08 juil. 2026·8 min de lecture

Workflow de liste d'attente de rendez-vous pour pourvoir les créneaux disponibles équitablement

Créez un workflow de liste d'attente de rendez-vous qui recueille les préférences, classe les candidats équitablement, envoie des offres à durée limitée et conserve chaque réponse.

Workflow de liste d'attente de rendez-vous pour pourvoir les créneaux disponibles équitablement

Pourquoi les rendez-vous disponibles restent vacants

Une annulation crée un créneau urgent à pourvoir. Le rendez-vous peut avoir lieu demain matin, après le déjeuner ou dans l'heure qui suit. Si l'équipe ne voit pas rapidement l'annulation et ne contacte pas la bonne personne, le créneau reste inutilisé.

De nombreuses équipes gèrent encore leur liste d'attente dans une feuille de calcul, un champ de notes ou la mémoire d'un membre de l'équipe. Quelqu'un consulte le calendrier, parcourt les noms, puis appelle ou envoie un message aux personnes une par une. Au moment où quelqu'un répond, le créneau peut déjà être pris ou la personne chargée du suivi peut être occupée ailleurs.

Les prises de contact manuelles passent aussi à côté de personnes qui accepteraient volontiers le rendez-vous. Un patient peut préférer l'après-midi, avoir besoin d'un praticien précis ou prévoir 30 minutes de trajet. Quand ces informations sont dispersées dans différents messages ou ne sont jamais enregistrées, l'équipe contacte des personnes qui ne peuvent pas venir, tandis que les candidats mieux adaptés ne sont pas informés.

Un workflow de liste d'attente de rendez-vous rend le processus reproductible. Lorsqu'un créneau se libère, le workflow vérifie quelles personnes correspondent à l'horaire, au service, au lieu et au praticien. Il contacte les candidats dans un ordre cohérent et donne à chacun un délai précis pour accepter.

L'équité compte autant que la rapidité. Si l'équipe appelle toujours la personne qui a fait la demande le plus récemment, celle qui insiste le plus ou celle dont elle se souvient, d'autres peuvent attendre plus longtemps sans raison claire. Une règle de classement peut tenir compte de la date de la demande, d'un niveau d'urgence approuvé par l'équipe et des disponibilités indiquées. L'équipe suit les mêmes règles au lieu de prendre une nouvelle décision à chaque annulation.

L'objectif est simple : proposer rapidement les créneaux disponibles aux bonnes personnes, leur laisser assez de temps pour répondre et conserver une trace de chaque offre et de chaque réponse. Le calendrier comporte ainsi moins de périodes vides et le processus est plus facile à expliquer.

Recueillez les informations qui comptent

Une liste d'attente ne fonctionne que si chaque demande contient suffisamment d'informations pour établir rapidement une correspondance. Un nom et un numéro de téléphone ne suffisent pas. L'équipe ne devrait pas avoir à appeler une personne simplement pour découvrir qu'elle accepte uniquement les mardis matin ou qu'elle ne peut pas se rendre dans un second établissement.

Commencez par les informations liées au rendez-vous. Demandez aux personnes de sélectionner le service dont elles ont besoin, le lieu qui leur convient et leurs éventuelles préférences de praticien. Rendez le choix du praticien facultatif lorsque c'est possible. Une personne qui préfère le Dr Lee, mais accepte tout praticien qualifié, ne devrait pas perdre un créneau plus proche parce que le formulaire traite cette préférence comme une condition obligatoire.

Pour les dates et les horaires, recueillez les préférences et les limites. Un formulaire simple peut demander les jours préférés, les plages horaires et les dates auxquelles la personne ne peut pas venir. Évitez une option vague comme « dès que possible », sauf si la personne n'a réellement aucune contrainte. Des réponses précises facilitent l'attribution des créneaux disponibles.

