Bouw een scherm voor een wachtrijtracker in de kapsalon om walk-ins toe te voegen, wachttijd te schatten en klanten te melden wanneer ze aan de beurt zijn, met eenvoudige regels en een helder proces.
Een drukke kapsalon loopt steeds tegen hetzelfde probleem aan: walk-ins komen in korte tijd binnen, de volgorde wordt vaag en personeel besteedt het volgende uur aan vragen als: “Hoelang is de wachttijd?” Als de rij in iemands hoofd leeft (of op een papiertje), leiden kleine foutjes tot veel wrijving. Een klant stapt even naar buiten en mist zijn beurt. Iemand beweert “eerder” te zijn geweest. De balie geeft een schatting die niet klopt.
Een wachtrijtracker voor kapsalons is geen volledig afsprakensysteem. Het is één snel, betrouwbaar scherm dat je team tijdens piekmomenten kan gebruiken. Het doel is niet perfectie maar consistentie: één gedeelde rij, één duidelijke volgorde en een eenvoudige schatting waar iedereen naar kan wijzen.
Voor een eerste versie focus je op de paar dingen die het meeste chaos wegnemen:
“Af” voor v1 ziet er zo uit: een medewerker kan de telefoon openen, vijf walk-ins toevoegen zonder de winkel te vertragen, en de lijst blijft helder zelfs als mensen weggaan, van service wisselen of een barbier vrij komt. Klanten krijgen één notificatie op het juiste moment en personeel kan met één tik iemand als begonnen of klaar markeren.
Houd die definitie van voltooid strak, ook als je een no-code tool gebruikt. Je kunt later altijd verfijnen (servicemenu’s, barbier-toewijzing, analytics). Eerst: los de dagelijkse pijn op: een nette rij, een redelijke wachttijdschatting en één simpel “klaar”-bericht.
De meeste zaken hebben grofweg drie rollen, ook al draagt één persoon soms alle petten: degene die incheckt, de barbiers die de volgende roepen, en de eigenaar/manager die wil dat de dag rustig blijft.
Als je een vaste balie hebt, moet het scherm op snelheid gericht zijn. Het moet een paar tikken kosten om een walk-in toe te voegen, een paar tikken om notities te wijzigen (bijv. “skin fade” of “baard trimmen”) en één snelle actie om een status te veranderen.
Als barbiers de lijst zelf beheren, hebben ze grote, eenvoudige knoppen nodig. De “volgende”-actie moet duidelijk zijn. De lijst moet alleen tonen wat nu helpt: klantnaam, service en hun positie.
Bepaal wat klanten kunnen zien. Meestal heb je drie opties:
Wat je ook kiest, stel verwachtingen op het scherm: wachttijden zijn schattingen, geen beloftes. Een schatting van 15 minuten die 25 wordt, is normaal. De volgorde kan ook veranderen als iemand een specifieke barbier wil of een langere service nodig heeft.
Kies één regel voor eerlijkheid en houd je eraan. De meeste zaken doen het beste met ofwel strikt wie-het-eerst-komt-het-eerst-maalt, of met personeel-gestuurde volgorde met een zichtbare reden (bijv. “afspraakprioriteit” of “gevraagd: Barbier A”).
Een walk-inlijst werkt alleen als elk record in één oogopslag twee vragen beantwoordt: wie wacht en waar wachten ze op. Houd verplichte velden minimaal zodat personeel iemand kan inchecken terwijl ze hem begroeten.
Voor elke walk-in begin je met het basis. Een naam is meestal genoeg om iemand te roepen. Een telefoonnummer helpt bij notificaties en no-shows. Service en inchecktijd zijn wat de rij consistent in plaats van willekeurig laat voelen.
Een praktisch minimum record:
Voeg daarna duidelijke statussen toe zodat de lijst waarheidsgetrouw blijft. Als je alleen “waiting” en “done” hebt, raakt het scherm na de eerste piek snel uit sync. Veelgebruikte statussen die goed werken: Waiting, In chair, Done, No-show en Cancelled.
Als je betere schattingen wilt zonder de incheck te vertragen, voeg dan één of twee optionele tikken toe:
Terugkerende klanten verdienen een slimme aanpak. Twee praktische opties: snelle selectie uit recente klanten na het typen van een paar letters, of één-tik “laatste gebruikte service” zodra hun naam is geselecteerd.
Een goede wachttijdschatting draait niet om perfect zijn. Het draait om consistent zijn, vaak bijwerken en nooit iets beloven wat je niet kunt halen.
