Stel een tracker in voor bederfelijke voorraad om batches, vervaldatums en FEFO-waarschuwingen bij te houden, zodat bakkerijen en cafés minder verspillen en verlopen voorraad vermijden.
Vervaltracking faalt vaak om één eenvoudige reden: de informatie staat op plekken die niet overeenkomen met hoe het team echt werkt. Een datum op een plakbriefje, een stift op een deksel of “ik onthoud het wel” werkt totdat de eerste drukte komt.
Als de productie doorgaat, pakt iedereen wat het dichtstbij is, niet wat het eerst verloopt. Een bak wordt naar achteren geschoven in de koelkast, een levering komt vroeg aan of iemand maakt extra “voor het geval dat”. Twee dagen later zie je het probleem: spullen die gebruikt hadden moeten worden zijn nu twijfelachtig, terwijl nieuwere voorraad al geopend is.
De pijn toont zich meestal als onverwachte bederfgevallen tijdens de service, shortcuts onder druk (nieuwste voorraad wordt geopend omdat die het makkelijkst te pakken is), inconsistente rotatie tussen diensten, halfgebruikte bakjes zonder duidelijke datum en “fantoomvoorraad” waar het overzicht zegt dat je iets hebt maar de koelkast zegt van niet.
Een eenvoudige regel voorkomt het grootste deel hiervan: “gebruik eerst”. In gewone taal: gebruik de ingrediënten die eerder bederven voordat je de nieuwere pakt. Sommige teams noemen het FIFO (first in, first out). Voor bederfelijke producten is het vaak meer FEFO (first expiry, first out). Als je croissantvulling gisteren gemaakt is maar morgen verloopt, moet die gebruikt worden vóór een verse batch van vandaag die nog drie dagen goed blijft.
Het doel is niet ingewikkelde software of perfecte data. Een goede tracker voor bederfelijke voorraad is een klein, herhaalbaar systeem: registreer de batch, de vervaldatum en waar het staat, en geef een duidelijke “gebruik dit als volgende” hint op het juiste moment.
Dit is vooral belangrijk in kleine bakkerijen, cafés en catering-prepteams waar dezelfde mensen leveringen ontvangen, items voorbereiden en klanten bedienen. Wanneer rollen overlappen, moet de tracker passen bij de werkelijke gewoonten tijdens een dienst, anders wordt hij genegeerd. Een eenvoudige opzet die het personeel kan volgen is beter dan een gedetailleerd systeem dat niemand bijwerkt.
Een tracker werkt alleen als iedereen dezelfde woorden op dezelfde manier gebruikt. Anders logt de ene persoon “melk” en een ander “melk 2L”, en houden waarschuwingen op met zinvol zijn.
Dit zijn de basisbegrippen die de meeste teams nodig hebben:
Bij hoeveelheid is nog één punt belangrijk: registreer de hoeveelheid die nog in de batch zit, niet de hoeveelheid waarmee je gestart bent. Als custard begon met 6 liter en nu nog 2 liter over is, moet de tracker 2 liter tonen. Dat is wat waarschuwingen en “use first”-lijsten bruikbaar maakt.
Houdbaarheid is hoe lang iets meegaat onder normale opslag. Het kan bijvoorbeeld “3 dagen gekoeld” zijn voor een bereide vulling. Je tracker zet dat om in een concrete vervaldatum op basis van de gemaaktatum.
Best-by is een kwaliteitsdatum. Het product is meestal nog veilig na die datum, maar smaak of textuur kan verslechteren.
Use-by is een veiligheidsdatum. Wees duidelijk welke items use-by zijn (vaak zuivel, vlees, bereide gerechten) zodat personeel niet alles als flexibel beschouwt.
FEFO betekent first-expire-first-out. Het is de dagelijkse versie van “gebruik eerst”: pak bij het pakken van een ingrediënt de batch met de vroegste vervaldatum, zelfs als die later is ontvangen.
