Xác định những thách thức phổ biến khi triển khai ERP
Việc triển khai Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một dự án quan trọng và phức tạp mà hầu hết các tổ chức đều phải trải qua để tối ưu hóa các quy trình kinh doanh của họ và sắp xếp các khu vực chức năng khác nhau thành một hệ thống duy nhất, thống nhất. Mặc dù các hệ thống ERP có thể mang lại nhiều lợi ích, nhưng chúng cũng đặt ra một loạt thách thức mà các tổ chức cần phải vượt qua để triển khai thành công.
Dưới đây là một số thách thức phổ biến mà các tổ chức phải đối mặt trong quá trình triển khai ERP:
- Độ phức tạp: Các hệ thống ERP có thể rất phức tạp, với nhiều sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các khu vực chức năng khác nhau và các tùy chỉnh phù hợp với yêu cầu của tổ chức.
- Hạn chế về nguồn lực: Việc triển khai hệ thống ERP thường đòi hỏi đầu tư đáng kể về thời gian, ngân sách và nguồn nhân lực. Các tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc phân bổ các nguồn lực cần thiết, dẫn đến sự chậm trễ và vượt chi phí.
- Quản lý thay đổi: Một trong những thách thức chính trong quá trình triển khai ERP là quản lý thay đổi của tổ chức khi nhân viên tìm hiểu các quy trình mới và thích nghi với việc làm việc với một hệ thống mới.
- Tái thiết kế quy trình: Việc triển khai ERP thường liên quan đến việc tái thiết kế các quy trình và quy trình công việc hiện có, điều này có thể khó xác định, sắp xếp hợp lý và ánh xạ tới hệ thống mới.
- Sự phản kháng của nhân viên: Một hệ thống ERP mới có thể gặp phải sự phản đối từ nhân viên, đặc biệt là những người đã quen làm việc với các hệ thống và quy trình cũ hơn. Vượt qua sự kháng cự và thu hút sự ủng hộ của nhân viên là điều cần thiết để áp dụng thành công.
Xây dựng kế hoạch triển khai ERP toàn diện
Tạo một kế hoạch triển khai ERP hiệu quả là rất quan trọng để giải quyết các thách thức đã đề cập trước đó và đảm bảo chuyển đổi liền mạch sang hệ thống ERP mới. Dưới đây là hướng dẫn từng bước đơn giản để giúp bạn phát triển một kế hoạch toàn diện và có tổ chức để triển khai ERP:
- Tiến hành xây dựng nền tảng kỹ lưỡng: Bắt đầu bằng cách tiến hành phân tích kỹ lưỡng các yêu cầu, quy trình và cơ sở hạ tầng CNTT hiện có của tổ chức bạn. Điều này giúp xác định các lĩnh vực chính mà ERP có thể gia tăng giá trị và hợp lý hóa các hoạt động.
- Đặt mục tiêu và kỳ vọng thực tế: Xác định rõ ràng các mục tiêu triển khai ERP của bạn, chẳng hạn như nâng cao hiệu quả, chuẩn hóa quy trình hoặc tăng cường khả năng hiển thị dữ liệu. Thiết lập các mục tiêu thực tế cho dự án, xem xét các nguồn lực và hạn chế sẵn có của tổ chức bạn.
- Chọn giải pháp ERP phù hợp: Chọn một hệ thống ERP phù hợp dựa trên các yêu cầu, sở thích và ngân sách riêng của tổ chức bạn. Nghiên cứu nhiều giải pháp và nhà cung cấp để tìm ra giải pháp phù hợp nhất về chức năng, khả năng mở rộng, khả năng thích ứng và hỗ trợ lâu dài.
- Xác định phạm vi dự án: Phác thảo phạm vi dự án triển khai ERP của bạn, bao gồm các mô-đun cụ thể sẽ được triển khai và các quy trình kinh doanh sẽ được giải quyết. Điều này giúp bạn tập trung nguồn lực của mình vào các lĩnh vực sẽ mang lại giá trị cao nhất và tránh leo thang phạm vi.