Begin met een eenvoudige regel: geschatte wachttijd = (aantal mensen vooraan x gemiddelde servicetijd). Als je gemiddelde knipbeurt 20 minuten is en er staan drie mensen voor, is je eerste schatting ongeveer 60 minuten.
De meeste zaken hebben niet één "standaard" service. Zelfs een eenvoudige onderverdeling maakt de schatting realistischer:
Wanneer je een walk-in toevoegt, kies je de service en laat je de app die tijd gebruiken in plaats van een generieke gemiddelde. Als je twijfelt, neem dan iets langer als standaard. Een paar minuten te vroeg is fijn; 15 minuten te laat voelt als liegen.
Bij meer dan één barbier heb je twee makkelijke benaderingen:
Om eerlijk te blijven tijdens drukte, toon een bereik zoals “15–25 min” door een kleine buffer toe te voegen (bijv. 25% bovenop de berekende tijd).
Werk schattingen bij op duidelijke momenten: wanneer een walk-in wordt toegevoegd, wanneer een service begint, wanneer een service eindigt en wanneer personeel de lijst herschikt.
Een walk-inscherm werkt alleen als personeel het met één hand kan bedienen, snel, terwijl een klant iets zegt. Geef snelheid prioriteit boven opties.
Houd het bovenste deel altijd klaar: één contrastrijke Add Walk-in-knop en een zoekvak. Zoeken moet naam of telefoon in een paar toetsaanslagen matchen zodat je snel iemand vindt die even buiten stond.
Daaronder moet de wachtrijl het meeste werk doen. Elke rij moet in één oogopslag twee vragen beantwoorden: “Wie is dit?” en “Hoe lang duurt het nog tot ze in de stoel zitten?” Een degelijke rij bevat meestal het volgnummer, klantnaam, service, status en een eenvoudig wachttijd-badge (bijv. “15 min”).
Maak acties één-klik en consequent. De meest gebruikte acties moeten als knoppen in de rij staan, niet weggestopt achter menu’s: start service, markeer klaar, stuur bericht, verplaats omhoog/omlaag of verwijder als iemand weggaat. Als je iconen gebruikt, voeg dan korte labels toe zodat er geen verwarring ontstaat.
Plan een duidelijk leegscherm voor rustige uren. In plaats van een blanco scherm, toon “Niemand wacht” met één duidelijke actie om de volgende walk-in toe te voegen.
Op kleine schermen wint leesbaarheid. Gebruik grote tikgebieden en korte labels. Als een rij te vol voelt, houd notities uit de lijst en toon ze pas na het tikken op de rij.
Een walk-in-flow werkt alleen als het snel is. Iedereen bij de balie moet een klant binnen een paar seconden kunnen toevoegen en de lijst moet zichzelf bijhouden naarmate de dag vordert.
Begin met een dagelijkse wachtrij, maar laat personeel het niet handmatig opzetten. Een praktische regel is: maak de wachtrij van vandaag automatisch aan zodra iemand voor het eerst wordt toegevoegd.
Een simpele lus die alles soepel houdt:
Wanneer de service start, is de belangrijkste actie één statusverandering. Als een barbier klaar is, tikt het personeel de volgende persoon aan en markeert die als In chair. Dat zou iedereen moeten opschuiven en de schattingen verversen zodat niemand de lijst handmatig hoeft te herschikken.
Houd notificaties bewust, niet automatisch. Als iemand bijna aan de beurt is, tikt personeel Notify om een “Je bent volgende” bericht te sturen. Log het (tijd verzonden, kanaal) om dubbele berichten te voorkomen bij ploegwissels.
Sluit items met duidelijke uitkomsten: Done, No-show of Cancelled. Als iemand even wegloopt, kun je ze in de rij houden maar tijdelijk als away markeren (of een korte notitie toevoegen) zodat personeel ziet waarom ze gemist zijn.
Een goede notificatie bespaart iedereen tijd. Een slechte trilt te vaak, verwart mensen of komt bij de verkeerde nummer terecht.
Begin met één kanaal dat de zaak elke dag betrouwbaar kan gebruiken. Als de meeste klanten een telefoonnummer delen, is SMS vaak het eenvoudigst. Als je salon al Telegram of e-mail gebruikt, gebruik dat.
Houd sjablonen kort en duidelijk:
Bevestig één keer het nummer bij nieuwe nummers. Een snelle “noem de laatste 2 cijfers” voorkomt de klassieke fout: de verkeerde persoon bellen of sms’en en daarna discussie aan de balie.
