Créez une application de feuilles de temps avec règles d'heures supplémentaires : soumission hebdomadaire, approbations manager et export propre des heures approuvées pour la paie.
Une application de feuilles de temps avec règles d'heures supplémentaires ne sert pas seulement à suivre les heures. Elle vise à éviter la confusion, réduire les erreurs de paie et donner à tout le monde un processus prévisible.
Quand les feuilles de temps vivent dans des tableaux ou des messages, les petits problèmes s'accumulent vite. Les gens utilisent des modèles différents, oublient d'enregistrer les pauses ou modifient des entrées après coup sans que personne ne le remarque. Les managers passent leur temps à traquer les heures manquantes au lieu de vérifier si la semaine est raisonnable. Le jour de la paie, on reconstitue des infos partielles en espérant qu'elles correspondent au souvenir des employés.
Les heures supplémentaires sont souvent le point de départ des litiges. Si la règle n'est pas cohérente (ou mal formulée), deux employés faisant le même horaire peuvent être payés différemment. Même quand tout le monde agit de bonne foi, des règles floues entraînent du travail refait : recalculs, modifications rétroactives et conversations gênantes.
Les approbations sont la barrière de sécurité avant que l'argent ne circule. Une étape d'approbation manager confirme que la semaine est complète, que les codes projet ou tâche (si vous les utilisez) ont du sens, et que les heures supplémentaires sont justifiées. Elle crée aussi un moment clair « ceci est final », pour que la paie ne tire pas des chiffres d'un brouillon en cours.
La soumission hebdomadaire doit devenir une habitude simple : tout le monde travaille dans une semaine définie (par exemple, lun.-dim.), soumet avant une heure limite claire (par exemple, lundi 10:00), et reçoit des rappels avant la date limite. Après la soumission, les modifications doivent être bloquées ou exiger une réapprobation, et le statut doit être évident (Brouillon, Soumis, Approuvé, Rejeté).
Ce type d'application ne fonctionne que si tout le monde s'accorde sur les règles de base dès le départ : quand on soumet, qui peut changer quoi, et ce qui compte comme heures supplémentaires. Si vous ne fixez pas de limites tôt, l'app se transforme en débat hebdomadaire.
Commencez par le rythme de soumission. La soumission hebdomadaire est simple pour la plupart des équipes : on saisit le temps pendant la semaine, puis on soumet une fois. La limite clé est de savoir si vous permettez les modifications après soumission. Une règle courante est que les entrées restent modifiables jusqu'à l'appui du bouton Soumettre.
Les règles d'heures supplémentaires doivent être sans ambiguïté. Décidez si elles se déclenchent sur des limites journalières (par exemple, plus de 8 heures par jour), hebdomadaires (plus de 40 heures par semaine) ou les deux. Si les deux s'appliquent, indiquez laquelle prévaut en cas de chevauchement pour éviter le double comptage.
L'approbation manager doit rester un cycle court et rapide à utiliser : approuver (les heures deviennent finales), demander des changements (l'employé modifie et resoumet), ou rejeter (l'employé corrige et resoumet).
Une fois approuvé, verrouillez la période. Le verrouillage empêche les modifications de dernière minute et garantit la cohérence pour la paie. Si des corrections sont nécessaires, prévoyez une action « déverrouiller avec motif » qui enregistre qui a déverrouillé et pourquoi.
L'export paie doit inclure uniquement les heures approuvées. Faites-en une limite stricte : tout ce qui n'est pas approuvé reste hors des exports, même si cela semble complet.
Le but n'est pas de tout tracer. C'est de capturer juste ce qu'il faut pour calculer les heures, appliquer la politique et prouver qui a approuvé quoi.
Commencez par les rôles. La plupart des équipes ont besoin de trois rôles : employés qui saisissent le temps, managers qui approuvent, et paie (ou un administrateur) qui peut exporter et gérer la configuration. Simplifiez les permissions pour éviter les blocages.
Pensez en trois couches : personnes, feuille de temps hebdomadaire et entrées de temps individuelles.
Stockez les éléments de base pour chaque personne (nom, identifiant employé ou email, rôle, manager, et équipe ou centre de coût). Pour chaque feuille de temps, enregistrez le propriétaire, la date de début de semaine, le fuseau horaire utilisé pour cette semaine et un statut (Brouillon, Soumis, Approuvé, Rejeté). Pour chaque entrée, capturez la date, l'heure de début, l'heure de fin, les minutes de pause, le projet ou la tâche, et une courte note.
Vous voudrez aussi des réglages calendrier comme le premier jour de la semaine (lun. ou dim.) et le fuseau horaire pour les règles. Si la paie en a besoin, ajoutez un contexte optionnel comme l'emplacement ou le département.
