Créez une application deal desk pour l'approbation des remises avec un formulaire simple, un routage par paliers et un journal complet des décisions pour reporting et audits.
Les approbations de remises partent en vrille quand elles vivent dans des fils de discussion et des e-mails dispersés. Un commercial demande « une exception rapide », quelqu'un répond « ok », et une semaine plus tard personne ne se souvient de ce qui a été approuvé, pourquoi, ni dans quelles conditions.
Les problèmes commencent souvent petit, puis s'accumulent :
Une remise concerne plus de monde que ce que pensent la plupart des équipes. Les commerciaux pilotent l'affaire, mais la finance s'intéresse à la marge et aux modalités de paiement, les managers veulent de la cohérence, et le juridique veille au risque contractuel. Sans un lieu unique pour coordonner, chaque affaire devient un cas spécial.
Une application deal desk règle cela en donnant à tout le monde un chemin partagé : soumettre une demande, la router vers le bon approbateur, enregistrer une décision claire et la conserver pour plus tard. Le but n'est pas d'ajouter de la paperasserie, mais d'éviter les retours en arrière et « l'approbation par mémoire ».
Voici à quoi cela ressemble en pratique. Un commercial propose 20 % pour remporter un renouvellement, puis les achats demandent 25 % et des conditions net-60. Dans le chat, un manager peut approuver « 25 % ça passe », tandis que la finance s'oppose ensuite parce que les conditions de paiement changent l'économie du contrat. Avec un vrai flux de demande et d'approbation, le commercial soumet l'ensemble une seule fois, les bonnes personnes examinent la même version, et la décision finale est sans ambiguïté.
Vous saurez que ça marche lorsque les commerciaux obtiennent des réponses plus rapides, que les exceptions de dernière minute diminuent, que les disputes sur « ce qui a été convenu » disparaissent, et que vous disposez enfin de données propres exploitables en reporting.
Un formulaire de demande de remise doit répondre rapidement à une question : cette affaire mérite-t-elle d'être approuvée à ce prix ?
Commencez par l'ensemble minimal de champs qui permet à un approbateur de comprendre l'affaire sans fouiller des tableaux :
Les chiffres seuls n'expliquent pas pourquoi la remise existe. Ajoutez un peu de contexte structuré, plus une courte zone de notes. Par exemple : un menu déroulant pour la raison principale (contre-offre, risque de churn au renouvellement, expansion, pilote), un champ pour le concurrent principal, et une zone de notes pour des détails comme « Le concurrent offre 25 % si on signe cette semaine. »
Des garde-fous empêchent les demandes de faible qualité d'encombrer la file. Concentrez-vous sur les quelques exigences qui réduisent vraiment le retouche :
Gardez le formulaire rapide en ne rendant obligatoires que les champs que vous utilisez vraiment. Si un champ affecte rarement la décision, rendez-le optionnel ou requis de façon conditionnelle (par exemple, exiger « concurrent » seulement lorsque la raison est « contre-offre »).
Décidez tôt des règles d'accès : qui peut soumettre (tous les commerciaux vs Sales Ops), et qui peut voir les demandes (demandeur, manager, finance, deal desk). Les permissions comptent quand les notes incluent la marge, le risque de renouvellement ou des problèmes clients.
L'approbation des remises se casse quand les règles sont floues. Les gens devinent, les approbations rebondissent, et tout dépend de qui est connecté.
Commencez par des paliers qui correspondent à la façon dont votre entreprise considère le risque. Gardez-les assez simples pour que les commerciaux puissent s'auto-servir :
Ajoutez ensuite un petit nombre de règles de dérogation pour les éléments qui changent vraiment l'économie ou le risque : nouveau client vs renouvellement, durées pluriannuelles, comptes stratégiques, clauses contractuelles non standard, et modalités de paiement non standard. Rendre les dérogations explicites fait qu'une remise de 15 % sur un renouvellement n'est pas traitée comme une remise de 12 % sur un nouveau client.
