App per suggerimenti di riordino: Min/Max a bozze d'ordine

Cosa risolve questa app (e cosa non fa)

Gestire un negozio significa spesso oscillare tra due errori costosi: rimanere senza i prodotti più venduti (vendite perse, clienti frustrati) oppure comprare troppo (capitale vincolato in stock lento). Il problema quotidiano non è "abbiamo inventario?" ma "cosa dovremmo comprare dopo, e quanto?", senza passare un'ora a fare calcoli su fogli di calcolo.

Una configurazione min/max mantiene semplice quella decisione. Per ogni SKU memorizzi due numeri:

• Min: il livello minimo che vuoi raggiungere prima di riordinare.
• Max: il livello fino al quale vuoi rifornire quando riordini.

Se uno SKU ha 6 unità, il min è 10 e il max è 25, il suggerimento è di ordinare 19. Non stai indovinando a memoria. Stai usando una regola chiara che resta consistente settimana dopo settimana.

Un'app per suggerimenti di riordino prende i conteggi attuali (e opzionalmente ciò che è già in ordine), applica quelle regole min/max per SKU e produce una lista d'acquisto in bozza. Quella bozza è l'output principale: una lista breve, revisibile, che risponde a "cosa dobbiamo ordinare e in quale quantità?" prima che qualcuno apra il portale del fornitore o mandi una email.

Quello che non fa è acquistare automaticamente. Questo è importante perché gli acquisti reali hanno eccezioni: il fornitore è fuori stock, le confezioni obbligano a arrotondamenti, un articolo stagionale va saltato o è in arrivo una promozione. L'app deve generare suggerimenti velocemente e poi lasciare che una persona approvi, modifichi o rimuova le righe.

Questo tipo di strumento è solitamente usato da store manager, responsabili operativi e addetti agli acquisti. È utile anche per team piccoli dove una persona ricopre più ruoli e ha bisogno di un punto di partenza affidabile.

I dati da memorizzare per ogni SKU

I buoni suggerimenti nascono da dati SKU ordinati e coerenti. Se le basi sono disordinate, la bozza sembrerà casuale e la fiducia nell'app scenderà.

Punta a un record SKU che mantenga la stessa "forma" nel tempo, anche se il processo evolve.

Campi core SKU (il minimo utile)

Per essere utilizzabile dal giorno uno, ti servono:

• Un identificativo SKU (il codice che scansioni o inserisci) e un nome breve riconoscibile
• Un'unità di misura (pezzo, bottiglia, scatola, kg) così conteggi e ordini hanno lo stesso significato
• Stato (attivo/inattivo) così gli articoli dismessi non continuano a comparire
• Min e max (e opzionalmente un punto di riordino separato)
• Note e informazioni "ultimo aggiornamento" (timestamp e/o chi ha aggiornato)

Min e max sono le guide. Un punto di riordino separato è opzionale, ma utile quando vuoi riordinare prima del min a causa di lead time lunghi o forniture inaffidabili.

Disponibilità e dettagli di ordine (ciò che rende i calcoli realistici)

Questi dettagli trasformano "quanto comprare" in "cosa puoi effettivamente ordinare":

• Quantità on-hand, con una fonte chiara (conteggio manuale ora, possibile sincronizzazione dopo)
• Fornitore preferito (o vendor principale)
• Pack size (quantità per confezione) così ordini in multipli validi
• Lead time (giorni)
• Quantità minima d'ordine (MOQ)

Sii esplicito sull'origine dell'"on hand". Se inizi con inserimenti manuali, memorizza la data dell'ultimo conteggio. Se poi sincronizzi da un POS o uno strumento di magazzino, memorizza anche l'ultima sincronizzazione. Quel dettaglio risponde a molte domande del tipo "perché ha suggerito questo?".

Come vengono calcolati i suggerimenti min/max

Il min/max è una regola semplice: riordini solo quando lo stock è basso, e ordini quanto basta per tornare a un livello sicuro. Il risultato è una bozza facile da capire e da verificare.

1) Quando si attiva un riordino?

