Deal‑Desk‑App für Rabattfreigaben, der Vertriebsteams vertrauen

Warum Rabattfreigaben ohne Deal‑Desk chaotisch werden

Rabattfreigaben zerfallen, wenn sie in Chatverläufen und verstreuten E‑Mails leben. Ein Vertriebsmitarbeiter bittet um „eine schnelle Ausnahme“, jemand antwortet „ok“, und eine Woche später erinnert sich niemand mehr daran, was genehmigt wurde, warum es genehmigt wurde oder unter welchen Bedingungen.

Die Probleme beginnen oft klein und häufen sich dann:

• Wichtige Details gehen verloren (Rabatt, Laufzeit, Startdatum, Sonderklauseln).
• Entscheidungen passieren privat, sodass der Rest des Teams nicht sehen kann, was los ist.
• Genehmigungen werden inkonsistent (die falsche Person stimmt zu oder verschiedene Personen genehmigen unterschiedliche Versionen).

Ein Rabatt betrifft mehr Personen, als viele erwarten. Der Vertrieb führt den Deal, aber Finance achtet auf Marge und Zahlungsbedingungen, die Führung auf Konsistenz und Legal auf Vertragsrisiken. Ohne einen zentralen Ort zur Koordination wird jeder Deal zur Sonderregelung.

Eine Deal‑Desk‑App löst das, indem sie allen einen gemeinsamen Ablauf gibt: Anfrage stellen, an den richtigen Genehmiger routen, eine klare Entscheidung erfassen und alles speichern. Es geht nicht darum, Bürokratie hinzuzufügen, sondern Nacharbeit und „Genehmigung per Erinnerung“ zu vermeiden.

So sieht das in der Praxis aus. Ein Vertriebsmitarbeiter bietet 20 % an, um eine Verlängerung zu gewinnen, dann fordert die Beschaffung 25 % plus Netto‑60‑Zahlungsbedingungen. Im Chat könnte ein Manager „25 % sind in Ordnung“ zustimmen, während Finance später widerspricht, weil sich durch die Zahlungsbedingungen die Wirtschaftlichkeit ändert. Mit einem richtigen Antrags‑ und Genehmigungsfluss reicht der Vertriebsmitarbeiter das vollständige Paket einmal ein, die richtigen Personen prüfen dieselbe Version und die endgültige Antwort ist eindeutig.

Sie merken, dass es funktioniert, wenn der Vertrieb schneller Antworten bekommt, Last‑Minute‑Ausnahmen abnehmen, Streitigkeiten darüber, „was vereinbart wurde“, verschwinden und Sie endlich saubere Daten für Reports haben.

Entscheiden Sie, was Ihr Antragsformular erfassen muss

Ein Rabattantrag sollte eine Frage schnell beantworten: Ist dieser Deal bei diesem Preis die Genehmigung wert?

Beginnen Sie mit dem kleinsten Satz an Feldern, der einem Genehmiger erlaubt, den Deal zu verstehen, ohne in Tabellen zu suchen:

• Kundenname und Segment (neu vs. Bestandskunde, Größe)
• Produkt/Paket, Laufzeit und Menge
• Listenpreis und angefragter Preis (Rabatt % automatisch berechnen)
• Erwartetes Abschlussdatum und Startdatum
• Deal‑Owner und Team

Zahlen allein erklären nicht, warum es einen Rabatt gibt. Fügen Sie etwas strukturierte Kontextinformation hinzu und ein kurzes Notizfeld. Zum Beispiel: ein Dropdown für den Hauptgrund (Wettbewerbsanpassung, Verlängerungsrisiko, Expansion, Pilot), ein Feld für den Hauptkonkurrenten und ein Notizfeld für Details wie „Konkurrent bietet 25 % Rabatt, wenn wir diese Woche unterschreiben“.

