Configuration d'une application de traçabilité des lots et des péremptions pour petits producteurs alimentaires : suivez les lots de la réception à la vente, repérez les stocks proches de la péremption et effectuez des rappels rapides.
Quand on est petit, une feuille de calcul semble suffisante. On peut parcourir quelques lignes, filtrer par date et se dire qu'on nettoiera plus tard. Ça cesse de fonctionner dès que vous avez plusieurs ingrédients, plusieurs produits finis et des runs de production qui réutilisent les mêmes intrants.
Les feuilles de calcul peinent à suivre la réalité. Un lot d'ingrédient est réparti sur plusieurs lots de production. Un lot devient plusieurs SKU ou formats. Il y a des retours. Des étiquettes sont réimprimées. Quelqu'un copie une ligne et oublie de modifier le numéro de lot. Lorsqu'un problème survient, il ne s'agit plus de « saisie de données ». Il manque l'historique.
La traçabilité des lots, c'est la capacité à répondre rapidement et avec confiance à deux questions :
Une application de traçabilité des lots et des péremptions rend ces réponses routinières. Au lieu de chasser dans des notes, vous enregistrez les lots aux moments qui comptent : réception, production, conditionnement et vente. Chaque mouvement laisse une trace que vous pouvez suivre plus tard.
Le suivi des péremptions résout un autre problème : les pertes silencieuses. Sans visibilité sur ce qui approche de la date limite d'utilisation, vous gaspillez soit du produit (il périt en stock), soit vous prenez un risque plus grand (il est vendu alors qu'il ne devrait pas l'être). Voir les lots proches de la péremption aide aussi à planifier la production : utiliser d'abord les ingrédients plus anciens, ajuster les commandes et éviter les surachats.
Un « rappel par numéro de lot » doit être simple en pratique. Vous entrez ou scannez un numéro de lot et voyez à quoi il est lié : quels lots finis il a produits, qui a reçu ces lots, ce qui est encore en stock (et où), et une liste claire de clients et de quantités pour les notifications et le suivi interne.
Pour un petit fabricant de sauces, cela peut signifier repérer qu'un lot de poudre de piment a servi à trois cuves couvrant deux SKU, puis identifier les 18 caisses encore en entrepôt et les six clients ayant reçu des expéditions la semaine précédente.
Si vous construisez cela dans un outil comme AppMaster, vous pouvez modéliser les lots, cuves et péremptions selon une approche centrée base de données, puis ajouter de simples formulaires de réception et de production pour que l'information correcte soit capturée pendant le travail.
Un système de traçabilité ne marche que si tout le monde enregistre les mêmes quelques informations de la même façon. Vous n'avez pas besoin d'une énorme base de données pour commencer, mais vous avez besoin de termes clairs.
Un SKU est le produit que vous vendez (par exemple, « Confiture Fraise 340 g »). Un lot est un groupe spécifique de ce SKU fabriqué ou reçu au même moment et suivi ensemble. Le terme « batch » est souvent utilisé comme « lot » dans les petites installations, mais il peut aussi désigner une seule cuisson ou un événement de production. Choisissez un terme (lot ou batch) et utilisez-le partout.
À la réception, capturez l'ensemble minimal de champs qui vous permet de répondre : qu'est-ce que c'est, d'où ça vient et quand ça expire ? De belles écrans n'aideront pas si les données de réception sont incohérentes.
Enregistrez ces champs à la réception :
Les dates de péremption viennent généralement de l'étiquette fournisseur. Pour les articles que vous produisez, elles découlent d'une règle interne de durée de conservation (par exemple « 14 jours après la production ») ou d'une période testée. Lorsque vous créez des lots en production, stockez à la fois la date de production et la date de péremption calculée pour que la règle reste visible.
Au fur et à mesure que le produit circule, gardez une idée simple en tête : chaque transaction doit indiquer « le lot X a changé de Y ». À chaque étape (produire, stocker, expédier, vendre), capturez le numéro de lot, la date/heure, l'emplacement (ou l'aire de stockage) et le changement de quantité.
La retouche et le mélange de lots sont là où les équipes se perdent. Traitez cela comme une recette : si vous combinez Lot A et Lot B pour créer une nouvelle cuve, créez un nouveau lot (Lot C) et enregistrez les « parents » de Lot C (A et B) avec les quantités utilisées. Ainsi, une recherche sur Lot A montre toujours où il a fini.
Des outils comme AppMaster peuvent modéliser ces champs rapidement avec quelques tables et formulaires, pour que votre équipe saisisse les lots de manière cohérente dès le premier jour.
