Lerne delegierte Genehmigungen in Workflows mit Urlaubsmodus, Stellvertretungsregeln und einer prüffähigen Genehmigungshistorie kennen, die Verzögerungen reduziert.
Genehmigungen stocken aus einem einfachen Grund: Der Workflow wartet auf eine bestimmte Person, und das System weiß nicht, wie es reagieren soll, wenn diese Person offline ist. Eine Anfrage landet im Posteingang dieser Person, niemand sonst darf entscheiden, und alles bleibt stehen.
Das Problem wird schlimmer, wenn Genehmigungen an einen Namen statt an eine Rolle gebunden sind. Teams ändern sich, Menschen sind im Urlaub, Manager sind unterwegs. Wenn der Workflow nicht automatisch auf eine Stellvertretung umschalten kann, endet das mit „dringenden“ Nachfragen, manuellen Workarounds und verzögerten Entscheidungen.
Es hilft außerdem, einige ähnliche Aktionen zu unterscheiden, die oft vermischt werden:
Das eigentliche Ziel ist nicht nur Geschwindigkeit. Es geht um Vorhersehbarkeit und eine saubere Dokumentation.
„Transparent“ bedeutet für Manager und Prüfer zwei Dinge: Man soll sehen können, warum der Workflow an eine Stellvertretung geroutet wurde, und beweisen können, wer wann und auf welcher Grundlage genehmigt hat. Wenn Alex im Urlaub ist und Priya einen Einkauf genehmigt, sollte die Historie zeigen, dass Priya als Stellvertretung für Alex gehandelt hat. Es darf nicht so aussehen, als hätte Alex genehmigt, und es darf nicht in einem privaten Chat verschwinden.
Das Ziel ist einfach: keine blockierten Anfragen und ein klarer, prüfbarer Verlauf darüber, wer was getan hat – auch wenn jemand abwesend ist.
Klare Begriffe verhindern später unordentliche Regeln. Wenn sich Leute nicht darauf einigen können, wer was genehmigen darf, wird dein Workflow entweder stehen bleiben oder Prüfprobleme erzeugen.
Die meisten Genehmigungs-Workflows haben einige übliche Rollen:
Ein primärer Genehmiger ist die Standardperson, die einen Schritt genehmigen soll. Ein Backup-Genehmiger ist die Rückfallperson, die genehmigen kann, wenn der Primär-Genehmiger nicht verfügbar ist.
Oft werden „Backup-Genehmiger“ und „zweiter Genehmiger“ verwechselt, sie sind aber verschieden. Ein zweiter Genehmiger fügt eine zusätzliche Ebene hinzu. Ein Backup ist ein alternativer Pfad auf derselben Ebene.
Delegation ist die Regel, die einer Stellvertretung erlaubt zu handeln. Zwei gebräuchliche Varianten sind:
Genehmigungsstufen sind die geordneten Schritte, die eine Anfrage durchlaufen muss (z. B. Manager, dann Finance, dann Legal, dann IT, je nach Anfrage und Betrag). Halte „Stufen“ getrennt von „Stellvertretungen“: Stufen definieren, was genehmigt werden muss; Stellvertretungen definieren, wer genehmigen kann, wenn die übliche Person nicht zur Verfügung steht.
Nicht jedes Team braucht denselben Backup-Ansatz. Das richtige Modell hängt davon ab, wie oft Menschen abwesend sind, wie risikoreich die Entscheidung ist und wie vorhersehbar deine Genehmigungsschritte sind.
Wähle zunächst ein primäres Modell und behandle die anderen als Ausnahmen. Alles von Anfang an zu mischen verwirrt Nutzer und erschwert Prüfungen.
Die meisten Teams verwenden eine Kombination dieser Modelle:
Der Urlaubsmodus ist im Alltag meist am einfachsten. Regelbasierte Delegation funktioniert gut für größere Teams, weil sie manuelle Entscheidungen über Abdeckung reduziert. Eskalation ist kein Ersatz für Delegation, sondern ein Sicherheitsnetz für Timeouts.
Ein paar Antworten schränken die Optionen schnell ein:
Der Urlaubsmodus funktioniert nur, wenn er vorhersehbar ist. Das Ziel ist einfach: Genehmigungen sollen weiterlaufen und alle sollen sehen können, wer verantwortlich ist.