Scegli un trigger e mantienilo consistente. Il più comune è:

• Se On Hand è pari o inferiore a Min (a volte chiamato punto di riordino), l'articolo è idoneo.
• Se On Hand è sopra Min, il suggerimento è zero e l'articolo resta fuori dalla bozza.

Questo evita raccomandazioni inutili per articoli già in salute.

2) Quanto suggerire?

Una volta che un articolo è idoneo, l'idea base è "ordinare fino al Max." La formula semplice è:

base_suggested = max - on_hand
suggested = max(0, base_suggested)

Esempio: Min = 10, Max = 40, On Hand = 14.

• On Hand (14) è sopra Min (10), quindi suggested = 0.

Se On Hand scende a 8:

• base_suggested = 40 - 8 = 32
• suggested = 32

Piccole aggiustamenti che rendono la bozza realistica

Dopo il calcolo base, aggiungi qualche regola pratica per adattarsi al modo reale di fare acquisti:

• Arrotondamento per pack: se devi comprare confezioni da 12, arrotonda 32 a 36.
• MOQ: se la MOQ è 50, alza 36 a 50.
• Mai suggerire numeri negativi: se On Hand è 55 e Max è 40, il base sarebbe -15 ma il suggerimento deve essere 0.
• Cap opzionale: se vuoi evitare acquisti enormi, applica un limite massimo per ordine.

Casi limite da gestire subito

Dati cattivi producono suggerimenti sbagliati, quindi rendi queste situazioni evidenti:

• SKU dismessi: suggerire sempre 0, anche se lo stock è basso.
• Inventario negativo: trattalo come un segnale d'allarme; calcola comunque ma mostra un avviso per la revisione.
• Min/Max mancanti: non indovinare. Imposta suggested a 0 e marca lo SKU come "needs setup."

Flusso utente: dal conteggio all a bozza d'ordine

Il flusso migliore è quello che il tuo team userà davvero. Mantienilo semplice: registra ciò che hai e poi genera i suggerimenti. Extra come etichette, dashboard e analytics possono arrivare dopo.

Una sessione tipica: l'utente fa un conteggio rapido, sceglie una location (se serve), inserisce i conteggi per SKU, salva e poi tocca un pulsante per creare la bozza d'ordine. L'acquirente rivede la bozza e la modifica prima di qualsiasi approvazione.

Per mantenere lo schermo calmo, aggiungi un filtro pratico: mostra solo SKU sotto il min, o mostra tutti gli SKU con uno stato chiaro. "Solo sotto min" è più veloce nei giorni intensi. "Mostra tutto" aiuta quando vuoi assicurarti che nulla sia stato saltato.

Un semplice flusso che funziona per la maggior parte dei team piccoli:

• Inserire o importare i conteggi on-hand
• Generare suggerimenti
• Revisionare la bozza (solo sotto min, o tutti con stato)
• Modificare le quantità suggerite e aggiungere note
• Approvare la bozza ed esportarla o condividerla per l'acquisto

Le eccezioni contano perché la realtà è disordinata. Un buyer può ordinare di più per una promozione, o meno per problemi di liquidità o ritardi del fornitore. Tratta la quantità suggerita come un punto di partenza, non come una regola.

Alcuni controlli semplici evitano molte frustrazioni:

• Quantità override manuale (con chi l'ha cambiata)
• Flag "Hold" per saltare temporaneamente il riordino
• Campo motivo opzionale (stagionale, problema fornitore, svendita)

Infine, salva uno snapshot quando la bozza è generata: timestamp, i conteggi on-hand usati, i valori min/max al momento e le quantità suggerite prima degli override. Quando qualcuno chiede "Perché abbiamo ordinato 24 di questo?", puoi aprire la bozza e vedere gli input esatti che l'hanno generata.

Una struttura di database semplice e flessibile

Una buona app di riordino parte da poche tabelle affidabili. L'obiettivo non è un ERP perfetto, ma una base pulita che può crescere con fornitori, location o regole più sofisticate.

