Pengarsipan data memindahkan data yang jarang diakses dari database operasional organisasi ke sistem penyimpanan eksternal yang dirancang khusus untuk penyimpanan data jangka panjang. Dalam database relasional , pengarsipan data sangat penting untuk menjaga dan mengoptimalkan kinerja serta mengelola biaya penyimpanan dan infrastruktur. Seiring berkembangnya basis data Anda dari waktu ke waktu, basis data Anda pasti akan mengumpulkan sejumlah besar data historis yang mungkin memiliki sedikit atau tidak ada relevansinya dengan operasi saat ini atau persyaratan analitis. Saat Anda mengarsipkan data ini, Anda dapat mengosongkan sumber daya berharga di database utama Anda, mengurangi waktu dan overhead yang diperlukan untuk menjalankan kueri database, pencadangan, dan tugas pemeliharaan.
Pengarsipan data tidak sama dengan pencadangan data. Meskipun kedua proses tersebut melibatkan penyimpanan data di luar database utama, tujuan dan fungsinya berbeda. Pencadangan data melibatkan pembuatan salinan data untuk tujuan pemulihan jika terjadi kehilangan data atau kegagalan sistem. Pengarsipan data, di sisi lain, berfokus pada penyimpanan data jangka panjang dan pengambilan yang dioptimalkan untuk tujuan kepatuhan, hukum, atau historis.
Faktor Kunci yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Strategi Pengarsipan Data
Memilih strategi pengarsipan yang tepat untuk database relasional Anda memastikan keberhasilan penerapan dan pemeliharaan sistem pengarsipan Anda. Pertimbangkan faktor-faktor berikut saat merancang strategi pengarsipan Anda:
- Pola akses data : Analisis pola penggunaan database Anda untuk mengidentifikasi data yang jarang diakses dan merupakan kandidat utama untuk pengarsipan. Ini akan membantu Anda menentukan teknik dan jadwal pengarsipan yang tepat.
- Kebijakan penyimpanan data : Tetapkan kebijakan yang jelas tentang berapa lama data harus disimpan di database utama Anda sebelum diarsipkan. Faktor-faktor yang mempengaruhi jadwal retensi mungkin mencakup industri organisasi Anda, persyaratan hukum dan peraturan, serta kebijakan internal.
- Biaya dan infrastruktur penyimpanan : Tinjau infrastruktur penyimpanan yang ada di organisasi Anda dan biaya yang terkait dengan pengarsipan data dalam jumlah besar. Penilaian ini akan membantu Anda memutuskan apakah akan berinvestasi pada solusi penyimpanan baru atau mengadopsi layanan pengarsipan berbasis cloud.
- Kepatuhan dan tata kelola : Pertimbangkan persyaratan kepatuhan dan tata kelola saat merancang strategi pengarsipan. Persyaratan ini mungkin menentukan langkah-langkah keamanan yang diperlukan untuk menyimpan dan mengakses data arsip dan desain sistem.
- Sumber daya yang tersedia : Evaluasi keahlian teknis, infrastruktur, dan alat organisasi Anda. Hal ini akan membantu Anda menentukan kelayakan penerapan berbagai teknik pengarsipan, seperti mempartisi atau menandai data, dan apakah akan mengadopsi alat tanpa kode untuk mengotomatisasi proses pengarsipan.
Teknik Pengarsipan Data untuk Database Relasional
Berbagai teknik pengarsipan dapat diterapkan tergantung pada kebutuhan spesifik organisasi dan database Anda. Berikut adalah beberapa metode pengarsipan data umum untuk database relasional:
- Partisi : Partisi melibatkan pemecahan tabel database Anda menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola berdasarkan kriteria tertentu (seperti tanggal atau rentang). Dengan mempartisi data, Anda dapat mengisolasi data lama yang jarang diakses dan mengarsipkannya secara terpisah dari tabel lainnya. Metode ini praktis ketika berhadapan dengan tabel monolitik yang besar dan membantu meningkatkan kinerja kueri.
- Penghapusan logis : Penghapusan logis melibatkan penandaan item data sebagai terhapus atau tidak aktif tanpa menghapusnya secara fisik dari database. Hal ini memberikan cara untuk menyimpan data historis tanpa mempengaruhi kinerja database utama. Kelemahan dari metode ini mencakup peningkatan kompleksitas dalam menanyakan data Anda dan potensi kebingungan dengan data yang terhapus atau tidak aktif yang masih berada di database.
