Tìm hiểu hệ thống ERP
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là giải pháp phần mềm toàn diện được thiết kế để hiện đại hóa và tích hợp tất cả quy trình kinh doanh, tài nguyên và dữ liệu trong toàn tổ chức. Chúng cho phép các tổ chức tăng hiệu quả và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn bằng cách thống nhất các khía cạnh khác nhau của công ty, ví dụ như tài chính, nguồn nhân lực và quản lý chuỗi cung ứng.
Ý tưởng chính đằng sau các hệ thống ERP là tạo ra một nguồn thông tin duy nhất giúp đơn giản hóa luồng dữ liệu giữa các phòng ban và giảm thiểu nhu cầu nhập dữ liệu dư thừa. Quá trình tự động hóa này giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác và đơn giản hóa việc giao tiếp cả trong công ty và với các bên liên quan bên ngoài. Do đó, các tổ chức có thể quản lý tài nguyên tốt hơn, giảm sự chậm trễ và cải thiện hiệu suất.
Sự phát triển của hệ thống ERP
Khái niệm về hệ thống ERP phát triển từ Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP), ban đầu được phát triển để quản lý quy trình sản xuất và kiểm soát hàng tồn kho. Phần mềm MRP hỗ trợ xác định số lượng và thời điểm nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, cho phép nhà sản xuất tối ưu hóa mức tồn kho và giảm chi phí sản xuất.
Vào những năm 1980, MRP đã phát triển thành Lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP II), mở rộng phạm vi ngoài kiểm soát hàng tồn kho để bao gồm các khía cạnh khác của quản lý sản xuất như lập kế hoạch tài chính, nguồn nhân lực và lập kế hoạch năng lực. Cách tiếp cận rộng hơn này cho phép các tổ chức đồng bộ hóa và tối ưu hóa tốt hơn các quy trình sản xuất của họ. Ngành công nghiệp tiếp tục phát triển vào những năm 1990 với sự ra đời của hệ thống ERP đầu tiên, mở rộng phạm vi để bao gồm tất cả các quy trình kinh doanh, không chỉ sản xuất.
Thuật ngữ "Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp" đã trở thành thuật ngữ chung cho phần mềm tích hợp các chức năng trong toàn bộ tổ chức, cung cấp một nền tảng duy nhất để quản lý các khía cạnh khác nhau như tài chính, nhân sự, chuỗi cung ứng và quản lý quan hệ khách hàng. Với sự phát triển của internet và những tiến bộ trong công nghệ, các hệ thống ERP đã tiếp tục phát triển, kết hợp các tính năng mới như phân tích nâng cao, triển khai dựa trên đám mây và khả năng tương thích với thiết bị di động. Ngày nay, các hệ thống ERP hiện đại cung cấp một loạt các tính năng được thiết kế để giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngành đạt được hiệu quả hoạt động, khả năng thích ứng và tăng trưởng.
Các tính năng chính của hệ thống ERP hiện đại
Các hệ thống ERP hiện đại đã phát triển đáng kể kể từ những ngày đầu tiên, cung cấp nhiều tính năng để hỗ trợ các quy trình và nhu cầu kinh doanh khác nhau. Dưới đây là một số tính năng chính bạn có thể mong đợi trong một giải pháp ERP hiện đại:
- Cơ sở dữ liệu tập trung : Một tính năng quan trọng của hệ thống ERP là cơ sở dữ liệu tập trung, nơi tất cả thông tin từ các phòng ban khác nhau được lưu trữ và người dùng được ủy quyền có thể truy cập trong thời gian thực. Điều này giúp loại bỏ các kho chứa dữ liệu và đảm bảo tất cả các bên liên quan đều có quyền truy cập vào thông tin chính xác, cập nhật.
- Tài chính và Kế toán : Các hệ thống ERP thường đi kèm với các mô-đun quản lý tài chính, bao gồm các khoản phải trả, các khoản phải thu, sổ cái chung và chức năng lập ngân sách. Các mô-đun như vậy có thể theo dõi dữ liệu tài chính trong thời gian thực, tự động hóa các quy trình và tạo các báo cáo tài chính chuyên sâu để hỗ trợ việc ra quyết định.
- Quản lý chuỗi cung ứng và hàng tồn kho : Quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả là chìa khóa cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa hoạt động và giảm chi phí. Hệ thống ERP cung cấp các mô-đun để quản lý mua sắm, sản xuất, tồn kho, vận chuyển và nhận hàng, cho phép các tổ chức giảm thời gian giao hàng và duy trì mức tồn kho tối ưu.
