Erstellen Sie einen Tracker für Lieferanten-Preisverläufe, um Angebote, MOQ und Lieferzeiten zu vergleichen und die beste Option nach Gesamtkosten und Liefergeschwindigkeit zu wählen.
Beschaffungsentscheidungen werden oft mit halben Informationen getroffen. Das letzte Angebot liegt in einer E-Mail, die „aktuelle“ Tabelle sitzt auf dem Laptop von jemand anderem, und die Details, die Ergebnisse wirklich beeinflussen (MOQ, Lieferzeit, Versandbedingungen, Zahlungsbedingungen), sind in PDFs und Chatverläufen verstreut.
Das ist nicht egal, weil Angebote nicht stabil sind. Für denselben Artikel ändern Lieferanten Stückpreis, MOQ, Lieferzeit, Verpackung, Zahlungsbedingungen und Versandannahmen. Wenn Sie nur die Zahl von heute sehen, übersehen Sie Muster wie „günstig, aber rutscht immer um zwei Wochen“ oder „Preis stieg um 12 % nach der ersten Bestellung“.
Schlechte Entscheidungen zeigen sich später und kosten meist mehr als die reine Preisdifferenz zwischen zwei Angeboten. Ein niedriger Stückpreis kann zu Fehlbeständen, Produktionsverzögerungen, Eilfrachten, Qualitätsstreitigkeiten oder schleichendem Margenverlust führen, wenn Sie ständig beschleunigen, um Termine einzuhalten.
Ein Tracker zahlt sich aus, wenn er Fragen in Sekunden beantwortet:
Beispiel: Sie erhalten zwei Angebote für dieselbe Komponente. Lieferant A ist 8 % günstiger, verlangt aber eine höhere MOQ und nennt 6 Wochen Lieferzeit. Lieferant B ist etwas teurer, die MOQ passt zu Ihrem Cash-Plan, und er liefert normalerweise in 2 Wochen. Ohne Historie ist es leicht, dem niedrigeren Preis hinterherzulaufen. Mit Historie sehen Sie, dass Lieferant A oft Verzögerungen hat und Eil-Luftfracht auslöst — in der Praxis also die teurere Option.
Der Tracker ist nur so gut wie die Felder, die Sie speichern. Erfassen Sie das Angebot so, wie es angeboten wurde (nicht nur die „beste“ Zahl), damit Sie Entscheidungen später erklären und Drift erkennen können, etwa schleichend längere Lieferzeiten oder auftauchende Gebühren.
Beginnen Sie mit Preisen in einer Form, die Verwirrung verhindert:
Die Lieferzeit braucht auch zwei Angaben:
Daten sind die Grundlage der Planung. Die angegebene Spanne bleibt nützlich, wenn Sie später Versprechen mit der Realität vergleichen.
Um Vergleiche der Gesamtkosten fair zu machen, erfassen Sie Extras, die den tatsächlichen Aufwand verändern:
Schließlich verknüpfen Sie Performance mit demselben Lieferanten und Artikel: verspätete Lieferungen gegenüber zugesagtem Datum, Qualitätsprobleme (Retouren/Defekte) und Kommunikationsgeschwindigkeit. Das können einfache Tags oder Zähler sein.
Eine Regel ist am wichtigsten: überschreiben Sie keine alten Angebote. Behandeln Sie jedes Angebot als neue Version mit Datum, wer es erhalten hat und der Quelle (E-Mail, Portal, Anruf). Das liefert eine echte Historie statt einer ständig bearbeiteten Momentaufnahme.
Ein Tracker hilft nur, wenn jedes Angebot mit denselben Regeln verglichen wird. Sonst ist die „billigste“ Option oft die mit fehlenden Kosten oder unrealistischem Lieferversprechen.
