Richten Sie einen Catering‑Buchungsablauf ein, der Event‑Details erfasst, genaue Angebote sendet, Anzahlungen einzieht und Menüänderungen mit klaren Status nachverfolgt.
Die meisten Catering‑Jobs scheitern nicht, weil das Essen schlecht ist. Sie bleiben im Raum zwischen der ersten Nachricht und einem bestätigten Datum stecken. Jemand fragt: „Seid ihr verfügbar?“ und die nächsten Tage vergehen mit halbherzigen Antworten, fehlenden Details und kurzfristigen Klarstellungen.
Die Stolperpunkte sind meist langweilig und vorhersehbar:
Wenn Details fehlen, werden Angebote riskant. Wenn Sie Kopfzahl, Service‑Art, Lieferfenster, diätetische Anforderungen oder Hausregeln nicht kennen, unterbieten Sie und müssen später improvisieren, oder Sie überpreisen und verlieren den Auftrag. Dann folgen Überraschungen: zusätzliches Personal, fehlende Ausstattung, engere Aufbauzeit als geplant oder ein Menübestandteil, der in dieser Menge nicht fertiggestellt werden kann.
Ein einfacher Catering‑Buchungsablauf behebt das, indem zufällige Nachrichten in einen klaren Pfad verwandelt werden: Essentials erfassen, Verfügbarkeit bestätigen, ein Angebot basierend auf realen Rahmenbedingungen senden, eine Anzahlung einziehen und die Buchung mit einer einzigen sicheren Quelle für Menü und Logistik festschreiben.
Das ist besonders wichtig für Inhaber, die viele Rollen tragen, Vertriebsteams mit vielen Leads und Koordinatoren, die saubere Übergaben an Küche und Fahrer brauchen.
Beispiel: Ein Kunde schreibt wegen einem 60‑Personen Firmenlunch „nächsten Monat“. Ohne klaren Ablauf könnten Sie zu schnell ein Angebot machen. Mit klarem Ablauf holen Sie zuerst Datum, Gebäudezugangsregeln, Lieferzeit, Budgetrahmen und diätetische Zahlen ein und bieten dann sicher an, um spätere Nacharbeiten zu vermeiden.
Buchungen wirken chaotisch, wenn Leute unterschiedliche Worte für dasselbe verwenden. Die eine Person sagt „confirmed“, obwohl der Kunde nur das Menü mochte. Eine andere sagt „booked“, obwohl die Anzahlung fehlt. Klare Status beheben das schnell.
Eine einfache Status‑Pipeline, mit der die meisten Teams leben können:
Machen Sie die Regeln so klar wie die Labels. Entscheiden Sie, wer welchen Status ändern darf und was den Wechsel auslöst. „Quote sent“ sollte nicht nur „entworfen“ bedeuten. Es sollte heißen, die Nachricht ist raus.
Halten Sie zwei Neben‑Status getrennt, damit die Haupt‑Pipeline sauber bleibt:
Beispiel: Ein Kunde genehmigt das Angebot, möchte aber zwei Beilagen tauschen. Die Buchung kann Tentative hold oder Confirmed bleiben (abhängig von Ihrer Anzahlungspraxis), während der Menüstatus von Approved auf Changed springt.
Wenn Sie das in einem No‑Code‑Tool wie AppMaster bauen, machen Sie diese Status zu einfachen Dropdown‑Feldern mit Berechtigungen, damit Änderungen konsistent und leicht nachverfolgbar bleiben.
Schnelle Antworten gewinnen Catering‑Aufträge, aber Geschwindigkeit hilft nur, wenn Sie die Details erfassen, die Ihr Angebot genau machen. Denken Sie an das minimale Briefing: genug, um korrekt zu kalkulieren, liefern zu können und eine lange E‑Mail‑Kette zu vermeiden.
Beginnen Sie mit Kostentreibern und Personalbedarf: Gästezahl (geben Sie eine Spannbreite wie 45–55 an und fragen Sie, wann sie finalisiert wird), Datum, Service‑Fenster (Aufbauzeit und Servierzeit) und die genaue Veranstaltungsadresse.
