Instellen van een app voor lot- en houdbaarheids-traceerbaarheid voor kleine voedselproducenten: volg loten van ontvangst tot verkoop, vind bijna-vervalde voorraad en voer snel recalls uit.
Als je klein bent, voelt een spreadsheet vaak prima. Je kunt een paar rijen scannen, filteren op datum en jezelf vertellen dat je het later opruimt. Dat houdt op zodra je meerdere ingrediënten, meerdere eindproducten en productieruns hebt die dezelfde grondstoffen hergebruiken.
Spreadsheets hebben moeite met de realiteit. Eén ingrediëntlot wordt over meerdere batches verdeeld. Eén batch wordt meerdere SKU's of verpakkingsformaten. Retouren gebeuren. Labels worden herdrukt. Iemand kopieert een rij en vergeet het lotnummer aan te passen. Tegen de tijd dat er een probleem is, heb je het niet over "data-invoer". Je hebt het over ontbrekende geschiedenis.
Lot-traceerbaarheid is het vermogen om twee vragen snel en met vertrouwen te beantwoorden:
Een app voor lot- en houdbaarheids-traceerbaarheid maakt die antwoorden routine. In plaats van in notities te zoeken, registreer je loten op de momenten die ertoe doen: ontvangst, productie, verpakking en verkoop. Elke beweging laat een spoor achter dat je later kunt volgen.
Houdbaarheidstracking lost een ander probleem op: stille verliezen. Zonder duidelijk zicht op wat bijna over datum is, gooi je ofwel product weg (het verloopt op de plank) of neem je groter risico (het wordt verkocht terwijl het dat niet zou moeten). Zicht op bijna-verval helpt ook bij productieplanning: gebruik oudere ingrediënten eerst, pas inkooporders aan en voorkom overbestelling.
Een "recall op lotnummer" moet in de praktijk eenvoudig aanvoelen. Je voert een lotnummer in of scant het en ziet wat eraan verbonden is: in welke afgewerkte lots het terechtkwam, wie die lots ontving, wat er nog op voorraad is (en waar), en een duidelijke lijst met klanten en hoeveelheden voor meldingen en interne registratie.
Voor een kleine sauzenmaker kan dat betekenen dat één chilipoederlot in drie batches over twee SKU's is gebruikt, waarna je de 18 kratten in het magazijn en de zes klanten die vorige week zendingen ontvingen, identificeert.
Als je dit opbouwt in een tool als AppMaster (appmaster.io), kun je loten, batches en houdbaarheden databasegericht modelleren en vervolgens eenvoudige ontvangst- en productieformulieren toevoegen zodat de juiste informatie vastgelegd wordt terwijl het werk gebeurt.
Een traceerbaarheidssysteem werkt alleen als iedereen dezelfde paar feiten op dezelfde manier vastlegt. Je hebt geen enorme database nodig om te beginnen, maar je hebt wel heldere termen nodig.
Een SKU is het product dat je verkoopt (bijvoorbeeld "12 oz Aardbeienjam"). Een lot is een specifieke groep van die SKU die op hetzelfde moment is gemaakt of ontvangen en samen wordt gevolgd. Een batch wordt in kleine bedrijven vaak als "lot" gebruikt, maar kan ook een enkele ketelrun of productiegebeurtenis betekenen. Kies één term (lot of batch) en gebruik die overal.
Bij ontvangst leg je het minimale veldenset vast die je in staat stelt te antwoorden: wat is het, waar kwam het vandaan en wanneer verloopt het? Mooi vormgegeven schermen helpen niet als de ontvangstgegevens inconsistent zijn.
Registreer deze velden bij ontvangst:
Houdbaarheidsdata komen meestal van het leverancierslabel. Voor producten die je zelf produceert, komen ze voort uit een interne houdbaarheidsregel (bijv. "14 dagen na productiedatum") of een geteste best-by periode. Wanneer je loten tijdens productie creëert, sla dan zowel de productiedatum als de berekende houdbaarheidsdatum op zodat de regel zichtbaar blijft.
