Erstellen Sie eine App für ein Anlagenverzeichnis, die Standorte, Abschreibungspläne und Entsorgungsfreigaben verfolgt, sodass jede Anlage einen klaren Status und eine Prüfspur hat.
Eine Tabellenkalkulation kann Anlagen auflisten, aber selten die ganze Geschichte erzählen. Zeilen werden dupliziert, Seriennummern unterschiedlich eingegeben und jede*r behält oft die eigene „aktuellste Kopie“. Nach ein paar Monaten weiß niemand mehr genau, wem ein Gegenstand gehört, wo er ist oder warum sich sein Wert geändert hat.
Ein richtiges Anlagenverzeichnis schließt die zwei größten Lücken, die Tabellen erzeugen: Historie und Verantwortlichkeit. Jede Anlage sollte einen einzigen Datensatz mit klarem Status haben (in Betrieb, in Reparatur, vermisst, entsorgt), einen bekannten Verwahrer und nachverfolgbare Änderungen. Wenn jemand Standort, Kosten oder Nutzungsdauer ändert, sollte sichtbar sein, wer es wann geändert hat.
Workflows sind der Teil, den die meisten Teams übersehen. Abschreibung und Entsorgung sind nicht nur Berechnungen, sondern Entscheidungen. Genehmigungswege im Register verhindern typische Fehler, etwa eine Entsorgung, während die Anlage noch einem Team zugewiesen ist, oder das Ausbuchen von Geräten ohne passende Freigabe.
Teams suchen meist nach einer Lösung, wenn eines dieser Ereignisse eintritt:
Die Buchhaltung erhält sauberere Abschreibungen und Abschlüsse, IT und Facility bekommen bessere Standort- und Zuweisungsinformationen, und der Betrieb erlebt weniger Überraschungen.
Ein gutes Anlagenverzeichnis ist absichtlich unspektakulär. Es speichert die kleine Menge an Fakten, die Sie tatsächlich für Audits, Abschreibung, Umschichtungen und Entsorgungsfreigaben benötigen. Alles Extra wird schnell veraltet und verliert Vertrauen.
Beginnen Sie mit einer klaren Identität: ein Asset-Tag oder eine Seriennummer (oder beides), ein kurzer erkennbare Name (z. B. "Dell Latitude 5440"), eine Kategorie und grundlegende Lieferantendaten. Fügen Sie Kaufdatum und Anschaffungskosten hinzu, da diese Felder die meisten Abschreibungsmethoden und Berichte speisen.
Eigentum und Verantwortung sind ebenso wichtig wie Hardware-Details. Verfolgen Sie den Verwahrer (die Person, die es benutzt), die Abteilung, das Kostenkonto und die Führungskraft, die typischerweise Ausgaben oder Abschreibungen genehmigt. Das macht Genehmigungen schneller, weil das System Anfragen nach Budgetverantwortung routen kann.
Der Standort sollte genau genug sein, um einen Gegenstand schnell zu finden, aber nicht so detailliert, dass er zur Last wird. Praktisch ist: Standort, Gebäude, Raum und eine einfache Unterposition wie Regal oder Schrank. Nehmen Sie außerdem einen In-Transit-Status für Übergaben auf, z. B. "IT-Lager -> Finanzbüro", damit ein Asset nicht als "vermisst" gilt, nur weil es sich gerade bewegt.
Die meisten Teams kommen mit einem kleinen Kernfeldsatz gut zurecht:
Halten Sie Anhänge nah am Datensatz: Rechnungen, Fotos von Labels, Garantieunterlagen und Serviceberichte. Verzichten Sie auf "schön zu haben"-Felder, die selten aktuell bleiben (vollständige technische Datenblätter, lange Freitexte, manuelle Abschreibungsberechnungen). Wenn Sie mehr Details brauchen, erfassen Sie sie als strukturierte Notiz oder Anhang, damit sie lesbar und prüfbar bleiben.
Abschreibung klingt technisch, aber in einer App für das Anlagenverzeichnis bleibt sie einfach, wenn Sie nur ein paar Eingaben verlangen und diese klar beschriften.