Danach Service‑Stil und Essensvorgaben klären. Drop‑off, Buffet mit Bedienung, plated service, Flying Apps oder Full‑Service verändern Personal- und Gerätebedarf. Fragen Sie nach diätetischen Bedürfnissen und wie diese gekennzeichnet sein sollen.
Eine kurze Intake‑Checkliste hilft allen, dieselben Infos zu sammeln:
Zwei Fragen reduzieren Rückfragen mehr als fast alles andere:
Wenn Leute zögern, bieten Sie einfache Optionen an: „Sind wir näher bei $25, $40 oder $60 pro Person?“
Beispiel: Ein Kunde sagt „Lunch für 60“. Sie bestätigen 50–70, Drop‑off vs. bedientes Buffet, vegetarische und glutenfreie Zahlen, die Assistentin ist Entscheiderin und das Gebäude verlangt COI und 20‑minütige Ladefenster. Jetzt kann Ihr erstes Angebot gleich richtig sein.
Ein gutes Angebot ist mehr als ein Menü mit Preisen. Es ist ein klares Versprechen, was Sie unter welchen Bedingungen für welchen Gesamtpreis liefern.
Übersetzen Sie die Anfrage in verrechenbare Teile, damit später Anpassungen einfach sind, ohne alles neu zu schreiben.
Die meisten Angebote enthalten eine Kombination aus:
Verwenden Sie Preis pro Person, wenn die Portionen mit der Gästezahl skalieren. Verwenden Sie Pauschalen für Dinge, die konstant bleiben (Lieferung innerhalb einer bestimmten Distanz, minimale Personalblöcke, bestimmte Mietartikel). Wenn Sie beides mischen, kennzeichnen Sie es deutlich, z. B. „$28 pro Gast x 60“ plus „Lieferpauschale“.
Bevor Sie das Angebot senden, machen Sie einen schnellen Reality‑Check:
Fügen Sie ein Angebots‑Gültigkeitsfenster hinzu (oft 7–14 Tage) und legen Sie dar, was sich nach Ablauf ändern kann, z. B. Zutatenpreise, Personalverfügbarkeit und Gästezahl.
Machen Sie die Genehmigung eindeutig. Erfassen Sie das „Ja“ des Kunden und die wichtigsten Annahmen: Event‑Datum und ‑zeiten, Gästezahl (oder Range), Menüversion, Service‑Stil und was inbegriffen vs. ausgeschlossen ist. Das verhindert das spätere „Ich dachte, das wäre abgedeckt"‑Moment.
Ihr Ziel ist einfach: Bestätigen Sie die Basics schnell, kalkulieren Sie das Richtige und halten Sie die Genehmigung so fest, dass jeder im Team sie später findet.
Lesen Sie die Anfrage einmal und antworten Sie (oder rufen Sie an) mit nur den fehlenden Punkten: Datum und Startzeit, Gästezahl‑Range, Adresse, Service‑Stil, diätetische Bedürfnisse und Must‑haves.
Wenn der Kunde unsicher ist, legen Sie Annahmen fest, gegen die Sie offerieren können (z. B. „preislich kalkuliert für 35 Gäste, Drop‑off, Einwegbesteck“) und halten Sie diese schriftlich fest.
Genehmigungen erfolgen, wenn der Kunde das Angebot in etwa 10 Sekunden verstehen kann. Positionieren Sie Speisen, Service, Mietartikel, Lieferung, Steuern und eine klare Gesamtsumme. Fügen Sie kurze Hinweise darüber hinzu, was enthalten ist und was nicht.
Diese Checkliste sollte sauber sein:
Wenn Sie das Angebot senden, planen Sie sofort ein Follow‑up (z. B. 48 Stunden). Wenn der Kunde mit „Sieht gut aus“ antwortet oder die Annahme unterschreibt, speichern Sie diese Genehmigung dort, wo Ihr Team sie sehen kann.
Beispiel: Eine Firmenlunch‑Anfrage kommt für nächsten Donnerstag. Sie bestätigen 12:00 Uhr für 40 Personen, Drop‑off, vegetarische Optionen benötigt. Sie senden ein positioniertes Angebot mit 3‑Tage‑Ablauf und protokollieren die E‑Mail‑Antwort als Genehmigung.