- Thiết lập lịch trình dự án: Phát triển lịch trình thực tế cho việc triển khai ERP của bạn, với các cột mốc và thời hạn rõ ràng cho từng giai đoạn. Điều này giữ cho nhóm của bạn có trách nhiệm và giúp bạn theo dõi tiến độ trong suốt dự án.
- Phân bổ nguồn lực và ngân sách cần thiết: Phân bổ đầy đủ nguồn lực tài chính, công nghệ và nhân lực cho dự án ERP của bạn. Đảm bảo bạn có sẵn một bộ đệm để xử lý bất kỳ thách thức hoặc sự chậm trễ không lường trước nào có thể phát sinh trong quá trình triển khai.
Đảm bảo quản lý thay đổi mạnh mẽ
Quản lý thay đổi là một khía cạnh quan trọng của việc triển khai ERP, vì nó đóng một vai trò quan trọng trong việc nhân viên thích ứng với hệ thống và quy trình mới tốt như thế nào. Để đảm bảo quản lý thay đổi mạnh mẽ trong quá trình triển khai ERP, hãy xem xét các phương pháp hay nhất sau:
- Thu hút nhân viên sớm: Thu hút các bên liên quan chính và người dùng cuối tham gia vào quá trình lập kế hoạch và ra quyết định ngay từ đầu. Điều này giúp thu hút sự đồng ý của họ và khiến họ cảm thấy được đầu tư nhiều hơn vào thành công của dự án.
- Truyền đạt lợi ích: Truyền đạt rõ ràng lợi ích của hệ thống ERP cho tất cả nhân viên, tập trung vào những cải tiến về hiệu quả, khả năng hiển thị dữ liệu và khả năng ra quyết định mà hệ thống mới sẽ mang lại. Làm nổi bật những lợi ích này giúp nhân viên hiểu được giá trị của hệ thống ERP và thúc đẩy họ đón nhận sự thay đổi.
- Cung cấp đào tạo và hỗ trợ: Cung cấp đào tạo toàn diện cho nhân viên về cách sử dụng hệ thống ERP mới. Cung cấp hỗ trợ liên tục sau khi triển khai để giải quyết bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào mà họ có thể có. Điều này giúp xây dựng sự tự tin của người dùng và tăng tốc quá trình học tập.
- Thành lập nhóm quản lý thay đổi: Thiết lập nhóm quản lý thay đổi đa chức năng chuyên trách chịu trách nhiệm giám sát quá trình chuyển đổi tổ chức trong quá trình triển khai ERP. Nhóm này nên bao gồm các thành viên từ các bộ phận khác nhau trong công ty, đảm bảo một quan điểm toàn diện về tác động của hệ thống mới đối với tất cả các lĩnh vực của tổ chức.
- Theo dõi tiến độ và giải quyết các mối quan tâm: Thường xuyên xem xét tiến độ triển khai ERP và các nỗ lực quản lý thay đổi. Giải quyết mọi lo ngại hoặc phản đối của nhân viên khi chúng phát sinh, để duy trì động lực và hỗ trợ cho hệ thống mới.
Bằng cách tuân theo các chiến lược này, các tổ chức có thể vượt qua những thách thức phổ biến trong quá trình triển khai ERP một cách hiệu quả và thiết lập một nền tảng vững chắc để áp dụng thành công.