Guardrails verhindern, dass minderwertige Anfragen die Warteschlange verstopfen. Konzentrieren Sie sich auf wenige Anforderungen, die tatsächlich Nacharbeit reduzieren:

• Eine erforderliche Begründung mit einem Grundcode (ein paar Sätze, nicht „brauche Rabatt, um zu gewinnen")
• Belege nur oberhalb einer Schwelle erforderlich (Angebot, Preisblatt, Konkurrenten‑E‑Mail)
• Eine klare Möglichkeit, Ausnahmen zu kennzeichnen (Bundles, individuelle Bedingungen, sensible Deals)

Halten Sie das Formular schnell, indem Sie nur das verpflichtend machen, was wirklich genutzt wird. Wenn ein Feld selten eine Entscheidung beeinflusst, machen Sie es optional oder bedingt verpflichtend (z. B. „Konkurrent“ nur erforderlich, wenn der Grund „Wettbewerbsanpassung“ ist).

Legen Sie Zugriffsregeln früh fest: Wer kann einreichen (alle Vertriebsmitarbeiter vs. Sales Ops) und wer kann Anfragen sehen (Antragsteller, Manager, Finance, Deal‑Desk). Berechtigungen sind wichtig, wenn Notizen Marge, Verlängerungsrisiken oder Kundenprobleme enthalten.

Legen Sie Rabattstufen und Genehmigungsregeln fest, denen die Leute folgen

Die Genehmigung von Rabatten bricht auseinander, wenn die Regeln unklar sind. Leute raten, Genehmigungen springen herum und Ergebnisse hängen davon ab, wer zufällig online ist.

Beginnen Sie mit Stufen, die widerspiegeln, wie Ihr Unternehmen Risiken bewertet. Halten Sie sie so einfach, dass der Vertrieb selbst bedienen kann:

• 0–10 %: Sales Manager
• 11–20 %: Sales Manager + Finance
• 21–30 %: Sales Director + Finance
• 31 %+: Executive‑Genehmigung

Fügen Sie dann eine kleine Anzahl von Override‑Regeln für Fälle hinzu, die Wirtschaftlichkeit oder Risiko wirklich ändern: New‑Logo vs. Renewal, Mehrjahreslaufzeiten, strategische Accounts, nicht‑standardisierte Vertragsklauseln und abweichende Zahlungsbedingungen. Machen Sie die Overrides explizit, damit z. B. eine 15%ige Verlängerung nicht wie ein 12%iger New‑Logo behandelt wird.

Weisen Sie Genehmiger nach Rolle und nicht nach Namen zu. Rollen überstehen Urlaub und Organisationsänderungen. Für jede Stufe definieren Sie, wer zustimmen muss und in welcher Reihenfolge. Finance prüft typischerweise Marge und Zahlungsbedingungen; Legal sollte nur eingreifen, wenn sich Bedingungen ändern oder das Risiko steigt. Wenn Legal bei jeder Anfrage nötig ist, verlangsamen sich Genehmigungen und Leute suchen nach Umgehungen.

Der Vertrieb arbeitet unter Zeitdruck, daher sind Antworterwartungen wichtig. Setzen Sie ein klares Ziel wie „erste Antwort innerhalb von 4 Geschäftsstunden“ sowie einen Backup‑Plan (Delegation, Bereitschaftsdienst oder Eskalation nach einer festgelegten Zeit).

Machen Sie Entscheidungsgründe verpflichtend, damit Ergebnisse später nützlich sind. Halten Sie sie konsistent und kurz:

• Genehmigt: Rabatt und etwaige Bedingungen („20 % genehmigt, 2‑Jahres‑Laufzeit")
• Abgelehnt: konkreter Grund („Marge unter Mindestwert")
• Änderungen nötig: was geändert werden muss („auf 15 % reduzieren oder jährliche Vorauszahlung hinzufügen")

Bauen Sie ein vertriebsfreundliches Antragsformular

Wenn Vertriebsmitarbeiter das Formular meiden, wandern Genehmigungen zurück in Chats und Sie verlieren die Aufzeichnung.

Halten Sie das Formular vorhersehbar und schwer zu verfehlen. Verwenden Sie klare Beschriftungen, intelligente Voreinstellungen und Auswahllisten statt Freitext, wenn möglich (Deal‑Typ, Region, Währung). Streichen Sie alles, was die Entscheidung oder das Reporting nicht beeinflusst.

Kurz halten, aber die richtigen Nachfragen stellen

Die schnellsten Formulare nutzen bedingte Fragen. Fragen Sie zuerst nach dem Rabatt und zeigen Sie dann nur das, was für diese Stufe nötig ist.