Bepaal je no-show-regel van tevoren en houd die consequent. Bijvoorbeeld: als ze zich niet binnen zeven minuten na “Direct klaar” melden, markeer als No-show, informeer de volgende en noteer het kort zodat personeel het rustig kan uitleggen.
Houd een audit-trail zodat klachten feiten worden in plaats van gissingen:
De meeste problemen met wachtrijen gaan niet over de app maar over gewoontes die de lijst oneerlijk of onbetrouwbaar maken.
Een grote fout is mensen verplaatsen zonder reden. Iemand wordt hoger gezet omdat het “maar een snelle beurt” is, en later ontstaat er ruzie. Als je herschikken toestaat, eis dan een korte notitie zoals “promo redo” of “kinderknip, 10 min” zodat iedereen weet waarom het gebeurde.
Schattingen gaan ook stuk als ze de realiteit negeren. Met twee barbiers beweegt de rij parallel. Als de één een fade + baard doet en de ander een snelle trim, maakt het elke plek even lang behandelen je schattingen willekeurig.
Een ander veelvoorkomend probleem is zwakke statussen. Als er geen eenvoudige manier is om een no-show of annulering te markeren, wordt de lijst onbetrouwbaar en stopt personeel met vertrouwen.
Een paar regels die de rij schoon houden:
Privacy is makkelijk te vergeten. Een openbaar “Now serving”-scherm toont best alleen voornaam en misschien de beginletter van de achternaam, niet volledige telefoonnummers.
Voer vóór een drukke dag een korte “balie-oefening” uit. Geef de telefoon aan degene die echt incheckt. Vraag hen om vijf walk-ins achter elkaar toe te voegen terwijl ze met iemand praten. Als het in dat moment niet snel is, is het dat ook niet om 14:00 op zaterdag.
Controleer de basis:
Als op een vraag “soort van” staat, vereenvoudig het scherm. Verwijder velden, reduceer tikken en maak de primaire knop onmiskenbaar.
Wachtrijen raken rommelig als gisteren’s lijst doorloopt naar vandaag. Bepaal wat “sluitingstijd” betekent in de app.
Je wilt twee dingen tegelijk: morgen een schone lei en vandaag records bewaren (wachttijden, no-shows, volume per service). Een simpele aanpak is een End day-actie die afgehandelde en no-show items archiveert en actieve items alleen na bevestiging wist.
Test dit scenario: voeg een walk-in toe, start ze, maak ze klaar en corrigeer daarna een fout (verkeerde serviceduur of status). Als het corrigeren meer dan een paar tikken kost, stopt het team met het gebruiken van de lijst.
Het is 10:00 uur op zaterdag. Je hebt twee barbiers: Sam en Lee. Je tracker start leeg met een standaard serviceduur die je per klant kunt aanpassen.
Om 10:02 komen drie walk-ins binnen in vijf minuten:
Je voegt iedereen toe met service en geschatte duur. De app zet ze op volgorde en toont een wachttijd op basis van wie er nu in de stoel zit. Sam neemt Jordan. Lee start Maya.
Om 10:12 is Jordan eerder klaar. Sam is sneller vrij dan verwacht, dus Chris’ geschatte start verschuift naar voren. De app zou moeten herberekenen wanneer je Jordan op Done zet en Chris In chair markeert (of Chris aan Sam toewijst). Ondertussen loopt Lee met Maya 10 minuten uit, waardoor iedereen die op Lee wacht wordt teruggeduwd. Daarom werkt het koppelen van wachttijd aan de status van elke barbier beter dan één simpele lijn zodra het druk wordt.
Om 10:20 gaat Chris even koffie halen. In plaats van hem te verwijderen (wat de volgorde breekt), voeg je een korte notitie toe zoals “Back in 10” en markeer je hem tijdelijk als away. De rij blijft eerlijk en personeel ziet waarom de volgende plek niet opschuift.
Na de piek helpt zelfs basale geschiedenis je betere standaarden te zetten voor de volgende zaterdag: servicetype, geschat vs werkelijk, no-shows en gemiddelde wachttijd per dag/tijd.
De snelste manier om waarde te krijgen is een piepkleine release te lanceren. Deze app heeft op dag één geen vijf schermen en een dashboard nodig. Het heeft één plek nodig waarop je personeel kan vertrouwen, ook als het luid is.
Begin met een v1 die drie dingen goed doet: voeg een walk-in in seconden toe, toon een geschatte wachttijd en markeer mensen als In chair of Done. Voor notificaties kies je één kanaal en houd je dat consequent.
Houd v2 simpel zodat extra’s de lancering niet vertragen: een gedeeld wachtscherm op tablet of tv, basis-analytics, kioskmodus voor personeel, barbier-specifieke rijen of optionele betalingen bij hoge no-show periodes.
