Suivi de présence pour studio de danse — listes, pointage et plannings

Les difficultés des studios (et par quoi commencer)\n\nLa plupart des studios n'ont pas un “problème de personnes”. Ils ont un problème de suivi. Quand les listes vivent à la fois dans un cahier, un tableur et quelques conversations texte, le même cours peut sembler “complet” pour une personne et “ouvert” pour une autre. C'est comme ça que l'on se retrouve avec des cours surbookés, des présences manquantes et des changements de dernière minute stressants.\n\nLa première correction consiste à décider où se trouve la vérité. Un suivi de présence pour studio de danse doit être l'endroit unique où le personnel peut répondre, en quelques secondes : Qui est inscrit ? Combien de places restent ? Qui est présent aujourd'hui ?\n\nL'accès est la lacune suivante. Différentes personnes ont besoin de vues différentes, mais tout le monde doit lire les mêmes données. Les propriétaires veulent des totaux et des tendances (plus la possibilité d'outrepasser si nécessaire). Le personnel d'accueil a besoin de modifications d'inscription rapides et de notes claires. Les professeurs ont besoin d'une vue de pointage épurée, pas d'un tableur en désordre. Les parents veulent un planning simple et des mises à jour claires.\n\nLes studios se prennent aussi à suivre trop peu ou trop. Commencez par les quelques éléments qui empêchent le chaos, puis ajoutez des détails seulement s'ils s'avèrent utiles. Pour la plupart des studios, l'ensemble minimal à suivre est : inscriptions par cours (avec date de début et statut), ordre de la liste d'attente, ponctuels/essais/rattrapages, et un historique simple des présences.\n\n“Bien” ressemble à quelque chose de ennuyeux, et c'est l'objectif : une source unique de vérité que n'importe qui peut utiliser en moins de 10 secondes pendant l'effervescence. Si un parent demande à changer d'horaire, vous devez voir immédiatement la capacité, la liste d'attente et si un rattrapage est disponible.\n\n## Définissez ce que doit couvrir votre suivi\n\nAvant de construire quoi que ce soit, fixez des limites. Un suivi de présence pour studio de danse peut vite devenir une application « tout en un » si vous ne définissez pas le périmètre.\n\nCommencez par ce que vous enseignez et où vous l'enseignez. La plupart des studios ont besoin de cours liés à un niveau et une tranche d'âge, ainsi qu'à une salle (Studio A, Studio B). Si vous utilisez plus d'une salle ou avez des horaires qui se chevauchent, la localisation n'est pas optionnelle. C'est ce qui empêche les listes, plannings et pointages de se percuter.\n\nEnsuite, définissez pour qui est le système. Vous suivrez les élèves, mais la plupart des studios ont aussi besoin des tuteurs. Conservez l'essentiel (nom, téléphone, email), puis ajoutez seulement les permissions que vous utilisez réellement, comme le consentement photo ou qui peut récupérer un enfant. Si vous collectez des notes médicales ou des allergies, gardez-les visibles pour le bon personnel mais pas publiques.\n\nDécidez comment vous vendez les cours : sessions à dates fixes ou abonnement mensuel. Les sessions conviennent aux récitals et aux dates fixes de début/fin. L'abonnement convient aux cours illimités ou à la fréquentation flexible. Beaucoup de studios mixent les deux, alors choisissez-en un comme défaut et traitez l'autre comme exception.\n\nEnfin, écrivez les politiques que vous voulez que le système applique, pas seulement suive. Les limites de capacité sont la priorité, mais réfléchissez aussi aux essais et rattrapages. Si la règle est floue, le personnel la contournera différemment à chaque fois.