Mettez en place un suivi des licences par siège pour surveiller utilisateurs et équipes, repérer les sièges inutilisés et recevoir des rappels de renouvellement et de régularisation avant que les coûts n'explosent.
Les licences par siège ne restent presque jamais « configurées une fois pour toutes ». Elles augmentent au fur et à mesure que des personnes rejoignent l'entreprise, changent d'équipe, testent de nouveaux outils ou obtiennent un accès temporaire pour un projet. Quelques mois plus tard, personne n'est sûr des sièges essentiels, des restes inutiles et des renouvellements imminents.
Cela commence souvent innocemment : un manager ajoute quelques sièges « au cas où », un contractuel n'est jamais supprimé, un groupe pilote devient discrètement un workflow permanent. Multipliez cela par une douzaine d'apps et vous payez pour des outils que l'entreprise utilise à peine.
Quand ça casse, vous le verrez à trois endroits :
Les équipes le ressentent différemment. Finance est surprise par des renouvellements et ne peut pas prévoir les dépenses. IT et ops reçoivent des tickets urgents « ajouter un siège aujourd'hui », puis sont blâmés quand l'accès est incohérent. Les responsables d'équipe courent après des approbations. Les employés sautent d'outil en outil sans réelle responsabilité.
C'est pour ça qu'un suivi des sièges n'est pas du travail administratif inutile. C'est un système de contrôle : qui utilise quoi, ce qui est inutilisé et ce qui se renouvelle quand. Si votre support paie 40 sièges dans un outil de chat mais que seulement 28 personnes s'y sont connectées ce mois-ci, vous voulez récupérer des sièges avant le renouvellement, pas argumenter après la réception de la facture.
Quand les sièges, les responsables et les dates sont centralisés, les renouvellements cessent d'être des surprises et deviennent des décisions.
Se mettre d'accord sur les termes évite beaucoup d'aller-retours. Les fournisseurs utilisent des mots similaires qui ne signifient pas toujours la même chose.
Un « siège » est le droit pour une personne d'utiliser le produit. La plupart des outils vendent des sièges nominaux, assignés à une personne précise (par exemple [email protected]). Les sièges simultanés sont différents : ils plafonnent le nombre de personnes pouvant être connectées en même temps, même si davantage ont des comptes.
Vous rencontrerez généralement trois modèles courants :
On confond souvent renouvelement et régularisation. Un renouvellement est la date du contrat (mensuelle, annuelle ou pluriannuelle) où les tarifs et conditions peuvent être révisés. Une régularisation (true-up) est une charge de rattrapage lorsqu'on a ajouté plus d'utilisateurs que prévu, facturée en cours de période ou au renouvellement.
La partie compliquée est de savoir ce qui compte comme siège facturable. Dans certains outils, un utilisateur invité compte même s'il ne se connecte jamais. Dans d'autres, seuls les utilisateurs activés comptent. C'est aussi pourquoi les portails fournisseurs et les feuilles de calcul divergent : le portail reflète les attributions du jour, alors qu'une feuille porte souvent la liste de l'équipe du mois dernier, d'anciens e-mails et des doublons. Même de petits problèmes comme les alias peuvent gonfler les comptes et transformer les renouvellements en surprise.
Un suivi des sièges n'est utile que s'il répond rapidement à deux questions : qui utilise chaque siège aujourd'hui, et ce que vous devrez à la date de renouvellement ou en cas de régularisation. Tout le reste est optionnel.
Gardez les champs cohérents d'une application à l'autre. Si quelque chose est difficile à obtenir, utilisez une version plus simple que vous pouvez mettre à jour.
Avec juste cela, vous pouvez répondre aux questions que l'on pose réellement : « Quelle équipe détient 40 sièges ? », « Combien sont non attribués ? », « Qu'est-ce qui se renouvelle le mois prochain ? »
Les suivis perdent leur crédibilité quand personne ne sait d'où vient un chiffre. Ajoutez une note de preuve simple, même « Export Okta du 12 janv. » ou « PDF facture, ligne 3 ». Quand finance et IT sont en désaccord, vous pouvez régler rapidement le différend.