Batches zijn vooral belangrijk voor items waarbij één slechte dag leidt tot verspilling of risico: melk en room, custards en vullingen, vleeswaren, gekookte sauzen, salademixen en elk bereid product dat je ’s nachts bewaart.
Traceerbaarheid is optioneel maar nuttig. Het kan zo simpel zijn als noteren welke batch in welk product ging (bijvoorbeeld welke custardbatch gebruikt werd voor de dinsdagpastries). Veel teams slaan dit in het begin over en voegen het later toe als recalls, audits of veel herwerk het de moeite waard maken.
Een tracker helpt alleen als personeel in enkele seconden een batch kan registreren. Het doel is simpel: weten wat je hebt, waar het is en wat je als volgende moet gebruiken.
Begin met het kleinste aantal velden dat één vraag snel beantwoordt: “Wat moeten we nu gebruiken?” Als het formulier voelt als administratie, gaan mensen gokken, slaan ze regels over of voegen ze alles samen in één grote batch.
Deze velden renderen meestal direct:
Als items verplaatst worden, voeg dan een simpele locatieveld toe (voorfridge, walk-in, vriezer, vitrine). Zonder locatie verspilt personeel tijd met zoeken en verliest het systeem vertrouwen.
Optionele velden helpen als ze een beslissing uitlokken. Als ze je werkwijze niet veranderen, vertragen ze mensen alleen maar. Veelvoorkomende “alleen als nodig”-extra’s zijn leverancier (als je per leverancier opnieuw bestelt), kostprijs (als je verspillingwaarde wilt bijhouden), opslagtype (koel/vries/ambient), allergenenflags (als etiketten dat vereisen) en korte notities zoals “geopend” of “ontdooid om 7u”.
Voor status, houd het eenvoudig: in voorraad, gereserveerd, verbruikt, verspild, verlopen. Dat is voor de meeste workflows voldoende en maakt rapportage makkelijker.
Bereide mixen en opgesplitste batches hebben één regel: de “child”-containers erven de data van de parent. Als één batch in twee bakken wordt verdeeld, maak dan twee containerrecords gekoppeld aan hetzelfde batch-ID (of sub-ID’s zoals 0142-A en 0142-B) en verdeel de hoeveelheid. Dat houdt FEFO eerlijk zonder dat personeel details opnieuw moet typen.
Voor waarschuwingen, gebruik simpele regels die mensen kunnen onthouden. Begin met één vroeg-waarschuwingsvenster (bijvoorbeeld 2 dagen voor verval) en bepaal wie het ziet (prep-lead, shift-lead). Als je ook low-stock waarschuwingen wilt, begin met een paar items met hoge impact en breid uit zodra vervalwaarschuwingen werken.
Een tracker werkt als hij overeenkomt met hoe je keuken beweegt. Voordat je schermen, velden of waarschuwingen instelt, maak een paar kleine beslissingen. Deze keuzes voorkomen rommelige data, dubbele items en genegeerde waarschuwingen.
1) Stel een naamgevingsregel vast. Houd itemnamen zoekbaar en consistent op facturen, etiketten en in de tracker. Bijvoorbeeld: “Melk, vol, 2L” (niet op de ene dag “Volle melk” en de volgende dag “2L melk”). Voor batches kies je één format en houd je je eraan, zoals een leveranciersdatum plus korte code: “2026-01-25 DAIRY”.
2) Definieer locaties die overeenkomen met de realiteit. Houd locatie-namen kort en vast zodat mensen niet halverwege een dienst nieuwe namen gaan verzinnen. Als je team zegt “voorfridge” en “prep line”, gebruik die termen.
3) Houd waarschuwingregels simpel. In plaats van aangepaste regels voor elk item, begin met een paar categorieën. Bijvoorbeeld: 2 dagen voor zuivel, 1 dag voor verse groenten, 3 dagen voor bereide sauzen. Pas later aan, maar maak de eerste versie makkelijk te volgen.
