Bouw een tracker voor onderhoudsintervallen van je vloot om voertuigen, services, onderdelen en kosten vast te leggen en je team te waarschuwen voordat de volgende beurt of kilometerstand bereikt is.
Onderhoud wordt gemist wanneer de 'waarheid' verspreid staat over papieren logs, een whiteboard, een werkplaatsboek en een paar spreadsheets die maar één persoon weet bij te houden. Een truck komt later terug, iemand vergeet de kilometerstand in te voeren en de volgende olieverversing glijdt ongemerkt voorbij.
De kost is zelden slechts één late service. Gemist onderhoud leidt tot stilstand als een voertuig uitvalt op een drukke dag, gehaaste onderdelenbestellingen die meer kosten, en terugkerende problemen omdat de laatste reparatienotities onvolledig waren. Zelfs als de reparatie simpel is, is de ontregeling dat niet.
'Volgende beurt' is ook lastiger dan het lijkt. Veel vlootbedrijven houden meer dan één klok bij: kalender tijd (elke 90 dagen), kilometerstand (elke 10.000 mijl/kilometer) en motoruren (elke 250 uur). Houd je er maar één bij, dan klopt het voor een deel van de vloot niet. Houd je alle drie handmatig bij, dan stoppen mensen met vertrouwen op de cijfers.
Een degelijke tracker voor onderhoudsintervallen doet vier dingen:
Een tracker werkt alleen als de basisconsistent is. Behandel elk voertuig (of stuk apparatuur) als een 'unit' met één duidelijk record. Geef het een unit-ID die nooit verandert, en voeg dan identificaties toe waar mensen echt op zoeken, zoals kenteken of VIN.
Leg genoeg context vast om verwarring te voorkomen wanneer hetzelfde model op verschillende plekken staat. Locatie is belangrijk (terrein, vestiging, kluslocatie). Een toegewezen chauffeur of team helpt wanneer je snel een odometerstand nodig hebt of een 'is dit gedaan?' antwoord.
De timing van onderhoud hangt af van gebruik, dus beslis of elke unit wordt gevolgd op basis van kilometers, motoruren of beide. Bedenk ook hoe standen worden bijgewerkt. Als standen alleen veranderen wanneer er een reparatieticket wordt geopend, zal 'volgende beurt' wegglijden.
Houd deze velden simpel en verplicht:
Definieer servicetypes in eenvoudige taal die mensen herkennen: olieverversing, veiligheidsinspectie, remservice, bandenrotatie, jaarlijkse APK en soortgelijke werkzaamheden. Elke voltooide service-invoer moet aangeven wat er gedaan is, welke onderdelen zijn gebruikt en wat het gekost heeft.
Voor onderdelen, registreer de naam of het nummer, hoeveelheid en leverancier zodat je terugkerende storingen ziet en bestel fouten voorkomt. Scheid bij kosten arbeid van onderdelen en voeg belastingen en vergoedingen toe. Een korte aantekening helpt meer dan je verwacht. Werkplaatsnaam, monteur en één regel over wat is gevonden en gerepareerd maken ruwe cijfers betrouwbaar.
Een service-interval is een regel die zegt wanneer het onderhoud de volgende keer moet plaatsvinden. De meeste vlootbedrijven hebben twee klokken nodig: één op basis van gebruik (kilometers of uren) en één op basis van tijd (dagen). Een goede tracker ondersteunt beide regels, of beide tegelijk.
Voor elk servicetype definieer je het interval zoals je het hardop zou zeggen: 'elke 5.000 mijl', 'elke 90 dagen', of 'elke 5.000 mijl of 90 dagen, wat het eerst komt.' Die laatste optie is belangrijk omdat een voertuig weken kan stilstaan en toch tijdsgebonden onderhoud nodig heeft.
Verschillende assets hebben vaak verschillende schema's nodig. Een personenauto, een bakwagen en een heftruck kunnen allemaal 'routineonderhoud' hebben, maar de triggers zijn anders. Houd de logica consistent en varieer de cijfers per voertuigklasse zodat je rapportage vergelijkbaar blijft.
