Flux d'approbation de contrats : versionnez les offres, routez les redlines et suivez le statut du brouillon à la signature sans perdre d'emails ni de contexte.
Les contrats se bloquent le plus souvent lors du passage entre Sales et Legal. Sales cherche à garder l'élan avec le client. Legal cherche à réduire le risque et à maintenir la cohérence des termes. Sans un flux d'approbation partagé, le transfert devient un jeu de devinettes : qui prend la prochaine étape, ce qui a changé et ce que « approuvé » signifie réellement.
Le vrai dommage n'est rarement la négociation elle-même. C'est ce qui se perd en chemin : la dernière version, le libellé exact d'une modification, la raison pour laquelle une clause a été acceptée et qui a pris la décision. Quand cet historique est dispersé dans des fils d'email et des noms de fichiers comme « v7-final-FINAL », les équipes perdent du temps à relire, renvoyer et rediscuter des décisions déjà prises.
Quelques symptômes apparaissent rapidement :
Un bon flux partagé paraît ennuyeux, et c'est ce qu'on recherche. Il y a un seul endroit pour vérifier le statut actuel, la version courante et l'action suivante requise. N'importe qui devrait pouvoir répondre à trois questions en 10 secondes : À quelle étape sommes-nous ? Qui est responsable maintenant ? Qu'est-ce qui bloque la signature ?
Si un client demande une exception à vos conditions de paiement standard, Sales ne devrait pas renvoyer une pièce jointe en espérant que Legal remarque la phrase modifiée. La demande devrait créer une tâche claire, acheminer les redlines vers le relecteur approprié et enregistrer la décision. Beaucoup d'équipes gèrent cela avec un outil interne simple afin que les deux côtés travaillent à partir du même enregistrement.
Un flux d'approbation de contrat fonctionne mieux quand chacun connaît deux choses : ce dont il est propriétaire et ce qu'il est autorisé à modifier. Si les rôles sont flous, vous obtenez des modifications surprises, des redlines perdues et des approbations qui n'ont jamais vraiment eu lieu.
Commencez par nommer les rôles principaux et leur « niveau de pouvoir » dans le processus. Éditer n'est pas approuver, et les deux sont différents de signer.
La plupart des équipes se retrouvent avec un ensemble similaire de propriétaires :
Rendez une règle explicite : seul Legal modifie le langage juridique. Sales peut proposer des changements (dans les commentaires ou via un formulaire d'entrée), mais ne doit pas réécrire les clauses directement. De même, Legal ne doit pas changer la tarification ou le périmètre sans remettre Sales dans la boucle.
La revue juridique va plus vite quand Sales soumet un dossier complet : raison sociale du client, montant et durée de l'affaire, périmètre produit, tarification et remise, attentes de SLA, exigences spécifiques de sécurité et toutes clauses « indispensables » demandées par le client. L'absence de ces éléments de base est la raison la plus courante d'un renvoi de contrat.
Mettez-vous d'accord sur des temps de réponse et une escalade. Par exemple, Legal répond sous 1 jour ouvré pour les documents standards et sous 3 jours pour les termes non standards. Si le délai est dépassé, le chemin d'escalade doit être clair (responsable juridique, puis manager des ventes, puis le signataire).
Lorsque vous configurez cela dans un outil de flux d'approbation de contrat, mappez les responsabilités aux permissions afin que le processus applique automatiquement les règles. Les équipes construisent parfois ce type d'application interne dans AppMaster (appmaster.io), où vous pouvez définir rôles, permissions et approbations sans coder tout le système à la main.
Un flux d'approbation fonctionne mieux quand chacun peut répondre en quelques secondes à la question : « Quel est le statut actuel de ce contrat, et que se passe-t-il ensuite ? » Gardez le modèle simple et faites en sorte que chaque statut signifie une chose claire.
