Application de suggestions de réapprovisionnement : Min/Max vers commandes brouillon

Ce que cette application résout (et ce qu'elle ne fait pas)\n\nGérer un magasin signifie souvent naviguer entre deux erreurs coûteuses : être à court d'articles qui se vendent vite (ventes perdues, clients frustrés) ou acheter trop (trésorerie immobilisée dans des stocks lents). Le problème quotidien n'est pas « avons-nous du stock ? » mais « que devons-nous acheter ensuite, et en quelle quantité ? », sans passer une heure sur des calculs dans un tableau.\n\nUne configuration min/max simplifie cette décision. Pour chaque SKU, vous enregistrez deux nombres :\n\n- Min : le niveau le plus bas à atteindre avant de réapprovisionner.\n- Max : le niveau jusqu'auquel vous souhaitez remplir lors d'un réapprovisionnement.\n\nSi un SKU est à 6 unités, le min est 10 et le max est 25, la suggestion est de commander 19. Vous ne devinez pas par mémoire. Vous appliquez une règle claire et constante d'une semaine à l'autre.\n\nUne application de suggestions de réapprovisionnement prend vos quantités disponibles (et éventuellement ce qui est déjà en commande), applique ces règles min/max par SKU et produit une liste d'achat brouillon. Ce brouillon est la sortie principale : une liste courte et vérifiable qui répond à « que devons-nous commander et en quelle quantité ? » avant que quelqu'un n'ouvre un portail fournisseur ou n'envoie un e-mail.\n\nCe que l'application ne fait pas, c'est acheter automatiquement. C'est important car les achats réels ont des exceptions : un fournisseur est en rupture, les tailles de conditionnement imposent un arrondi, un article saisonnier doit être ignoré ou une promo arrive. L'application doit générer des suggestions rapidement, puis laisser un humain approuver, éditer ou supprimer des lignes.\n\nCe type d'outil est généralement utilisé par les responsables de magasin, les responsables opérations et le personnel achats. Il est aussi utile pour les petites équipes où une personne porte plusieurs casquettes et a juste besoin d'un point de départ fiable.\n\n## Les données à stocker par SKU\n\nDe bonnes suggestions commencent par des données SKU ennuyeuses mais constantes. Si les bases sont désordonnées, votre brouillon de commande semblera aléatoire et les gens cesseront d'y faire confiance.\n\nVisez un enregistrement SKU qui garde la même « forme » dans le temps, même si votre processus évolue.\n\n### Champs SKU essentiels (le minimum qui fonctionne)\n\nPour être utilisable dès le premier jour, vous avez besoin de :\n\n- Un identifiant SKU (le code que vous scannez ou tapez) et un nom court que les gens reconnaissent\n- Unité de mesure (unité, bouteille, boîte, kg) afin que comptes et commandes aient le même sens\n- Statut (actif/inactif) pour que les articles discontinués n'apparaissent plus\n- Niveaux Min et Max (et optionnellement un point de réapprovisionnement séparé)\n- Notes et « dernière mise à jour » (horodatage et/ou utilisateur ayant modifié)\n\nMin et Max sont les garde-fous. Un point de réapprovisionnement séparé est optionnel mais utile quand vous voulez commander plus tôt que le min à cause de délais longs ou d'approvisionnement peu fiable.\n\n### Disponibilité et détails de commande (ce qui rend le calcul réaliste)\n\nCes détails transforment « combien acheter » en « ce que vous pouvez réellement commander » :\n\n- Quantité en stock, avec une source claire (comptage manuel pour l'instant, synchronisation possible plus tard)\n- Fournisseur préféré (ou fournisseur principal)\n- Taille de lot (quantité par case) pour commander en multiples valides\n- Délai (en jours)\n- Quantité minimum de commande (MOQ)\n\nSoyez explicite sur l'origine du « en stock ». Si vous commencez par une saisie manuelle, enregistrez la date du dernier comptage. Si vous synchronisez plus tard depuis un POS ou un outil d'entrepôt, enregistrez aussi la dernière synchronisation. Ce détail répond à beaucoup de « pourquoi a-t-il suggéré ça ? ».\n\n## Comment les suggestions min/max sont calculées\n\nMin/max est une règle simple : vous ne réapprovisionnez que lorsque le stock est bas, et vous commandez assez pour revenir à un niveau sûr. Le résultat est une liste brouillon facile à comprendre et à auditer.\n\n### 1) Quand déclencher un réapprovisionnement ?