Nutzungsdauer ist die erwartete Nutzungszeit (z. B. 3 Jahre für Laptops, 7 Jahre für Maschinen). Restwert ist der erwartete Wert am Ende (bei geringwertigen Gegenständen oft 0). Startdatum ist der Zeitpunkt, ab dem abgeschrieben wird, üblicherweise das In-Betrieb-Datum, nicht das Bestelldatum.
Die meisten Teams benötigen nur zwei Methoden:
Teilmonate bringen Leute oft durcheinander. Wählen Sie eine Regel und halten Sie sie durchgängig: entweder in dem Monat starten, in dem das Asset in Betrieb geht (tägliche Anteilsberechnung), oder im nächsten vollen Monat anfangen. Bei Anschaffungen mitten im Jahr dem Startdatum folgen und in Berichten jährlich zusammenfassen.
Änderungen, die den Zeitplan beeinflussen, sollten genehmigungspflichtig sein, weil sie historische Aufwendungen verändern. Häufige Auslöser sind Änderungen der Nutzungsdauer, des Restwerts, der Methode oder das Rückdatieren des Startdatums.
Bei Anpassungen vermeiden Sie das Überschreiben der Originalwerte. Sperren Sie die Anfangskonfiguration und fügen Sie einen Anpassungsdatensatz hinzu, der erfasst, was sich geändert hat, wirksam ab wann, wer es genehmigt hat und ein kurzer Grund (z. B. "von 3 auf 4 Jahre erhöht nach Garantieverlängerung durch den Lieferanten").
Ein Abschreibungsplan ist normalerweise ein einzelner Datensatz, der einer Anlage zugeordnet ist. Er enthält die Regeln, wie die App die Anlage über die Zeit abschreibt: Methode, Nutzungsdauer, Startdatum, Häufigkeit (oft monatlich) und Anfangsbuchwert. Wenn Sie Restwert und Währung speichern, bleiben Berichte später sauberer.
Die zentrale Designentscheidung ist, was Sie bei Bedarf neu berechnen und was Sie speichern. Wenn die App jeden vergangenen Monat ausgehend von den heutigen Einstellungen neu berechnet, können alte Zahlen stillschweigend ändern, wenn jemand den Plan bearbeitet. Die meisten Teams vermeiden das, indem sie monatliche Buchungen als eigene Einträge speichern, sobald sie erstellt wurden.
Ein einfaches, verlässliches Muster:
Die monatliche Buchung wird so zu einem wiederholbaren Job: Die App prüft, welche Anlagen eine Buchung fällig haben, erstellt eine Abschreibungsbuchung (Datum, Betrag, Periode, Benutzer oder System), aktualisiert Summen und sperrt dann die Periode.
Ausnahmen entscheiden, ob ein System sauber bleibt oder chaotisch wird. Bei Entsorgung stoppen Sie die Buchungen ab dem Entsorgungsdatum und sorgen dafür, dass der letzte Eintrag Ihrer Richtlinie entspricht. Wenn Abschreibung pausiert wird (Anlage nicht in Betrieb) oder die Anlage verbessert wird (aktivierungspflichtiges Upgrade), behalten Sie die ursprünglichen Einträge und fügen ein Änderungsevent hinzu, das ab diesem Datum eine neue Planphase erzeugt.
Ein gutes Anlagenverzeichnis markiert nicht nur einen Gegenstand als entsorgt. Es sollte eine Anfrage vom Entdecker über die Personen, die Details bestätigen, bis zum Team, das die Zahlen freigibt, und schließlich zur ausführenden Person, die die Entsorgung durchführt und Nachweise dokumentiert, weiterleiten.
Beginnen Sie mit einem einfachen Formular, das jede*r ausfüllen kann. Bleiben Sie fokussiert: warum entsorgen, welche Methode vorgeschlagen wird (verkaufen, recyceln, spenden, an Lieferanten zurückgeben) und unterstützende Dateien wie Schadensfotos oder Lieferantenangebot. Fehlen im Datensatz wichtige Angaben (Seriennummer, aktueller Standort, Verwahrer), sollte das Formular einen Hinweis geben, bevor es weitergeleitet wird.