Voici un flux de statuts pratique que vous pouvez utiliser :
| Statut | Entrée quand | Sortie quand |
|---|---|---|
| Draft | Sales crée la première version (template ou document client) | Il est suffisamment complet pour être revu (tous les champs clés remplis) |
| In legal review | Sales soumet à Legal (avec contexte) | Legal commence le travail ou demande des informations manquantes |
| Redlines received | Legal retourne des modifications ou commentaires | Sales décide quoi accepter, rejeter ou contre-proposer |
| In negotiation | Les redlines sont échangés avec le client | Les termes convergent et l'approbation interne est prête |
| Approved | Les approbateurs requis signent les termes finaux | Le document final est préparé pour signature |
| Ready to sign | La copie à signer est verrouillée et correcte | Toutes les parties signent |
| Signed | Les signatures sont complètes | Le document est stocké et les accès sont définis |
| Archived | L'affaire est clôturée, perdue ou supersedée | (État final) |
Rendez les règles d'entrée et de sortie visibles dans le workflow, pas seulement dans le « savoir tribal ». Par exemple, « Approved » devrait signifier que le prix, la durée, la responsabilité et les clauses de données ont passé vos contrôles internes, pas seulement « Legal l'a regardé ».
Incluez aussi quelques états réalistes pour que les délais ne se cachent pas dans les commentaires :
Si vous implémentez cela dans un outil, modélisez le statut comme un champ unique avec des valeurs strictement autorisées, et exigez une raison lors du passage en Bloqué ou En pause. Cette petite garde empêche les contrats « mystérieusement bloqués » et aligne Sales et Legal.
Un flux d'approbation se casse rapidement si les gens ne savent pas quel document est courant. La solution la plus simple est de choisir une source de vérité et de traiter tout le reste comme une copie. Cette source peut être un enregistrement contractuel où le fichier le plus récent, le statut et les commentaires vivent.
Rendez une règle non négociable : une seule version « Courante » existe à la fois. Lorsqu'une nouvelle révision est créée, la précédente est archivée et verrouillée. On peut toujours la consulter, mais pas la modifier ni la renvoyer.
Une règle de nommage cohérente aide même quand des fichiers sont envoyés par email ou téléchargés. Gardez-la prévisible :
Les redlines clients sont souvent le point de départ de la confusion. Conservez deux fichiers pour chaque révision : une copie avec redlines montrant les modifications et une copie propre reflétant les mêmes changements acceptés. Sales peut lire rapidement les termes propres, et Legal peut voir exactement ce qui a bougé.
Ajoutez une courte note de changement sur chaque révision, rédigée pour des humains. Une phrase suffit : « Mise à jour du plafond de responsabilité à 12 mois de frais à la demande du client. » Cela évite de rouvrir des débats et facilite les transferts quand quelqu'un est absent.
Exemple : Sales envoie « Acme MSA v01 2026-01-25 Clean. » Le client renvoie des modifications enregistrées comme « Acme MSA v02 2026-01-27 Redline », et Legal produit « Acme MSA v02 2026-01-27 Clean » plus une note de changement. À partir de là, v03 ne commence que si quelque chose de nouveau change.
La revue juridique va plus vite quand elle commence avec un dossier complet, pas un email à moitié rempli et trois pièces jointes « dernières ». Avant d'envoyer quoi que ce soit à Legal, rassemblez les mêmes entrées à chaque fois. Cela réduit les allers-retours et rend votre flux d'approbation prévisible.
Commencez par les éléments de base de l'affaire qui influencent le risque et le langage :
Ensuite, joignez les documents réels comme un seul paquet de revue : l'accord principal plus tous addenda, annexes, bons de commande et les redlines du client si elles existent déjà. Gardez le paquet lié au même enregistrement contractuel que le statut et l'historique des versions.
Puis, rendez les besoins d'approbation explicites avant que Legal ne lise quoi que ce soit. Définissez des déclencheurs simples pour que Sales sache ce qui nécessitera une validation supplémentaire :
Enfin, donnez à Legal un endroit pour réutiliser des formulations déjà validées. Même une petite bibliothèque de clauses approuvées réduit la réécriture des mêmes paragraphes à chaque fois.
Exemple : un contrat annuel de 45k$ avec renouvellement automatique et une clause de responsabilité illimitée demandée doit être soumis avec le fichier entièrement redliné, les détails de renouvellement et la nécessité identifiée de l'approbation de Finance et de la direction. Legal peut alors se concentrer sur les décisions, pas sur la chasse aux informations.