Een 'bijna due'-drempel is het vroegtijdige waarschuwingsvenster dat je helpt werk te plannen voordat je te laat bent. Stel het in in dezelfde eenheden als je interval, bijvoorbeeld:
Dit verandert een harde deadline in een werkbaar venster, zodat je onderdelenbestellingen kunt bundelen en werkplaatsruimte kunt boeken.
Eén besluit maakt of breekt vertrouwen: wat gebeurt er nadat een service gemist is. Je kiest meestal één van twee regels.
Kies één regel per servicetype, noteer het en pas het elke keer op dezelfde manier toe.
Een tracker werkt het beste wanneer het datamodel saai en consistent is. Je wilt een paar duidelijke tabellen die netjes verbinden, zodat elk serviceregister drie vragen beantwoordt: welk unit is onderhouden, wat is gedaan en wat heeft het gekost.
Begin met deze kernonderdelen:
Voeg papierwerkvelden alleen toe als je ze gaat gebruiken (factuurnummer, garantiedatum, bijlagen of een simpele pending/approved vlag).
Een tracker werkt alleen als 'volgende beurt' correct blijft, zelfs wanneer standen veranderen. De meest betrouwbare regel is simpel:
'Volgende beurt = laatst voltooide servicedatum of -stand + interval'
Dat betekent dat het laatst voltooide serviceregister de bron van waarheid is, niet een gok gebaseerd op wat je denkt dat er had moeten gebeuren.
De meeste vlootbedrijven rekenen vanaf ten minste één meter (odometer of motoruren) en vaak ook een datumbasis, omdat sommige voertuigen uren maken zonder veel kilometers.
Houd de logica consistent:
Bereken daarna een status die iedereen kan begrijpen: OK, bijna due of overdue.
Voorbeeld: de laatst uitgevoerde olieverversing van een bestelwagen was bij 42.000 mijl en het interval is 5.000. Volgende beurt is bij 47.000. Als de huidige odometer 46.600 is, is het bijna due. Als het 47.200 is, is het overdue.
Nauwkeurigheid hangt af van recente standen. Bewaar de laatst bekende kilometers/uren per unit en werk dit bij op een vast ritme (wekelijks, bij tanken of via chauffeursmeldingen). Als iemand een verkeerde stand invoert, lopen waarschuwingen snel scheef.
Een audittrail beschermt ook het vertrouwen. Log wie een stand heeft bijgewerkt, wanneer het veranderde en wat de oude waarde was.
Een tracker werkt wanneer dezelfde acties in dezelfde volgorde gebeuren. Een wekelijkse routine houdt de data schoon en maakt waarschuwingen voor 'bijna due' geloofwaardig.
Maak kernrecords aan en hergebruik ze telkens:
Daarna zou elke servicegebeurtenis hetzelfde patroon moeten volgen: open de werkopdracht, registreer standen, voeg arbeidstijd toe, voeg gebruikte onderdelen toe en sluit af.
Kies één dag en tijd en behandel het als payroll. Het gebeurt, ook als het druk is.
Eerst verzamel je standen. Chauffeurs kunnen odometerfoto's indienen, dispatch kan bevestigen via telematica of technici leggen het vast tijdens inspecties. Vervolgens bekijk je de 'bijna due'-lijst en maak je werkopdrachten voor alles dat vóór de volgende planningscyclus aan de beurt komt.
Als het werk klaar is, sluit de werkopdracht meteen. Voeg onderdelen en hoeveelheden toe en voer daarna de definitieve kosten in. Als je regels dat vereisen, stuur de kosten ter goedkeuring voordat je sluit.
Als data ontbreekt, gebruik dan een duidelijke fallback: houd de laatst bekende stand, schat op basis van gemiddelde wekelijkse kilometers en markeer het record als needs reading. Raak het niet stilzwijgend aan en zet het als bevestigd.
