App per deal desk per l'approvazione degli sconti di cui il team commerciale si fida

Perché le approvazioni degli sconti diventano un caos senza un deal desk

Le approvazioni degli sconti vanno in pezzi quando vivono in thread di chat e in email sparse. Un commerciale chiede “una deroga rapida”, qualcuno risponde “ok” e una settimana dopo nessuno si ricorda cosa è stato approvato, perché è stato approvato o quali condizioni erano allegate.

I problemi di solito iniziano in piccolo, poi si accumulano:

• I dettagli chiave spariscono (sconto, durata, data di inizio, clausole speciali).
• Le decisioni avvengono in privato, così il resto del team non vede cosa sta succedendo.
• Le approvazioni diventano incoerenti (firma la persona sbagliata o le persone approvano versioni diverse).

Uno sconto coinvolge più persone di quanto la maggior parte dei team si aspetti. Le vendite gestiscono l'affare, ma la finance si preoccupa del margine e delle condizioni di pagamento, i manager vogliono coerenza e il legale valuta il rischio contrattuale. Senza un unico posto per coordinare, ogni affare diventa un caso speciale.

Un'app per deal desk risolve questo dando a tutti un percorso condiviso: inviare una richiesta, instradarla al giusto approvatore, registrare una decisione chiara e conservarla per dopo. Lo scopo non è aggiungere burocrazia. È evitare rifacimenti e l’“approvazione a memoria”.

Ecco come funziona nella pratica. Un commerciale offre il 20% per vincere un rinnovo, poi procurement chiede il 25% più termini net-60. In chat un manager potrebbe approvare “25% va bene”, mentre finance poi obietta perché i termini di pagamento cambiano l’economia. Con una richiesta e un flusso di approvazione adeguati, il commerciale invia il pacchetto completo una sola volta, le persone giuste rivedono la stessa versione e la risposta finale è univoca.

Capirai che funziona quando le vendite riceveranno risposte più rapide, le eccezioni dell’ultimo minuto caleranno, le discussioni su “cosa è stato concordato” spariranno e avrai finalmente dati puliti su cui fare report.

Decidi cosa il tuo modulo di richiesta deve catturare

Un modulo di richiesta sconti dovrebbe rispondere a una domanda in fretta: questo affare vale l’approvazione a questo prezzo?

Inizia con il minimo set di campi che permette a un approvatore di capire l’affare senza scavare tra spreadsheet:

• Nome cliente e segmento (nuovo vs esistente, dimensione)
• Prodotto/pacchetto, durata del contratto e quantità
• Prezzo di listino e prezzo richiesto (calcola automaticamente la % di sconto)
• Data di chiusura prevista e data di inizio
• Responsabile dell’affare e team

I soli numeri non spiegano perché esiste lo sconto. Aggiungi un po’ di contesto strutturato e una breve casella per note. Per esempio: un menu a tendina per la ragione principale (pareggio competitivo, rischio di rinnovo, espansione, pilota), un campo per il competitor principale e una casella note per dettagli come “Il competitor offre il 25% se firmiamo questa settimana.”

I paletti evitano che richieste di bassa qualità intasino la coda. Concentrati su pochi requisiti che riducono davvero il rifacimento:

• Una giustificazione obbligatoria legata a un codice motivo (poche frasi, non “ho bisogno dello sconto per vincere”)
• Prove richieste solo sopra una soglia (preventivo, listino, email del competitor)
• Un modo chiaro per segnalare eccezioni (bundle, termini personalizzati, affari sensibili)

Mantieni il modulo veloce rendendo obbligatori solo i campi che usi davvero. Se un campo influenza raramente la decisione, rendilo opzionale o obbligatorio solo in modo condizionale (per esempio, richiedi “competitor” solo quando la ragione è “pareggio competitivo”).

Decidi le regole di accesso presto: chi può inviare (tutti i commerciali vs Sales Ops) e chi può vedere le richieste (richiedente, manager, finance, deal desk). Le autorizzazioni contano quando le note includono margine, rischio di rinnovo o problemi del cliente.

