Suivi d'abonnements pour salon d'ongles affichant les séances prépayées, les visites restantes et les dates de renouvellement pour que le personnel réponde aux clients en quelques secondes.
La plupart des salons d'ongles entendent la même question toute la journée : « Combien il me reste ? » Ça arrive à l'arrivée, au choix des services, et parfois au moment du paiement quand le client hésite à renouveler.
Le souci, c'est que la réponse est souvent éparpillée. Un client a une carte perforée dans son portefeuille. Un autre a une note dans un dossier papier. Quelqu'un d'autre est suivi dans un tableur que seule une personne sait mettre à jour. Quand le salon est occupé, ces systèmes cassent vite.
Voici ce qui cloche généralement avec les notes papier, les cartes perforées et les tableurs :
Des réponses lentes ne gaspillent pas qu'une minute. Elles entamement la confiance. Si un client a l'impression de devoir se battre pour des séances déjà payées, l'accueil devient tendu, les pourboires peuvent en souffrir, et les renouvellements deviennent plus difficiles.
Une « réponse instantanée » dans un salon occupé signifie ceci : en quelques secondes, n'importe quel membre du personnel peut ouvrir le dossier d'un client et voir les visites restantes, ce qui a été utilisé en dernier, et si quelque chose va expirer bientôt. Pas de supposition, pas de « je vais demander au responsable », pas de feuilleter des notes pendant que la file s'allonge.
Un suivi d'abonnements pour salon d'ongles rend cela possible lorsqu'il est conçu pour la vie réelle, pas pour une saisie parfaite. Si vous le construisez comme un outil no-code (par exemple dans AppMaster), l'objectif n'est pas des fonctionnalités tape-à-l'œil. C'est un endroit propre où regarder pour que l'accueil puisse répondre avec assurance, à chaque fois.
Un tracker ne fonctionne que si tout le monde le lit de la même façon. Commencez par décider ce que vous vendez : un forfait est généralement un ensemble prépayé ponctuel (par exemple 5 manucures), tandis qu'un abonnement est continu (par exemple 2 visites par mois). Votre suivi doit rendre cette différence évidente d'un coup d'œil.
Pour les forfaits, l'essentiel est simple : combien de séances ont été achetées, combien ont été utilisées et combien en restent. Si vous facturez des prix différents selon les services, suivez aussi la valeur restante (argent restant) pour gérer les surclassements sans deviner.
Pour les abonnements, les dates clés comptent autant que les visites. Un abonnement a besoin d'une date de début, d'une date de renouvellement (ou d'un cycle de facturation), et d'une date d'expiration s'il se termine après une période définie. Si les visites se réinitialisent chaque mois, enregistrez l'allocation et le solde du cycle en cours pour que le personnel ne retire pas du mauvais mois.
Voici l'ensemble minimum de champs dont la plupart des salons ont besoin :
Enfin, décidez de vos règles pour les cas particuliers avant de commencer le suivi. Autoriserez-vous des visites bonus gratuites (comme « achetez 5, obtenez 1 ») ? Si oui, enregistrez-les séparément pour qu'elles ne ressemblent pas à des séances payées. Autoriserez-vous des remboursements, des pauses ou des transferts à un autre client ? Si vous autorisez l'un de ces cas, ajoutez un enregistrement d'« ajustement » clair (qui, quand, pourquoi) afin que l'accueil puisse expliquer le solde en une phrase sans discuter ni revenir en arrière.
Un suivi reste fiable lorsqu'il sépare trois choses qui sont souvent mélangées : qui est le client, ce qu'il a acheté et ce qu'il a utilisé.
Commencez par un profil client épuré. Concentrez-vous sur les détails dont le personnel a besoin sur le moment : téléphone et e‑mail pour une recherche rapide, un champ de notes pour préférences ou allergies, et quelques champs de consentement (pour les communications marketing et l'acceptation des règles). Placez le « bazar » (comme de longues conversations) ailleurs pour que le profil reste lisible.
Enregistrez ensuite chaque achat comme son propre enregistrement de forfait. C'est là que vous stockez ce qui a été acheté (par exemple « 6 manucures gel »), le prix, la date et une référence de paiement (numéro de reçu, ID de transaction POS, ou note de paiement en espèces). Si un client achète le même forfait deux fois, vous devriez avoir deux enregistrements d'achat, pas un seul modifié.
Enfin, suivez l'utilisation avec un registre de visites : une ligne par utilisation. Chaque ligne doit inclure la date, le membre du personnel et de quel achat elle a été déduite. Ce dernier point évite la classique dispute : « Je jure que j'en avais plus. » Vous pouvez alors montrer les visites exactes.
