Seat-Tracker für Softwarelizenzen: Sitzplätze und Verlängerungen überwachen

Warum Seat-Lizenzen so schnell unordentlich werden

Seat-Lizenzen bleiben selten „einmal einrichten“. Sie steigen an, wenn Leute dazukommen, Teams wechseln, neue Tools getestet werden oder temporärer Zugriff für ein Projekt gewährt wird. Ein paar Monate später weiß niemand mehr genau, welche Plätze nötig sind, welche Reste sind und welche Verlängerungen bald anstehen.

Oft beginnt es harmlos: Eine Führungskraft fügt ein paar Plätze „zur Sicherheit“ hinzu, ein externer Mitarbeiter wird nie entfernt, eine Pilotgruppe wird stillschweigend zur dauerhaften Arbeitsweise. Auf ein Dutzend Apps hochgerechnet zahlt man am Ende für Tools, die das Unternehmen kaum nutzt.

Wenn es auseinanderfällt, zeigt sich das an drei Stellen:

• Kosten: Verlängerungen und Nachberechnungen tauchen auf, bevor jemand die Nutzung geprüft hat.
• Zugänge: Die falschen Personen behalten Adminrechte, und die richtigen kommen nicht rein.
• Verantwortung: Audits und interne Prüfungen werden zum hektischen Nachweis, wer wann Zugang hatte.

Verschiedene Teams spüren das unterschiedlich. Finance wird von Verlängerungen überrascht und kann Ausgaben nicht vorhersagen. IT und Ops bekommen dringende Tickets wie „füge heute noch einen Platz hinzu“ und werden verantwortlich gemacht, wenn Zugänge inkonsistent sind. Teamleiter jagen Genehmigungen hinterher. Mitarbeiter springen zwischen Tools hin und her ohne klare Zuständigkeit.

Deshalb ist ein Seat-Tracker keine lästige Pflicht, sondern ein Steuerungssystem: Wer nutzt was, was ist ungenutzt und was läuft wann zur Verlängerung. Wenn Ihr Support-Team für ein Chat-Tool 40 Plätze bezahlt, aber nur 28 Personen sich diesen Monat eingeloggt haben, möchten Sie Plätze vor der Verlängerung zurückgewinnen, nicht nach der Rechnung streiten.

Sobald Plätze, Owner und Daten an einem Ort leben, sind Verlängerungen keine Überraschungen mehr, sondern bewusste Entscheidungen.

Wichtige Begriffe: Plätze, Verlängerungen und Nachberechnungen

Begriffe früh zu klären verhindert viel Hin und Her. Anbieter verwenden ähnliche Worte, aber sie meinen nicht immer dasselbe.

Ein „Platz“ ist das Recht für eine Person, das Produkt zu nutzen. Die meisten Tools verkaufen benannte Nutzerplätze, die einer bestimmten Person zugewiesen sind (z. B. [email protected]). Concurrent-User-Plätze sind anders: sie begrenzen, wie viele Personen gleichzeitig eingeloggt sein können, auch wenn mehr Konten existieren.

Grob begegnen Ihnen drei Modelle:

• Benannter Nutzer: eine Person, ein Platz, unabhängig von Nutzung
• Concurrent User: Plätze werden geteilt und durch aktive Sessions begrenzt
• Rollen- oder Modulbasiert: Zugriff wird nach Funktionsumfang oder Tarif berechnet

Verlängerung und Nachberechnung werden oft verwechselt. Eine Verlängerung ist das Vertragsdatum (monatlich, jährlich oder mehrjährig), an dem Preise und Konditionen neu gelten können. Eine Nachberechnung (True-up) ist eine Nachforderung, wenn Sie mehr Nutzer hinzugefügt haben, als bezahlt wurde – abgerechnet entweder zwischendurch oder bei Verlängerung.

Das Schwierige ist zu klären, was als abrechnungsfähiger Platz zählt. In manchen Tools zählt ein eingeladener Nutzer, auch wenn er nie einloggt. In anderen zählen nur aktivierte Nutzer. Genau deshalb driften Anbieterportale und Tabellen auseinander: das Portal zeigt heutige Zuweisungen, während eine Tabelle oft die Liste vom letzten Monat, alte E‑Mails und Duplikate trägt. Selbst kleine Dinge wie Aliase können Zahlen aufblasen und Verlängerungen wie Überraschungen erscheinen lassen.