Definieren Sie eine einfache, konsistente "Gesamtkosten", die Einkauf und Finanzwesen akzeptieren. Hören Sie nicht beim Stückpreis auf. Verwenden Sie eine wiederholbare Schätzung, die übliche Zusatzkosten einschließt:
Normalisieren Sie dann die Basics, bevor Sie ein Ranking erstellen:
MOQ ist die übliche Falle. Vergleichen Sie Lieferanten bei Ihrer erwarteten Bestellmenge, nicht bei der Stufe, die auf dem Papier am besten aussieht. Wenn Sie typischerweise 800 Einheiten kaufen, sollte ein Angebot mit MOQ 2.000 bei 2.000 Einheiten kalkuliert werden (weil Sie das zahlen müssten) oder klar als für diese Bestellung ungeeignet markiert sein.
Für die Liefergeschwindigkeit erfassen Sie die Lieferzeit in Tagen und ein konkretes Versand-/Bereitschaftsdatum. Zeitspannen können vage sein, ein Datum schafft Klarheit.
Beispiel: Lieferant A verlangt $1,90/Stück mit 30 Tagen Lieferzeit und MOQ 500. Lieferant B verlangt $2,05/Stück mit 10 Tagen Lieferzeit und MOQ 1.000. Benötigen Sie nächsten Monat 600 Einheiten, zwingt die MOQ von B Sie, 1.000 Einheiten zu kaufen. Das ändert die „realen“ Kosten und kann den Geschwindigkeitsvorteil aufheben.
Wenn die Totals nahe beieinander liegen, legen Sie Tie-Breaker vorher fest: Pünktlichkeit, Zahlungsbedingungen und Lieferantenstatus (bevorzugt/zugelassen). Es geht um Konsistenz, damit Einkäufer die Logik nicht bei jedem Einkauf neu erfinden.
Der Tracker bleibt vertrauenswürdig, wenn das Datenmodell langweilig, konsistent und schwer „fast vollständig“ auszufüllen ist. Speichern Sie jedes Angebot gleich, und verknüpfen Sie es dann mit dem, was später passiert ist.
Fünf Kern-Records decken die meisten Teams ab:
Halten Sie Angebote getrennt von Bestellungen. Angebote sind Versprechen. Bestellungen sind Realität. Die Verknüpfung ermöglicht, die Lücke zwischen zugesagter Lieferzeit und tatsächlicher Lieferung oder zwischen Angebotspreis und Rechnungsbetrag zu messen.
Einige kleine Entscheidungen verhindern Chaos bei wachsendem Volumen:
Der Workflow hat eine Aufgabe: Ein neues Angebot hinzufügen muss schneller gehen als E-Mails durchsuchen.
Starten Sie mit einem einzigen „Neues Angebot“-Formular, das die Felder erzwingt, die Leute gerne überspringen: Lieferant, SKU, Währung, Stückpreis, MOQ, Lieferzeit, Angebotsdatum und Ablaufdatum. Fügen Sie Versand- und Fixkosten hinzu, wenn Sie sie haben.
Nach dem Speichern berechnen Sie automatisch die Gesamtkosten für einige Mengen, die zu Ihrem Einkauf passen (z. B. MOQ, typische Bestellgröße und eine Bulk-Menge). Das verhindert den Klassiker, dass Lieferant A billiger aussieht, bis Sie an die MOQ denken, die Sie zwingt, viel mehr zu kaufen.
Für jede SKU zeigen Sie eine einfache Rangliste basierend auf Regeln, die Sie wählen (z. B. niedrigste Gesamtkosten bei typischer Menge, dann schnellste Lieferung als Tie-Breaker).
Zwei Schutzmechanismen halten Ranglisten ehrlich:
Dieses einzelne „Grund“-Feld verwandelt eine Bauchentscheidung in eine später überprüfbare Entscheidung.
Historie hilft nur, wenn sie sauber hineinkommt. Beginnen Sie mit den Quellen, denen Sie bereits vertrauen: Tabellen, ERP-Exports und E-Mail-Verläufe. Perfektion ist am ersten Tag nicht nötig; Sie brauchen genügend Historie, um Preis- und Lieferzeit-Muster zu sehen.
Bei CSV-Importen: Laden Sie eine Datei pro Batch (z. B. ein Monat RFQs). Normalisieren Sie Einheiten und Währungen vor dem Import. „$12 pro Kiste zu 10“ und „$1,20 pro Stück“ dürfen nicht als zwei nicht zusammenhängende Preise landen.