Terwijl product beweegt, houd één eenvoudig idee in gedachten: elke transactie moet zeggen "lot X veranderde met Y." Bij elke stap (produceren, opslaan, verzenden, verkopen) leg je het lotnummer, datum/tijd, locatie (of opslaggebied) en hoeveelheid verandering vast.
Nabewerking en mengen van loten is waar teams verdwalen. Behandel het als een recept: als je Lot A en Lot B combineert tot een nieuwe run, creëer dan een nieuw lot (Lot C) en registreer Lot C's "ouders" (A en B) met gebruikte hoeveelheden. Zo toont het zoeken op Lot A nog steeds waar het is geëindigd.
Tools zoals AppMaster (appmaster.io) kunnen deze velden snel modelleren met een paar tabellen en formulieren, zodat je team vanaf dag één consistent loten kan invoeren.
Een app voor lot- en houdbaarheids-traceerbaarheid werkt het beste wanneer je proces simpel en consistent is. Zie het als een "lotverhaal" dat begint bij het dok en eindigt wanneer het product jouw handen verlaat. Als je dat verhaal in één scherm per stap kunt volgen, worden recalls en voorraadbeslissingen veel eenvoudiger.
Begin bij ontvangst. Elke levering moet onmiddellijk een lotrecord aanmaken. Leg leverancier, product, lotnummer, houdbaarheids-/best-by-datum, hoeveelheid en ontvangstdatum vast. Print of schrijf vervolgens een bijbehorend label en bevestig het aan de krat, container of bak. Het doel is dat het lotnummer zichtbaar is waar de voorraad ook staat.
In productie verbind je ingrediënten met wat je maakt. Als je melk, culturen en zout tot kaas verwerkt, wordt je afgewerkte run zijn eigen lot. Dat afgewerkte lot moet "onthouden" welke ingrediëntloten erin gingen. Dit laat je terugtracen (wat hebben we gebruikt?) en voorwaarts traceren (waar is het naartoe gegaan?).
Opslag is waar traceerbaarheid vaak stukloopt. Houd het praktisch: één locatienaam per plank, koelkast of palletplek, plus een eenvoudige bincode indien nodig. Werk aantallen bij wanneer je voorraad verplaatst. Je hebt geen perfecte realtime-nauwkeurigheid nodig, maar wel een duidelijke laatst bekende locatie.
Verkoop en verzending vormen de laatste schakel. Elke order moet vastleggen welke afgewerkte lots zijn gepickt, hoeveel units en wie ze ontving. Als je direct verkoopt en geen "orders" hebt, gebruik dan een eenvoudig verkooplogboek per klant of marktdag.
Retouren, afval en nabewerking moeten als echte bewegingen worden behandeld, niet als bijschriften. Geretourneerde items gaan terug naar een specifieke locatie onder hetzelfde lot. Afval wordt op het lot geboekt met een reden (verlopen, beschadigd, QA-hold). Nabewerking wordt een nieuw afgewerkt lot gekoppeld aan zijn invoerlot.
Voorbeeld: een kleine salsa-producent ontvangt tomaten (Lot T-104), maakt Salsa Mild (Lot SM-220), slaat het op in "Koelcel A Plank 2" en verzendt vervolgens 30 potjes SM-220 naar een lokale winkel. Als een klant later belt, kun je SM-220 vinden, zien dat het T-104 gebruikte en precies bevestigen welke orders het bevatten.
Begin klein en maak het alledaagse pad het makkelijkste pad. Een traceerbaarheidsapp werkt alleen wanneer ontvangst, productie en verzending seconden kosten, geen minuten.
Schrijf op wat je daadwerkelijk verwerkt, niet hoe je boekhouding het noemt. Houd namen consistent zodat hetzelfde item niet op drie verschillende manieren wordt ingevoerd.
Je hebt drie eenvoudige lijsten nodig:
In AppMaster (appmaster.io) past dit netjes in een paar tabellen in de Data Designer. Voeg later velden toe, maar begin met het minimum dat je team elke dag gebruikt.
