Flusso di approvazione dei contratti per team commerciali e legali

Perché vendite e legale hanno bisogno di un flusso di approvazione condiviso

I contratti si bloccano più spesso durante il passaggio tra vendite e legale. La vendita cerca di mantenere lo slancio con il cliente. Il legale cerca di ridurre il rischio e mantenere coerenza nelle clausole. Senza un flusso di approvazione condiviso, il passaggio diventa un gioco di indovinelli: chi deve fare il prossimo passo, cosa è cambiato e cosa significa veramente “approvato”.

Il danno reale raramente è la negoziazione stessa. È ciò che si perde lungo la strada: l’ultima versione, la formulazione esatta di una redline, la ragione per cui una clausola è stata accettata e chi ha preso la decisione. Quando quella storia è dispersa in thread email e nomi di file tipo “v7-final-FINAL”, i team perdono tempo a rileggere, rinviare e ridiscutere decisioni già prese.

Compaiono alcuni sintomi rapidi:

• File duplicati che circolano con modifiche leggermente diverse
• Proprietà non chiara quando il legale aspetta la vendita (o viceversa)
• Modifiche a sorpresa in fasi avanzate che riaprono vecchi dibattiti
• “Approvato” che significa cose diverse per persone diverse

Un buon flusso condiviso appare noioso nel modo migliore. C’è un unico posto dove controllare lo stato corrente, la versione corrente e la prossima azione richiesta. Chiunque dovrebbe poter rispondere a tre domande in 10 secondi: in che fase siamo? Chi è responsabile ora? Cosa blocca la firma?

Se un cliente chiede un’eccezione ai termini di pagamento standard, la vendita non dovrebbe inoltrare un nuovo allegato sperando che il legale noti la singola frase cambiata. La richiesta dovrebbe creare un compito chiaro, instradare le redline al revisore giusto e registrare la decisione. Molti team gestiscono questo con un semplice strumento interno così entrambi i lati lavorano dallo stesso record.

Persone e responsabilità (chi fa cosa)

Un flusso di approvazione funziona meglio quando tutti conoscono due cose: cosa possiedono e cosa sono autorizzati a cambiare. Se i ruoli sono sfumati, ottieni modifiche a sorpresa, redline perse e approvazioni che non sono mai avvenute davvero.

Inizia nominando i ruoli principali e il loro “livello di potere” nel processo. Modificare è diverso da approvare, e entrambi sono diversi dal firmare.

Ruoli tipici e responsabilità chiare

La maggior parte dei team finisce con un insieme simile di proprietari:

• Sales rep: crea la richiesta, redige i termini commerciali e risponde alle domande di business
• Sales manager: approva sconti, termini non standard e rischi dell’affare prima che il legale investa tempo
• Legal counsel: modifica il linguaggio contrattuale, gestisce le redline e decide quali clausole sono negoziabili
• Finance: approva termini di pagamento, dettagli di fatturazione, tasse, flag di revenue recognition e rischio di credito
• Authorized signatory: firma solo dopo che tutte le approvazioni richieste sono complete

Rendete esplicita una regola: solo il legale modifica il linguaggio legale. La vendita può proporre cambiamenti (nei commenti o in un modulo di intake), ma non dovrebbe riscrivere direttamente le clausole. Allo stesso modo, il legale non dovrebbe cambiare prezzi o ambito senza rimettere la vendita nel loop.

Cosa la vendita deve fornire inizialmente

La revisione legale procede più velocemente quando la vendita invia un pacchetto completo: ragione sociale del cliente, importo e durata dell’affare, ambito del prodotto, prezzi e sconto, aspettative SLA, requisiti di sicurezza speciali e qualsiasi clausola che il cliente richiede “a tutti i costi”. La mancanza di informazioni di base è la ragione più comune per cui un contratto ritorna indietro.

Concordate tempi di risposta ed escalation. Per esempio, il legale risponde entro 1 giorno lavorativo per documenti standard e 3 giorni per termini non standard. Se il tempo scade, il percorso di escalation deve essere chiaro (responsabile legale, poi sales manager, poi il firmatario).

Quando lo impostate in uno strumento di flusso di approvazione, mappate responsabilità su permessi così il processo applica automaticamente le regole. I team a volte costruiscono questo tipo di app interna in AppMaster, dove potete impostare ruoli, permessi e approvazioni senza codificare tutto da zero.