Meldingen werken als ze de juiste persoon op het juiste moment bereiken. In vlootonderhoud betekent dat meestal verschillende meldingen voor verschillende rollen: de onderhoudsleider (om werk te plannen en toe te wijzen), de operations manager (om beschikbaarheid te beschermen), de chauffeur (om het voertuig binnen te brengen) en soms een leverancier (wanneer extern onderhoud nodig is).
Maak triggers specifiek en koppel ze aan een duidelijke beslissing. 'Bijna due' en 'overdue' zijn de basis. Twee extra triggers voorkomen vaak budgetverrassingen: ongewoon hoge kosten (onderdelen of arbeid boven een ingestelde drempel) en herhaalde reparaties (hetzelfde probleem meerdere keren in een korte periode).
Kies kanalen die je team al gebruikt. E-mail werkt voor dossiers. SMS valt moeilijk te missen. Telegram werkt goed voor werkplaatsen die in chat leven.
Vermijd meldingsmoeheid door ruis te verminderen en simpele escalatieregels toe te voegen. Eén praktische aanpak:
Elke melding moet beantwoorden: 'wat is het, waarom nu, wat nu' zonder extra klikken. Voeg unit-ID en locatie toe, de reden van due (datum, kilometerstand, uren), de laatste servicesamenvatting en de naam van de eigenaar.
Een tracker is alleen zo nuttig als de cijfers die mensen geloven. Als kosten willekeurig aanvoelen, stopt het team met kijken. De oplossing is simpel: definieer wat telt als een servicegebeurtenis, registreer onderdelen altijd op dezelfde manier en scheid ramingen van werkelijke kosten.
Twee kostenoverzichten beantwoorden de meeste vragen snel: kosten per voertuig per maand, en kosten per kilometer (of per motoruur). Maandelijkse kosten laten budgetafwijking zien. Kosten per kilometer/uur tonen welke units echt duur zijn, ook als ze minder vaak in de werkplaats staan.
Houd rapporten kort en begrijpbaar en run ze wekelijks en maandelijks:
Als je eenmaal onderdelengebruik hebt, zoek naar terugkerende patronen: dezelfde remblokken elke 6 weken, een filter bij elk bezoek of diagnotische jobs die terugkomen. Dat zijn sterke aanwijzingen voor verspilling, opleidingsbehoefte of een echt mechanisch probleem.
Om in-house versus externe werkplaatsen te vergelijken, registreer arbeid als uren en tarief (ook voor je eigen team). Anders lijkt een unit met lage factuurkosten maar hoge interne arbeid goedkoper dan hij in werkelijkheid is.
Tot slot: houd notities kort maar specifiek. Eén zin is genoeg: 'stofrijke route, verstopte filter', 'chauffeur meldt hard remmen' of 'herhaald bandenslijtage op kluslocatie A.' Die notities verklaren de cijfers en helpen herhaling te voorkomen.
Een lokaal servicebedrijf heeft 25 busjes verdeeld over twee terreinen: 14 op North Yard en 11 op South Yard. Sommige busjes maken lange snelwegroutes (1.200 mijl per week). Andere rijden kort stop-and-go werk (250 mijl per week). Voor ze een tracker hadden gebeurde onderhoud alleen als een chauffeur klaagde of een sticker werd opgemerkt.
Op maandagochtend opent de operations lead de wekelijkse onderhoudsweergave. De tracker controleert elk busje tegen zijn service-intervalregels (kilometers en dagen) en een 'bijna due'-drempel van 10% van het interval of 14 dagen, wat het eerst komt. Deze week markeert het drie busjes als bijna due en één als overdue. Twee van de bijna due busjes zijn hoge-kilometer units die de grens donderdag passeren. Het overdue busje is een laag-kilometer voertuig dat toch de tijdsgrens bereikte.
Ze pakken Busje 12 (overdue) en loggen een olieverversing. Het record bevat onderdelen en arbeid: 6 liter olie, een oliefilter en 0,8 uur arbeid. Zodra de service is opgeslagen, werkt de tracker de volgende beurt datum en volgende beurt kilometerstand bij op basis van dat busje's intervalregel.