Tabelle core per iniziare

Per un singolo negozio, separa "cosa è l'articolo" da "cosa hai" e "come lo riordini":

• SKUs: una riga per articolo (codice SKU, nome, unità, categoria, attivo/inattivo)
• Suppliers: nome fornitore e dettagli di contatto (e condizioni come lead time se le tracci)
• Reorder settings: min, max, punto di riordino per SKU, fornitore preferito, pack size
• Inventory levels: on-hand corrente per SKU (poi, per location) più data dell'ultimo conteggio
• Draft orders: header (fornitore, stato, creato da) e linee (SKU, qty suggerita, qty finale)

Questo resta flessibile perché puoi cambiare le regole di riordino senza riscrivere la lista SKU, e puoi conservare le bozze come registro di ciò che è stato suggerito rispetto a ciò che è stato approvato.

Se oggi hai solo un negozio, non creare subito troppe location. Memorizza l'inventario come un unico numero per SKU. Quando aggiungi un secondo negozio o un magazzino, introduci una tabella Locations e passa Inventory levels a una riga per SKU per location.

Guardrail, ruoli ed esportazioni

Piccole regole di validazione evitano che input errati diventino cattivi ordini. Aggiungi controlli tipo: min deve essere minore di max, i punti di riordino non possono essere negativi, il pack size non può essere zero. Decidi cosa succede quando mancano impostazioni: blocchi i suggerimenti o marchi gli SKU come "needs setup".

I ruoli aiutano quando più persone contano lo stock o modificano le impostazioni:

• Viewer: può vedere SKU e bozze d'ordine
• Editor: può aggiornare conteggi e impostazioni di riordino
• Approver: può finalizzare le quantità e segnare una bozza come approvata

Pianifica come invierai gli ordini. Anche se poi automatizzerai gli acquisti, la maggior parte dei team inizia con un'export semplice: CSV o una lista pronta per il fornitore che possono copiare dalla schermata della bozza.

Passo passo: costruire schermate e logica

Inizia con due liste semplici: il catalogo SKU e i fornitori. Ogni SKU deve avere un nome riconoscibile, un fornitore predefinito e un'unità di acquisto (pezzo, cassa, cartone). Mantieni il tutto pratico. Questa è la lista che il team cercherà ogni giorno.

Poi aggiungi le impostazioni di riordino al record SKU. Min e max sono la base, ma avrai suggerimenti migliori se memorizzi anche pack size e lead time. Se compri lo stesso articolo da due fornitori, scegli uno come default e consenti cambi sulla bozza d'ordine.

Per i conteggi, costruisci una schermata rapida che privilegia la velocità rispetto alla perfezione. Una griglia di modifica veloce funziona bene: filtra per corsia o categoria, scrivi la quantità contata e salva.

La maggior parte dei team ha bisogno di queste schermate core:

• Lista SKU e dettaglio SKU (inclusi min, max, pack size, lead time)
• Lista fornitori e dettaglio
• Inserimento conteggi inventario (griglia + filtri)
• Suggerimenti di riordino (tabella risultati + azioni semplici)
• Bozza d'ordine (righe editabili + approvazione)

Poi implementa la logica dei suggerimenti: per ogni SKU, confronta "on hand" (e opzionalmente "on order") con le regole di riordino, calcola una quantità suggerita per tornare verso il max e applica l'arrotondamento per pack size in modo da non suggerire 13 unità quando il fornitore vende solo casse da 12.

Genera una bozza d'ordine per la revisione e trattala come un documento con stati come Draft, Approved, Sent. Quando un utente crea una bozza, copia le righe suggerite in righe d'ordine raggruppate per fornitore, poi lascia modificare quantità, cambiare fornitore o rimuovere articoli.

Concludi con un'uscita pulita. Alcuni team stampano la bozza e fanno l'ordine manualmente. Altri esportano un file. In ogni caso, salva ciò che è stato approvato così puoi confrontare "suggerito vs ordinato" e migliorare le regole con dati reali.

Errori comuni che rendono i suggerimenti inaffidabili

La matematica del riordino è semplice. Ciò che rompe la fiducia è una configurazione disordinata. La maggior parte dei problemi appare come una bozza che sembra "sbagliata", anche quando la formula è corretta.

