Gebruik deze blauwdruk voor een claims-intakeapp om verplichte velden, foto-evidence, statustracking en snelle schikkingsgoedkeuringen te definiëren zonder onnodig heen-en-weer.
Claims duren meestal niet weken omdat de schade complex is, maar omdat iemand wacht op een ontbrekend detail, foto’s aan het achterhalen is of dezelfde vragen op verschillende plekken opnieuw stelt. Een trage claim is meestal een keten van kleine vertragingen: een onduidelijk veld, een zoekgeraakte bijlage, of een overdracht waar niemand eigenaar van is.
Een goede blauwdruk voor een claims-intakeapp vermindert het heen en weer. In simpele bewoordingen betekent dat: diezelfde dag triage voor de meeste nieuwe claims, minder handelingen per claim en duidelijke vervolgstappen zodat het dossier niet stil komt te liggen.
Zo’n app bedient meerdere mensen tegelijk:
Wat de app moet oplossen is meetbaar: maak verplichte info echt verplicht, begeleid foto-opname zodat beelden bruikbaar zijn, en vervang vage overdrachten (zoals “naar adjuster gestuurd”) door expliciete statussen en eigenaren.
Stel vroeg grenzen zodat je geen kernsystemen opnieuw hoeft te bouwen. De intake-app moet First Notice of Loss, bewijsverzameling, eerste triage, taakverdeling en een lichte goedkeuringstrail afhandelen. Je policy admin, billing en claims core kunnen systeem van record blijven voor reserves, officiële claimnummers (als die daar worden toegekend) en accounting.
Als je dit bouwt in een no-code tool zoals AppMaster, helpen deze grenzen je sneller te leveren: één app voor intake en workflow, terwijl integraties of exports je huidige platformen laten staan.
Een snel claimsproces begint met een schoon datamodel. Als de basis goed is ontworpen, worden intakeformulieren, foto-evidence, statustracking en goedkeuringen makkelijker te bouwen en te onderhouden.
Begin met een klein setje objecten die overeenkomen met hoe mensen werken:
Gebruik identifiers die werken binnen je bedrijf en met externe systemen. Bewaar beide wanneer mogelijk: een intern claimnummer, polisnummer en optionele externe referenties (broker-ID, reparatiewerknummer, partner-ticket ID). Maak ze uniek en doorzoekbaar.
Timestamps helpen je cyclustijd te meten en geschillen te voorkomen. Leg ten minste reported at, incident date, last updated en closed at vast. “Last updated” moet automatisch veranderen bij betekenisvolle bewerkingen.
Eigenschapsvelden houden het werk in beweging: assigned adjuster, team en regio (of branch). Deze velden voeden queues, overdrachten en eenvoudige goedkeuringsregels.
Voeg vanaf dag één twee traceerbaarheidstools toe: notities voor menselijke context en een activiteitslog voor wie wat en wanneer heeft veranderd. Dat is het verschil tussen “we denken dat we het gedaan hebben” en “hier is het record.”
Een snelle claim begint met een formulier dat alleen verzamelt wat je bij het eerste contact kunt bevestigen en later uitbreidt. Die scheiding vermindert ontbrekende details, terugbelverzoeken en idle tijd.
Bij triage is het doel een schoon claimrecord en een duidelijke route naar de volgende stap. Houd het kort en feitelijk.
Voor triage: eis de essentials: incident basics (wat gebeurde, waar, wanneer), een injury-flag en politieaangifte-flag, contactgegevens van de claimant (inclusief voorkeurscontacttijd), een polisidentifier (polisnummer of klant-ID) plus relatie tot de polishouder, en één korte vrije-tekstsamenvatting met een tekenlimiet.
Zodra de claim is toegewezen, ontgrendel je de onderzoeksvelden. Daar verzamel je diepergaande details zoals getuigeninfo, voorkeur reparatiewerkplaats en gespecificeerde schadeposten.
