt, dass der Samstagsantrag nach Ende der Schicht erstellt wurde und fragt nach Details. Jordan stellt fest, dass die Startzeit um 30 Minuten falsch ist und korrigiert sie.
Da der Stundenzettel bereits eingereicht war, läuft die Korrektur über einen erneuten Einreichungsfluss: Der Manager lehnt die Woche mit einem Grund ab („Startzeit Samstag korrigieren, dann erneut einreichen“). Jordan bearbeitet den Samstagseintrag, reicht erneut ein und die Überstunden berechnen sich neu auf 3,5 Stunden.
Wenn der Manager genehmigt, erhält Payroll einen sauberen Export für diese Woche: EmployeeID und Name, Wochenbeginn- und -enddatum, genehmigte reguläre Stunden und Überstunden, optional Kostenstelle oder Standort (Warehouse A) sowie Genehmigungszeitstempel und Name des Genehmigers.
Nach dem Start verfolgt das Team einige einfache Kennzahlen: späte Einreichungen (nach Sonntag), Ablehnungsrate (wie oft Manager Stundenzettel zurückgeben) und durchschnittliche Zeit von Einreichung bis Genehmigung. Steigen diese Werte, deutet das meist auf unklare Regeln oder fehlende Erinnerungen hin.
Behandeln Sie die erste Version als kontrollierten Test, nicht als firmenweiten Schalter. Wählen Sie ein Pilotteam mit einer normalen Mischung aus regulären Stunden und Überstunden und starten Sie mit einer klaren Überstundenrichtlinie. So bleibt das Feedback fokussiert und Sie können den Workflow Ende-zu-Ende beweisen.
Führen Sie den Pilot für 2–4 Wochenzyklen durch. Das reicht für reale Einreichungen, um zu sehen, wo Leute zögern, wo Manager hängen bleiben und ob der Payroll-Export mit den Erwartungen der Finanzabteilung übereinstimmt.
Ein praktischer Rollout-Plan:
Kleine UI-Textänderungen reduzieren viele Support-Tickets. Halten Sie den Einreichungsfluss kurz und fügen Sie Hilfetexte nur dort ein, wo Nutzer tatsächlich stolpern.
Bestimmen Sie früh, wer Richtlinienupdates verantwortet. HR kann Überstunden-Definitionen besitzen, Payroll das Exportformat und Manager die Genehmigungen. Machen Sie diese Berechtigungen explizit, damit nicht versehentlich eine gutmeinende Admin-Person eine Einstellung mitten im Abrechnungszeitraum ändert.
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