Sobald genehmigt, verschieben Sie die Buchung auf Pending deposit und senden Sie die Anzahlungsanforderung sofort.
Ein sauberer Anzahlungs‑Schritt entfernt den größten Teil des Hin‑und‑Her. Jeder sollte wissen, worauf sich der Kunde geeinigt hat, welches Geld eingegangen ist und was als Nächstes passiert.
Machen Sie Anzahlungsregeln sichtbar und konsistent: die Höhe der Anzahlung (fest oder prozentual), das Fälligkeitsdatum und was damit reserviert wird. Einfache Sprache wirkt am besten: „Wir halten Ihr Datum und Menü für X Tage. Ihre Buchung ist bestätigt, sobald die Anzahlung bezahlt ist."
Wenn die Anzahlung eingeht, sollte sich sofort etwas ändern. Ein praktisches Setup ist z. B.:
Halten Sie Zahlungsnachweise in der Buchung fest, nicht im Posteingang einer Person. Erfassen Sie Zahlungsmethode, Beleg‑ oder Referenznummer, Anzahlungsbetrag, Restbetrag und wer es als erhalten markiert hat.
Legen Sie das Fälligkeitsdatum für die Restzahlung fest, wenn Sie die Anzahlung protokollieren, und planen Sie Erinnerungen, die Sie auch wirklich verschicken (z. B. 7 Tage vorher, 3 Tage vorher und am Morgen des Fälligkeitsdatums).
Beispiel: Ein Kunde stimmt einem $2.000 Angebot für 40 Personen mit 30% Anzahlung innerhalb von 48 Stunden zu. Bis die $600 verzeichnet sind, bleibt der Status Pending deposit und das Datum nur reserviert. Sobald bezahlt, verschieben Sie auf Confirmed und sperren den Plan für die Küche.
Menüünderungen sind normal. Was Catering‑Teams kaputt macht, ist, wenn Änderungen an fünf Orten eintreffen (SMS, Anrufe, E‑Mail‑Threads) und niemand sagen kann, welche Version aktuell ist.
Behandeln Sie jede sinnvolle Änderung als neue Version: Menu v1, v2, v3. Fügen Sie Zeitstempel hinzu und machen Sie ältere Versionen schreibgeschützt. Wenn jemand fragt: „Auf welcher Version sind wir?“, können Sie in einem Satz antworten: „Wir sind auf v3, genehmigt am Dienstag um 14:10 Uhr."
Pro Änderung protokollieren Sie immer dieselben Basics: wer es angefragt hat, warum sich etwas geändert hat, was sich geändert hat und welche Auswirkungen das auf Preis, Personal, Mietartikel oder Vorbereitungszeit hat.
Wenn das Menü wechselt, aktualisieren Sie das Angebot sofort. Wenn v2 z. B. ein glutenfreies Dessert hinzufügt und die Gästezahl von 80 auf 95 erhöht, sollten Positionen und Gesamtsumme entsprechend angepasst werden. Senden Sie das aktualisierte Angebot mit derselben Versionsnummer, damit der Kunde Menü und Preis ohne Rätsel abgleichen kann.
Setzen Sie eine Änderungsfrist (z. B. 7 Tage vor dem Event) und fügen Sie einen klaren Status wie Menu locked hinzu. Nach diesem Zeitpunkt werden neue Wünsche zur separaten Bestellung oder zu einem kostenpflichtigen Änderungsauftrag, nicht zu einer beiläufigen „noch eine Sache“.
Ein Workflow bricht zusammen, wenn Updates an fünf Orten leben: E‑Mail‑Threads, SMS, ein Notizbuch, jemandes Kopf und ein Ordner mit Fotos. Wählen Sie ein Zuhause für den Buchungseintrag und halten Sie alles dort: Nachrichten, Notizen und Dateien wie Lagepläne, Verträge, diätetische Hinweise und Inspirationsfotos.