Was zu erfassen ist (die Mindestdaten, die wirklich zählen)

Ein Seat-Tracker ist nur nützlich, wenn er schnell zwei Fragen beantwortet: Wer nutzt heute jeden Platz, und was schulden Sie bei Verlängerung oder Nachberechnung. Alles andere ist optional.

Die Mindestfelder

Halten Sie die Felder über alle Apps hinweg einheitlich. Wenn etwas schwer zu bekommen ist, nutzen Sie eine vereinfachte Version, die Sie aktuell halten können.

• App-Basics: App-Name, interner Owner, Kosten pro Platz, Vertragsbeginn, Vertragsende
• Platzzuweisung: Nutzer, Team, Rolle (oder Lizenz-Tier), Platzstatus (Active, Pending removal, Unassigned)
• Nutzungs-Signal: Datum der letzten Aktivität (oder letzter Login) und woher diese Zahl stammt
• Abrechnungs-Setup: Rechnungsrhythmus (monatlich, jährlich), automatische Verlängerung an/aus, Kündigungsfrist (Tage)
• Nachweis: die Quelle, der Sie für jedes Schlüsselfeld vertrauen (SSO-Verzeichnis, Admin-Export, Rechnung)

Mit genau diesen Daten können Sie die Fragen beantworten, die wirklich gestellt werden: „Welches Team hält 40 Plätze?“, „Wie viele sind unzugewiesen?“, „Was verlängert sich nächsten Monat?"

Nachweis ist wichtiger als Perfektion

Tracker verlieren Vertrauen, wenn niemand sagen kann, wo eine Zahl herkommt. Fügen Sie eine einfache Nachweis-Notiz hinzu, auch wenn es nur „Okta-Export vom 12. Jan“ oder „PDF-Rechnung, Position 3“ ist. Wenn Finance und IT später uneins sind, lässt sich das schnell klären.

Beispiel: Sie sehen 15 aktive Plätze für ein Design-Tool, aber bei der Hälfte fehlt das Datum der letzten Aktivität. Wenn als Nachweis steht „Admin-Konsole zeigt keinen letzten Login an“, wissen Sie, dass die Lücke von der Datenquelle kommt und nicht vom Tracker. Dann ist die nächste Entscheidung klar: SSO-Logs heranziehen oder eine manuelle Überprüfung einbauen.

Wenn Sie das in AppMaster bauen, beginnen Sie damit, diese Felder in einer einfachen Tabelle zu modellieren. Automatisierung kommt erst, wenn das Grundgerüst zuverlässig ist.

Woher die Daten kommen und wie Sie sie verlässlich halten

Ein Tracker ist nur so gut wie die Daten, die ihn füttern. Die meisten Teams ziehen Daten aus vier Quellen, die jeweils eine andere Frage beantworten: Wer arbeitet hier, wer kann sich einloggen, wer ist einem Platz zugewiesen und wofür zahlen Sie.

Gängige Quellen sind HR (Mitarbeiterliste und Start/End-Daten), Ihr SSO/IdP (wer sich anmelden kann), die Admin-Konsolen der Anbieter (Platzzuweisungen und Rollen) und Rechnungen oder Vertragsunterlagen (Verlängerungsdaten, Mengen, Preise). Wichtig ist Konsistenz: mischen Sie nicht verschiedene Quellen für dasselbe Feld.

Eine saubere Baseline sieht so aus:

• Person und Beschäftigungsstatus: HR-Roster
• E‑Mail/Login-Identität: SSO/IdP
• Platzzuweisung und Plan-Level: Anbieter-Admin-Konsole
• Kosten, Vertragslaufzeit, Verlängerungsdatum: Rechnung oder Vertrag
• Team-Zuordnung: Ihre gewählte Organisationsregel (Abteilung, Kostenstelle oder Manager)

Stellen Sie einen Aktualisierungsrhythmus ein, der zur Realität passt. Platzzuweisungen ändern sich schnell, daher sind wöchentliche Updates oft ausreichend. Kosten und Verträge ändern sich seltener, also reichen monatliche Prüfungen. Wenn Sie nur eine Aktualisierung pro Zyklus schaffen, machen Sie sie direkt nach Onboarding-Wellen und direkt nach Offboarding.