4) Bepaal wie wat mag veranderen. Als iedereen alles kan bewerken, raken aantallen snel scheef en weet niemand meer wat klopt. Een gebruikelijke setup is: ontvangstlead voegt voorraad toe, supervisors passen tellingen aan, shiftleads zetten verspilling met een korte reden en alleen managers wijzigen productnamen en regels.
5) Kies de dagelijkse gewoonte. Koppel de tracker aan momenten die al bestaan: opening (controleer waarschuwingen en haal “use first”-items naar voren), na prep (registreer nieuwe batches) en sluiting (log verspilling en doe een korte telling van een korte lijst).
Als je dit bouwt in een tool zoals AppMaster, houd de eerste versie klein: items, batches, locaties, vervaldatum en één waarschuwingregel per categorie. Een tracker die personeel gebruikt is beter dan een perfecte die genegeerd wordt.
Bouw in de volgorde waarin je team werkt: definieer items, registreer batches en maak daarna “wat gebruiken we nu” duidelijk.
Maak een itemlijst die niet vaak verandert. Bewaar voor elk item een standaard houdbaarheid (in uren of dagen) en wanneer je waarschuwingen wilt.
Houd het praktisch: itemnaam en eenheid (bak, stuk, liter), standaard houdbaarheid (muffins 2 dagen, geopende room 24 uur) en een simpel waarschuwingsplan (bijv. waarschuwing na 24 uur, nog een waarschuwing 4 uur ervoor). Als verschillende teams dezelfde tracker gebruiken (keuken en bar), noteer wie eigenaar is zodat waarschuwingen naar de juiste personen gaan.
Zet een snelle intakeflow op voor leveringen en interne prep. Elke batch heeft zijn eigen vervaldatum nodig, zelfs als de itemnaam hetzelfde is.
Een goed batch-intake scherm heeft maar weinig velden: item, hoeveelheid, locatie en een vervaldatum (automatisch ingevuld op basis van houdbaarheid, met een makkelijke wijziging).
Bouw daarna een “use first”-weergave waarop personeel kan vertrouwen. Sorteer op vroegste vervaldatum en groepeer per locatie zodat de barista eerst de melk in de barfridge ziet en de keuken de pastry-trays van die dag.
Voor dagelijkse updates, focus op een paar snelle acties: consume (verkocht/gebruikt) met hoeveelheid, move (koelkast naar vitrine), adjust (telling klopte niet), mark waste (bederf, beschadigd) en mark expired (vaak automatisch voorgesteld).
Stel notificaties in die passen bij je ritme: een seintje voor de ochtenddrukte, een herinnering voor sluiting en een dagelijkse samenvatting voor managers.
Test voordat je uitrolt met 10 echte batches: twee croissantbakken met verschillende baktijden, een doos melk, een bak room en een paar sauzen. Als personeel die batches kan toevoegen, vinden en gebruiken zonder vragen, ben je klaar om uit te breiden.
Als je dit bouwt in een no-code tool zoals AppMaster, begin met het modelleren van Items, Batches en Locations, en voeg dan het “use first”-scherm en snelle acties als hoofdworkflow toe.
Een tracker werkt alleen als mensen hem tijdens drukte gebruiken. Ontwerp voor 10 seconden, één hand en een lawaaierige keuken.
De grootste winst is batchacties vrijwel frictieloos maken. Als het kan, voeg barcode- of QR-labels per batch toe zodat personeel scant in plaats van typt. Het is optioneel, maar verandert vaak gedrag omdat het voelt als onderdeel van normale prep.
Mobielvriendelijke schermen zijn net zo belangrijk. Een eenvoudige telefoonweergave voor ontvangst, prep en het loggen van verspilling is beter dan een spreadsheet die alleen op de laptop van een manager werkt.
Standaardwaarden moeten overeenkomen met de realiteit: datum van vandaag, gangbare batchgroottes, gebruikelijke houdbaarheid en de locaties die mensen echt gebruiken. Als een gescande item een oudere batch beschikbaar heeft, moet de tracker personeel attenderen om die batch eerst te gebruiken.