Limitez le formulaire à quelques champs essentiels :

  • Service ou type de rendez-vous
  • Lieu et praticien souhaités, si nécessaire
  • Jours et plages horaires acceptables
  • Première date possible et dates indisponibles
  • Possibilité d'accepter un rendez-vous le jour même ou le lendemain

Les coordonnées méritent la même attention. Laissez chaque personne choisir un moyen de contact, par exemple un SMS, un e-mail ou un appel téléphonique. Enregistrez l'adresse ou le numéro correspondant à ce choix, ainsi que le consentement à recevoir des messages liés aux rendez-vous. La trace du consentement doit préciser comment et quand la personne a donné son accord.

La rapidité compte lorsqu'une annulation est signalée à 10 h pour une visite à 14 h. Demandez combien de préavis la personne doit avoir : « le jour même », « 24 heures », « deux à trois jours » ou « une semaine ou plus ». Envoyer une offre valable deux heures à une personne qui a besoin d'une journée de préavis gaspille le créneau et donne une impression de négligence.

Le formulaire doit rester suffisamment court pour être rempli jusqu'au bout. Si l'équipe recueille les demandes par téléphone, elle doit utiliser les mêmes champs dans son formulaire interne. Des données cohérentes évitent les suppositions et rendent les règles de classement plus fiables.

Classez les candidats de manière équitable

Une liste d'attente paraît équitable lorsque les personnes comprennent pourquoi quelqu'un a reçu un créneau disponible avant elles. Définissez les règles avant qu'une annulation ne survienne. L'équipe ne devrait pas avoir à inventer un ordre de priorité pendant qu'un patient attend au téléphone.

Commencez par l'éligibilité. La personne doit correspondre au type de rendez-vous, au lieu, aux exigences liées au praticien et aux consignes de préparation. Un créneau de 30 minutes pour un suivi doit être proposé uniquement aux personnes qui ont besoin de cette durée et peuvent se rendre dans ce lieu. Cela évite les offres que l'équipe devrait ensuite retirer.

Un classement équitable et pratique peut suivre cette séquence claire :

  • Appliquer les règles d'urgence approuvées par l'organisation, comme un indicateur de priorité clinique ou une échéance de service.
  • Vérifier que la personne peut venir à l'horaire proposé, en tenant compte du lieu et de ses préférences de praticien.
  • Classer les correspondances restantes selon leur date d'inscription sur la liste d'attente.
  • Utiliser un critère de départage cohérent, comme la date du rendez-vous initial la plus proche.

Les règles d'urgence doivent rester précises et être consignées par écrit. Une note comme « a besoin d'un rendez-vous rapidement » ouvre la porte à des décisions différentes selon les personnes. Lorsqu'un clinicien marque une demande comme urgente, enregistrez qui a pris cette décision et à quel moment. Le reste de l'équipe peut ainsi suivre la consigne sans avoir à l'interpréter.

La disponibilité doit aider à remplir les créneaux, mais elle ne doit pas faire perdre sa place à une personne. Quelqu'un qui a sélectionné « tous les après-midis en semaine » correspondra à davantage d'annulations qu'une personne aux disponibilités très limitées. C'est logique. Le système doit toutefois éviter de faire passer quelqu'un devant pour un rendez-vous qui ne lui convient pas réellement.

Rendez les exceptions visibles

Dans certains cas, l'équipe doit modifier l'ordre de classement. Un patient peut avoir besoin d'un transport, d'un interprète ou d'une évaluation clinique le jour même. Autorisez cette modification, mais demandez une brève justification et conservez-la dans le dossier du rendez-vous.

Cette trace protège l'équipe et facilite l'examen de la gestion des annulations de rendez-vous. Elle peut aussi révéler certaines tendances, par exemple une équipe qui écarte régulièrement les personnes ayant demandé des rendez-vous en soirée.

Examinez régulièrement les classements. Comparez les personnes qui reçoivent des offres de rendez-vous à durée limitée avec celles qui restent sur la liste. Si certains groupes attendent plus longtemps que prévu, clarifiez les règles d'éligibilité ou d'urgence avant que des habitudes incohérentes ne s'installent.

Transformez une annulation en offre

Une annulation doit créer un créneau disponible dès que l'équipe l'a confirmée. Le workflow a besoin de la date du rendez-vous, de l'heure de début et de fin, du lieu ou du type de service, du praticien si nécessaire et des règles qui limitent les personnes pouvant le réserver. Un rendez-vous déplacé peut suivre le même processus une fois que le créneau initial est libéré.

