Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) sangat penting bagi bisnis yang ingin memodernisasi operasi mereka dengan menggabungkan tugas-tugas seperti keuangan, manajemen inventaris, sumber daya manusia, penjualan, dan manajemen hubungan pelanggan. Sistem ini mengintegrasikan proses ini ke dalam satu platform, meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik.
Seiring kemajuan teknologi dan bisnis menjadi lebih kompleks, memiliki sistem ERP yang komprehensif menjadi semakin penting. Saat memilih sistem ERP, sangat penting untuk mempertimbangkan fitur utama untuk kesuksesan bisnis. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi satu fitur penting yang harus dicari: analitik dan pelaporan bawaan.
Analisis dan Pelaporan bawaan
Salah satu fitur terpenting yang harus dimiliki sistem ERP adalah kemampuan analitik dan pelaporan bawaan. Alat-alat ini memberdayakan pengguna untuk mengekstrak wawasan berharga dari sejumlah besar data yang dihasilkan di seluruh proses bisnis. Selain membuat dan menyesuaikan laporan standar, kemampuan analitik lanjutan harus memungkinkan pengguna menjelajahi tren, pola, dan outlier dalam data, memperkirakan hasil di masa mendatang, dan mengidentifikasi indikator kinerja utama (KPI). Suite analitik yang kuat dalam sistem ERP harus menawarkan fitur-fitur seperti:
- Dasbor yang Dapat Disesuaikan : Memungkinkan pengguna untuk membuat dasbor berbasis peran yang dipersonalisasi yang menampilkan informasi relevan dan KPI khusus untuk fungsi pekerjaan mereka.
- Data Real-time : Menyediakan akses ke informasi terkini yang memungkinkan pengguna untuk membuat keputusan yang terinformasi dan tepat waktu dalam menanggapi dinamika bisnis.
- Pelaporan Ad-hoc : Memungkinkan pengguna untuk membuat laporan ad-hoc yang memenuhi kebutuhan khusus mereka tanpa bergantung pada templat yang dibuat sebelumnya atau membutuhkan bantuan dari staf TI.
- Visualisasi Data : Tawarkan berbagai opsi visualisasi, seperti bagan, grafik, dan peta panas, untuk membantu pengguna lebih memahami data yang kompleks dan mengidentifikasi tren.
Rangkaian analitik canggih dalam sistem ERP Anda meningkatkan pengambilan keputusan dengan menghadirkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti, membantu bisnis Anda membuat keputusan berdasarkan data dan tetap terdepan dalam persaingan.
Modul yang Dapat Disesuaikan dan Arsitektur Fleksibel
Setiap bisnis itu unik, dan sistem ERP Anda harus dapat memenuhi kebutuhan dan persyaratan spesifik Anda. Platform ERP yang fleksibel dan dapat disesuaikan sangat penting, memungkinkan Anda mengonfigurasi sistem, alur kerja, dan antarmuka pengguna sesuai dengan proses, praktik, dan tujuan unik yang dimiliki bisnis Anda. Saat menilai kemampuan penyesuaian sistem ERP, pertimbangkan apakah ia menawarkan hal-hal berikut:
Desain modular
Sistem ERP harus terdiri dari modul-modul terpisah namun terintegrasi, masing-masing berfokus pada fungsi bisnis tertentu. Desain modular ini memungkinkan Anda memilih modul yang paling sesuai dengan bisnis Anda dan menghindari pembayaran untuk fitur yang tidak Anda perlukan.
Kustomisasi No-Code atau Kode Rendah
Sistem ERP modern harus menawarkan opsi kustomisasi tanpa kode atau kode rendah , memungkinkan pengguna non-teknis untuk menyesuaikan fungsi sistem tanpa memerlukan keahlian pemrograman. Ini memberdayakan tim Anda untuk memodifikasi sistem agar sesuai dengan proses Anda tanpa bergantung pada pengembang atau konsultan eksternal. Contoh luar biasa dari hal ini adalah AppMaster , platform tanpa kode yang memungkinkan pengguna membuat aplikasi perangkat lunak tanpa menulis kode.