Het beste lotformaat is wat mensen onder druk correct kunnen aanmaken. Veel kleine producenten gebruiken een datum plus een korte runcode (bijv.: 2026-01-25-A). Als je ook het leverancierlot moet vastleggen, sla dat dan in een apart veld op zodat het niet verloren raakt.
Bouw daarna drie eenvoudige schermen die aansluiten op echt werk:
Maak snelle zoekopdracht standaard. Als je barcodes hebt, scan. Zo niet, gebruik een grote "zoek lot"-veld en een kort lotformaat zodat handmatige invoer betrouwbaar is.
Pilot met één snelbewegend product. Probeer niet alles tegelijk perfect te maken.
Een nuttige test is: ontvang één ingrediëntlevering, maak één batch, verzend een paar units en probeer het vervolgens terug- en vooruit te tracen.
Gebruik deze pilot-checklist:
Als een stap traag aanvoelt, vereenvoudig het scherm, reduceer verplichte velden of voeg scannen toe. Snelheid is wat traceerbaarheid consistent maakt.
Near-expiry waarschuwingen helpen alleen als ze wijzen op beslissingen die je vandaag kunt nemen. Het doel is product vroeg genoeg te signaleren om actie te ondernemen, zonder te worden overspoeld met meldingen over items die al weg zijn.
Begin met een klein aantal "near-expiry" vensters dat past bij hoe jullie werken. Veel kleine producenten gebruiken 14 dagen voor urgente actie, 30 dagen voor planning en 60 dagen voor vroege zichtbaarheid (vooral voor langzamere SKU's). Houd het eerst consistent over producten, pas later aan voor speciale gevallen zoals zeer kort houdbare items.
Bepaal waar waarschuwingen moeten verschijnen. Een dashboardbadge is goed voor snelle observatie. Een dagelijkse lijst werkt beter als één persoon elke ochtend voorraad beheert. E-mail of SMS kan helpen voor het urgente venster, maar houd berichten zeldzaam anders worden ze genegeerd.
De beste manier om alert-fatigue te voorkomen is alleen waarschuwen als er voorraad op hand is. Als een lot bijna verloopt maar de hoeveelheid nul is, mag het niet verschijnen. De regel moet dus zowel datums als actuele balans controleren.
Wanneer iets gemarkeerd wordt, maak de volgende stap duidelijk. De meeste teams houden het bij een korte set acties: oudste eerst picken, naar promotiekanalen verplaatsen, in quarantaine voor kwaliteitscontrole, vernietigen met vastgelegde reden of herwerk/retour indien mogelijk.
Een praktisch voorbeeld: je controleert elke maandag yoghurt. Loten die binnen 14 dagen verlopen gaan naar "eerst pakken" en krijgen een sales push. Loten die binnen 7 dagen verlopen worden in quarantaine geplaatst voor een korte kwaliteitscontrole en vervolgens direct verkocht of weggegooid met een gelogde reden.
Een eenvoudige routine houdt dit netjes: één persoon draait de near-expiry weergave, bevestigt aantallen, onderneemt actie en verwijdert verouderde flags. Als je deze workflow in AppMaster (appmaster.io) bouwt, houd de regels zichtbaar (vensters, voorraadcontroles, acties) zodat het hele team dezelfde aanpak volgt.
Een recall wordt eenvoudiger wanneer je systeem in seconden één vraag kan beantwoorden: waar is dit lot heen gegaan en wat heeft het gebruikt? Als je dat duidelijk kunt zien, kun je snel handelen en documenteren wat er gebeurde.
Er zijn twee sporen die je moet ondersteunen:
In de praktijk heb je vaak beide nodig. Een specerijenlot kan in drie batches gaan en die batches naar tien klanten verzonden zijn. Een goed systeem toont die keten zonder te moeten zoeken.