Halten Sie den Status sichtbar und aktuell. Wenn er sich ändert, sollte die nächste Person nicht die komplette Historie lesen müssen, nur um zu verstehen, was los ist.
Die meisten Kundenkommunikationen wiederholen sich. Kurze Vorlagen helfen, dass jeder Kunde dieselben klaren Infos bekommt und Ihr Team nicht unter Druck dieselbe Nachricht neu schreiben muss.
Nützliche Vorlagen: Quote sent, Deposit due, Menu approval, Event‑Week Check‑in und Final confirmation. Fügen Sie oben einen einfachen Hinweis hinzu: „Aktualisieren Sie die Felder unten vor dem Senden“, damit Sie kein altes Datum oder eine falsche Adresse wiederverwenden.
Behandeln Sie interne Arbeit als Teil des Buchungseintrags, nicht als Nebenunterhaltung. Machen Sie aus jeder Übergabe eine Aufgabe mit einem Verantwortlichen und einem Fälligkeitsdatum.
Halten Sie die Aufgabenliste fokussiert: Küchen‑Vorbereitungsplan (Menüversion, Portionen, Allergene), Mietartikel und Einwegbesteck, Personalplanung, Liefer‑ und Zugangshinweise und Event‑Woche‑Bestätigungen.
Beispiel: Ein Kunde schickt am Dienstag einen neuen Lageplan. Sie hängen ihn an die Buchung, aktualisieren den Layout‑Status und weisen die Aufgabe „Ladezonen‑Zugang bestätigen“ dem Lead für Donnerstag zu.
Die meisten Catering‑Probleme sind keine Essensprobleme. Es sind Workflow‑Probleme: ein Detail wurde angenommen, eine Nachricht wurde vergraben oder jemand hat eine Buchung zu früh als „confirmed“ markiert.
Eine Falle ist, ein Datum ohne Anzahlung zu halten. Sie sagen dem Kunden, der Slot gehört ihnen, lehnen andere Leads ab und dann herrscht Funkstille. Nun haben Sie eine Lücke im Kalender und ein Team, das um eine nicht existierende Buchung herum geplant hat.
Eine weitere Fehlerquelle ist das Anbieten, bevor die Basics stehen: Gästezahl und Service‑Stil. „50 Personen“ kann Lunchboxen, Buffet mit Service, plated Service oder eine Mischung mit Mietartikeln bedeuten. Jede Option verändert Personal, Equipment, Timing und Preis. Wenn Sie zu früh bieten, zahlen Sie später drauf oder verlangen mehr Geld — was wie Lockvogel‑Taktik wirkt.
Menüünderungen sind ein weiterer Ort, wo gute Buchungen schiefgehen. Wenn Änderungen in verstreuten Texten und Anrufen liegen, haben Sie mehrere „final“ Versionen. Die Küche bereitet eines vor, der Kunde erwartet ein anderes und am Event‑Tag wird improvisiert.
Außerdem: Zahlungsstatus und Buchungsstatus sollten nicht identisch sein. Eine Buchung kann ein gehaltenes Datum sein, während die Zahlung aussteht. Wenn das vermischt wird, geht das Personal davon aus, es sei bestätigt, Einkäufe starten und Sie verlieren Druck, die Anzahlung pünktlich einzufordern.
Wenn Sie weniger Fehler wollen, verlangen Sie einige Checkpoints bevor ein Auftrag weiter voranschreitet:
„Confirmed" sollte bedeuten, Ihr Team kann ohne Rätselraten ausführen.
Prüfen Sie zuerst Kontakt- und Ortsdaten: die richtige Person, Tagestelefon, vollständige Adresse, Lieferhinweise, Parkinformationen und Gebäudezugang. Bei Veranstaltungsorten bestätigen Sie den On‑Site‑Kontakt.
Sperren Sie dann die Zahlen, die Kosten und Personal treiben. Wenn die Gästezahl nicht final ist, dokumentieren Sie eine klare Range und das Datum, an dem der Kunde sie bestätigt. Gleiches gilt für den Service‑Stil.