Herwerk ontstaat vaak door simpele fouten. Valideer telefoon- en e-mailformaten, eis een tijdzone voor voorkeurstijd, en houd adressen gestructureerd (straat, stad, postcode). Als je dekking bij intake kunt controleren, sla het resultaat op als velden: policy active (yes/no), coverage type, eigen risico en limieten (indien beschikbaar). Als het niet beschikbaar is, sla “onbekend” op in plaats van lege velden.
Fraudesignalen moeten optioneel en niet-beschuldigend zijn. Voorbeelden: schade datum wijkt af van rapportagedatum, meerdere recente claims, of details gewijzigd sinds het eerste telefoongesprek. Deze flags helpen prioriteren zonder legitieme claims te blokkeren.
Als je dit bouwt in een no-code tool zoals AppMaster, houd het onderzoeksdeel verborgen totdat de status van New naar Assigned verandert, zodat het eerste contactformulier kort blijft wanneer snelheid telt.
Foto’s zijn waar veel claims vertragen. Behandel bewijs als een checklist, niet als een chatthread.
Stel fotovereisten per claimtype in en toon alleen wat relevant is zodat mensen niet hoeven te gokken of te oversharen. Bijvoorbeeld:
Voeg korte aanwijzingen direct op het opname-scherm toe: “1 breed + 2 close-ups”, “houd stil”, “vermijd reflecties”, “toon serienummer/VIN wanneer relevant”. Als het kan, helpt een voorbeeld-overlay voor VIN-plaatjes of beschadigde panelen.
Leg basis-metadata automatisch vast om review te ondersteunen en geschillen te verminderen. Houd locatie optioneel om privacyproblemen te vermijden. Nuttige velden: uploader (claimant, adjuster, partner), timestamp, optionele GPS-locatie, bestandstype, maximale grootte, max aantal per categorie en apparaatsbron (camera vs galerie).
Om heen-en-weer te voorkomen, voeg een reviewstap toe met drie uitkomsten: accepted, rejected, needs retake. Wanneer een foto wordt afgekeurd, eis een korte reden (te onscherp, verkeerde hoek) en creëer een ontbrekende-evidence taak met automatische herinnering.
Voorbeeld: bij een autoschade keurt een adjuster een close-up af wegens onscherpte. De claimant krijgt een taak met titel “Retake: close-up linker deur schade” met één zin tip. In AppMaster mapt dit netjes naar een taakstatus plus comment, aangestuurd door de fotocategorie.
Voor opslag: houd bewijs gekoppeld aan het claimrecord, handhaaf retentieregels en beperk downloads tot rollen die het echt nodig hebben.
Een goed statusysteem haalt raden weg. Het moet in één oogopslag drie vragen beantwoorden: waar wacht de claim op, wie is eigenaar van de volgende stap en wanneer moet het weer bewegen.
Houd de hoofdstatussen beperkt en voorspelbaar:
Definieer triggers die een claim vooruit bewegen. Vermijd “wanneer klaar.” Koppel elke statuswijziging aan een event dat je kunt vastleggen, zoals verplichte velden ingevuld, fotoset geslaagd voor kwaliteitscheck, schatting geüpload of betalingsbevestiging ontvangen. Als je no-code tools zoals AppMaster gebruikt, map deze triggers in een visueel Business Process zodat updates consistent gebeuren.
De meeste vertragingen komen van terugkerende blokkades, dus leg ze vast met een klein setje tags of sub-statussen (apart van de hoofdstatus): missing police report, ID not verified, vendor quote pending, coverage question, duplicate claim check.
Maak overdrachten duidelijk. Elke claim moet één next-action eigenaar hebben (persoon of team) plus een due date. Dat maakt statustracking tot een takenlijst in plaats van alleen een label.
Voeg simpele timers voor servicelevels toe. Volg dagen sinds laatste activiteit en raise een stuck-flag wanneer niets verandert voor N dagen (bijv. 2 werkdagen in Under review, 5 dagen in Waiting on info). Een supervisorview kan vastzittende claims filteren zodat ze worden opgelost voordat ze klachten worden.