Le système compare les préférences enregistrées dans la liste d'attente avec les caractéristiques du créneau. Il exclut les personnes qui ont demandé un autre service, ne peuvent pas venir à cet horaire, préfèrent un autre lieu ou ont déjà un rendez-vous incompatible. Les candidats reçoivent ainsi moins d'offres qu'ils seraient obligés de refuser.

Par exemple, si une consultation à 14 h devient disponible, le workflow vérifie les personnes qui attendent ce type de visite et ont accepté les après-midis en semaine. Il ne propose pas le créneau à quelqu'un qui a choisi uniquement les matinées, même si cette personne s'est inscrite plus tôt.

Appliquez les règles de classement après la vérification de la correspondance. Sélectionnez la première personne éligible et créez une offre de rendez-vous à durée limitée. Réservez temporairement le créneau pendant que l'offre est active afin que deux personnes ne puissent pas le prendre.

Ajoutez une étape de vérification pour les exceptions

Certains créneaux nécessitent une décision de l'équipe avant tout contact automatique. Un membre de l'équipe peut devoir vérifier des restrictions de réservation, le calendrier d'un suivi, le statut d'un paiement, les besoins d'accessibilité ou les instructions d'un clinicien. Utilisez un statut de vérification qui suspend les prises de contact automatiques et affiche clairement la raison.

L'équipe doit disposer de trois choix simples : approuver le candidat proposé, sélectionner un autre candidat éligible ou libérer le créneau pour la réservation habituelle. Enregistrez qui a pris la décision et quand.

Si l'équipe écarte un candidat pour une raison propre au dossier, le workflow doit passer à la personne éligible suivante sans modifier le classement de fond. L'exception reste associée à ce créneau, tandis que la file générale demeure équitable pour les prochains rendez-vous.

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Une offre de liste d'attente doit répondre rapidement à quatre questions : quand a lieu le rendez-vous, où se déroule-t-il, combien de temps la personne a-t-elle pour répondre et comment confirmer le créneau ? Si elle doit chercher les informations dans sa boîte de réception ou appeler le cabinet, le rendez-vous risque de rester vacant.

Utilisez un langage simple et placez la date limite au début du message. Indiquez la date complète, l'heure locale, le type de rendez-vous si nécessaire ainsi que le lieu ou le mode de consultation à distance. Évitez les formulations vagues comme « un rendez-vous est disponible demain ».

Une consultation est disponible le mardi 14 mai à 14 h 30, au 18 Oak Street. Veuillez accepter ou refuser avant midi aujourd'hui. Sélectionnez « Accepter » pour réserver ce créneau. Si nous ne recevons pas de réponse avant midi, nous proposerons le rendez-vous à la personne suivante sur la liste d'attente.

Proposez deux actions évidentes : « Accepter » et « Refuser ». Une acceptation doit réserver immédiatement le créneau et envoyer une confirmation. Un refus doit clôturer l'offre et passer à la personne éligible suivante. Demander de répondre par un mot, d'appeler un numéro ou de consulter une autre page ajoute des difficultés lorsque le délai est court.

Indiquez des dates limites précises

Indiquez une échéance exacte avec une date, une heure et un fuseau horaire lorsque les personnes peuvent vivre ou travailler dans des régions différentes. « Répondez dans les deux heures » peut prêter à confusion si le message est ouvert plus tard. « Répondez avant 12 h, heure de l'Est, le 14 mai » est plus clair.

Le délai doit correspondre au temps restant avant le rendez-vous. Un créneau le lendemain matin peut nécessiter une réponse sous 30 minutes. Une disponibilité la semaine suivante peut laisser plusieurs heures. Gardez assez de temps pour contacter une autre personne si la première offre expire.

Expliquez ce qui se passe à l'expiration. Lorsque la date limite est dépassée, le workflow doit marquer l'offre comme expirée, libérer le créneau et contacter le prochain candidat éligible. Un lien expiré ne doit pas donner l'impression de retenir encore une place.