Definite un modello di stato semplice da bozza a firmato

Un flusso funziona meglio quando chiunque può rispondere a una domanda in pochi secondi: “In che stato è questo contratto ora e cosa succede dopo?” Mantenete il modello semplice e fate in modo che ogni stato significhi una cosa chiara.

Ecco un flusso di stato pratico che potete usare:

Rendete visibili le regole di entrata e uscita dentro il workflow, non solo come “conoscenza tribale”. Per esempio, “Approved” dovrebbe significare che prezzo, durata, responsabilità e termini sui dati hanno passato i vostri controlli interni, non solo “il legale l’ha visto”.

Includete anche alcuni stati di realtà così i ritardi non si nascondono nei commenti:

• Blocked (necessita informazioni interne o una decisione)
• Waiting on customer (inviato, nessuna risposta)
• Paused (affare in attesa)

Se lo implementate in uno strumento, modellate lo stato come un singolo campo con valori consentiti rigidamente e richiedete una motivazione quando si passa a Blocked o Paused. Questa piccola regola impedisce contratti “misteriosamente bloccati” e mantiene vendite e legale allineati.

Regole di versioning che prevengono “qual è il file finale?”

Un flusso si rompe rapidamente se le persone non riescono a capire quale documento sia corrente. La soluzione più semplice è scegliere una sorgente unica di verità e trattare tutto il resto come copia. Questa sorgente può essere un record di contratto dove risiedono l’ultimo file, lo stato e i commenti.

Fate una regola non negoziabile: esiste una sola versione “Current” alla volta. Quando si crea una nuova revisione, la precedente viene archiviata e bloccata. Le persone possono comunque visualizzarla, ma non possono modificarla o rinviarla.

Una regola di naming coerente aiuta anche quando i file vengono inviati via email o scaricati. Tenetela prevedibile:

• Nome affare o cliente (breve)
• Tipo di contratto (MSA, NDA, Order Form)
• Numero versione (v01, v02, v03)
• Data (YYYY-MM-DD)
• Tag di stato (Clean o Redline)

Le redline del cliente sono dove di solito nasce la confusione. Tenete due file per ogni revisione: una copia redline che mostri le modifiche e una copia clean che rifletta le stesse modifiche accettate finora. La vendita può leggere rapidamente i termini clean e il legale può vedere esattamente cosa è cambiato.

Aggiungete una breve nota di cambiamento su ogni revisione, scritta per umani. Una frase è sufficiente: “Aggiornato il tetto di responsabilità a 12 mesi di commissioni su richiesta del cliente.” Questo previene dibattiti ripetuti e facilita i passaggi quando qualcuno è assente.

Esempio: la vendita invia “Acme MSA v01 2026-01-25 Clean.” Il cliente restituisce modifiche salvate come “Acme MSA v02 2026-01-27 Redline,” e il legale produce “Acme MSA v02 2026-01-27 Clean” più una nota di cambiamento. Da lì, v03 inizia solo se qualcosa cambia di nuovo.

Cosa raccogliere prima che inizi la revisione legale

La revisione legale procede più velocemente quando parte con un pacchetto completo, non con una email mezzo compilata e tre allegati “ultimi”. Prima di inviare qualcosa al legale, raccogliete gli stessi input ogni volta. Riduce i ping-pong e mantiene il flusso prevedibile.

Iniziate con le basi dell’affare che influenzano rischio e linguaggio:

• Ragione sociale del cliente e entità che firmerà (più paese/stato)
• Valore dell’affare e struttura dei prezzi (una tantum vs ricorrente, sconti)
• Durata, rinnovo/auto-rinnovo e periodo di preavviso per la risoluzione
• Date di consegna o data di inizio, più eventuali livelli di servizio promessi
• Clausole speciali richieste (sicurezza, responsabilità, dati, IP, esclusività)

Poi, allegate i documenti effettivi come un unico bundle di revisione: l’accordo principale più ogni addendum, allegato, ordine e le redline del cliente se già esistono. Tenete il bundle legato allo stesso record di contratto dello stato e della cronologia delle versioni.

Poi rendete esplicite le necessità di approvazione prima che il legale legga una parola. Definite trigger semplici così la vendita sa cosa richiederà un’ulteriore approvazione:

• Valore dell’affare oltre una soglia stabilita
• Termini di pagamento non standard (net 60/90, fatturazione a milestone, rimborsi)
• Cambiamenti ai tetti di responsabilità, indennità ampliate o garanzie insolite
• Termini di elaborazione dati o sicurezza al di fuori della posizione standard
• Qualsiasi clausola marcata “richiesta dal cliente” che non sia pre-approvata

Infine, date al legale un posto dove riutilizzare linguaggi già approvati. Anche una piccola libreria di clausole approvate riduce la riscrittura delle stesse frasi ogni volta.

