Catalogo ubicazioni bin in magazzino: liste di prelievo mobile che fanno risparmiare tempo

Perché il picking rallenta quando le ubicazioni sono disordinate

Il picking resta veloce quando ogni articolo ha una casa chiara e tutti si fidano dell’ubicazione. Rallenta non appena le ubicazioni diventano vaghe, non aggiornate o disperse su tre posti diversi (un foglio di calcolo, un taccuino e la “conoscenza tribale”). Allora ogni prelievo si trasforma in una piccola ricerca.

La perdita di tempo si vede in reparto. Un addetto arriva nella corsia giusta, ma l’etichetta del bin è poco chiara, quindi scansiona scaffali vicini. Trova lo SKU in un altro punto, prende appunti su carta e va avanti. Più tardi, un altro ordine lo manda di nuovo nella corsia originale perché il sistema pensa ancora che l’articolo sia lì.

Le ubicazioni disordinate di solito creano gli stessi problemi:

• Ritorni indietro quando l’ordine della lista non corrisponde a come le persone camminano.
• Righe mancate perché l’addetto non può confermare il bin.
• Appunti su carta come “spostato in A3” che non rientrano mai nel sistema.
• Controlli extra (chiedere a un caposquadra, cercare la cronologia) solo per confermare dove si trova lo stock.

Un fulfillment più veloce non significa correre. Significa eliminare movimenti inutili e errori evitabili: meno passi, meno ricerche, meno prelievi parziali e meno rifacimenti dopo un errore di imballaggio.

La soluzione è semplice: una fonte di verità per le ubicazioni, più liste di prelievo che seguono la pianta del magazzino invece dell’ordine casuale del sistema vendite. Un catalogo delle ubicazioni dei bin dovrebbe rispondere a una domanda all’istante: “Dove devo andare per prelevare questo SKU adesso?”

Immagina un piccolo wave mattutino: 18 righe su 6 ordini. Due SKU sono stati spostati da A-02 a C-14 e solo una persona lo sa. Ogni addetto perde tempo a cercare, e il turno successivo ripete l’errore. Aggiorni il catalogo una volta, ordini la lista mobile per corsia e bin, e il lavoro diventa prevedibile.

Bin, corsie e SKU: il modello semplice da cui partire

Il picking accelera quando tutti usano la stessa “mappa” dell’edificio. Non ti serve una mappa perfetta dal primo giorno, ma servono definizioni chiare e condivise.

Usa parole semplici che il tuo team già usa:

• Zona: un’area ampia, come “Cold storage” o “Bulk”.
• Corsia: la fila in cui cammini.
• Scaffale (o bay/sezione): il segmento verticale o numerato dentro una corsia.
• Bin: il punto più piccolo prelevabile dove l’articolo è effettivamente posato.

Pensa al bin come all’indirizzo che vuoi stampare su un’etichetta e mostrare su un telefono. Se stai costruendo un catalogo ubicazioni bin, il bin è l’unità che conta di più perché è quello che l’addetto scansiona e conferma.

Dal lato articolo, uno SKU è l’unità vendibile che conti, prelevi e spedisci (per esempio: “T-shirt nera, taglia M”). Uno SKU può avere più ubicazioni nella realtà: un bin primario per il picking, un bin di overflow, una ubicazione per case-pick o un posto in quarantena.

È comportamento normale in magazzino. L’overflow arriva dopo una grande ricezione. Gli articoli stagionali si spostano più vicino al packing. I resi finiscono in un’area “da controllare”. I fast movers vengono ri-allocati. Pianifica per questa realtà senza complicare troppo la prima versione.

Una regola di partenza semplice funziona bene: assegna a ogni SKU un bin primario per il picking, e permetti ubicazioni secondarie opzionali con uno stato chiaro come “Overflow” o “Resi in attesa”. Aggiungi altre regole solo dopo che il team si fida delle basi e i dati restano puliti.

Progetta i dati: cosa memorizzare nel catalogo bin e SKU

Un catalogo ubicazioni funziona solo se il modello dati resta semplice. Vuoi sufficiente struttura per mantenere le ubicazioni accurate e le liste di prelievo prevedibili, senza trasformare ogni aggiornamento in un progetto.

