Angebots-Pipeline-App für Freelancer: Von Entwurf zu Gewonnen/Verloren

Warum Angebote untergehen

Die meisten Freelancer verlieren Angebote nicht, weil ihre Arbeit schlecht ist. Sie verlieren sie, weil das Angebot verschwunden ist.

Das übliche Durcheinander sieht vertraut aus: ein Entwurf in einem Doc, ein finales PDF in einem Ordner, die letzte Kunden-Nachricht vergraben in E-Mail oder Chat, und der einzige „Status“ ist, woran du dich erinnerst. Wenn du mit der Arbeit für Kunden beschäftigt bist, vergisst du leicht, wer auf ein Angebot wartet und wer einen zweiten Schubs braucht.

Angebote liegen verstreut an Orten wie:

• Ein Google Doc namens „Proposal v7 FINAL (2)"
• Ein E-Mail-Thread mit drei unterschiedlichen Betreffzeilen
• Eine Notiz im Telefon mit einem Follow-up-Datum
• Eine Kalendererinnerung ohne Kontext
• In deinem Kopf (bis es zu spät ist)

Angebote rutschen aus einem einfachen Grund durch: Es gibt keinen einzigen Ort, der die nächste Aktion zeigt. Wenn du nicht innerhalb von 10 Sekunden beantworten kannst: „Was mache ich als Nächstes und für welchen Kunden?“, werden Nachverfolgungen verzögert. Verzögerte Nachverfolgungen werden zu verlorenen Aufträgen, selbst wenn der Kunde interessiert war.

Das ist in einfachen Worten eine Pipeline: eine kleine Menge klarer Status, die zeigen, wo jedes Angebot steht und was als Nächstes passieren sollte. Eine Proposal-Pipeline-App ist keine fancy Sales-Maschine. Sie ist Spielstandsanzeige und To-do-Liste in einem.

Halte die Erwartungen realistisch. Du baust kein komplexes CRM mit Forecasting, Gebieten und Berichten, die du nie liest. Du willst ein leichtes Werkzeug, das zu deiner Arbeitsweise passt und den „nächsten Schritt“ offensichtlich macht.

Das verhindert Folgendes: Du schickst am Dienstag ein Angebot für ein Redesign und sagst dir, dass du am Freitag nachfassen wirst. Der Freitag wird voll. Am Montag kannst du dich nicht mehr erinnern, ob du schon nachgefragt hast. Eine kleine Pipeline mit einer sichtbaren „Warten auf Kunde“-Phase und einem klaren nächsten Follow-up-Datum verhindert diesen stillen Verlust.

Was eine schlanke Angebots-Pipeline können sollte

Eine Proposal-Pipeline-App hat eine Aufgabe: jedes Angebot mit minimalem Aufwand von Entwurf bis Gewonnen oder Verloren voranbringen. Wenn sie zusätzlichen Verwaltungsaufwand schafft, hörst du auf, sie zu nutzen — genau dann, wenn du sie brauchst.

Bevor du etwas designst, entscheide, was du selbst nach Monaten über ein Angebot wissen musst. Beschränke dich auf die wenigen Details, die dir helfen, nachzufassen, Einnahmen zu prognostizieren und zu lernen, was sich verkauft.

Ein praktisches Minimum für jedes Angebot:

• Kunde (Person oder Firma) und Kontaktmethode
• Servicetyp (zum Beispiel: Website-Refresh, Mobile App, monatliches SEO)
• Geschätzter Betrag (oder Spanne) und erwarteter Starttermin
• Nächstes Follow-up-Datum
• Aktueller Status (Entwurf, Gesendet, Verhandlung, Gewonnen, Verloren)

Definiere dann, was „fertig“ bedeutet, damit die App vertrauenswürdig bleibt. Ein Angebot sollte nicht ewig in Gesendet liegen. „Fertig“ bedeutet: festhängende Punkte lösen Erinnerungen aus, Ergebnisse werden geloggt, wenn du eine Rückmeldung bekommst, und du siehst einfache Reports ohne Export in Tabellen.