- Quản lý nguồn nhân lực : Hệ thống ERP cũng có thể kết hợp các mô-đun nhân sự để tạo điều kiện quản lý hiệu quả nhân viên và lực lượng lao động. Các chức năng như xử lý bảng lương, quản lý phúc lợi, theo dõi thời gian và điểm danh cũng như đánh giá hiệu suất đều có thể được xử lý trong hệ thống ERP.
- Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) : Để giúp các tổ chức duy trì kết nối với khách hàng của họ và cung cấp dịch vụ xuất sắc, hệ thống ERP có thể bao gồm các mô-đun CRM . Các mô-đun này cho phép doanh nghiệp quản lý khách hàng tiềm năng, bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ khách hàng, cũng như lưu trữ và phân tích dữ liệu khách hàng để hướng dẫn các chiến lược tiếp thị và nỗ lực thu hút khách hàng.
- Phân tích và báo cáo : Các hệ thống ERP hiện đại được trang bị khả năng phân tích và báo cáo mạnh mẽ, cho phép doanh nghiệp hiểu rõ hơn về dữ liệu của họ và đưa ra quyết định sáng suốt. Các tính năng như bảng điều khiển có thể tùy chỉnh, trực quan hóa dữ liệu theo thời gian thực và báo cáo chuyên sâu cho phép đưa ra quyết định tốt hơn và nâng cao độ chính xác của dự báo.
- Triển khai dựa trên đám mây : Việc chuyển đổi sang điện toán đám mây đã dẫn đến sự gia tăng nhu cầu đối với các hệ thống ERP dựa trên đám mây. Mô hình triển khai này mang lại một số lợi thế, chẳng hạn như chi phí trả trước thấp hơn, khả năng mở rộng lớn hơn, cập nhật dễ dàng hơn và cải thiện khả năng truy cập từ nhiều thiết bị và vị trí khác nhau.
- Khả năng tương thích với thiết bị di động : Trong thế giới ngày càng di động ngày nay, nhiều hệ thống ERP cung cấp các ứng dụng di động hoặc truy cập dựa trên trình duyệt, cho phép nhân viên truy cập dữ liệu quan trọng và thực hiện các tác vụ từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của họ. Điều này cho phép các doanh nghiệp luôn linh hoạt khi đối mặt với môi trường làm việc thay đổi và đảm bảo thông tin luôn có sẵn khi được yêu cầu.
Những tính năng này, cùng với nhiều tính năng khác, làm cho hệ thống ERP hiện đại trở thành công cụ mạnh mẽ cho các doanh nghiệp đang tìm cách nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Tác động của hệ thống ERP đến hiệu quả hoạt động
Một trong những lý do chính khiến các doanh nghiệp triển khai hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là để nâng cao hiệu quả hoạt động. Bằng cách cung cấp một nền tảng toàn diện tích hợp nhiều khía cạnh của doanh nghiệp, hệ thống ERP đóng vai trò then chốt trong việc hợp lý hóa các quy trình, giảm các tác vụ thủ công và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên. Hãy cùng khám phá những cách khác nhau mà hệ thống ERP góp phần thúc đẩy hiệu quả hoạt động.
Hợp lý hóa quy trình kinh doanh
Hệ thống ERP mang lại trật tự và cấu trúc cho thế giới hỗn loạn của các quy trình kinh doanh. Các giải pháp phần mềm này tích hợp nhiều chức năng khác nhau như tài chính, nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng và quản lý quan hệ khách hàng, giúp doanh nghiệp hiểu và quản lý mối liên kết giữa các chức năng này dễ dàng hơn. Bằng cách cung cấp một nền tảng thống nhất, các hệ thống ERP đảm bảo rằng tất cả các quy trình đều tuân theo quy trình làm việc được chuẩn hóa, được xác định rõ ràng, loại bỏ sự dư thừa và nâng cao hiệu quả tổng thể.
Giảm tác vụ thủ công
Tự động hóa là một thành phần thiết yếu của các hệ thống ERP hiện đại, vì nó giảm thiểu tính chất tốn thời gian và dễ mắc lỗi của các tác vụ thủ công. Bằng cách tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại, hệ thống ERP giải phóng thời gian quý báu cho nhân viên, cho phép họ tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị gia tăng, chiến lược hơn. Đổi lại, điều này giúp tăng năng suất và giảm rủi ro sai sót có thể tác động tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh.