\n\nChoisissez un déclencheur et restez-y fidèle. Le plus courant est :\n\n- Si en stock est inférieur ou égal à Min (parfois appelé point de commande), l'article est éligible.\n- Si en stock est supérieur au Min, la suggestion est zéro et l'article reste hors de la liste brouillon.\n\nCela évite des recommandations bruyantes pour des articles qui sont déjà sains.\n\n### 2) Combien suggérer ?\n\nUne fois l'article éligible, l'idée de base est « commander jusqu'au Max ». La formule simple est :\n\n\nbase_suggested = max - on_hand\nsuggested = max(0, base_suggested)\n\n\nExemple : Min = 10, Max = 40, En stock = 14.\n\n- En stock (14) est au-dessus du Min (10), donc suggested = 0.\n\nSi En stock descend à 8 :\n\n- base_suggested = 40 - 8 = 32\n- suggested = 32\n\n### Ajustements simples qui rendent le brouillon réaliste\n\nAprès le calcul de base, ajoutez quelques règles pour coller à la réalité des achats :\n\n- Arrondi aux lots : si vous devez acheter par lots de 12, arrondissez 32 à 36.\n- MOQ : si la MOQ est 50, augmentez 36 à 50.\n- Ne jamais suggérer de négatifs : si En stock est 55 et Max est 40, la base est -15 mais la suggestion doit être 0.\n- Plafond optionnel : si vous voulez éviter des achats énormes, appliquez un plafond sur la quantité commandable.\n\n### Cas limites à gérer dès le départ\n\nDe mauvaises données créent de mauvaises suggestions, donc rendez ces situations évidentes :\n\n- SKUs discontinués : toujours suggérer 0, même si le stock est bas.\n- Inventaire négatif : traitez-le comme un signal d'alerte ; calculez quand même mais affichez un avertissement pour vérification.\n- Min/Max manquant : ne devinez pas. Mettez la suggestion à 0 et marquez le SKU comme « à configurer ».\n\n## Flux utilisateur : du comptage à la liste d'achat brouillon\n\nLe meilleur flux est celui que votre équipe utilisera réellement. Gardez-le simple : enregistrez ce que vous avez, puis générez des suggestions. Les extras (étiquettes, tableaux de bord, analyses) peuvent venir après.\n\nUne session type : l'utilisateur fait un comptage rapide, choisit un emplacement (si besoin), saisit les quantités par SKU, enregistre, puis appuie sur un bouton pour créer une liste d'achat brouillon. L'acheteur révise ce brouillon et l'ajuste avant toute approbation.\n\nPour garder l'écran calme, ajoutez un filtre pratique : montrer seulement les SKUs sous le min, ou tout afficher avec un statut clair. « Seulement sous le min » est plus rapide les jours chargés. « Tout afficher » aide quand vous voulez être sûr de n'avoir rien oublié.\n\nUn flux simple qui convient à la plupart des petites équipes :\n\n- Saisir ou importer les quantités en stock\n- Générer les suggestions\n- Réviser la liste brouillon (uniquement sous le min ou tout avec statut)\n- Modifier les quantités suggérées et ajouter des notes\n- Approuver le brouillon et l'exporter ou le partager pour les achats\n\nLes surcharges manuelles comptent parce que la réalité est désordonnée. Un acheteur peut commander plus pour une promo, ou moins parce que la trésorerie est limitée ou qu'un fournisseur est retardé. Considérez la quantité suggérée comme un point de départ, pas comme une règle.\n\nQuelques contrôles simples évitent beaucoup de frustrations :\n\n- Quantité de surpassement manuelle (et qui l'a modifiée)\n- Drapeau « en attente » pour sauter le réapprovisionnement d'un article pour l'instant\n- Champ de raison optionnel (saisonnier, problème fournisseur, liquidation)\n\nEnfin, enregistrez un instantané lorsque le brouillon est généré : horodatage, quantités en stock utilisées, valeurs min/max à ce moment, et les quantités suggérées avant modifications. Quand quelqu'un demande « Pourquoi avons-nous commandé 24 de ceci ? », vous pourrez ouvrir le brouillon et voir les entrées exactes qui l'ont produit.\n\n## Une structure de base de données simple et flexible\n\nUne bonne application de réapprovisionnement commence avec un petit jeu de tables fiables. Le but n'est pas un ERP parfait, mais une base propre qui peut évoluer quand vous ajoutez fournisseurs, emplacements ou règles plus intelligentes.