Les règles de solde doivent être simples et cohérentes : visites restantes = visites achetées - visites utilisées. Évitez de taper le solde à la main. Si vous construisez cela dans un outil no-code comme AppMaster, traitez « restant » comme un champ calculé pour qu'il se mette à jour automatiquement lorsqu'une visite est ajoutée ou annulée.
Les statuts évitent que les cas particuliers tournent à la confusion :
Avec cette structure, le personnel peut répondre « combien il me reste ? » en quelques secondes, et vos enregistrements restent compréhensibles des mois plus tard.
Un tracker n'aide que s'il s'adapte au rythme de l'accueil. L'objectif est simple : en moins de 5 secondes, n'importe qui doit pouvoir répondre « combien il me reste ? » sans fouiller dans des notes ou de vieux reçus.
Quand un client arrive, le personnel doit rechercher par numéro de téléphone (ou nom de famille en secours). Le profil du client doit s'ouvrir sur un résumé clair : visites restantes, nom du forfait ou de l'abonnement, et date de renouvellement ou d'expiration. Si votre suivi oblige à chercher cette info, il sera ignoré.
Après confirmation du service, enregistrez la validation immédiatement. Gardez une action : un seul clic ou tapotement : sélectionner « Valider visite », choisir éventuellement un type de service (pour les rapports), et enregistrer. Si le client prend plusieurs services, traitez les suppléments comme des lignes séparées, pas comme des validations supplémentaires, sauf si vos règles disent qu'un supplément consomme une visite.
Voici un flux simple que le personnel peut suivre pendant un rendez‑vous normal :
Les notes comptent parce que les salons fonctionnent avec des exceptions réelles. Si un frais de retard est annulé, une visite bonus accordée, ou un service refait, le personnel doit consigner une courte note sur la validation. Ainsi, la personne suivante n'« améliore » pas les chiffres en devinant.
Si vous construisez cela dans un outil no-code comme AppMaster, visez un seul « écran de rendez-vous » propre qui montre les comptes et possède un bouton unique de validation. Le personnel ne devrait jamais avoir besoin d'éditer manuellement le forfait pendant une journée chargée.
Un tracker ne fonctionne que si tout le monde compte de la même façon. Avant de construire quoi que ce soit, rédigez les règles en mots simples et gardez-les cohérentes pour chaque forfait.
Commencez par choisir comment vous déduirez la valeur. Beaucoup de salons gardent cela simple : une visite = une validation. D'autres déduisent selon le type de service (par exemple, le gel compte différemment d'un service basique). Choisissez une approche par forfait, pas par employé.
Ensuite, créez une liste de forfaits avec les détails dont l'accueil aura réellement besoin en pleine affluence. Pour chaque forfait, définissez :
Si vous construisez un suivi dans un outil no-code comme AppMaster, cela devient une table « Forfaits » et vous évite des notes ponctuelles dans un calendrier.
Votre équipe a besoin de deux boutons, pas de dix écrans.
Flux d'achat : quand un client achète, créez un enregistrement « Forfait/Abonnement » lié au client, définissez la date de début, calculez la date d'expiration, et réglez les visites restantes au montant inclus.
Flux de validation : après le service, déduisez le bon montant (généralement 1) et consignez ce qui s'est passé. Enregistrez la date du service, le membre du personnel et le type de service pour pouvoir répondre aux questions plus tard sans deviner.
Ajoutez une vue rapide sur le profil client : visites restantes, date d'expiration, statut de renouvellement et dernière visite. C'est ce que le personnel doit voir lors de la réservation, de l'arrivée et du départ.
Avant de former qui que ce soit, testez avec trois clients fictifs : un avec un forfait actif, un expiré et un avec une seule visite restante. Faites un achat, validez deux fois, et confirmez que la vue rapide correspond toujours à vos attentes.
Les règles de renouvellement et d'expiration sont celles qui gardent un suivi propre ou le transforment en source d'arguments quotidiens. Décidez des règles une fois, puis rendez-les visibles au personnel en langage clair.
Commencez par choisir un type d'expiration pour chaque forfait. Une date fixe fonctionne pour les promos (par ex. « valable jusqu'au 30 juin »). Une fenêtre glissante est meilleure pour les abonnements (par ex. « 30 jours après l'achat » ou « 30 jours après la première visite »). Certains forfaits ne devraient pas expirer, surtout les bundles prépayés que les clients considèrent comme du crédit stocké.