Nâng cao độ chính xác của thông tin
Hệ thống ERP cung cấp một nguồn thông tin duy nhất cho các doanh nghiệp bằng cách hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau vào một cơ sở dữ liệu tập trung. Điều này đảm bảo rằng tất cả các bộ phận làm việc với cùng một thông tin chính xác, giảm thiểu sự khác biệt và thông tin sai lệch giữa các thành viên trong nhóm. Thông tin chính xác là điều tối quan trọng để đưa ra quyết định sáng suốt và hệ thống ERP giúp nâng cao tính toàn vẹn của dữ liệu bằng cách xác thực, xử lý và chia sẻ dữ liệu một cách nhất quán trong toàn tổ chức.
Thông tin chi tiết về doanh nghiệp theo thời gian thực
Một trong những lợi thế đáng kể của hệ thống ERP là khả năng cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về hiệu quả kinh doanh. Với quyền truy cập tức thì vào các số liệu chính như doanh thu, chi phí, tỷ lệ sản xuất và hiệu suất của nhân viên, người quản lý có thể nhanh chóng xác định các vấn đề hoặc cơ hội và phản hồi tương ứng. Dữ liệu thời gian thực cũng cho phép các doanh nghiệp chủ động điều chỉnh chiến lược của mình, cuối cùng là nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu tác động tiêu cực đến lợi nhuận.
Hệ thống ERP và ra quyết định dựa trên dữ liệu
Ra quyết định dựa trên dữ liệu là một khía cạnh ngày càng thiết yếu của quản lý kinh doanh hiện đại. Với lượng dữ liệu khổng lồ do các doanh nghiệp tạo ra, điều quan trọng là phải có một hệ thống ERP có khả năng thu thập, phân tích và tận dụng thông tin này để cải thiện quy trình ra quyết định. Dưới đây là một số lĩnh vực mà hệ thống ERP có thể đóng góp vào việc ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Theo dõi hiệu suất và xác định các mẫu
Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp theo dõi và phân tích các điểm dữ liệu quan trọng như hiệu suất tài chính, sự hài lòng của khách hàng và năng suất của nhân viên. Khả năng theo dõi các số liệu này trong thời gian thực có thể giúp người quản lý nhanh chóng xác định các mẫu hoặc xu hướng cần chú ý hoặc hành động. Bằng cách cung cấp bảng điều khiển có thể tùy chỉnh, các hệ thống ERP hiện đại giúp những người ra quyết định dễ dàng có được bản trình bày trực quan về hiệu suất của tổ chức của họ và có được thông tin chi tiết có giá trị trong nháy mắt.
Phân tích dự đoán
Các hệ thống ERP hiện đại bao gồm khả năng phân tích dự đoán, cho phép doanh nghiệp tận dụng dữ liệu lịch sử để dự đoán chính xác các xu hướng trong tương lai. Bằng cách phân tích hiệu suất trong quá khứ và xác định các mẫu, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn về phân bổ nguồn lực, chiến lược định giá và mục tiêu bán hàng. Phân tích dự đoán cũng giúp các doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và khám phá các cơ hội mới, cuối cùng góp phần tạo nên một mô hình kinh doanh hiệu quả, bền vững hơn.
Lập kế hoạch kịch bản và DR
Các hệ thống ERP hỗ trợ những người ra quyết định chạy các kịch bản "điều gì xảy ra nếu" khác nhau để hiểu rõ hơn về hậu quả của các quyết định khác nhau. Lập kế hoạch theo kịch bản cho phép các công ty đánh giá những lợi ích và rủi ro tiềm năng của các chiến lược thay thế trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Ngoài ra, lập kế hoạch kịch bản dựa trên dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho các sự cố hoặc thảm họa tiềm ẩn, đảm bảo các quy trình khắc phục thảm họa (DR) hiệu quả hơn khi đối mặt với các sự kiện bất ngờ.
Tích hợp hệ thống ERP với các công cụ kinh doanh khác
Để tối đa hóa lợi ích của hệ thống ERP, bạn cần tích hợp nó với các công cụ và ứng dụng kinh doanh khác. Tích hợp có thể mang lại khả năng trao đổi thông tin liền mạch và hợp lý hóa quy trình làm việc trên nhiều hệ thống khác nhau, đảm bảo tính nhất quán trong toàn tổ chức. Dưới đây là một số cách doanh nghiệp có thể tích hợp hệ thống ERP với các công cụ khác.