Imposta livelli di sconto e regole di approvazione che le persone seguiranno

Le approvazioni degli sconti si rompono quando le regole sono vaghe. Le persone indovinano, le approvazioni rimbalzano e i risultati dipendono da chi è online.

Inizia con livelli che corrispondono al modo in cui la tua azienda pensa al rischio. Rendili abbastanza semplici perché le vendite possano autogestirsi:

• 0–10%: sales manager
• 11–20%: sales manager + finance
• 21–30%: sales director + finance
• 31%+: approvazione esecutiva

Poi aggiungi un piccolo numero di regole di override per le cose che cambiano davvero l’economia o il rischio: nuovo cliente vs rinnovo, termini pluriennali, account strategici, linguaggio contrattuale non standard e termini di pagamento non standard. Rendi gli override espliciti così un rinnovo al 15% non venga trattato come un nuovo cliente al 12%.

Assegna gli approvatori per ruolo, non per nome. I ruoli resistono a ferie e cambi organizzativi. Per ogni livello, definisci chi deve approvare e in che ordine. Finance tipicamente controlla margine e termini di pagamento; il legale dovrebbe intervenire solo quando i termini cambiano o il rischio aumenta. Se il legale è richiesto per ogni richiesta, le approvazioni rallentano e la gente cerca scorciatoie.

Le vendite lavorano con scadenze, quindi le aspettative sui tempi di risposta sono importanti. Imposta un obiettivo chiaro come “prima risposta entro 4 ore lavorative”, più un piano di riserva (delegare, rotazione on-call o escalation dopo un tempo stabilito).

Rendi obbligatorie le ragioni della decisione così gli esiti siano utili dopo. Mantienile coerenti e brevi:

• Approvato: sconto e eventuali condizioni (“20% approvato, durata 2 anni”)
• Rifiutato: motivo specifico (“margine sotto il minimo”)\n- Richieste modifiche: cosa cambiare (“ridurre al 15% o aggiungere pagamento annuale anticipato”)

Costruisci un modulo di richiesta amichevole per le vendite

Se i commerciali evitano il modulo, le approvazioni torneranno in chat e perderai il registro.

Mantieni il modulo prevedibile e difficile da sbagliare. Usa etichette chiare, valori predefiniti intelligenti e liste a scelta invece di testo libero quando possibile (tipo di affare, regione, valuta). Elimina tutto ciò che non influisce sulla decisione o sul reporting.

Mantienilo corto, ma fai le giuste domande successive

I moduli più veloci usano domande condizionali. Chiedi prima lo sconto, poi mostra solo quello che serve per quel livello.

Follow-up comuni che funzionano bene:

• Sconto più elevato: richiedere giustificazioni più robuste e (se rilevante) dettagli sul competitor
• Termini speciali: raccogliere note contrattuali e instradare al legale quando necessario
• Termini di pagamento non standard: includere dettagli per finance
• Affari pluriennali: catturare il compromesso (impegni, piano di rinnovo)

Valida i campi prima che arrivino agli approvatori

Gli approvatori non dovrebbero dover rifiutare errori banali. Aggiungi controlli semplici (sconto nel range, data di chiusura non passata, giustificazione richiesta per sconti maggiori). Se hai un margine minimo, valida rispetto a quello.

Un piccolo ma efficace miglioramento è l’“anteprima prima dell’invio.” Mostra al commerciale il livello previsto e chi sarà chiamato ad approvare. Esempio: “Sconto 22%: Sales Manager + Finance.” Questo evita sorprese e riduce i giri di andata e ritorno.

Rendilo utilizzabile su mobile: layout a colonna singola, target touch grandi e campi di testo brevi.

Passo dopo passo: instrada le approvazioni dall’invio alla decisione

Un buon flusso di routing sembra invisibile alle vendite. Loro inviano una richiesta, ricevono una risposta chiara in fretta e sanno sempre cosa succede dopo.