- Tabel pengarsipan : Metode ini melibatkan pembuatan tabel arsip terpisah yang dirancang untuk menyimpan data historis. Tabel ini dapat diindeks dan dioptimalkan untuk pengambilan yang efisien, sedangkan tabel utama hanya berisi data terkini dan aktif. Tabel pengarsipan memerlukan arsitektur yang lebih kuat dan mungkin menambah kompleksitas pada desain skema Anda, namun tabel pengarsipan dapat secara efektif memisahkan data historis dari data saat ini.
- Skema historis : Menggunakan skema historis melibatkan pembuatan versi historis terpisah dari skema database Anda untuk menyimpan data yang diarsipkan. Setiap versi skema menyimpan data untuk rentang waktu tertentu; ketika versi skema baru dibuat, data lama dari database utama dimigrasikan ke skema historis yang sesuai. Metode ini dapat menyebabkan peningkatan kompleksitas dan overhead pemeliharaan karena beberapa versi skema.
- Pengarsipan hibrid : Pengarsipan hibrid menggabungkan beberapa teknik pengarsipan untuk mencapai solusi yang fleksibel dan terukur. Misalnya, Anda mungkin menggunakan partisi untuk memisahkan data lama dan kemudian menggunakan tabel pengarsipan atau skema historis untuk penyimpanan jangka panjang. Pengarsipan hibrid memungkinkan Anda menyempurnakan dan menyesuaikan strategi pengarsipan agar sesuai dengan kebutuhan spesifik organisasi Anda.
Menguji dampaknya terhadap kinerja sistem, integritas data, dan pengalaman pengguna sangat penting ketika menerapkan salah satu teknik ini. Anda juga harus memastikan pengindeksan dan pengoptimalan kueri yang tepat untuk mengambil data yang diarsipkan bila diperlukan secara efisien.
Solusi Penyimpanan Arsip Data
Saat mengevaluasi strategi pengarsipan data, memilih solusi penyimpanan yang tepat sangatlah penting. Anda perlu menyeimbangkan efisiensi biaya, aksesibilitas, dan keamanan untuk menemukan pilihan optimal bagi organisasi Anda. Berikut adalah beberapa solusi penyimpanan umum untuk pengarsipan data:
Tulis Sekali, Baca Banyak Kaset (WORM).
Kaset WORM adalah metode penyimpanan tradisional dan hemat biaya untuk pengarsipan jangka panjang. Rekaman ini memungkinkan data ditulis hanya sekali dan mencegah modifikasi atau penghapusan, sehingga menjamin integritas data. Kaset WORM berguna untuk organisasi yang memerlukan kekekalan data yang ketat namun dapat mengorbankan waktu pengambilan yang cepat.
Penyimpanan Lokal
Solusi penyimpanan lokal menawarkan kontrol lebih besar kepada organisasi atas penyimpanan, keamanan, dan akses data mereka. Tergantung pada perangkat keras penyimpanan Anda, ini dapat berkisar dari hard drive tradisional hingga perangkat penyimpanan terpasang jaringan (NAS) atau jaringan area penyimpanan (SAN) modern. Meskipun penyimpanan lokal dapat menawarkan kontrol akses yang lebih baik dan integrasi yang lebih baik dengan sistem yang ada, hal ini juga memerlukan biaya dan kompleksitas pemeliharaan, peningkatan, dan skalabilitas perangkat keras.
Platform Penyimpanan Cloud
Solusi penyimpanan cloud menjadi semakin populer karena skalabilitasnya, model harga bayar per penggunaan, dan persyaratan pemeliharaan yang rendah. Penyedia cloud besar seperti Amazon Web Services , Google Cloud Platform, dan Microsoft Azure menawarkan berbagai kelas penyimpanan untuk memenuhi berbagai kebutuhan pengarsipan. Opsi penyimpanan dingin dan penyimpanan gletser, sering kali dirancang khusus untuk pengarsipan, dapat menyediakan penyimpanan jangka panjang yang hemat biaya dengan waktu pengambilan data yang relatif lebih lambat.