Gängige Nachfragen, die gut funktionieren:

• Höherer Rabatt: stärkere Begründung verlangen und (falls relevant) Konkurrenten‑Details
• Sonderbedingungen: Vertragsnotizen erfassen und an Legal weiterleiten, wenn nötig
• Abweichende Zahlungsbedingungen: Finance‑Details hinzufügen
• Mehrjahresdeals: den Trade‑off erfassen (Verpflichtungen, Erneuerungsplan)

Eingaben validieren, bevor sie bei Genehmigern landen

Genehmiger sollten nicht grundlegende Fehler ablehnen müssen. Fügen Sie einfache Prüfungen hinzu (Rabatt innerhalb des Bereichs, Abschlussdatum nicht in der Vergangenheit, erforderliche Begründung bei größeren Rabatten). Wenn Sie einen Margenminwert haben, validieren Sie dagegen.

Eine kleine, aber wirkungsvolle Verbesserung ist eine „Vorschau vor dem Absenden“. Zeigen Sie dem Vertriebsmitarbeiter die erwartete Stufe und wer gefragt wird. Beispiel: „22 % Rabatt: Sales Manager + Finance.“ Das verhindert Überraschungen und reduziert Rückfragen.

Machen Sie das Formular mobil nutzbar: Einspaltiges Layout, große Tap‑Ziele und kurze Textfelder.

Schritt für Schritt: Genehmigungen vom Einreichen bis zur Entscheidung routen

Ein guter Routing‑Flow fühlt sich für den Vertrieb unsichtbar an. Sie reichen eine Anfrage ein, bekommen schnell eine klare Antwort und wissen immer, was als Nächstes passiert.

Ein praktischer Ablauf, den die meisten Teams übernehmen können:

1. Erstellen Sie die Anfrage und berechnen Sie die Stufe automatisch. Berechnen Sie den Rabattprozentsatz aus Listenpreis vs. angebotenen Preis und ordnen Sie ihn im Tool einer Stufe zu, damit Vertriebsmitarbeiter nicht raten müssen.
2. Weisen Sie den Genehmiger basierend auf Stufe und Deal‑Typ zu. Niedrige Stufen gehen an einen Sales Manager; höhere Stufen fügen Finance hinzu; bestimmte Deal‑Typen (Verlängerungen, Mehrjahresverträge, strategische Accounts) können in eine andere Queue routen.
3. Benachrichtigen Sie Genehmiger mit einer klaren Zusammenfassung und einfachen Aktionen. Schließen Sie die wichtigsten Zahlen, den Grund und die unterstützenden Notizen ein. Halten Sie die Aktionen offensichtlich: Genehmigen, Ablehnen, Änderungen anfordern.
4. Bearbeiten Sie Revisionen, ohne von vorne zu beginnen. Wenn Änderungen nötig sind, geben Sie die Anfrage mit einem verpflichtenden Kommentar an den Vertriebsmitarbeiter zurück. Behalten Sie dieselbe Anfrage‑ID, damit alle auf derselben Version bleiben.
5. Eskalieren Sie, wenn Antwortzeiten überschritten werden. Wenn jemand nicht rechtzeitig antwortet, eskalieren Sie an einen Backup oder Delegierten.

Wenn eine endgültige Entscheidung getroffen wird, schließen Sie die Anfrage, benachrichtigen Sie die Stakeholder (Vertriebsmitarbeiter, Manager, Finance, Deal‑Desk) und sperren Felder, die nach der Genehmigung nicht geändert werden sollten.

Protokollieren Sie jede Entscheidung für eine saubere Audit‑Spur

Schnelle Genehmigungen sind wichtig, aber die Dokumentation ist genauso entscheidend. Sie brauchen eine Spur, die beantwortet: Wer hat genehmigt, wann, auf Basis welcher Informationen und was hat sich unterwegs geändert?

Protokollieren Sie jeden Statuswechsel als Ereignis, nicht nur das Endergebnis. Jedes Ereignis sollte Zeitstempel und die Person (oder das System) enthalten, die die Änderung vorgenommen hat.