\n\n### Tables de base pour commencer\n\nPour un magasin unique, séparez « ce qu'est l'article » de « ce que vous avez » et « comment vous réapprovisionnez » :\n\n- SKUs : une ligne par article (code SKU, nom, unité, catégorie, actif/inactif)\n- Fournisseurs : nom du fournisseur et coordonnées (et conditions comme le délai si vous les suivez)\n- Paramètres de réapprovisionnement : min, max, point de réapprovisionnement par SKU, fournisseur préféré, taille de lot\n- Niveaux d'inventaire : quantité en stock actuelle par SKU (plus tard, par emplacement) et date du dernier comptage\n- Brouillons de commande : en-tête (fournisseur, statut, créé par) et lignes (SKU, qty suggérée, qty finale)\n\nCela reste flexible car vous pouvez changer les règles de réapprovisionnement sans réécrire la liste SKU, et garder les brouillons de commande comme enregistrement de ce qui a été suggéré vs approuvé.\n\nSi vous n'avez qu'un seul magasin aujourd'hui, ne complexifiez pas les emplacements. Stockez l'inventaire comme un seul nombre par SKU. Quand vous aurez un deuxième magasin ou un entrepôt, introduisez une table Locations et passez les Niveaux d'inventaire à une ligne par SKU par emplacement.\n\n### Garde-fous, rôles et exports\n\nDe simples règles de validation empêchent de mauvaises saisies de devenir de mauvaises commandes. Ajoutez des contrôles comme : min doit être inférieur à max, les points de réapprovisionnement ne peuvent pas être négatifs, et la taille de lot ne peut pas être zéro. Décidez ce qui se passe quand des paramètres manquent : bloquer les suggestions ou marquer les SKUs comme « à configurer ».\n\nLes rôles aident quand plusieurs personnes comptent et ajustent les règles :\n\n- Viewer : peut voir les SKUs et les brouillons de commande\n- Editor : peut mettre à jour les comptages et les paramètres de réapprovisionnement\n- Approver : peut finaliser les quantités et marquer un brouillon comme approuvé\n\nPlanifiez comment vous enverrez les commandes. Même si vous automatisez les achats plus tard, la plupart des équipes commencent par un export simple : un téléchargement CSV ou une liste prête pour le fournisseur que l'on peut copier depuis l'écran du brouillon de commande.\n\n## Étape par étape : construire les écrans et la logique de l'application\n\nCommencez par deux listes simples : votre catalogue SKU et vos fournisseurs. Chaque SKU devrait avoir un nom reconnaissable, un fournisseur par défaut et une unité d'achat (unité, case, carton). Restez pragmatique. C'est la liste que votre équipe recherchera chaque jour.\n\nEnsuite, ajoutez les paramètres de réapprovisionnement au dossier SKU. Min et Max sont la base, mais vous obtiendrez de meilleures suggestions si vous enregistrez aussi la taille de lot et le délai. Si vous achetez le même article chez deux fournisseurs, en choisissez un comme défaut et autorisez le changement sur le brouillon de commande plus tard.\n\nPour les comptages d'inventaire, construisez un écran rapide favorisant la vitesse plutôt que la perfection. Une grille d'édition rapide fonctionne bien : filtrez par allée ou catégorie, tapez la quantité comptée et enregistrez.\n\nLa plupart des équipes ont besoin de ces écrans de base :\n\n- Liste SKU et détails SKU (y compris min, max, taille de lot, délai)\n- Liste fournisseurs et détails fournisseur\n- Saisie des comptages d'inventaire (grille + filtres)\n- Suggestions de réapprovisionnement (tableau de résultats + actions simples)\n- Brouillon de commande (lignes éditables + approbation)\n\nPuis implémentez la logique de suggestion : pour chaque SKU, comparez « en stock » (et éventuellement « en commande ») à vos règles de réapprovisionnement, calculez une quantité suggérée pour revenir vers le max, et appliquez l'arrondi à la taille de lot pour ne pas suggérer 13 unités quand le fournisseur ne vend que des cases de 12.\n\nGénérez un brouillon de commande pour révision et traitez-le comme un document avec des statuts tels que Brouillon, Approuvé, Envoyé. Quand un utilisateur crée un brouillon, copiez les lignes suggérées dans les lignes de commande groupées par fournisseur, puis laissez les gens éditer les quantités, changer de fournisseur ou supprimer des lignes.\n\nTerminez par une étape de sortie propre. Certaines équipes impriment le brouillon et passent les commandes manuellement. D'autres exportent un fichier. Dans tous les cas, enregistrez ce qui a été approuvé afin de pouvoir comparer « suggéré vs commandé » plus tard et améliorer vos règles avec des preuves réelles.