Esempio: un contratto annuale da $45k con auto-rinnovo e una clausola di responsabilità illimitata richiesta dovrebbe essere inviato con il file redline completo, i dettagli sul rinnovo e l’esigenza pre-identificata di approvazione da finanza e leadership. Il legale può così concentrarsi sulle decisioni, non sulla ricerca di informazioni.

Passo dopo passo: un flusso di approvazione pratico

Un buon flusso è prevedibile. Tutti dovrebbero sapere cosa succede dopo, chi è responsabile del prossimo passo e cosa significa “fatto”.

Da bozza a revisione legale

La vendita avvia la bozza usando il modello corretto e compila i dettagli richiesti dell’affare (nome account, prezzi, durata, data di inizio, prodotti e la data di chiusura richiesta). Se manca qualcosa, il contratto non dovrebbe progredire.

Prima che il legale lo veda, effettuate alcuni controlli automatici. Teneteli semplici così le persone si fidano:

• Campi obbligatori mancanti
• Modello sbagliato o clausole obsolete
• Valore o durata che attivano approvazioni extra
• Termini di pagamento non standard
• Allegato per privacy o sicurezza richiesto

Se la bozza passa i controlli, instradatela al legale con una richiesta chiara, come “solo revisione” vs “approva redline”, più una breve nota su cosa il cliente sta spingendo.

Da redline a firmato

Il legale revisiona e restituisce le redline. La vendita negozia con il cliente, ma ogni invio al cliente deve essere tracciato come una nuova revisione. Usate un unico posto per i commenti così le decisioni non si perdono nelle email.

Un pattern di revisione ripetibile aiuta:

• Create una nuova versione per ogni invio al cliente
• Registrate chi l’ha modificata e perché
• Tenete le redline allegate a quella versione
• Aggiornate lo stato immediatamente dopo l’invio
• Impostate una data di scadenza per la prossima risposta

Quando il cliente accetta, inviate la versione finale per le approvazioni interne (finanza, sicurezza, firmatario esecutivo) in base alle vostre soglie. Il firmatario dovrebbe rivedere i termini finali e la storia delle approvazioni, non un thread confuso.

Poi passate il contratto alla firma (firma elettronica o manuale). Una volta firmato, bloccate il record, archiviate la copia eseguita e segnate lo stato come Signed così i report rimangono accurati.

Regole di approvazione, soglie e gestione delle eccezioni

Un flusso funziona meglio quando l’approvazione non dipende da chi urla più forte. Mettete regole semplici per iscritto così la vendita può prevedere il percorso e il legale può concentrarsi sul rischio invece di inseguire le persone.

Iniziate con un piccolo set di soglie facili da ricordare. Legatele a dimensione dell’affare, rischio e cambiamenti di policy, non a preferenze personali. Regola pratica: il legale approva il linguaggio, la finanza approva le modifiche che cambiano il flusso di denaro e security/IT approvano le modifiche che impattano dati e sistemi.

Definite i trigger che richiedono approvazioni, come:

• Approvazione finanza: termini di pagamento non standard, sconti oltre una percentuale, rimborsi, crediti o nuovi piani di fatturazione
• Approvazione leadership: tetti di responsabilità sotto il minimo, indennità illimitate, diritti di risoluzione insoliti o clausole di riferimento pubblico
• Approvazione security/IT: nuovi tipi di dati, nuovi sub-processor o questionari di sicurezza del cliente
• Approvazione sales leadership: impegno su date di consegna fuori dalla capacità normale
• Approvazione legale: cambiamenti sulla legge applicabile, riservatezza, IP o limitazione di responsabilità

Le eccezioni sono dove i team perdono tempo. Decidete in anticipo come gestire affari urgenti, documenti forniti dal cliente e clausole non standard. Potete consentire un percorso accelerato, ma richiedete escalation più rigide e una nota di rischio scritta. La velocità non deve mai rimuovere la responsabilità.