Ein praktischer End-to-End-Ablauf sieht so aus:
Nach der Freigabe sollte der Ausführungsschritt die wichtigsten Felder verlangen: Entsorgungsdatum, Erlöse, Käufer- oder Lieferantenname und mindestens ein Nachweisanhang (Quittung, Recycling-Zertifikat, Übernahmeformular). Dann sollte die App den Entsorgungsdatensatz vor beiläufigen Änderungen sperren.
Benachrichtigungen sind wichtig, wenn Anfragen ins Stocken geraten. Senden Sie Erinnerungen, wenn eine Anfrage zu lange in einem Schritt bleibt, und fordern Sie den Anfragenden sofort auf, wenn Informationen fehlen.
Berechtigungen entscheiden, ob ein Anlagenverzeichnis vertraut bleibt oder nur eine hübschere Tabellenkalkulation wird. Beginnen Sie damit, ein paar Rollen zu benennen, die der tatsächlichen Arbeit entsprechen, und machen Sie Genehmigungen vorhersehbar.
Die meisten Teams brauchen zunächst:
Sperren Sie Felder, die Zahlen stillschweigend verzerren können. Verwahrer sollten typischerweise nicht Kaufkosten, Nutzungsdauer, Abschreibungsmethode oder Restwert ändern. Antragsteller sollten gar nicht an Abschreibungen herumändern. Die Finanzabteilung kann Abschreibungsinputs bearbeiten, aber nur mit einer Begründung und einem Zeitstempel.
Genehmigungsregeln sollten das Risiko widerspiegeln und leicht erklärbar bleiben. Übliche Ansätze sind Routing nach Wertgrenze, nach Abteilung (Abteilungsleiter genehmigt Entsorgungen für seine Kostenstelle) oder nach Standort (Standortleiter genehmigt Bewegungen/Entsorgungen vor Ort).
Trennung der Aufgaben ist wichtig: Die Person, die eine Entsorgung beantragt, sollte nie der finale Genehmiger sein. Ein gängiges Muster ist Antragsteller -> Verwahrerbestätigung -> Finanzprüfung -> finale Genehmigung. Selbst wenn jemand zwei Rollen hat, sollte die App verhindern, dass er/sie die eigene Anfrage genehmigt.
Entwerfen Sie zuerst die Daten. Sind die Tabellen klar, werden Screens und Genehmigungen viel einfacher. Ihr Modell sollte widerspiegeln, wie Anlagen sich in der Realität bewegen: gekauft, zugewiesen, verschoben, abgeschrieben, entsorgt.
Fünf fokussierte Tabellen reichen für eine erste Version:
Verwenden Sie Statuswerte, die die tatsächlichen Stadien widerspiegeln. Für Assets kann eine einfache Menge gut funktionieren: Entwurf, In Betrieb, Entsorgung ausstehend, Entsorgt. Für Entsorgungsanfragen: Angefragt, Genehmigt, Abgelehnt, Abgeschlossen. Speichern Sie, wer einen Status wann geändert hat.
Bauen Sie die minimalen Bildschirme, die Menschen täglich nutzen: eine Asset-Liste mit Schnellfiltern, eine Asset-Detailseite mit Tabs (Info, Abschreibung, Historie), Anlage hinzufügen/bearbeiten, ein Verschiebeformular, das einen Standort-Historieneintrag erzeugt, und ein Formular für Entsorgungsanfragen.
Führen Sie früh Guardrails ein: erzwingen Sie ein eindeutiges Asset-Tag, verlangen Sie ein In-Betrieb-Datum bevor abgeschrieben wird, und verlangen Sie Anhänge für Entsorgungen (z. B. Foto, Lieferantenangebot oder Vernichtungszertifikat).
Automatisierung ist der Moment, in dem ein Anlagenverzeichnis wirklich Zeit spart. Ziel ist simpel: Abschreibungen planmäßig buchen und Entsorgungsanfragen an die richtigen Personen weiterleiten, ohne dass jemand Genehmigungen hinterherlaufen muss.