Voorbeeld: een claim zit in Waiting on info met de tag “vendor quote pending.” Het systeem toont de eigenaar als “Repair partner desk” met een due date op vrijdag. Als er geen update komt, flagt het systeem de claim en meldt de eigenaar om op te volgen.
Snel uitbetalen hangt van één ding af: de adjuster moet nu weten wat hij kan goedkeuren en wat een tweede blik nodig heeft. Zet die regels in de blauwdruk zodat goedkeuringen consistent, snel en later makkelijk te reviewen zijn.
Scheid schikkingtypes omdat ze verschillende goedkeuringen en documentatie vereisen. Een vergoeding heeft begunstigde- en bankgegevens nodig. Een reparatie-autorisatie heeft werkplaatsdetails en scope nodig. Een directe betaling aan een leverancier vereist vendor-identiteit en factuurmatching. Het mengen van paden veroorzaakt ontbrekende-info navragen nadat de beslissing al is genomen.
Leg de schattingbron vast (adjuster estimate, vendor quote, third-party estimate) en lock de versie die is goedgekeurd.
Houd goedkeuringsniveaus simpel en zichtbaar op de claim: auto-approve tot de adjusterlimiet, route boven dat naar een supervisor en flag specifieke triggers voor extra onderzoek (bijv. inconsistente foto’s, herhaalde claimant-geschiedenis of een schatting ver boven de norm). Vereis extra documentatie wanneer polisvoorwaarden dat vragen (bewijs van eigendom). Escaleer wanneer het schikkingstype halverwege de claim verandert.
Besluitdetails moeten gestructureerd zijn, niet verborgen in een paragraaf. Sla approved amount, toegepaste eigen risico, reden-codes (betterment, coverage limits) en bijlagen gekoppeld aan het besluit op (final estimate, invoice, getekende autorisatie).
Behandel goedkeuringen als een mini-ledger: wie besloot, wanneer, wat veranderde en waarom. Als het goedgekeurde bedrag later wordt aangepast, bewaar beide waarden en de reden voor de wijziging.
Voordat een uitbetaling naar “ready” kan, voer snelle readiness-checks uit: begunstigde geverifieerd, bankgegevens aanwezig (bij vergoeding), verplichte documenten geüpload (ID, autorisatie, factuur), schikking-specifieke velden compleet en geen openholds (onderzoek, ontbrekende info, fraudereview).
In een no-code tool zoals AppMaster kunnen deze regels als statusgates en drempels worden gebouwd, zodat de claim niet naar uitbetaling gaat voordat de juiste goedkeuringen en bewijsstukken aanwezig zijn.
Korte cyclustijden komen van één gewoonte: elke claim beweegt met de kleinst mogelijke volgende actie vooruit en niemand hoeft te raden wat dat is. Begin met de flow en bouw alleen wat die ondersteunt.
Maak een claimrecord op het moment dat een melding binnenkomt, ook als details ontbreken. Geef het een eigenaar (persoon of teamqueue) en een due time voor de volgende aanraking.
Zet intake op als progressieve stappen. Vraag eerst de basics (polis, claimant, incidentdatum, locatie, contact), en onthul diepere vragen alleen wanneer nodig (letselgegevens, derden, politieaangifte). Dit houdt de eerste inzending snel en verlaagt afhaken.
Een praktische bouwvolgorde:
Voor foto’s: voeg basis-kwaliteitschecks toe vóór adjusters ze zien: eis minstens één breed shot en één close-up, en een duidelijk kenteken of VIN wanneer relevant. Als iets ontbreekt, moet de app het automatisch aanvragen en de claim in een waiting state houden gekoppeld aan de juiste eigenaar.
Voor goedkeuringen: houd regels zichtbaar: kleine uitbetalingen auto-goedgekeurd, grotere door supervisor en uitzonderingen (late melding, dekking mismatch) vereisen een notitie.