Erfordere ein klares Zeitfenster. Jede Delegation sollte ein Start- und Enddatum haben (sowie eine Zeitzone, wenn ihr über Regionen hinweg arbeitet). Vermeide „bis auf Weiteres“. Wenn jemand vergisst, die Delegation abzuschalten, können Anfragen wochenlang an die falsche Person gehen.
Entscheide, wer die Stellvertretung wählen darf. Selbstgewählte Delegation kann in kleinen Teams funktionieren, ist aber riskant, wenn Leute jemanden wählen, der nicht geschult ist. Manager-zugewiesene Stellvertretungen passen in die meisten Organigramme. Admin-zugewiesen ist am besten, wenn du strikte Kontrolle brauchst, kann aber die Einrichtung verlangsamen.
Setze Prüfkriterien, die das System durchsetzen kann. Halte sie einfach und erlaube keine „Sonderfälle“, die nur im Kopf einer Person existieren. Typische Regeln sind: gleiche Abteilung oder Kostenstelle, richtige Genehmigungsstufe und abgeschlossene erforderliche Schulungen. Blockiere offensichtliche Konflikte: Die Stellvertretung sollte nicht der Anfragende sein, und zirkuläre Genehmigungen sollten verhindert werden.
Definiere, was mit laufenden Anfragen passiert. Viele Teams routen neue Anfragen zur Stellvertretung, behalten aber bestehende, noch offene Punkte beim Primär-Genehmiger, es sei denn, sie sind überfällig. Sobald sie überfällig sind, kann der Workflow automatisch neu zuweisen oder eskalieren.
Mach den Status sichtbar. Der Anfragende sollte den aktuellen Genehmiger sehen, ob Delegation aktiv ist und was als Nächstes kommt. Ein Status wie „Wartet auf Genehmigung (delegiert an Alex bis 30. Jan)“ reduziert Nachfragen und stärkt das Vertrauen.
Beginne damit, den genauen Genehmigungspfad für eine häufige Anfrage aufzuschreiben (Bestellung, Zugriff, Ausnahmeanfrage). Halte es klein. Zwei bis vier Schritte reichen, um das Muster zu entwerfen.
Ordne jeden Schritt einer Rolle und einem einzelnen Verantwortlichen zu. Auch wenn eine Stellvertretung handeln kann, behalte für jeden Schritt einen primären Genehmiger bei, damit die Verantwortung klar bleibt.
Wähle einen primären Auslöser für die Delegation. Die meisten Teams verwenden ein Abwesenheitskennzeichen, ein Datumfenster oder einen vom Manager gesteuerten Schalter. Wähle zuerst einen, damit Nutzer nicht von stillen Umleitungen überrascht werden.
Füge Routing-Regeln hinzu, um den handelnden Genehmiger zu wählen. Eine vorhersehbare Reihenfolge ist später am einfachsten zu erklären: vom Nutzer gewählte Stellvertretung, dann Manager, dann eine gemeinsame Backup-Queue. Entscheide, ob die Stellvertretung sofort genehmigen kann oder erst nach einem Timeout.
Setze Erwartungen mit Benachrichtigungen. Anfragende sollten sehen, wer gerade verantwortlich ist. Primäre Genehmiger sollten informiert werden, dass Delegation aktiv ist und wie sie sie abschalten können. Stellvertretungen sollten den Kontext und eine klare Möglichkeit bekommen, abzulehnen, wenn sie nicht handeln sollten.
Führe einen End-to-End-Test durch und prüfe die Historie. Du solltest sehen können, wer zugewiesen wurde, warum Delegation stattfand, wer genehmigt hat und wann.
Nutze ein realistisches Szenario: Der primäre Genehmiger ist „im Urlaub“ und die Stellvertretung genehmigt. Wiederhole das dann mit einer nicht verfügbaren Stellvertretung, um die Fallback-Regel zu prüfen. Bestätige schließlich, dass der Audit-Trail sowohl den Primär- als auch den handelnden Genehmiger sowie den Delegationsgrund anzeigt, damit ein Prüfer die Übergabe nachvollziehen kann, ohne jemanden fragen zu müssen.