Die Team-Zuordnung ist oft der Ort, an dem Tracker verrotten. Wählen Sie eine Regel, die Reorganisationen übersteht (z. B. „Team = Kostenstelle“ oder „Team = direkter Manager“), halten Sie sie dokumentiert und wenden Sie sie überall an.

Zuletzt fügen Sie eine einfache Zuverlässigkeitsprüfung hinzu: Wenn jemand in HR als beendet markiert ist, aber noch im SSO aktiv oder in einer Anbieter-Konsole zugewiesen ist, markieren Sie den Fall zur Überprüfung. Diese eine Regel fängt viele schlechte Daten ab, bevor sie zu einer Verlängerungsüberraschung werden.

Schritt für Schritt: Fundament für Ihren Seat-Tracker aufbauen

Ein Tracker funktioniert am besten, wenn er langweilig und konsistent beginnt. Ziel ist ein einziger Ort, an dem Sie schnell drei Fragen beantworten können: Wer hat einen Platz, für welche App ist er und wann steht die nächste finanzielle Entscheidung an?

1) Erstellen Sie zwei einfache Tabellen

Starten Sie mit einer Apps-Tabelle (eine Zeile pro Tool) und einer Seats-Tabelle (eine Zeile pro zugewiesenem Platz, im Normalfall ein Nutzer pro App). So bleibt es sauber, selbst wenn Leute Teams oder E‑Mails ändern.

Konzentrieren Sie Apps auf Fakten, die Sie nicht dupliziert haben wollen: Anbieter, Plan, Abrechnungszyklus, Verlängerungsdaten und Kostenhinweise. Seats fokussieren Sie auf Zuweisung: Nutzer, Team, Rolle/Tier, Datum der Zuweisung und ein Nutzungs-Signal (auch anfänglich manuell).

2) Standardisieren Sie Status von Anfang an

Status verhindern später Streit. Nutzen Sie eine kleine, klar definierte Liste:

• Active: bezahlter Platz, Person braucht ihn
• Inactive: wird seit einiger Zeit nicht genutzt, braucht Überprüfung
• Pending removal: Owner hat Entfernung genehmigt, wartet auf Timing
• Removed: Platz zurückgewonnen, Datum protokolliert

3) Fügen Sie Verlängerungs- und Nachberechnungsfelder hinzu, die Handeln auslösen

Für jede App erfassen Sie Renewal date, Notice period (z. B. 30 Tage) und einen namentlich genannten Renewal owner (eine Person, nicht „IT“). Wenn Nachberechnungen relevant sind, fügen Sie ein True-up date und eine Notiz hinzu, was als abrechnungsfähig zählt.

4) Bauen Sie drei Ansichten, die Sie wirklich nutzen werden

Erstellen Sie Ansichten, die zum echten Arbeiten passen: nach Team (für Manager), nach App (für IT/Finance) und anstehende Verlängerungen (sortiert nach der Notice-Window).

Wenn Sales 25 CRM-Plätze hat, sollte eine Team-Ansicht sofort zeigen, welche Plätze Inactive sind und ob eine Verlängerung in der Kündigungsfrist liegt. Das ist die Basis für Berichte, denen Leute vertrauen.

Wenn Sie das als internes Tool statt als Tabelle abbilden wollen, kann AppMaster diese Tabellen und Ansichten in eine einfache Web‑App mit Formularen und Genehmigungen verwandeln und sich mit Ihrer Prozessentwicklung mitentwickeln.

Wie Sie ungenutzte Plätze erkennen, ohne Workflows zu stören

„Ungenutzt“ klingt einfach, bis Sie es definieren. Ein Platz kann inaktiv erscheinen, weil jemand im Urlaub ist, die Rolle gewechselt hat oder nur für Monatsabschlüsse einloggt. Nutzen Sie klare, tool-spezifische Signale, damit Sie keinen Zugang entfernen, den jemand noch braucht.

Definieren Sie „ungenutzt“ passend zum Tool

Beginnen Sie mit 1–2 Signalen, die Sie zuverlässig messen können: letztes Login, letzte sinnvolle Aktivität (Ticket erstellt, Bericht ausgeführt, Code gepusht) oder ob der Nutzer noch Zugriff auf ein aktives Projekt hat.