API và dịch vụ web
Giao diện lập trình ứng dụng (API) và dịch vụ web là những phương pháp phổ biến để tích hợp hệ thống ERP với các ứng dụng khác. API cho phép các hệ thống khác nhau trao đổi dữ liệu và liên lạc với nhau bằng cách cung cấp một cách tiêu chuẩn hóa để truy cập các chức năng và tài nguyên của từng ứng dụng. Mặt khác, các dịch vụ web cho phép giao tiếp giữa các hệ thống qua internet bằng cách sử dụng các giao thức được tiêu chuẩn hóa như XML và JSON . Bằng cách áp dụng API và dịch vụ web, các doanh nghiệp có thể tạo ra một kho công nghệ gắn kết giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Giải pháp phần mềm trung gian
Các giải pháp phần mềm trung gian có thể được sử dụng để tạo cầu nối giữa hệ thống ERP và các ứng dụng khác, cho phép truyền và liên lạc dữ liệu liền mạch giữa các hệ thống khác nhau. Các công cụ phần mềm trung gian cung cấp một nền tảng tập trung để quản lý và giám sát các hoạt động tích hợp, giúp các doanh nghiệp duy trì môi trường CNTT tổng thể của họ dễ dàng hơn. Bằng cách sử dụng phần mềm trung gian, doanh nghiệp có thể xây dựng tích hợp tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu và yêu cầu cụ thể của họ, cung cấp giải pháp linh hoạt, có thể mở rộng để tích hợp hệ thống.
Tích hợp No-Code và mã thấp
Các nền tảng không cần mã và ít mã , chẳng hạn như AppMaster , cung cấp một cách dễ tiếp cận cho các doanh nghiệp để tạo các tích hợp tùy chỉnh mà không cần có kiến thức lập trình chuyên sâu. Các nền tảng này cho phép người dùng tạo kết nối giữa các hệ thống bằng giao diện kéo và thả trực quan, giúp dễ dàng liên kết các ứng dụng khác nhau và tạo quy trình làm việc liền mạch. Các công cụ tích hợp No-code và low-code có thể cho phép doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động bằng cách kết nối hệ thống ERP của họ với các công cụ thiết yếu khác như CRM, nền tảng tự động hóa tiếp thị và phần mềm phân tích.
Hệ thống ERP đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, hỗ trợ quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu và cho phép tích hợp liền mạch với các công cụ kinh doanh khác. Bằng cách đầu tư vào một hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu và yêu cầu cụ thể của họ, doanh nghiệp có thể mở ra các cấp độ mới về hiệu quả, năng suất và lợi nhuận, đảm bảo thành công lâu dài.
Lựa chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn
Lựa chọn hệ thống ERP phù hợp là điều cần thiết vì sự lựa chọn đúng đắn sẽ cho phép tổ chức của bạn hợp lý hóa quy trình làm việc và đạt được hiệu quả hoạt động tối đa. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi lựa chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn:
- Yêu cầu kinh doanh: Phân tích các quy trình kinh doanh của bạn và xác định các điểm yếu chính hoặc sự thiếu hiệu quả mà hệ thống ERP có thể giải quyết. Xác định các tính năng và chức năng sẽ hỗ trợ tốt nhất cho các mục tiêu của tổ chức bạn.
- Ngân sách và giá cả: Xác định số tiền bạn sẵn sàng đầu tư vào một hệ thống ERP và so sánh các tùy chọn khác nhau phù hợp với ngân sách của bạn. Đảm bảo xem xét tổng chi phí sở hữu, bao gồm cấp phép, đào tạo, triển khai và bảo trì liên tục.
- Khả năng mở rộng: Chọn một hệ thống ERP có thể hỗ trợ sự phát triển của tổ chức và thích ứng với nhu cầu thay đổi của bạn. Các hệ thống ERP có thể mở rộng cho phép bạn thêm các mô-đun, người dùng và địa điểm mới khi doanh nghiệp của bạn mở rộng mà không phải chịu thêm chi phí đáng kể.
- Các tính năng dành riêng cho ngành: Chọn một hệ thống ERP đáp ứng các yêu cầu riêng của ngành của bạn. Các hệ thống ERP dành riêng cho ngành bao gồm các mô-đun phù hợp để quản lý các quy trình như quy trình sản xuất, bán lẻ hoặc chăm sóc sức khỏe.
- Dễ sử dụng: Đảm bảo rằng hệ thống ERP bạn chọn có giao diện trực quan, giúp nó trở nên thân thiện với người dùng đối với các cá nhân trong tổ chức của bạn. Trải nghiệm người dùng đơn giản sẽ giúp đảm bảo quá trình áp dụng diễn ra suôn sẻ hơn.