Ein Audit-Trail sollte drei Fragen ohne Rätsel beantworten: Was ist passiert, wer hat es getan, und warum war es erlaubt. Das ist bei delegierten Genehmigungen besonders wichtig, weil der „verantwortliche Genehmiger" und die Person, die tatsächlich geklickt hat, unterschiedlich sein können.
Protokolliere Delegationsregeln als erstklassige Datensätze, nicht als Einstellungen, die stillschweigend geändert werden. Erfasse, wer wen delegiert hat, Start- und Endzeit, den Umfang (welche Anfragen, Beträge, Teams oder Dokumenttypen), und wer die Änderung genehmigt oder bestätigt hat, falls dein Prozess das verlangt.
Genehmigungsentscheidungen sollten unveränderliche Ereignisse sein. Überschreibe nicht „ausstehend“ mit „genehmigt“. Zeichne Ereignisse wie „Genehmigt“, „Abgelehnt“ oder „Änderungen angefordert“ auf und halte sie, auch wenn der Workflow neu startet.
Ein praktischer Audit-Trail enthält üblicherweise:
Halte Kommentare und Anhänge an das Entscheidungsereignis gebunden. Wenn sie in einem separaten Chat oder einem generischen „Notizen“-Feld liegen, wird es schwer zu beweisen, welcher Kommentar welche Entscheidung gestützt hat.
Mache die Historie schließlich lesbar. Eine einzige Timeline, die Delegationsänderungen, gesendete Benachrichtigungen, getroffene Entscheidungen und Eskalationen in der richtigen Reihenfolge zeigt, verhindert spätere Streitigkeiten.
Menschen akzeptieren Verzögerungen, wenn sie sehen können, was passiert. Wenn sie das nicht können, jagen sie die falsche Person, senden Anfragen erneut oder nehmen an, das System sei kaputt.
Anfragende und Prüfer sollten immer den aktuellen Genehmiger und den Grund für dessen Auswahl sehen. Wenn die Aufgabe vom primären Genehmiger zu einer Stellvertretung gewechselt ist, zeige es deutlich: „Zugewiesen an: Priya (Stellvertretung für Alex).“ Diese eine Zeile verhindert Verwirrung und schützt die Verantwortlichkeit.
Zeige außerdem das Delegationszeitfenster und wer es gesetzt hat. „Delegation aktiv: 10. Jan bis 20. Jan, gesetzt von Alex“ hilft Teams zu vertrauen, dass die Übergabe beabsichtigt ist.
Versteckte Neu-Zuweisungen sorgen für Prüfprobleme. Wenn jemand Genehmiger austauschen kann, ohne eine sichtbare Spur zu hinterlassen, verlieren Nutzer das Vertrauen und Manager können nicht erkennen, wer die Entscheidung getroffen hat. Mache Neu-Zuweisungen für die richtigen Personen sichtbar und protokolliere immer, wer sie ausgelöst hat.
Ein einfaches „Historie anzeigen“-Panel reicht meist aus. Halte es fokussiert: aktueller Status, aktueller Genehmiger und warum, Delegationszeitraum, manuelle Neu-Zuweisungen und Entscheidungskommentare.
Privatsphäre ist ebenfalls wichtig. Definiere, wer welche Informationen sehen darf. Ein Anfragender braucht eventuell Namen und Status, während HR-, Finance- oder Legal-Workflows interne Notizen maskieren müssen.
Delegation scheitert meist aus einfachen Gründen: Regeln sind zu vage, Aufzeichnungen zu ungenau oder es gibt keinen Backup-Plan. Das Ergebnis ist vorhersehbar: Anfragen liegen in der Schwebe, und später kann niemand beweisen, wer was genehmigt hat.
Eine typische Falle ist, an jemanden zu delegieren, der diese Art von Anfrage nicht genehmigen darf. Zum Beispiel delegiert ein Einkäufer Bestellgenehmigungen an einen Kollegen, der kein Ausgabenlimit hat. Die Stellvertretung klickt „genehmigen“, Finance meldet einen Verstoß, und dann muss die Transaktion zurückgenommen und erklärt werden, wie das System das zugelassen hat.