Eine praktikable Anfangsdefinition ist: „kein Login in 60 Tagen und keine Aktivität in 90 Tagen.“ Halten Sie es einfach und passen Sie es bei Fehlalarmen an.

Wenn Sie schnelle Schwellenwerte brauchen, können diese als Startpunkt dienen:

• 30 Tage: tägliche Tools (Chat, Support-Inbox)
• 60 Tage: wöchentliche Tools (Design, Analytics)
• 90 Tage: gelegentliche Tools (Finance, Compliance)
• Länger: saisonale oder quartalsweise Systeme

Entfernen Sie Zugänge sicher über eine Review-Queue

Statt Plätze automatisch zu entfernen, richten Sie eine Review-Queue ein und lassen Manager bestätigen. Das schützt Workflows und vermeidet das „Wer hat mich ausgesperrt?“-Problem.

Ein leichter Prozess reicht meist aus:

• Kandidaten anhand Ihrer Schwellenwerte markieren
• Den Manager mit kurzem Grund benachrichtigen (z. B. kein Login in 90 Tagen)
• Drei Optionen anbieten: behalten, downgraden oder zurückgewinnen
• Eine Frist setzen (5–10 Arbeitstage)
• Die endgültige Entscheidung und das Datum protokollieren

Verfolgen Sie eine Kennzahl, die dem Business etwas sagt: zurückgewonnene Plätze und geschätzte monatliche Einsparungen. Schon ein kleiner Erfolg beweist den Wert der Arbeit.

Wenn Sie das intern in AppMaster bauen, halten Sie Queue und Genehmigungen auf derselben Oberfläche, damit Entscheidungen schnell und auditierbar sind.

Verlängerungs- und Nachberechnungs‑Alarme, die Überraschungen wirklich verhindern

Verlängerungsüberraschungen passieren, wenn Erinnerungen zu spät kommen. Eine Kalendereinladung eine Woche vorher reicht nicht, um Nutzung zu prüfen, Genehmigungen einzuholen und Beschaffungsprozesse abzuschließen.

Stellen Sie eine Erinnerungsleiter ein, die realen Vorlaufzeiten entspricht:

• 90 Tage: Owner, Vertragskonditionen und Kündigungsfrist bestätigen
• 60 Tage: Platznutzung prüfen und Plan wählen (reduzieren, behalten oder erweitern)
• 30 Tage: Ziel-Platzanzahl festlegen und Beschaffungspapiere starten
• 14 Tage: Änderungen bestätigen und sicherstellen, dass die Verlängerung bereit ist

Lesen Sie zuerst den Vertrag. Hat er eine 30-tägige Kündigungsfrist, ist eine Erinnerung 30 Tage vorher schon zu spät. Berücksichtigen Sie auch die Vorlaufzeit Ihrer Beschaffung. Dauert der Finanzprozess 2–3 Wochen, rechnen Sie das in Ihre Deadlines ein.

Nachberechnungen brauchen eigene Checkpoints. Fügen Sie eine Zwischenprüfung (zur Mitte des Vertrags) hinzu, um langsames Platzwachstum zu entdecken, und eine weitere 30 Tage vor Verlängerung, damit die finale Zahl der Realität entspricht.

Jede Erinnerung muss handlungsorientiert sein. Eine nützliche Erinnerung enthält Owner, Plan, Zahlen (gekauft vs. zugewiesen vs. aktiv), Kündigungsfrist und eine klare nächste Aktion wie „12 Plätze zurückgewinnen“ oder „Angebot anfordern."

Wenn Sie das in AppMaster bauen, können Erinnerungen aus einer einzelnen Datensatzaktualisierung getriggert werden, sodass die Erinnerung immer die aktuellsten Zahlen und die nächste Handlung enthält.

Häufige Fehler und Fallen, die Sie vermeiden sollten

Die meisten Fehler beim Seat-Tracking entstehen nicht durch fehlende Daten, sondern durch Gewohnheiten, die sich aufsummieren, bis die Zahlen nicht mehr zur Rechnung passen.

Das größte Problem ist unklare Verantwortung. Wenn niemand für ein SaaS-Tool verantwortlich ist, schließt auch niemand die Schleife bei Platzanfragen, Offboarding und Verlängerungen. Weisen Sie für jede App einen Primary Owner und einen Backup zu, selbst wenn die Kostenstelle die Rechnung bezahlt.