Thu hút đúng người và bộ kỹ năng
Việc triển khai ERP thành công đòi hỏi sự tham gia của một nhóm với các bộ kỹ năng đa dạng, bao gồm giám đốc điều hành, quản lý dự án, nhân viên CNTT và người dùng cuối. Thành phần nhóm sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả và thành công chung của việc triển khai ERP, vì mỗi thành viên đóng góp kiến thức, chuyên môn và nguồn lực khác nhau. Dưới đây là một số mẹo để thu hút đúng người và bộ kỹ năng cho dự án ERP của bạn:
Hỗ trợ điều hành và tài trợ
Có được sự hỗ trợ và tài trợ từ các giám đốc điều hành hàng đầu là rất quan trọng đối với sự thành công của việc triển khai ERP. Tài trợ điều hành đảm bảo không chỉ phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức mà còn giúp đảm bảo các nguồn lực, kinh phí và hỗ trợ cần thiết từ các bộ phận khác. Điều cần thiết là phải có một nhà điều hành cấp cao, người có thể ủng hộ dự án, truyền đạt giá trị của nó tới các bên liên quan khác và giải quyết các nút thắt cổ chai có thể phát sinh trong quá trình triển khai.
Quản lý dự án
Người quản lý dự án có kinh nghiệm rất quan trọng đối với sự thành công của việc triển khai ERP vì họ chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ dự án, quản lý các hạn chế về ngân sách và điều phối giao tiếp giữa các thành viên khác nhau trong nhóm. Hãy tìm một người quản lý dự án có thành tích đã được chứng minh về việc triển khai ERP thành công và phẩm chất lãnh đạo mạnh mẽ để hướng dẫn nhóm của bạn trong suốt quá trình.
CNTT và chuyên môn kỹ thuật
Tổ chức của bạn sẽ yêu cầu chuyên môn về công nghệ, phát triển, quản lý dữ liệu và bảo mật để đảm bảo rằng hệ thống ERP được tích hợp, tùy chỉnh và hỗ trợ phù hợp. Thu hút nhân viên CNTT lành nghề để xử lý phần cứng, phần mềm, tích hợp và các khía cạnh kỹ thuật khác của việc triển khai.
Chủ sở hữu quy trình kinh doanh
Thu hút các chủ sở hữu quy trình kinh doanh từ các phòng ban khác nhau để đảm bảo rằng hệ thống ERP được tối ưu hóa để đáp ứng nhu cầu đa dạng của tổ chức của bạn. Điều này bao gồm các đại diện từ tài chính, sản xuất, phân phối, nhân sự, bán hàng và các bộ phận liên quan khác. Chủ sở hữu quy trình kinh doanh sẽ giúp xác định các yêu cầu chức năng, kiểm tra hệ thống trong quá trình triển khai và đảm bảo rằng hệ thống ERP phù hợp với các mục tiêu kinh doanh.
Người dùng cuối
Bao gồm người dùng cuối trong quá trình phát triển là điều cần thiết để đạt được sự chấp nhận và thành công của người dùng. Bằng cách liên quan đến những người sẽ sử dụng hệ thống hàng ngày, bạn có thể đảm bảo rằng giải pháp ERP được điều chỉnh theo nhu cầu và sở thích của họ, dẫn đến sự hài lòng và chấp nhận của người dùng cao hơn. Đảm bảo giao tiếp cởi mở giữa nhóm, cung cấp thông tin cập nhật tiến độ thường xuyên và xem xét phản hồi từ các bên liên quan khác nhau. Bằng cách liên quan đến đúng người và bộ kỹ năng, tổ chức của bạn có cơ hội tốt hơn để hoàn thành việc triển khai ERP thành công.