Exemple : vous voyez 15 sièges actifs pour un outil de design, mais la date de dernière activité est vide pour la moitié. Si la preuve indique « la console admin n'expose pas le dernier login », vous savez que le problème vient de la source, pas du suivi. La décision suivante est claire : récupérer les logs SSO, ou ajouter une étape de revue manuelle.
Si vous construisez cela dans AppMaster, commencez par modéliser ces champs dans une table simple. Ajoutez des automatisations seulement quand les bases restent précises.
Un suivi est aussi bon que les données qui l'alimentent. La plupart des équipes tirent des informations de quatre sources, chacune répondant à une question différente : qui travaille ici, qui peut se connecter, qui a un siège attribué et ce que vous payez.
Sources communes : RH (liste des employés et dates d'entrée/sortie), votre SSO/IdP (qui peut se connecter), consoles admin des fournisseurs (attributions de sièges et rôles) et factures ou contrats (dates de renouvellement, quantités, prix). La clé est la cohérence : ne mélangez pas les sources pour un même champ.
Un socle propre ressemble à ça :
Définissez un rythme de mise à jour adapté à la réalité. Les attributions de sièges changent vite, donc des mises à jour hebdomadaires suffisent souvent. Les coûts et contrats changent moins, donc des vérifications mensuelles conviennent. Si vous ne faites qu'une seule actualisation, faites-la juste après les vagues d'onboarding et immédiatement après l'offboarding.
Le mapping des équipes est là où les suivis pourrissent souvent. Choisissez une règle qui survit aux réorganisations (par exemple « Équipe = centre de coûts » ou « Équipe = manager direct »), notez-la et appliquez-la partout.
Enfin, ajoutez une vérification de fiabilité basique : si quelqu'un est licencié dans RH mais toujours actif dans le SSO ou attribué dans une console fournisseur, signalez-le pour revue. Cette règle simple attrape beaucoup de mauvaises données avant qu'elles ne deviennent une surprise au renouvellement.
Un suivi fonctionne mieux s'il commence ennuyeux et cohérent. L'objectif est un endroit unique où répondre vite à trois questions : qui a un siège, pour quelle app et quand a lieu la prochaine décision financière.
Commencez par une table Apps (une ligne par outil) et une table Seats (une ligne par siège attribué, généralement un utilisateur par app). Cela reste propre même quand les gens changent d'équipe ou d'email.
Gardez Apps concentrée sur des faits à ne pas dupliquer : fournisseur, plan, cycle de facturation, dates de renouvellement et notes de coût. Gardez Seats concentrée sur l'attribution : utilisateur, équipe, rôle/niveau, date d'attribution et un signal d'utilisation (même manuel au début).
Les statuts évitent les disputes plus tard. Utilisez un petit ensemble avec des significations claires :
Pour chaque app, suivez Date de renouvellement, Délai de préavis (par exemple 30 jours) et un Responsable du renouvellement nommé (une personne, pas « IT »). Si des régularisations s'appliquent, ajoutez une Date de true-up et une note sur ce qui compte comme facturable.
Créez des vues qui correspondent au travail réel : par équipe (pour les managers), par application (pour IT/finance) et renouvellements à venir (triés par fenêtre de préavis).
Si Sales a 25 sièges CRM, une vue par équipe doit montrer immédiatement quels sièges sont Inactifs et si un renouvellement est dans la fenêtre de préavis. C'est la base d'un reporting digne de confiance.
Si vous voulez que cela vive comme un outil interne plutôt qu'une feuille de calcul, AppMaster peut transformer ces tables et vues en une simple application web avec formulaires et approbations, et elle peut évoluer avec votre processus.