Attribuez les approbateurs par rôle, pas par nom. Les rôles résistent mieux aux vacances et aux changements d'organisation. Pour chaque palier, définissez qui doit approuver et dans quel ordre. La finance vérifie généralement la marge et les modalités de paiement ; le juridique intervient seulement lorsque les conditions changent ou que le risque augmente. Si le juridique est requis pour chaque demande, les approbations ralentissent et les gens cherchent des contournements.
Les commerciaux travaillent avec des délais, donc les attentes de réponse comptent. Fixez un objectif clair comme « première réponse sous 4 heures ouvrées », plus un plan de secours (délégation, rotation on-call, ou escalade après un temps défini).
Rendez les motifs de décision obligatoires pour que les résultats soient exploitables ensuite. Restez cohérent et bref :
Si les commerciaux évitent le formulaire, les approbations retourneront dans le chat et vous perdrez la traçabilité.
Gardez le formulaire prévisible et difficile à rater. Utilisez des libellés clairs, des valeurs par défaut intelligentes et des listes de sélection plutôt que du texte libre quand c'est possible (type d'affaire, région, devise). Supprimez tout ce qui n'affecte pas une décision ou le reporting.
Les formulaires les plus rapides utilisent des questions conditionnelles. Demandez la remise d'abord, puis affichez seulement ce qui est nécessaire pour ce palier.
Suites courantes qui fonctionnent bien :
Les approbateurs ne devraient pas devoir rejeter des erreurs basiques. Ajoutez des contrôles simples (remise dans l'intervalle, date de clôture non passée, justification requise pour les remises plus importantes). Si vous avez un plancher de marge, validez-le.
Une petite amélioration à fort impact : un « aperçu avant envoi ». Affichez au commercial le palier attendu et qui sera sollicité. Exemple : « Remise 22 % : Manager commercial + Finance. » Cela évite les surprises et réduit les allers-retours.
Rendez-le utilisable sur mobile : disposition en colonne unique, cibles de toucher larges et champs de texte courts.
Un bon flux de routage se fait discret pour les commerciaux. Ils soumettent une demande, obtiennent une réponse claire rapidement et savent toujours ce qui suit.
Un flux pratique que la plupart des équipes peuvent adopter :
Quand une décision finale est prise, clôturez la demande, notifiez les parties prenantes (commercial, manager, finance, deal desk) et verrouillez les champs qui ne doivent pas changer après approbation.
La rapidité des approbations est importante, mais l'enregistrement l'est tout autant. Vous voulez une trace qui réponde à : qui a approuvé, quand, sur quelles informations et ce qui a changé en cours de route.
Enregistrez chaque changement d'état comme un événement, pas seulement le résultat final. Chaque événement doit inclure un horodatage et la personne (ou le système) qui a fait le changement.
Capturez ce dont vous aurez réellement besoin plus tard :
Les révisions sont là où les équipes se brûlent. Si un commercial change la durée ou les modalités de paiement après soumission, la piste d'audit doit le montrer clairement et déclencher une nouvelle approbation si votre politique l'exige. Traitez les changements comme de nouveaux événements, pas comme des éditions silencieuses.
Décidez tôt des règles de conservation et d'export : combien de temps vous gardez les demandes et pièces jointes, qui peut exporter, et si les exports doivent être journalisés.
Le vrai bénéfice n'est pas seulement « des approbations plus rapides ». C'est d'utiliser l'historique pour rendre les décisions futures plus rapides, plus équitables et plus défendables.
Commencez avec quelques métriques fiables : temps jusqu'à décision, taux d'approbation et remise moyenne. Une fois ces indicateurs stables, segmentez-les par dimensions qui correspondent à votre façon de travailler : commercial/manager, région, produit, taille de l'affaire, palier et code de raison.