Une application de traçabilité des lots et des péremptions fonctionne mieux quand votre processus est simple et cohérent. Considérez-le comme une « histoire de lot » qui commence au quai et se termine quand le produit quitte vos mains. Si vous pouvez suivre cette histoire en un écran par étape, les rappels et les décisions de stock deviennent beaucoup plus simples.
Commencez par la réception. Chaque livraison doit créer immédiatement un enregistrement de lot. Capturez le fournisseur, le produit, le numéro de lot, la date de péremption/meilleur avant, la quantité et la date reçue. Puis imprimez ou écrivez une étiquette correspondante et fixez-la à la caisse, la citerne ou le bac. L'objectif est que le numéro de lot soit visible où que l'inventaire soit posé.
En production, vous reliez les ingrédients à ce que vous fabriquez. Si vous transformez lait, cultures et sel en fromage, votre cuve finie devient son propre lot. Ce lot fini doit « se souvenir » des lots d'ingrédients qui y ont été intégrés. C'est ce qui permet de tracer en arrière (qu'avons-nous utilisé ?) et en avant (où est-ce allé ?).
Le stockage est l'endroit où la traçabilité casse souvent. Restez pratique : un nom d'emplacement par étagère, frigidaire ou place de palette, plus un simple ID de bac si nécessaire. Mettez à jour les quantités lorsque vous déplacez du stock. Vous n'avez pas besoin d'une précision parfaite en temps réel, mais d'un dernier emplacement connu clair.
Les ventes et l'expédition constituent le lien final. Chaque commande doit enregistrer quels lots finis ont été prélevés, combien d'unités et qui les a reçues. Si vous vendez en direct et n'avez pas de « commandes », tenez un simple journal de ventes par client ou par marché.
Les retours, le gaspillage et la retouche doivent être traités comme de vrais mouvements, pas des notes annexes. Les articles retournés retournent dans un emplacement spécifique sous le même lot. Le gaspillage est enregistré contre le lot avec une raison (périmé, endommagé, mise en attente QA). La retouche devient un nouveau lot fini lié à son lot d'entrée.
Exemple : un petit producteur de salsa reçoit des tomates (Lot T-104), fabrique Salsa Mild (Lot SM-220), la stocke dans « Cooler A Shelf 2 », puis expédie 30 bocaux de SM-220 à une boutique locale. Si un client appelle plus tard, vous pouvez retrouver SM-220, voir qu'il a utilisé T-104 et confirmer exactement quelles commandes l'ont inclus.
Commencez petit et faites en sorte que le chemin quotidien soit le plus simple. Une application de traçabilité des lots et des péremptions ne marche que si la réception, la production et l'expédition prennent des secondes, pas des minutes.
Écrivez ce que vous manipulez réellement, pas ce que votre comptabilité appelle. Gardez les noms cohérents pour qu'un même article ne soit pas saisi de trois façons différentes.
Vous avez besoin de trois listes simples :
Dans AppMaster, cela se traduit naturellement par quelques tables dans le Data Designer. Ajoutez des champs plus tard, mais commencez par le minimum que votre équipe utilisera chaque jour.
Le meilleur format est celui que les gens peuvent créer correctement sous pression. Beaucoup de petits producteurs utilisent une date plus un code de run court (par exemple : 2026-01-25-A). Si vous devez aussi capturer le lot fournisseur, stockez-le dans un champ séparé pour ne pas le perdre.
Puis construisez trois écrans simples qui correspondent au travail réel :
Faites de la recherche rapide le défaut. Si vous avez des codes-barres, scannez. Sinon, utilisez un grand champ « rechercher lot » et un format de lot court pour que la saisie manuelle reste fiable.
Pilotez avec un produit à rotation rapide. N'essayez pas de tout perfectionner d'un coup.
Un test utile : réceptionnez une livraison d'ingrédient, faites un lot, expédiez quelques unités, puis essayez de tracer en arrière et en avant.
Checklist pilote utile :
Si une étape est lente, simplifiez l'écran, réduisez les champs obligatoires ou ajoutez du scan. La rapidité rend la traçabilité cohérente.
Les alertes proche péremption n'aident que si elles conduisent à des décisions actionnables aujourd'hui. L'objectif est d'attraper le produit assez tôt pour agir, sans être inondé d'alertes pour des articles déjà partis.
Commencez par définir un petit ensemble de fenêtres « proche péremption » qui correspondent à votre fonctionnement. Beaucoup de petits producteurs utilisent 14 jours pour l'action urgente, 30 jours pour la planification et 60 jours pour une visibilité précoce (surtout pour les SKU lents). Gardez d'abord la même règle pour tous les produits, puis ajustez pour les cas spéciaux comme les articles à très courte durée de vie.