« Inutilisé » semble simple jusqu'à ce que vous le définissiez. Un siège peut paraître inactif parce que quelqu'un est en congé, a changé de rôle ou ne se connecte que pour des tâches ponctuelles. Utilisez des signaux clairs et spécifiques à l'outil pour ne pas retirer l'accès dont on a encore besoin.
Commencez par 1–2 signaux mesurables et fiables : date du dernier login, dernière activité significative (création de ticket, exécution d'un rapport, push de code) ou si l'utilisateur a encore accès à un projet actif.
Une première définition pratique : « pas de connexion depuis 60 jours et pas d'activité depuis 90 jours ». Gardez-la simple puis ajustez si vous obtenez des faux positifs.
Seuils indicatifs :
Au lieu de supprimer automatiquement, créez une file de revue et laissez les managers confirmer. Cela protège les workflows et évite le « qui m'a bloqué ? ».
Un processus léger suffit souvent :
Suivez une métrique utile pour l'entreprise : sièges récupérés et économies mensuelles estimées. Même un petit gain prouve la valeur du travail.
Si vous construisez cela comme un outil interne dans AppMaster, gardez la file et les approbations sur le même écran pour accélérer les décisions et garder la traçabilité.
Les surprises de renouvellement surviennent quand les rappels commencent trop tard. Un rappel calendrier une semaine avant n'est pas suffisant pour revoir l'utilisation, obtenir des approbations et finaliser les achats.
Mettez en place une échelle de rappels adaptée aux délais réels :
Avant de choisir des dates, lisez le contrat. S'il impose 30 jours de préavis pour annulation ou rétrogradation, un rappel à 30 jours est déjà trop tard. Intégrez aussi les délais d'achats. Si votre processus finance prend 2–3 semaines, considérez-le dans l'échéance.
Les true-ups nécessitent leurs propres checkpoints. Ajoutez un contrôle en milieu de période (à mi‑contrat) pour attraper le glissement progressif, et un autre 30 jours avant le renouvellement pour que votre nombre final soit basé sur la réalité.
Faites en sorte que chaque alerte soit actionnable. Un rappel utile inclut le responsable, le plan, les comptes (achetés vs attribués vs actifs), la date limite de préavis et une action claire comme « récupérer 12 sièges » ou « demander un devis ».
Si vous construisez cela dans AppMaster, vous pouvez déclencher les alertes depuis la mise à jour d'un enregistrement afin que le rappel porte toujours les derniers chiffres et l'action suivante.
La plupart des échecs de suivi ne viennent pas des données manquantes, mais d'habitudes qui se cumulent jusqu'à ce que les chiffres ne correspondent plus à la facture.
Le problème majeur est l'absence de responsabilité claire. Quand personne ne possède un outil SaaS, personne ne ferme la boucle sur les demandes de siège, l'offboarding et les renouvellements. Attribuez un propriétaire principal et un remplaçant pour chaque app, même si les achats sont gérés par procurement.
Un autre piège est de suivre la mauvaise unité. Certains outils facturent les utilisateurs invités, d'autres les utilisateurs actifs, et d'autres les sièges payants indépendamment de l'utilisation. Si votre suivi suit les invitations mais que finance paie les sièges facturés, vous poursuivrez le mauvais problème.
L'offboarding peut aussi se retourner contre vous si des sièges sont supprimés sans vérifier les comptes partagés ou les comptes de service : support@, utilisateurs API, comptes de chatbot, kiosques. Les supprimer peut casser des workflows et créer des réactivations urgentes.
Les renouvellements sont les moments où les surprises évitables arrivent. Les équipes ratent les délais de préavis et les clauses d'auto-renouvellement, puis réalisent trop tard qu'elles devaient annuler ou réduire 30 à 90 jours plus tôt. Mettez la date limite de préavis dans le suivi, pas seulement la date de renouvellement.
La dérive des noms d'équipe paraît mineure, mais ruine le reporting. « Sales », « Sales Ops » et « Revenue » peuvent être le même groupe ou trois entités différentes. Choisissez une règle de nommage et tenez-vous y.