Halte den Umfang anfangs klein. Ein Benutzer, ein Workspace und einfache Felder schlagen ein großes System, das du nie pflegst. Wenn du diese Woche drei Angebote verschickst (zwei für „Landing Page + Text“ und eines für „Retainer-Support“), zeigt dir eine Pipeline, die ein nächstes Follow-up-Datum und ein Ergebnis erzwingt, schnell, welcher Service öfter schließt und wo du Zeit verlierst.

Wähle Status, die zu deinem echten Workflow passen

Status helfen nur, wenn sie deinen tatsächlichen Alltag widerspiegeln, nicht einen idealen Prozess, den du nicht einhalten wirst. Halte die Anzahl klein genug, damit das Verschieben einer Karte nach vorne mühelos bleibt.

Ein praktisches Set:

• Entwurf
• Bereit zum Senden
• Gesendet
• Follow-up fällig
• Verhandlung
• Gewonnen
• Verloren

Halte die Namen kurz und handlungsorientiert. Wenn du beim Lesen eines Status nicht weißt, was als Nächstes zu tun ist, benenne ihn um.

Als Nächstes setze ein paar einfache Regeln, damit nichts zu einer Zombie-Angelegenheit wird.

Zum Beispiel:

• Ein Angebot darf nicht auf Gesendet verschoben werden, wenn kein Kunde, kein Servicetyp, kein Gesamtpreis und kein Lieferfenster hinterlegt ist.
• Verhandlung sollte bedeuten, dass der Kunde geantwortet hat und Umfang, Preis oder Bedingungen aktiv geändert werden.
• Gewonnen sollte ein klares Signal erfordern: ein unterschriebener Vertrag, eine Anzahlung oder ein schriftliches „Ja“.

Follow-up-Daten sind die andere Schutzmaßnahme. Nicht jeder Status braucht eine Erinnerung, aber manche schon. Ein guter Standard ist: Gesendet und Follow-up fällig müssen ein nächstes Follow-up-Datum haben. Verhandlung kann auch eines verlangen, aber nur wenn der nächste Schritt bei dir liegt.

Ein schnelles Szenario: Du schickst am Montag ein Angebot für Redesign. Wenn du bis Donnerstag nichts hörst, erscheint es als Follow-up fällig. Wenn der Kunde antwortet mit „können wir den Blog entfernen und den Preis senken?“, verschiebst du es in Verhandlung und setzt das nächste Follow-up auf den nächsten Tag. Diese Struktur reicht, um die Dynamik zu halten, ohne deinen Workflow in Bürokratie zu verwandeln.

Entwerfe die Daten: Kunden, Angebote, Services, Aktivitäten

Eine Proposal-Pipeline-App lebt oder stirbt an ihren Daten. Wenn die Struktur zu locker ist, überspringst du Felder. Wenn sie zu strikt ist, hörst du auf, sie zu nutzen. Ziele auf eine kleine Menge an Datensätzen, denen du vertrauen kannst, und füge Details nur hinzu, wenn es wirklich weh tut.

Beginne mit vier Kernobjekten: Kunden, Angebote, Services und Aktivitäten.

Die Kern-Tabellen (und was sie speichern)

Halte die erste Version einfach:

• Clients (Kunden): Name, Kontaktperson, E-Mail, Notizen (optional Firmengröße)
• Proposals (Angebote): Titel, client_id, service_type (oder services), Wert, Status, sent_date, next_follow_up_date, outcome_reason
• Services: Name (z. B. „Website-Refresh“, „SEO-Audit“), optionaler Standard-Preisbereich
• Activities (Aktivitäten): proposal_id, Typ (Notiz, Erinnerung, Anruf, E-Mail), Zeitstempel, Details

Für Angebote ist next_follow_up_date dein Sicherheitsnetz für dein zukünftiges Ich. outcome_reason ist wichtig, wenn du Gewonnen oder Verloren markierst, denn „Verloren: zu teuer“ und „Verloren: Timing“ führen zu unterschiedlichen Maßnahmen.

Ein Service pro Angebot vs. mehrere Services

Ein Servicetyp pro Angebot ist die schnellste Einrichtung und funktioniert, wenn du klare Pakete verkaufst. Mehrere Services pro Angebot sind besser, wenn du Bundles anbietest (Design + Entwicklung + Wartung), aber das erhöht die Komplexität. Du brauchst dann eine Verknüpfungstabelle (z. B. ProposalServices) und deine Reports werden komplizierter.