E-Mail- und Telefonangebote brauchen einen schnellen manuellen Pfad. Ein kurzes Formular ist meist besser als das Kopieren in eine Tabelle. Beschränken Sie sich auf die Felder, die Entscheidungen ändern: Lieferant, SKU, Datum, Preis, Währung, MOQ, Lieferzeit, Gültigkeit und Versandbedingungen.
Duplikate sind üblich, wenn dasselbe Angebot weitergeleitet oder erneut gesendet wird. Eine praktische eindeutige Prüfung ist Lieferant + SKU + Angebotsdatum + MOQ (und Versandbedingungen, wenn sie die Kosten relevant ändern). Findet sich ein wahrscheinliches Duplikat, lassen Sie den Nutzer wählen: den bestehenden Datensatz aktualisieren oder eine neue Revision speichern.
Speichern Sie genügend „Quellenkontext“, um später zu prüfen: Referenznummer, E-Mail-Betreff/Thread-Name und Dateiname des Anhangs.
Bevor Sie den importierten Daten vertrauen, führen Sie ein paar Schnellchecks für typische Fehlerquellen durch:
Beispiel: Wenn ein Einkäufer „14" für die Lieferzeit eingibt, lassen Sie ihn Tage oder Wochen auswählen. Diese eine Nachfrage verhindert Wochen irreführender Vergleiche.
Ansichten sollten echte Fragen schnell beantworten: „Soll ich jetzt nachbestellen?“, „Wer rutscht bei der Lieferzeit?“ oder „Ist dieses Angebot nach Einrechnung wirklich günstiger?“ Bauen Sie eine kleine Menge von Bildschirmen, zu denen die Leute zurückkehren.
Beginnen Sie mit diesen:
Alerts funktionieren am besten, wenn sie spezifisch und nach Kategorie editierbar sind. Zum Beispiel: „Stückpreis um mehr als 5 % gegenüber letztem angenommenen Angebot gestiegen“ oder „Lieferzeit über die letzten 3 Angebote um mehr als 7 Tage gestiegen."
Gespeicherte Sichten lassen das Tool schnell wirken. Zwei, die sich meist durchsetzen, sind „Diesen Monat nachbestellen" (SKUs unter dem Meldepunkt mit gültigen Angeboten) und „Neuer Lieferant prüfen" (Lieferanten mit begrenzter Historie).
Die meisten „schlechten Rankings" entstehen, weil das System Kontext verliert und die Leute trotzdem dem Ergebnis vertrauen.
Der größte Fehler ist, alte Angebote zu überschreiben. Wenn Sie das Angebot von letztem Monat mit der Zahl von heute ersetzen, verlieren Sie den Trend und können nicht erklären, warum ein Lieferant plötzlich „besser" oder „schlechter" aussieht.
Eine andere Falle ist, nur den Stückpreis zu vergleichen. Ein niedriger Stückpreis kann irrelevant sein, wenn die MOQ zusätzliche Lagerbestände erzwingt oder Fracht und Zölle die Landed Costs über die Alternative drücken.
Normalisierungsfehler zerstören ebenfalls Vertrauen. Wenn ein Einkäufer „pro kg" und ein anderer „pro Stück" eingibt, kann die Rechnung präzise wirken, aber falsch sein. Fehlende Gültigkeitsdaten führen dazu, dass abgelaufene Preise in heutigen Entscheidungen verwendet werden.
Schließlich laufen Rankings weg, wenn Sie tatsächliche Lieferleistung ignorieren. Verspricht Lieferant A 10 Tage, liefert aber in 18, sollte Ihr Tracker das lernen, sonst empfiehlt er weiterhin die falsche Option.
Praktische Gegenmaßnahmen:
Bevor Sie eine „beste Option"-Zusammenfassung an einen Manager senden, führen Sie einen schnellen Plausibilitätscheck durch. Es dauert Minuten und verhindert Entscheidungen auf Basis unvollständiger Daten.
