Mettez en place un suivi des stocks périssables pour enregistrer les lots, les dates de péremption et les alertes FEFO, afin que boulangeries et cafés gaspillent moins et évitent le stock périmé.
Le suivi des péremptions échoue généralement pour une raison simple : l'information vit à des endroits qui ne correspondent pas à la façon dont l'équipe travaille réellement. Une date sur un post‑it, un marqueur sur un couvercle ou « je m'en souviendrai » tient jusqu'à la première ruée.
Quand la production tourne, les gens prennent ce qui est le plus proche, pas ce qui expire en premier. Un plateau est repoussé au fond du frigo, une livraison arrive en avance, ou quelqu'un prépare en trop "au cas où". Deux jours plus tard, vous avez le problème : des produits qui auraient dû être utilisés sont maintenant douteux, tandis que du stock plus récent est déjà ouvert.
La douleur se manifeste souvent par des moisissures surprises pendant le service, des raccourcis sous la pression (le stock le plus récent est ouvert parce qu'il est le plus accessible), une rotation incohérente entre les équipes, des contenants à moitié utilisés sans date claire, et un « inventaire fantôme » où la feuille dit que vous l'avez mais le frigo dit que non.
Une règle simple évite la majeure partie : « utiliser d'abord ». En termes clairs, utilisez les articles qui vont se périmer plus tôt avant de toucher aux plus récents. Certaines équipes appellent ça FIFO (first in, first out). Pour les périssables, c'est souvent plus proche de FEFO (first expiry, first out). Si votre garniture de croissant a été faite hier mais expire demain, elle doit être utilisée avant un lot frais fait aujourd'hui qui tient encore trois jours.
L'objectif n'est pas un logiciel compliqué ou des données parfaites. Un bon tracker pour périssables est un petit système répétable : saisir le lot, la date de péremption et l'emplacement, puis obtenir une indication claire « utilisez ceci ensuite » au bon moment.
C'est surtout utile dans les petites boulangeries, cafés et équipes de préparation traiteur où les mêmes personnes réceptionnent les livraisons, préparent les articles et servent les clients. Quand les rôles se chevauchent, le tracker doit correspondre aux habitudes de service réelles sinon il sera ignoré. Une configuration simple que le personnel peut suivre vaut mieux qu'un système détaillé que personne ne met à jour.
Un tracker ne fonctionne que si tout le monde utilise les mêmes mots de la même façon. Sinon une personne enregistre « lait » et une autre « lait 2L », et les alertes cessent d'avoir du sens.
Voici l'essentiel dont la plupart des équipes ont besoin :
La quantité nécessite un point de clarté supplémentaire : suivez la quantité restante dans le lot, pas ce avec quoi vous avez commencé. Si la crème a commencé à 6 litres et qu'il en reste 2, le tracker doit afficher 2 litres. C'est ce qui rend les alertes et les listes « utiliser d'abord » utiles.
Durée de conservation correspond à la durée pendant laquelle un produit tient dans des conditions normales de stockage. Par exemple « 3 jours au réfrigérateur » pour une garniture préparée. Votre tracker convertit cela en une vraie date de péremption à partir de la date de fabrication.
Best‑by est une date de qualité. Le produit est généralement encore sûr après, mais le goût ou la texture peut diminuer.
Use‑by est une date de sécurité. Soyez explicite sur les articles use‑by (souvent produits laitiers, viandes, préparations) afin que le personnel ne considère pas tout comme flexible.
FEFO signifie first‑expiry, first‑out. C'est la version quotidienne de « utiliser d'abord » : quand vous prenez un ingrédient, choisissez le lot avec la date de péremption la plus proche, même s'il a été reçu plus tard.
Les lots sont cruciaux pour les articles où un jour de trop peut créer du gaspillage ou un risque : lait et crème, crèmes pâtissières et garnitures, charcuteries, sauces cuites, salades préparées et tout produit préparé que vous conservez overnight.