\n\n## Erreurs courantes qui rendent les suggestions peu fiables\n\nLes calculs de réapprovisionnement sont simples. Ce qui brise la confiance, c'est une configuration désordonnée. La plupart des problèmes apparaissent sous la forme d'un brouillon qui paraît « à côté », même si la formule est correcte.\n\nUn problème classique est l'unité mixte. Vous comptez « à l'unité », mais vous commandez en « cases », ou vous recevez en « packs ». Si l'unité d'un SKU est floue, l'application peut suggérer 24 quand vous vouliez 24 cases. Choisissez une unité de base par SKU (souvent « unité ») et stockez une conversion comme « 1 case = 24 unités » pour que la quantité finale soit traduite correctement.\n\nLes min et max sont aussi souvent posés comme des estimations. Si vous ignorez la vitesse de vente et le délai fournisseur, les règles semblent propres mais échouent en pratique. Un article lent avec un max élevé immobilise de la trésorerie, tandis qu'un produit rapide avec un min bas cause des ruptures.\n\nAutres erreurs courantes :\n\n- Ne pas suivre les emplacements (réserve vs étagère, magasin A vs magasin B), puis s'étonner que le stock disponible ne corresponde jamais\n- Laisser n'importe qui éditer les min/max sans un processus d'approbation basique\n- Écraser les valeurs passées de sorte qu'on ne peut pas expliquer la commande de la semaine dernière\n- Traiter le stock endommagé, réservé ou en transit comme disponible\n- Utiliser des comptages vieux de plusieurs jours, puis accuser la suggestion\n\nUn scénario simple : vous vendez des dosettes de café. L'étagère montre 6 boîtes, la réserve en a 18, et un deuxième magasin en a 12. Si vous ne suivez qu'un seul nombre « en stock », quelqu'un compte 6 et le système suggère de commander alors qu'en réalité vous avez 36. Les champs d'emplacement corrigent cela rapidement.\n\n## Vérifications rapides avant de faire confiance au brouillon\n\nUn système min/max est simple, mais le brouillon n'est aussi bon que les données qui le sous-tendent. Avant d'envoyer quoi que ce soit à un fournisseur, prenez une minute pour repérer les erreurs silencieuses qui donnent l'air sûr mais qui sont fausses.\n\nCommencez par la configuration : chaque SKU réapprovisionnable a besoin d'un min, d'un max (ou d'une cible) et de la bonne taille de lot. Si l'un d'eux manque, l'application doit signaler le SKU et soit l'ignorer, soit le marquer comme « à configurer ». Un champ vide peut produire discrètement une grosse commande ou aucune commande du tout.\n\nEnsuite, vérifiez la plausibilité des quantités en stock. Le stock négatif arrive (retours traités tard, réceptions non enregistrées, confusion d'unités), mais cela doit rester rare. Si vous voyez -12 en stock pour un article lent, traitez la suggestion comme « à vérifier », pas comme « acheter ». Un recomptage ou une revue rapide des transactions coûte moins cher que de résoudre un surstock plus tard.\n\nUne courte checklist qui attrape la plupart des problèmes :\n\n- Configuration : min, max, taille de lot et fournisseur remplis pour chaque SKU réapprovisionnable\n- Quantités : l'en stock semble plausible (pas de fautes de frappe évidentes comme 500 au lieu de 50)\n- Conditionnement : les suggestions arrondissent aux lots et respectent la MOQ\n- Politique : tout le monde sait si l'on commande jusqu'au max ou jusqu'à une cible plus conservatrice\n- Traçabilité : les modifications indiquent qui a changé la valeur et quand\n\nLes règles de conditionnement méritent une attention particulière. Si votre fournisseur vend en cases de 24 et que votre brouillon suggère 13, le système devrait ajuster selon votre politique (souvent arrondir vers le haut pour éviter les ruptures). Même principe pour la MOQ : montrez la suggestion originale et la suggestion ajustée afin que le réviseur comprenne la modification.\n\nDécidez aussi ce que « suffisamment bon » signifie pour votre équipe. Commander jusqu'au max est agressif et peut immobiliser de la trésorerie. Une cible plus conservatrice (par exemple, commander jusqu'à la moitié du chemin pour les articles lents) peut réduire le surstock pendant que vous gagnez la confiance.\n\nEnfin, gardez une piste d'audit. Même un simple « Dernier modifié par » et « Dernière modification à » sur chaque ligne renforce la confiance et aide à résoudre les litiges plus tard.