Un problema classico sono le unità miste. Conti in "pezzi" ma ordini in "casse", o ricevi in "pack". Se l'unità di uno SKU è poco chiara, l'app potrebbe suggerire 24 quando intendevi 24 casse. Scegli un'unità base per SKU (spesso "pezzo") e memorizza una conversione come "1 cassa = 24 pezzi" così la quantità finale viene tradotta correttamente.

Min e max vengono spesso impostati a caso. Se ignori la velocità di vendita e il lead time dei fornitori, le regole sembrano ordinate ma falliscono nella pratica. Un articolo lento con un max alto vincola liquidità, mentre un best seller con un min basso crea rotture di stock.

Altri errori comuni:

• Non tracciare le location (retro vs scaffale, negozio A vs negozio B), poi chiedersi perché l'on-hand non combacia
• Permettere a chiunque di modificare min/max senza un processo di approvazione
• Sovrascrivere i valori passati così non puoi spiegare l'ordine della settimana scorsa
• Trattare danneggiato, riservato o in transito come disponibile
• Usare conteggi vecchi di giorni e poi incolpare il suggerimento

Un semplice scenario: vendi capsule di caffè. Sullo scaffale ci sono 6 scatole, nel retro 18 e in un secondo negozio 12. Se tracci solo un numero "on hand", qualcuno conta 6 e il sistema suggerisce di ordinare, anche se in realtà hai 36. I campi location risolvono rapidamente questo problema.

Controlli rapidi prima di fidarti della bozza

Un sistema min/max è semplice, ma la bozza è valida quanto i dati che la alimentano. Prima di inviare qualcosa a un fornitore, dedica un minuto a cercare gli errori silenziosi che fanno sembrare il suggerimento sicuro ma sbagliato.

Inizia dalla configurazione: ogni SKU riordinabile ha bisogno di un minimo, un massimo (o target) e il pack size corretto. Se manca uno di questi, l'app dovrebbe segnalare lo SKU e saltarlo o marcarlo come "needs setup". Un campo vuoto può generare un ordine enorme o nessun ordine.

Poi controlla la plausibilità delle quantità on-hand. Lo stock negativo succede (resi processati in ritardo, ricezioni non registrate, mix di unità), ma dovrebbe essere raro. Se vedi -12 per un articolo lento, tratta il suggerimento come "da indagare", non come "comprare". Un riconto o una verifica transazionale è meno costoso che disfarsi dell'eccesso.

Una checklist breve che cattura la maggior parte dei problemi:

• Setup: min, max, pack size e fornitore compilati per ogni SKU riordinabile
• Quantità: on-hand plausibile (niente errori evidenti come 500 invece di 50)
• Packaging: suggerimenti arrotondati alle confezioni e rispetto alla MOQ
• Politica: tutti sanno se si ordina fino al max o a un target più prudente
• Tracciabilità: le modifiche indicano chi ha cambiato e quando

Le regole di packaging meritano speciale attenzione. Se il fornitore vende in casse da 24 e la bozza suggerisce 13, il sistema dovrebbe adattare secondo la politica (spesso arrotondando per eccesso). Mostra sia il suggerimento originale sia quello aggiustato così il revisore capisce cosa è cambiato.

Decidi anche cosa significa "abbastanza buono" per il tuo team. Ordinare fino al max è aggressivo e può vincolare liquidità. Un target più conservativo (per esempio, ordinare fino al max solo per i top seller e a una via di mezzo per gli articoli più lenti) può ridurre l'eccesso mentre costruisci fiducia.

Infine, conserva un audit trail. Anche un semplice "Ultimo cambiamento da" e "data" su ogni riga costruisce fiducia e aiuta a risolvere controversie.

Esempio: un riordino settimanale per un piccolo negozio

Immagina un negozio di quartiere con 30 SKU. Il proprietario fa un conteggio fisico ogni lunedì mattina e vuole un'app che generi una bozza d'ordine che possa rapidamente controllare.

Compra da due fornitori: Supplier A (snack e bevande) e Supplier B (prodotti per la casa).