Menüfreigabe braucht eine saubere Version. Machen Sie deutlich, was genehmigt wurde (und wann), und nennen Sie die Frist für Änderungen. Beispiel: „Menu v3 genehmigt am Dienstag. Änderungen möglich bis Freitag 17:00 Uhr."
Eine kurze Bestätigungs‑Checkliste:
Ein lokales Unternehmen schreibt: „Firmenlunch für 60 Personen, nächsten Monat, gegen 12:30.“ Der Workflow beginnt damit, die Basics zu erfassen, solange der Kunde noch engagiert ist.
Im ersten Gespräch (ca. 10 Minuten) protokollieren Sie Datum und Lieferfenster, Adresse und Zugangshinweise, Headcount und diätetische Bedürfnisse, Service‑Stil, Budgetrahmen, Entscheider und Must‑haves.
Der Status wechselt von New inquiry zu Qualified.
Sie erstellen noch am selben Tag ein Angebot mit klaren Positionen: 60 Boxed Lunches (zwei Menüoptionen), Salatplatte, Kekse, Getränke, Einwegbesteck, Lieferung und Aufbau. Sie fügen praktische Regeln hinzu (Lead‑Time, Änderungsfrist und was inbegriffen vs. optional ist). Status wird Quote sent.
Zwei Tage später antwortet der Kunde: „Können wir die Hälfte vegan und dazu Kaffee haben?“ Sie aktualisieren die Menüauswahl, fügen Kaffeeservice hinzu und gehen zu Menu v2 mit aktualisiertem Angebot. Status: Quote sent (aktualisiert).
Der Kunde genehmigt v2 am selben Nachmittag. Sie senden sofort die Anzahlungsanforderung: 30% innerhalb von 48 Stunden, um das Datum zu halten. Wenn die Zahlung eingeht, wechselt die Buchung zu Confirmed und die Küche erhält eine Prep‑Aufgabe.
Am Tag vor dem Event sollte Ihre „Auf einen Blick“-Ansicht so aussehen:
Auf einem Bildschirm sieht das Team zusammengefasst Event‑Summary, Headcount, neueste Menüversion, diätetische Zahlen, Lieferhinweise, Kontakte, Zahlungsstatus und die Prep‑Checkliste.
Schreiben Sie zuerst Ihre Status auf und welche exakten Infos Sie brauchen, um einen Auftrag weiterzubewegen. Ziel ist ein klarer Workflow, dem jeder im Team ohne Raten folgen kann.
Für jeden Status definieren Sie zwei Dinge: Pflichtfelder und die nächste Aktion. „New inquiry" ist nicht abgeschlossen, bis Datum, Gästezahl‑Range, Service‑Stil und Standort erfasst sind. „Quote sent" ist nicht abgeschlossen, bis die Angebotsversion gespeichert und ein Ablaufdatum gesetzt ist.
Behalten Sie Standardvorlagen für wiederkehrende Schritte: Intake‑Fragen, Angebotsformat, Anzahlungsanforderung und Menüfreigabe mit spezifischer Version.
Wenn Sie bereit sind, das in ein gemeinsames System zu bringen, kann ein leichtes internes Tool das Spreadsheet‑plus‑Postfach‑Setup ersetzen. AppMaster (appmaster.io) ist eine No‑Code‑Plattform, mit der Sie eine Inquiry‑to‑Confirmed‑Booking‑App bauen können: mit echter Datenbank, Statuslogik und Stripe‑Anzahlungen, sodass Genehmigungen, Zahlungen und Menüversionen an denselben Datensatz gebunden bleiben und nicht über Nachrichten verstreut sind.
Warum stocken Catering-Anfragen nach der ersten Nachricht?Verwenden Sie einen gemeinsamen Intake-Eintrag und weisen Sie sofort eine verantwortliche Person zu. Die erste Antwort sollte darauf abzielen, die fehlenden Basisinformationen zu sammeln und den nächsten Schritt zu setzen, sodass die Anfrage in einen klaren Status übergeht und nicht in einer DM- oder Voicemail‑Schleife hängen bleibt.