La traçabilité est optionnelle mais utile. Elle peut être aussi simple que de noter quel lot est entré dans quel produit (par exemple quel lot de crème a servi aux pâtisseries du mardi). Beaucoup d'équipes sautent cette étape au début et l'ajoutent plus tard si des rappels, audits ou retouches fréquentes le rendent nécessaire.
Un tracker n'aide que si le personnel peut enregistrer un lot en quelques secondes. Le but est simple : savoir ce que vous avez, où c'est, et ce qu'il faut utiliser en priorité.
Commencez par le plus petit ensemble de champs qui répond rapidement à une question : « Que devons‑nous utiliser ensuite ? » Si le formulaire ressemble à de la paperasserie, les gens devineront, sauteront des entrées ou regrouperont tout en un seul gros lot.
Ces champs rapportent généralement tout de suite :
Si les articles bougent, ajoutez un champ d'emplacement simple (frigo avant, marche‑in, congélateur, vitrine). Sans emplacement, le personnel perd du temps à chercher et cesse de faire confiance au système.
Les champs optionnels aident quand ils déclenchent une décision. S'ils ne changent rien à ce que vous faites, ils ralentissent juste le monde. Les extras courants incluent le fournisseur (si vous commandez par fournisseur), le coût (si vous suivez la valeur du gaspillage), le type de stockage (réfrigéré/congelé/ambiance), les allergènes (si les étiquettes l'exigent) et des notes courtes comme « ouvert » ou « décongelé à 7h ».
Pour le statut, restez simple : en stock, réservé, consommé, jeté, expiré. C'est suffisant pour la plupart des flux et facilite les rapports.
Les mélanges préparés et les lots divisés ont besoin d'une règle : les contenants "enfant" héritent des dates du parent. Si un lot devient deux bacs, créez deux enregistrements de contenant liés au même ID de lot (ou des sous‑ID comme 0142‑A et 0142‑B) et répartissez la quantité. Cela maintient FEFO sans obliger le personnel à retaper les détails.
Pour les alertes, utilisez des règles simples que les gens peuvent se rappeler. Commencez par une seule fenêtre d'avertissement (par exemple 2 jours avant la péremption) et décidez qui la voit (responsable de préparation, chef de service). Si vous voulez aussi des alertes de stock bas, commencez par quelques articles à fort impact et élargissez une fois que les alertes de péremption fonctionnent.
Un tracker fonctionne quand il reflète la façon dont votre cuisine bouge. Avant de configurer des écrans, champs ou alertes, prenez quelques petites décisions. Ces choix évitent les données en pagaille, les articles en double et les avertissements ignorés.
1) Définissez une règle de nommage. Gardez les noms d'articles recherchables et cohérents entre factures, étiquettes et tracker. Par exemple : « Lait, entier, 2L » (pas « Lait entier » un jour et « Lait 2L » le lendemain). Pour les lots, choisissez un format et tenez‑vous‑y, comme une date fournisseur plus un code court : « 2026‑01‑25 DAIRY ».
2) Définissez des emplacements qui reflètent la réalité. Gardez les noms d'emplacement courts et fixes pour que le personnel n'en invente pas de nouveaux en plein service. Si votre équipe dit « frigo avant » et « ligne de préparation », utilisez‑les.
3) Gardez les règles d'alerte simples. Au lieu de règles personnalisées pour chaque article, commencez par quelques catégories. Par exemple : 2 jours pour les produits laitiers, 1 jour pour le produit frais, 3 jours pour les sauces préparées. Ajustez ensuite, mais faites une première version facile à suivre.
4) Décidez qui peut modifier quoi. Si tout le monde peut tout éditer, les comptes partent vite et personne ne sait ce qui est vrai. Une configuration courante : le responsable de réception ajoute le stock, les superviseurs ajustent les comptes, les chefs de service marquent les déchets avec une brève raison, et seuls les managers modifient les noms d'articles et les règles.