Les renouvellements doivent être flexibles mais cohérents. Laissez le personnel choisir l'issue du renouvellement : renouveler le même forfait, surclasser, rétrograder ou saisir un forfait personnalisé si vous avez une offre spéciale. En renouvelant, décidez si les visites non utilisées sont reportées. Si vous autorisez le report, plafonnez-le (par ex. jusqu'à 1 visite restante) pour que les soldes ne gonflent pas indéfiniment.
Quand quelque chose expire, évitez les surprises en définissant une période de grâce. Pendant la grâce, vous pouvez autoriser la réservation et la validation, mais marquez l'abonnement « expiré - grâce » afin qu'il soit réglé avant le paiement. Après la grâce, choisissez une action claire : geler les visites restantes, les remettre à zéro ou les convertir en avoir. Quelle que soit l'option, automatisez-la pour que le personnel n'invente pas de règles au comptoir.
Les pauses comptent pour les vacances, arrêts médicaux et autres absences. Contrôlez les pauses :
Enfin, conservez une piste d'audit. Enregistrez qui a changé les dates, qui a ajusté les visites restantes, les anciennes et nouvelles valeurs, et pourquoi. Si vous construisez cela dans AppMaster, vous pouvez ajouter un simple enregistrement « Journal des modifications » créé automatiquement chaque fois qu'une modification est faite, pour que les litiges se règlent en secondes, pas en suppositions.
La plupart des moments gênants arrivent quand personne ne savait qu'un forfait était presque vide ou qu'un abonnement avait silencieusement expiré. Quelques rappels simples font qu'un suivi semble utile plutôt qu'« administratif en plus ».
Commencez par des alertes de faible solde. Choisissez un seuil clair (par ex. 2 visites restantes pour les clients réguliers, 1 visite pour les clients occasionnels) et déclenchez un rappel dès que le solde passe en dessous. L'objectif est d'attraper le client tant qu'il est encore satisfait, pas au comptoir en train de râler.
Les rappels de renouvellement fonctionnent mieux quand ils ont des options de timing. Certains salons préfèrent « 7 jours avant l'expiration », d'autres « à la dernière visite », et certains font les deux. Gardez des modèles de message courts et précis pour les envoyer rapidement :
Pour le personnel, une liste quotidienne évite les suivis manqués. Elle doit être facile à ouvrir au début de chaque shift et n'inclure que l'essentiel :
Choisissez les canaux que vous utilisez déjà pour communiquer avec vos clients : e‑mail pour les reçus et notes longues, SMS pour confirmations rapides, ou Telegram si votre équipe l'utilise. Quoi que vous choisissiez, rendez les rappels sur option (opt-in) et faciles à stopper avec une simple étiquette « se désabonner » dans le profil.
Exemple : au paiement, le système signale « 1 visite restante ». La réceptionniste propose un renouvellement, envoie un message pré-rempli, et le client n'est jamais surpris le mois suivant.
Si vous construisez cela dans AppMaster, vous pouvez configurer ces déclencheurs et modèles en logique no-code, puis tester et ajuster le timing selon les réponses de vos clients.
Les rapports doivent répondre aux vraies questions que votre salon se pose chaque semaine, pas créer un travail supplémentaire. Un bon suivi peut garder le reporting simple en exploitant les mêmes visites, forfaits et renouvellements que le personnel enregistre déjà.
Commencez par un petit ensemble fiable :
Si vous vous en tenez à ceux-ci, vous évitez le piège de créer 30 tableaux que personne n'ouvre.
La plupart des moments gênants viennent de petits problèmes de données : quelqu'un a validé deux fois, une visite a été saisie le mauvais jour, ou un forfait a été modifié sans raison. Gardez un rapport d'exceptions court et actionnable. Par exemple, affichez tout client avec un solde < 0, toute visite enregistrée il y a plus de 7 jours, et toute modification manuelle sans motif. Cela donne au manager une routine quotidienne de 5 minutes pour garder tout propre.
Quand la comptabilité demande, elle veut généralement des totaux par période et la liste des ventes et remboursements. N'en faites pas trop. Exposez le nécessaire en incluant des champs clairs : nom du client, nom du forfait, date de paiement, montant et s'il s'agit d'un renouvellement.
Si vous construisez cela dans un outil no-code comme AppMaster, vous pouvez générer ces rapports depuis votre modèle de données existant et ajouter des filtres simples (plage de dates, service, membre du personnel) sans transformer le reporting en long projet.
Jasmine achète un forfait de 10 manucures. Il expire 6 mois après la date d'achat. L'accueil l'enregistre et le forfait est automatiquement rattaché à son profil client, avec un compteur clair pour les visites utilisées et restantes.