Layanan Pengarsipan Data Terkelola
Layanan pengarsipan data terkelola adalah solusi komprehensif yang menggabungkan teknologi penyimpanan dan pengarsipan. Dengan mengalihdayakan pengarsipan data Anda ke pihak ketiga, Anda dapat memindahkan manajemen penyimpanan, peningkatan infrastruktur, dan pemeliharaan sambil memastikan kepatuhan terhadap kepatuhan terhadap peraturan. Pendekatan ini dapat menjadi pilihan yang cocok bagi organisasi yang tidak mempunyai keahlian atau sumber daya internal untuk mengelola infrastruktur pengarsipan mereka sendiri.
Kepatuhan dan Tata Kelola dalam Pengarsipan Data
Strategi pengarsipan data harus selaras dengan persyaratan hukum, peraturan, dan kepatuhan data serta tata kelola industri tertentu. Untuk menghindari sanksi ketidakpatuhan dan kompromi terhadap keamanan data, pertimbangkan faktor-faktor berikut saat merancang strategi pengarsipan Anda:
Kebijakan Penyimpanan Data
Buat kebijakan penyimpanan data yang jelas dan terdefinisi dengan baik yang sesuai dengan undang-undang dan peraturan perlindungan data yang relevan (misalnya GDPR , HIPAA, atau CCPA). Tetapkan periode penyimpanan tetap dan dokumentasikan alasan untuk menyimpan tipe data tertentu.
Metode Pengarsipan Aman
Menerapkan enkripsi aman untuk data yang diarsipkan saat disimpan dan selama migrasi/transmisi ke dan dari sistem penyimpanan. Pastikan mekanisme kontrol akses yang tepat tersedia untuk mencegah akses tidak sah ke data sensitif atau rahasia.
Kepatuhan terhadap Persyaratan Peraturan
Pantau perubahan peraturan dan sesuaikan strategi pengarsipan data Anda. Berkolaborasi dengan tim hukum, kepatuhan, dan TI untuk memastikan bahwa data yang diarsipkan mematuhi semua undang-undang dan standar industri yang berlaku.
Audit dan Pelaporan
Rancang proses pengarsipan Anda untuk memfasilitasi audit rutin dan memelihara dokumentasi terperinci di setiap langkah. Pantau dan tinjau log akses data untuk mengidentifikasi potensi masalah keamanan. Menerapkan proses pelaporan otomatis untuk melacak aktivitas pengarsipan, pengambilan, dan pembuangan data.
Mengotomatiskan Pengarsipan Data dengan Alat No-Code
Platform No-code seperti AppMaster dapat menyederhanakan dan mengotomatiskan proses pengarsipan data secara signifikan. Dengan memanfaatkan pembuat visual, templat yang telah ditentukan sebelumnya, dan fitur integrasi bawaan, alat no-code dapat mengurangi kompleksitas teknis dalam mengelola arsip database relasional Anda. Berikut beberapa cara alat no-code dapat mempercepat dan menyederhanakan pengarsipan data:
Alat Manajemen Data Visual
Platform No-code menawarkan alat visual, drag-and-drop yang memudahkan pembuatan dan pengelolaan skema database, menentukan model data , dan merancang alur kerja pengarsipan. Anda dapat merancang proses pengarsipan tanpa keahlian teknis yang luas, pengkodean, atau pembuatan skrip database yang rumit.
Templat yang Telah Ditentukan Sebelumnya
Platform No-code sering kali menyediakan templat yang telah ditentukan sebelumnya untuk pengarsipan data, sehingga memfasilitasi penyiapan yang lebih cepat. Templat ini membantu mempertahankan praktik terbaik yang konsisten dan dapat disesuaikan agar sesuai dengan kasus penggunaan dan kebutuhan spesifik Anda.
Fitur Integrasi Bawaan
Mengintegrasikan proses pengarsipan dengan sistem manajemen, pelaporan, kepatuhan, dan analitik data yang ada sangat penting untuk menjaga kelancaran siklus hidup data. Platform No-code sering kali menyertakan konektor dan integrasi bawaan untuk menyederhanakan proses menghubungkan sistem yang berbeda.
Otomatisasi dan Pemantauan
Platform No-code biasanya menyertakan fitur untuk merancang dan mengotomatiskan proses pengarsipan, menjadwalkan tugas berulang, dan memantau status alur kerja pengarsipan. Otomatisasi ini mengurangi intervensi manual, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi kesalahan manusia. Dengan menggunakan alat no-code seperti AppMaster, Anda dapat mencapai pengarsipan data yang efisien dalam database relasional, memungkinkan peningkatan kinerja kueri, kepatuhan yang lebih baik, dan biaya penyimpanan yang lebih rendah.