5) Choisissez l'habitude quotidienne. Liez le tracker à des moments qui existent déjà : ouverture (vérifier les alertes et tirer les articles « utilisez d'abord » en avant), après la préparation (enregistrer les nouveaux lots) et fermeture (enregistrer les déchets et faire un bref comptage d'une courte liste).
Si vous le construisez dans un outil comme AppMaster, gardez la première version petite : items, lots, emplacements, date de péremption et une règle d'alerte par catégorie. Un tracker que le personnel utilise vaut mieux qu'un parfait ignoré.
Construisez dans le même ordre que le travail de votre équipe : définir les articles, enregistrer les lots, puis rendre « que faut‑il utiliser ensuite » évident.
Créez une liste d'articles qui change peu. Pour chaque article, stockez une durée de conservation par défaut (en heures ou jours) et quand vous voulez des alertes.
Restez pratique : nom de l'article et unité (plateau, pièce, litre), durée de conservation par défaut (muffins 2 jours, crème ouverte 24 heures), et un plan d'alerte simple (par exemple avertir à 24 heures, avertir à nouveau à 4 heures). Si plusieurs équipes utilisent le même tracker (cuisine et bar), notez la propriété pour que les alertes aillent aux bonnes personnes.
Mettez en place un flux d'entrée rapide pour les livraisons et la préparation interne. Chaque lot doit avoir sa propre date de péremption, même si le nom d'article est le même.
Un bon écran d'entrée de lot demande seulement : article, quantité, emplacement et une date de péremption (préremplie à partir de la durée de conservation, avec une édition facile).
Ensuite, créez une vue « utilisez d'abord » en laquelle le personnel a confiance. Triez par péremption la plus proche et groupez par emplacement pour que le barista voie le lait du frigo du bar en premier, et la cuisine voie les plateaux de pâtisserie du jour.
Pour les mises à jour quotidiennes, concentrez‑vous sur quelques actions rapides : consommer (vendu/utilisé) avec quantité, déplacer (frigo vers vitrine), ajuster (comptage erroné), marquer comme déchet (altération, endommagé) et marquer expiré (souvent suggéré automatiquement).
Réglez les notifications selon votre rythme : un rappel avant le rush du matin, un rappel avant la fermeture, et un résumé quotidien pour les managers.
Avant le déploiement, testez avec 10 lots réels : deux plateaux de croissants avec temps de cuisson différents, une brique de lait, un bac de crème, et quelques sauces. Si le personnel peut ajouter, trouver et consommer ces éléments sans poser de questions, vous êtes prêt à étendre.
Si vous construisez cela dans un outil no‑code comme AppMaster, commencez par modéliser Items, Batches et Locations, puis ajoutez l'écran « use first » et les actions rapides comme flux principal.
Un tracker ne fonctionne que si le personnel l'utilise pendant une période chargée. Concevez pour 10 secondes, une main et une cuisine bruyante.
Le plus grand gain est de rendre les actions sur les lots presque sans friction. Si possible, ajoutez des codes‑barres ou QR par lot pour que le personnel scanne plutôt que tape. C'est optionnel, mais cela change souvent le comportement car ça s'intègre à la préparation normale.
Des écrans adaptés au mobile comptent autant. Une vue téléphone simple pour la réception, la préparation et l'enregistrement des déchets bat une feuille de calcul qui ne fonctionne que sur l'ordinateur du manager.
Les valeurs par défaut doivent correspondre à la réalité : la date du jour, les tailles de lot courantes, la durée de conservation habituelle et les emplacements que le personnel utilise. Si un article scanné a un lot plus ancien disponible, le tracker devrait inciter le personnel à utiliser d'abord ce lot.
Si votre cuisine a un signal faible, une saisie compatible hors‑ligne (sauvegarder et synchroniser plus tard) peut faire la différence entre des données propres et des lacunes.
