Flusso di prenotazione per catering: dalla richiesta alla conferma

Dove le richieste di catering si bloccano (e perché è importante)

La maggior parte dei lavori di catering non fallisce perché il cibo è cattivo. Si inceppano nello spazio tra il primo messaggio e una data confermata. Qualcuno chiede «Siete disponibili?» e i giorni successivi si trasformano in risposte parziali, dettagli mancanti e chiarimenti dell'ultimo minuto.

I punti di blocco sono di solito noiosi e prevedibili:

• La richiesta arriva via DM, segreteria o email e nessuno la prende in carico.
• Mancano dettagli chiave, così qualcuno indovina e invia un preventivo che non è realistico.
• Il cliente pensa di essere “prenotato”, ma caparra e condizioni non sono mai state concordate.
• Le modifiche al menù avvengono in conversazioni parallele, quindi la versione più recente non è chiara.
• Lo stato è vago (“in corso”), quindi i follow-up sono in ritardo o duplicati.

Quando mancano dettagli, i preventivi diventano rischiosi. Se non conosci il numero di ospiti, lo stile di servizio, la finestra di consegna, esigenze dietetiche o regole del luogo, o sottostimi e poi sei costretto a correre, o sovrastimi e perdi il lavoro. Poi arrivano le sorprese: personale extra, attrezzatura mancante, tempi di allestimento più stretti del previsto o un piatto che non si riesce a produrre in quella scala.

Un semplice flusso di prenotazione per catering risolve questo trasformando messaggi casuali in un percorso chiaro: cattura l'essenziale, conferma la disponibilità, invia un preventivo basato su vincoli reali, raccogli una caparra e poi blocca la prenotazione con una sola fonte di verità per menù e logistica.

Questo è particolarmente importante per chi gestisce in proprio, per i team commerciali che seguono molti lead e per i coordinatori che hanno bisogno di consegne pulite alla cucina e agli autisti.

Esempio: un cliente manda una email per un pranzo aziendale da 60 persone “il mese prossimo”. Senza un flusso chiaro potresti quotare troppo in fretta. Con un flusso chiaro ottieni prima la data, le regole di accesso dell'edificio, l'orario di consegna, la fascia di budget e i conteggi dietetici, poi preventivi con fiducia ed eviti rifacimenti dolorosi.

Stati chiari che tengono il team allineato

Le prenotazioni sembrano disordinate quando le persone usano parole diverse per la stessa cosa. Uno dice “confermato” quando il cliente ha solo gradito il menù. Un altro dice “prenotato” quando manca ancora la caparra. Stati chiari risolvono tutto rapidamente.

Una semplice pipeline di stati con cui la maggior parte dei team può convivere:

• New inquiry: richiesta ricevuta, dettagli incompleti
• Qualified: data, numero di ospiti e luogo rientrano nella vostra capacità
• Quote sent: prezzo e condizioni sono stati effettivamente inviati
• Tentative hold: state tenendo la data fino a una scadenza
• Confirmed: caparra ricevuta (o PO approvato) e l'evento è sul calendario

Rendete le regole tanto chiare quanto le etichette. Decidete chi può cambiare ogni stato e cosa lo attiva. “Quote sent” non dovrebbe significare solo “bozza”; dovrebbe significare che il messaggio è uscito.

Tenete due stati laterali separati così la pipeline principale resta pulita:

• Stato pagamento: Unpaid, Deposit paid, Paid in full
• Stato menù: Draft, Approved, Changed, Locked

Esempio: un cliente approva il preventivo ma vuole scambiare due contorni. La prenotazione può restare in Tentative hold o Confirmed (a seconda della vostra regola sulla caparra) mentre lo Stato menù passa da Approved a Changed.

Se lo costruite in uno strumento no-code come AppMaster, rendete questi stati semplici campi a tendina con permessi in modo che le modifiche restino coerenti e facili da tracciare.

Dettagli dell'evento da raccogliere nei primi 10 minuti

Rispondere velocemente fa vincere i lavori di catering, ma la velocità aiuta solo se raccogli i dettagli che rendono il preventivo accurato. Pensalo come il brief minimo: sufficiente per valutare il prezzo correttamente, confermare che potete fornire il servizio ed evitare una lunga catena di email.