La maggior parte dei team può iniziare con quattro record principali che rispecchiano il funzionamento reale del reparto: Products (SKU), Locations (bin), Inventory (quanto è dove) e Pick Tasks (cosa qualcuno deve prendere adesso).

I quattro record di cui hai bisogno

Concentrati sui campi che influenzano la velocità di picking e riducono la confusione.

Products (SKU) dovrebbe coprire identificazione e gestione base: codice SKU, nome, barcode/UPC, unità di misura, stato attivo/inattivo e una quantità di prelievo predefinita se spesso prelevi in pacchi standard.

Locations (bin) dovrebbe catturare come le persone si muovono: zona, corsia, codice bin, una sequenza di pick (un numero per l’ordinamento) e uno stato come active, blocked, empty o quarantine.

Inventory è il controllo della realtà: SKU, ubicazione, quantità disponibile, quantità riservata, data ultima conta e stato del conteggio (ok, necessita ricontrollo).

Pick Tasks legano il lavoro a una persona e a un luogo: ID ordine o wave, SKU, quantità richiesta, addetto assegnato, stato attività (open, in progress, picked, exception) e la ubicazione scelta per il pick.

Più bin per SKU (primario vs secondario)

Molti SKU vivono in più posti (forward pick più overstock). Gestisci questo con una regola chiara: tieni un’unica ubicazione primaria per SKU e consenti ubicazioni secondarie con una priorità.

Un setup pratico è una tabella mappatura SKU-Ubicazione separata con: priorità (1, 2, 3), livelli min/max opzionali per il bin forward e un flag di rifornimento. Quando il bin primario è scarso, l’attività di pick può ricadere sulla priorità successiva.

Inserisci l’auditing fin dal primo giorno. Registra chi ha cambiato una ubicazione SKU, cosa è cambiato e quando. Una modifica sbagliata può rallentare il picking per giorni, quindi i cambi devono essere tracciabili e facili da revisionare.

Nomi delle ubicazioni che restano coerenti (e facili da scansionare)

Un’etichetta bin aiuta solo quando tutti la leggono alla stessa maniera e il sistema la memorizza allo stesso modo. L’obiettivo è un nome che funzioni su uno schermo piccolo, si stampi pulito su un’etichetta e si ordini correttamente.

Un approccio semplice che regge è uno schema fisso con lunghezze fisse, così A2 e A10 non si ordinano in modo strano. Un pattern comune è Zona-Corsia-Bay-Livello-Bin, dove ogni parte ha un compito:

• Zone: Z01 (area dell’edificio o zona di temperatura)
• Aisle/Corsia: A03 (corsia principale)
• Bay: B12 (sezione lungo la corsia)
• Level/Livello: L02 (livello verticale o scaffale)
• Bin: S05 (slot o posizione del bin)

Questo dà ID come Z01-A03-B12-L02-S05. Anche se oggi non usi tutte le parti, mantenere gli slot facilita l’espansione in seguito.

Pianifica eccezioni sin da subito, ma mantienile nella stessa struttura così sono evidenti e ordinabili. Esempi includono pallet bulk (Z01-BULK-P01), gabbie (Z02-CAGE-07), resi (Z01-RTN-01) o hold QA (Z01-QA-01).

La coerenza di solito si rompe a causa di duplicati e refusi. Aggiungi validazioni così che ubicazioni errate non possano essere salvate. Mantieni la stringenza nell’ID memorizzato, e opzionale un nome di visualizzazione separato.

Validazioni che ripagano rapidamente:

• Richiedere maiuscole e un unico separatore (per esempio, solo trattini).
• Forzare il formato delle parti (Z\d\d, A\d\d, ecc.).
• Bloccare duplicati (ID ubicazione univoco).
• Evitare caratteri ambigui (O vs 0, I vs 1).

Quando i nomi delle ubicazioni sono prevedibili, la scansione è più veloce, la formazione più semplice e l’ordinamento delle liste di prelievo resta affidabile.

Dagli ordini alle liste di prelievo: come dovrebbe funzionare il flusso

Una lista di prelievo dovrebbe nascere da una catena semplice: gli ordini diventano righe d’ordine e le righe d’ordine diventano attività di prelievo. Quando quella catena è coerente, il catalogo bin smette di essere “dati da mantenere” e comincia a risparmiare passi reali.