Test met 3–5 realistische scenario’s (makkelijk, ontbrekende foto’s, betwiste details, hoge uitbetaling). Verscherp verplichte velden pas nadat je ziet waar herwerk optreedt. In een no-code tool zoals AppMaster kun je formulieren, statussen en regels snel aanpassen zonder lange herbouw.
De meeste vertragingen ontstaan niet door moeilijke gevallen maar door kleine ontwerpkeuzes die heen-en-weer, zoekgeraakt bewijs en onduidelijke overdrachten veroorzaken.
Alles in één keer verplichten verandert het eerste scherm in een belastingformulier. Mensen haken af of gokken. Begin met een korte must-have set en vraag de rest nadat de claim is aangemaakt (en de claimant kan opslaan en terugkeren).
Beginnen met review zonder duidelijke definitie van compleet laat dossiers bounce-en. Voeg een eenvoudige compleetheidscheck toe, zoals: policy + contactmethode + incidentdatum + minstens één foto (of een “geen foto” reden).
Foto’s dumpen in een ongeëtiketteerde stapel leidt tot discussies later (“welke foto is van vóór reparatie?”). Vereis een fototype-label (damage, VIN, odometer, receipt) en stempel uploader en tijd automatisch (en locatie waar toegestaan).
Mensen statussen laten verzinnen breekt rapportage en verwart de volgende handler. Gebruik een vaste statuslijst met duidelijke betekenissen en sta alleen specifieke transities toe.
Zwakke permissies op geld en bewerkingen creëert auditproblemen. Lock schikkingsvelden, eis goedkeuringen per rol en registreer wie wat en wanneer wijzigde.
Voorbeeld: een claimant uploadt drie foto’s, maar geen labels. De adjuster keurt een uitbetaling goed en een supervisor vraagt later of één foto van ná reparatie is genomen. Een gelabelde fotoworkflow plus een audittrail voorkomt dit.
Als je bouwt in een no-code platform zoals AppMaster, behandel deze regels als onderdeel van het procesontwerp, niet als “latere verbeteringen.” Kleine beperkingen nu snijden vaak dagen van de cyclustijd.
Snelle schikkingen werken alleen als mensen het vertrouwen dat data klopt. Een claims-app moet het moeilijk maken om verkeerde bestanden te zien, beslissingen zonder spoor te wijzigen of gevoelige documenten langer dan nodig te bewaren.
Begin met duidelijke role-based access. Houd het aanvankelijk simpel en voeg uitzonderingen alleen toe als er een echte case is: claimants kunnen hun eigen claim indienen en bekijken, staff adjusters werken toegewezen claims en doen schattingsvoorstellen, managers kunnen goedkeuren en overrulen binnen policy en admins beheren gebruikers, rollen en retentie (zonder claimresultaten te wijzigen).
Claims bevatten vaak ID’s, adressen, bankgegevens en soms medische aantekeningen. Sla documenten op in beschermde opslag, beperk downloads en vermijd gevoelige tekst in vrije-tekstvelden. Als je bouwt in een no-code platform zoals AppMaster, zet authenticatie en permissies vanaf dag één op.
Een onveranderbare activiteitsgeschiedenis voorkomt discussies later. Elke belangrijke actie moet een log-entry creëren: wie de status veranderde, wie uitbetalingsdetails wijzigde, wat de oude waarde was en wanneer het gebeurde. Laat statuswijzigingen via een gecontroleerde actie (button of approval step) verlopen, niet via directe edits aan een statusveld.
Retentieregels houden je compliant en verlagen risico. Bepaal vroeg wat je moet bewaren (definitief besluit, sleuteldocumenten, betalingsrecord), wat te archiveren na een periode (oudere foto’s, berichtthreads), wie mag verwijderen (meestal admin plus managergoedkeuring) en hoe je deleteverzoeken versus juridische holds afhandelt.