Un flusso pratico che la maggior parte dei team può adottare:

1. Crea la richiesta e calcola automaticamente il livello. Calcola la percentuale di sconto dal prezzo di listino rispetto al prezzo offerto, poi mappala su un livello nell'app così i commerciali non devono indovinare.
2. Assegna l'approvatore in base al livello e al tipo di affare. I livelli bassi possono andare a un sales manager; quelli più alti aggiungono finance; certi tipi di affare (rinnovi, pluriennali, strategici) possono andare in code diverse.
3. Notifica gli approvatori con un riepilogo chiaro e azioni semplici. Includi i numeri chiave, la ragione e le note di supporto. Mantieni le azioni ovvie: Approva, Rifiuta, Richiedi modifiche.
4. Gestisci le revisioni senza ricominciare da capo. Se servono cambi, rimanda al commerciale con un commento obbligatorio. Mantieni lo stesso ID richiesta così tutti restano allineati.
5. Escala quando i tempi di risposta slittano. Se qualcuno non risponde in tempo, scala a un backup o a un delegato.

Quando viene presa la decisione finale, chiudi la richiesta, notifica gli stakeholder (commerciale, manager, finance, deal desk) e blocca i campi che non dovrebbero cambiare dopo l'approvazione.

Registra ogni decisione per un audit trail pulito

Le approvazioni veloci contano, ma anche il registro è altrettanto importante. Vuoi una traccia che risponda: chi ha approvato, quando, basandosi su quali informazioni e cosa è cambiato lungo il percorso?

Registra ogni cambio di stato come evento, non solo l'esito finale. Ogni evento dovrebbe includere timestamp e la persona (o il sistema) che ha agito.

Cattura quello che servirà dopo:

• Cronologia degli stati (Submitted, Returned, Approved, Rejected, Expired) con orario e attore
• Dettagli della decisione (sconto approvato, condizioni, commenti, allegati richiesti)
• Principali cambi di campo (prezzo, % di sconto, durata, livello), prima e dopo
• Contesto base (ID affare/account, commerciale, ruolo dell'approvatore)

Le revisioni sono dove i team si scottano. Se un commerciale cambia la durata o i termini di pagamento dopo l'invio, l'audit trail dovrebbe mostrarlo chiaramente e, se la policy lo richiede, innescare una nuova approvazione. Tratta le modifiche come nuovi eventi, non come edit silenziosi.

Decidi presto le regole di conservazione ed esportazione: quanto a lungo conservi richieste e allegati, chi può esportare e se anche le esportazioni devono essere registrate.

Usa il reporting per migliorare lo scontistico nel tempo

Il vero vantaggio non è solo “approvazioni più veloci.” È usare la storia per prendere decisioni future più rapide, più eque e più facili da difendere.

Inizia con poche metriche affidabili: tempo alla decisione, tasso di approvazione e sconto medio. Una volta che questi sono stabili, segmentali per le dimensioni con cui il tuo team lavora: commerciale/manager, regione, prodotto, dimensione dell'affare, livello e codice motivo.

Queste viste evidenziano pattern che non vedresti in thread di chat e fogli di calcolo: override frequenti, motivi di rifiuto ripetuti, colli di bottiglia legati a un singolo approvatore e scontistica che aumenta in segmenti specifici.

Il reporting mensile resta pratico quando parte da domande:

• Dove le approvazioni hanno impiegato più tempo e perché?
• Quali codici motivo vengono approvati più spesso e hanno ancora senso?
• I livelli vengono usati come previsto o la gente li aggira?
• Quali motivi di rifiuto si ripetono e cosa può fare il commerciale prima di inviare?

Per mantenere pulito il reporting, standardizza i campi che guidano l'analisi. Le note possono essere testo libero, ma gli input chiave dovrebbero essere strutturati: segmento, prodotto, prezzo di listino, sconto richiesto, sconto finale approvato, livello e una lista stabile di codici motivo.

Esempio: approvare una richiesta di sconto del 22% end to end

Una commerciale, Maya, sta chiudendo un piano annuale da $48.000. Il prospect chiede il 22% di sconto perché un competitor offre il 20% e vuole il contratto firmato entro venerdì.