Erfassen Sie, was Sie später wirklich brauchen:

• Statusverlauf (Eingereicht, Zurückgegeben, Genehmigt, Abgelehnt, Abgelaufen) mit Zeit und Akteur
• Entscheidungsdetails (genehmigter Rabatt, Bedingungen, Kommentare, erforderliche Anhänge)
• Wichtige Feldänderungen (Preis, Rabatt %, Laufzeit, Stufe), vorher und nachher
• Grundkontext (Deal/Account‑ID, Vertriebsmitarbeiter, Genehmigerrolle)

Revisionen sind der Punkt, an dem Teams Probleme bekommen. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter Laufzeit oder Zahlungsbedingungen nach der Einreichung ändert, sollte die Audit‑Spur das klar zeigen und, falls Ihre Richtlinie es verlangt, eine erneute Genehmigung auslösen. Behandeln Sie Änderungen als neue Ereignisse, nicht als stille Bearbeitungen.

Legen Sie Aufbewahrungs‑ und Exportregeln früh fest: Wie lange Anfragen und Anhänge aufbewahrt werden, wer exportieren kann und ob Exporte protokolliert werden.

Nutzen Sie Reporting, um das Rabattverhalten im Laufe der Zeit zu verbessern

Der tatsächliche Mehrwert ist nicht nur „schnellere Genehmigungen“. Es ist, die Historie zu nutzen, um zukünftige Entscheidungen schneller, gerechter und leichter verteidigbar zu machen.

Beginnen Sie mit wenigen verlässlichen Kennzahlen: Zeit bis zur Entscheidung, Genehmigungsrate und durchschnittlicher Rabatt. Sobald diese stabil sind, schneiden Sie nach Dimensionen, die zu Ihrer Arbeitsweise passen: Vertriebsmitarbeiter/Manager, Region, Produkt, Deal‑größe, Stufe und Grundcode.

Diese Ansichten offenbaren Muster, die Sie in Chatverläufen und Tabellen nicht sehen: Häufige Overrides, wiederkehrende Ablehnungsgründe, Engpässe bei einzelnen Genehmigern und steigende Rabattierung in bestimmten Segmenten.

Monatliche Reports bleiben praktikabel, wenn sie mit Fragen beginnen:

• Wo dauerten Genehmigungen am längsten und warum?
• Welche Grundcodes werden am häufigsten genehmigt und sind sie noch sinnvoll?
• Werden Stufen wie beabsichtigt genutzt oder umgehen Leute sie?
• Welche Ablehnungsgründe wiederholen sich und was kann der Vertrieb vor der Einreichung verbessern?

Damit Reporting sauber bleibt, standardisieren Sie die Felder, die Analyse antreiben. Notizen können Freitext sein, aber Schlüsselangaben sollten strukturiert sein: Segment, Produkt, Listenpreis, angefragter Rabatt, endgültig genehmigter Rabatt, Stufe und eine stabile Liste von Grundcodes.

Beispiel: Genehmigung einer 22%‑Rabattanfrage von Anfang bis Ende

Eine Vertriebsmitarbeiterin, Maya, schließt einen Jahresplan im Wert von 48.000 $ ab. Der Interessent verlangt einen Rabatt von 22 %, weil ein Wettbewerber 20 % anbietet und der Vertrag bis Freitag unterschrieben werden soll.

Maya reicht eine Anfrage mit den Deal‑Basics ein (Account, Plan, Laufzeit, Abschlussdatum), den Zahlen (Listenpreis, angefragter Preis, Rabatt %) und kurzer Kontextinformation (Wettbewerbsdruck, Zeitrahmen, was der Kunde im Gegenzug zusagt). Sie fügt gegebenenfalls einen Beleg an, wenn die Stufe das verlangt.

Der Workflow berechnet die Stufe. In diesem Beispiel werden alles ab 21 % zuerst an einen Manager und dann an Finance weitergeleitet. Der Manager genehmigt mit einer Bedingung: 12‑monatige Laufzeit und jährliche Vorauszahlung. Finance prüft Marge und Zahlungsbedingungen und genehmigt entweder mit Bedingungen, lehnt mit klarem Grund ab oder sendet die Anfrage zur konkreten Überarbeitung zurück.