Voeg basisfraude- en kwaliteitschecks toe die stil op de achtergrond draaien. Bijvoorbeeld: als een nieuwe claim hetzelfde telefoonnummer, device-ID of bankrekening gebruikt als meerdere recente claims, flag het voor review. Flag ook inconsistente data zoals een loss date na de report date, een mismatch in polishoudernaam of herhaalde foto’s over claims heen.
Voordat je de app aan echte polishouders en adjusters toont, doe een snelle ronde gericht op snelheid en minder heen-en-weer.
Begin met de claimant-ervaring. Vraag iemand die het formulier nog nooit zag om een claim op een telefoon in te vullen. Als ze de eerste melding niet in ongeveer 5 minuten kunnen afronden, versimpel het formulier of stel niet-kritische vragen uit tot na inzending.
Controleer de basics:
Controleer vervolgens dat intern werk niet kan vastlopen:
Als je dit bouwt in AppMaster, doe na elke wijziging één droge run end-to-end zodat de workflow schoon blijft wanneer requirements verschuiven.
Een bestuurder meldt lichte schade aan de achterbumper na een lage-snelheidsbotsing op een parkeerplaats. Geen gewonden, één bestuurder betrokken en de auto is rijdend. Dit is het soort claim dat de blauwdruk snel moet afhandelen zonder onnodige overdrachten.
Bij intake voert de claimant alleen in wat je nodig hebt om te starten: polisnummer (of telefoon en achternaam), datum en locatie, een korte omschrijving en contactmethode. Wat je veilig kunt uitstellen: keuze reparatiewerkplaats, gedetailleerde onderdelenlijst en een volledige schriftelijke verklaring, tenzij de foto’s vragen oproepen.
De app vraagt meteen bewijs aan:
Als een foto onscherp of te donker is, moet de app om een retake vragen met een specifieke reden zoals “schade niet zichtbaar” of “kenteken onleesbaar.” Houd de originele foto gekoppeld maar markeer die als failed quality check zodat er altijd een bewijsrecord is.
Daarna bewegen statussen met duidelijke timingdoelen:
Goedkeuringen volgen simpele regels. Bijvoorbeeld: als de estimate onder €1.500 ligt en er geen fraudeflags zijn, routeer naar een enkele goedkeurder. Boven dat bedrag is een tweede handtekening vereist.
Voor audit logt de app wie elke status wijzigde, de tijd, de goedkeuringsbeslissing en drempel, het uiteindelijke uitbetalingsbedrag en eventuele notities naar de claimant.
Begin klein met opzet. Kies één claimtype (bijv. eenvoudige autoruitschade), één regio en één team. Versnel de cyclustijd voor die beperkte scope en kopieer wat werkt.
Vergrendel vóór het bouwen van schermen twee dingen met claimsleiders: de lijst met verplichte velden en de goedkeuringsdrempels. Verplichte velden moeten overeenkomen met wat adjusters echt nodig hebben om te beslissen. Drempels moeten duidelijk zijn (bedrag, risicoflags, ontbrekend bewijs) zodat beslissingen niet in chat worden bediscussieerd.
Plan notificaties vroeg omdat die claims in beweging houden bij incomplete intake. Een eenvoudige regelsset dekt de meeste gevallen: stuur een update bij indienen, bij afkeuring van fotobewijs, bij statuswijziging en wanneer een goedkeuring wacht. Kies kanalen die je team al gebruikt (email, SMS of Telegram) en houd berichten kort met één actie.
Bepaal wie mobiel toegang nodig heeft en of on-site foto’s belangrijk zijn. Als dat zo is, moet mobiel een first-class pad zijn. Bepaal ook of je cloud-hosting nodig hebt voor snelheid of self-hosting om beleidsredenen, en maak die keuze vroeg zodat je permissies en omgevingen later niet opnieuw hoeft te ontwerpen.
Als je snel wilt werken met deze blauwdruk, is AppMaster (appmaster.io) één optie om de kerntabellen, workflows en schermen te prototypen op één plek en vervolgens schone broncode te regenereren terwijl eisen veranderen.