Starten Sie mit einem monatlichen Job, der am ersten Tag des Monats läuft (oder nachts am letzten Tag). Machen Sie ihn idempotent, damit er sicher doppelt laufen kann, indem Sie prüfen, ob für Asset und Periode bereits eine Buchung existiert, bevor Sie eine neue erstellen.
Ein praktischer Ablauf:
Behandeln Sie Randfälle von Anfang an, damit die Zahlen vertrauenswürdig sind. Entscheiden Sie, wie Sie mit Teilmonaten umgehen, wann Abschreibung bei Entsorgung stoppt und was passiert, wenn ein Asset im selben Monat angeschafft und entsorgt wird. Legen Sie die Regel einmal fest, speichern Sie sie als Einstellung und verwenden Sie sie überall.
Wenn jemand eine Entsorgungsanfrage einreicht, routen Sie sie anhand klarer Felder wie Kategorie, Buchwert, Standort und Antragsteller-Abteilung. Halten Sie das Routing zuerst einfach und verfeinern Sie es später:
Fügen Sie Warnungen hinzu, die stille Lücken verhindern, etwa Assets ohne Abschreibungsplan oder nahendes Ende der Nutzungsdauer. Führen Sie ein einfaches Laufprotokoll: was lief, was änderte sich, was schlug fehl und wer hat was genehmigt.
Ein Anlagenverzeichnis ist nur so nützlich wie die Fragen, die es schnell beantworten kann. Planen Sie Berichte früh, denn Felder, die Sie jetzt weglassen (z. B. Standorthistorie oder Entsorgungsgrund), sind oft genau die, nach denen bei Audits gefragt wird.
Die meisten Teams nutzen eine kleine Menge praktischer Ansichten, keine aufwändigen Dashboards. Bauen Sie diese zuerst und machen Sie sie leicht filterbar nach Datum, Standort und Status:
Die Buchhaltung möchte ähnliche Daten anders gruppiert: Abschreibung nach Monat (gebucht und prognostiziert) und Buchwert nach Kategorie. Ein einfacher Gewinn-/Verlustbericht ist auch nützlich: Vergleichen Sie den Buchwert am Entsorgungsdatum mit den Verkaufserlösen (oder null bei Abschreibungen).
Prüfer*innen und Manager interessieren sich weniger für Summen als dafür, wer was geändert hat und warum. Ein solides Minimum umfasst Änderhistorie für Schlüsselfelder (Kosten, In-Betrieb-Datum, Plan, Standort, Status), Genehmigungshistorie für Entsorgungsanfragen und Vollständigkeit von Anhängen.
Machen Sie Anhänge messbar. Statt vage "Dateien angehängt", erfassen Sie erforderliche Elemente wie Rechnung, Garantie, Foto und Entsorgungszertifikat. Dann können Sie fehlende Dokumente schnell berichten.
Exporte sind ebenfalls wichtig. Eine CSV reicht für Ad-hoc-Arbeit wie Spot-Checks und Pivot-Tabellen. Sie reicht nicht, wenn Sie wiederholbare Abschlussprozesse, strikte Spaltendefinitionen oder ein komplettes Audit-Paket mit Historie benötigen.
Ein neuer Laptop kommt für eine neue Mitarbeiterin. Jemand legt einen Asset-Datensatz an mit Kaufdatum, Lieferant, Kosten, Garantieende, Seriennummer und anfänglichem Standort (HQ - IT Lager). Der Status wird auf In Stock gesetzt.
Am ersten Arbeitstag weist IT den Laptop Jordan zu. Der Status ändert sich auf In Use, der Verwahrer wird Jordan und der Standort auf HQ - 3. Etage gesetzt. Zwei Monate später zieht Jordan um, also wird der Standort erneut aktualisiert. Weil jede Änderung protokolliert ist, sehen Sie jederzeit, wo der Laptop zu einem bestimmten Zeitpunkt war.