Langkah-Langkah Menerapkan Strategi Pengarsipan Data yang Sukses
Menerapkan strategi pengarsipan data yang sukses melibatkan pendekatan sistematis untuk memastikan hasil yang optimal. Berikut adalah langkah-langkah penting yang dapat Anda ikuti untuk menciptakan proses pengarsipan data yang efisien dan efektif dalam database relasional:
- Menilai pola dan persyaratan akses data : Tentukan frekuensi data diakses dan dimodifikasi di sistem Anda. Identifikasi himpunan data yang dapat dipindahkan ke penyimpanan arsip tanpa memengaruhi kinerja kueri atau menyebabkan masalah pengambilan.
- Tetapkan kebijakan penyimpanan data : Buat kebijakan penyimpanan data yang jelas dan spesifik yang menetapkan pedoman berapa lama data harus disimpan dalam sistem produksi, kapan harus diarsipkan, dan berapa lama harus disimpan dalam penyimpanan arsip.
- Pilih teknik pengarsipan yang sesuai : Pilih teknik pengarsipan data yang paling sesuai untuk database relasional Anda berdasarkan faktor-faktor seperti pola akses, kemampuan infrastruktur, dan persyaratan penyimpanan data. Evaluasi partisi, penghapusan logis, tabel pengarsipan, skema historis, dan pengarsipan hibrid untuk membuat keputusan yang tepat.
- Pilih solusi penyimpanan : Pilih solusi penyimpanan arsip yang andal dan hemat biaya yang memenuhi persyaratan retensi, akses, dan keamanan data Anda. Pertimbangkan penyimpanan lokal, layanan penyimpanan cloud, dan solusi pengarsipan terkelola berdasarkan kebutuhan Anda.
- Menerapkan praktik kepatuhan dan tata kelola : Pastikan kepatuhan terhadap peraturan industri dan pedoman perlindungan data. Dokumentasikan kebijakan, prosedur, dan kontrol yang diperlukan untuk mengamankan data yang diarsipkan dan mengelola akses ke data tersebut.
- Integrasikan dengan sistem dan alat yang ada : Rancang dan kembangkan integrasi yang diperlukan untuk menghubungkan solusi penyimpanan arsip Anda dengan database relasional dan sistem lainnya. Hal ini dapat dilakukan menggunakan integrasi khusus, alat seperti AppMaster, atau solusi yang sudah ada yang ditawarkan oleh penyedia penyimpanan Anda.
- Menguji dan memvalidasi proses pengarsipan : Jalankan pengujian menyeluruh untuk memvalidasi bahwa proses tersebut berfungsi dengan benar, menjaga integritas data sekaligus memindahkannya secara efisien ke tingkat penyimpanan yang sesuai. Periksa potensi dampak pada kinerja kueri, stabilitas sistem, dan fungsionalitas aplikasi.
- Pantau dan optimalkan proses pengarsipan : Pantau terus proses pengarsipan data Anda untuk memastikan proses tersebut beroperasi secara optimal, dan secara proaktif mengatasi masalah atau inefisiensi yang mungkin timbul. Gunakan metrik, peringatan, dan analisis log untuk mendapatkan wawasan tentang kinerja strategi pengarsipan Anda.
Manfaat dan Tantangan Pengarsipan Data
Pengarsipan data menawarkan keuntungan yang signifikan bagi organisasi yang mengelola data dalam jumlah besar, namun juga menghadirkan sejumlah tantangan potensial. Di bawah ini adalah ikhtisar manfaat dan tantangan utama pengarsipan data dalam database relasional.
Manfaat Pengarsipan Data
- Peningkatan kinerja kueri : Menghapus data yang jarang diakses dari sistem produksi dapat meningkatkan waktu respons kueri dan mengurangi beban server database dengan meminimalkan kebutuhan untuk mencari data dalam jumlah besar.
- Mengurangi biaya penyimpanan : Solusi penyimpanan arsip lebih hemat biaya dibandingkan tingkat penyimpanan primer, sehingga memungkinkan organisasi menurunkan biaya dengan memindahkan data ke opsi penyimpanan yang lebih murah dan seringkali lebih skalabel.