Kiểm tra và tùy chỉnh hệ thống ERP
Tùy chỉnh và thử nghiệm hệ thống ERP của bạn là rất quan trọng để đảm bảo rằng nó đáp ứng các yêu cầu riêng của tổ chức bạn và hoạt động hiệu quả. Để điều chỉnh và thử nghiệm hiệu quả nền tảng ERP của bạn, hãy làm theo các bước sau:
Tùy chỉnh và cấu hình
Một giải pháp ERP bán sẵn có thể không phù hợp hoàn hảo với các quy trình kinh doanh cụ thể hoặc nhu cầu của ngành. Khả năng tùy chỉnh cho phép bạn sửa đổi hệ thống ERP để đáp ứng các yêu cầu riêng biệt và đạt được sự liên kết tốt hơn với các quy trình của tổ chức bạn. Phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp phần mềm hoặc đối tác triển khai của bạn để hiểu các khả năng tùy chỉnh và hạn chế của hệ thống ERP. Tuy nhiên, tùy chỉnh quá mức có thể gây ra sự phức tạp và tăng chi phí bảo trì trong thời gian dài. Cố gắng đạt được sự cân bằng giữa việc tùy chỉnh giải pháp ERP theo nhu cầu của bạn và duy trì tính ổn định cũng như khả năng nâng cấp của nó.
Di chuyển dữ liệu và chất lượng
Di chuyển dữ liệu là quá trình chuyển dữ liệu hiện có của bạn — chẳng hạn như thông tin tài chính, hồ sơ khách hàng và danh mục sản phẩm — sang hệ thống ERP mới. Đảm bảo chất lượng dữ liệu trong quá trình di chuyển dữ liệu là rất quan trọng, vì tính không chính xác hoặc không nhất quán có thể tạo ra các vấn đề lớn trong giải pháp ERP của bạn. Đánh giá chất lượng dữ liệu hiện tại của bạn, thực hiện các biện pháp để xóa thông tin không chính xác hoặc lỗi thời, sau đó thực hiện theo quy trình di chuyển có cấu trúc để chuyển dữ liệu vào hệ thống mới.
thử nghiệm
Thử nghiệm hệ thống ERP của bạn giúp xác định các sự cố tiềm ẩn, đảm bảo tính ổn định và bảo mật của phần mềm cũng như đảm bảo triển khai suôn sẻ. Tiến hành các loại thử nghiệm khác nhau, bao gồm thử nghiệm chức năng, tích hợp, tải và mức độ chấp nhận của người dùng để đảm bảo rằng giải pháp ERP hoạt động như mong đợi trên các thành phần và kịch bản khác nhau. Ngoài ra, hãy thu hút người dùng cuối trong quá trình thử nghiệm chấp nhận của người dùng để xác thực rằng hệ thống ERP phù hợp với sở thích và yêu cầu của họ. Giải quyết mọi vấn đề hoặc sự khác biệt được xác định trong giai đoạn thử nghiệm trước khi tiến hành triển khai hệ thống.
Đào tạo và chấp nhận người dùng
Sự thành công của việc triển khai ERP phụ thuộc đáng kể vào sự chấp nhận của người dùng. Đào tạo nhân viên của bạn về hệ thống ERP mới là rất quan trọng để giúp họ hiểu các chức năng và khả năng của nó và trở nên thoải mái khi sử dụng nó hàng ngày. Dưới đây là một số bước để đảm bảo đào tạo hiệu quả và áp dụng cho người dùng:
Thiết kế một chương trình đào tạo toàn diện
Tạo một chương trình đào tạo phù hợp với các nhóm người dùng khác nhau, giải quyết các vai trò và trách nhiệm cụ thể của họ trong hệ thống ERP. Sử dụng kết hợp các hình thức đào tạo, bao gồm các khóa học do người hướng dẫn, hướng dẫn trực tuyến, hội thảo và thực hành thực hành, để đáp ứng các sở thích học tập khác nhau.
Thành lập nhóm đào tạo ERP
Tập hợp một nhóm đào tạo ERP chuyên biệt, bao gồm đại diện từ các bộ phận khác nhau đã tham gia vào dự án và có kiến thức sâu về hệ thống. Nhóm này sẽ tạo điều kiện cho các buổi đào tạo, cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn cho nhân viên, đồng thời đóng vai trò là chuyên gia về chủ đề cho giải pháp ERP mới.