Als je keuken slechte verbinding heeft, kan offline-vriendelijke invoer (opslaan en later synchroniseren) het verschil zijn tussen schone data en gaten.
Personeel moet het dagelijkse werk kunnen doen, maar niet per ongeluk de geschiedenis herschrijven. Rechten helpen: iedereen mag hoeveelheid verminderen bij gebruik, maar alleen een lead mag vervaldata of een batch verwijderen wijzigen.
Een audittrail bouwt ook vertrouwen. Als iemand een hoeveelheid verandert, wil je zien wie het deed en wanneer, met een korte reden zoals “gemorst” of “te lang gebakken”. Dat maakt discussies kort en oplossingsgericht.
Manager-views moeten verbonden blijven aan acties. Een korte set is meestal genoeg: bijna-verlopen voor de komende 48–72 uur, verspilling per reden, stockouts die menuwijzigingen veroorzaakten en een eenvoudig activiteitenlog voor aanpassingen en overrides.
Vertrouwen stort in als de cijfers “kloppen” maar de keuken toch verlopen producten vindt. De meeste mislukkingen komen door een paar voorspelbare valkuilen.
Items tracken maar geen batches. Als “melk” één regel is, raken nieuwe en oude dozen door elkaar en wordt de vervaldatum een gok. Los dit op door elke levering of productieronde als batch te behandelen met eigen hoeveelheid en vervaldatum.
Lichte bewerkingen van vervaldata. Als iedereen data kan veranderen om een waarschuwing weg te halen, stopt de tracker met helpen. Sta bewerkingen toe, maar eis een reden (beschadet etiket, leverancier gecorrigeerde datum, herverpakt) en houd een eenvoudige geschiedenis bij.
Te veel bouwen. Te veel categorieën en velden maken updates een karwei en dan stopt personeel met registreren. Begin met wat dagelijkse beslissingen ondersteunt: itemnaam, batch-ID, hoeveelheid, eenheid, vervaldatum en locatie.
Luidruchtige waarschuwingen. Als personeel de hele dag pingt, negeren ze alles. Tim de waarschuwingen rond echte momenten (opening, pre-lunch, pre-close) en focus op items die realistisch gebruikt kunnen worden.
Locaties die niet matchen met de keuken. Als de app “fridge” zegt maar het team gebruikt “voorfridge”, “achterfridge” en “prep line”, verdwijnen items tijdens drukte. Spiegel hoe mensen praten en bewegen.
Een eenvoudig scenario laat zien waarom dit belangrijk is: een café ontvangt twee dozen spinazie op maandag en donderdag. Als beide als één item worden geregistreerd, verbergt de donderdaglevering de oudere doos van maandag en grijpt het team naar de “vollere” doos. Met batches en een “use first”-waarschuwing bij opening wordt de maandagbatch gemarkeerd en diezelfde dag gebruikt.
Een tracker werkt alleen als de data actueel blijft. Het goede nieuws is dat je niet perfecte tellingen van alles nodig hebt. Je hebt een routine die personeel kan volgen zodat “use first”-waarschuwingen overeenkomen met wat er echt in de kast staat.
Een eenvoudig ritme dat in de meeste cafés werkt:
Houd verspillingredenen kort zodat mensen ze daadwerkelijk gebruiken: verlopen, over-geprept, beschadigd, verkeerde temperatuur, retour. Als “over-geprept” steeds terugkomt, is de oplossing meestal kleinere batches, niet meer herinneringen.
Een praktisch tip: zet de dagelijkse “use first”-check in je opening checklist. Als het net zo vanzelfsprekend wordt als de oven aanzetten, wordt het automatisch.
Als je de tracker zelf bouwt in een no-code tool (bijvoorbeeld in AppMaster), zijn dit dezelfde momenten om eenvoudige notificaties te activeren: een ochtend “use first”-samenvatting, een einde-van-dag verspillingprompt en een wekelijkse verspillingrapportage voor de manager.