Pour réduire la dérive, standardisez quelques champs et limitez le texte libre :
Exemple : une entreprise supprime 15 sièges inactifs avant un renouvellement, puis découvre que 5 étaient des comptes de service liés à des automatisations. Si vous construisez le suivi dans AppMaster, une case « compte de service » obligatoire et un court champ de raison peuvent forcer une revue rapide avant toute suppression.
Un suivi n'aide que si vous le consultez régulièrement. Une simple revue mensuelle évite les surprises aux renouvellements, réduit le gaspillage silencieux et rend les true-ups moins stressants.
Choisissez un jour chaque mois et faites les mêmes vérifications dans le même ordre. Notez brièvement ce qui a changé et qui doit approuver les suppressions ou transferts de sièges.
Faites ensuite un rapide passage pour les « inconnus » : noms génériques, doublons et alias email. Ces petits problèmes deviennent souvent des litiges de facturation plus tard.
Si votre suivi est encore une feuille de calcul, cette routine vaut toujours le coup. Quand vous serez prêt à automatiser, vous pouvez construire un outil interne léger dans AppMaster qui stocke sièges et renouvellements dans une base, maintient la propriété propre et crée des rappels et approbations sans courir après les gens dans le chat.
Imaginez une entreprise de 120 personnes avec huit outils SaaS clés : chat, réunions vidéo, CRM, support desk, analytics, logiciel de design, système RH et gestionnaire de mots de passe. La plupart ont des renouvellements trimestriels et les sièges ont été ajoutés ad hoc à mesure que les équipes grandissaient.
Deux semaines avant le prochain renouvellement, ops effectue une passe rapide dans le suivi. L'objectif n'est pas la perfection, mais d'éviter de payer pour des sièges inutilisés et de prévenir une true-up surprise.
Pour l'outil de support, le cycle ressemble à ceci :
Lors de la revue, ils trouvent un détail contractuel qui change la donne : il y a un minimum annuel, mais la facturation est trimestrielle. Ils ont actuellement 10 sièges au‑delà du minimum et 18 personnes prévues pour rejoindre l'équipe support le mois prochain. C'est un risque de régularisation.
Parce qu'ils l'ont détecté tôt, la solution est calme. Ils mettent en pause les attributions pendant 48 heures, récupèrent 14 sièges inutilisés chez des personnes qui ont changé d'équipe et préapprouvent un tampon de six sièges pour les nouvelles embauches. Le renouvellement se passe avec moins de sièges payés et un plan clair pour le mois suivant.
Résultat : 14 sièges supprimés, responsabilité clarifiée pour chaque siège actif et des renouvellements qui semblent prédictibles plutôt que stressants.
Commencez par les cinq outils qui coûtent le plus ou qui ont le plus d'utilisateurs. Suivez-les hebdomadairement pendant un mois. Vous obtiendrez des gains rapides sans transformer cela en gros projet.
Une routine que vous pouvez tenir :
La responsabilité est la partie que la plupart des équipes sautent. Si personne ne possède un outil, personne ne se sent responsable quand les sièges s'accumulent. Mettez le nom du propriétaire à côté de l'outil et soyez clair sur ce qu'il doit faire quand une alerte se déclenche.
Avant de supprimer des sièges, mettez-vous d'accord sur un chemin d'approbation pour ne pas casser le travail de quelqu'un. Gardez-le léger : approbation du manager pour les outils d'équipe, approbation du propriétaire de l'app pour les outils globaux, ou auto-confirmation de l'utilisateur pour les cas évidents.
Quand vous serez prêt à aller au‑delà d'une feuille de calcul, AppMaster (appmaster.io) est une option pour transformer cela en une application interne prête pour la production, avec une vraie base de données, un contrôle d'accès par rôle et des rappels et approbations automatisés.