Thúc đẩy sự tham gia của nhân viên
Tích cực lôi kéo nhân viên từ tất cả các cấp của tổ chức vào quá trình triển khai ERP. Điều này bao gồm cung cấp cho họ thông tin về những thay đổi đã lên kế hoạch, mời họ tham gia thử nghiệm hệ thống và tìm kiếm phản hồi của họ để đảm bảo hệ thống đáp ứng nhu cầu của họ. Khuyến khích đầu vào và sự tham gia của nhân viên có thể giúp giảm bớt sự kháng cự và tạo điều kiện thuận lợi cho việc chấp nhận hệ thống mới.
Thiết lập một hệ thống hỗ trợ
Hỗ trợ liên tục cho nhân viên trong và sau khi triển khai ERP. Điều này bao gồm việc giải quyết các mối quan tâm của họ, trả lời các câu hỏi và cung cấp tài nguyên hoặc đào tạo bổ sung để giúp họ thích nghi với hệ thống mới. Ngoài ra, hãy tạo bộ phận trợ giúp hoặc diễn đàn hỗ trợ nơi người dùng có thể liên hệ để được hỗ trợ, báo cáo sự cố và cung cấp phản hồi.
Thu hút đúng người và bộ kỹ năng, tùy chỉnh và thử nghiệm hệ thống ERP, đồng thời đầu tư vào đào tạo nhân viên và áp dụng người dùng là những khía cạnh thiết yếu của việc triển khai ERP thành công. Các giải pháp ERP được tối ưu hóa có thể mang lại những lợi ích to lớn cho một tổ chức, do đó cần phải giải quyết các lĩnh vực này một cách chăm chỉ.
Là một nền tảng không có mã mạnh mẽ, AppMaster có thể hỗ trợ việc triển khai các hệ thống ERP bằng cách cung cấp một giải pháp trực quan, có thể tùy chỉnh giúp tăng tốc quy trình và giảm nợ kỹ thuật. Với AppMaster, bạn có thể đảm bảo triển khai ERP trơn tru, hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho tổ chức của mình.
Cải tiến và hỗ trợ liên tục
Việc triển khai thành công hệ thống ERP không kết thúc khi hệ thống đã đi vào hoạt động. Cải tiến và hỗ trợ liên tục là rất quan trọng đối với sự thành công lâu dài của bất kỳ giải pháp ERP nào. Bằng cách thường xuyên theo dõi hiệu suất của hệ thống, giải quyết phản hồi và mối quan tâm của người dùng, đồng thời thực hiện các điều chỉnh cần thiết, các tổ chức có thể cải thiện hiệu quả của hệ thống và sự hài lòng của người dùng đồng thời giảm thời gian ngừng hoạt động và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn.
Duy trì hiệu suất hệ thống
Các tổ chức phải chủ động giám sát hoạt động của hệ thống ERP để đảm bảo hoạt động trơn tru và mức độ dịch vụ cao nhất quán. Đánh giá hiệu suất thường xuyên có thể giúp doanh nghiệp xác định các lĩnh vực tiềm năng cần cải thiện, chẳng hạn như các quy trình không hiệu quả hoặc các tính năng hệ thống được sử dụng không đúng mức.
Để duy trì hiệu suất tối ưu, hãy xem xét các hành động sau:
- Tiến hành kiểm tra tình trạng hệ thống thường xuyên và lên lịch bảo trì định kỳ để ngăn chặn các sự cố liên quan đến phần cứng hoặc phần mềm.
- Luôn cập nhật phần mềm ERP bằng cách áp dụng các bản vá và cập nhật do nhà cung cấp cung cấp. Điều này giúp đảm bảo rằng hệ thống được bảo mật và tối ưu hóa để đáp ứng nhu cầu phát triển của tổ chức.
- Giám sát các kiểu sử dụng hệ thống và chỉ số hiệu suất để xác định các điểm tắc nghẽn hiệu suất tiềm ẩn hoặc các khu vực có thể yêu cầu tài nguyên bổ sung hoặc tối ưu hóa.