Envoyez une confirmation après chaque réponse. Une courte confirmation d'acceptation réduit les risques de double réservation. Une confirmation de refus rassure la personne sur le fait qu'elle n'a pas perdu sa place dans la liste d'attente générale, sauf si votre politique prévoit le contraire. Enregistrez l'heure de l'offre, la date limite, la réponse et le statut final du rendez-vous.

Fixez des délais et gérez les expirations

Une offre a besoin d'une heure de fin claire. Sans cela, un rendez-vous annulé peut rester en attente pendant que l'équipe attend une réponse et que d'autres personnes perdent la possibilité de le réserver.

Utilisez le moyen de contact choisi par chaque personne lors de son inscription. Envoyez un SMS à quelqu'un qui préfère les SMS, ou un e-mail à quelqu'un qui a choisi l'e-mail. Enregistrez l'heure d'envoi, le canal et la date limite.

Les créneaux le jour même nécessitent des délais courts. Un rendez-vous qui commence dans deux heures peut exiger une réponse sous 15 minutes. Pour un créneau la semaine suivante, quelques heures peuvent être raisonnables. Laissez aux personnes le temps de voir le message, mais ne retenez pas un créneau disponible si longtemps que l'offre perd son intérêt.

Une seule offre active par créneau

N'envoyez pas plusieurs offres pour le même rendez-vous, sauf si votre politique autorise clairement une attribution au premier qui confirme. Des offres parallèles peuvent conduire deux personnes à accepter alors qu'une seule peut obtenir le créneau.

Une méthode plus sûre consiste à envoyer une offre au candidat éligible le mieux classé, à retenir le créneau uniquement jusqu'à la date limite annoncée et à enregistrer chaque résultat. Après un refus ou une expiration, libérez le créneau et envoyez l'offre suivante.

Si la personne accepte, confirmez immédiatement le rendez-vous et arrêtez la séquence d'offres. Si elle refuse, conservez ses préférences initiales pour les prochaines disponibilités. Si elle ne répond pas, enregistrez l'expiration sans considérer cela comme une demande de retrait de la liste d'attente.

Cette méthode rend la gestion des annulations de rendez-vous plus équitable et donne à l'équipe un historique fiable lorsqu'une personne demande pourquoi l'offre est passée au candidat suivant.

Enregistrez les réponses sans confusion

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Une liste d'attente ne fonctionne que si chacun peut voir ce qui est arrivé à chaque offre. Enregistrez séparément les statuts accepté, refusé, expiré et sans réponse. « Sans réponse » signifie que la date limite n'est pas encore dépassée. Une fois celle-ci passée, le workflow doit remplacer ce statut par « expiré ».

Enregistrez l'heure de chaque événement : création de l'offre par l'équipe, envoi par le système, ouverture par la personne si cette information est disponible et réponse. Des horaires précis aident à résoudre les litiges et à repérer les tendances, comme des offres qui expirent trop rapidement.

N'attribuez pas un rendez-vous à une personne simplement parce qu'elle a cliqué sur un lien. Mettez à jour le rendez-vous uniquement après sa confirmation et après vérification par le workflow que le créneau est toujours disponible. Si un autre membre de l'équipe l'a déjà attribué, affichez clairement ce résultat au lieu de laisser la personne attendre.

Conservez un historique pour chaque créneau

Associez un historique simple à chaque rendez-vous. Une personne à l'accueil ne devrait pas avoir à chercher dans les SMS, les e-mails et les notes pour comprendre pourquoi un créneau est toujours disponible. Affichez le candidat, l'heure de l'offre, la date limite, la réponse et le membre de l'équipe qui a agi.

L'historique peut se présenter ainsi :

  • 9 h 05 : offre envoyée à Maya Chen pour mardi à 14 h 30. Date limite de réponse : 9 h 35.
  • 9 h 17 : Maya refuse.
  • 9 h 18 : offre envoyée à Daniel Ortiz. Date limite de réponse : 9 h 48.
  • 9 h 46 : Daniel accepte. Rendez-vous confirmé.

