Mettez en place un journal d'ajustement d'inventaire avec codes de motif, approbations et une piste d'audit claire pour expliquer chaque changement de stock et accélérer les audits.
Un ajustement d'inventaire est un changement manuel de ce que votre système indique comme disponible. Vous ne recevez pas de stock et vous n'en expédiez pas. Vous corrigez le nombre parce que la réalité et l'enregistrement ne correspondent pas.
Cela paraît simple, mais c'est l'un des moyens les plus rapides de perdre la confiance dans vos données. Si la seule note est « stock modifié », personne ne peut dire si le changement était routinier, une erreur ou quelque chose qui nécessite une enquête. Lors d'un audit, « on a corrigé » n'est pas une preuve. Les managers et les auditeurs veulent voir ce qui s'est passé, qui l'a fait, quand, et pourquoi cela a été autorisé.
La plupart des ajustements proviennent des mêmes situations réelles : des articles sont endommagés ou périmés, quelque chose disparaît, un recomptage change le résultat, un fournisseur envoie moins que prévu, ou une erreur de préparation est découverte après coup.
Des codes de motif clairs vous aident à séparer la « perte attendue » (comme un dommage) de la « perte inacceptable » (comme un vol) et du « bruit de processus » (comme une correction de recomptage). Cela rend les tendances plus faciles à repérer, les causes profondes plus simples à corriger et vos chiffres plus solides en cas de justification.
Un « historique permanent » signifie que vous n'écrasez pas le passé. Chaque changement est sauvegardé comme son propre enregistrement, avec les quantités avant et après et les détails derrière la décision. Si quelqu'un modifie plus tard un motif ou une note, cette modification doit aussi être enregistrée. Cela compte parce que l'inventaire a un impact sur les résultats financiers. Si vous ne pouvez pas montrer la piste, vous ne pouvez pas prouver le décompte.
Beaucoup d'équipes commencent avec une feuille de calcul. Au fur et à mesure que le volume augmente, migrer le journal vers une application interne simple avec permissions et piste d'audit aide à garder l'historique cohérent et moins facile à contourner.
Un journal d'ajustement d'inventaire ne fonctionne que s'il répond à une question à chaque fois : pourquoi le stock a-t-il changé ? Deux outils rendent cela possible : les codes de motif et une piste d'audit.
Un code de motif est une étiquette courte et standard choisie dans une liste, comme Damage, Theft, Recount correction, Expired, ou Supplier short-ship. Il impose la cohérence pour que les rapports puissent regrouper les changements sans deviner ce que quelqu'un voulait dire.
Les notes en texte libre restent importantes, mais elles ne les remplacent pas. Les notes expliquent ce qui s'est passé et ce que vous avez vérifié. Le code de motif classe l'événement. Si vous vous fiez uniquement aux notes, vous obtenez dix versions de la même idée (« cassé », « endommagé », « fissuré », « tombé ») et vos données cessent d'être comparables.
Un journal d'activité peut indiquer « Quantité passée de 12 à 9 ». Une piste d'audit explique comment cela s'est produit et si cela a suivi vos règles.
Une bonne piste d'audit capture qui a fait le changement et quand, ce qui a changé (article, emplacement, quantité avant et après) et pourquoi cela a changé (code de motif plus une note).
Pour les audits, vous voulez aussi des preuves à l'appui. Cela peut être une photo de l'emballage endommagé, une feuille de comptage, un document de retour, un enregistrement de destruction, une référence de facture fournisseur, ou un numéro de ticket ou d'incident. Le but n'est pas de collecter des papiers pour eux-mêmes, mais de rendre l'ajustement défendable des mois plus tard.
Les approbations renforcent la traçabilité. Si un manager approuve, la piste doit montrer qui a approuvé, quand, et ce qui a été approuvé (y compris les éventuelles modifications). Si vous construisez le workflow dans AppMaster, vous pouvez exiger la sélection d'un code de motif et conserver un historique permanent afin que les modifications n'écrasent pas l'enregistrement original.
Un ajustement ne devrait jamais être « juste un changement de nombre ». Si les gens ne savent pas qui peut modifier le stock, quand ils peuvent le faire et qui le vérifie ensuite, votre journal devient un endroit discret pour cacher des erreurs.
Commencez par définir qui peut créer des ajustements. Dans de nombreux entrepôts, ce sont les équipes qui trouvent le problème en premier : la réception (livraisons incomplètes), les retours (retours endommagés) ou le personnel de terrain lors des comptages cycliques. Séparez ensuite qui peut approuver, qui peut publier et qui analyse les tendances.