Décidez où les avertissements doivent apparaître. Un badge sur le tableau de bord est utile pour un balayage rapide. Une liste quotidienne fonctionne mieux si une personne gère l'inventaire chaque matin. L'email ou le SMS peuvent aider pour la fenêtre urgente, mais limitez la fréquence sinon les messages seront ignorés.
La meilleure façon d'éviter la fatigue d'alerte est de n'alerter que lorsque du stock est disponible. Si un lot approche de la péremption mais que la quantité est zéro, il ne doit pas apparaître. La règle doit donc vérifier à la fois les dates et le solde courant.
Lorsqu'un lot est signalé, rendez l'étape suivante évidente. La plupart des équipes se tiennent à un court ensemble d'actions : prélever les plus anciens en priorité, déplacer vers des canaux promotionnels, mettre en quarantaine pour contrôles qualité, éliminer avec une raison enregistrée, ou retoucher/retourner si le processus le permet.
Un exemple pratique : vous passez en revue les yaourts chaque lundi. Les lots périmant dans 14 jours sont marqués « à prélever en priorité » et font l'objet d'une promotion. Les lots périmant dans 7 jours sont mis en quarantaine pour un contrôle qualité rapide puis soit vendus immédiatement soit éliminés avec motif enregistré.
Une routine simple garde cela propre : une personne exécute la vue proche péremption, confirme les comptes, prend des actions et lève les drapeaux obsolètes. Si vous construisez ce flux dans AppMaster, affichez clairement les règles (fenêtres, vérifications de stock, actions) pour que toute l'équipe suive le même mode opératoire.
Un rappel est plus simple quand votre système peut répondre en quelques secondes : où est allé ce lot et qu'a-t-il touché ? Si vous voyez cela clairement, vous pouvez agir vite et documenter.
Il y a deux voies à supporter :
En pratique, on a souvent besoin des deux. Un lot d'épice peut servir à trois cuves, et ces cuves peuvent être expédiées vers dix clients. Un bon système montre cette chaîne sans recherche fastidieuse.
Quand quelqu'un tape ou scanne un numéro de lot, l'écran de rappel doit montrer les faits nécessaires pour décider et envoyer des notifications :
Les petits détails comptent. Si vous expédiez des demi-caisses ou scindez des lots, enregistrez les quantités dans l'unité d'expédition (caisses, sacs, bocaux) et gardez les conversions cohérentes. Si vous ouvrez un sac de 20 kg pour faire des sachets de 1 kg, traitez-le comme une étape de reconditionnement : consommez le lot source et créez de nouveaux lots enfants. Ainsi, le rappel peut suivre la piste à travers les divisions au lieu de s'arrêter à « sac ouvert ».
Un rappel ne concerne pas que la traçabilité. Il s'agit aussi de documenter ce que vous avez fait.
Capturez les actions au moment où elles se produisent : mise en attente d'inventaire, arrêt de production, notification des clients, réception des retours et élimination finale. Un court journal d'actions attaché au lot peut inclure date, personne, action, quantités affectées et une note (par exemple « Client confirmé quarantaine »).
Si vous construisez ce flux dans AppMaster, traitez la vue de rappel comme un espace de travail partagé : résultats de traçage en haut, actions en bas et un statut clair indiquant si le lot est en cours ou clos.
Une application de traçabilité des lots et des péremptions n'aide un rappel que si vos enregistrements sont fiables. L'objectif n'est pas plus de paperasserie. C'est moins de questions quand quelque chose tourne mal.
La plupart des petites équipes alimentaires peuvent gérer la traçabilité avec un ensemble court et répétable de rapports :
Un rythme pratique : vérifier la liste proche péremption quotidiennement et le stock disponible par lot hebdomadairement. L'historique du lot est celui que vous sortez dès qu'un client appelle ou qu'un fournisseur signale un problème.
Vous n'avez pas besoin d'un système de conformité compliqué pour être prêt à un audit. Il vous faut un journal d'activités basique : qui a reçu un lot, qui l'a déplacé, qui a modifié un compte et quand. Même un simple champ « raison » sur les ajustements (case endommagée, réétiquetage, échantillon utilisé, correction de saisie) évite les devinettes plus tard.
La précision des stocks est l'autre moitié. Faites des comptes tournants rapides ciblés sur le risque : articles de grande valeur, forts mouvements ou lots proches de la péremption. Si vous avez plusieurs emplacements, comptez par emplacement et par lot pour détecter les confusions comme « même produit, lot différent » au mauvais emplacement.