Stellen Sie sicher, dass jeder Angebotsdatensatz vollständig und vergleichbar ist:
Dann prüfen Sie die Konsistenz. Wenn ein Lieferant pro 1.000 Stück und ein anderer pro Stück angibt, ist das Ranking falsch, wenn Sie nicht normalisieren. Gleiches gilt für Währung: Wählen Sie eine Wechselkursregel (Spot-Rate am Angebotsdatum oder monatlicher Satz) und bleiben Sie dabei.
Seien Sie außerdem realistisch bezüglich Aktualität. Ein Angebot von vor 10 Monaten kann für einen Trend nützlich sein, spiegelt aber selten den Markt von heute wider.
Sie müssen einen schnell drehenden SKU auffüllen: 1.000 Einheiten pro Monat. Sie haben noch 10 Tage Bestand, und ein Stockout kostet etwa $800 pro Tag an entgangenen Umsätzen und Eilaufträgen.
Zwei Lieferanten antworten:
Lieferant A bietet $4,50/Stück, aber die MOQ ist 3.000 Einheiten und die Lieferzeit 30 Tage. Die Versandkosten betragen $600 pro Bestellung.
Lieferant B ist teurer mit $5,10, hat aber MOQ 1.000 und Lieferzeit 10 Tage. Versandkosten $400 pro Bestellung.
Vergleicht man nur den Stückpreis, gewinnt A. Aber der tatsächliche Landed Cost pro Einheit für die Bestellung, die Sie tatsächlich tätigen müssten, sieht so aus:
Nun die Zeit: Bei nur 10 Tagen Bestand kommt Lieferant A in 30 Tagen — das heißt etwa 20 Tage Stockout, sofern Sie keine Zwischenlösung finden. Bei $800 pro Tag sind das rund $16.000 Stockout-Kosten. Das übertrifft die $800 Differenz beim Stückpreis bei weitem.
Also ist die beste Wahl heute wahrscheinlich Lieferant B, obwohl der Stückpreis höher ist. Nächsten Monat, wenn Sie 40 Tage Deckung haben, könnte Lieferant A wieder die bessere Option sein.
Wenn Sie ein Angebot genehmigen, halten Sie eine kurze Entscheidungsnotiz fest, damit spätere Reviews nicht auf Erinnerung basieren:
Behandeln Sie den Rollout wie einen Pilot, nicht als großes Systemprojekt. Der Tracker hilft nur, wenn Einkäufer ihn während der tatsächlichen Arbeit nutzen können.
Starten Sie mit einem kleinen, wirkungsstarken Ausschnitt: etwa 20 Top-SKUs (oder die Teile, die die meisten Probleme verursachen) und rund 5 Lieferanten. Das hält den ersten Durchlauf sauber, macht Lücken deutlich und ermöglicht, Vergleichsregeln zu optimieren, bevor alle vom Ranking abhängen.
Einigen Sie sich frühzeitig auf zwei Dinge: eine Bewertungsmethode und ein Set Pflichtfelder. Wenn Nutzer ein Angebot speichern können, ohne Lieferzeit, MOQ, Währung und Gültigkeitsdatum, füllt sich die Datenbank schnell, aber die Ergebnisse sind nicht vertrauenswürdig.
Ein leichter Rollout-Plan:
Erinnerungen an ablaufende Angebote, Alerts bei Lieferzeit-Spikes und eine wöchentliche Zusammenfassung der „besten aktuellen Optionen" halten die Dynamik, ohne zusätzliche Arbeit zu erzeugen.
Wenn Sie den Tracker als interne App bauen, kann AppMaster (appmaster.io) eine Möglichkeit sein, Datenbank, Formulare und Dashboards ohne Programmierung zu erstellen und bei Bedarf produktionsreife Backend-, Web- und Mobile-Apps zu generieren.
Was ist ein Lieferanten-Preisverlauf-Tracker, einfach erklärt?Ein Preisverlauf-Tracker speichert jedes Lieferantenangebot als datierten Eintrag, damit Sie später vergleichbare Vergleiche anstellen können. Er verhindert Entscheidungen, die nur auf einer einzigen „aktuellen“ Zahl basieren, und zeigt Muster wie steigende MOQs, längere Lieferzeiten oder schleichend auftauchende Gebühren.