Welche Status sollten wir nutzen, damit alle dasselbe meinen?Eine einfache Standardliste ist: New inquiry wenn wichtige Details fehlen, Qualified wenn Datum, Headcount-Range und Ort passen, Quote sent nur nachdem das Angebot wirklich verschickt wurde, Tentative hold wenn Sie das Datum bis zu einer Frist reservieren, und Confirmed erst nach Anzahlung oder PO‑Freigabe. Der Wert liegt in den Regeln hinter jedem Label, nicht in den Labels selbst.
Welche Event‑Details sollten wir in den ersten 10 Minuten sammeln?Erfassen Sie zuerst Datum und Service‑Fenster, die Gästezahl als Range, die genaue Adresse, den Service‑Stil und diätetische Bedürfnisse. Wenn Sie diese fünf Punkte schnell haben, können Sie Personal und Logistik genau kalkulieren und lange E‑Mail-Ketten vermeiden.
Was macht ein Catering-Angebot „sicher“ zum Verschicken?Formulieren Sie das Angebot als konkrete Zusage, gebunden an klare Annahmen, nicht nur als Menü mit Preisen. Fügen Sie hinzu, was eingeschlossen ist, was nicht, und welche Bedingungen den Preis verändern können — z. B. Änderungen der Gästezahl, Service‑Form, Zugangsregelungen oder Zeitfenster.
Wie handhaben wir vorläufige Datumsreservierungen, ohne Geld zu verlieren?Behandeln Sie „Datum halten“ als temporär mit einer klaren Frist und sagen Sie das deutlich. Ein guter Standard: Das Datum kann nach Angebotsversand vorläufig gehalten werden, wird aber erst mit der Anzahlung oder PO‑Freigabe bestätigt.
Was ist der einfachste Weg, Anzahlungen und Bestätigungen zu verwalten?Setzen Sie eine Regel fest und wenden Sie sie konsequent an: Höhe der Anzahlung, Fälligkeitsdatum und was damit reserviert wird. Sobald die Zahlung eintrifft, aktualisieren Sie den Buchungseintrag sofort, damit alle dieselbe Realität sehen, und planen Sie Erinnerungen für den Restbetrag basierend auf dem Event‑Datum.
Wie verfolgen wir Menüünderungen, ohne die „Final“-Version zu verlieren?Nutzen Sie Versionierung, damit die aktuelle Menüauswahl nie geraten werden muss. Speichern Sie jede sinnvolle Änderung als neue Version mit Zeitstempel und Genehmigungsnotiz und machen Sie ältere Versionen schreibgeschützt, damit Küche und Kunde immer dieselbe „aktuell genehmigte“ Planung sehen.
Sollten Buchungsstatus und Zahlungsstatus getrennt sein?Behalten Sie Buchungsstatus und Zahlungsstatus getrennt, sodass ein Auftrag „gehalten“ werden kann, während die Zahlung auf „Deposit pending" steht. So starten Teams nicht mit Einkäufen oder Personalplanungen, als wäre es bestätigt, wenn die Mittel und Bedingungen noch nicht gesichert sind.
Wann sollten wir nach dem Versenden eines Angebots nachfassen?Planen Sie standardmäßig eine Nachverfolgung innerhalb von 48 Stunden nach Angebotsversand, dann noch eine vor Ablauf Ihrer Hold‑Frist. Nachfragen funktionieren am besten, wenn sie sich auf eine einzige Entscheidung beziehen — etwa die Genehmigung des Angebots oder die Zahlung der Anzahlung — statt das ganze Gespräch wieder zu öffnen.
Wie kann man diesen Workflow ohne individuelle Programmierung in ein einfaches System verwandeln?Bauen Sie ein kleines internes Tool mit einer echten Datenbank, sodass jede Anfrage ein Datensatz mit Status, Pflichtfeldern und Berechtigungen wird. In AppMaster (appmaster.io) können Sie Buchungen, Zahlungen und Menüversionen modellieren, Statuslogik hinzufügen und Stripe‑Anzahlungen anbinden, damit Genehmigungen und Zahlungen an derselben Buchung hängen bleiben und nicht über Nachrichten verstreut sind.
21. Jan. 2026
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