River Street Cafe verkoopt ontbijtsandwiches, melk voor koffiedranken, gebak en twee huisgemaakte sauzen (chipotle mayo en kruidenvinaigrette). Ze houden alles bij in een simpele tracker met batches, vervaldatums en een “use first”-lijst.
Op maandagochtend maakt de prep-kok een verse batch chipotle mayo en registreert die als nieuwe batch, niet gewoon “chipotle mayo” als één getal. De batchinvoer ziet er zo uit:
Ze doen hetzelfde voor gebak (per bak) en melk (per doos). Elke batch heeft zijn eigen vervaldatum en locatie, zodat personeel geen tijd verliest met raden welke ze moeten pakken.
Woensdagmiddag toont de tracker een “use first”-waarschuwing: een oudere vinaigrettebatch verloopt morgen. Niemand had die in de achterste walk-in gezien omdat een nieuwere batch vooraan stond.
De shiftlead heeft twee opties. Als invriezen voor dat item is toegestaan, portioneren ze en vriezen het in met een notitie in de tracker. Als invriezen niet mag, plannen ze een snelle actie: zet een lunchspecial die vinaigrette gebruikt (een saladecombo of een sandwich als extra). Het punt is de batch doelgericht gebruiken, niet hopen dat het vanzelf verkocht wordt.
Bij sluiting voert de sluitende medewerker kleine updates uit, geen volledige herberekening. Ze bevestigen nieuwe batches, trekken ruwweg af wat gebruikt is en loggen verspilling alleen wanneer het gebeurt.
Op vrijdag bekijkt de manager één scherm: wat vervallen is, wat verspild is en welke items de meeste “use first”-waarschuwingen gaven. In een paar weken passen ze batchgroottes voor sauzen aan en stellen ze duidelijke bevoorradingsregels in, zoals “nieuwe melk achter oude melk”, zodat waarschuwingen zeldzaam worden en verspilling daalt.
Kies het kleinste hulpmiddel dat je team elke dag echt zal gebruiken. Vervaltracking faalt vaker door te veel proces dan door ontbrekende functies.
Als je één locatie, weinig items en één persoon hebt die het bijhoudt, is een spreadsheet vaak genoeg. Als meerdere mensen ontvangen, prep doen en verspilling loggen over diensten heen, is een app meestal een betere keuze. Als je specifieke regels nodig hebt (zoals FEFO), meerdere opslaglocaties en rechten met een audittrail, dan is een aangepaste workflow vaak de moeite waard.
Houd de eerste versie klein. De startset die de meeste teams ook daadwerkelijk gebruiken is:
Je kunt later integraties toevoegen zodra de basis werkt. Veelvoorkomende volgende stappen zijn het ophalen van dagelijkse totalen uit je POS (om gebruik te vergelijken met verkopen) en het sturen van waarschuwingen naar waar je team al communiceert (Telegram) of per e-mail/SMS.
Als je zonder te programmeren een aangepaste app wilt maken, is AppMaster (appmaster.io) één optie. Je kunt Items, Batches en Locations modelleren in PostgreSQL, business rules toevoegen voor FEFO “use first”-waarschuwingen en eenvoudige mobiele schermen bouwen voor ontvangst en het loggen van verspilling. Omdat het echte broncode genereert en de app kan regenereren als vereisten veranderen, is het makkelijker velden en regels aan te passen naarmate je leert.
Rol het soepel uit door eerst te piloten. Gebruik de tracker twee weken alleen voor de prep-fridge. Train één gewoonte: ontvang batches en pak altijd vanaf Use First. Bekijk aan het eind van elke week twee cijfers met het team: gemiste vervalgevallen en verspillingregistraties. Verbeteren die cijfers, dan breid je uit naar de vriezer, droge opslag en uiteindelijk het hele menu.