Inizia con ciò che guida i costi e il personale: numero di ospiti (consenti un intervallo come 45-55 e chiedi quando sarà definitivo), data, finestra di servizio (tempo di allestimento e orario di servizio) e l'indirizzo esatto della sede.

Poi definisci stile di servizio e vincoli alimentari. Drop-off, buffet con addetti, servizio al piatto, finger food passati o servizio completo cambiano personale e attrezzatura. Chiedi delle esigenze dietetiche e come vogliono che siano etichettate.

Una breve checklist di intake aiuta tutti a raccogliere le stesse informazioni:

• Basi dell'evento: data, orari, indirizzo della sede, intervallo di ospiti
• Piano di servizio: stile, aspettative sul personale, noleggi (se presenti)
• Esigenze del menù: restrizioni dietetiche, allergeni, piatti indispensabili
• Dati dell'acquirente: decisore, metodo di contatto preferito, tempistiche di approvazione
• Vincoli del sito: parcheggio, carico/scarico, accesso cucina, regole dell'edificio

Due domande riducono i rimbalzi più di quasi tutto il resto:

• “Su quale fascia di budget dobbiamo progettare?”
• “Quali sono i must-have rispetto ai nice-to-have?”

Se le persone esitano, offri opzioni semplici: “Siamo più vicini a 25, 40 o 60 $ a persona?”

Esempio: un cliente dice “pranzo per 60”. Confermi che è 50-70, drop-off vs buffet con personale, conteggi vegetariani e senza glutine, l'assistente amministrativo è il decision maker e l'edificio richiede COI e slot di carico da 20 minuti. Ora il tuo primo preventivo può essere corretto già la prima volta.

Come costruire un preventivo che corrisponda a ciò che potete offrire

Un buon preventivo non è solo un menù con prezzi. È una promessa chiara di ciò che fornirete, in condizioni specifiche, per un totale definito.

Trasforma i dettagli dell'evento in voci fatturabili

Traduci la richiesta in parti fatturabili così è facile aggiustare senza riscrivere tutto.

La maggior parte dei preventivi include una combinazione di:

• Cibo e bevande
• Personale (allestimento, servizio, smontaggio)
• Noleggi
• Consegna e allestimento (o termini per il ritiro)
• Commissioni di servizio e tasse (se applicabili)

Usa il prezzo a persona quando le porzioni scalano con il numero di ospiti. Usa tariffe fisse per cose che rimangono invariate (consegna entro un raggio, blocco minimo di personale, noleggi specifici). Se combini entrambi, etichettali chiaramente, per esempio “$28 per ospite x 60” più “Consegna tariffa fissa.”

Controlli di buon senso e approvazioni

Prima di inviare il preventivo, fai un rapido reality check:

• Ore di lavoro: quanti addetti e per quanto tempo, inclusa la pulizia
• Tempo di viaggio: carico, guida, parcheggio, regole di accesso della sede
• Minimi: minimo cibo, minimo personale, minimo per il weekend
• Tempistiche: potete consegnare e servire nella finestra richiesta?

Aggiungi una finestra di validità del preventivo (spesso 7-14 giorni) e specifica cosa può cambiare dopo la scadenza, come costi degli ingredienti, disponibilità del personale e numero di ospiti.

Poi rendi l'approvazione inequivocabile. Cattura il “sì” del cliente e le assunzioni chiave: data e orari dell'evento, numero di ospiti (o intervallo), versione del menù, stile di servizio e cosa è incluso vs non incluso. Questo previene il classico “pensavo fosse incluso”.

Passo dopo passo: dalla richiesta al preventivo approvato

L'obiettivo è semplice: confermare i fondamentali velocemente, quotare la cosa giusta e catturare l'approvazione in modo che chiunque nel team possa trovarla in seguito.

1) Conferma i dettagli mentre il cliente ha ancora il calendario aperto

Leggi la richiesta una volta, poi rispondi (o chiama) solo con i pezzi mancanti: data e ora di inizio, intervallo di ospiti, indirizzo, stile di servizio, esigenze dietetiche e qualsiasi elemento imprescindibile.