Als iemand een lotnummer typt of scant, moet het recall-scherm de feiten tonen die nodig zijn om beslissingen te nemen en meldingen te sturen:
Kleine details doen ertoe. Als je gedeeltelijke kratten verzendt of loten splitst, registreer hoeveelheden in dezelfde eenheid als je verzendt (kratten, zakken, potten) en houd conversies consistent. Als je een 20 kg zak opent in 1 kg verpakkingen, behandel dat als een repack-stap: verbruik het bronlot en maak nieuwe kindloten. Zo kan de recall het spoor volgen door splitsingen in plaats van te stoppen bij "zak geopend."
Een recall gaat niet alleen over traceren. Het gaat ook over vastleggen wat je hebt gedaan.
Leg acties vast terwijl ze gebeuren: voorraad op houd zetten, productie stoppen, klanten informeren, retouren ontvangen en uiteindelijke vernietiging. Een korte actielog gekoppeld aan het lot kan datum, persoon, actie, hoeveelheden en een notitie bevatten (bijv. "Klant bevestigde quarantaine").
Als je deze workflow in AppMaster (appmaster.io) bouwt, behandel de recall-weergave als één gedeelde werkruimte: traceerresultaten bovenaan, acties onderaan en een duidelijke status die toont of het lot in behandeling of gesloten is.
Een app voor lot- en houdbaarheids-traceerbaarheid helpt tijdens een recall alleen als je records betrouwbaar zijn. Het doel is niet meer papierwerk, maar minder vragen wanneer er iets misgaat.
De meeste kleine voedingsteams kunnen traceerbaarheid runnen met een korte, herhaalbare set rapporten:
Een praktische routine is de near-expiry lijst dagelijks controleren en voorraad op hand per lot wekelijks. Lothistorie is wat je direct trekt zodra een klant belt of een leverancier je waarschuwt.
Je hebt geen ingewikkeld compliancesysteem nodig om auditvriendelijk te zijn. Wel een basis activity log: wie een lot ontving, wie het verplaatste, wie een hoeveelheid wijzigde en wanneer. Zelfs een simpele redenveld op aanpassingen (beschadigde krat, herlabel, monster gebruikt, datafix) voorkomt giswerk later.
Voorraadnauwkeurigheid is de andere helft. Doe snelle cyclustellingen gericht op risico: dure items, snelle verkopers of loten vlak voor houdbaarheidsdatum. Als je meerdere opslagplaatsen hebt, tel op locatie en per lot zodat je mix-ups vangt zoals "zelfde product, ander lot" op de verkeerde plank.
Labeling maakt data bruikbaar op de werkvloer. Streef naar labels die een vermoeide werknemer op armlengte kan lezen. Minimaal: groot lotnummer en houdbaarheidsdatum, productnaam of SKU (om vergissingen te vermijden) en eenheidsgrootte (krat, zak, pot) als je gemixte units opslaat. Als je meerdere opslaggebieden hebt, voeg een eenvoudige locatiecode toe.
Als je dit in AppMaster (appmaster.io) bouwt, houd schermen simpel: één ontvangstformulier, één verplaatsingsformulier, één correctieformulier en een paar rapporten. Hoe makkelijker het is om het juiste te doen, hoe betrouwbaarder je traceerbaarheid wordt.
Een kleine salsa-producent ontvangt twee ingrediëntleveringen op dezelfde ochtend. Eén is gesneden tomaten, Lot T-041, vervalt 30 mei. De ander is jalapeños, Lot J-112, vervalt 20 juni. Bij ontvangst noteren ze leverancier, lotnummer, houdbaarheidsdatum, hoeveelheid en waar elke pallet is opgeslagen.
Na de lunch maken ze een afgewerkte batch salsa, Finished Lot S-2304, met 120 potjes. In het productierecord koppelen ze S-2304 aan beide ingrediëntloten (T-041 en J-112) en noteren run-datum en lijn/operator. Dit is de stap die veel kleine teams overslaan, maar het is wat de keten intact houdt.
Later die dag wordt een retailerorder verzonden: 24 potjes van Finished Lot S-2304. De pakbon registreert klant, datum en het afgewerkte lot dat is verzonden.