Definite cosa significa “approved with conditions”. Non deve essere un vaghissimo ok. Significa che il contratto può procedere solo se condizioni specifiche sono soddisfatte e tracciate, come “il cliente accetta il nostro DPA” o “la finanza conferma il calendario di prepagamento”. Memorizzate ogni condizione come elemento di checklist con un responsabile e una scadenza.

Impostate trigger di escalation chiari così il lavoro non si blocchi:

• Nessuna risposta dopo 2 giorni lavorativi per revisioni standard
• Clausola ad alto rischio segnalata (per esempio responsabilità illimitata) con escalation nello stesso giorno
• Data di chiusura dell’affare entro 72 ore e revisione non iniziata
• Più di 2 round di redline senza progressi

Traccia delle modifiche, commenti e notifiche che funzionano

Se le persone non possono vedere cosa è successo e perché, il flusso diventa chat laterali, screenshot e rinvii di file. La soluzione è semplice: catturate le decisioni dove il contratto risiede.

Una traccia di audit dovrebbe rispondere a tre domande senza che qualcuno debba chiedere in giro: cosa è cambiato, chi l’ha fatto e quando. Registrate automaticamente i passaggi di stato (Draft -> In legal review), le approvazioni o i rifiuti e azioni chiave come “redline caricate” o “inviato al cliente”. Fatelo automaticamente così non viene saltato nei giorni impegnativi.

I commenti sono utili, ma solo quando registrano decisioni. Usateli per spiegare il “perché”, non per nascondere termini importanti. Se la data di rinnovo, lo sconto o il tetto di responsabilità conta, salvatelo in campi strutturati (o in un’area di riepilogo) così è ricercabile e reportabile.

Regole semplici per i commenti mantengono i thread leggibili:

• Scrivete la decisione e la ragione (approvato, rifiutato, richiesta modifica)
• Taggate la clausola o la sezione (per esempio, “Payment terms, Sezione 3”)
• Evitate di incollare interi testi contrattuali nei commenti
• Mettete i termini negoziati in campi tracciati, non in chat
• Chiudete il loop con il prossimo proprietario (“Torna a Sales per risposta cliente”)

Le notifiche devono essere forti solo quando è necessaria un’azione: quando il contratto cambia mano, arriva una redline, è richiesta un’approvazione o una scadenza è a rischio. Il resto può essere un sommario giornaliero (per esempio, “3 contratti in attesa di Sales” o “2 in attesa di Legal”). Troppe notifiche abituano le persone a ignorarle.

Infine, tenete gli elementi correlati allegati al record: email chiave, note di chiamata e punti di negoziazione. Quando qualcuno entra a metà trattativa, dovrebbe capire la storia in cinque minuti.

Esempio: un contratto che va da bozza a firmato

Un sales rep sta chiudendo un affare mid-market da $85k ARR. Il cliente chiede uno sconto del 12% e vuole che il tetto di responsabilità passi da 12 mesi di commissioni a 24 mesi. Questo è un caso comune dove vendita, legale e cliente toccano lo stesso documento.

Il team usa un semplice flusso con stati chiari e un unico posto per tracciare il file corrente.

Ecco come si muove il contratto:

• Draft (Sales): La vendita parte dall’ultimo template, compila i termini e lo carica come v01. Lo stato rimane Draft finché tutti i campi richiesti non sono completi.
• In legal review: La vendita invia la bozza con il contesto. Il legale redlinea e aggiunge commenti, poi carica v02.
• In negotiation: La vendita invia v02 al cliente. Il cliente restituisce una copia marcata chiedendo il cambiamento del tetto di responsabilità. La vendita la carica come v03 (redline cliente).
• Approved: Il legale accetta il linguaggio relativo allo sconto ma rifiuta il tetto a 24 mesi e propone un compromesso. Una volta concordati i termini di fallback internamente, il legale marca il contratto come Approved e v04 diventa la copia clean approvata.

Ora il momento delicato: dopo che è segnato Approved, il cliente invia una redline “minore” (modifica il preavviso di terminazione). La regola è semplice: qualsiasi nuova redline riapre la revisione. La vendita carica v05 (redline cliente dopo approvazione) e lo stato torna In legal review, con la precedente approvazione registrata ma non più corrente.

Per confermare la versione finale da firmare, il team blocca un file come Finale per la firma, annota il suo ID versione (per esempio, v06) e richiede che il pacchetto di firma utilizzi esattamente quel file. Se la copia firmata ritorna con discrepanze, lo stato cambia in Blocked (o Exception, se usate quella etichetta) finché il team non risolve prima di controfirmare.