Se il cliente non è sicuro, blocca delle assunzioni contro cui quotare (per esempio, “prezzato per 35 ospiti, drop-off, allestimento usa e getta”) e mettile per iscritto.

2) Costruisci il preventivo in modo che sia facile da approvare

L'approvazione arriva quando il cliente capisce il preventivo in circa 10 secondi. Voci separate per cibo, servizio, noleggi, consegna, tasse e un totale chiaro. Aggiungi brevi note su cosa è incluso e cosa no.

Tieni questa checklist stretta:

• Piatti del menù con quantità o prezzo a persona
• Tariffe di servizio e consegna (e cosa le fa cambiare)
• Tasse e minimi richiesti
• Assunzioni chiave (numero di ospiti, tempistiche, accesso, note dietetiche)
• Data di scadenza del preventivo

3) Invia, programma follow-up e registra l'approvazione

Quando invii il preventivo, programma subito un follow-up (per esempio, 48 ore). Se il cliente risponde “Va bene” o firma l'accettazione, salva quell'approvazione dove il team la può vedere.

Esempio: una richiesta per pranzo aziendale arriva per giovedì prossimo. Confermi che è mezzogiorno per 40 persone, drop-off e opzioni vegetariane necessarie. Invia un preventivo dettagliato con scadenza di 3 giorni, poi registri la reply email come approvazione.

Una volta approvato, sposta la prenotazione su Pending deposit e invia subito la richiesta di caparra.

Caparre e conferme senza follow-up imbarazzanti

Un passaggio caparra chiaro elimina la maggior parte delle comunicazioni inutili. Tutti dovrebbero sapere cosa il cliente ha accettato, quali soldi sono stati ricevuti e cosa succede dopo.

Rendi le regole sulla caparra visibili e coerenti: importo della caparra (fisso o percentuale), data di scadenza e cosa riserva. Un linguaggio semplice funziona meglio: “Terremo la vostra data e il menù per X giorni. La prenotazione è confermata una volta che la caparra è pagata.”

Quando arriva la caparra, qualcosa dovrebbe cambiare immediatamente. Un'impostazione pratica è:

• New inquiry
• Quote sent
• Pending deposit
• Confirmed
• Closed (completato o annullato)

Conserva i record di pagamento all'interno della scheda della prenotazione, non nella casella di posta di qualcuno. Registra metodo di pagamento, ricevuta o numero di riferimento, importo della caparra, saldo residuo e chi l'ha segnato come ricevuta.

Imposta la scadenza del pagamento finale quando registri la caparra, poi programma promemoria che effettivamente invierai (per esempio 7 giorni prima, 3 giorni prima e la mattina della scadenza).

Esempio: un cliente accetta un preventivo da $2.000 per un pranzo da 40 persone con caparra del 30% dovuta entro 48 ore. Fino ai $600 registrati, lo stato resta Pending deposit e la data è solo tenuta. Una volta pagata, passi a Confirmed e blocchi il piano per la cucina.

Tracciare le modifiche al menù così niente si perde

Le modifiche al menù sono normali. Ciò che rompe i team di catering è quando le modifiche arrivano in cinque posti (sms, chiamate, email) e nessuno capisce quale sia la versione corrente.

Tratta ogni modifica significativa come una nuova versione: Menù v1, v2, v3. Aggiungi un timestamp e mantieni le versioni vecchie in sola lettura. Così quando qualcuno chiede “Cosa abbiamo concordato?” puoi rispondere in una frase: “Siamo su Menù v3, approvato martedì alle 14:10.”

Per ogni modifica, registra sempre le stesse informazioni: chi l'ha richiesta, perché è cambiata, cosa è cambiato e l'impatto su prezzo, personale, noleggi o tempi di preparazione.

Quando il menù cambia, aggiorna il preventivo subito. Se v2 aggiunge un dolce senza glutine e porta il numero di ospiti da 80 a 95, voci e totale devono cambiare di conseguenza. Invia il preventivo aggiornato etichettato con lo stesso numero di versione così il cliente può abbinare menù e prezzo senza indovinare.