Un bon flux d'approbation est prévisible. Tous doivent savoir ce qui arrive ensuite, qui est propriétaire de la prochaine étape et à quoi ressemble le « fait ».
Sales démarre le brouillon en utilisant le bon modèle et remplit les détails requis (nom du compte, tarification, durée, date de début, produits et date de clôture demandée). Si quelque chose manque, le contrat ne doit pas avancer.
Avant que Legal ne le voie, exécutez quelques contrôles automatiques. Gardez-les simples pour que les gens leur fassent confiance :
Si le brouillon passe les contrôles, orientez-le vers Legal avec une demande claire, par exemple « revue seulement » vs « approuver les redlines », plus une courte note sur ce que le client exige.
Legal révise et retourne des redlines. Sales négocie avec le client, mais chaque envoi côté client doit être suivi comme une nouvelle révision. Utilisez un seul endroit pour les commentaires afin que les décisions ne se perdent pas dans les emails.
Un schéma de révision répétable aide :
Quand le client est d'accord, envoyez la version finale pour les approbations internes (finance, sécurité, signataire exécutif) selon vos seuils. Le signataire doit revoir les termes finaux et l'historique des approbations, pas un fil de discussion fouillis.
Puis passez le contrat en signature (e-sign ou manuelle). Une fois signé, verrouillez l'enregistrement, stockez la copie exécutée et marquez-le comme signé pour que les rapports restent exacts.
Un flux d'approbation fonctionne mieux quand l'approbation ne dépend pas de celui qui crie le plus fort. Mettez des règles simples par écrit pour que Sales puisse prédire le chemin et que Legal puisse se concentrer sur le risque au lieu de courir après des personnes.
Commencez par un petit ensemble de seuils faciles à retenir. Liez-les à la taille de l'affaire, au risque et aux changements de politique, pas aux préférences personnelles. Règle générale : Legal approuve le langage, Finance approuve les changements qui affectent la façon dont l'argent circule, et Sécurité/IT approuve les changements qui affectent les données et les systèmes.
Définissez les déclencheurs qui nécessitent des approbations, par exemple :
Les exceptions sont là où les équipes perdent du temps. Décidez à l'avance comment gérer les affaires urgentes, les documents fournis par le client et les clauses non standard. Vous pouvez autoriser une voie accélérée, mais exigez une escalation renforcée et une note de risque écrite. La rapidité ne doit jamais enlever la responsabilité.
Définissez ce que signifie « approuvé sous conditions ». Ce ne doit pas être un vague « OK ». Cela signifie que le contrat peut avancer seulement si des conditions spécifiques sont remplies et suivies, comme « le client accepte notre addendum DPA » ou « Finance confirme le calendrier de prépaiement ». Enregistrez chaque condition comme élément de checklist avec un responsable et une date d'échéance.
Fixez des déclencheurs d'escalade clairs pour éviter les blocages :
Si les gens ne peuvent pas voir ce qui s'est passé et pourquoi, un flux d'approbation devient des chats parallèles, des captures d'écran et des renvois de fichiers. La solution est simple : capturez les décisions là où le contrat vit.
Une piste d'audit doit répondre à trois questions sans demander : qu'est-ce qui a changé, qui l'a fait et quand. Enregistrez les mouvements de statut (Draft à In legal review), les approbations ou rejets, et les actions clés comme « redlines uploadés » ou « envoyé au client ». Automatisez cela pour que ce ne soit pas sauté les jours chargés.
Les commentaires sont utiles, mais seulement lorsqu'ils enregistrent des décisions. Utilisez-les pour expliquer le « pourquoi », pas pour cacher des termes importants. Si la date de renouvellement, la remise ou le plafond de responsabilité importe, stockez-le dans des champs structurés (ou un court résumé) pour que ce soit recherchable et reportable.