Un flusso che funziona nella maggior parte dei magazzini:

1. Importa o crea l’ordine (dal tuo store, ERP o inserimento manuale).
2. Espandi nelle righe d’ordine (SKU, quantità e eventuali note come lotto o seriale).
3. Risolvi ogni riga in una ubicazione di pick (il bin esatto da visitare).
4. Crea le Pick Tasks (una task per coppia SKU-ubicazione, con quantità target).
5. Raggruppa le attività in una pick list (in base a come vuoi che le persone prelevino).

Scegliere la giusta ubicazione per SKU è dove i team spesso perdono tempo. Una regola pratica è semplice:

• Preleva dalla ubicazione primaria quando ha scorte sufficienti.
• Se non ce l’ha, dividi la task tra ubicazioni.
• Se più bin sono validi, scegli il più vicino secondo le regole di layout (o un semplice ordine di corsia).
• Escludi i bin che non devono mai essere prelevati: quarantena, danneggiati, bloccati o riservati al rifornimento.

L’ordinamento dovrebbe corrispondere a come le persone camminano. Un default affidabile è zona, poi corsia, poi bin, con il nome articolo come spareggio.

Il batching è la decisione finale. Il picking per singolo ordine funziona per ordini urgenti. Il wave picking funziona per run pianificati. Il cluster picking è utile quando un addetto può raccogliere items per diversi ordini piccoli in un’unica uscita senza confusione.

Logica di ordinamento che riduce il camminare senza complicarsi troppo

L’obiettivo non è un percorso perfetto. È un ordine di prelievo che abbia senso per un umano e tagli gli sprechi più grandi: camminate avanti e indietro.

La maggior parte dei magazzini ottiene un grande guadagno da un ordinamento semplice come zona, poi corsia, poi bin. Se i tuoi codici di ubicazione sono coerenti, un ordinamento testuale semplice può funzionare bene.

Se ti serve un ordinamento più esplicito, tienilo leggibile:

• Zona
• Corsia (dal basso all’alto)
• Bay/sezione
• Livello/bin (dal basso all’alto)

Aggiungi regole speciali solo quando l’edificio lo richiede. Le corsie a senso unico sono il caso classico: corsie dispari dall’alto in basso, pari dal basso in alto, così gli addetti non si scontrano. Mezzanini e cold storage giustificano anche trattamenti speciali perché aggiungono tempo per entrare, indossare DPI o salire le scale. Mantieni questi come switch chiari, non come un motore di routing complesso.

I prelievi divisi contano nella vita reale. Se un ordine richiede 12 unità e il bin primario ne ha 8, la lista dovrebbe mostrare due righe nell’ordine di cammino corretto: preleva 8 dal primario, poi 4 dal bin preferito successivo.

Quando un bin è vuoto, l’addetto non dovrebbe decidere cosa cercare dopo. Usa una ubicazione di fallback automaticamente e crea un alert di rifornimento così lo stesso problema non si ripresenta nella corsa successiva.

Design della lista mobile: ciò di cui gli addetti hanno bisogno su un’unica schermata

Un addetto non dovrebbe cercare informazioni mentre cammina. Le migliori schermate di picking sono noiose: un’unica azione successiva chiara, testo grande e niente di superfluo. Se il catalogo è accurato, il compito dell’app è guidare l’addetto al prossimo bin e rendere la conferma veloce.

Schermate da mantenere (e mantenere semplici)

Limita il set di schermate e fallo aderire a quello che avviene in reparto:

• Picks di oggi: run o wave con un chiaro pulsante di avvio.
• Dettagli pick: la vista “prossimo prelievo” con bin, articolo e quantità richiesta.
• Conferma quantità: un passo rapido per confermare la quantità prelevata, idealmente senza digitare.
• Eccezioni: modo veloce per segnalare problemi senza abbandonare il flusso di pick.

Nella schermata dei dettagli, metti il codice bin come elemento più grande, poi la quantità, poi il nome SKU. Aggiungi una piccola immagine prodotto solo quando aiuta con articoli simili. Mantieni le note brevi e specifiche (per esempio: “ripiano alto, lato sinistro”).

Conferma: tap, scansione o entrambi

Se possibile, supporta sia il tap sia la scansione barcode. I tap sono più veloci quando mancano etichette. Le scansioni riducono gli errori quando gli SKU sono simili.