Imposta una data limite per i cambi (per esempio 7 giorni prima dell'evento) e aggiungi uno stato chiaro come Menu locked. Dopo quel punto, le nuove richieste diventano un ordine separato o un change order a pagamento, non una semplice aggiunta.

Comunicazione e passaggi che restano organizzati

Un flusso si rompe quando gli aggiornamenti vivono in cinque posti: thread email, SMS, un taccuino, la testa di qualcuno e una cartella di foto. Scegli una casa unica per il record della prenotazione e conserva tutto lì: messaggi, note e file come planimetrie, contratti, note dietetiche e foto di riferimento.

Mantieni lo stato visibile e aggiornato. Quando cambia, la persona successiva non dovrebbe dover leggere tutto lo storico per capire cosa sta succedendo.

Modelli di messaggio che evitano rincorse

Gran parte della comunicazione con i clienti si ripete. Modelli brevi aiutano ogni cliente a ricevere le stesse informazioni chiare e impediscono al team di riscrivere lo stesso messaggio sotto pressione.

Modelli utili: quote sent, caparra dovuta, approvazione menù, check-in settimana evento e conferma finale. Aggiungi un semplice promemoria in alto: “Aggiorna i campi sotto prima di inviare,” così non riutilizzi una vecchia data o indirizzo.

Passaggi che non fanno cadere i compiti

Tratta il lavoro interno come parte del record della prenotazione, non come conversazioni laterali. Trasforma ogni handoff in un'attività con un responsabile e una scadenza.

Mantieni la lista attività focalizzata: piano di preparazione cucina (versione menù, porzioni, allergeni), noleggi e usa e getta, piano del personale, note di consegna e accesso e conferme della settimana dell'evento.

Esempio: un cliente invia una nuova planimetria martedì. La alleghi alla prenotazione, aggiorni lo stato layout e assegni “Conferma accesso al carico” al responsabile per giovedì.

Errori comuni che creano rifacimenti e clienti insoddisfatti

La maggior parte dei problemi di catering non è un problema di cibo. Sono problemi di flusso: un dettaglio è stato dato per scontato, un messaggio è stato sepolto o qualcuno ha segnato la prenotazione “confirmed” troppo presto.

Una trappola comune è tenere una data senza caparra. Dici al cliente che lo slot è loro, rifiuti altri lead e poi il cliente si blocca. Ora hai un buco nel calendario e un team che ha pianificato attorno a una prenotazione che non esiste.

Un altro generatore di rifacimenti è quotare prima di bloccare i fondamentali: numero di ospiti e stile di servizio. “50 persone” può significare lunch box, buffet con staff, servizio al piatto o un mix con noleggi. Ogni opzione cambia personale, attrezzatura, tempistiche e prezzo. Se preventivi troppo presto, o ti mangi il costo dopo o chiedi più soldi, che sembra uno specchietto per le allodole.

Le modifiche al menù sono un altro punto dove le prenotazioni vanno storte. Se le modifiche vivono in sms e telefonate sparse, finisci con più versioni “finali”. La cucina prepara una cosa, il cliente se ne aspetta un'altra e il team corre il giorno dell'evento.

Inoltre: stato del pagamento e stato della prenotazione non dovrebbero essere la stessa cosa. Una prenotazione può essere data tenuta mentre il pagamento è in attesa. Quando si confondono, il personale presume che sia confermato, gli acquisti partono e perdi la leva per raccogliere la caparra in tempo.

Se vuoi meno errori, richiedi alcuni checkpoint prima di far avanzare un lavoro:

• Caparra ricevuta (o una data di scadenza concordata per iscritto)
• Intervallo di ospiti e stile di servizio confermati
• Un solo record di menù con versioni datate
• Stato prenotazione separato dallo stato pagamento
• Riconferma logistica 48-72 ore prima dell'evento

Controlli rapidi prima di segnare una prenotazione Confirmed

“Confirmed” dovrebbe significare che il tuo team può eseguire senza indovinare.