Les approbations déterminent la ligne entre « routinier » et « sensible ». Une radiation faible pour dommage peut être auto-approuvée, tandis que tout ce qui est de grande valeur, répété ou inhabituel devrait nécessiter une seconde personne. Utilisez des seuils clairs (valeur, quantité, type de SKU ou code de motif) pour que la règle soit la même à chaque fois.
La revue des tendances est un travail différent de l'approbation. La finance cherchera l'impact sur l'évaluation, les opérations des problèmes de processus, et la prévention des pertes des schémas de vol. Les revues doivent se faire selon un calendrier (hebdomadaire ou mensuel), pas seulement quand quelque chose tourne mal.
Pour réduire les abus, séparez les tâches de sorte qu'une personne ne puisse pas créer, approuver et clore seule. Gardez les choses simples : créateurs et approbateurs doivent être des personnes différentes, les approbateurs ne devraient pas éditer les détails initiaux (seulement approuver ou rejeter), et l'accès « override admin » doit être limité et enregistré.
Si vous automatisez plus tard les rôles et approbations dans AppMaster, vous pouvez créer des règles de permission et des flux d'approbation simples sans code tout en conservant un historique permanent de qui a fait quoi et quand.
Un journal d'ajustement d'inventaire n'est utile que si quelqu'un d'autre peut le lire plus tard et comprendre ce qui s'est passé, qui l'a fait et pourquoi cela a été autorisé. Pensez-y comme un reçu pour chaque changement de stock.
Commencez par un en-tête cohérent : date et heure, emplacement (entrepôt, magasin, zone d'étagère), l'utilisateur qui l'a créé, et la source (comptage cyclique, retour client, rapport de dommage, synchronisation système, etc.).
Puis capturez les détails ligne par ligne pour chaque article. Les audits échouent souvent parce que les équipes stockent seulement le changement net, pas l'image complète avant-après.
Au niveau ligne, capturez le SKU (et lot/numéro de série/date d'expiration si vous les utilisez), quantité avant, changement de quantité (+ ou -), quantité après, et l'unité de mesure (unité, carton, kg) pour que les conversions n'altèrent pas les données. Ajoutez le code de motif plus une courte note. Si la preuve vit ailleurs, enregistrez une référence de pièce jointe (ID photo, numéro de ticket, numéro de feuille de comptage) pour que la piste reste connectée.
Les approbations comptent autant que les chiffres. Suivez le statut d'approbation, le nom ou le rôle de l'approbateur et les horodatages pour créé, soumis, approuvé et publié. Si vous autorisez des modifications, enregistrez qui a édité et quand, et conservez les valeurs antérieures.
Enfin, chaque ajustement doit avoir un ID unique qui ne change jamais. Il doit être searchable et apparaître sur les documents liés (feuilles de comptage, papiers de retour). Dans un outil interne, générez l'ID automatiquement et verrouillez les ajustements publiés pour que l'historique reste propre.
Les codes de motif ne fonctionnent que si les gens peuvent choisir le bon en quelques secondes. Si la liste est longue, peu claire ou remplie de « autre », votre journal devient de la conjecture et les audits deviennent compliqués.
Commencez petit. Un ensemble court de codes vaut mieux qu'une taxonomie parfaite que personne n'utilise. Ajoutez de nouveaux codes seulement si vous voyez la même explication apparaître régulièrement dans les notes.
Un ensemble initial pratique couvre généralement les principaux cas : dommage (y compris expiré), vol ou perte, correction de recomptage, problèmes fournisseur (livraison courte ou mauvais article) et retours.
Gardez les codes mutuellement exclusifs autant que possible. Par exemple, « Recount correction » ne devrait pas servir pour un article cassé trouvé pendant le recomptage. Cela devrait rester « Damage ». Le recomptage est la manière dont vous l'avez découvert, pas la raison pour laquelle cela s'est produit.
Faites en sorte que chaque code contienne les détails dont vous aurez besoin plus tard. « Damage » seul est vague. Exigez quelques champs qui correspondent au code, comme le type de dommage (écrasé, fuite, expiré) et où cela s'est produit (quai de réception, pick/pack, transit). Pour « Supplier issue », capturez le numéro de PO et indiquez s'il s'agit d'un manque, d'un mauvais article ou d'un défaut.
L'adoption s'améliore quand les codes utilisent un langage clair, qu'on élimine les chevauchements, que « Autre » est limité (et toujours assorti d'une note), et que l'utilisation est revue mensuellement pour retirer les codes obsolètes.
Enfin, décidez quels codes exigent une approbation. Le vol, les grosses radiations et tout ajustement au-dessus d'un seuil nécessitent généralement la signature d'un manager. Les petites corrections de recomptage peuvent ne pas l'exiger.