Maya invia una richiesta con le basi dell'affare (account, piano, durata, data di chiusura), i numeri (prezzo di listino, prezzo richiesto, % di sconto) e un breve contesto (pressione competitiva, tempistica, cosa si impegna a dare il cliente in cambio). Allega le prove se richieste dal livello.

Il workflow calcola il livello. In questo esempio, tutto ciò che è 21%+ passa prima al manager, poi a finance. Il manager approva con una condizione: durata 12 mesi e pagamento annuale anticipato. Finance verifica margine e termini di pagamento, poi o approva con condizioni, o rifiuta con un motivo chiaro, o lo rimanda per una revisione specifica.

Maya riceve una decisione che può copiare nella comunicazione al cliente, con le condizioni scritte in linguaggio semplice. Ogni passaggio è registrato: chi ha deciso, quando, cosa è cambiato e perché.

Errori comuni che rallentano le approvazioni

La maggior parte dei ritardi non è causata da “approvatori lenti.” Succede perché il flusso lascia spazio a dibattiti, rifacimenti o punti ciechi.

Errore 1: Regole che sembrano semplici ma non sono attuabili

“Grandi sconti richiedono l’ok della leadership” si sgretola appena qualcuno chiede “Quanto grande?” Rendi i livelli specifici e documenta cosa cambia il routing (durata, termini di pagamento, nuovo vs rinnovo, linguaggio non standard).

Errore 2: Moduli così pesanti che i commerciali li evitano

Quando il modulo sembra carta amministrativa, i commerciali lo aggirano. Una regola semplice: se un campo non serve per decidere o per fare report, non renderlo obbligatorio. Compila automaticamente quello che puoi e mantieni gli allegati basati su soglie.

Errore 3: Nessun codice motivo, quindi il reporting diventa rumore

Se ogni richiesta è una storia unica, non puoi imparare nulla. Usa una lista breve e stabile di codici motivo e lascia il testo libero per i dettagli di supporto.

Errore 4: Modifiche dopo l'approvazione senza nuova approvazione

Se prezzo, % di sconto, durata o piano di pagamento cambiano dopo l'approvazione, trattalo come una modifica importante. Re-instrada automaticamente quando i campi protetti vengono editati.

Errore 5: Scarsa visibilità e notifiche rumorose

I commerciali restano bloccati quando non vedono dove si trova una richiesta. Gli approvatori si disabituano quando ogni richiesta notifica tutti. Mantieni lo stato chiaro (“In attesa di Finance”) e le notifiche mirate al richiedente e all'approvatore corrente.

Lista di controllo rapida e prossimi passi

Prima del rollout, fai un test “nella vita reale”: un commerciale può inviare in meno di due minuti, gli approvatori decidono senza rincorrere dettagli e finance può spiegare la decisione mesi dopo?

Usa questa checklist per intercettare i problemi comuni:

• Basi del modulo: i campi obbligatori sono davvero necessari (prezzi, % di sconto, durata, prodotto, regione, data di chiusura).
• Logica dei livelli: i livelli e le regole di override corrispondono a come gli affari vengono realmente approvati.
• Mappatura dei ruoli: ogni livello ha un approvatore principale e un backup.
• Notifiche: il submitter e gli approvatori ricevono gli avvisi giusti, senza duplicati.
• Qualità dell'audit: ogni decisione ha un responsabile, un timestamp e una ragione chiara.

Le regole operative contano tanto quanto il modulo: cosa succede quando un commerciale rivede dopo un feedback, come funziona l'escalation e come si gestisce la delega in assenza.

Se vuoi prototipare rapidamente, costruisci prima il modello dati (richieste, approvazioni, commenti, versioni), poi il modulo, poi il routing e infine il log automatico delle decisioni.

Se stai costruendo questo con AppMaster (appmaster.io), puoi creare il modello dati nel Data Designer e impostare il routing nel Business Process Editor, così modulo, workflow e audit trail convivono nello stesso posto e restano coerenti man mano che le regole cambiano.