Een praktisch 1-week pad om een pilot te leveren:
What problems should a claims intake app solve first?Begin met de kleine vertragingen die zich opstapelen: missende details, onduidelijke verantwoordelijkheid en verspreide foto’s. Een goede intake-app maakt verplichte velden echt verplicht, begeleidt het verzamelen van bewijs en toont altijd één volgende stap met een duidelijke eigenaar en deadline.
What should live in the intake app vs the claims core system?Houd de intake-app gericht op First Notice of Loss, bewijsgaring, triage, taaktoewijzing en een lichte goedkeuringsstroom. Behoud policy-administratie, facturatie, reserves en officiële boekingen in je kernsystemen en geef data door via integraties of exports.
What’s the minimum data model for a fast claims workflow?Je hebt minimaal een Claim, Claimant, Policy, Incident, Asset en Payment nodig, plus notities en een activiteitslog. Voeg interne en externe identifiers toe, basis-timestamps (reported, incident date, last updated, closed) en eigenschapsvelden zoals assigned adjuster, team en regio zodat queues en overdrachten werken.
Which fields should be required at first contact?Vraag alleen wat je bij het eerste contact kunt verifiëren: incidentgegevens, contactgegevens van de claimant, een polisidentifier, de relatie tot de polishouder en een korte samenvatting met tekenlimiet. Plaats diepere onderzoeksvragen achter een latere status zodat de eerste melding snel en accuraat blijft.
How do you reduce rework with validation and coverage checks?Valideer veel voorkomende fouten op formulierniveau, zoals telefoon- en e-mailformaten, gestructureerde adresvelden en tijdzone voor voorkeurstijd. Sla de uitkomst van dekking checks expliciet op (bijv. actief/niet actief) en gebruik “onbekend” als je niet direct kunt checken, in plaats van lege velden die beoordelaars verwarren.
How do you prevent photo evidence from slowing claims down?Behandel foto’s als een checklist, niet als een chat. Vraag alleen de set die past bij het claimtype. Voeg een eenvoudige reviewuitkomst toe zoals accepted, rejected of needs retake, en eis een korte reden bij afkeuring zodat de app een gerichte retake-taak kan aanmaken.
What statuses work best for clear claim progress?Houd de hoofdstatussen gering en voorspelbaar en maak elke statusverandering event-gedreven in plaats van “wanneer klaar”. Elke status moet tonen waar de claim op wacht, wie de volgende actie-eigenaar is en wanneer het verschuiven verwacht wordt, zodat dossiers niet zonder verantwoordelijkheid blijven liggen.
How do you track and fix the most common claim blockers?Gebruik een klein setje blocker-tags die verklaren waarom een claim vastzit, zoals missing police report, vendor quote pending, coverage question of duplicate claim check. Koppel die tag aan een eigenaar en een due date en flag de claim wanneer de targettijd zonder activiteit verstrijkt.
How should settlement approvals be set up to stay fast and auditable?Maak goedkeuringslimieten zichtbaar en regelgebaseerd zodat adjusters direct weten wat ze mogen goedkeuren. Sla besluitdetails als gestructureerde velden op, bewaar de goedgekeurde estimate-versie en log wie wat wanneer heeft goedgekeurd zodat latere geschillen met een duidelijk register beantwoord kunnen worden.
What’s a realistic way to prototype and launch a pilot quickly?Pilot één eenvoudig claimtype met één team en verscherp het formulier op basis van waar echte rework optreedt. Een praktische volgorde is: eerst intake, dan bewijsupload met review, daarna status-triggers en notificaties, en als laatste goedkeuringspoorten vóór uitbetaling zodat snelheid de controles niet breekt.
27 jan 2026
7 min
26 jan 20268 min
21 jan 20267 minExperimenteer met AppMaster met gratis abonnement.
Als je er klaar voor bent, kun je het juiste abonnement kiezen.