\n\n## Exemple : un réapprovisionnement hebdomadaire pour un petit magasin\n\nImaginez une petite épicerie de quartier qui propose 30 SKUs. Le propriétaire fait un comptage physique chaque lundi matin et veut qu'une application de suggestions de réapprovisionnement crée une liste d'achat brouillon qu'il peut rapidement vérifier.\n\nIl achète chez deux fournisseurs : Fournisseur A (snacks et boissons) et Fournisseur B (produits ménagers).\n\n### Trois SKUs et les calculs de suggestion\n\nSKU 1 : Eau pétillante pack de 12 (Fournisseur A)\n\nEn stock : 8 packs. Min : 10. Max : 30. Taille de lot : 6.\n\nComme 8 est en dessous du min (10), l'application suggère de remonter au max.\n\nBesoin pour atteindre le max = 30 - 8 = 22 packs.\n\nArrondi à la taille de lot (6) : 22 devient 24.\n\nSuggestion de commande : 24 packs.\n\nSKU 2 : Chips (Fournisseur A)\n\nEn stock : 14 sachets. Min : 12. Max : 36. Taille de lot : 12.\n\nComme 14 est au-dessus du min, la suggestion est 0. Même si ce n'est pas au max, c'est suffisant pour cette semaine.\n\nSKU 3 : Liquide vaisselle 500 ml (Fournisseur B)\n\nEn stock : 3 bouteilles. Min : 6. Max : 18. Taille de lot : 6.\n\nComme 3 est en dessous du min, commander jusqu'au max.\n\nBesoin pour atteindre le max = 18 - 3 = 15 bouteilles.\n\nArrondi à la taille de lot (6) : 15 devient 18.\n\nSuggestion de commande : 18 bouteilles.\n\n### Ajustements de l'acheteur (budget et bon sens)\n\nLe brouillon est un point de départ, pas un ordre. Cette semaine, le propriétaire a un budget serré et sait aussi que les ventes d'eau pétillante ralentissent quand il pleut.\n\nIl ajuste Eau pétillante de 24 packs à 18 packs (toujours multiple de 6). Les chips restent à 0. Le liquide vaisselle reste à 18 car c'est un vendeur régulier et la situation semble risquée.\n\nCette étape de revue et d'ajustement explique pourquoi un brouillon est souvent plus utile qu'un envoi automatique de commandes.\n\n### Liste d'achat brouillon propre (groupée par fournisseur)\n\nFournisseur A\n\n- Eau pétillante pack de 12 : 18 packs (ajusté depuis 24)\n- Chips : 0\n\nFournisseur B\n\n- Liquide vaisselle 500 ml : 18 bouteilles\n\nAvec seulement 30 SKUs, cette boucle hebdomadaire peut prendre environ 10 minutes : compter, vérifier les suggestions, faire quelques modifications, puis partager le brouillon groupé avec chaque fournisseur.\n\n## Étapes suivantes : lancer petit, puis améliorer les règles\n\nLe moyen le plus rapide d'obtenir de la valeur est de commencer étroitement. Choisissez un magasin (ou un emplacement) et un groupe de fournisseurs gérable avec un nombre limité de SKUs. Vous apprendrez plus avec un brouillon propre et révisé qu'en essayant de traiter tous les cas dès le premier jour.\n\nDécidez tôt comment vous capturerez les quantités en stock. La saisie manuelle convient au début, si elle reste cohérente. Une règle simple comme « les comptes sont mis à jour chaque jeudi avant les commandes » vaut mieux qu'une configuration complexe que personne ne respecte.\n\nUn plan de déploiement pratique :\n\n- Commencez avec 20–50 SKUs faciles à compter et importants pour le chiffre d'affaires\n- Révisez le brouillon avec un responsable pendant 2–3 cycles avant de passer des commandes à partir de celui-ci\n- Gardez un petit champ de notes par SKU (par exemple : « saisonnier » ou « taille de case = 12 »)\n- Étendez au fournisseur suivant seulement après que le premier groupe soit stable\n\nQuand les bases fonctionnent, améliorez la logique progressivement. Deux améliorations paient souvent vite : une estimation de la demande (par exemple la moyenne hebdomadaire des 4 dernières semaines) et un peu de stock de sécurité basé sur le délai. Si un fournisseur met 10 jours, augmenter le point de réapprovisionnement pour couvrir une semaine supplémentaire de demande peut aider à éviter les réactions aux retards.\n\nFixez un rythme pour garder les règles honnêtes. Chaque semaine, vérifiez le brouillon et corrigez les erreurs évidentes. Chaque mois, ajustez les min/max en vous concentrant sur les meilleurs vendeurs et les plus gros risques de surstock.\n\nSi vous construisez cela comme une application d'inventaire no-code, AppMaster (appmaster.io) est une option qui correspond au flux : modélisez les SKUs et fournisseurs dans une base, mettez la logique min/max dans un processus visuel et générez un brouillon de commande que le personnel peut examiner et approuver avant envoi.