Qu'est-ce qu'un suivi des licences par siège et pourquoi en ai-je besoin ?Un suivi de sièges est un endroit unique où vous enregistrez qui a accès à chaque outil payant, quel type de licence ils détiennent et quand le contrat est renouvelé. Il vous aide à prendre des décisions avant l'arrivée des factures en montrant les sièges inutilisés, les délais de préavis à venir et qui est responsable de chaque application.
Quelles sont les informations minimales à suivre pour chaque application et siège ?Commencez par le nom de l'application, le responsable interne, le coût par siège, les dates de début et de fin du contrat, la date de renouvellement, le délai de préavis et la cadence de facturation. Pour chaque siège, enregistrez l'identité de l'utilisateur, l'équipe, le rôle ou le niveau, le statut et un signal d'utilisation simple comme la date du dernier login avec une note sur la source.
Comment définir un « siège inutilisé » sans retirer l'accès dont les gens ont encore besoin ?Choisissez une définition simple par outil basée sur des données réellement accessibles, généralement la dernière connexion ou la dernière activité significative. Un réglage pratique par défaut est : pas de connexion depuis 60 jours et pas d'activité depuis 90 jours; ajustez ensuite selon que l'outil est quotidien ou ponctuel.
Quelle est la méthode la plus sûre pour récupérer des sièges sans perturber les workflows ?Faites de la suppression une étape de revue plutôt qu'une action automatique. Signalez le siège avec la raison, envoyez-le au manager ou au responsable de l'application pour confirmation, et enregistrez la date de la décision afin de pouvoir la justifier ensuite.
D'où devraient provenir les données de sièges et de renouvellement pour que le suivi reste fiable ?Utilisez les RH comme source de vérité pour le statut d'emploi, votre SSO/IdP pour l'identité de connexion, les consoles d'administration des fournisseurs pour les attributions de sièges et les factures ou contrats pour les prix et les renouvellements. L'important est la cohérence : ne changez pas de source pour le même champ selon la convenance.
À quelle fréquence dois-je mettre à jour le suivi ?Les mises à jour hebdomadaires suffisent généralement pour les affectations de sièges dans des équipes qui bougent vite, tandis que les contrôles de contrats et de prix peuvent être mensuels. Si vous ne pouvez n'en faire qu'une, faites-la après une grosse vague d'intégration et immédiatement après les départs.
Comment gérer les contractuels et les accès temporaires dans le suivi des sièges ?Enregistrez les contractuels et temporaires comme tout autre utilisateur, mais ajoutez une date de fin prévue et un responsable qui confirme l'accès. À l'expiration du contrat, la valeur par défaut doit être la suppression sauf approbation explicite contraire.
Et les boîtes mail partagées, utilisateurs API et autres comptes de service ?Traitez les comptes de service comme un type de siège séparé et exigez une courte note d'objectif, car les supprimer peut casser des automatisations ou des boîtes partagées. Même s'ils sont « gratuits », les suivre aide aux audits et évite les blocages accidentels lors du nettoyage.
Quelle est la différence entre un renouvellement et une true-up, et comment suivre les deux ?Le renouvellement est la date où le contrat se renouvelle (où vous pouvez généralement modifier quantités et termes), tandis que la true-up (régularisation) est une facturation de rattrapage pour des sièges utilisés au‑delà de ce qui a été payé. Suivez les deux dates et précisez ce que le fournisseur considère comme facturable pour que vos chiffres correspondent à la facture.
Combien de temps à l'avance les alertes de renouvellement doivent-elles être programmées pour éviter les surprises ?Mettez les rappels suffisamment tôt pour pouvoir agir, pas seulement en prendre note — typiquement 90 jours pour des contrats annuels. Indiquez le responsable, la date limite de préavis, sièges achetés vs attribués vs actifs, et une action claire pour que le rappel déclenche une décision, pas une panique.
21 janv. 2026
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20 janv. 20268 min
20 janv. 20268 minExpérimentez avec AppMaster avec un plan gratuit.
Lorsque vous serez prêt, vous pourrez choisir l'abonnement approprié.
