Legen Sie pro Kunde Limits und Zahlungsbedingungen fest und automatisieren Sie ein Kreditlimit‑Gate für B2B‑Bestellungen, das risikobehaftete Bestellungen pausiert und zur Prüfung weiterleitet.
B2B‑Bestellungen können auf dem Papier gesund aussehen und trotzdem zu einem Cash‑Engpass führen. Anders als Kartenzahlungen zahlen viele Geschäftskunden später. Wenn Sie weiter ausliefern, während Rechnungen sich stapeln, kann ein einzelner langsamer Zahler stillschweigend einen großen Teil Ihres Umlaufvermögens binden.
Ein Kreditlimit‑Gate ist eine einfache Sicherheitsprüfung, bevor eine Bestellung endgültig akzeptiert wird. Es vergleicht, was der Kunde bereits schuldet (und was er durch die neue Bestellung zusätzlich schulden würde) mit einem vereinbarten Kreditlimit. Wenn die neue Bestellung das Limit überschreiten würde, lehnt das System die Bestellung nicht dauerhaft ab. Es pausiert die Bestellung zur Überprüfung.
Eine gehaltene Bestellung wird meist zwar erfasst, aber wichtige Schritte sind blockiert, bis jemand sie freigibt. Sie können weiterhin Details mit dem Käufer klären und ggf. Bestand reservieren, wenn das Ihre Richtlinie ist. Was Sie typischerweise nicht tun, ist versenden, fakturieren oder Bestand dauerhaft zuzuweisen, bis die Sperre aufgehoben ist.
Zahlungsbedingungen verändern das Risiko, weil sie beeinflussen, wie lange Ihr Geld gebunden ist. Vorkasse ist geringes Risiko, da das Geld zuerst eingeht. Net 30 kann in Ordnung sein, wenn die Ausgaben innerhalb des Limits bleiben und Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Net 60 (oder kundenspezifische Fristen) erhöht die Exposition über längere Zeit.
Ein Gate reduziert außerdem Verwirrung zwischen Teams, weil es die Frage „Können wir das versenden?“ in einen sichtbaren, konsistenten Status für Vertrieb, Finance und Ops verwandelt.
Das Gate funktioniert nur, wenn der Kundenstamm ein paar Felder enthält, denen Ihre Backend‑Regel vertrauen kann. Halten Sie die Liste kurz und machen Sie jeden Wert leicht erklärbar.
Beginnen Sie mit dem Kreditlimit: der Limitbetrag und die Währung, in der er definiert ist. Wenn Sie in mehreren Währungen verkaufen, wählen Sie eine Regel und bleiben Sie dabei. Entweder konvertieren Sie alles vor dem Vergleich in eine Basiswährung, oder Sie speichern Limits pro Währung.
Speichern Sie Zahlungsbedingungen als strukturierte Daten, nicht als Freitext. Verwenden Sie einen klaren Typ (Vorkasse, Nachnahme, Net 15, Net 30, Net 60) und speichern Sie die Anzahl der Netto‑Tage, wenn relevant. So kann Ihre Bestelllogik verzweigen, ohne zu raten.
Ein praktisches Set pro Kunde sieht so aus:
Definieren Sie „Exposition“ so, dass sie dem entspricht, wie Sie tatsächlich Risiko tragen. Viele Teams zählen unbezahlte Rechnungen plus offene Bestellungen, die noch nicht bezahlt sind, und manchmal ausstehende Lieferungen, wenn Sie nach Versand fakturieren.
Behalten Sie schließlich eine kleine Menge an Bestell‑Status, damit Holds sichtbar und handhabbar sind. Zum Beispiel: Genehmigt, On hold, Freigegeben, Storniert.
Ihr Datenmodell sollte drei Fragen leicht beantwortbar machen: Wer kauft, zu welchen Bedingungen und wie viel schuldet er bereits?
Starten Sie mit einem Kunden‑Datensatz, der die Entscheidungs‑Eingaben trägt: Kreditlimit, Standard‑Zahlungsbedingungen und eine Hold‑Policy (z. B. automatische Sperre bei Überschreitung, erlauben aber markieren, oder Checkout blockieren).
Bestellungen sollten sowohl den Auslöser als auch das Ergebnis erfassen. Speichern Sie die Zahlungsmethode, den Bestellwert und einen Status, der „On hold“ darstellen kann, ohne „Pending“ zu überladen. Fügen Sie einen Hold‑Grund hinzu, damit man zwischen „Kreditlimit überschritten“ und anderen Problemen (z. B. Adressprüfung) unterscheiden kann.
Ein minimales Schema umfasst oft:
Um die Exposition zuverlässig zu berechnen, brauchen Sie Debitorendaten (Rechnungen oder eine externe Synchronisation), damit unbezahlte Salden nicht aus Bestellungen erraten werden. Wenn Sie noch keine Rechnungsstellung haben, speichern Sie einen „Open balance“‑Snapshot auf dem Kunden und aktualisieren Sie ihn aus gebuchten Zahlungen.