\n\nUne checklist de périmètre qui couvre la plupart des studios :\n\n- Détails du cours (niveau, tranche d'âge, salle, professeur, heure de début et de fin)\n- Personnes (élève, tuteur, contact d'urgence, permissions clés)\n- Modèle d'inscription (dates de session ou abonnement mensuel)\n- Règles (capacité, cours d'essai, limites et expiration des rattrapages)\n- Messages destinés aux parents (changements de planning, rappels)\n\n## Listes de classe avec limites de capacité qui fonctionnent réellement\n\nUne liste n'aide que si elle correspond à ce qui se passe en salle. La façon la plus rapide de la rendre fiable est de traiter chaque cours comme une session récurrente avec une capacité claire, une salle claire et des statuts d'élèves explicites. C'est ce qui transforme un tableur en un outil digne de confiance pour les professeurs.\n\nCommencez par des statuts de liste qui reflètent la vie réelle du studio. « Inscrit » est le statut par défaut, mais vous devez aussi pouvoir marquer un essai, un rattrapage et un ponctuel. Ils ne doivent pas tous compter de la même façon. Par exemple, vous pouvez autoriser les ponctuels seulement s'il y a des places libres, tandis que les élèves en rattrapage peuvent prendre une place disponible mais ne doivent pas évincer un inscrit.\n\nLes limites de capacité fonctionnent mieux quand elles sont définies à deux niveaux : le cours et la salle. Si Ballet 1 est limité à 14 mais que le Studio A en contient en sécurité 12, la limite de la salle doit prévaloir. Les salles partagées sont souvent sources de problèmes. Deux cours planifiés dans le même studio à 16h30 doivent être bloqués, même si chacun est en dessous de sa propre limite.\n\nLes listes d'attente sont l'autre face de la capacité. L'auto-promotion est utile lorsque vos règles sont stables (promouvoir le premier élève en liste quand quelqu'un abandonne). L'approbation manuelle est plus sûre quand la promotion dépend de l'âge, du niveau ou de l'accord du professeur.\n\nGardez les règles de liste simples et cohérentes :\n\n- Définir quels statuts comptent pour la capacité.\n- Appliquer le plus petit nombre entre capacité du cours et capacité de la salle.\n- Bloquer les réservations qui se chevauchent dans la même salle et plage horaire.\n- Vérifier l'emploi du temps de chaque élève pour éviter les conflits entre cours.\n- Décider du comportement de la liste d'attente (auto-promotion pour les cas simples, approbation manuelle quand le placement compte).\n\nExemple : Un parent demande d'ajouter un ponctuel au Hip Hop de 18h. Votre système doit montrer instantanément que la salle est pleine à 12, que l'élève a déjà Jazz à 18h, et que la liste d'attente comporte deux personnes devant lui.\n\n## Données d'inscription à stocker (sans complexifier)\n\nUn bon suivi de présence n'est utile qu'autant que les données d'inscription qui le sous-tendent. Le but n'est pas de tout collecter. C'est de stocker les quelques détails qui évitent la confusion de dernière minute à l'accueil et en salle.\n\nCommencez par un profil élève qui aide le personnel à prendre des décisions sûres et rapides pendant le cours. Restez concis mais précis :\n\n- Nom de l'élève, date de naissance et niveau (ou notes de placement)\n- Allergies et notes médicales (seulement ce que le personnel doit voir rapidement)\n- Contact d'urgence : nom et téléphone\n- Permissions de récupération (qui peut reprendre l'enfant)\n- Notes rapides (comportement, chaussures, limites dues à une blessure)\n\nStockez les relations sans en faire un arbre généalogique. Un élève peut avoir plusieurs adultes rattachés, et un adulte peut gérer plusieurs élèves (frères et sœurs). Veillez à pouvoir indiquer le contact facturation séparément du tuteur principal. Ce sont souvent des personnes différentes.\n\nL'historique de présence est là où les studios gagnent en clarté ou se retrouvent avec un journal désordonné. Enregistrez chaque pointage avec un statut simple et, si nécessaire, un code raison. Gardez les codes raison cohérents pour que les rapports restent lisibles des mois plus tard.\n\nUn petit ensemble couvre généralement : absent, excusé, en retard, blessé, rattrapage utilisé, et (optionnel) essai.