Wann lohnt sich die Einrichtung eines Preisverlauf-Trackers?Setzen Sie ihn ein, wenn Angebote häufig wechseln, mehrere Personen dieselben Teile kaufen oder Informationen in E-Mails und Tabellen verloren gehen. Er ist besonders nützlich, wenn MOQ, Lieferzeit und Versandbedingungen regelmäßig entscheiden, ob ein vermeintlich „günstiges“ Angebot tatsächlich praktikabel ist.
Welche Mindestfelder sollte ich für jedes Angebot erfassen?Beginnen Sie mit den Feldern, die Entscheidungen verändern: Lieferant, SKU/Teilenummer, Angebotsdatum, Währung, Stückpreis, MOQ oder Break-Menge, Lieferzeit und Gültigkeit/Ablauf. Fügen Sie Versandbedingungen und feste Gebühren hinzu, sobald möglich, damit Vergleiche die tatsächlichen Zahlungen widerspiegeln.
Sollte ich ein altes Angebot überschreiben, wenn ein Lieferant die Preise aktualisiert?Behandeln Sie jedes Angebot als neue Version und überschreiben Sie nie das alte. Schickt ein Lieferant ein Update, speichern Sie es als separaten Datensatz mit eigenem Datum und Quelle, damit Sie nachvollziehen können, was sich wann geändert hat.
Wie vergleiche ich Angebote fair, wenn die MOQs unterschiedlich sind?Vergleichen Sie die totalen Landed Costs bei der Menge, die Sie tatsächlich bestellen würden, nicht nur bei der besten Preisstufe. Wenn das MOQ Sie zwingt, mehr zu kaufen, als Sie brauchen, muss diese Realität in die Kosten einfließen und das Angebot als unpraktisch markiert werden.
Wie sollte ich Lieferzeiten erfassen, damit sie später nützlich sind?Speichern Sie die Lieferzeit als Anzahl Tage und erfassen Sie nach Möglichkeit auch ein versprochenes Versand- oder Lieferdatum. Daten sind einfacher zur Planung, und später können Sie versprochenes vs. tatsächliches Lieferdatum vergleichen, um Lieferanten zu entlarven, die wiederholt zu spät liefern.
Wie gehe ich mit Währungswechseln und Wechselkursen um?Treffen Sie eine einheitliche Regel für Wechselkurse und speichern Sie die Währung in jedem Angebot. Falls Sie umrechnen, legen Sie die verwendete FX-Rate fest, damit andere die Berechnung reproduzieren können und klar ist, ob Änderungen aus Preisbewegungen oder Wechselkursen stammen.
Wie berechne ich die „Gesamtkosten“ am einfachsten, statt nur den Stückpreis?Speichern Sie das Angebot inkl. Gebühren und Bedingungen wie angeboten und definieren Sie eine standardisierte "Gesamtkosten"-Berechnung, die Ihr Team konsequent anwendet. Selbst eine einfache Schätzung ist besser, als Fracht, Zölle, Verpackung oder Zahlungsgebühren zu ignorieren, die den tatsächlichen Aufwand oft verändern.
Wie kann ich die Zuverlässigkeit eines Lieferanten einbeziehen, ohne das System zu kompliziert zu machen?Verfolgen Sie versprochene vs. tatsächliche Lieferdaten und fügen Sie grundlegende Qualitäts- und Kommunikationsnotizen hinzu, die an Bestellungen hängen. Selbst eine leichte Bewertung hilft, Lieferanten nicht weiter zu belohnen, die zwar aggressive Angebote machen, aber Verzögerungen und Nachbearbeitungsaufwand verursachen.
Kann ich das als internes Tool ohne Programmierung bauen?Bauen Sie eine kleine interne App mit einem "Neues Angebot"-Formular, einer Vergleichsansicht pro SKU und einem Audit-Trail für Anhänge und Änderungen. No-Code-Tools wie AppMaster (appmaster.io) können Datenbank, Formulare und Dashboards beschleunigen und gleichzeitig Produktions-Apps bereitstellen, wenn der Workflow wächst.
21. Jan. 2026
8 Min
20. Jan. 20268 Min
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