Eine weitere Falle ist, die falsche Einheit zu verfolgen. Manche Tools berechnen eingeladene Nutzer, andere aktive Nutzer und wieder andere bezahlte Plätze unabhängig von Nutzung. Wenn Ihr Tracker Einladungen folgt, Finance aber nach abgerechneten Plätzen zahlt, jagen Sie der falschen Frage hinterher.

Offboarding kann auch schiefgehen, wenn Plätze entfernt werden, ohne gemeinsame Konten oder Service-User zu prüfen: support@-Postfächer, API-Nutzer, Chatbot-Konten, Kiosk-Logins. Das Entfernen kann Workflows unterbrechen und zu dringenden Reaktivierungen führen.

Verlängerungen sind der Ort, an dem vermeidbare Überraschungen auftreten. Teams verpassen Kündigungsfristen und automatische Verlängerungsklauseln und merken zu spät, dass sie 30 bis 90 Tage früher hätten kündigen oder reduzieren müssen. Tragen Sie die Kündigungsfrist in den Tracker, nicht nur das Verlängerungsdatum.

Fallen bei der Datenhygiene

Teamnamen-Drift klingt klein, ruiniert aber Berichte. „Sales“, „Sales Ops“ und „Revenue“ können dieselbe Gruppe oder drei verschiedene sein. Wählen Sie eine Namensregel und halten Sie sich daran.

Um Drift zu reduzieren, standardisieren Sie wenige Felder und begrenzen Sie Freitext:

• App-Owner (Primary und Backup)
• Abrechnungseinheit (billed seats vs active users vs invites)
• Platztyp (paid, free, service)
• Teamname (aus einer festen Liste)
• Kündigungsfrist (nicht nur Verlängerungsdatum)

Beispiel: Ein Unternehmen entfernt vor einer Verlängerung 15 inaktive Plätze, entdeckt dann aber, dass 5 Service-User für Automatisierungen waren. Wenn Sie den Tracker in AppMaster bauen, kann ein verpflichtendes „Service-User“-Checkbox und ein kurzes Begründungsfeld eine schnelle Prüfung erzwingen, bevor etwas gebrochen wird.

Eine kurze Monats-Checkliste

Ein Tracker hilft nur, wenn Sie regelmäßig draufschauen. Eine einfache monatliche Prüfung hält Überraschungen aus Verlängerungen fern, reduziert stille Verschwendung und macht Nachberechnungen weniger stressig.

Wählen Sie einen festen Tag im Monat und führen Sie die selben Checks in der selben Reihenfolge durch. Notieren Sie kurz, was sich geändert hat und wer Entfernungen oder Platzverschiebungen genehmigen muss.

Die 15‑Minuten Monatsprüfung

• Scannen Sie Verlängerungen in den nächsten 60–90 Tagen und bestätigen Sie Owner, Verlängerungsdatum, Kündigungsfrist und aktuellen Platzpreis.
• Markieren Sie Apps, deren Nutzung unter Ihrer Schwelle liegt, und prüfen Sie, ob diese Nutzer weiterhin Zugriff benötigen.
• Prüfen Sie neue Einstellungen seit letztem Monat und stellen Sie sicher, dass jede Person einem Team und einem Manager zugeordnet ist.
• Weisen Sie Plätze für ausgeschiedene Mitarbeiter neu zu oder entfernen Sie sie und überprüfen Sie gemeinsame Postfächer oder Service-Konten.
• Vergleichen Sie zugewiesene Plätze mit vertraglichen Caps, um Nachberechnungsrisiken früh zu erkennen, besonders bei Überziehungsabrechnung.

Danach machen Sie einen schnellen Check für „Unbekanntes": generische Nutzernamen, Duplikate und E‑Mail‑Aliase. Diese kleinen Probleme führen häufig später zu Rechnungsstreitigkeiten.

Wenn Ihr Tracker noch eine Tabelle ist, lohnt sich diese Routine trotzdem. Wenn Sie automatisieren wollen, kann AppMaster eine leichte interne App bauen, die Plätze und Verlängerungen in einer Datenbank speichert, Zuständigkeiten sauber hält und Erinnerungen sowie Genehmigungen ohne Chat-Nachfragen auslöst.