Errori comuni che rallentano le approvazioni

Il modo più rapido per bloccare un flusso è lasciare il lavoro fuori dal workflow. Se le redline vivono nelle email, qualcuno perderà una modifica, risponderà al messaggio sbagliato o inoltrerà un allegato obsoleto. Anche con buone intenzioni, le modifiche “solo via email” creano lavoro invisibile e decisioni poco chiare.

Un altro ostacolo comune è iniziare la revisione legale con dati mancanti. Se i dettagli chiave sono sparsi in chat, note CRM e un PDF bozza, il legale finisce per fare il detective. Questo aggiunge ping-pong e fa sembrare il legale “lento”, quando semplicemente la bozza non era pronta.

Alcuni colpevoli ricorrenti:

• Modifiche fatte fuori dal processo concordato, così nessuno vede cosa è cambiato o perché.
• Dettagli obbligatori lasciati vuoti (entità cliente, durata, modello di prezzo, gestione dei dati), costringendo il legale a inseguire.
• Un affare “approvato” senza confermare il preciso file/versione revisionato e accettato.
• Moltiplicazione di etichette di stato (“Legal Review”, “Legal Reviewing”, “Review - Legal”, “Pending”) così le persone smettono di fidarsi dello stato.
• Nessun proprietario chiaro assegnato per la prossima azione, così il contratto resta fermo anche se tutti pensano che qualcun altro lo stia gestendo.

Gli stati sovra-complicati sono particolarmente insidiosi. Se la lista degli stati è più lunga dei passaggi che le persone fanno realmente, diventa un gioco di indovinelli. Mantenete le etichette semplici e basate sull’azione, e fate in modo che ogni stato abbia una mossa successiva ovvia.

Infine, fate attenzione ai passaggi senza proprietario. Esempio: la vendita invia una bozza revisionata alle 18:00, la marca come “updated” e presume che il legale la prenda in carico. Il legale presuppone che la vendita stia ancora raccogliendo informazioni. Non succede nulla finché il cliente non chiede aggiornamenti.

Gli strumenti aiutano solo se fanno rispettare i fondamentali: una versione corrente, campi obbligatori prima dell’invio e un proprietario successivo visibile.

Checklist rapida e prossimi passi per implementare il flusso

Un flusso funziona quando chiunque può rispondere a quattro domande in pochi secondi: quale versione è corrente, chi la possiede, cosa succede dopo e cosa conta come “fatto”.

Verifiche rapide (ogni volta che apri un contratto)

• La versione corrente è chiaramente etichettata e corrisponde alle ultime redline
• Il proprietario corrente è nominato (una persona, non un team)
• Il prossimo passo è esplicito (revisione legale, approvazione finanza, firma cliente)
• Le approvazioni richieste sono visibili (in base a valore, durata, rischio)
• Il metodo di firma è confermato (firma elettronica, firma manuale o entrambi)

Prima di inviare qualcosa al cliente, fate un controllo veloce della verità. Confermate che prezzi, sconti e termini di pagamento corrispondano al preventivo. Ricontrollate le date (data di inizio, rinnovo, periodi di preavviso) e ogni termine non standard. Verificate i nomi legali e gli indirizzi di entrambe le parti e assicuratevi che ogni allegato referenziato sia incluso (ordine, DPA, SOW, addendum di sicurezza).

Prima di segnare un contratto come firmato, confermate di avere il PDF eseguito finale (non uno screenshot della bozza). Assicuratevi che la pagina di firma sia completa, i nomi corrispondano ai firmatari e che eventuali iniziali richieste siano presenti. Archiviatelo nel sistema di record concordato e registrate la posizione di archiviazione nel record dell’affare così è facile da trovare dopo.

Prossimi passi per implementare questo flusso

Definite i nomi degli stati e i criteri di uscita, create un modulo di intake unico per la vendita per inviare un pacchetto completo e scrivete le soglie di approvazione (durata, percentuale di sconto, tetti di responsabilità). Poi costruite una app interna leggera che includa una tabella contratti, campi di stato, assegnazione del “proprietario corrente” e una checklist obbligatoria per le sottomissioni.

Se volete un’opzione no-code che produca comunque applicazioni pronte per la produzione, AppMaster (appmaster.io) viene spesso usato per workflow interni come questo: potete modellare i dati, impostare approvazioni e instradare compiti tra vendita, legale e finanza senza dipendere da lunghi thread email.