Les approbations sont là où les désaccords apparaissent, gardez donc une petite piste d'audit simple et claire :
Exemple : un employé à Berlin soumet dimanche soir. Si vous stockez le fuseau horaire utilisé pour cette semaine, vous évitez le problème classique où l'heure de soumission ressemble à lundi pour un manager à New York.
Si vous capturez seulement ces champs, vous pouvez appliquer les règles d'heures supplémentaires, acheminer les approbations et exporter des totaux propres vers la paie sans transformer l'app en un système RH complexe.
Rédigez la politique en phrases simples que tout le monde peut comprendre. Si vous ne pouvez pas l'expliquer clairement, l'app créera des surprises en paie.
Commencez par choisir le déclencheur : heures supplémentaires après 8 heures par jour, après 40 heures par semaine, ou les deux. Si vous utilisez les deux, décidez de l'ordre. Un choix courant est de calculer d'abord les heures supplémentaires journalières, puis d'appliquer l'heures supplémentaires hebdomadaire uniquement sur les heures régulières restantes.
Soyez explicite sur ce qui compte comme temps. Les pauses non payées peuvent tout changer, dites-le simplement : « Le déjeuner est non payé et ne compte pas dans les heures travaillées. » Si vous arrondissez le temps, rédigez-le aussi. Par exemple : « Arrondir chaque pointage d'entrée et de sortie à la tranche de 5 minutes la plus proche. » Sur un mois, de petits choix d'arrondi s'additionnent.
Ensuite, traitez les jours spéciaux. Les week-ends, jours fériés et temps de déplacement ont souvent des règles de paie différentes. Même si vous ne payez pas plus, il faut une phrase claire comme : « Les heures du samedi sont traitées comme les jours de semaine sauf si le total hebdomadaire dépasse 40. »
Phrases de politique que vous pouvez copier et adapter :
Une fois ces phrases approuvées, construire la logique devient une tâche de traduction plutôt qu'un débat.
Un flux hebdomadaire fonctionne mieux quand tout le monde sait ce qui compte comme “cette semaine” et quand il faut soumettre. Choisissez un seul jour de début de semaine (souvent lundi) et une heure limite claire (par exemple, lundi 10:00 dans le fuseau horaire de l'employé). Les soumissions tardives doivent rester possibles mais visibles.
Définissez une semaine comme une plage de dates fixe et stockez-la sur la feuille de temps. Cela évite la confusion quand quelqu'un ouvre l'app en milieu de semaine ou voyage. Incluez un champ de statut dès le départ (Brouillon, Soumis, Approuvé, Rejeté).
Gardez l'édition d'entrée simple : date, heure de début, heure de fin (ou total d'heures), temps de pause, code projet ou coût (si nécessaire) et une courte note. Permettez aux employés de copier l'entrée d'hier et de la modifier. Ce raccourci réduit beaucoup l'effort hebdomadaire.
Au fur et à mesure que les entrées sont ajoutées, affichez les totaux de la semaine en haut : heures totales, heures régulières, heures supplémentaires. La répartition peut être estimée tant que la semaine n'est pas terminée, mais elle doit se mettre à jour en temps réel pour que les employés détectent tôt les erreurs.
Si des champs obligatoires manquent, affichez un avertissement clair plutôt que de laisser les totaux paraître « faux ».
Soumettre doit faire trois choses : valider les entrées (pas de temps négatif, pas de chevauchements, notes requises), changer le statut en Soumis, et verrouiller l'édition. Si un changement est nécessaire, il doit passer par « Retour en brouillon » (généralement déclenché par un envoi de la part du manager ou un rejet).
Une fois soumis, le manager a besoin d'une file simple : nom de l'employé, plage de la semaine, heures totales, problèmes signalés (comme notes manquantes) et un écran de revue rapide. C'est aussi l'endroit idéal pour les notifications automatiques quand une feuille passe en Soumis.
Un manager doit pouvoir ouvrir un écran et voir immédiatement ce qui demande de l'attention. Affichez une courte file des semaines soumises, chacune avec le nom de l'employé, la plage de la semaine, heures totales, heures supplémentaires (si présentes) et un indicateur rapide pour les notes. Ce résumé aide le manager à repérer les problèmes sans cliquer sur chaque jour.
Quand le manager ouvre une semaine, gardez les décisions cohérentes :
Les commentaires sont importants. Exigez une courte raison pour un renvoi ou un rejet, et stockez-la avec l'enregistrement pour que l'employé sache exactement quoi corriger.