Giải quyết phản hồi và mối quan tâm của người dùng
Cách tiếp cận lấy người dùng làm trung tâm để triển khai và bảo trì ERP là rất quan trọng để đảm bảo việc áp dụng hệ thống và thành công lâu dài. Việc theo dõi và giải quyết phản hồi cũng như mối quan tâm của người dùng phải là ưu tiên hàng đầu vì thông tin chi tiết của họ có thể dẫn đến những cải tiến hệ thống có giá trị. Các tổ chức có thể cung cấp một kênh liên lạc chuyên dụng, chẳng hạn như bàn trợ giúp hoặc diễn đàn trực tuyến, để người dùng chia sẻ phản hồi, báo cáo sự cố và tìm kiếm sự trợ giúp.
Xem xét các phương pháp hay nhất sau đây khi giải quyết phản hồi và mối quan tâm của người dùng:
- Tương tác thường xuyên với người dùng, thu hút phản hồi và khuyến khích giao tiếp cởi mở về bất kỳ mối quan tâm hoặc thách thức nào mà họ có thể gặp phải với hệ thống.
- Phân tích dữ liệu phản hồi để xác định các vấn đề phổ biến và ưu tiên các bản sửa lỗi cũng như cải tiến dựa trên tác động của chúng đối với sự hài lòng của người dùng và hiệu quả của hệ thống.
- Thông báo rõ ràng mọi thay đổi hoặc cập nhật hệ thống cho người dùng, đồng thời cung cấp đào tạo hoặc hướng dẫn để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ sang hệ thống nâng cao.
Thực hiện các sáng kiến cải tiến liên tục
Nhấn mạnh cải tiến liên tục có thể giúp các tổ chức trích xuất giá trị tối đa từ hệ thống ERP của họ. Bằng cách thường xuyên xem xét các quy trình, luồng công việc và các tính năng của hệ thống trong bối cảnh các yêu cầu kinh doanh thay đổi, các tổ chức có thể nâng cao hiệu quả và duy trì lợi thế cạnh tranh.
Dưới đây là một số chiến lược để thực hiện các sáng kiến cải tiến liên tục:
- Thành lập một nhóm hoặc ủy ban cải tiến liên tục chịu trách nhiệm xem xét và đề xuất các cải tiến cho hệ thống ERP dựa trên phản hồi của người dùng, số liệu hiệu suất và những thay đổi liên tục của thị trường.
- Tiến hành đánh giá thường xuyên các quy trình kinh doanh, cấu hình hệ thống và quy trình công việc để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tối ưu hóa.
- Cân nhắc việc tham gia với nhà cung cấp ERP hoặc chuyên gia tư vấn để phân tích hiệu suất hệ thống và đề xuất các phương pháp hay nhất để cải thiện thiết lập hiện tại.
- Đầu tư vào các công nghệ mới, chẳng hạn như nền tảng no-code mạnh mẽ của AppMaster, để tạo các ứng dụng tùy chỉnh nhằm đáp ứng các yêu cầu thay đổi của tổ chức và cho phép thích ứng nhanh hơn với nợ kỹ thuật tối thiểu.
Cải tiến và hỗ trợ liên tục tạo thành nền tảng của một chiến lược triển khai ERP thành công. Bằng cách ưu tiên bảo trì hiệu suất, giải quyết phản hồi của người dùng và nhấn mạnh tối ưu hóa quy trình, các tổ chức có thể đảm bảo rằng hệ thống ERP của họ vẫn hiệu quả, linh hoạt và có khả năng mang lại giá trị tối đa trong thời gian dài. Và với các nền tảng no-code như AppMaster, các doanh nghiệp có thể nâng cao hơn nữa hệ thống ERP của mình, tăng hiệu quả chi phí và thích ứng với sự thay đổi với tốc độ nhanh chóng.