Verifica prima i contatti e i dettagli della sede: la persona giusta, un numero di telefono per il giorno dell'evento, l'indirizzo completo, istruzioni di consegna, note sul parcheggio e accesso all'edificio. Se è un locale, conferma il contatto in loco.

Poi blocca i numeri che guidano costi e personale. Se il numero di ospiti non è definitivo, registra un intervallo chiaro e la data in cui il cliente lo confermerà. Fai lo stesso per lo stile di servizio.

L'approvazione del menù richiede una versione unica e pulita. Rendi ovvio cosa è stato approvato (e quando) e comunica al cliente la scadenza per i cambi. Per esempio: “Menù v3 approvato martedì. Cambi possibili fino alle 17:00 di venerdì.”

Una breve checklist di conferma:

• Contatto principale, telefono del giorno dell'evento e dettagli completi della sede verificati
• Numero di ospiti e stile di servizio definitivi (o intervallo documentato e scadenza)
• Un menù approvato salvato, con cutoff chiaro per le modifiche
• Caparra ricevuta e pagamento registrato
• Attività interne create (personale, noleggi, timeline di prep, orari di consegna)

Esempio di flusso: pranzo aziendale dalla prima email alla caparra pagata

Un'azienda locale manda una email: “Pranzo aziendale per 60 persone, il mese prossimo, verso le 12:30.” Il flusso parte catturando le basi mentre il cliente è ancora reattivo.

Nella prima chiamata (circa 10 minuti) registri data e finestra di consegna, indirizzo e note di accesso, numero e esigenze dietetiche, stile di servizio, fascia di budget, il decision maker e eventuali must-have.

Lo stato passa da New inquiry a Qualified.

Costruisci il preventivo lo stesso giorno con voci chiare: 60 boxed lunch (due opzioni di menù), vassoio insalata, biscotti, bevande, posate usa e getta, consegna e allestimento. Includi le regole pratiche (tempi di preavviso, cutoff per cambi e cosa è incluso vs opzionale). Lo stato diventa Quote sent.

Due giorni dopo, il cliente risponde: “Possiamo sostituire metà dei lunch con un'opzione vegana e aggiungere caffè?” Aggiorni la selezione del menù, aggiungi il servizio caffè e passi a Menù v2 con preventivo aggiornato. Lo stato rimane Quote sent (updated).

Il cliente approva v2 lo stesso pomeriggio. Invi subito la richiesta di caparra: 30% dovuta entro 48 ore per tenere la data. Quando arriva il pagamento, la prenotazione passa a Confirmed e la cucina riceve il task di preparazione.

Il giorno prima dell'evento, la vista “a colpo d'occhio” dovrebbe mostrare qualcosa come:

• Prenotazione: Confirmed
• Pagamento: Deposit paid (saldo dovuto alla consegna)
• Menù: Locked
• Produzione: Scheduled
• Consegna: Autista assegnato

Su un unico schermo il team vede il riepilogo dell'evento, numero di ospiti, versione menù più recente, conteggi dietetici, note di consegna, contatti, stato pagamento e checklist di preparazione.

Passi successivi: trasforma il flusso in un sistema semplice che il team usa

Inizia scrivendo i tuoi stati e le informazioni esatte necessarie per far avanzare un lavoro. L'obiettivo è un flusso chiaro che chiunque del team può seguire senza indovinare.

Per ogni stato definisci due cose: campi obbligatori e azione successiva. “New inquiry” non è completa finché non sono catturati data, intervallo di ospiti, stile di servizio e luogo. “Quote sent” non è completa finché la versione del preventivo non è salvata e non è impostata una data di scadenza.

Mantieni template standard per i passaggi ripetuti: domande di intake, formato del preventivo, richiesta caparra e approvazione del menù legata a una versione specifica.

Se sei pronto a mettere tutto in un sistema condiviso, uno strumento interno leggero può sostituire il setup foglio-di-calcolo-più-inbox. AppMaster (appmaster.io) è una piattaforma no-code che puoi usare per costruire un'app da richiesta a prenotazione confermata con un database reale, logica di stato e depositi Stripe, così approvazioni, pagamenti e versioni del menù restano legati allo stesso record invece di perdersi nei messaggi.