Un ajustement ne doit pas commencer par « corrigez juste le nombre ». Il commence par remarquer une discordance, puis vérifier ce qui s'est passé, et seulement ensuite modifier le stock.
D'abord, enregistrez l'écart et son contexte : où il est apparu (entrepôt, bin, SKU, document) et qui l'a trouvé.
Ensuite, vérifiez avant de changer quoi que ce soit. Faites un recomptage rapide, vérifiez les bacs alentours pour des erreurs de rangement, passez en revue les papiers de réception et d'expédition, et confirmez les unités de mesure (carton vs unité est une erreur fréquente). Si l'écart est lié à une commande, enregistrez le numéro de commande.
Puis saisissez l'ajustement de façon cohérente : sélectionnez l'article et l'emplacement corrects (et lot/numéro de série si utilisés), saisissez le changement de quantité avec le signe approprié, choisissez un seul code de motif, et ajoutez une courte note expliquant ce que vous avez vérifié et ce que vous avez trouvé. Ajoutez une référence de preuve (ID photo, numéro de feuille de comptage, RMA, rapport d'incident) et soumettez pour approbation si la politique l'exige.
Après publication, assurez-vous que le système conserve la valeur initiale, la nouvelle valeur, l'horodatage et l'utilisateur. Si vous utilisez des approbations, enregistrez aussi l'approbateur et l'heure d'approbation.
Planifiez une revue quotidienne ou hebdomadaire des résumés d'ajustements. Recherchez des tendances : dommages répétés dans une zone, corrections de recomptage fréquentes sur un SKU, ou trop de raisons « inconnues ». Si vous construisez le workflow dans AppMaster, vous pouvez rendre les codes de motif obligatoires, exiger des approbations au-delà d'un seuil, et fournir un écran de revue simple pour les superviseurs sans ajouter de travail supplémentaire.
Un historique permanent signifie que vous pouvez répondre à trois questions des mois plus tard sans deviner : qu'est-ce qui a changé, qui l'a fait et pourquoi. Le moyen le plus simple d'y parvenir est de traiter les ajustements comme des écritures comptables. Vous enregistrez des événements. Vous ne réécrivez pas le passé.
Une fois un ajustement publié, conservez les valeurs originales et enregistrez chaque changement comme un nouvel enregistrement. Évitez d'éditer la quantité sur une ancienne ligne, même si cela semble plus rapide. Les écrasements effacent le contexte et rendent les audits douloureux.
Chaque entrée publiée doit inclure la quantité avant et après (pas seulement la différence), qui l'a créée et qui l'a approuvée (si nécessaire), les horodatages pour les deux actions, le code de motif et la note, et un ID d'ajustement unique.
N'autorisez pas la suppression des ajustements publiés. Si quelqu'un a fait une erreur, utilisez une annulation : créez un nouvel ajustement qui annule le mauvais, puis ajoutez un autre ajustement avec les chiffres corrects. Cela garde la piste intacte et montre que la correction était intentionnelle.
Quand les corrections se produisent souvent (par exemple, un recomptage révèle que le premier comptage était faux), liez l'ajustement de suivi à l'original via un champ simple « related adjustment ID ».
Décidez combien de temps vous conservez l'historique des ajustements et les notes associées. Beaucoup d'équipes le conservent pendant des années car les audits peuvent remonter loin.
Limitez qui peut publier, approuver ou annuler des ajustements, et enregistrez chaque changement de permission. Si vous automatisez le processus dans AppMaster ou tout autre outil interne, faites de l'append-only une règle dans le workflow, pas seulement une habitude.
La plupart des problèmes d'inventaire ne proviennent pas d'une grosse erreur unique. Ils apparaissent quand de petits raccourcis s'accumulent, et ensuite personne ne peut expliquer ce qui a changé, quand et pourquoi.
Un problème fréquent est d'avoir trop de codes de motif. Quand la liste est longue ou confuse, les gens arrêtent de réfléchir et choisissent ce qui leur semble le plus proche. Les données semblent organisées, mais sont en réalité aléatoires, et les rapports de tendance deviennent peu fiables.
Un autre piège est de n'utiliser que du texte libre. Les notes aident, mais si chaque ajustement n'est qu'une phrase, vous ne pouvez pas regrouper, filtrer ou comparer les causes au fil du temps. Vous finissez par lire des centaines d'entrées manuellement.
Les changements à fort impact nécessitent un contrôle supplémentaire. Si n'importe qui peut radier 500 unités sans second regard, vous avez peut-être une piste d'audit, mais elle ne prouve pas que le changement était valide.