Otomasi Proses
Berbagai pilihan otomatisasi proses harus tersedia dalam sistem, memungkinkan pengguna untuk menentukan dan mengotomatiskan alur kerja, mengurangi tugas manual, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Model Data Fleksibel
Sistem harus memungkinkan Anda untuk membuat dan memodifikasi model data sesuai dengan kebutuhan bisnis dan persyaratan data unik Anda, yang mengarah ke representasi data dan proses organisasi Anda yang lebih akurat.
Sistem ERP yang dapat disesuaikan tidak hanya mengakomodasi kebutuhan khusus bisnis Anda, tetapi juga memungkinkan pertumbuhan dan adaptasi dalam menghadapi kondisi pasar yang terus berubah. Arsitektur yang fleksibel memberikan nilai jangka panjang dan keunggulan dibandingkan pesaing yang mungkin dibatasi oleh sistem kaku yang sulit dimodifikasi.
Kemampuan Seluler untuk Akses On-the-Go
Saat ini memiliki akses ke informasi dan data penting di ujung jari Anda telah menjadi sangat penting bagi pembuat keputusan dan karyawan. Kemampuan seluler memungkinkan pengguna sistem ERP untuk mengelola proses bisnis mereka, memantau statistik vital, dan mengambil tindakan dari mana saja dan kapan saja menggunakan smartphone atau tablet mereka. Aksesibilitas dan kenyamanan ini sangat penting dalam merampingkan operasi bisnis dan meningkatkan produktivitas. Solusi ERP yang ramah seluler menawarkan beberapa manfaat, termasuk:
- Peningkatan produktivitas : Dengan akses on-the-go ke sistem ERP, karyawan dapat melakukan tugas, berkomunikasi dengan anggota tim, dan mengambil keputusan bahkan saat mereka tidak berada di kantor. Fleksibilitas ini mengarah pada peningkatan produktivitas dan efisiensi di seluruh organisasi.
- Pengambilan keputusan yang lebih baik : Akses ke data dan analitik real-time memberdayakan pembuat keputusan untuk membuat pilihan yang tepat bahkan ketika mereka jauh dari kantor, memastikan respons yang tepat waktu terhadap masalah dan peluang bisnis yang penting.
- Kolaborasi yang ditingkatkan : Kemampuan seluler memfasilitasi kolaborasi tanpa batas di antara anggota tim, memungkinkan mereka untuk tetap terhubung dengan kolega global dan membuat keputusan secara kolektif. Komunikasi waktu nyata ini tidak hanya membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama tetapi juga memungkinkan penyelesaian masalah yang lebih cepat dan pencapaian tujuan bersama.
- Kepuasan pelanggan : Akses cepat ke data penting pelanggan, informasi penjualan dan inventaris, serta analitik lainnya melengkapi tim penjualan dan dukungan untuk segera menanggapi pertanyaan pelanggan dan menyediakan layanan yang efisien. Aksesibilitas instan ini menghasilkan peningkatan kepuasan pelanggan dan reputasi merek yang lebih baik.
Untuk memastikan kinerja yang optimal, sistem mobile ERP harus memiliki antarmuka pengguna yang responsif, fitur keamanan yang kuat, dan integrasi tanpa batas dengan platform ERP utama. Selain itu, platform no-code yang inovatif, seperti AppMaster, dapat membantu bisnis membuat aplikasi seluler dengan mudah, membuatnya lebih mudah untuk mengembangkan sistem ERP yang siap seluler untuk perusahaan modern.