Soyez clair sur ce qui peut changer après chaque décision. Après renvoi ou rejet, l'employé peut modifier les entrées et notes, puis resoumettre. Après approbation, les modifications doivent être bloquées par défaut. Si vous autorisez des changements, utilisez une action « rouvrir la semaine » qui lance un nouveau cycle d'approbation (et, si nécessaire, une deuxième approbation).
Prévoyez les absences. Attribuez un approbateur de secours par équipe (ou par employé) et permettez à un rôle HR ou admin de réassigner les approbations pendant les congés.
Conservez une piste d'audit : qui a soumis, qui a approuvé (ou délégué), horodatages et un simple journal de modifications (quel champ a changé et quand).
Les heures supplémentaires semblent simples jusqu'à la première semaine compliquée. Vous avez besoin d'une source de vérité pour les calculs, et elle doit correspondre à ce que les employés voient, ce que les managers approuvent et ce que la paie exporte.
Commencez par décider de ce que vous calculez : totaux journaliers, totaux hebdomadaires ou les deux. Beaucoup de politiques considèrent les 8 premières heures par jour comme temps régulier, puis comptent tout ce qui dépasse comme heures supplémentaires. D'autres n'examinent que les heures hebdomadaires (par exemple, tout au-delà de 40 heures). Si votre politique utilise les deux, définissez l'ordre pour ne pas double compter. Une approche pratique : calculer d'abord les heures supplémentaires journalières, puis calculer les heures supplémentaires hebdomadaires sur les heures régulières restantes.
Ces situations cassent souvent les totaux ou créent des disputes :
Les gens se corrigent plus vite quand ils voient une répartition claire. Affichez les heures régulières, les heures supplémentaires et les pauses non payées par jour, puis un résumé hebdomadaire. Si quelque chose semble incorrect, mettez en évidence l'entrée exacte qui pose problème (par exemple : « Chevauche avec 14:00 à 16:00 »).
Conservez les mêmes calculs partout. Réutilisez la même logique d'heures supplémentaires pour l'écran employé, la vue manager, les rapports et l'export paie.
Les équipes paie n'ont généralement pas besoin de tout ce que l'app trace. Elles veulent un fichier prévisible avec les noms de colonnes exacts que leur système attend, livré selon un calendrier. Décidez cela tôt pour éviter les allers-retours hebdomadaires.
Commencez par vous accorder sur le format d'export. Le CSV est courant parce que la plupart des systèmes de paie peuvent l'importer, mais l'essentiel est la liste des champs et les noms de colonnes. Si la paie dit que la colonne doit s'appeler EmployeeID, respectez-le exactement.
Un fichier d'export pratique inclut généralement l'identifiant employé (pas seulement le nom), la date de fin de semaine (ou la date de début et de fin), les heures régulières et les heures supplémentaires dans des colonnes séparées, un centre de coût ou code projet (si vous affectez la main-d'œuvre) et l'horodatage d'approbation plus l'ID de l'approbateur.
N'exportez que les semaines entièrement approuvées. Traitez l'approbation comme une porte : pas d'approbation, pas d'export.
Les corrections sont le point où les équipes bloquent. Une approche propre est d'éviter d'éditer un enregistrement exporté en place. Créez plutôt une entrée d'ajustement que la paie peut importer comme delta. Par exemple, si la semaine 42 a été exportée avec 5.0 heures supplémentaires mais devrait être 4.0, générez une ligne d'ajustement de -1.0 heure supplémentaire liée à la semaine et à l'employé originels.
Stockez les exports en lots pour que la paie puisse relancer sans risque. Donnez à chaque lot un ID d'export, la date et l'heure de génération et les filtres exacts utilisés (par exemple, « Semaines approuvées se terminant le 2026-01-18 »). Si la paie importe deux fois le même lot, l'ID d'export aide à détecter les doublons.
Ces apps échouent souvent pour des raisons simples : états « finaux » flous, frontières temporelles peu claires et exports qui ne correspondent pas aux attentes de la paie.
Le premier piège est de laisser les gens modifier le temps après qu'une semaine est approuvée. Cela paraît flexible, mais cela casse la confiance dans les chiffres. Traitez Approuvé comme verrouillé. Si quelqu'un a vraiment besoin d'un changement, exigez une demande de correction qui rouvre la semaine et laisse une piste d'audit de ce qui a changé et pourquoi.
Modifier les règles d'heures supplémentaires en cours de période est une autre source fréquente de litiges. Si la politique change un mercredi, documentez la date d'effet et la version utilisée pour chaque semaine. Sinon, deux personnes peuvent avoir des heures identiques et des résultats d'heures supplémentaires différents. Même une simple note comme « Politique v2 effective 15 janv. » attachée à la semaine peut prévenir les disputes.