Hun wekelijkse planning blijft simpel:
Na een maand is het doel duidelijk: minder pechsituaties langs de weg, minder bestellingen op dezelfde dag en uitgaven die logisch zijn omdat onderdelen en arbeid samen met de servicegeschiedenis worden vastgelegd.
De meeste systemen falen om dezelfde reden: mensen stoppen met vertrouwen in 'volgende beurt'. Zodra dat gebeurt, grijpt iedereen terug naar plakbriefjes en geheugen.
De grootste valkuil is verouderde standen. Als kilometer- of uurstanden alleen worden bijgewerkt bij een service, loopt de tracker altijd achter. Maak van het bijhouden van standen een routine, geen uitzondering.
Een andere veelvoorkomende kwestie is het door elkaar gebruiken van gepland werk en onverwachte reparaties. Preventieve taken (zoals 5.000 mijl services) hebben schone templates en consistente namen nodig. Eenmalige reparaties (zoals 'spiegel vervangen na incident') moeten duidelijk als correctief worden gelabeld. Meng je ze, dan worden rapporten rommelig en raakt de intervallogica verstoord.
Kosten lopen ook snel vast als onderdeleninformatie incompleet is. Een 'remblokken' regel zonder hoeveelheid, eenheidsprijs en leverancier maakt kostentracking tot raden.
Vijf faalpunten om op te letten:
Eén realiteitstest: als de 'bijna due' lijst elke dag 40% van de vloot bevat, zullen mensen het negeren. Als het je pas 24 uur van tevoren waarschuwt, kun je geen onderdelen bestellen of werkplaatsplekken plannen. Kies een venster dat past bij hoe je werkplaats echt plant.
Eigenaarschap is ook belangrijk. Eén rol moet meldingen beoordelen, werkopdrachten openen en de lus sluiten. Zonder dat wordt zelfs een perfect systeem een stille lijst met overdue items.
Voordat je een tracker vertrouwt voor planning, doe een kwaliteitscontrole. De meeste uitrolproblemen ontstaan omdat de basis inconsistent is, niet omdat de wiskunde moeilijk is.
Als dit consistent is, stopt 'volgende beurt' met heen en weer springen.
Begin klein zodat het daadwerkelijk gebruikt wordt. Kies 5 tot 10 voertuigen en slechts een paar services die je al routinematig doet (olieverversing, bandenrotatie, jaarlijkse inspectie). Als de basis werkt, voeg je meer units en intervallen toe.
Bepaal vooraf hoe servicedata het systeem binnenkomt voordat je iets bouwt. Als technici de hele dag op het terrein zijn, is een snelle mobiele formulierinterface het belangrijkst. Als het kantoor werkorders afsluit en facturen invoert, volstaat een desktopscherm. Veel vlootbedrijven hebben beide nodig, maar houd de eerste versie simpel.
Stel machtigingen vroeg in zodat data niet rommelig wordt. Wees expliciet over wie voertuigen en standen mag bewerken, wie onderdelen en arbeid mag registreren, wie een service mag afsluiten, wie kosten mag goedkeuren en wie intervalregels en 'bijna due'-drempels mag aanpassen.
Als je een interne tracker wilt bouwen in plaats van spreadsheets aan elkaar te plakken, is AppMaster (appmaster.io) één optie. Het laat je een echte database maken voor voertuigen, services en onderdelen, bedrijfsregels toevoegen voor goedkeuringen en statuswijzigingen, en service-waarschuwingen versturen via de kanalen die je team al gebruikt.
Waarom blijft onderhoud in vlootbedrijven uit, ook als ze een spreadsheet gebruiken?De meeste vlootbedrijven missen onderhoud omdat informatie verspreid staat over papieren notities, whiteboards en spreadsheets die niet synchroon worden gehouden. Een tracker lost dit op door één bron van waarheid per voertuig te bewaren en 'volgende beurt' automatisch te berekenen vanaf de laatst voltooide service, zodat niets op geheugen gebaseerd is.