Ein guter Kompromiss ist, mit einem Servicetyp zu starten und mehrere Services erst hinzuzufügen, wenn du tatsächlich gemischte Angebote siehst.

Aktivitäten geben dir eine leichte Historie, ohne in E-Mails graben zu müssen. Nachdem du ein Angebot gesendet hast, notiere kurz „V2 gesendet, Kunde fragte nach Zeitplan.“ Später siehst du auf einen Blick, was passiert ist.

Plane die Bildschirme: Board, Liste, Detailseite, Report

Eine Proposal-Pipeline-App braucht nur wenige Bildschirme, wenn jeder eine klare Frage beantwortet. Das Ziel ist Geschwindigkeit: öffne sie, sieh, was Aufmerksamkeit braucht, mach eine Änderung, und weiter.

Pipeline-Board (Tagesansicht)

Das ist der Bildschirm, in dem du lebst. Jede Spalte ist ein Status. Jede Karte sollte gerade genug zeigen, um die nächste Aktion zu entscheiden:

• Kundenname
• Angebotswert (oder geschätztes monatliches Retainer)
• Nächstes Follow-up-Datum
• Servicetyp-Tag

Schnellaktionen sind wichtiger als perfektes Layout. Von der Karte (oder einer kleinen Detailleiste) solltest du Status ändern, ein Follow-up-Datum setzen, eine Notiz hinzufügen und Gewonnen oder Verloren markieren können, ohne ein langes Formular auszufüllen.

Angebotsliste (Suche und Aufholen)

Boards sind großartig für den Fluss, aber Listen sind besser, um Dinge zu finden. Nutze eine einfache Tabellenansicht mit Filtern wie Status, Kunde, Servicetyp und überfälliges Follow-up. Das wird deine "Aufholansicht", wenn die Woche voll ist.

Detailseiten (schnelle Bearbeitung, kein Papierkram)

Du brauchst nur zwei: eine Angebotsseite und eine Kundenseite.

Die Angebotsseite ist für die Chronologie (Notizen, Statusänderungen, nächstes Follow-up-Datum) plus Schlüsselfelder wie Wert und Servicetyp. Die Kundenseite ist der Ort für Kontext: Kontaktdaten, aktuelle Angebote und jüngste Aktivitäten.

Wenn das Ändern eines Follow-up-Datums 30 Sekunden dauert, wirst du es nicht aktuell halten. Optimiere diese Seiten für Ein-Klick-Bearbeitungen.

Einfacher Report (ein Bildschirm)

Ein leichter Report reicht anfangs: Abschlussrate nach Servicetyp und durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss. Er sollte zwei Fragen beantworten: „Was sollte ich öfter verkaufen?“ und „Wo bleiben Deals hängen?"

Bau es von Null zu Nutzbar

Eine nutzbare Proposal-Pipeline-App ist kein "volles CRM". Sie ist ein Ort, um zu sehen, was aktiv ist, was feststeckt und worauf heute nachgefasst werden muss.

Baue eine erste Version, die du am selben Tag nutzen kannst

Beginne mit dem Datenmodell und ein paar Test-Datensätzen, damit du den Ablauf prüfen kannst. Erstelle einen Kunden mit zwei Angeboten und mindestens zwei Servicetypen (z. B. „Website-Refresh“ und „Laufendes SEO").

Baue dann zwei Kernbildschirme: ein Board (Spalten nach Status) und ein Angebots-Detailformular. Das Board ist für das tägliche Scannen. Das Formular ist für genaue Updates.

Eine Build-Reihenfolge, die dich vorwärtsbringt:

• Modell: Kunde, Angebot, Servicetyp, Aktivität
• UI: Board-Ansicht + Angebots-Detailformular (Status, Wert, Versanddatum, nächstes Follow-up)
• Regeln: Blockiere Status-Wechsel, wenn Schlüsselfelder fehlen (z. B. Gesendet erfordert Versanddatum)
• Erinnerungen: Benachrichtigung bei fälligem Follow-up (und optional beim ersten Wechsel zu Gesendet)
• Dashboard: Zählungen nach Status und ein Abschlussrate-Diagramm nach Servicetyp

Füge „kann nicht weiter bis…“-Checks hinzu

Das macht die App vertrauenswürdig.