Le azioni di eccezione dovrebbero essere un tap e sempre visibili:

• Prelievo parziale
• Bin sbagliato
• Articolo danneggiato
• Etichetta mancante
• Salta e torna dopo

Tratta le eccezioni come dati reali, non come note laterali. Così i supervisori individuano pattern e risolvono le cause principali invece di sentire i problemi dopo il turno.

Passo dopo passo: costruire un catalogo bin e liste di prelievo ordinate automaticamente

Parti in piccolo. Puoi costruire qualcosa di utile con una corsia e una famiglia di prodotti, poi espandere quando il flusso diventa naturale in reparto.

Un ordine di costruzione che evita rifacimenti:

1. Imposta prima il catalogo ubicazioni. Crea un record per ogni bin (magazzino, zona, corsia, bay, livello, posizione). Importa ciò che hai già da un foglio di calcolo, anche se imperfetto. Puoi pulire i nomi dopo, ma ora ti servono ID stabili.

2. Aggiungi gli SKU e mappa dove stanno. Assegna a ogni SKU una ubicazione primaria di pick, poi permetti ubicazioni secondarie opzionali per overflow. Questo evita momenti “è vuoto” che fermano la corsa.

3. Trasforma gli ordini in Pick Tasks. Mantieni l’ingresso ordini semplice: header ordine, righe d’ordine e una Pick Task generata per riga.

4. Ordina per camminata, non per perfezione. Inizia con una regola chiara: ordina per zona, poi corsia, poi bay, poi livello. Se due righe condividono lo stesso bin, raggruppale.

5. Aggiungi conferme ed eccezioni. Richiedi una rapida conferma (tap o scansione). Se il bin è vuoto, lascia che l’addetto segnali il problema e continui, mentre il sistema cattura la ragione per follow-up.

Esempio: un addetto arriva al Bin A-03-02, trova solo 1 delle 3 unità, conferma il parziale, passa al bin secondario e il sistema registra l’eccezione così il rifornimento può essere sistemato dopo.

Un esempio semplice: una corsa mattutina con imprevisti reali

Sono le 9:05 e tre ordini arrivano insieme, per un totale di 12 righe. Il catalogo ha ogni SKU mappato a un bin primario e un bin di overflow quando lo stock è diviso.

Ordine A richiede: 4x SKU-101, 1x SKU-205, 2x SKU-330.

Ordine B richiede: 1x SKU-101, 3x SKU-118, 1x SKU-712, 1x SKU-330.

Ordine C richiede: 2x SKU-205, 1x SKU-118, 1x SKU-990.

La regola delle ubicazioni è semplice: prendi prima dal bin primario, poi spill in overflow solo se il primario non copre la quantità.

• SKU-101 primario: Aisle 01, Bin 01-04; overflow: Aisle 09, Bin 09-22
• SKU-330: Aisle 03, Bin 03-11
• SKU-205 primario: Aisle 06, Bin 06-02; overflow: Aisle 06, Bin 06-18

La lista mobile si ordina per corsia e bin così il percorso è prevedibile:

• Aisle 01: Bin 01-04 (SKU-101)
• Aisle 03: Bin 03-11 (SKU-330)
• Aisle 06: Bin 06-02 (SKU-205)
• Aisle 06: Bin 06-18 (overflow SKU-205, solo se necessario)
• Aisle 09: Bin 09-22 (overflow SKU-101, solo se necessario)

A metà corsa, l’addetto arriva al Bin 06-02 per SKU-205 e lo trova vuoto. Nella stessa schermata tocca “Prelievo parziale”, inserisce il conto effettivo (0) e aggiunge una nota rapida come “bin vuoto, controllare pallet in ricevimento”. L’app sposta la quantità rimanente al bin di overflow 06-18 se disponibile.

Dopo la corsa, il supervisore vede un riepilogo pulito: quali righe sono state corte, quali bin hanno causato il problema e un segnale di rifornimento per 06-02.

Errori comuni che rallentano le liste di prelievo (invece di velocizzarle)

Un catalogo ubicazioni aiuta solo se la gente si fida. I rallentamenti iniziano spesso in piccolo: un nuovo nome bin qui, uno spostamento “temporaneo” là, e presto gli addetti smettono di seguire la lista.