\n\nLa confidentialité n'est pas optionnelle. Les professeurs ont besoin des listes de cours, des notes liées à la sécurité et de la possibilité de marquer la présence. Le personnel administratif a besoin des informations de facturation et de contact. Les parents ne doivent voir que leurs propres enfants.\n\nUne règle pratique : si quelqu'un ne peut pas agir sur une donnée pendant le cours, il ne devrait pas y avoir accès.\n\n## Flux d'écran de pointage pour les professeurs (simple et rapide)\n\nUn écran de pointage doit être comme un interrupteur : tapoter, terminé. Si les professeurs doivent chercher le bon cours, faire défiler des noms ou subir un chargement lent, ils cesseront de l'utiliser et vos données deviendront des estimations.\n\nCommencez par une seule vue « Aujourd'hui ». Chaque carte de cours affiche l'heure de début, la salle, le professeur et un compte simple comme 11/14. Ajoutez une ligne pour la liste d'attente (par exemple « Liste d'attente : 3 ») afin que le personnel repère les points de tension avant que le couloir ne soit plein.\n\nDans un cours, gardez les actions cohérentes et faciles à atteindre. « Présent » doit être un tapotement. « En retard » et « Absent » doivent être tout aussi rapides.\n\nUn schéma pratique :\n\n- Tapoter un nom d'élève pour basculer Présent\n- Utiliser une petite icône pour marquer En retard\n- Utiliser une seconde icône pour marquer Absent\n- Inclure une recherche rapide pour le nom introuvable\n- Proposer un seul Annuler pour les tapotements accidentels\n\nPrévoyez le mauvais Wi‑Fi avant qu'il ne survienne. Mettez en cache les listes du jour à l'ouverture de l'écran. Si internet tombe, enregistrez les modifications localement et affichez quelque chose de clair comme « Hors ligne : 6 mises à jour en attente », puis synchronisez à la reprise du service.\n\nLa fin du cours est l'endroit où le suivi devient utile, pas seulement exact. Après le pointage, donnez aux professeurs un panneau de clôture optionnel : un court champ de notes, quelques drapeaux (comportement, blessure) et « nécessite suivi » pour les parents. Restez bref. « Ella a eu mal à la cheville » suffit.\n\n## Plannings et messages conviviaux pour les parents\n\nLes parents ne veulent pas fouiller un calendrier complet pour savoir ce qui s'applique à leur enfant. Un bon suivi doit générer une vue hebdomadaire par famille qui montre seulement les cours auxquels ils sont inscrits, plus les événements qui les concernent.\n\nFaites en sorte que chaque carte de cours soit lisible d'un coup d'œil. Indiquez le jour et l'heure, puis ajoutez des étiquettes simples pour les détails les plus demandés : salle, professeur, tenue et heure d'arrivée (par exemple « Arriver 10 minutes avant pour l'échauffement »). Si votre studio utilise plusieurs salles ou des niveaux qui se chevauchent, ces étiquettes évitent les confusions sans longs textes.\n\nLes notifications importent surtout quand les plans changent. Gardez les messages courts, cohérents et liés à un cours précis. Un petit ensemble de types de messages facilite l'envoi rapide par le personnel :\n\n- Cours annulé (et s'il sera rattrapé)\n- Professeur remplaçant\n- Changement de salle\n- Fermeture du studio (dates et cours affectés)\n- Rappel (semaine de récital, photos, politique de retard pour la récupération)\n\nLes rattrapages sont là où la confusion s'accroît rapidement. Affichez l'éligibilité clairement (« 1 rattrapage disponible jusqu'au 31 mars ») et listez les options disponibles : cours ouverts avec date, heure, niveau et places restantes. Les parents ne doivent pas devoir appeler pour savoir si un cours est complet.\n\nExemple : Un parent ouvre le planning du lundi et voit seulement deux cours inscrits pour ses enfants. Un cours affiche « Salle B, Mme Ana, justaucorps noir, arriver 17h20 » et un message : « Aujourd'hui seulement : professeur remplaçant M. Leo. » Pas de supposition, pas d'emails en plus.