L'étiquetage rend les données exploitables en production. Visez des étiquettes lisibles pour une personne fatiguée à bout de bras. Au minimum, incluez le numéro de lot et la date de péremption en gros, le nom du produit ou SKU (pour éviter les ressemblances) et la taille d'unité (caisse, sachet, bocal) si vous stockez des unités mélangées. Si vous utilisez plusieurs zones de stockage, ajoutez un code d'emplacement simple.
Si vous construisez cela dans AppMaster, gardez les écrans simples : un formulaire de réception, un formulaire de mouvement, un formulaire d'ajustement et ces quelques rapports. Plus il est facile de faire la bonne chose, plus la traçabilité devient fiable.
Un petit producteur de salsa reçoit deux livraisons d'ingrédients le même matin. L'une est des tomates en dés, Lot T-041, périmant le 30 mai. L'autre est des jalapeños, Lot J-112, périmant le 20 juin. À la réception, ils enregistrent le fournisseur, le numéro de lot, la date de péremption, la quantité et l'emplacement de chaque palette.
Après le déjeuner, ils fabriquent un lot fini de salsa, Lot fini S-2304, de 120 bocaux. Dans l'enregistrement de production, ils relient S-2304 aux deux lots d'ingrédients (T-041 et J-112) et notent la date du run et l'opérateur. C'est l'étape que beaucoup de petites équipes sautent, mais c'est ce qui garde la chaîne intacte.
Plus tard dans la journée, une commande détaillant 24 bocaux issus du lot fini S-2304 est expédiée. Le bon d'expédition capture le client, la date et le lot fini expédié.
À 15h00, un email arrive du fournisseur de tomates : le lot d'ingrédients T-041 pourrait être contaminé et doit être mis en attente. Parce que le producteur utilise une application de traçabilité des lots et des péremptions, il recherche T-041 et voit immédiatement tous les lots finis qui l'ont utilisé. Le résultat montre que seul le lot fini S-2304 est concerné.
Ils créent une liste d'actions simple :
En moins d'une heure, l'équipe met en quarantaine les bocaux restants, prévient le détaillant ayant reçu S-2304 et documente les actions. L'important est que l'application ne se contente pas de stocker des numéros de lot : elle relie réception, production, inventaire et ventes pour qu'une seule recherche réponde à « Où est allé ce lot et que nous reste-t-il ? »
Les rappels deviennent chaotiques quand on tente de répondre à une question simple (où est allé ce lot ?) avec des données partielles ou fragiles. Une application de traçabilité n'aide que si les données sont capturées aux instants mêmes où l'inventaire change de mains.
La plus coûteuse des erreurs est d'omettre la capture du lot à la réception en se disant qu'on l'ajoutera plus tard. « Plus tard » signifie souvent après que le produit a bougé, été reconditionné ou vendu, et vous vous retrouvez à deviner à partir de factures et de mémoire.
Un autre piège courant est de mélanger des lots en stockage sans enregistrer la division. Cela arrive quand on complète un bac, qu'on combine des demi-caisses ou qu'on reconditionne un produit en un nouveau SKU. Si vous ne pouvez pas dire quelles unités sortantes proviennent de quels lots entrants, l'étendue du rappel s'envole.
Les petites incohérences s'accumulent aussi. Si les identifiants de lots sont saisis manuellement, les doublons et fautes de frappe s'invitent, et les gens modifient silencieusement le format au fil du temps. Cela casse la recherche et rend les rapports peu fiables.
Les données de péremption sont souvent la défaillance silencieuse. Dates manquantes, formats de date erronés ou confusion entre « meilleur avant » et « à consommer jusqu'à » créent une fausse confiance. Les alertes ne se déclenchent alors jamais, ou si elles le font, trop souvent et deviennent inutiles.
Les schémas qui transforment une vérification de 20 minutes en une journée entière sont récurrents :
Un exemple concret : un producteur reçoit un avis fournisseur sur le Lot A17. Si A17 a été saisi comme « A-17 » sur une livraison, mélangé dans un congélateur partagé puis utilisé sur deux cuves sans enregistrement des divisions, vous vous retrouvez à rappeler tout ce qui a été produit cette semaine.
Si vous construisez cela dans un outil no-code comme AppMaster, gardez les règles strictes mais simples : exiger lot et péremption à la réception, appliquer un format de lot cohérent et désigner une personne pour boucler la boucle sur les alertes et les actions de rappel.
Si votre processus fonctionne, vous devriez pouvoir répondre rapidement aux questions de traçabilité de base, même en période chargée. Ces vérifications rapides sont un bon test de résistance avant de vous fier au système.