Cet historique facilite la vérification du classement. L'équipe peut confirmer que le workflow a contacté les personnes dans l'ordre prévu et n'a écarté personne sans raison enregistrée.

Les personnes ne répondent pas toujours par un « oui » ou un « non » bien net. Quelqu'un peut écrire « Je peux venir », appeler l'accueil ou répondre après la date limite. Donnez à l'équipe un moyen clair d'enregistrer la réponse et d'ajouter une brève note si nécessaire.

Exemple : pourvoir une consultation annulée

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Un cabinet dentaire reçoit l'annulation d'un rendez-vous prévu mardi à 15 h. La consultation est assez longue pour un contrôle et un détartrage, et l'accueil souhaite remplir le créneau avant la fermeture du cabinet.

Le workflow vérifie les patients qui ont demandé des rendez-vous le mardi après-midi. Il retire ceux qui ont déjà un rendez-vous, ont un solde impayé si le cabinet applique cette règle ou se sont déclarés indisponibles cette semaine-là. Les autres patients restent dans l'ordre défini par la politique de classement du cabinet.

Maria est la première. Elle s'est inscrite sur la liste d'attente il y a trois semaines, a choisi les après-midis en semaine et doit faire son détartrage. Le système lui envoie une offre claire pour le mardi à 15 h, avec l'adresse du cabinet et une date limite de réponse fixée à 15 h 10. Elle peut sélectionner « Accepter » ou « Refuser ».

Maria refuse sept minutes plus tard parce qu'elle est au travail. Sa réponse met immédiatement le dossier à jour. L'équipe ne l'appelle donc pas par erreur et ne lui renvoie pas la même offre.

Le workflow propose alors le même créneau à James, le patient éligible suivant. Son message indique l'heure exacte et lui demande de répondre dans les dix minutes. À 15 h 14, James accepte.

Le système réserve le rendez-vous pour James, retire le créneau des offres suivantes et envoie une confirmation avec les informations de la visite. Il enregistre l'annulation, chaque offre, le refus de Maria et l'acceptation de James. L'équipe peut ensuite voir pourquoi le créneau a été attribué à James et quand chaque action a eu lieu.

L'accueil évite une succession d'appels urgents, tandis que le cabinet conserve un historique clair de la gestion de l'annulation.

Les erreurs qui laissent des créneaux vacants

Les créneaux vides résultent souvent de petites failles dans le processus, et non d'un manque de personnes sur la liste.

Ne faites pas passer quelqu'un en tête simplement parce qu'il a appelé plusieurs fois. Cela récompense l'insistance plutôt que le besoin ou le temps d'attente, et peut sembler injuste aux patients plus discrets. Définissez l'ordre à l'avance en tenant compte de l'urgence, du temps d'attente, du type de rendez-vous et des disponibilités indiquées.

Les messages trop longs font aussi perdre des rendez-vous. Une personne qui consulte un SMS entre deux réunions peut manquer une date limite cachée dans la troisième phrase. Placez au début l'heure disponible, le lieu ou le format, l'action à effectuer et l'heure d'expiration. Par exemple : « Un rendez-vous est disponible aujourd'hui à 15 h 30. Répondez OUI avant 14 h pour le réserver. »

Ne considérez pas une offre comme une réservation avant son acceptation. Conservez le créneau avec un statut « offre », bloquez-le pour les autres réservations pendant la période annoncée et confirmez-le uniquement après une réponse claire. Si la personne refuse, envoyez l'offre au candidat éligible suivant.

Les offres expirées nécessitent une gestion active. Une offre en attente dont la date limite est dépassée peut empêcher l'équipe de contacter quelqu'un d'autre alors que le créneau est toujours disponible. Le système doit passer le statut à « expiré » à l'heure prévue, enregistrer ce moment et remettre le rendez-vous dans la file d'offres.

Un ensemble simple de statuts évite les confusions :

  • Disponible : le rendez-vous attend un candidat.
  • Offre : un candidat bénéficie d'une réservation temporaire.
  • Accepté : l'équipe ou le système confirme la réservation.
  • Refusé : le candidat a décliné l'offre.
  • Expiré : le délai de réponse est dépassé.