Integrasi Tanpa Batas dari Berbagai Sistem Bisnis
Integrasi adalah komponen kunci dari implementasi ERP yang sukses. Sistem ERP yang terintegrasi dengan baik sangat penting untuk merampingkan alur kerja dan menghindari silo data antara berbagai departemen dan proses. Ini memastikan bahwa semua proses bisnis, seperti keuangan, sumber daya manusia, manajemen inventaris, dan CRM , bekerja sama secara harmonis, yang mengarah pada peningkatan efisiensi operasional dan akurasi data. Berikut adalah beberapa keuntungan penting dari integrasi tanpa batas dalam sistem ERP:
- Pengurangan entri data manual : Dengan sistem terintegrasi, data dapat dengan mudah dibagikan dan disinkronkan di berbagai proses, mengurangi kebutuhan entri data manual dan meminimalkan risiko kesalahan dan ketidakkonsistenan.
- Alur kerja yang disederhanakan : Integrasi mengotomatiskan dan menyelaraskan aliran informasi antara proses bisnis yang berbeda, meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan dan mengurangi redudansi.
- Akurasi data yang ditingkatkan : Sistem ERP terintegrasi mengurangi kemungkinan perbedaan data dan memastikan bahwa semua departemen bekerja dengan data yang akurat dan terkini untuk pengambilan keputusan dan pengukuran kinerja yang lebih baik.
- Penghematan biaya : Integrasi yang mulus menghasilkan peningkatan efisiensi dan pengurangan kesalahan, yang pada akhirnya menghasilkan penghematan biaya dan laba atas investasi (ROI) yang lebih tinggi untuk sistem ERP Anda.
Saat mengevaluasi solusi ERP, organisasi harus mempertimbangkan kemampuan integrasinya dengan sistem yang ada dan aplikasi pihak ketiga. Integrasi tersebut dapat dicapai melalui API , konektor khusus, atau integrasi pra-bangun yang disediakan oleh vendor ERP. Platform seperti AppMaster dapat membantu organisasi membuat integrasi khusus dan menghasilkan API untuk sistem ERP mereka, memastikan konektivitas tanpa batas dan pertukaran data di berbagai aplikasi bisnis.
Pelacakan Data Real-time dan Kolaborasi yang Disempurnakan
Pelacakan data real-time adalah fitur penting dari sistem ERP, karena membantu bisnis mengakses informasi terkini untuk berbagai proses dan memfasilitasi pengambilan keputusan yang cepat. Akses instan ke data real-time tidak hanya mendorong efisiensi operasional tetapi juga mendorong kolaborasi dalam organisasi, memungkinkan karyawan untuk bekerja sama secara lebih efisien menuju tujuan bersama. Beberapa manfaat pelacakan data real-time dan peningkatan kolaborasi dalam sistem ERP meliputi:
- Pengambilan keputusan yang lebih baik : Dengan akses real-time ke data penting dan wawasan bisnis, pembuat keputusan dapat membuat pilihan berdasarkan informasi dan mengambil tindakan secara proaktif terhadap peluang atau masalah yang muncul, yang menghasilkan hasil bisnis yang lebih baik.
- Alokasi sumber daya yang lebih baik : Data waktu nyata tentang status proyek, tingkat inventaris, dan ketersediaan tenaga kerja dapat membantu manajer mengoptimalkan alokasi sumber daya dan melakukan penyesuaian yang diperlukan untuk memastikan proyek dan tugas diselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran.
- Efisiensi operasional yang lebih besar : Pelacakan data waktu nyata memfasilitasi identifikasi dan resolusi hambatan dan ketidakefisienan dalam berbagai proses, yang mengarah pada peningkatan efisiensi operasional di seluruh organisasi.
- Kolaborasi yang ditingkatkan : Aksesibilitas data real-time mempromosikan komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik di antara anggota tim, karena mereka dapat berbagi informasi terbaru, mengatasi masalah, dan membuat keputusan secara kolektif dengan cara yang gesit.
Untuk mendapatkan keuntungan dari pelacakan data real-time dan peningkatan kolaborasi, organisasi harus memilih sistem ERP yang menawarkan pelaporan lanjutan, visualisasi data, dan alat kolaborasi. Selain itu, platform berbasis API seperti AppMaster dapat membantu membuat dasbor khusus dan solusi pelaporan, memungkinkan akses yang lebih besar ke data dan wawasan real-time.