Ces vues font remonter des schémas invisibles dans les fils de chat et les tableaux : dérogations fréquentes, raisons de rejet répétées, goulots d'étranglement liés à un approbateur, et des remises qui augmentent dans des segments spécifiques.
Le reporting mensuel reste pratique s'il commence par des questions :
Pour garder le reporting propre, standardisez les champs qui alimentent l'analyse. Les notes peuvent rester en texte libre, mais les entrées clés doivent être structurées : segment, produit, prix catalogue, remise demandée, remise finale approuvée, palier et une liste stable de codes de raison.
Une commerciale, Maya, est en train de conclure un contrat annuel à 48 000 $. Le prospect demande 22 % de remise parce qu'un concurrent offre 20 % et veut que le contrat soit signé d'ici vendredi.
Maya soumet une demande avec les éléments de base (compte, offre, durée, date de clôture), les chiffres (prix catalogue, prix demandé, % de remise) et un court contexte (pression concurrentielle, délai, ce que le client s'engage à faire en retour). Elle joint la preuve si le palier l'exige.
Le workflow calcule le palier. Dans cet exemple, tout ce qui est à 21 %+ passe d'abord par un manager, puis par la finance. Le manager approuve avec une condition : durée 12 mois et paiement annuel anticipé. La finance examine la marge et les modalités de paiement, puis approuve avec conditions, rejette avec une raison claire, ou renvoie pour une modification spécifique.
Maya reçoit une décision qu'elle peut copier dans sa communication client, avec les conditions rédigées en langage clair. Chaque étape est enregistrée : qui a décidé, quand, ce qui a changé et pourquoi.
La plupart des retards ne sont pas causés par des « approbateurs lents ». Ils surviennent parce que le flux laisse place au débat, aux retouches ou aux angles morts.
« Les grosses remises nécessitent l'accord de la direction » s'effondre dès que quelqu'un demande « C'est quoi, une grosse remise ? » Rendez les paliers précis et documentez ce qui modifie le routage (durée, modalités de paiement, nouveau vs renouvellement, langage non standard).
Quand le formulaire ressemble à de la paperasse, les commerciaux contournent le processus. Une règle fiable : si un champ n'est pas utilisé pour décider ou pour le reporting, ne l'exigez pas. Pré-remplissez ce que vous pouvez et limitez les pièces jointes au-delà d'un seuil.
Si chaque demande est une histoire unique, vous ne pouvez pas en tirer d'enseignements. Utilisez une liste courte et stable de codes de raison et gardez le texte libre pour le détail.
Si le prix, le % de remise, la durée ou l'échéancier de paiement changent après approbation, considérez cela comme un changement significatif. Relancez automatiquement le processus quand des champs protégés sont édités.
Les commerciaux restent bloqués quand ils ne voient pas où en est une demande. Les approbateurs se désensibilisent quand chaque demande avertit tout le monde. Gardez le statut clair (« En attente de la finance ») et ciblez les notifications au demandeur et à l'approbateur courant.
Avant de déployer, faites un test « en conditions réelles » : un commercial peut-il soumettre en moins de deux minutes, les approbateurs peuvent-ils décider sans courir après des détails, et la finance peut-elle expliquer la décision des mois plus tard ?
Utilisez cette checklist pour attraper les problèmes courants tôt :
Les règles opérationnelles comptent autant que le formulaire : que se passe-t-il quand un commercial modifie après un retour, comment fonctionne l'escalade et comment gère-t-on la délégation en cas d'absence.
Si vous voulez prototyper rapidement, construisez d'abord le modèle de données (demandes, approbations, commentaires, versions), puis le formulaire, ensuite le routage, puis le journal de décision automatique.
Si vous construisez cela avec AppMaster (appmaster.io), vous pouvez créer le modèle de données dans le Data Designer et configurer le routage dans le Business Process Editor, de sorte que le formulaire, le workflow et la piste d'audit vivent au même endroit et restent cohérents lorsque vos règles changent.
21 janv. 2026
8 min
20 janv. 20268 min
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