Jeden Monat läuft die Abschreibung für den Laptop basierend auf Methode und Nutzungsdauer. Die App bucht den Monatsbetrag und addiert ihn zur kumulierten Abschreibung. Die Finanzabteilung prüft einen Monatsbericht, um zu bestätigen, dass die Zahlen stimmen und um Ausreißer zu erkennen (z. B. ein Asset ohne Startdatum).
Ein Jahr später geht der Laptop kaputt. Jordan reicht eine Entsorgungsanfrage ein und hängt Fotos sowie eine kurze Notiz von IT an. Der Asset-Status wird auf Disposal Pending gesetzt und die Anfrage durchläuft die Genehmigungen.
Nach Genehmigungen wird die Entsorgung abgeschlossen: Status auf Disposed, Entsorgungsdatum und -methode erfasst, Erlöse oder Entsorgungskosten eingetragen und die Abschreibung stopp automatisch.
Wenn ein Prüfer fragt, warum der Laptop abgeschrieben wurde, können Sie in Minuten mit Genehmigungshistorie, Zeitstempeln und angehängten Belegen antworten.
Nacharbeit beginnt oft, wenn das Datenmodell an Tag 1 einfach wirkt, aber einen Monat später grundlegende Fragen nicht mehr beantwortet. Ein verlässliches Anlagenverzeichnis bleibt strikt in dem, was wo gespeichert wird und was geändert werden darf.
Eine Falle ist, alles in eine einzige Assets-Tabelle zu quetschen. Abschreibung ist keine einzelne Zahl. Es ist ein Plan (der Ablauf) plus gebuchte Einträge (was tatsächlich in jeder Periode gebucht wurde). Wenn Sie das vermischen, werden Bearbeitung, Prüfung und Berichtswesen mühsam. Trennen Sie Pläne von Buchungen, damit Sie die Zukunft ändern können, ohne die Vergangenheit zu überschreiben.
Standorte sind eine weitere stille Fehlerquelle. Freitext wirkt flexibel ("2. Etage", "Zweite Etage", "Etage 2"), zerstört aber Reports und macht Standortverfolgung unzuverlässig. Nutzen Sie eine kontrollierte Liste von Standorten (und bei Bedarf Unterpositionen), damit Bewegungen konsistent bleiben.
Seien Sie vorsichtig bei Änderungen an Abschreibungsregeln. Wenn jemand Nutzungsdauer oder Methode ändert, rechnen Sie historische Abschreibungen nicht neu und überschreiben alte Perioden. Sperren Sie gebuchte Einträge und wenden Sie Änderungen ab einem definierten Wirksamkeitsdatum an.
Importe scheitern oft, weil keine eindeutige Asset-Tag-Regel existiert. Entscheiden Sie, was eindeutig ist (Asset-Tag, Seriennummer oder beides), erzwingen Sie es und validieren Sie beim Import, damit Duplikate nicht eingeschleust werden.
Genehmigungswege müssen auch der Realität entsprechen. Wenn IT in Wirklichkeit Entsorgungen genehmigt, das System aber alles an die Finanzabteilung routet, werden Menschen den Prozess umgehen. Schreiben Sie den tatsächlichen Entscheidungsweg auf, bevor Sie bauen:
Bevor Sie bauen oder kaufen, klären Sie ein paar Grundlagen in einer kurzen Arbeitsrunde (Finanzen, Betrieb, Genehmiger). Ist das geklärt, bleibt das Register nach dem Start viel exakter.
Checkliste:
Prototypen Sie schnell und testen Sie mit echten Anwendern bei echten Aufgaben. Eine einfache erste Version sollte Anlage hinzufügen, Anlage verschieben, Abschreibung laufen lassen und Entsorgungsanfragen ermöglichen; danach verfeinern Sie dort, wo Menschen zögern.
Wenn Sie ohne Handkodierung bauen möchten, ist AppMaster (appmaster.io) eine No-Code-Plattform, die produktionsbereite Apps mit Datenmodell, Screens und Genehmigungsworkflows generieren kann, sodass Sie Felder und Routingregeln anpassen, wenn Richtlinien sich ändern.
21. Jan. 2026
8 Min
20. Jan. 20268 Min
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