Häufige Fehler sind:
Benachrichtigungs-Überflutung ist subtil. Wenn jeder Schritt E-Mail, Chat, Push und Erinnerungen auslöst, lernen Nutzer, alles zu ignorieren.
Gestaltungsentscheidungen, die die meisten Probleme verhindern:
Delegation funktioniert, wenn die „langweiligen Details“ konsistent sind. Bevor du den Urlaubsmodus für die ganze Firma aktivierst, prüfe jeden Genehmigungsschritt und frage: Was passiert, wenn der zugewiesene Genehmiger heute nicht verfügbar ist?
Teste dann mindestens ein „Person im Urlaub“-Szenario Ende-zu-Ende: Anfrage vor Urlaubsbeginn eingereicht, während des Urlaubs genehmigt und nach Rückkehr der Person überprüft.
Ein Vertriebsteam stellt eine Bestellanforderung für 12 neue Headsets (USD 1.200). Die Anfrage geht normalerweise an Maya, die Vertriebsleiterin. Maya ist jedoch für zwei Wochen im Urlaub, und Genehmigungen können nicht warten.
Vor ihrer Abreise aktiviert Maya den Urlaubsmodus und benennt Jordan (Sales Ops Lead) als ihre Stellvertretung für Bestellungen bis USD 5.000. Alles darüber geht weiterhin an Finance.
So läuft die Übergabe in einer sauberen, prüffreundlichen Weise ab:
Zwei Details machen das vertrauenswürdig. Der Anfragende sieht, warum der Genehmiger gewechselt hat („Anfrage an Stellvertretung geroutet: Maya außer Haus“), und Maya weiß bei ihrer Rückkehr, was Jordan in ihrer Abwesenheit genehmigt hat.
Wenn Maya zurückkommt, öffnet sie eine Ansicht „Genehmigungen während Abwesenheit“ und prüft, was Jordan in ihrem Namen genehmigt hat. Sie kann nach Datum, Betrag oder Anfragendem filtern. Sie genehmigt nichts erneut, kann aber eine Anfrage zur Nachverfolgung markieren, falls etwas auffällig ist.
Später fragt ein Prüfer: „Wer hat diesen Einkauf genehmigt, und warum war es nicht Maya?“ Die Timeline erzählt eine konsistente Geschichte: ursprünglicher Genehmiger, Delegationsgrund (Urlaubsmodus), Stellvertretung, handelnde Zuordnung, zeitgestempelte Entscheidung und die Notiz.
Behandle Delegation wie eine kleine Produktveränderung, nicht wie ein Häkchen. Das Ziel bleibt: Genehmigungen sollen weiterlaufen, wenn Menschen abwesend sind, und du musst jede Entscheidung später erklären können.
Starte mit einem Workflow, der schmerzt, wenn er stockt (Spesen, Bestellgenehmigungen oder Zugriffsanfragen). Halte den Umfang eng: ein Team, ein Genehmigungspfad und ein klares Erfolgskriterium, z. B. „keine Genehmigungen warten länger als 24 Stunden, weil jemand nicht da ist."
Schreibe eine kurze Delegationsrichtlinie, die Leute tatsächlich befolgen: Wer darf delegieren, was darf delegiert werden (z. B. nur unterhalb eines Betrags- oder Risikolimits), wie beginnt und endet Delegation, und wie sieht ein Notfall-Override aus und wie wird er protokolliert.
Weise eine verantwortliche Person für Rollen und Regeln zu und setze eine wiederkehrende Überprüfung (monatlich oder vierteljährlich), um veraltete Stellvertretungen zu bereinigen. Die meisten langfristigen Probleme entstehen durch verwaiste Delegationen, die nie abgeschaltet wurden.
Wenn du eine Genehmigungs-App ohne aufwändige Programmierung bauen willst, kann AppMaster (appmaster.io) Benutzer, Rollen und Delegationsfenster in einer Datenbank modellieren, Routing und Timeouts im visuellen Business Process Editor abbilden und gleichzeitig eine konsistente Genehmigungshistorie für Prüfungen erhalten.
Rolle den Prozess phasenweise aus, höre auf Verwirrung und erweitere den nächsten Workflow erst, nachdem der erste einige Wochen stabil läuft.
21. Jan. 2026
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20. Jan. 20268 Min
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