- Tích hợp: Đánh giá hệ thống ERP tích hợp tốt như thế nào với các phần mềm và ứng dụng hiện có của bạn. Tích hợp liền mạch là rất quan trọng để giảm thời gian nhập dữ liệu thủ công và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu giữa các hệ thống.
- Hỗ trợ nhà cung cấp: Điều quan trọng là chọn nhà cung cấp ERP cung cấp hỗ trợ chất lượng, bao gồm đào tạo liên tục, cập nhật và hỗ trợ triển khai, tùy chỉnh và khắc phục sự cố.
- Tùy chọn triển khai: Đánh giá xem bạn thích hệ thống ERP tại chỗ hay hệ thống dựa trên đám mây. Các hệ thống tại chỗ thường yêu cầu đầu tư trả trước cao hơn và bảo trì liên tục, trong khi các hệ thống dựa trên đám mây có chi phí trả trước thấp hơn và mang lại tính linh hoạt cao hơn.
Cách AppMaster có thể giúp bạn xây dựng các giải pháp ERP tùy chỉnh
Nếu tổ chức của bạn có những nhu cầu riêng mà hệ thống ERP bán sẵn không đáp ứng được, hãy cân nhắc xây dựng giải pháp ERP tùy chỉnh bằng cách sử dụng nền tảng không cần mã như AppMaster. AppMaster cung cấp một cách tiếp cận mạnh mẽ và hiệu quả để phát triển các ứng dụng web, di động và phụ trợ mà không cần có kinh nghiệm viết mã. Bằng cách tận dụng các khả năng của AppMaster, bạn có thể xây dựng một giải pháp ERP tùy chỉnh phù hợp với các yêu cầu kinh doanh cụ thể của mình. Đây là cách AppMaster có thể giúp bạn tạo một hệ thống ERP riêng:
- Phát triển trực quan: Sử dụng Trình thiết kế BP trực quan của AppMaster, bạn có thể tạo các mô hình dữ liệu tùy chỉnh , logic nghiệp vụ, API REST và endpoints WSS mà không cần viết bất kỳ mã nào. Điều này cho phép bạn thiết kế một hệ thống ERP tuân thủ quy trình công việc độc đáo của tổ chức bạn.
- Tích hợp hợp lý hóa: AppMaster cho phép bạn tích hợp giải pháp ERP tùy chỉnh của mình với các hệ thống và ứng dụng hiện có một cách liền mạch bằng cách sử dụng API, đảm bảo luồng dữ liệu gắn kết và hiệu quả giữa các công cụ khác nhau.
- Khả năng mở rộng: Các ứng dụng được xây dựng trên nền tảng của AppMaster có khả năng mở rộng cao, hỗ trợ các trường hợp sử dụng tải trọng lớn và doanh nghiệp. Giải pháp ERP tùy chỉnh của bạn có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn, đảm bảo hiệu quả hoạt động bền vững.
- Triển khai nhanh chóng: AppMaster hợp lý hóa việc phát triển, triển khai và bảo trì ứng dụng, giúp quá trình này nhanh hơn gấp 10 lần và tiết kiệm chi phí hơn gấp 3 lần. Điều này cho phép tổ chức của bạn thiết lập và chạy một hệ thống ERP phù hợp trong một khoảng thời gian ngắn so với việc sử dụng các phương pháp phát triển truyền thống.
- Tùy chọn đăng ký linh hoạt: AppMaster cung cấp nhiều cấp đăng ký khác nhau để phục vụ cho các quy mô và nhu cầu kinh doanh khác nhau. Điều này cho phép bạn tạo một giải pháp ERP tùy chỉnh phù hợp với ngân sách và nguyện vọng của tổ chức bạn.
Phần kết luận
Hệ thống ERP có tác động đáng kể đến hiệu quả hoạt động, cho phép doanh nghiệp hợp lý hóa các quy trình, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và đạt được thành công lớn hơn. Việc chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn đòi hỏi phải xem xét cẩn thận các yếu tố như yêu cầu kinh doanh, ngân sách, khả năng mở rộng và các tính năng dành riêng cho ngành.
Đối với các tổ chức đang tìm kiếm một giải pháp ERP phù hợp, một nền tảng no-code như AppMaster có thể giúp tạo các ứng dụng web, di động và phụ trợ tùy chỉnh phù hợp với các yêu cầu kinh doanh riêng. Bằng cách khai thác sức mạnh của AppMaster, tổ chức của bạn có thể xây dựng và triển khai một hệ thống ERP riêng nhằm tối đa hóa tiềm năng hoạt động của bạn và thúc đẩy thành công.