Le personnel doit pouvoir accomplir le travail quotidien sans réécrire l'historique par erreur. Les permissions aident : n'importe qui peut réduire la quantité quand il consomme des articles, mais seul un responsable peut éditer les dates de péremption ou supprimer un lot.
Une piste d'audit renforce la confiance. Quand quelqu'un change une quantité, vous voulez voir qui l'a fait et quand, avec une petite note comme « renversé » ou « trop cuit ». Cela transforme les disputes en corrections rapides.
Les vues managers doivent rester liées aux actions. Un ensemble court suffit généralement : péremptions proches pour les 48‑72 heures à venir, déchets par raison, ruptures qui ont forcé des changements de menu, et un journal d'activité simple pour les modifications et sur‑règlements.
La confiance s'effondre quand les chiffres ont l'air « corrects » mais que la cuisine trouve toujours des produits périmés. La plupart des échecs proviennent de quelques pièges prévisibles.
Suivre les articles mais pas les lots. Si « lait » n'est qu'une seule ligne, les cartons récents et anciens se mélangent et la date de péremption devient une supposition. Traitez chaque livraison ou production comme un lot distinct avec sa quantité et sa péremption.
Édition occasionnelle des dates de péremption. Si n'importe qui peut changer les dates pour faire disparaître une alerte, le tracker cesse d'aider. Autorisez les modifications, mais exigez une raison (étiquette abîmée, fournisseur a corrigé la date, reconditionné) et conservez un historique simple.
Surconception. Trop de catégories et de champs transforment les mises à jour en corvée, et le personnel cesse d'enregistrer les mouvements. Commencez par ce qui aide les décisions quotidiennes : nom de l'article, ID de lot, quantité, unité, date de péremption et emplacement.
Alertes bruyantes. Si le personnel reçoit des pings toute la journée, il finira par tout ignorer. Calibrez les alertes autour de moments réels (ouverture, pré‑midi, pré‑fermeture) et concentrez‑vous sur les articles qui peuvent raisonnablement être utilisés.
Emplacements qui ne correspondent pas à la cuisine. Si l'app dit « frigo » mais que l'équipe parle de « frigo avant », « frigo arrière » et « ligne de préparation », les articles vont "disparaître" pendant les services. Reflétez la façon dont les gens parlent et se déplacent.
Un scénario simple montre l'importance : un café reçoit deux boîtes d'épinards lundi et jeudi. Si les deux sont enregistrées comme un seul article, la livraison de jeudi masque le lot plus ancien de lundi et l'équipe prend la boîte la plus pleine en premier. Avec des lots et une alerte « utilisez d'abord » à l'ouverture, le lot de lundi est signalé et utilisé ce jour‑là.
Un tracker fonctionne seulement si les données restent fraîches. La bonne nouvelle : vous n'avez pas besoin de comptages parfaits sur tout. Il vous faut une routine que le personnel peut suivre pour que les alertes « utilisez d'abord » correspondent à ce qu'il y a réellement sur l'étagère.
Un rythme simple qui tient dans la plupart des cafés :
Gardez les raisons de gaspillage courtes pour que le personnel les utilise vraiment : expiré, trop préparé, endommagé, mauvaise température, retourné. Si « trop préparé » revient sans cesse, la solution est généralement des lots plus petits, pas plus de rappels.
Un conseil pratique : intégrez la vérification « utilisez d'abord » quotidienne dans votre check‑list d'ouverture. Lorsqu'elle devient aussi automatique que d'allumer le four, elle se fait sans y penser.
Si vous construisez le tracker vous‑même dans un outil no‑code (par exemple AppMaster), ces mêmes moments sont les meilleurs pour déclencher des notifications simples : un résumé « utilisez d'abord » le matin, une invite de déchet en fin de journée, et un rapport hebdomadaire de déchets pour le manager.