\n\n## Plan de mise en place étape par étape pour un petit studio\n\nUn petit studio n'a pas besoin d'un énorme système dès le premier jour. Configurez les bases, testez-les avec des cours réels, puis ajoutez des détails seulement quand ils se montrent utiles.\n\n### Un déploiement pratique en 5 étapes\n\n1) Saisissez chaque cours que vous donnez réellement cette semaine : heure de début, heure de fin, salle, professeur et une capacité claire (par exemple « Ballet 1 - Studio A - max 12 »).\n\n2) Ajoutez les élèves et tuteurs avec seulement ce que vous utiliserez à l'accueil : nom de l'élève, année de naissance (ou groupe d'âge), nom du tuteur et un numéro de téléphone.\n\n3) Décidez des règles de statut avant les premières inscriptions : Actif, Essai, Désinscrit, Liste d'attente. Choisissez une habitude de liste d'attente et tenez-vous-y, par exemple « premier arrivé, premier proposé ».\n\n4) Construisez un flux de pointage qui corresponde au travail des professeurs : d'abord les cours d'aujourd'hui, un tap pour « Présent », plus un moyen rapide de signaler « Arrivé en retard » ou « Doit parler aux parents ». Testez avec un professeur et ajustez jusqu'à ce que ce soit rapide.\n\n5) Pilotez avec un ou deux cours pendant une semaine complète. Notez ce qui casse (téléphones oubliés, échanges de dernière minute, ponctuels surprises) et corrigez avant d'étendre à tous les cours.\n\n## Erreurs courantes qui créent le chaos\n\nLe chaos apparaît généralement quand des « petites exceptions » s'accumulent. Un suivi n'aide que si tout le monde respecte les mêmes règles, surtout les jours chargés.\n\nUn problème fréquent : laisser les professeurs modifier les listes sans garde-fous. Si tout le monde peut ajouter, retirer ou outrepasser la capacité, la confiance disparaît vite. Un meilleur modèle est d'avoir des rôles simples : propriétaires ou admins gèrent les inscriptions et échanges, les professeurs ne font que le pointage, et l'accueil peut ajouter un essai avec un label clair.\n\nUn autre déclencheur est de changer les horaires sans mettre à jour tous les endroits que regardent les parents. Si un cours du mardi est décalé de 30 minutes mais que la vue planning et l'historique des messages affichent l'ancien horaire, vous aurez des absences et des textos en colère.\n\nLes rattrapages et essais provoquent des disputes quand les règles ne sont pas écrites et appliquées de manière identique. Si un essai n'est « pas inscrit tant que ce n'est pas payé », dites-le. Si les rattrapages expirent au bout de 30 jours, affichez la date exacte.\n\nCinq sources de désordre à surveiller :\n\n- Suivre la présence à deux endroits puis tenter de concilier plus tard\n- Surbooking parce que « on peut en caser un de plus » devient la norme\n- Ignorer la capacité de la salle quand plusieurs cours se chevauchent\n- Permettre des modifications de liste sans piste d'audit\n- Pas de source unique de vérité pour les changements d'horaire et les notifications\n\nExemple : Lundi à 16h55, deux cours se chevauchent dans la même salle, un professeur ajoute un ponctuel, et un parent dit qu'on lui avait dit que le cours commençait à 17h15. Vous gérez alors sécurité, équité et remboursements.\n\n## Checklist rapide avant le lancement\n\nAvant d'utiliser votre suivi avec des cours réels, faites un test express du premier jour. Prenez l'emploi du temps de la semaine prochaine, ajoutez quelques faux élèves, et demandez à un professeur d'essayer sur un téléphone ou une tablette.\n\nUne checklist de pré-lancement qui détecte la plupart des problèmes :\n\n- Vue Aujourd'hui : Voyez-vous instantanément chaque cours du jour, avec l'heure correcte, la salle, le professeur et la liste ?\n- Contrôle de capacité : Quand un cours atteint sa limite, empêche-t-il le surbooking et rend-il l'ordre de la liste d'attente évident ?\n- Vitesse de pointage : Un professeur peut-il ouvrir le bon cours et marquer un élève présent en moins de 30 secondes ?