Beispiel: Plätze vor einer Quartalsverlängerung bereinigen

Stellen Sie sich ein 120‑Personen-Unternehmen mit acht wichtigen SaaS‑Tools vor: Chat, Videokonferenzen, ein CRM, ein Support-Desk, Analytics, Design-Software, ein HR-System und ein Passwortmanager. Die meisten laufen auf quartalsweisen Verlängerungen, und Plätze wurden ad hoc ergänzt, als Teams wuchsen.

Zwei Wochen vor der nächsten Verlängerung macht Ops einen schnellen Check im Tracker. Das Ziel ist nicht Perfektion, sondern nicht für ungenutzte Plätze zu zahlen und eine Überraschungs-Nachberechnung zu vermeiden.

Beim Support-Desk läuft die Prüfung so ab:

• Eine Liste nach Nutzer, Team, Rolle, letztem Login und Tier ziehen.
• Wahrscheinliche ungenutzte Plätze markieren (z. B. kein Login in 45 Tagen oder eingeladen, aber nie aktiviert).
• Teamleiter um kurze Bestätigung bitten: Wer braucht noch Zugriff, wer hat die Rolle gewechselt, wer ist gegangen?
• Plätze nach Bestätigung entfernen oder downgraden und für jeden verbleibenden Platz einen Owner dokumentieren.
• Verlängerungserinnerungen 21 und 7 Tage vorher setzen mit erwarteter Platzanzahl und offenen Fragen.

Während der Prüfung finden sie einen Vertragsbestandteil, der die Planung ändert: Es gibt ein jährliches Minimum, aber die Abrechnung erfolgt quartalsweise. Aktuell liegen sie 10 Plätze über dem Minimum und erwarten 18 neue Support-Mitarbeiter im nächsten Monat. Das ist ein Nachberechnungsrisiko.

Weil sie es früh entdeckt haben, bleibt die Lösung ruhig: Neue Platzvergabe für 48 Stunden aussetzen, 14 ungenutzte Plätze von Personen, die Teams wechselten, zurückgewinnen und eine Pufferfreigabe von sechs Plätzen für kommende Einstellungen vorab genehmigen. Die Verlängerung läuft durch mit weniger bezahlten Plätzen und einem klaren Plan fürs nächste Monat.

Ergebnis: 14 Plätze entfernt, Ownership für jeden aktiven Platz geklärt und Verlängerungen, die planbar statt stressig sind.

Nächste Schritte: klein anfangen, dann automatisieren

Beginnen Sie mit den fünf Tools, die am meisten kosten oder die meisten Nutzer haben. Tracken Sie diese eine Monat lang wöchentlich. Sie erzielen schnelle Erfolge, ohne das Ganze zu einem großen Projekt zu machen.

Eine Routine, die Sie wirklich durchhalten können:

• Listen Sie jeden Platz für Ihre Top‑5‑Tools nach Nutzer auf (oder nach Team, wenn das alles ist, was Sie haben)
• Weisen Sie pro Tool einen Owner zu (die Person, die Änderungen genehmigen kann)
• Setzen Sie das erste Erinnerungsfenster auf 90 Tage vor Verlängerung oder Nachberechnung
• Definieren Sie „inaktiv“ (z. B. kein Login in 30–60 Tagen)
• Prüfen Sie einmal pro Woche und handeln Sie (10–15 Minuten)

Ownership ist der Teil, den die meisten Teams überspringen. Wenn niemand ein Tool besitzt, fühlt sich niemand verantwortlich, wenn Plätze sich anhäufen. Tragen Sie den Namen des Owners neben das Tool und seien Sie klar, was zu tun ist, wenn ein Alarm ausgelöst wird.

Bevor Plätze entfernt werden, einigen Sie sich auf einen Genehmigungsweg, damit Sie niemandes Arbeit unterbrechen. Leichtgewichtig: Manager-Genehmigung für Team-Tools, App-Owner-Genehmigung für unternehmensweite Tools oder Selbstbestätigung des Nutzers in offensichtlichen Fällen.

Wenn Sie bereit sind, über eine Tabelle hinauszugehen, ist AppMaster (appmaster.io) eine Option, um das in eine produktionsreife interne App zu verwandeln – mit echter Datenbank, rollenbasierter Zugriffskontrolle und automatisierten Erinnerungen sowie Genehmigungen.