Wat is de minimale data die ik per voertuig moet vastleggen om een tracker te laten werken?Begin met de basis: een permanent unit-ID, een zoekbare identificatie zoals kenteken of VIN en een duidelijke status zoals actief of buiten dienst. Voeg de laatste kilometerstand of uurstand toe plus de datum waarop die stand is bevestigd, want 'volgende beurt' is maar zo nauwkeurig als de meest recente stand.
Moeten onderhoudsintervallen gebaseerd zijn op kilometers, motoruren, dagen of op alles tegelijk?Gebruik 'wat het eerst komt' wanneer een service op basis van tijd of gebruik moet gebeuren, bijvoorbeeld elke 5.000 mijl of elke 90 dagen. Dat voorkomt dat voertuigen met weinig kilometers tijdsgebonden onderhoud missen en dat voertuigen met veel kilometers de kilometergrens passeren.
Hoe kies ik een 'bijna due'-drempel die mensen niet negeren?Een goed uitgangspunt is een waarschuwingsvenster dat past bij hoe ver je realistisch vooruit kunt plannen, zoals 500 mijl of 14 dagen. Als je werkplaats een week vooruit plant en onderdelen een paar dagen nodig hebben, faalt een venster dat je pas 24 uur van tevoren waarschuwt, zelfs als de berekening klopt.
Hoe moet 'volgende beurt' worden berekend zodat het accuraat blijft?Reken standaard vanaf het laatst voltooide serviceregister, niet vanaf wanneer je denkt dat het had moeten gebeuren. Dat houdt het systeem consistent en maakt de servicegeschiedenis de bron van waarheid, vooral als standen laat worden bijgewerkt of een voertuig onverwacht terugkomt van een klus.
Hoe vaak moeten chauffeurs of dispatch kilometer- of uurstanden updaten?Maak van het bijwerken van standen een routine en koppel het aan iets dat al gebeurt, zoals wekelijkse check-ins, tanken, einde dienst of inspecties. Bewaar ook de datum van de stand, zodat iedereen kan zien of het getal vers of verouderd is voordat ze op 'bijna due' of 'overdue' vertrouwen.
Welke onderdelen- en kostengegevens zijn het belangrijkst voor betrouwbare rapportage?Registreer onderdelen met voldoende detail om herhaalde bestel- en foutbestellingen te voorkomen: onderdeelnaam of SKU, hoeveelheid, leverancier en eenheidsprijs. Splits arbeidskosten van onderdelen en voer daadwerkelijke kosten in wanneer het werk wordt afgesloten, zodat je later kunt vertrouwen op kosten per voertuig en kosten per mijl/uur.
Welke meldingen helpen onderhoudsteams echt in actie te komen in plaats van ruis te creëren?Geef elke melding een eigenaar en een volgende stap, en stop meldingen zodra de service is gepland of voltooid. Een gangbaar patroon is: een wekelijkse samenvatting voor planning, dagelijkse herinneringen voor items die dichtbij de deadline zijn, en directe meldingen alleen voor overdue of onverwacht dure werkzaamheden, zodat mensen het niet negeren.
Hoe voorkom ik dat preventief onderhoud en onverwachte reparaties door elkaar gaan lopen in de tracker?Houd preventief onderhoud en incidentele reparaties duidelijk gescheiden, ook als ze dezelfde dag gebeuren. Als correctieve reparaties onder dezelfde templates worden weggeschreven als geplande services, raakt de intervallogica verstoord en worden rapporten onduidelijk — dat is een van de snelste manieren om vertrouwen in de tracker te verliezen.
Wanneer is het zinvol om een custom tracker te bouwen en hoe kan no-code helpen?Als je meer nodig hebt dan spreadsheets, bouw het als een eenvoudige app met een echte database, servicetemplates en regels voor 'volgende beurt', goedkeuringen en statuswijzigingen. Een no-code platform zoals AppMaster (appmaster.io) kan je helpen deze schermen en workflows snel te maken en de logica aan te passen naarmate je vloot groeit zonder alles opnieuw te moeten schrijven.
21 jan 2026
8 min
20 jan 20268 min
20 jan 20267 minExperimenteer met AppMaster met gratis abonnement.
Als je er klaar voor bent, kun je het juiste abonnement kiezen.