Au bout de trois rendez‑vous, Jasmine demande au départ : « Combien il me reste ? » Le membre du personnel la cherche par téléphone, tape sur « Forfaits » et voit instantanément : 3 utilisées, 7 restantes, expiring à telle date. Pas de devinette, pas de feuilleter des notes, pas de « Je crois que vous en avez… ».
Pour simplifier l'écran du personnel, on n'affiche que l'essentiel au paiement :
Jasmine veut ensuite réserver pour le mois suivant. Comme le tracker peut estimer une date d'épuisement projetée (en se basant sur sa fréquence récente), le personnel peut ajouter une note courte : « À toutes les 2 semaines, 7 visites durent environ 14 semaines. Proposer renouvellement début mai. » Cette note aide toute l'équipe à tenir le même discours.
Plus tard, quand Jasmine n'aura plus qu'une visite, le système ajoutera une alerte au paiement : « 1 visite restante. Proposer renouvellement. » Le personnel peut alors présenter une option claire sans pression : renouveler le même forfait, passer à un abonnement ou payer à la séance.
C'est le cœur du travail d'un suivi d'abonnements : rendre la réponse immédiate, précise et cohérente, même quand l'accueil est occupé. Si vous le construisez dans un outil no-code comme AppMaster, vous pouvez garder le flux centré sur un seul écran et ajuster les règles (expiration, pauses, invitations au renouvellement) sans tout repenser.
La plupart des problèmes de suivi ne viennent pas de fonctionnalités avancées. Ils surviennent quand les règles sont floues ou que les données sont sales. Si vous voulez un suivi que le personnel peut vraiment utiliser à l'accueil, verrouillez quelques principes tôt.
Une erreur fréquente est de mélanger achats et validations dans un même enregistrement. Ça paraît simple jusqu'à ce que quelqu'un édite un nombre et que le solde ne corresponde plus à la réalité. Séparez achats (ce que le client a acheté) et validations (ce qu'il a utilisé), et calculez les visites restantes à partir de ces événements.
Un autre problème est de laisser n'importe qui taper sur un solde sans explication. Parfois il faudra faire des ajustements, mais ils doivent être traçables comme une vraie transaction avec une raison et un responsable (par exemple : « offert par le manager », « correction migration », « remboursé »).
Avant de créer des écrans, décidez comment vous traitez les no-shows, les annulations tardives et les services offerts. Une règle simple vaut mieux qu'une règle parfaite. Rédigez-la et appliquez-la systématiquement.
Un troisième problème est les profils clients en double. Une personne réserve avec un nouveau numéro et son forfait semble « perdu ». Réduisez cela en exigeant un champ unique (téléphone ou e‑mail), et donnez au personnel une option de fusion plutôt que de créer de nouveaux dossiers.
Les bugs d'expiration viennent souvent des fuseaux horaires et des règles de date. Choisissez un fuseau horaire unique pour les calculs du salon, stockez les horodatages de façon cohérente, et définissez si un forfait expire au début ou à la fin du jour d'expiration.
Voici une vérification rapide à faire au moment de la configuration :
Si vous construisez cela dans un outil no-code comme AppMaster, ajoutez des permissions simples et une piste d'audit dès le départ pour que les erreurs soient faciles à repérer et corriger.
Avant de déployer à toute l'équipe, faites une passe rapide comme si vous étiez un client appelant l'accueil. Le but est simple : n'importe quel membre du personnel doit pouvoir afficher un client et répondre « combien il me reste ? » en quelques secondes, sans deviner.
Voici la checklist courte qui évite généralement 90 % des confusions :
Si vous repérez un point faible, corrigez la règle, pas la personne. La plupart des problèmes viennent du fait que le système permet deux interprétations différentes.
Commencez par cartographier vos vraies règles de forfait sur papier : ce qui est vendu, combien de visites cela inclut, ce qui compte comme visite et ce qui se passe lorsqu'un client renouvelle tôt ou tard. Ensuite, décidez quelles actions sont « le personnel peut faire » vs « manager seulement » (comme les changements manuels).
À partir de là, construisez le tracker comme une simple web app no-code dans AppMaster : un écran convivial pour l'accueil et la validation, plus un panneau admin pour que les managers créent des forfaits, ajustent les soldes avec une raison, et consultent renouvellements et expirations. Gardez la première version petite, testez-la une semaine, puis ajoutez des extras comme rappels et rapports.
Si vous le souhaitez, la meilleure prochaine étape est un petit pilote : 10 clients, 2 employés et un type de forfait. Cela vous montrera rapidement quoi améliorer.
21 janv. 2026
8 min
20 janv. 20268 min
20 janv. 20268 minExpérimentez avec AppMaster avec un plan gratuit.
Lorsque vous serez prêt, vous pourrez choisir l'abonnement approprié.