Beispiel: Du ziehst ein Angebot von Entwurf zu Gesendet, aber die App stoppt dich, wenn keine Kunden-E-Mail oder kein Angebotspreis vorhanden ist. Diese kleine Reibung verhindert chaotische Daten später.

Eine Standardregel verhindert, dass alles driftet: jedes offene Angebot muss ein nächstes Follow-up-Datum haben. Fehlt es, zeige eine Warnung im Board an.

Eine einfache Definition von „nutzbar":

• Du kannst ein Angebot in unter 60 Sekunden hinzufügen
• Du kannst auf einen Blick sehen, wen du heute nachverfolgen musst
• Statusänderungen bleiben konsistent (keine halb-gesendeten Angebote)
• Abschlussrate ist nach Servicetyp sichtbar
• Erinnerungen bleiben ruhig, wenn du ohnehin dranbleibst

Statusgesteuerte Erinnerungen, die nicht nerven

Erinnerungen funktionieren am besten, wenn sie an einen klaren Moment in deiner Pipeline gebunden sind, nicht an zufällige Kalender-Pings. Wenn deine App den aktuellen Status kennt, kann sie dich nur dann stören, wenn ein Angebot wahrscheinlich veraltet.

Du brauchst nicht viele Auslöser. Ein einfaches Setup sieht so aus:

• Wenn ein Angebot auf Gesendet wechselt, erfordere ein Follow-up-Datum.
• Am Follow-up-Datum sende eine Erinnerung.
• Wenn es nach X Tagen in Gesendet noch keine Antwort gibt, erstelle automatisch eine Follow-up-Aufgabe.

Halte die Erinnerungstexte kurz und handlungsorientiert. Beinhaltet nur, für wen es ist, worum es geht und die nächste Aktion:

• "Follow-up mit {Kunde}: {Angebot} – kurze Rückfrage"
• "{Kunde} / {Angebot} – fragen, ob Änderungen vor Freigabe nötig sind"
• "{Kunde} / {Angebot} – Zeitplan und Starttermin bestätigen"

Füge Schutzmaßnahmen hinzu, damit es nicht zum Lärm wird: max. eine Erinnerung pro Angebot und Tag und Snooze-Optionen (1 Tag, 3 Tage, nächste Woche).

Verfolge auch, was mit jeder Erinnerung passiert ist. Speichere ein kleines Outcome-Log: erledigt, verschoben (bis wann), übersprungen oder gesendet.

Beispiel: Du markierst „Website refresh - Acme Co“ am Montag als Gesendet und setzt Follow-up auf Donnerstag. Donnerstagmorgen bekommst du eine Erinnerung und verschiebst sie auf Freitag. Am Freitag fragst du nach, markierst die Erinnerung als erledigt, und der „keine Antwort nach X Tagen“-Timer setzt sich zurück.

Verfolge Abschlussraten nach Servicetyp (und nutze die Zahlen)

Eine Proposal-Pipeline-App ist nur wertvoll, wenn sie dir hilft zu entscheiden, was als Nächstes zu tun ist. Der einfachste Weg dahin ist, Abschlussraten nach Servicetyp zu verfolgen, nicht nur insgesamt. "Website Redesign" und "monatliche Wartung" verhalten sich oft wie unterschiedliche Geschäfte.

Mach Outcomes zuerst konsistent:

• Gewonnen bedeutet ein klares Ja (unterschriebener Vertrag, geleistete Anzahlung oder bestätigter Starttermin).
• Verloren bedeutet, dass du die Verfolgung einstellst (sie haben nein gesagt, einen anderen gewählt oder es war lange inaktiv genug, dass du es als tot betrachtest).

Wähle eine Regel und halte dich daran, sonst werden deine Zahlen unbrauchbar.

Halte Verlustgründe kurz und konsistent:

• Preis
• Timing
• Scope-Mismatch
• Keine Antwort
• Konkurrent gewählt

Berechne dann die Abschlussrate pro Servicetyp über ein Fenster, das du tatsächlich nutzt (letzte 30 oder 90 Tage). Wenn du 12 „Brand Strategy“-Angebote verschickt und 3 gewonnen hast, sind das 25% Abschlussrate. Wenn du 6 „Landing Page Builds“ verschickt und 4 gewonnen hast, sind das 67%. Es muss nicht perfekt sein, nur beständig.