Singkatnya, sistem ERP modern dengan kemampuan seluler, integrasi tanpa batas, dan pelacakan data real-time dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi organisasi, pengambilan keputusan, dan kinerja operasional secara keseluruhan. Dengan mempertimbangkan fitur-fitur ini secara hati-hati selama proses pemilihan ERP, bisnis dapat memilih solusi yang tepat yang selaras dengan kebutuhan dan persyaratan unik mereka.
Skalabilitas dan Kompatibilitas Cloud
Saat mempertimbangkan sistem ERP untuk bisnis Anda, penting untuk memastikan bahwa sistem tersebut dapat berkembang bersama organisasi Anda. Skalabilitas memainkan peran penting dalam solusi ERP, karena harus dapat mengakomodasi peningkatan ukuran bisnis, pengguna, transaksi, proses, dan parameter kunci lainnya. Sistem ERP yang paling terbukti di masa depan adalah sistem yang dapat dengan mudah ditingkatkan atau diturunkan untuk mendukung perubahan kebutuhan Anda tanpa menyebabkan gangguan yang tidak perlu. Beberapa aspek yang harus dicari dalam sistem ERP sehubungan dengan skalabilitas meliputi:
- Desain modular: Sistem ERP modular memungkinkan Anda untuk menambah atau menghapus fitur dan fungsionalitas seiring perkembangan organisasi Anda. Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk memulai dengan modul-modul penting dan secara bertahap berkembang sesuai kebutuhan Anda, menghindari beban implementasi berskala besar sejak hari pertama.
- Kapasitas pengguna: Pastikan bahwa sistem ERP dapat secara efisien menangani peningkatan jumlah pengguna, saat bisnis Anda berkembang atau mengalami lonjakan permintaan. Penting untuk memverifikasi klaim vendor ERP tentang kapasitas pengguna dengan memeriksa testimoni pelanggan, ulasan, atau melakukan uji kinerja dalam konteks spesifik Anda.
- Lisensi fleksibel: Pilih solusi ERP yang menawarkan struktur lisensi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda pada berbagai tahap pertumbuhan. Fleksibilitas ini memungkinkan Anda membayar hanya untuk fitur dan jumlah pengguna yang saat ini Anda perlukan dan menghindari terjebak dalam kontrak jangka panjang yang mahal.
- Kompatibilitas cloud: Sistem ERP berbasis cloud secara inheren lebih dapat diskalakan dibandingkan dengan sistem lokal, karena mereka dapat dengan mudah beradaptasi dengan permintaan Anda yang terus berubah dalam hal daya komputasi, penyimpanan, dan konektivitas. Selain itu, sistem berbasis cloud menawarkan banyak manfaat tambahan seperti kemudahan aksesibilitas, pembaruan otomatis, dan biaya awal yang lebih rendah.
Keamanan dan Kepatuhan
Karena sistem ERP menyimpan sejumlah besar informasi bisnis sensitif – mulai dari data keuangan hingga detail pribadi karyawan – sangat penting untuk memastikan tingkat keamanan tertinggi untuk melindungi dari pelanggaran data, akses tidak sah, dan ancaman dunia maya lainnya. Untuk menilai keamanan dan kepatuhan sistem ERP, pertimbangkan faktor-faktor berikut:
- Perlindungan dan enkripsi data: Pastikan bahwa solusi ERP memberikan perlindungan data, termasuk enkripsi saat istirahat dan transit, untuk melindungi data dari akses yang tidak sah.
- Kontrol akses dan izin pengguna: Sistem ERP yang aman harus menawarkan kontrol akses granular dan izin pengguna yang dapat disesuaikan, memungkinkan administrator menentukan siapa yang dapat mengakses, mengubah, atau menghapus data tertentu di dalam platform.
- Audit dan pemantauan: Sistem ERP harus menampilkan alat audit yang memungkinkan Anda melacak dan memantau aktivitas pengguna dan perubahan sistem. Alat ini sangat penting untuk menemukan aktivitas yang mencurigakan, menjaga integritas data, dan mematuhi persyaratan kepatuhan peraturan.