Tre SKU e la matematica del suggerimento

SKU 1: Acqua frizzante confezione da 12 (Supplier A)

On hand: 8 confezioni. Min: 10. Max: 30. Pack size: 6.

Poiché 8 è sotto il min (10), l'app suggerisce di ordinare fino al max.

Necessario per raggiungere il max = 30 - 8 = 22 confezioni.

Arrotondamento al pack size (6): 22 diventa 24.

Suggerito: 24 confezioni.

SKU 2: Patatine (Supplier A)

On hand: 14 sacchetti. Min: 12. Max: 36. Pack size: 12.

Poiché 14 è sopra il min, il suggerimento è 0. Anche se non è al max, è ancora sano e non necessita reintegro questa settimana.

SKU 3: Detersivo piatti 500 ml (Supplier B)

On hand: 3 flaconi. Min: 6. Max: 18. Pack size: 6.

Poiché 3 è sotto il min, ordinare fino al max.

Necessario per raggiungere il max = 18 - 3 = 15 flaconi.

Arrotondamento al pack size (6): 15 diventa 18.

Suggerito: 18 flaconi.

Regolazioni dell'acquirente (budget e buon senso)

La bozza è un punto di partenza, non un ordine obbligatorio. Questa settimana il proprietario ha un budget più stretto e sa anche che l'acqua frizzante vende meno quando piove.

Riduce Sparkling Water da 24 confezioni a 18 (sempre multiplo di 6). Le patatine restano a 0. Il detersivo resta a 18 perché vende costantemente e ora è rischioso non riordinarlo.

Questo passaggio di revisione è il motivo per cui una bozza è spesso più utile dell'invio automatico degli ordini.

Bozza d'ordine pulita (raggruppata per fornitore)

Supplier A

• Sparkling Water confezione da 12: 18 confezioni (aggiustato da 24)
• Patatine: 0

Supplier B

• Detersivo piatti 500 ml: 18 flaconi

Con solo 30 SKU, questo ciclo settimanale può richiedere circa 10 minuti: conteggio, revisione dei suggerimenti, qualche modifica e poi condivisione della bozza raggruppata con ciascun fornitore.

Prossimi passi: partire in piccolo e migliorare le regole

Il modo più veloce per ottenere valore è iniziare in modo ristretto. Scegli un negozio (o una location) e un gruppo di fornitori con un numero gestibile di SKU. Imparerai più da una bozza pulita e rivista che cercando di coprire ogni caso limite il primo giorno.

Decidi presto come raccoglierai i conteggi on-hand. L'inserimento manuale va bene all'inizio, purché sia coerente. Una regola semplice come "i conteggi si aggiornano ogni giovedì prima degli ordini" è meglio di una configurazione complessa di cui nessuno si fida.

Un piano di rollout pratico:

• Inizia con 20-50 SKU facili da contare e importanti per il fatturato
• Revisiona la bozza con un manager per 2-3 cicli prima di basare gli ordini su di essa
• Mantieni un campo note corto per SKU (es: "stagionale" o "case pack 12")
• Espandi al prossimo fornitore solo quando il primo gruppo è stabile

Una volta che le basi funzionano, migliora la matematica lentamente. Due upgrade ripagano spesso in fretta: una stima della domanda media (es. "media settimanale delle ultime 4 settimane") e un po' di safety stock basato sul lead time. Se un fornitore impiega 10 giorni, alzare il punto di riordino per coprire una settimana extra di domanda aiuta a evitare reazioni ai ritardi.

Stabilisci una cadenza per mantenere le regole oneste. Settimanale, rivedi gli ordini suggeriti e correggi gli errori evidenti. Mensilmente, aggiusta min/max concentrandoti sui top seller e sui maggiori rischi di sovra-stock.

Se stai costruendo questo come app inventario no-code, AppMaster (appmaster.io) è un'opzione che si adatta al flusso: modella SKUs e fornitori in un database, metti la logica min/max in un processo visivo e genera una bozza d'ordine che il personale può rivedere e approvare prima di inviare qualsiasi cosa.