Bewahren Sie Overrides in einer separaten Tabelle auf. Das verhindert unordentliche Änderungen am Hauptkreditlimit und liefert eine Genehmigungshistorie.
Die Mathematik muss vereinbart und dokumentiert werden, dann überall in der App und in Finanzberichten konsistent verwendet werden.
Eine gängige Basisformel ist:
Kredit‑Exposition = unbezahlte Rechnungen + Wert offener Bestellungen
Dann:
Verfügbarer Kredit = Kreditlimit − Kredit‑Exposition
Bevor Sie das implementieren, definieren Sie, was „Wert“ bedeutet. Viele Teams verwenden Produkt‑Totals abzüglich Rabatten und entscheiden explizit, ob Steuern und Versand einbezogen werden sollen. Wenn Sie Steuern und Versand einbeziehen, lösen Holds früher aus. Schließen Sie sie aus, riskieren Sie jedoch, dass Bestellungen nach Finalisierung der Rechnung das Limit überschreiten.
Einige Anpassungen verhindern Überraschungen:
Timing ist genauso wichtig wie die Formel. Wählen Sie klare Aktualisierungszeitpunkte, damit die Zahlen vorhersehbar sind:
Wenn Sie in mehreren Währungen verkaufen, konvertieren Sie die Exposition in die Kreditwährung des Kunden mit einem konsistenten Kurs (z. B. Tageskurs am Rechnungsdatum). Falls Sie Parent‑Accounts oder Tochtergesellschaften unterstützen, entscheiden Sie, ob Limits pro rechtlicher Einheit oder gruppenweit geteilt sind, und machen Sie das im Kundenstamm sichtbar.
Das Gate funktioniert am besten, wenn es automatisch bei jeder Erstellung oder Änderung einer Bestellung läuft.
Speichern Sie die Bestellung zuerst als Entwurf, auch wenn der Käufer mit einem Klick abschließt. Erfassen Sie Kunden‑ID, Bestellwert, Währung und einen Snapshot der Zahlungsbedingungen, damit spätere Änderungen am Kundenprofil die Historie nicht überschreiben.
Holen Sie die aktuelle Exposition des Kunden (basierend auf Ihrer Definition). Berechnen Sie die projizierte Exposition, indem Sie den neuen Bestellwert hinzufügen.
Wenden Sie eine einfache Entscheidung an:
Eine Sperre ist nur nützlich, wenn sie zu einer schnellen, nachverfolgbaren Entscheidung führt.
Definieren Sie, wer eine Sperre freigeben kann. Viele Teams nutzen Finance für Kreditentscheidungen und einen Vertriebsleiter als Backup für dringende Fälle. Machen Sie das mit Rollen und Berechtigungen explizit und protokollieren Sie immer, wer genehmigt (oder abgelehnt) hat und warum.
Halten Sie den Bildschirm kurz, aber zeigen Sie die Zahlen, die ein Entscheider braucht:
Nach der Entscheidung schreiben Sie einen Freigabe‑Logeintrag (Bestell‑ID, Entscheidung, Genehmiger, Zeitstempel, Kommentar). Das wird zur Prüfspur und hilft, Verzögerungen zu erklären.
Benachrichtigen Sie die richtigen Personen sofort, wenn eine Bestellung gehalten wird – über Kanäle, die Ihr Team tatsächlich nutzt (E‑Mail, SMS oder Telegram). Fügen Sie Erinnerungen und Eskalationen hinzu, damit Holds nicht still sitzen. Ein praktisches Muster ist eine Erinnerung nach 2 Stunden, Eskalation nach 24 Stunden und Auto‑Storno nach 72 Stunden, wenn niemand die Bestellung geprüft hat.
Wenn eine vollständige Freigabe zu riskant ist, erlauben Sie bedingte Freigaben (Teillieferung, Anzahlung, verkürzte Zahlungsbedingungen) und halten Sie die Bedingung fest, damit Erfüllung und Rechnungsstellung dem gleichen Plan folgen.
Messen Sie einige Kennzahlen, um das Gate gesund zu halten: Anzahl gehaltener Bestellungen, Prozent freigegeben innerhalb von 24 Stunden, durchschnittliche Zeit bis zur Freigabe und Hauptgründe für Holds.
Behandeln Sie eine gehaltene Bestellung wie eine normale Bestellung mit einem klaren Unterschied: Sie darf nicht weiterlaufen, bis die Sperre gelöst ist.