- Sertifikasi kepatuhan: Verifikasi bahwa vendor ERP menunjukkan kepatuhan terhadap standar industri yang relevan, seperti ISO 27001, SOC 2, atau GDPR. Sertifikasi ini membuktikan komitmen vendor untuk mengamankan praktik dan dapat membantu melindungi bisnis Anda dari sanksi ketidakpatuhan.
- Pembaruan keamanan rutin: Vendor ERP harus menyediakan pembaruan dan tambalan keamanan rutin untuk membantu melindungi dari ancaman dunia maya yang berkembang. Pastikan untuk menanyakan tentang frekuensi dan kemudahan penerapan pembaruan ini untuk memastikan keamanan berkelanjutan.
Antarmuka yang Ramah Pengguna dan Alur Kerja yang Disederhanakan
Seperti implementasi perangkat lunak lainnya, adopsi pengguna merupakan faktor penting untuk memastikan keberhasilan sistem ERP Anda. Memilih solusi ERP dengan antarmuka yang ramah pengguna dan alur kerja yang disederhanakan membantu mengurangi kurva pembelajaran bagi karyawan Anda, yang pada akhirnya menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi dan laba atas investasi (ROI) yang lebih baik. Untuk mengevaluasi kegunaan sistem ERP, pertimbangkan aspek-aspek berikut:
- Antarmuka pengguna yang intuitif: Sistem ERP harus menampilkan antarmuka pengguna yang bersih dan mudah dinavigasi dengan menu, tombol, dan item tindakan yang jelas. Ini akan membantu pengguna dengan cepat menemukan informasi yang mereka butuhkan dan menyelesaikan tugas secara efisien.
- Alur kerja yang dapat disesuaikan: Sistem ERP yang mendukung alur kerja yang dapat disesuaikan memungkinkan Anda menyesuaikan prosesnya dengan kebutuhan spesifik organisasi Anda, yang mengarah pada peningkatan efisiensi dan efektivitas. Cari fitur yang memungkinkan pengguna membuat, mengubah, atau menghapus alur kerja dengan mudah dan menyesuaikannya sesuai kebutuhan.
- Bantuan kontekstual dan tip alat: Sistem ERP yang dirancang dengan baik harus menyediakan bantuan kontekstual, tip alat, dan penjelasan untuk berbagai fungsi. Fitur-fitur ini membantu pengguna dalam memahami kemampuan platform dan menggunakannya secara efektif.
- Pelatihan dan dukungan: Implementasi ERP bisa menjadi pekerjaan yang rumit, dan kurva pembelajaran mungkin curam untuk beberapa karyawan. Pilih vendor ERP yang menawarkan pelatihan komprehensif dan sumber daya dukungan, seperti tutorial, webinar, dan dukungan langsung, untuk memastikan adopsi yang lancar oleh pengguna.
- Integrasi dengan alat yang sudah dikenal: Sistem ERP yang berintegrasi mulus dengan alat populer dan banyak digunakan, seperti Microsoft Office, Google Workspace, atau platform CRM pilihan Anda, dapat meningkatkan adopsi pengguna dan merampingkan alur kerja. Pengguna akan menghargai kemampuan untuk terus bekerja dengan alat-alat yang sudah dikenal sambil mendapatkan keuntungan dari sinergi yang diciptakan oleh solusi ERP terpadu.
Dengan memprioritaskan skalabilitas, kompatibilitas cloud, keamanan, kepatuhan, dan keramahan pengguna dalam sistem ERP Anda, Anda akan lebih siap untuk mendukung pertumbuhan organisasi Anda dan beradaptasi dengan lingkungan bisnis yang berkembang. Selain itu, pertimbangkan untuk menjelajahi platform seperti AppMaster untuk integrasi tanpa hambatan dengan sistem bisnis lain, yang selanjutnya dapat meningkatkan efektivitas keseluruhan solusi ERP Anda.