Om 15:00 uur komt er een bericht van de tomatenleverancier: Ingrediënt Lot T-041 kan besmet zijn en moet worden vastgehouden. Omdat de producent een lot- en houdbaarheids-traceerbaarheidsapp heeft, zoeken ze T-041 en zien direct elk afgewerkt lot dat het gebruikte. Het resultaat laat zien dat alleen Finished Lot S-2304 is getroffen.
Ze maken een eenvoudige actielijst:
Binnen een uur quarantaineert het team de resterende potjes, informeert de retailer die S-2304 ontving en documenteert wat er gebeurde. Het belangrijkste is dat de app niet alleen lotnummers opslaat. Het verbindt ontvangst, productie, voorraad en verkoop zodat één zoekopdracht antwoord geeft op: "Waar is dit lot heen gegaan en wat hebben we nog?"
Recalls worden rommelig wanneer je een eenvoudige vraag (waar is dit lot heen gegaan?) probeert te beantwoorden met gedeeltelijke, onbetrouwbare data. Een traceerbaarheidsapp helpt alleen als data wordt vastgelegd op de exacte momenten dat voorraad van hand verandert.
De duurste fout is lotvastlegging overslaan bij ontvangst en jezelf vertellen dat je het later toevoegt. Later betekent meestal nadat product is verplaatst, herverpakt of verkocht, waardoor je van facturen en geheugen moet gokken.
Een andere valkuil is loten in opslag mixen zonder de splitsing te registreren. Het gebeurt wanneer je een bak bijvult, gedeeltelijke kratten samenvoegt of product herwerkt naar een nieuwe SKU. Als je niet kunt zeggen welke uitgaande units uit welk inkomend lot kwamen, groeit de scope van de recall snel.
Kleine inconsistenties stapelen zich op. Als lot-ID's handmatig worden getypt, sluipen duplicaten en typefouten in en veranderen mensen stilletjes het formaat. Dat breekt zoekfuncties en maakt rapporten onbetrouwbaar.
Houdbaarheidsdata faalt vaak stilletjes. Ontbrekende data, verkeerde datumformaten of verwarring tussen "best before" en "use by" schept valse zekerheid. Dan werken waarschuwingen of niet of ze werken zo vaak dat mensen ze negeren.
De patronen die meestal van een 20-minuten-check een hele dag stress maken zijn consistent:
Een snel echt voorbeeld: een producent ontvangt een leverancierbericht over Lot A17. Als A17 als "A-17" is ingevoerd bij één levering, in een gedeelde vriezerbak is gemengd en later in twee batches is gebruikt zonder de splitsing te registreren, zit je met een terugroeping van alles wat die week is gemaakt.
Als je dit bouwt in een no-code tool zoals AppMaster (appmaster.io), houd regels strikt maar simpel: verplicht lot en houdbaarheid bij ontvangst, handhaaf een consistent lotformaat en wijs één persoon aan om alerts en recall-acties af te handelen.
Als je proces werkt, moet je basis traceerbaarheidsvragen snel kunnen beantwoorden, zelfs op een drukke dag. Deze snelle controles zijn een goede stresstest voordat je op het systeem vertrouwt.
Doe deze met een echt lotnummer en tim jezelf:
Als een antwoord "niet betrouwbaar" is, voeg nog geen nieuwe functies toe. Los de basis op: consistente lotvastlegging bij ontvangst, duidelijke labels en één plaats om aanpassingen vast te leggen.
Begin klein zodat je snel leert zonder productie te vertragen:
Als je een op maat gemaakte tool wilt in plaats van spreadsheets te dwingen als software te werken, is AppMaster (appmaster.io) één optie om een no-code traceerbaarheidsapp te bouwen met de datamodellen die je nodig hebt (producten, loten, locaties, orders) en eenvoudige web-/mobiele schermen die je team op de werkvloer kan gebruiken.