Füge "Zeit bis zum Abschluss" hinzu, um ehrlich zu bleiben. Verfolge Tage von Gesendet bis Gewonnen oder Verloren. Du könntest lernen, dass "SEO-Audit" in 5–10 Tagen schließt, während "Full Website Rebuild" 30–45 Tage braucht. Das ändert, wie oft du nachfasst und wie du Einnahmen prognostizierst.

Mach die Zahlen verwertbar mit einer einfachen Regel. Wenn ein Service eine niedrige Abschlussrate und lange Zeit bis zum Abschluss hat, straffe das Angebot (Umfang, Nachweise, Preis) oder qualifiziere vor dem Schreiben des Angebots härter. Wenn ein Service eine hohe Abschlussrate hat, schütze ihn: nutze, was funktioniert, und erhöhe den Preis vorsichtig.

Häufige Fallen beim Aufbau eines Angebots-CRMs

Der schnellste Weg, eine Proposal-Pipeline-App nutzlos zu machen, ist, sie verwirrend zu gestalten. Freelancer starten mit guten Absichten und enden mit einem Tool, dem sie nicht vertrauen.

Eine Falle ist zu viele Status, die dasselbe bedeuten. Wenn du den Unterschied zwischen "Gesendet", "Eingereicht", "Geliefert" und "In Review" nicht in einem Satz erklären kannst, brauchst du wahrscheinlich nur einen.

Eine andere Falle ist, Gesendet zur Ruhestätte werden zu lassen. Wenn du kein Follow-up-Datum verlangst, öffnest du später dein Board und siehst einen Haufen Angebote ohne nächsten Schritt. Eine einfache Regel behebt das größtenteils: Jedes Angebot in Gesendet muss einen nächsten Schritt geplant haben.

Einige andere Fehler, die den Fokus leise zerstören:

• Angebote mit allgemeinen Leads mischen, sodass deine Pipeline zu einem zufälligen Posteingang wird
• Keine Verlustgründe protokollieren, sodass du dieselben Preis- und Umfangsfehler wiederholst
• Zu früh überautomatisieren und mehr Zeit damit verbringen, Erinnerungen zu justieren als Angebote zu senden

Halte Erinnerungen langweilig und spezifisch. Eine an ein Follow-up-Datum gebundene Erinnerung ist meist genug. Weitere Regeln können warten, bis du einen Monat echte Nutzungsdaten hast.

Wenn du drei Angebote in Folge mit dem Vermerk "Zeitplan zu lang" verlierst, ist das ein Signal, eine kleinere erste Phase anzubieten, nicht fünf neue Status hinzuzufügen.

Kurze Checkliste, bevor du dich darauf verlässt

Bevor du deine Proposal-Pipeline-App als einzige Quelle der Wahrheit behandelst, stelle sicher, dass nichts in der Schwebe bleibt und der nächste Schritt offensichtlich ist.

Öffne die Pipeline-Ansicht und stoppe die Zeit. Du solltest die Prioritäten für heute in unter 30 Sekunden verstehen. Wenn du in mehrere Angebote klicken musst, um den nächsten Schritt zu finden, versteckt dein Design das wichtigste Feld.

Checkliste:

• Jedes offene Angebot zeigt klar Status und nächstes Follow-up-Datum. Wenn es keinen nächsten Schritt hat, schließe es.
• Deine "Heute"-Ansicht zeigt Aktionen, die du jetzt tun kannst (nachfassen, senden, überarbeiten), nicht nur eine Liste von Stress.
• Wenn etwas Gewonnen oder Verloren wird, erfasst du den finalen Betrag und einen kurzen Grund.
• Abschlussrate nach Servicetyp ist für ein aktuelles Fenster sichtbar (30–90 Tage).
• Erinnerungen können verschoben werden und du bekommst keine Duplikate für dasselbe Angebot am selben Tag.

Führe einen kleinen Stresstest durch. Erstelle drei Beispielangebote für verschiedene Services, verschiebe sie über Status und löse Erinnerungen aus. Wenn du es in fünf Minuten kaputtbekommst, wirst du es in einer vollen Woche auch kaputtbekommen.