Gli errori più comuni:

• Lasciare chiunque creare bin senza regole di naming, il che porta a duplicati come “Aisle 3 Bin 4” vs “A3-B04”.
• Non tracciare i cambi di ubicazione, così nessuno può rispondere “chi l’ha spostato e quando?”
• Ordinare per SKU invece che per ubicazione, che sulla carta sembra ordinato ma manda le persone a zigzag tra le corsie.
• Nessun flusso di eccezione, così gli addetti tornano alle chat informali, alla memoria o alla carta.
• Ignorare zone con copertura incompleta, così il team finisce per usare screenshot o fogli.

Un esempio semplice: un addetto vede “SKU 1142” sulla lista ma il bin è vuoto. Senza un pulsante di eccezione e senza cronologia, va dal supervisore, poi torna indietro a un possibile scaffale di overflow. Un problema così può compromettere tutta una corsa.

Alcuni guardrail mantengono il sistema veloce nella pratica:

• Imporre un solo pattern di naming e validarlo.
• Registrare ogni modifica di bin e spostamento SKU con timestamp e utente.
• Ordinare le liste per corsia e bin, non per SKU.
• Rendere le eccezioni facili: non trovato, prelievo parziale, spostato, con una nota rapida.

Checklist rapida prima del roll-out sul piano

Prima di dare telefoni agli addetti, assicurati che le basi non possano fallire. Il catalogo aiuta solo se i dati corrispondono a ciò che è sui rack.

Inizia con copertura ed etichettatura. Cammina ogni corsia e fai spot-check: trovi il codice bin in pochi secondi e corrisponde esattamente al sistema?

Controlli pronti per il piano

• Ogni SKU che prevedi di spedire ha almeno una ubicazione attiva e la ubicazione primaria è corretta.
• I codici bin sono unici e le etichette stampate corrispondono esattamente al formato nel sistema (zeri, trattini, maiuscole).
• Le liste di prelievo si ordinano in modo prevedibile (zona, corsia, bin) e sono leggibili su telefono.
• Gli addetti confermano ogni riga prima di andare avanti (scansione o tap).
• Esistono opzioni per prelievo parziale, bin sbagliato e non trovato, e ognuna crea una voce di log chiara.

Dopo la checklist, esegui un run di prova di 15 minuti con due ordini reali. Chiedi a un addetto di seguire la lista esattamente mentre un lead osserva i punti di esitazione: nomi bin poco chiari, ubicazioni duplicate, pulsanti troppo piccoli o percorsi di eccezione mancanti.

Cosa registrare nel giorno 1

Se qualcosa va storto, vuoi una traccia semplice: chi ha prelevato, a quale bin è stato mandato, cosa ha confermato e perché non ha completato una riga.

Prossimi passi: pilota, misura, poi espandi

Scegli una zona (per esempio Aisle 1-3) o una categoria di prodotti che rappresenti un giorno normale, non un caso speciale. Un pilot mirato rende i problemi evidenti senza interrompere tutto il piano. L’obiettivo è dimostrare due cose: i dati di ubicazione restano accurati e l’ordine della lista riduce il camminare.

Definisci cosa significa “meglio” prima del primo turno pilota. Monitora qualche numero semplice per rendere le comparazioni facili:

• Tempo di pick per riga (medio e peggior valore)
• Prelievi parziali (articolo non trovato nell’ubicazione indicata)
• Ritorni sulle corsie (tornare in una corsia già terminata)
• Righe prelevate all’ora per addetto
• Modifiche alle liste fatte a metà corsa

Mantieni la governance leggera ma reale. Scegli un proprietario per i cambi di bin e imposta una cadenza (giornaliera per i fast movers, settimanale per i lenti). La maggior parte dei rallentamenti nasce quando tutti possono spostare prodotti ma nessuno aggiorna le ubicazioni.

Se vuoi costruire questo senza molta programmazione, AppMaster (appmaster.io) è un’opzione per modellare i tuoi dati bin e SKU, aggiungere logica di pick ed eccezione con workflow visivi, e generare uno strumento admin più un’app mobile dallo stesso setup.

Una volta stabile il pilot, espandi zona per zona. Aggiungi funzionalità in quest’ordine: prompt di rifornimento quando lo stock di pick scende sotto una soglia, conteggi ciclici semplici legati ai bin con molti errori, accessi basati sul ruolo per chi può modificare bin/SKU/ordini, e flussi di eccezione più stringenti (danneggiato, sostituto, bin diviso).