Waarom heb ik een lot-traceerbaarheidsapp nodig als spreadsheets nu "werken"?Een traceerbaarheidsapp houdt een verbonden geschiedenis bij van loten over ontvangst, productie, opslag en verkoop. In plaats van in spreadsheets te zoeken, kun je een lotnummer invoeren en zien wat het is geworden, waar het naartoe ging en wat er nog op voorraad is.
Wat is de minimale data die ik bij ontvangst moet vastleggen?Minimaal: leverancier, leverancierlot (als opgegeven), ontvangstdatum, je interne lot-ID, houdbaarheids- of uiterste consumptiedatum, hoeveelheid met eenheid en de eerste opslaglocatie. Als deze velden consistent zijn, wordt voor- en achterwaartse tracing veel eenvoudiger.
Wat is het verschil tussen een lot en een batch, en maakt het uit?Kies één term voor dagelijks gebruik en houd je eraan. Veel kleine teams gebruiken „lot” als het zoekbare item bij een terugroeping, terwijl „batch” het productiegebeuren kan beschrijven; belangrijk is dat iedereen bewegingen met dezelfde naam en regels vastlegt.
Hoe kies ik een lotnummerformaat dat mijn team zal volgen?Gebruik een kort formaat dat mensen onder druk correct kunnen maken, vaak een datum plus een runletter of -nummer. Sla leverancierlot als een apart veld op zodat het niet verloren gaat, en vermijd formaten die typefouten uitlokken of per persoon veranderen.
Hoe ga ik om met mengen, nabewerking of het combineren van twee loten in productie?Maak een nieuw afgewerkt lot en registreer de inputlott als "ouders", inclusief de gebruikte hoeveelheden. Zo laat een zoekopdracht op een ingrediëntlot nog steeds zien in welke afgewerkte lots en zendingen het terechtkwam.
Wat moeten we doen wanneer we één lot in kleinere verpakkingen of meerdere SKU's splitsen?Behandel repacken als een echte conversiestap: verbruik hoeveelheid uit het bronlot en maak één of meerdere nieuwe kindloten voor de verpakte units die je maakte. Zo kan een terugroeping door splitsingen heen volgen in plaats van te stoppen bij "zak geopend."
Hoe gedetailleerd moet locatie-tracking zijn?Houd locaties simpel en praktisch, bijvoorbeeld een koelerruimte met plank- of bincode, en registreer de laatst bekende locatie telkens als voorraad beweegt. Je hoeft geen perfecte realtime-voorraad te hebben, maar genoeg nauwkeurigheid zodat iemand het lot zonder gokken kan vinden.
Hoe stel ik near-expiry waarschuwingen in zonder overspoeld te raken?Begin met een klein aantal vensters waarop je direct kunt handelen, zoals 14 dagen voor urgente actie en 30 dagen voor planning. Markeer alleen loten die nog voorraad hebben, anders worden waarschuwingen ruis en verliezen mensen vertrouwen.
Wat moet een "recall by lot number" scherm bevatten?Een goede recall-weergave toont waar het lot naartoe ging (klanten, data, hoeveelheden), wat het aanraakte (gerelateerde batches, repacks, afgewerkte lots), wat je nog hebt (on-hand per locatie) en wie wat en wanneer wijzigde. Het moet ook acties loggen zoals houdingen, meldingen, retouren en vernietiging zodat het dossier volledig is.
Kan ik deze workflow in AppMaster bouwen zonder het te overcompliëren?Start met een kleine pilot die het echte werk nabootst: een ontvangstformulier, een productielink tussen ingrediëntloten en afgewerkte lots, en een verzend- of verkooplog die registreert welk afgewerkt lot is verzonden. Met AppMaster (appmaster.io) kun je eerst de tabellen modelleren en daarna eenvoudige web-/mobiele schermen toevoegen zodat lotregistratie plaatsvindt tijdens het werk, niet erna.
21 jan 2026
8 min
20 jan 20268 min
20 jan 20267 minExperimenteer met AppMaster met gratis abonnement.
Als je er klaar voor bent, kun je het juiste abonnement kiezen.