\n- Vue parentale : Chaque famille voit-elle seulement les cours de ses enfants (y compris les frères et sœurs), avec lieux et heures clairs ?\n- Rapports : Pouvez-vous répondre à « Qui a manqué 3 semaines d'affilée ? » en moins d'une minute, avec les dates pour vérifier qu'il ne s'agit pas d'une erreur de saisie ?\n\nSi un élément semble lent ou confus, corrigez-le avant le lancement. Règle simple : si un nouveau professeur ne s'en sort pas pendant un changement de classe bondé, il faut enlever une étape.\n\n## Scénario d'exemple : la ruée du lundi dans un studio de taille moyenne\n\nC'est lundi à 16h30. Trois cours commencent dans les 20 prochaines minutes et le hall est rempli. Le studio utilise un suivi qui affiche les listes en temps réel, la capacité et une vue de pointage rapide pour chaque cours.\n\nLe Ballet Débutant de 17h est déjà complet (capacité 12). Un parent entre et demande s'il y a de la place pour un frère/sœur. L'accueil vérifie la liste, voit 12 inscrits et 1 place bloquée pour un essai, et répond non sans hésiter. Ils ajoutent le frère à la liste d'attente (position #2) et notent « préfère le lundi ».\n\nÀ 17h10, Jazz 1 (capacité 16) a une place libre parce qu'une famille a marqué « ne vient pas » plus tôt. L'accueil reçoit une demande de rattrapage : « Ava peut-elle rattraper aujourd'hui ? » Ils tapent le cours, voient la place libre et la proposent. Le parent d'Ava reçoit une confirmation simple avec l'heure du cours et le nom du professeur. Une fois confirmé, Ava est ajoutée à la liste du jour avec le tag « rattrapage » pour que la facturation et les rapports restent clairs.\n\nLes professeurs ne gèrent pas les inscriptions. Ils n'utilisent que l'écran de pointage : ouvrir le cours du jour, tapoter pour enregistrer les élèves à leur arrivée, voir des alertes comme « rattrapage » ou « essai », et marquer « absent » à l'heure de début.\n\nÀ 17h25, le professeur de Hip-Hop de 18h appelle pour dire qu'il est malade. L'accueil assigne un remplaçant dans le dossier du cours. Les parents voient le nom du professeur mis à jour sur le planning, et les professeurs voient le changement sur leur écran de pointage. Plus de notes papier, plus de conversations de groupe confuses, et plus de « Qui enseigne ? » à la porte du studio.\n\n## Étapes suivantes : garder la simplicité, puis étendre\n\nCommencez par un pilote que vous pouvez réellement gérer. Choisissez un emplacement (ou juste la salle principale), un programme (par exemple Kids Ballet) et une période (par exemple les 6 à 8 semaines suivantes). Un déploiement plus petit vous aide à détecter les vrais problèmes : horaires bizarres, professeurs partagés, règles de rattrapage et qui a besoin d'accès sur téléphone vs ordinateur.\n\nAvant de construire quoi que ce soit de nouveau, notez trois choses sur une page : rôles, écrans et règles. Les rôles sont qui l'utilise (propriétaire, accueil, professeurs, parents). Les écrans sont ce qu'ils voient (liste, pointage, planning, messages). Les règles sont les détails qui provoquent des disputes (capacité, ordre de la liste d'attente, limites de rattrapage, retards, permissions de récupération).\n\nQuand vous élargissez après le pilote, automatisez une zone à la fois. Paiements, messages, rapports et flux d'inscription peuvent attendre jusqu'à ce que l'essentiel devienne sans effort.\n\nSi vous construisez un système d'inscription personnalisé sans coder, une plateforme comme AppMaster (appmaster.io) peut être un choix pratique car elle prend en charge des applications complètes avec base de données, règles métier et écrans séparés pour le personnel et les parents. Gardez la version un petite : une vue "Aujourd'hui" propre, des listes avec limites de capacité et listes d'attente, et un écran d'enregistrement rapide pour les cours. Ajoutez des fonctionnalités seulement après que ce noyau soit solide.