Quelques patterns de workflow causent des douleurs d'audit répétées : des edits en lot qui mettent à jour beaucoup d'articles sans raisons et quantités par ligne, des détails manquants comme l'emplacement ou le lot/numéro de série quand ils comptent, et « nettoyer » en éditant d'anciens enregistrements au lieu de créer une nouvelle entrée de correction.
Cette dernière est critique. Une piste d'audit concerne l'historique, pas la perfection. Si quelqu'un entre -12 au lieu de -2, la correction doit être un nouvel ajustement qui annule l'erreur, avec son propre code de motif (par exemple « correction saisie ») et une courte note.
Un test rapide de votre journal : échantillonnez 10 ajustements et demandez-vous : une nouvelle personne pourrait-elle expliquer chacun sans poser de questions ? Si ce n'est pas le cas, renforcez les champs obligatoires, réduisez et clarifiez les codes de motif, et ajoutez des approbations pour les changements à risque réel.
Un comptage cyclique dans l'allée B signale un problème : le SKU « WIDGET-250 » devrait avoir 200 unités, mais le comptage indique 188. Il manque donc 12 unités, et votre journal d'ajustement doit expliquer pourquoi le stock a changé, pas seulement qu'il a changé.
D'abord, le compteur vérifie les bases : confirmer que l'étiquette du bac correspond au SKU, scanner les emplacements overflow à proximité, et vérifier qu'aucune préparation n'est en attente dans un bac. Une seconde personne recompte. Le recomptage donne toujours 188, donc ce n'est pas un simple mauvais comptage.
Choisissez ensuite le code de motif en fonction des preuves. Si des images montrent une brèche ou un sceau cassé, « Theft » peut convenir. Si la zone d'expédition montre une commande complétée qui n'a pas été déduite, cela indique une erreur de pick/transaction. Si vous découvrez que la quantité comptable était fausse à cause d'une erreur de comptage précédente, utilisez « Recount correction ». La règle est simple : choisissez le motif que vous pouvez étayer.
Une bonne entrée rend la décision facile à suivre plus tard. Elle inclut le SKU et l'emplacement (et lot/numéro de série si utilisés), quantité avant (200) et après (188), le code de motif et une courte note référant les preuves (ID de feuille de comptage, numéro de ticket), qui a demandé et qui a approuvé, les horodatages, et les références de pièces jointes si votre système les prend en charge.
Un auditeur peut alors confirmer qui a compté, qui a approuvé, quand cela a eu lieu, ce qui a changé (moins 12) et pourquoi vous avez choisi ce motif.
Un processus d'ajustement propre tient moins de la perfection des comptes que de la cohérence des enregistrements. Si quelqu'un ouvre votre journal dans six mois, il doit comprendre ce qui a changé, qui l'a fait et pourquoi c'était acceptable.
Avant de publier un ajustement, confirmez l'essentiel : choisissez un code de motif, ajoutez une courte note qui explique ce qui s'est passé, enregistrez la quantité avant et après (pour que le calcul soit visible), assurez-vous que le système capture automatiquement l'utilisateur et l'horodatage, et joignez ou référencez une preuve lorsque cela aide (photo, RMA, ID de feuille de comptage, numéro de ticket). Si le code exige une approbation, obtenez-la avant la publication.
Définissez des déclencheurs « approbation requise » pour que le personnel n'ait pas à deviner. Déclencheurs communs : vol ou suspicion de vol, radiations au-dessus d'un seuil, fortes différences de recomptage, ajustements entraînant un stock négatif, et changements rétroactifs sur des périodes antérieures.
Protégez l'historique. Une fois un ajustement publié, il ne doit pas être supprimé. S'il est erroné, annulez-le avec une nouvelle entrée qui référence l'original et utilisez un code clair de type annulation ou correction.
Standardisez d'abord ce que vous faites déjà. Récupérez les 30 à 90 derniers jours d'ajustements et listez chaque « raison » que les gens ont saisie ou sélectionnée. Vous verrez des répétitions (et des entrées vagues comme « divers » ou « fix »). Regroupez-les en un ensemble court qui explique pourquoi le stock a changé sans débat.
Gardez la liste assez courte pour la mémoriser. Beaucoup d'équipes s'arrêtent sur 8 à 15 codes aux noms simples qui correspondent à la réalité (damage, theft, supplier short-ship, recount correction, expired, customer return, production scrap). Laissez « Autre » uniquement si une note est toujours exigée.