Exécutez-les avec un vrai numéro de lot et chronométrez-vous :
Si une réponse est « pas fiable », n'ajoutez pas encore de nouvelles fonctionnalités. Corrigez les bases : capture cohérente des lots à la réception, étiquettes claires et un seul endroit pour enregistrer les ajustements.
Commencez petit pour apprendre vite sans ralentir la production :
Si vous préférez un outil dédié plutôt que de forcer des feuilles de calcul à se comporter comme un logiciel, AppMaster (appmaster.io) est une option pour construire une application de traçabilité no-code avec les modèles de données dont vous avez besoin (produits, lots, emplacements, commandes) et des écrans web/mobile simples que votre équipe peut utiliser au poste.
Pourquoi ai-je besoin d'une application de traçabilité des lots si les feuilles de calcul « fonctionnent » pour l'instant ?Une application de traçabilité conserve un historique connecté des lots depuis la réception jusqu'à la production, le stockage et la vente. Plutôt que de fouiller des feuilles de calcul, vous pouvez rechercher un numéro de lot et voir ce qu'il est devenu, où il est allé et ce qui reste en stock.
Quelles sont les données minimales que je devrais enregistrer à la réception ?Au minimum, capturez le nom du fournisseur, le lot fournisseur (si fourni), la date de réception, votre identifiant interne de lot, la date de péremption ou de meilleure consommation, la quantité avec l'unité et le premier emplacement de stockage. Si ces champs sont cohérents, la traçabilité avant et arrière devient beaucoup plus simple.
Quelle est la différence entre un lot et une cuve/batch, et est-ce important ?Choisissez un terme pour l'usage quotidien et tenez-vous-y. Beaucoup de petites équipes considèrent le « lot » comme l'unité recherchable lors d'un rappel, tandis que « batch » (ou cuve) peut décrire l'événement de production ; l'important est que tout le monde enregistre les mouvements en utilisant la même appellation et les mêmes règles.
Comment choisir un format de numéro de lot que mon équipe suivra vraiment ?Privilégiez un format court que l'on peut créer correctement sous pression, souvent une date plus une lettre ou un numéro de run. Gardez le lot fournisseur dans un champ séparé pour ne pas le perdre et évitez les formats qui prêtent aux fautes de frappe ou changent selon la personne qui saisit.
Comment gérer le mélange, la retouche ou la combinaison de deux lots en production ?Créez un nouveau lot fini et enregistrez les lots d'entrée comme ses « parents », en précisant les quantités utilisées. Cela préserve la chaîne afin qu'une recherche sur un lot ingrédient affiche toujours tous les lots finis et expéditions concernés.
Que faire lorsqu'on divise un lot en packs plus petits ou en plusieurs SKU ?Considérez le reconditionnement comme une vraie étape de conversion : consommez la quantité du lot source et créez un ou plusieurs nouveaux lots enfants pour les conditionnements réalisés. Ainsi, un rappel pourra tracer les divisions au lieu de s'arrêter à « sac ouvert ».
Quel niveau de détail est nécessaire pour le suivi des emplacements ?Gardez les emplacements simples et pratiques, comme le nom d'un cooler plus l'étagère ou le bac, et enregistrez le dernier emplacement connu chaque fois que le stock bouge. Vous n'avez pas besoin d'une précision en temps réel parfaite, mais suffisamment pour que quelqu'un trouve le lot sans deviner.
Comment définir des alertes proche péremption sans recevoir trop de notifications ?Commencez par définir quelques fenêtres de « proche péremption » adaptées à votre fonctionnement, par exemple 14 jours pour action urgente et 30 jours pour planification. N'avertissez que les lots qui ont encore du stock disponible, sinon les alertes deviennent du bruit et on finit par les ignorer.
Que devrait inclure un écran « rappel par numéro de lot » ?Une bonne vue de rappel montre où le lot est allé (clients, dates, quantités), ce qu'il a touché (lots finis, repacks, ordres de travail), ce qu'il vous reste (stock disponible par emplacement) et qui a modifié quoi et quand. Elle doit aussi permettre d'enregistrer des actions comme mises en attente, notifications, retours et éliminations pour que le dossier soit complet.
Puis-je construire ce flux dans AppMaster sans le rendre trop compliqué ?Pilotez petit : un formulaire de réception, un lien en production entre lots d'ingrédients et lots finis, et un registre d'expédition ou de vente qui enregistre le lot fini envoyé. Avec AppMaster, vous pouvez d'abord modéliser les tables, puis ajouter des écrans web/mobile simples pour que la saisie des lots se fasse pendant le travail, pas après.
21 janv. 2026
8 min
20 janv. 20268 min
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Lorsque vous serez prêt, vous pourrez choisir l'abonnement approprié.