- Manajemen kepatuhan dan tata kelola yang lebih baik : Menerapkan strategi pengarsipan data yang kuat membantu menjaga kepatuhan terhadap peraturan industri dan persyaratan pemerintah sekaligus memberikan jalur yang jelas dan terdokumentasi untuk manajemen siklus hidup data.
- Pemulihan bencana yang ditingkatkan : Data yang diarsipkan dapat berfungsi sebagai salinan data tambahan, yang berpotensi menyediakan cadangan jika terjadi kehilangan data yang tidak terduga. Namun, pengarsipan tidak boleh dianggap sebagai solusi pencadangan utama untuk data penting.
Tantangan Pengarsipan Data
- Pengambilan data yang diarsipkan : Tergantung pada teknik pengarsipan dan solusi penyimpanan, pengambilan data yang diarsipkan mungkin merupakan proses yang lambat dan rumit. Saat memilih solusi penyimpanan, pertimbangkan trade-off antara waktu pengambilan dan biaya penyimpanan.
- Kompleksitas infrastruktur penyimpanan : Mengelola berbagai solusi penyimpanan, strategi pengarsipan, dan pola akses data menimbulkan kompleksitas manajemen dan pemeliharaan infrastruktur database tambahan.
- Merancang dan merancang strategi pengarsipan : Mengevaluasi, merancang, dan menerapkan strategi pengarsipan data yang efektif memerlukan pemahaman mendalam tentang data, infrastruktur, dan persyaratan organisasi Anda.
- Masalah integritas data : Pengarsipan data berpotensi menimbulkan masalah integritas data jika tidak dikelola dengan cermat. Pelacakan yang akurat dan pemulihan data arsip yang akurat sangatlah penting.
Praktik terbaik untuk Pengarsipan Data
Untuk memastikan keberhasilan strategi pengarsipan data Anda di database relasional, pertimbangkan praktik terbaik berikut:
- Memahami pola akses data : Analisis dan dokumentasikan pola akses data secara komprehensif dalam sistem database relasional Anda. Informasi ini membantu Anda menentukan data mana yang harus diarsipkan dan strategi penyimpanan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda.
- Menetapkan kebijakan penyimpanan data : Kebijakan penyimpanan data yang jelas dan dapat diterapkan memastikan data diarsipkan dan disimpan sesuai dengan kebutuhan bisnis dan peraturan industri. Tinjau dan perbarui kebijakan penyimpanan data Anda secara berkala untuk mencerminkan perubahan kebutuhan organisasi Anda.
- Berinvestasi dalam solusi penyimpanan yang efisien : Pilih solusi penyimpanan yang memberikan keseimbangan yang tepat antara biaya, keamanan, dan aksesibilitas. Pertimbangkan opsi lokal dan berbasis cloud untuk menemukan opsi yang paling sesuai untuk organisasi Anda dan kebutuhan uniknya.
- Otomatiskan proses pengarsipan : Mengotomatiskan proses pengarsipan data Anda meminimalkan intervensi manual, mengurangi kesalahan manusia, dan meningkatkan efisiensi. Manfaatkan alat no-code seperti AppMaster untuk membantu menyederhanakan dan mengotomatisasi proses.
- Menetapkan praktik tata kelola yang baik : Menerapkan praktik kepatuhan dan tata kelola yang kuat terkait pengarsipan data. Hal ini mencakup dokumentasi, pelatihan staf, dan penegakan kontrol akses dan langkah-langkah keamanan.
- Uji dan validasi proses pengarsipan : Lakukan pengujian yang ketat untuk memastikan bahwa proses pengarsipan Anda bekerja secara efektif dan efisien tanpa berdampak negatif pada sistem produksi atau integritas data Anda.
- Pantau dan optimalkan secara rutin : Terus pantau dan optimalkan strategi pengarsipan data Anda untuk mengatasi masalah atau inefisiensi apa pun yang mungkin timbul seiring berjalannya waktu. Manfaatkan analitik, analisis log, dan peringatan untuk mengelola kinerja dan biaya penyimpanan secara proaktif.
Dengan mengikuti praktik terbaik ini dan memahami manfaat dan tantangan pengarsipan data dalam database relasional, Anda dapat mengembangkan strategi pengarsipan data yang meningkatkan kinerja kueri, mengurangi biaya penyimpanan, dan mematuhi peraturan industri sekaligus memenuhi kebutuhan unik organisasi Anda.