Le River Street Cafe vend des sandwichs du matin, du lait pour les cafés, des pâtisseries et deux sauces maison (mayo chipotle et vinaigrette aux herbes). Ils gardent tout dans un tracker simple avec lots, dates de péremption et une liste « utilisez d'abord ».
Lundi matin, le cuisinier prépare un lot frais de mayo chipotle et l'enregistre comme un nouveau lot, pas seulement comme « mayo chipotle » en quantité globale. L'entrée de lot ressemble à ceci :
Ils font de même pour les pâtisseries (par plateau) et le lait (par caisse). Chaque lot a sa propre date de péremption et son emplacement, donc le personnel ne perd pas de temps à deviner lequel prendre.
Mercredi après‑midi, le tracker affiche une alerte « utilisez d'abord » : un ancien lot de vinaigrette expire demain. Personne ne l'avait remarqué au fond du walk‑in parce qu'un lot plus récent avait été placé devant.
Le chef de service a deux options. Si le congélateur est autorisé pour cet article, ils portionnent et congèlent avec une note dans le tracker. Si ce n'est pas autorisé, ils planifient un geste rapide : proposer un plat du midi qui utilise la vinaigrette (un combo salade ou un ajout pour sandwich). L'idée est d'utiliser le lot volontairement, pas d'espérer qu'il parte.
À la fermeture, la personne de fermeture fait de petites mises à jour, pas un recomptage complet. Elle confirme les nouveaux lots, soustrait ce qui a été utilisé (approximatif mais cohérent) et enregistre les déchets seulement quand ils se produisent.
Vendredi, le manager consulte un écran unique : ce qui a expiré, ce qui a été jeté et quels articles ont déclenché le plus d'alertes « utilisez d'abord ». En quelques semaines, ils ajustent les tailles de préparation pour les sauces et définissent des règles de stockage plus claires, comme « le nouveau lait se range derrière l'ancien lait », de sorte que les alertes deviennent rares et que le gaspillage diminue.
Choisissez l'outil le plus petit que votre équipe utilisera réellement chaque jour. Le suivi des péremptions échoue plus souvent à cause d'un processus trop lourd que par manque de fonctionnalités.
Si vous avez un seul emplacement, peu d'articles et une seule personne qui le maintient, un tableur peut suffire. Si plusieurs personnes réceptionnent, préparent et enregistrent les déchets sur plusieurs postes, une application est généralement plus adaptée. Si vous avez besoin de règles spécifiques (comme FEFO), de plusieurs emplacements de stockage et de permissions avec piste d'audit, un flux personnalisé vaut souvent l'investissement.
Gardez la première version petite. L'ensemble de départ que la plupart des équipes utilisent réellement est :
Vous pouvez ajouter des intégrations plus tard une fois les bases stabilisées. Les suites suivantes courantes sont de tirer les totaux quotidiens de votre POS (pour comparer utilisation et ventes) et d'envoyer des alertes là où votre équipe communique déjà (Telegram) ou par e‑mail/SMS.
Si vous souhaitez construire une application sur mesure sans coder, AppMaster (appmaster.io) est une option. Vous pouvez modéliser Items, Batches et Locations dans PostgreSQL, ajouter des règles métiers pour les alertes FEFO « utilisez d'abord » et créer des écrans mobiles simples pour la réception et l'enregistrement des déchets. Comme il génère du code source réel et peut régénérer l'app quand les exigences changent, il est plus facile d'ajuster les champs et les règles au fur et à mesure de l'apprentissage.
Pour un déploiement en douceur, pilotez d'abord. Exécutez le tracker uniquement pour le frigo de préparation pendant deux semaines. Formez une habitude : réceptionnez les lots, puis choisissez toujours depuis "Use First". À la fin de chaque semaine, examinez deux chiffres avec l'équipe : péremptions manquées et enregistrements de déchets. Si ces indicateurs s'améliorent, étendez au congélateur, puis au stockage sec, puis au menu complet.