Un ensemble de règles simples pour les commentaires garde les fils lisibles :
Les notifications doivent être bruyantes uniquement quand une action est nécessaire : quand le contrat change de mains, qu'un redline arrive, qu'une approbation est demandée ou qu'une échéance est en risque. Le reste peut être un résumé quotidien (par ex. « 3 contrats en attente de Sales » ou « 2 en attente de Legal »). Trop de pings incitent à les ignorer.
Enfin, gardez les éléments liés attachés à l'enregistrement : emails clés, notes d'appel et points de négociation. Quand quelqu'un rejoint en cours de route, il doit comprendre l'historique en cinq minutes.
Un représentant commercial conclut une affaire mid-market à 85k$ ARR. Le client demande une remise de 12% et veut modifier le plafond de responsabilité de 12 mois de frais à 24 mois. C'est un cas courant où Sales, Legal et le client touchent le même document.
L'équipe utilise un flux d'approbation simple avec des statuts clairs et un seul endroit pour suivre le fichier courant.
Voici comment le contrat avance :
Vient le moment délicat : après l'approbation, le client envoie un « petit » redline (ajustement du préavis de résiliation). La règle est simple : tout nouveau redline rouvre la revue. Sales uploade v05 (redline client après approbation) et le statut retourne en In legal review, l'approbation antérieure étant enregistrée mais plus courante.
Pour confirmer la version finale à signer, l'équipe verrouille un fichier en tant que Final for Signature, note son ID de version (par ex. v06), et exige que le paquet de signature utilise exactement ce fichier. Si la copie signée revient avec une divergence, le statut passe à Bloqué (ou Exception) jusqu'à résolution avant la contre-signature.
Le moyen le plus rapide de bloquer un contrat est de laisser le travail sortir du flux. Si les redlines vivent dans les emails, quelqu'un manquera un changement, répondra au mauvais message ou renverra une pièce jointe obsolète. Même avec de bonnes intentions, les modifications « uniquement par email » créent du travail invisible et des décisions floues.
Un autre frein fréquent est de commencer la revue juridique sans les éléments de base. Si les détails clés sont dispersés dans le chat, les notes CRM et un PDF brouillon, Legal finit par jouer au détective. Cela ajoute des allers-retours et donne l'impression que Legal est « lent », alors que le brouillon n'était tout simplement pas prêt.
Quelques coupables récurrents :
Les statuts trop compliqués sont sournois : si la liste des statuts est plus longue que les étapes réellement suivies, cela devient un jeu de devinettes. Gardez les libellés simples et axés sur l'action, et assurez-vous que chaque statut a une prochaine étape évidente.
Enfin, surveillez les transferts sans propriétaire. Exemple : Sales envoie un brouillon révisé à 18h, le marque « mis à jour » et suppose que Legal le prendra. Legal suppose que Sales collecte encore des infos manquantes. Rien ne bouge jusqu'à ce que le client demande une mise à jour.
Les outils n'aident que s'ils font respecter les bases : une seule version courante, champs requis avant soumission et un propriétaire suivant visible.
Un flux d'approbation fonctionne quand n'importe qui peut répondre à quatre questions en quelques secondes : quelle version est courante, qui la possède, que se passe-t-il ensuite et qu'est-ce qui compte comme « fait ».
Avant d'envoyer quoi que ce soit au client, faites un rapide contrôle de vérité. Confirmez que prix, remises et conditions de paiement correspondent au devis. Revérifiez les dates (début, renouvellement, préavis) et toute clause non standard. Validez les raisons sociales et adresses des deux parties et assurez-vous que toutes les pièces référencées sont incluses (bon de commande, DPA, SOW, addendum de sécurité).
Avant de marquer un contrat comme signé, confirmez que vous avez le PDF final exécuté (pas une capture d'écran). Vérifiez que la page de signature est complète, que les noms correspondent aux signataires et que toutes les initiales requises sont présentes. Stockez-le dans le système de référence convenu et capturez son emplacement dans l'enregistrement de l'affaire pour le retrouver facilement.
Définissez vos noms de statuts et critères de sortie, créez un formulaire d'entrée unique pour que Sales soumette un paquet complet et consignez les seuils d'approbation (durée, pourcentage de remise, plafonds de responsabilité). Ensuite, construisez une application interne légère qui inclut une table de contrats, des champs de statut, une assignation de « propriétaire courant » et une checklist requise pour les soumissions.