Beispiel: eine einfache Woche mit Angeboten (und was du daraus lernst)

Am Montag sendest du fünf Angebote. Drei sind für ein Web-Redesign-Paket, zwei für einen monatlichen Support-Retainer. Alles beginnt im Entwurf und wechselt zu Gesendet, sobald die E-Mail raus ist.

Bis Mittwoch erzählen die Status eine Geschichte:

• Zwei Redesign-Angebote wechseln zu Gesehen (du sahst, dass der Kunde das Doc geöffnet hat)
• Ein Redesign-Angebot ist noch Gesendet (kein Öffnen)
• Ein Retainer-Angebot geht in Verhandlung (sie wollen Stunden anpassen)
• Ein Retainer-Angebot ist Gewonnen (sie unterschrieben)

Erinnerungen verhindern, dass du den Ball fallen lässt. Eine Regel „Gesehen, aber keine Antwort in 2 Tagen" bringt dich dazu, die zwei Redesign-Leads am Freitagmorgen nachzufassen. Eine Regel „Gesendet, aber nicht geöffnet in 3 Tagen" fängt den stillen Lead, sodass du neu sendest mit einer kürzeren Nachricht und einem klaren nächsten Schritt.

Das echte Leben ist unordentlich. Ein Kunde antwortet spät am Sonntag mit "Sorry, volle Woche" und fragt, ob er nächsten Monat starten kann — also verschiebst du es auf "On Hold" statt es in Gesendet verrotten zu lassen. Die Verhandlung bleibt aktiv, aber die Erinnerung checkt einmal, nicht täglich.

Am Ende der Woche ist die Abschlussrate nach Servicetyp aufschlussreich: Retainer 1/2 gewonnen, Redesign 0/3. Nächste Woche änderst du eine Sache: straffst den Redesign-Umfang in zwei Stufen und setzt eine einfache Deadline für Feedback.

Nächste Schritte: schicke eine kleine Version, dann verbessere sie

Der schnellste Weg, Wert zu bekommen, ist die kleinste Version zu liefern, die du jeden Tag tatsächlich öffnest. Eine Proposal-Pipeline-App braucht am ersten Tag keine Vorlagen, komplexe Automationen und viele Charts. Sie muss dir sagen, was du gesendet hast, was wartet und was als Nächstes zu tun ist.

Setze deine Status so, dass jeder eine einfache Frage beantwortet: Welche Aktion wird jetzt erwartet? Wenn du einen Status nicht in einem Satz erklären kannst, verlangsamt er dich.

Drei Aktionen für diese Woche:

• Setze 5–7 Status (Entwurf, Gesendet, Follow-up fällig, Verhandlung, Gewonnen, Verloren reicht meist)
• Baue ein Board, damit du Angebote in Sekunden zwischen Status verschieben kannst
• Schalte Erinnerungen nur für die Fälle an, die wirklich zählen (Follow-up fällig und Verhandlung, wenn der nächste Schritt bei dir liegt)

Sobald der grundlegende Ablauf natürlich wirkt, füge Verbesserungen nacheinander hinzu. Gute Reihenfolge: zuerst Erinnerungen (damit nichts rutscht), dann Reporting (damit du lernst) und später Vorlagen (damit du Zeit sparst). Wenn du alles auf einmal hinzufügst, weißt du nicht, was geholfen hat und was Lärm war.

Wenn du das ohne viel Programmieraufwand bauen möchtest, ist AppMaster (appmaster.io) eine praktische Option: Du kannst die Datenbank modellieren (Kunden, Angebote, Services) und UI und Statusregeln an einem Ort bauen, dann iterieren, während sich dein Prozess ändert.

Halte Upgrades klein und messbar. Nach einer Woche frage: Habe ich schneller nachgefasst und weniger Antworten verpasst? Nach einem Monat frage: Welcher Service schließt am besten und welcher braucht ein besseres Angebot oder einen höheren Preis?

Behandle die erste Version wie ein persönliches Werkzeug, nicht wie ein Produkt. Wenn das Anlegen eines neuen Angebots oder das Voranbringen mehr als 30 Sekunden dauert, vereinfache Felder und Bildschirme, bevor du etwas hinzufügst. Wenn es mühelos wird, wirst du es tatsächlich nutzen und die Daten bleiben zuverlässig.