Quelle est la façon la plus rapide d'éviter les mauvaises surprises de péremption dans un café chargé ?Commencez par une règle simple que tout le monde peut suivre : utilisez toujours le lot qui expire le plus tôt. Ensuite, facilitez la visualisation de ce lot en l'enregistrant séparément (pas seulement « lait » comme un seul nombre) et en affichant une vue quotidienne « utilisez d'abord » triée par date de péremption et groupée par emplacement.
Faut‑il utiliser FIFO ou FEFO pour les produits périssables ?FIFO utilise le stock reçu le plus ancien en premier, tandis que FEFO utilise le stock dont la date de péremption est la plus proche. Pour les périssables, FEFO est généralement plus sûr parce qu'une livraison plus récente peut expirer avant une plus ancienne selon la date du fournisseur ou le stockage.
Quels sont les champs minimums dont un tracker d'inventaire périssable a besoin ?Enregistrez le lot et sa date de péremption, la quantité restante et l'endroit où il est stocké. Si vous pouvez répondre en quelques secondes à « que devons‑nous utiliser ensuite, et où est‑ce ? », vous avez assez d'informations pour en tirer de la valeur.
Pourquoi devons‑nous suivre les lots au lieu de simplement suivre les articles ?Consignez chaque livraison ou production comme un lot distinct avec sa propre date de péremption et quantité. Si vous fusionnez tout en une seule ligne « lait », le tracker ne pourra pas dire quelle brique expire en premier et les alertes ne seront que des estimations.
Comment garder les noms d'articles cohérents pour que les alertes ne deviennent pas confuses ?Utilisez une règle de nommage cohérente et courte, par exemple « Lait, entier, 2L » ou « Pâte à croissant ». Choisissez un format, formez le personnel une fois, et limitez qui peut modifier les noms d'articles pour éviter les dérives.
À quel niveau de détail doivent être les emplacements de stockage ?Commencez par un petit ensemble d'emplacements qui reflètent ce que le personnel dit vraiment, comme « frigo avant », « marche‑au‑dessus » (walk‑in) et « vitrine ». Évitez les noms génériques ou changeants : des emplacements imprécis feront perdre confiance dans le tracker.
Que faire quand un lot est divisé en plusieurs contenants ?Traitez chaque contenant comme un enregistrement distinct mais gardez le même ID de lot et les mêmes dates. Répartissez la quantité entre les contenants et ajoutez des sous‑ID si besoin afin que FEFO fonctionne sans forcer le personnel à retaper les détails de péremption.
À quel moment doivent se déclencher les alertes de péremption ?Choisissez une fenêtre d'alerte simple et alignez‑la sur des moments réels, comme l'ouverture et la pré‑fermeture, au lieu d'envoyer des notifications toute la journée. Si les alertes sont trop bruyantes ou impossibles à traiter, le personnel les ignorera ; commencez par les articles à risque élevé puis élargissez.
Qui doit être autorisé à modifier les quantités et les dates de péremption ?Une règle simple : le personnel de réception ou de préparation ajoute les lots, n'importe qui peut réduire la quantité quand il utilise des articles, les chefs de service enregistrent les déchets avec une raison, et seuls les managers peuvent changer les règles de péremption ou modifier les noms d'articles. Cela garde le quotidien rapide tout en évitant les « corrections » discrètes qui masquent les problèmes.
Peut‑on créer cela comme une application interne simple sans coder ?Vous pouvez créer une petite application qui suit Items, Batches et Locations, puis ajouter un écran « use first » et des actions rapides comme consommer, déplacer et jeter. Dans AppMaster, cela se mappe bien sur un modèle de données PostgreSQL plus des règles métiers pour les alertes FEFO et des écrans mobiles pour la saisie pendant la préparation et la fermeture.
21 janv. 2026
8 min
20 janv. 20268 min
20 janv. 20268 minExpérimentez avec AppMaster avec un plan gratuit.
Lorsque vous serez prêt, vous pourrez choisir l'abonnement approprié.