Si vous voulez une option no-code qui produit néanmoins des applications prêtes pour la production, AppMaster (appmaster.io) est souvent utilisé pour des workflows internes comme celui-ci : vous pouvez modéliser les données, configurer les approbations et router les tâches entre Sales, Legal et Finance sans dépendre de fils d'email interminables.
Pourquoi les équipes ventes et juridique ont-elles besoin d'un flux d'approbation de contrats partagé ?Utilisez un enregistrement partagé qui montre le statut courant, le fichier courant et le propriétaire courant. Quand les deux équipes peuvent répondre à « quelle étape, qui en est responsable, qu'est-ce qui bloque la signature » sans fouiller dans les emails, les transferts cessent de provoquer des retards.
Quelle est la règle la plus importante à fixer entre Sales et Legal ?Parce que « modifier », « approuver » et « signer » sont des actions distinctes avec des risques différents. Si Sales peut modifier les clauses juridiques ou si Legal change les prix, vous obtenez des modifications surprises, des débats rouverts et des approbations qui ne signifient rien.
Quelles informations Sales doit-il soumettre avant que Legal commence la revue ?Au minimum, capturez l'entité légale du client, la valeur du contrat, la durée, la tarification/les remises, la date de début, les détails de renouvellement et de résiliation, ainsi que toute clause spéciale demandée par le client. Si ces éléments de base manquent, la revue juridique devient un va-et-vient de questions au lieu d'une vraie revue.
Quels statuts devrait inclure un flux de contrat simple ?Gardez les statuts peu nombreux et stricts, et faites en sorte que chacun signifie une chose claire. Un défaut pratique : Draft, In legal review, In negotiation, Approved, Ready to sign, Signed, plus un moyen clair de marquer Bloqué ou En attente du client pour que les retards ne se cachent pas.
Que doit signifier « Approuvé » pour que les gens cessent d'en débattre ?Considérez « Approuvé » comme « tous les approbateurs internes requis ont accepté ces termes exacts dans cette version exacte ». Si quelque chose change après l'approbation, rouvrez la revue et enregistrez pourquoi, sinon vous signez quelque chose que personne n'a réellement approuvé.
Comment éviter le problème “quel fichier est final ?”Choisissez une source de vérité et faites respecter « une seule version courante à la fois ». Chaque envoi côté client doit créer une nouvelle version, et les anciennes versions doivent être consultables mais verrouillées pour éviter édition ou renvoi accidentel.
Faut-il garder les copies clean et redline ?Créez deux fichiers par révision : une copie avec suivi des modifications (redline) qui montre les changements, et une copie propre qui reflète le même état accepté pour que les non-juristes puissent la lire rapidement. Ajoutez une note de changement d'une phrase pour éviter de refaire les mêmes débats.
Comment définir des seuils d'approbation sans ralentir chaque affaire ?Utilisez des déclencheurs simples liés au risque et à l'argent, pas aux préférences personnelles. Legal doit approuver les changements de langage, Finance approuve les exceptions de paiement et de facturation, et la direction approuve les éléments à haut risque comme la responsabilité illimitée.
Que doit capturer une piste d'audit pour les approbations de contrat ?Enregistrez automatiquement l'essentiel : changements de statut, uploads de versions, approbations/rejets et qui a fait quoi et quand. Les commentaires doivent expliquer la décision et le « pourquoi », mais les termes clés négociés doivent aussi vivre dans des champs structurés pour être recherchables.
Peut-on construire un outil interne simple sans coder ?Oui, si l'outil impose les bases : champs requis avant soumission, permissions par rôle, un champ de statut unique avec des valeurs autorisées et un « propriétaire courant » clair. Des équipes bâtissent des applis internes légères avec AppMaster (appmaster.io) pour router les approbations, suivre les versions et maintenir Sales, Legal et Finance sur le même enregistrement.
21 janv. 2026
8 min
20 janv. 20268 min
20 janv. 20268 minExpérimentez avec AppMaster avec un plan gratuit.
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