Maak regels aanpasbaar zonder rebuild. Je gemiddelde servicetijd verandert als je een nieuwe barbier huurt, een service toevoegt of een actie draait. Serviceduur, buffertijd en berichttekst moeten makkelijk aan te passen zijn.
Als je zonder code wilt bouwen en itereren, kan AppMaster (appmaster.io) praktisch zijn voor dit soort interne tools: je kunt de wachtrijdata modelleren, een mobiele UI bouwen en de “add, update, notify” logica visueel instellen, terwijl er toch echte broncode wordt gegenereerd.
Lever het aan je team voor één weekend, noteer elk moment dat ze aarzelen en los die punten op voordat je iets nieuws toevoegt.
Wat lost een walk-in wachtrijtracker eigenlijk op in een kapsalon?Een walk-in-wachtrijtracker houdt één gedeelde, actueel bijgewerkte rij bij zodat personeel niet de volgorde hoeft te onthouden of de hele tijd dezelfde vraag over wachttijd hoeft te beantwoorden. Het vermindert discussies, gemiste beurten en inconsistente schattingen tijdens drukte.
Welke informatie moet ik verplicht maken bij het toevoegen van een walk-in?Begin met naam (of initialen), serviceniveau en een automatisch ingevulde inchecktijd. Voeg telefoonnummer en een korte notitie alleen toe als het helpt, want trage incheck maakt rijen chaotisch.
Hoe bereken ik wachttijd zonder het ingewikkeld te maken?Gebruik eerst een eenvoudige regel: totale minuten van de diensten vooraan gedeeld door het aantal barbiers dat werkt, en voeg een kleine buffer toe zodat je niet constant "te laat" bent. Werk de schatting bij wanneer iemand wordt toegevoegd, begint, klaar is of wanneer de lijst wordt herschikt.
Moet ik één gedeelde rij gebruiken of aparte rijen per barbier?Als barbiers rouleren en iedereen elke klant kan nemen, is één gedeelde rij meestal het makkelijkst en het eerlijkst. Als barbiers specialiseren of klanten vaak om een specifieke persoon vragen, voorkomen aparte rijen (of een veld ‘gewenste barbier’) misleidende schattingen.
Welke statussen heb ik nodig zodat de lijst accuraat blijft?Houd statussen duidelijk en snel: Waiting, In chair, Done, No-show en Cancelled. Zonder een no-show- en annuleringsstatus raakt de lijst snel uit sync en verliezen mensen vertrouwen.
Hoeveel notificaties moet ik sturen zodat klanten niet geïrriteerd raken?Stuur minder berichten, niet meer. Een goed uitgangspunt is één "je bent aan de beurt"-melding wanneer ze aan de beurt zijn, plus optioneel een korte heads-up als je dat nodig hebt. Bevestig bij nieuwe nummers één keer de laatste twee cijfers om fouten te voorkomen.
Hoe houd ik de wachtrij eerlijk als mensen worden verplaatst?Bepaal één eerlijkheidsregel en houd je eraan, en maak uitzonderingen zichtbaar. Als je herschikken toestaat, verplicht dan een korte reden zodat het personeel het rustig kan uitleggen en de rij niet willekeurig lijkt.
Wat mogen klanten zien op een gedeeld display?Als klanten het scherm kunnen zien, toon alleen voornaam en eventueel de beginletter van de achternaam (of een ticketnummer) plus een geschatte wachttijd. Houd telefoonnummers en gedetailleerde notities op schermen die alleen personeel ziet om privacy te bewaren.
Hoe ontwerp ik het mobiele scherm zodat personeel het tijdens drukte kan gebruiken?Maak het hoofdscherm met één hand bruikbaar: één duidelijke Add-knop, een snelle zoekbalk en één-klik acties per rij. Als het toevoegen van een walk-in in echte omstandigheden langer dan ~10 seconden duurt, verwijder velden en extra stappen.
Kan ik dit bouwen met een no-code tool en toch iets betrouwbaars opleveren?Ja, zolang het no-code hulpmiddel een simpel datamodel, een snelle mobiele UI en betrouwbare logica voor toevoegen, bijwerken en notificeren ondersteunt. AppMaster is een praktische optie als je dit zonder coderen wilt bouwen terwijl je nog echte broncode kunt genereren.
21 jan 2026
8 min
20 jan 20268 min
20 jan 20267 minExperimenteer met AppMaster met gratis abonnement.
Als je er klaar voor bent, kun je het juiste abonnement kiezen.