Vertrieb, Ops und Finance sollten alle das gleiche Hold‑Signal sehen. Verwenden Sie einen Status wie „On credit hold“ plus ein Grundfeld (z. B. „Exposition übersteigt Limit um $1,240“). Fügen Sie eine kurze interne Notiz hinzu, damit niemand raten muss.
Lagerregeln sollten strikt sein: Gehaltene Bestellungen werden nicht gepickt, verpackt oder zugewiesen. Wenn Sie Bestand reservieren, tun Sie das erst nach Freigabe oder verwenden Sie ein kurzes Reservierungsfenster, damit eine gehaltene Bestellung nicht bezahlte Bestellungen blockiert.
Für die Kundenkommunikation halten Sie die Nachricht neutral und praktisch, mit einem klaren nächsten Schritt. Zum Beispiel:
Wenn die Zahlung eingeht, entscheiden Sie zwischen Auto‑Freigabe und manueller Freigabe. Auto‑Freigabe funktioniert gut, wenn Zahlungen zuverlässig den Rechnungen entsprechen. Manuelle Freigabe ist sicherer, wenn Zahlungen teilweise oder unklar sind. Eine gängige Kompromissregel ist Auto‑Freigabe nur dann, wenn die Zahlung den überfälligen Saldo vollständig deckt; andernfalls an Finance weiterleiten.
Verfolgen Sie einige Metriken, um das Gate gesund zu halten: Anzahl gehaltene Bestellungen, Anteil innerhalb 24 Stunden freigegeben, durchschnittliche Freigabezeit und Top‑Gründe für Holds.
Ein Großhandelskunde, BrightSide Supplies, hat Net 30‑Zahlungsbedingungen und ein Kreditlimit von 50.000.
Seine unbezahlten Rechnungen belaufen sich auf 38.000. Er gibt eine neue Bestellung über 15.000 auf.
Projizierte Exposition = 38.000 + 15.000 = 53.000. Da 53.000 über dem Limit von 50.000 liegt, wird die Bestellung gehalten und an Finance zur Prüfung weitergeleitet. Der Vertrieb kann die Bestellung weiterhin sehen, aber sie darf nicht gepackt, versandt oder fakturiert werden, bis das Risiko reduziert ist.
Finance hat in der Regel einige Optionen: Eine Anzahlung verlangen, sodass die Exposition unter das Limit fällt; die Bestellung reduzieren, sodass sie in den verfügbaren Kredit passt; oder einen temporären Override mit Ablaufdatum und Begründung genehmigen.
Bevor Sie das Gate in Produktion schalten, machen Sie einen kurzen Pre‑Flight‑Check. Ein paar Stunden Testen können Tage an Nacharbeit sparen.
Starten Sie mit einer kleinen, variantenreichen Testgruppe (5–10 Kunden): einer mit Net 30 und geringem Limit, einer mit hohem Limit, einer Vorkasse, einer mit mehreren offenen Rechnungen und einer, die oft Bestellungen nach dem Checkout bearbeitet.
Prüfen Sie zwei Dinge:
Durchlaufen Sie eine gehaltene Bestellung komplett und prüfen Sie, ob der Hold‑Grund klar ist, Versand und Rechnungsstellung sich wie vorgesehen verhalten, Benachrichtigungen an die richtigen Personen gehen und eine Zahlungsspiegelung die Bestellung sicher wieder halten (oder markieren) kann.
Die meisten Probleme sind nicht technisch. Sie entstehen, wenn die Regel die falsche Zahl prüft oder wenn Menschen Wege finden, die Regel zu umgehen.
Häufige Fehlerquellen:
Halten Sie die Prävention einfach: Definieren Sie Exposition in einem Satz, führen Sie die Prüfung bei jeder geldverändernden Änderung erneut aus, verlangen Sie Grund und Genehmiger für Overrides und halten Sie die Ausnahmetypen kurz.
Starten Sie mit der kleinsten Version, die echtes Risiko verhindert: „Wenn die Exposition nach dieser Bestellung das Kreditlimit des Kunden überschreitet, setze die Bestellung auf On hold.“ Führen Sie das eine Woche aus und fügen Sie Ausnahmen nur hinzu, wenn Sie sie klar benennen können (z. B. temporäre Overrides, genehmigt von Finance).
Wenn Sie die Bestell‑App ohne Hand‑Coding bauen, kann AppMaster (appmaster.io) eine praktische Option sein: Sie können Kunden, Bestellungen, Rechnungen und Overrides visuell modellieren und die Hold‑Logik als Backend‑Geschäftsprozess implementieren, der die Exposition bei Erstellung, Änderung, Rechnungsstellung und Zahlungen neu berechnet.
Halten Sie die erste Version langweilig und vorhersehbar. Verbessern Sie sie basierend darauf, was Finance und Ops tatsächlich täglich sehen.