Ketersediaan Pelatihan dan Dukungan
Fitur penting dari setiap sistem ERP adalah ketersediaan sumber daya pelatihan dan dukungan yang komprehensif. Menerapkan solusi ERP baru bisa menjadi proses yang rumit yang seringkali melibatkan kurva pembelajaran yang curam untuk staf Anda. Oleh karena itu, memiliki akses ke materi pelatihan, seperti dokumentasi online, tutorial video, webinar langsung, dan kursus yang dipimpin instruktur, sangat penting untuk memastikan bahwa tim Anda mahir menggunakan perangkat lunak secara efisien dan efektif.
Selain itu, dukungan yang diberikan vendor harus mencakup akses ke tim dukungan khusus yang dapat membantu memecahkan masalah, menjawab pertanyaan, dan memberikan panduan dalam menggunakan sistem ERP. Dukungan dapat dilakukan dalam berbagai bentuk, seperti email, telepon, atau obrolan langsung, dan harus dapat diakses selama jam kerja Anda untuk meminimalkan waktu henti karena masalah teknis yang belum terselesaikan.
Selain itu, vendor yang menawarkan tim dukungan yang responsif dan komunitas pengguna dapat secara signifikan meningkatkan kemampuan Anda untuk memaksimalkan manfaat sistem ERP Anda. Komunitas pengguna aktif memungkinkan Anda terhubung dengan pengguna lain, berbagi praktik terbaik, mempelajari fitur baru, dan mendapatkan solusi untuk masalah umum yang mungkin telah dihadapi dan diselesaikan oleh pelanggan lain.
Takeaway: Pilih Sistem ERP yang Tepat untuk Bisnis Anda
Memilih sistem ERP yang tepat bisa menjadi tugas yang menantang, mengingat banyaknya fitur dan kemampuan yang tersedia di pasar. Namun, dengan berfokus pada fitur-fitur penting yang diuraikan dalam artikel ini, Anda dapat membuat keputusan berdasarkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan spesifik bisnis Anda.
Singkatnya, fitur utama yang harus dicari dalam sistem ERP meliputi:
- Analitik dan pelaporan bawaan untuk pengambilan keputusan berbasis data
- Modul yang dapat disesuaikan dan arsitektur yang fleksibel untuk solusi yang disesuaikan
- Kemampuan seluler untuk akses on-the-go yang nyaman
- Integrasi sempurna dengan sistem bisnis yang ada
- Pelacakan data waktu nyata dan kolaborasi yang ditingkatkan
- Skalabilitas dan kompatibilitas cloud untuk beradaptasi dengan pertumbuhan bisnis
- Langkah-langkah keamanan yang kuat dan alat kepatuhan
- Antarmuka yang ramah pengguna dan alur kerja yang disederhanakan untuk adopsi yang mudah
- Pelatihan komprehensif dan dukungan sumber daya untuk implementasi yang lancar
Saat Anda mengevaluasi sistem ERP yang berbeda, penting untuk mengingat fitur-fitur ini dan memilih solusi yang tidak hanya memenuhi kebutuhan Anda saat ini tetapi juga memiliki potensi untuk tumbuh bersama bisnis Anda. Sementara membuat pilihan yang tepat dalam ERP mungkin memerlukan penelitian dan perencanaan menyeluruh, manfaat jangka panjang dari peningkatan efisiensi, pengambilan keputusan yang lebih baik, dan kontrol operasional yang lebih besar dapat jauh lebih besar daripada waktu yang diinvestasikan dalam proses seleksi.
Selain itu, pertimbangkan untuk menjelajahi platform no-code seperti AppMaster, yang memberikan pendekatan yang lebih fleksibel untuk pengembangan aplikasi dan dapat melengkapi sistem ERP Anda. Dengan memanfaatkan kekuatan alat no-code, Anda dapat membangun aplikasi dan integrasi khusus yang mengatasi tantangan dan persyaratan bisnis unik Anda, memastikan ekosistem perangkat lunak yang komprehensif dan kohesif untuk organisasi Anda.