Maya erhält eine Entscheidung, die sie in die Kundenkommunikation übernehmen kann, mit Bedingungen in klarer Sprache. Jeder Schritt wird protokolliert: Wer entschieden hat, wann, was sich geändert hat und warum.

Häufige Fehler, die Genehmigungen verlangsamen

Die meisten Verzögerungen werden nicht durch „langsame Genehmiger“ verursacht. Sie entstehen, weil der Workflow Raum für Diskussionen, Nacharbeit oder Blindspots lässt.

Fehler 1: Regeln, die simpel klingen, aber nicht umsetzbar sind

„Große Rabatte brauchen Führungsfreigabe“ scheitert, sobald jemand fragt: „Wie groß?“ Machen Sie Stufen spezifisch und schreiben Sie auf, was die Route ändert (Laufzeit, Zahlungsbedingungen, Neu vs. Verlängerung, nicht‑standardisierte Sprache).

Fehler 2: Formulare so umfangreich, dass Mitarbeiter sie meiden

Wenn das Formular sich wie Papierkram anfühlt, umgeht der Vertrieb es. Eine verlässliche Regel: Wenn ein Feld nicht zur Entscheidung oder zum Reporting genutzt wird, fordern Sie es nicht an. Füllen Sie automatisch, was möglich ist, und halten Sie Anhänge schwellenwertbasiert.

Fehler 3: Keine Grundcodes, sodass Reporting zur Geräuschkulisse wird

Wenn jede Anfrage eine einzigartige Geschichte ist, können Sie nicht daraus lernen. Verwenden Sie eine kurze, stabile Liste von Grundcodes und halten Sie Freitext für unterstützende Details.

Fehler 4: Änderungen nach der Genehmigung ohne erneute Genehmigung

Wenn Preis, Rabatt %, Laufzeit oder Zahlungsplan nach der Genehmigung geändert werden, behandeln Sie das als bedeutsame Änderung. Routen Sie automatisch neu, wenn geschützte Felder bearbeitet werden.

Fehler 5: Schlechte Sichtbarkeit und zu viele Benachrichtigungen

Vertriebsmitarbeiter bleiben stecken, wenn sie nicht sehen können, wo eine Anfrage steht. Genehmiger schalten ab, wenn jede Anfrage alle informiert. Halten Sie den Status klar („Wartet auf Finance") und richten Sie Benachrichtigungen gezielt an Antragsteller und aktuellen Genehmiger.

Schnellcheckliste und nächste Schritte

Führen Sie vor dem Rollout einen kurzen „Real‑Life‑Test“ durch: Kann ein Vertriebsmitarbeiter in unter zwei Minuten einreichen, können Genehmiger ohne Nachfragen entscheiden und kann Finance die Entscheidung Monate später erklären?

Verwenden Sie diese Checkliste, um häufige Probleme früh zu erkennen:

• Form‑Basics: Pflichtfelder sind wirklich erforderlich (Preis, Rabatt %, Laufzeit, Produkt, Region, Abschlussdatum).
• Stufenlogik: Stufen und Override‑Regeln passen zu tatsächlichen Genehmigungsprozessen.
• Rollenabbildung: Jede Stufe hat einen primären Genehmiger und einen Backup.
• Benachrichtigungen: Antragsteller und Genehmiger erhalten die richtigen Alerts ohne Dopplungen.
• Audit‑Qualität: Jede Entscheidung hat einen Owner, Zeitstempel und einen klaren Grund.

Betriebliche Regeln sind genauso wichtig wie das Formular: Was passiert, wenn ein Vertriebsmitarbeiter nach Feedback überarbeitet, wie Eskalation funktioniert und wie Abwesenheitsvertretungen gehandhabt werden.

Wenn Sie schnell einen Prototyp bauen wollen, modellieren Sie zuerst das Datenmodell (Anfragen, Genehmigungen, Kommentare, Versionen), dann das Formular, dann das Routing und schließlich das automatische Entscheidungsprotokoll.

Wenn Sie dies mit AppMaster (appmaster.io) bauen, können Sie das Request‑Datenmodell im Data Designer erstellen und das Routing im Business Process Editor einrichten, sodass Formular, Workflow und Audit‑Trail an einem Ort leben und bei Regeländerungen konsistent bleiben.