Verrouillez ensuite qui peut faire quoi. Le journal d'ajustement n'est pas juste un enregistrement. C'est un contrôle. Définissez qui peut créer versus approuver et publier, fixez des seuils d'approbation, décidez quelles preuves sont nécessaires pour les motifs à risque, et clarifiez la propriété pour chaque emplacement ou bac.
Une fois les bases stables, ajoutez une routine de revue simple. Un point hebdomadaire de 15 minutes attrape souvent les tendances tôt : ajustements répétés sur le même SKU, le même poste ou le même code de motif.
Quand vous êtes prêt à dépasser les feuilles de calcul, AppMaster peut être un moyen pratique de construire un journal d'ajustement interne avec un modèle de données PostgreSQL, des champs obligatoires, des workflows d'approbation et un historique append-only qui enregistre qui a changé quoi et quand.
Qu'est-ce qu'un ajustement d'inventaire (et qu'est-ce que ce n'est pas) ?Un ajustement d'inventaire est une correction manuelle de la quantité disponible lorsque l'enregistrement système ne correspond pas à la réalité. Ce n'est pas une réception, un transfert ou un envoi ; c'est un changement explicite de la quantité comptable parce qu'on a vérifié qu'elle était incorrecte.
Pourquoi ai-je besoin à la fois d'un code de motif et d'une note ?Utilisez un code de motif pour classer pourquoi le stock a changé afin de pouvoir faire des rapports et des audits de manière cohérente. Une note explique la situation spécifique, ce qui a été vérifié et les références éventuelles comme une feuille de comptage ou un numéro d'incident.
Combien de codes de motif devrions-nous commencer à utiliser ?Commencez par un petit ensemble couvrant vos situations réelles et facile à choisir en quelques secondes. La plupart des équipes s'en tirent bien avec des codes pour dommage/expiré, vol/perte, correction de recount, fournisseur (livraison incomplète ou mauvais article) et retours, puis n'ajoutent que si des notes répétées ne rentrent pas dans ces catégories.
Est-il acceptable d'avoir un code de motif « Autre » ?« Autre » peut servir de filet de sécurité, mais il doit toujours exiger une note claire afin de ne pas devenir une poubelle. Si « Autre » apparaît souvent, c'est le signal pour créer un ou deux nouveaux codes correspondant à ce qui se produit réellement.
Quelle est la différence entre un journal d'activité et une piste d'audit ?Un journal d'activité peut indiquer uniquement qu'une quantité a changé. Une piste d'audit capture aussi qui a fait le changement, quand, ce qui a exactement changé (y compris avant et après), pourquoi cela a changé (code de motif et note) et comment cela a été approuvé si des approbations sont requises.
Quel type de preuve devons-nous attacher ou référencer pour les ajustements ?Enregistrez juste assez pour rendre l'ajustement défendable plus tard, pas seulement crédible aujourd'hui. Les preuves courantes sont un numéro de feuille de comptage, une référence de retour, un document de destruction, une référence fournisseur ou un identifiant photo pour les dommages, afin que quelqu'un puisse retracer la décision des mois plus tard.
Quand un ajustement d'inventaire doit-il nécessiter une approbation ?Exigez des approbations pour les changements à risque ou inhabituels : radiations de grande valeur, raisons liées au vol/perte, fortes variations de quantité, résultats entraînant un stock négatif ou ajustements rétroactifs. L'important est de rendre le déclencheur prévisible pour que le personnel ne se demande pas quand obtenir un accord managérial.
Qui devrait être autorisé à créer, approuver et revoir les ajustements ?Séparez les fonctions pour qu'une même personne ne puisse pas créer, approuver et corriger discrètement des problèmes seule. Une configuration pratique : le personnel d'entrepôt crée les ajustements, un manager approuve, et un rôle différent (souvent ops ou finance) examine les tendances selon un calendrier.
Que devons-nous faire si quelqu'un publie un mauvais ajustement ?Ne modifiez ni ne supprimez les ajustements publiés ; créez une nouvelle entrée qui annule l'ajustement erroné, puis publiez le bon ajustement avec un motif de correction clair et une note. Cela garde l'historique intact et montre ce qui s'est passé et comment cela a été corrigé.
Quand devrions-nous passer d'une feuille de calcul à une application interne d'ajustement ?Une feuille de calcul suffit à faible volume, mais elle est facile à contourner et difficile à maintenir avec des permissions et un historique fiables. Dans une application interne construite avec AppMaster, vous pouvez rendre les codes de motif obligatoires, appliquer des approbations, conserver les quantités avant-après et garder un historique append-only pour que les modifications n'écrasent pas l'enregistrement original.
21 janv. 2026
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20 janv. 20268 min
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