Les décisions de fuseau horaire peuvent discrètement ruiner les totaux. Choisissez une règle et tenez-vous-y : utilisez le fuseau horaire local de l'employé, ou le fuseau paie de l'entreprise. Si vous ne faites rien, les shifts de nuit peuvent glisser dans le mauvais jour et modifier les totaux journaliers et les heures supplémentaires.
Les approbations sans commentaire font perdre du temps. Quand un manager rejette ou renvoie une semaine, exigez une courte raison pour que l'employé sache quoi corriger.
Quelques règles à faire respecter :
Avant que quiconque commence à enregistrer du temps, accordez-vous sur les réglages qui rendent le processus juste et prévisible.
Verrouillez les règles calendaires : premier jour de la semaine (lundi vs dimanche) et la date limite de soumission (par exemple, « soumettre avant lundi 10:00 pour la semaine précédente »). Mettez cela par écrit et répétez-le dans l'UI pour éviter les supputations.
Rédigez votre politique d'heures supplémentaires en phrases simples, puis testez-la avec quelques exemples réels. Ne testez pas qu'une seule semaine « normale ». Essayez 3 à 5 scénarios incluant un shift tardif, une pause repas manquée et un shift fractionné.
Gardez les vérifications de déploiement pratiques :
Portez une attention particulière au verrouillage. Soumis doit arrêter les modifications sauf si un manager renvoie. Approuvé doit être effectivement immuable sauf via un flux de correction tracé. Sinon la paie devient une cible mouvante.
Rendez l'export paie ennuyeux. Il doit produire les mêmes chiffres pour la même période, et inclure uniquement les heures approuvées. Si relancer l'export du mois dernier change le résultat, stoppez le déploiement et corrigez cela d'abord.
Une équipe d'entrepôt paie des heures supplémentaires pour tout ce qui dépasse 40 heures dans une semaine du lundi au dimanche, et seules les heures approuvées sont payées. Chaque travailleur soumet une fois par semaine, et un manager doit approuver avant lundi midi.
Jordan fait le shift matin. Vendredi, Jordan a inscrit 38 heures. Samedi, Jordan reste tard pour une expédition urgente et enregistre 6 heures supplémentaires. Dimanche soir, Jordan révise la semaine, ajoute une courte note à l'entrée du samedi et soumet la feuille avec 44 heures au total.
Lundi matin, le manager vérifie la soumission. L'app montre une répartition simple : 40 heures régulières et 4 heures supplémentaires. Le manager remarque que l'entrée du samedi a été créée après la fin du shift et demande des détails. Jordan se rend compte que l'heure de début est décalée de 30 minutes et doit la corriger.
Comme la feuille est déjà soumise, la correction passe par un flux de resoumission : le manager rejette la feuille avec une raison (« Corriger l'heure de début du samedi, puis resoumettre »). Jordan modifie l'entrée du samedi, resoumet et les heures supplémentaires recalculent à 3,5 heures.
Quand le manager approuve, la paie reçoit un export propre pour cette semaine : identifiant employé et nom, date de début et de fin de semaine, heures régulières approuvées et heures supplémentaires, code centre de coût ou emplacement facultatif (Entrepôt A), plus l'horodatage d'approbation et le nom de l'approbateur.
Après le lancement, l'équipe suit quelques chiffres simples : soumissions tardives (après dimanche), taux de renvoi (à quelle fréquence les managers renvoient les feuilles) et temps moyen entre soumission et approbation. Si ces chiffres augmentent, cela pointe généralement vers des règles floues ou des rappels manquants.
Traitez la première version comme un test contrôlé, pas un basculement global. Choisissez une équipe pilote avec un mélange normal d'heures régulières et d'heures supplémentaires, et commencez avec une politique d'heures supplémentaires claire. Cela concentre les retours et vous permet de valider le workflow de bout en bout.
Faites le pilote pendant 2 à 4 cycles hebdomadaires. C'est suffisant pour obtenir des soumissions réelles et voir où les gens hésitent, où les managers butent et si l'export paie correspond aux attentes de la finance.
Un plan de déploiement pratique :
De petits changements de texte UI réduisent beaucoup de tickets support. Gardez le flux de soumission court et ajoutez une aide uniquement là où les gens butent réellement.
Décidez tôt qui possède les mises à jour de politique. Les RH peuvent gérer les définitions d'heures supplémentaires, la paie gère les formats d'export et les managers gèrent les approbations. Rendre ces permissions explicites évite qu'un admin zélé ne change un paramètre en pleine période de paie.
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21 janv. 2026
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20 janv. 20268 min
20 janv. 20268 minExpérimentez avec AppMaster avec un plan gratuit.
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