Conservez un journal des réponses avec le candidat, l'heure de l'offre, la date limite, le canal et le résultat. Lorsqu'un patient demande pourquoi il n'a pas reçu le créneau, l'équipe peut expliquer la décision à partir du dossier au lieu de se fier à sa mémoire.

Vérifiez le workflow avant son lancement

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Examinez chaque entrée active de la liste d'attente avant d'activer les offres automatiques. Si quelqu'un préfère les SMS, mais n'a pas de numéro de mobile, l'équipe doit disposer d'une solution de remplacement claire, comme un e-mail ou un appel téléphonique. Vérifiez aussi les doublons. Une personne ne doit pas recevoir deux offres pour le même créneau parce qu'elle s'est inscrite deux fois ou a utilisé deux moyens de contact.

Créez quelques entrées de test et faites-les passer dans l'ensemble du workflow. Testez les offres acceptées, les offres refusées et les offres sans réponse avant la date limite. Vérifiez que le processus réserve le créneau après une acceptation, passe à la personne éligible suivante après un refus ou une expiration, enregistre le moyen de contact et le statut final, alerte l'équipe lorsqu'il ne reste aucun candidat éligible et bloque une acceptation tardive après la réservation du créneau par une autre personne.

Utilisez des délais réalistes. Une échéance de deux heures peut convenir à un rendez-vous prévu le lendemain, tandis qu'un créneau le jour même peut nécessiter 15 minutes. Testez aussi ce qui se passe si l'équipe annule le créneau alors qu'une offre est encore active.

L'équipe doit pouvoir comprendre pourquoi le système a sélectionné une personne : elle a demandé ce praticien, correspondait à la plage horaire et attendait depuis plus longtemps que les autres personnes de même priorité. Une courte note de classement aide l'équipe à répondre de manière cohérente lorsqu'une personne demande pourquoi elle n'a pas été contactée en premier.

Suivez les résultats chaque semaine. Comptez les créneaux disponibles, les créneaux pourvus, les offres acceptées, les offres expirées et le délai de réponse habituel. Si beaucoup d'offres expirent, vérifiez les coordonnées, les délais et la correspondance entre les horaires proposés et les préférences indiquées.

Un outil interne créé avec AppMaster peut rassembler les entrées de la liste d'attente, les statuts de réponse et les rapports hebdomadaires. Les équipes peuvent créer l'application sans code au lieu de dépendre d'une feuille de calcul modifiée par plusieurs personnes à la fois.

Intégrez le workflow au quotidien

Commencez par un type de rendez-vous qui est souvent annulé, comme une visite de suivi de 30 minutes, et par un groupe limité de personnes sur la liste d'attente. Avec dix candidats plutôt qu'avec tous les rendez-vous du calendrier, l'équipe repère plus facilement les failles dans les règles.

Donnez à l'équipe un court guide écrit avant l'envoi de la première offre. Il doit expliquer qui est éligible, comment fonctionne le classement, combien de temps les personnes ont pour répondre et ce que l'équipe doit faire après une acceptation, un refus ou une expiration. Cela évite que deux membres de l'équipe prennent des décisions différentes pour le même créneau.

Utilisez les résultats réels pour améliorer le processus. Après quelques semaines, examinez le nombre d'offres acceptées, la fréquence des réponses après la date limite et les horaires de message qui génèrent les réponses les plus rapides. Si beaucoup d'offres expirent, essayez un message plus clair ou un délai plus long. Consignez les changements de classement et appliquez-les systématiquement par la suite.

Une routine quotidienne simple peut aider : vérifier les nouvelles annulations et l'éligibilité à heures fixes, envoyer une offre à la meilleure correspondance disponible, suspendre les offres destinées aux candidats moins bien classés jusqu'à l'échéance, mettre le calendrier à jour après chaque réponse et traiter rapidement les offres expirées.