Wat is de snelste manier om onverwachte bederf in een druk café te stoppen?Begin met een eenvoudige regel die iedereen kan volgen: gebruik altijd de batch die het eerst verloopt. Maak het daarna makkelijk om die batch te zien door hem apart te registreren (niet gewoon “melk” als één getal) en toon dagelijks een “use first”-overzicht gesorteerd op vervaldatum en gegroepeerd per locatie.
Moeten we FIFO of FEFO gebruiken voor bederfelijke producten?FIFO gebruikt de eerst ontvangen voorraad eerst, terwijl FEFO de voorraad met de vroegste vervaldatum eerst gebruikt. Voor bederfelijke producten is FEFO meestal veiliger, omdat een nieuwe levering soms eerder kan verlopen dan een oudere afhankelijk van de leverancier of opslag.
Wat zijn de minimale velden die een tracker voor bederfelijke voorraad nodig heeft?Registreer de batch en de vervaldatum, de hoeveelheid die nog over is en waar het ligt. Als je in een paar seconden kunt antwoorden op “wat moeten we nu gebruiken en waar is het?”, heb je genoeg data om echt voordeel te halen.
Waarom hebben we batchtracking nodig in plaats van alleen items bijhouden?Registreer elke levering of productieronde als een aparte batch met eigen vervaldatum en hoeveelheid. Als je alles samenvoegt in één ‘melk’-regel, kan de tracker niet bepalen welke doos het eerst verloopt en worden waarschuwingen speculatief.
Hoe houden we productnamen consistent zodat waarschuwingen niet rommelig worden?Gebruik een vaste naamgevingsregel en houd het kort maar specifiek, bijvoorbeeld “Melk, vol, 2L” of “Croissantdeeg”. Kies één formaat, train het team eenmaal en beperk wie productnamen kan aanpassen zodat de lijst niet gaat veranderen.
Hoe gedetailleerd moeten opslaglocaties zijn?Begin met een klein aantal locaties die overeenkomen met hoe het personeel praat, zoals “voorfridge”, “walk-in” en “display”. Vermijd vage of veranderende namen, want onduidelijke locaties zorgen ervoor dat mensen de tracker niet meer vertrouwen als ze iets niet kunnen vinden.
Wat doen we als één batch wordt verdeeld over meerdere containers?Behandel elke container als een eigen record, maar behoud hetzelfde batch-ID en dezelfde data. Verdeel de hoeveelheid over de containers en voeg eenvoudige sub-ID’s toe indien nodig, zodat FEFO blijft werken zonder dat personeel vervaldatums opnieuw moet invoeren.
Hoe ver van tevoren moeten vervaldatumwaarschuwingen afgaan?Kies één vroeg-waarschuwingsvenster en koppel het aan echte momenten, zoals opening en pre-close, in plaats van de hele dag te ping-en. Als waarschuwingen te veel of niet uitvoerbaar zijn, negeren medewerkers ze; begin daarom met hoog-risico items en breid later uit.
Wie mag hoeveelheden en vervaldata aanpassen?Een eenvoudige standaard is: ontvangst- of prep-medewerkers voegen batches toe, iedereen kan hoeveelheden verminderen bij gebruik, shiftleads loggen verspilling met een reden en alleen managers kunnen vervalregels of productnamen aanpassen. Zo blijft het dagelijkse werk snel en voorkom je dat problemen worden verdoezeld.
Kunnen we dit bouwen als een eenvoudige interne app zonder te programmeren?Je kunt een kleine app maken die Items, Batches en Locations bijhoudt en vervolgens een “use first”-scherm en snelle acties zoals gebruiken, verplaatsen en verspillen toevoegt. In AppMaster (appmaster.io) past dit goed bij een PostgreSQL-datamodel plus business rules voor FEFO-waarschuwingen en mobielvriendelijke schermen voor ontvangst en sluiting.
21 jan 2026
8 min
20 jan 20268 min
20 jan 20267 minExperimenteer met AppMaster met gratis abonnement.
Als je er klaar voor bent, kun je het juiste abonnement kiezen.