What is a credit limit gate in a B2B ordering system?Ein Kreditlimit‑Gate ist eine automatische Prüfung, die eine Bestellung pausiert, wenn die aktuelle Schuld des Kunden plus die neue Bestellung ein vereinbartes Kreditlimit überschreiten würden. Ziel ist es nicht, Verkäufe dauerhaft abzulehnen, sondern Versand und Rechnungsstellung zu stoppen, bis jemand das Risiko geprüft und entschieden hat.
How do I calculate “credit exposure” in a simple way?Die meisten Teams definieren die Exposition als unbezahlte Rechnungen plus den Wert offener Bestellungen, die noch nicht fakturiert oder bezahlt wurden. Wichtig ist, eine Definition schriftlich festzulegen, die die Buchhaltung absegnet, und überall die gleiche Berechnung zu verwenden, damit Genehmigungen und Berichte übereinstimmen.
Should the gate include tax and shipping in the exposure calculation?Standardmäßig sollten Sie alles einbeziehen, was später auf der Rechnung stehen wird, denn so vermeiden Sie, dass Bestellungen genehmigt werden und später durch Steuern oder Versand über das Limit rutschen. Wenn Steuern und Versand stark schwanken, können Sie sie ausschließen – dann sollten Sie aber einen Puffer vorsehen oder beim Rechnungslauf noch einmal prüfen.
When should the credit gate run: on checkout, on approval, or later?Führen Sie die Prüfung bei der Erstellung der Bestellung durch und wiederholen Sie sie bei jeder Änderung, die die Schuld erhöhen kann, z. B. Mengenänderungen, Preisänderungen, Wegfall von Rabatten oder Hinzufügen von Versand. Prüfen Sie außerdem bei Ereignissen, die Werte zwischen Kategorien verschieben, wie Rechnungsstellung und Zahlungseinbuchung, damit der Status aktuell bleibt.
What exactly should an “On hold” order prevent the team from doing?Ein Hold sollte irreversible Schritte blockieren: vor allem Kommissionierung, Verpackung, Versand und Rechnungsstellung. Sie können die Bestellung weiterhin erfassen und mit dem Käufer kommunizieren; manche Teams reservieren Bestände, aber die sicherste Standardeinstellung ist, Reservierungen erst nach Freigabe vorzunehmen oder zeitlich zu begrenzen.
How should we handle temporary credit overrides without creating chaos?Bewahren Sie Overrides getrennt vom Hauptkreditlimit auf und verlangen Sie einen Genehmiger, ein Ablaufdatum und eine schriftliche Begründung. So bleibt das normale Limit sauber, temporäre Ausnahmen lassen sich leicht zurücknehmen, und es entsteht eine nachvollziehbare Prüfhistorie, falls später jemand fragt, warum eine Bestellung erlaubt wurde.
How do we keep held orders from getting stuck for days?Benachrichtigen Sie sofort die Personen, die entscheiden können, in der Regel die Buchhaltung und eine Ersatzperson. Fügen Sie Erinnerungen und Eskalationen mit klaren Zeitvorgaben hinzu, damit Holds nicht unbemerkt liegen bleiben, und erwägen Sie eine Auto‑Stornierung, wenn niemand innerhalb eines definierten Zeitfensters reagiert.
Should a payment automatically release a credit hold?Auto‑Release ist sinnvoll, wenn Zahlungen zuverlässig den Rechnungen zugeordnet werden und Sie dem gebuchten Saldo vertrauen können – das spart manuelle Arbeit und beschleunigt die Erfüllung. Bei teilweisen, unklaren oder häufig strittigen Zahlungen ist manuelle Freigabe sicherer, weil eine Person prüfen kann, was tatsächlich beglichen wurde.
Why should payment terms be stored as structured fields instead of free text?Wenn Sie die Zahlungsbedingungen später bearbeiten, kann das die Historie verfälschen und alte Entscheidungen unverständlich machen. Eine einfache Lösung ist, bei Erstellung oder Genehmigung der Bestellung eine Snapshot der Bedingungen und Kreditdaten zu speichern, damit die Entscheidungskontexte erhalten bleiben, selbst wenn das Kundenprofil später geändert wird.
Can I build a credit limit gate in AppMaster without custom coding?Ja. Sie können Kunden, Bestellungen, Rechnungen und Overrides als Datenobjekte modellieren und das Gate als Backend‑Geschäftsprozess implementieren, der die Exposition bei Erstellung, Änderung, Rechnungsstellung und Zahlungen neu berechnet. Das funktioniert gut, wenn Sie konsistente Stati, Prüfprotokolle und Benachrichtigungen ohne komplettes Hand‑Coding möchten.
21. Jan. 2026
8 Min
20. Jan. 20268 Min
20. Jan. 20268 MinExperimentieren Sie mit AppMaster mit kostenlosem Plan.
Wenn Sie fertig sind, können Sie das richtige Abonnement auswählen.