AppMaster peut regrouper les données de la liste d'attente, les préférences de rendez-vous, les critères de classement et l'historique des réponses dans une application no-code. Son éditeur visuel Business Process Editor peut vérifier l'éligibilité, sélectionner le candidat suivant, envoyer une notification et marquer une offre comme expirée lorsque sa date limite est dépassée. L'équipe peut ensuite consulter le statut actuel depuis une interface web ou mobile plutôt que de dépendre d'une feuille de calcul partagée.

Gardez la première version simple. Pourvoyez les rendez-vous annulés de manière équitable, enregistrez chaque décision et n'élargissez le workflow qu'une fois que l'équipe applique les règles de façon cohérente.

FAQ

Quelles informations faut-il recueillir dans une liste d'attente de rendez-vous ?

Recueillez le service demandé, le lieu, la préférence de praticien, les jours et horaires acceptables, les dates indisponibles, le préavis nécessaire, le moyen de contact et le consentement aux messages concernant les rendez-vous. Ces informations permettent de faire correspondre les personnes aux créneaux réellement disponibles sans appels supplémentaires.

Comment classer les personnes sur une liste d'attente de rendez-vous ?

Commencez par filtrer les personnes qui peuvent réellement accepter le rendez-vous. Appliquez ensuite les règles d'urgence approuvées, classez les autres candidats selon leur date d'inscription sur la liste d'attente et utilisez un seul critère de départage cohérent, comme la date du rendez-vous initial.

Faut-il rendre obligatoire la préférence de praticien dans une liste d'attente ?

La préférence de praticien doit rester flexible, sauf si la personne indique qu'elle est obligatoire. Une personne qui préfère un praticien, mais accepte tout praticien qualifié, peut recevoir plus tôt un créneau qui lui convient.

Faut-il envoyer le même créneau à plusieurs personnes en même temps ?

Utilisez une seule offre active pour chaque créneau. Réservez le rendez-vous pour le candidat éligible le mieux classé jusqu'à l'échéance indiquée, puis passez au candidat suivant après un refus ou une expiration.

Que doit contenir un message proposant un rendez-vous ?

Indiquez la date complète et l'heure locale du rendez-vous, le lieu ou le format à distance, la date limite de réponse ainsi que deux actions claires, « Accepter » et « Refuser ». Placez la date limite au début du message pour que le destinataire puisse agir rapidement.

Combien de temps faut-il laisser pour répondre à une offre ?

Adaptez le délai de réponse au temps restant avant le rendez-vous. Un créneau le jour même peut nécessiter 15 à 30 minutes, tandis qu'un rendez-vous la semaine suivante peut laisser plusieurs heures. Prévoyez assez de temps pour contacter un autre candidat si la première offre expire.

Que se passe-t-il si une personne ne répond pas avant la date limite ?

Marquez l'offre comme expirée à la date limite, libérez la réservation temporaire et contactez la personne éligible suivante. Conservez le statut « expirée » dans l'historique, mais ne retirez pas automatiquement la personne de la liste d'attente générale parce qu'elle a manqué un seul message.

Quelles informations faut-il conserver pour chaque offre de la liste d'attente ?

Enregistrez le nom du candidat, la raison de la correspondance, le canal de contact, l'heure d'envoi, la date limite, la réponse, le statut final du rendez-vous et toute dérogation accordée par l'équipe. Ces informations permettent de répondre clairement si une personne demande pourquoi elle n'a pas reçu de créneau.

Dans quels cas l'équipe peut-elle modifier l'ordre de la liste d'attente ?

Autorisez les dérogations pour des raisons précises, comme une évaluation clinique, un besoin de transport, la présence d'un interprète ou des restrictions de réservation. Demandez à l'équipe de saisir une brève justification, son nom et l'heure de la décision afin que l'exception reste visible.

Comment tester un workflow de liste d'attente avant son lancement ?

Testez les cas d'offres acceptées, refusées, expirées, dupliquées et de réponses tardives. Testez aussi l'annulation d'un rendez-vous pendant qu'une offre est active, l'absence de moyen de contact et un créneau sans candidat éligible. Vérifiez que chaque résultat met correctement à jour l'historique du rendez-vous et des offres.

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