Aplikasi penerimaan kontrak: desain praktis untuk tim legal

Mengapa permintaan kontrak sering tertunda

Sebagian besar pekerjaan kontrak tidak terhenti karena pengacara tidak mampu meninjau ketentuannya. Pekerjaan biasanya tertunda sebelum peninjauan dimulai, saat permintaan datang sebagai email singkat: «Bisakah Anda meninjau perjanjian ini?» Draf baru muncul kemudian di chat, tenggat waktu tersembunyi di pesan lain, dan kontak bisnis tersimpan dalam spreadsheet yang jarang diperiksa tim Legal.

Catatan yang tersebar seperti ini menciptakan bolak-balik yang tidak perlu. Legal harus menanyakan siapa pemilik kesepakatan, apa yang diharapkan pihak lain, apakah ada yang menjanjikan tanggal penandatanganan, dan versi dokumen mana yang perlu ditinjau. Setiap jawaban bisa memakan waktu sehari, terutama jika melibatkan beberapa zona waktu.

Aplikasi penerimaan kontrak mengumpulkan fakta saat seseorang meminta bantuan. Setiap permintaan sebaiknya mencantumkan pemohon, pemilik bisnis, jenis kontrak, pihak lawan, tanggal penyelesaian yang diminta, draf terbaru, file pendukung, dan ketentuan yang tidak biasa. Contohnya, adendum keamanan data atau jadwal pembayaran di luar ketentuan umum.

Konsistensi membantu tim Legal menentukan apa yang harus ditinjau lebih dahulu. Perjanjian penjualan yang dibutuhkan untuk ditandatangani pelanggan besok memiliki prioritas berbeda dari draf awal vendor tanpa tenggat waktu pasti. Pemohon harus menjelaskan arti tanggal tersebut. Apakah itu komitmen yang sudah ditandatangani, tenggat pengadaan, atau sekadar target yang diinginkan?

Dokumen yang kurang juga menimbulkan penundaan serupa. Pemohon mungkin melampirkan pernyataan kerja, tetapi lupa menyertakan perjanjian layanan utama yang diubah oleh dokumen tersebut. Legal lalu harus menghentikan permintaan atau meninjau klausul tanpa konteks lengkap. Tidak satu pun pilihan itu membantu bisnis bergerak maju.

Kepemilikan yang jelas juga penting. Pemilik bisnis menjawab pertanyaan komersial, pemohon menyediakan dokumen, dan peninjau legal bertanggung jawab atas keputusan peninjauan. Jika peran ini tidak jelas, status peninjauan kontrak seperti «Menunggu informasi» bisa tidak berubah selama berhari-hari.

Formulir permintaan kontrak yang terstruktur tidak akan membuat setiap negosiasi berlangsung cepat. Namun, formulir ini mencegah permintaan biasa berubah menjadi pencarian di email, chat, dan spreadsheet.

Petakan orang dan serah terima

Setiap orang dalam alur kerja penerimaan legal membutuhkan peran yang jelas. Manajer penjualan mungkin mengajukan perjanjian pelanggan, sementara pemimpin pengadaan meminta kontrak vendor. Legal meninjau ketentuan, mengajukan pertanyaan lanjutan, dan mengirim draf untuk disetujui. Keuangan, keamanan, atau eksekutif mungkin perlu menyetujui kesepakatan tertentu sebelum siapa pun menandatanganinya.

Dokumentasikan rute normal untuk setiap jenis kontrak sebelum membangun aplikasi. Perjanjian vendor sederhana mungkin berpindah dari pemohon ke Legal, lalu ke pengadaan. Kesepakatan pelanggan yang besar mungkin memerlukan Legal, Keuangan, dan pemimpin penjualan. Jangan mengirim setiap permintaan melalui rantai yang sama jika pekerjaannya berbeda.

Pisahkan detail pemohon dari detail peninjauan legal. Pemohon sebaiknya memberikan fakta bisnis: nama perusahaan, jenis kontrak, tanggal penandatanganan yang diinginkan, pemilik kesepakatan, nilai, dan draf dari pihak lain. Legal sebaiknya mencatat peninjau yang ditugaskan, masalah klausul, tingkat risiko, catatan negosiasi, dan keputusan persetujuan.

Pemisahan ini mencegah pemohon mengubah kolom yang digunakan Legal untuk mengelola pekerjaan. Tim juga memiliki catatan yang konsisten saat seseorang bertanya mengapa kontrak membutuhkan waktu lebih lama dari perkiraan.

Akses harus mencerminkan tugas yang dilakukan setiap orang:

• Pemohon dapat membuat permintaan, menambahkan file yang kurang, dan melihat status kontraknya sendiri.
• Peninjau Legal dapat melihat pekerjaan yang ditugaskan, memperbarui kolom peninjauan, dan mengalihkan permintaan saat beban kerja berubah.
• Pemberi persetujuan dapat melihat perjanjian, keputusan yang perlu mereka buat, dan catatan yang relevan dengan keputusan tersebut.
• Staf operasional Legal dapat mengelola formulir, status, dan aturan penetapan.
• Pemimpin dapat melihat laporan tanpa mengedit catatan kontrak.

Sebagai contoh, direktur penjualan mungkin membutuhkan tampilan mingguan berisi kontrak pelanggan yang masih terbuka dan rata-rata waktu peninjauan. Mereka tidak membutuhkan catatan negosiasi atau kemampuan untuk mengubah permintaan. Akses hanya untuk laporan membatasi perubahan yang tidak disengaja.

AppMaster memungkinkan tim memodelkan peran ini dengan izin pengguna dan layar terpisah untuk pemohon, peninjau, pemberi persetujuan, dan pembaca laporan. Bangun serah terima berdasarkan tanggung jawab yang sebenarnya, lalu tampilkan hanya informasi yang dibutuhkan setiap orang.

Buat formulir yang mudah diisi

Layar pertama sebaiknya menanyakan fakta yang sudah diketahui pemohon. Buat formulir cukup singkat agar manajer penjualan, pemimpin operasional, atau pendiri dapat mengisinya tanpa harus bertanya kepada Legal bagaimana merumuskan setiap jawaban.

Mulai dengan jenis kontrak, pemilik bisnis, nama pihak lawan, dan tanggal penyelesaian yang diminta. Gunakan daftar jenis kontrak yang singkat, seperti perjanjian vendor, perjanjian pelanggan, NDA, amandemen, atau lainnya. Pemilik bisnis harus dapat menjawab pertanyaan komersial setelah permintaan dikirim.

Minta ringkasan dengan bahasa sederhana dalam kolom teks yang lebih besar. Pertanyaan yang berguna adalah: «Apa yang Anda beli, jual, atau sepakati, dan bagian mana yang perlu ditinjau Legal?» Judul dokumen jarang memberikan konteks yang cukup. «Kami ingin menyewa agensi desain untuk peluncuran produk selama tiga bulan» jauh lebih jelas daripada «MSA Agensi M».

Pastikan kolom wajib memang diperlukan

Wajibkan informasi hanya jika Legal tidak dapat memulai tanpa informasi tersebut. Nama pihak lawan dan tanggal target biasanya termasuk dalam kelompok ini. Kode proyek tidak perlu diwajibkan, kecuali tim menggunakannya untuk merutekan pekerjaan atau melaporkan biaya.

Jelaskan proses unggah dokumen dengan baik. Minta pemohon melampirkan draf perjanjian, versi dengan perubahan, pernyataan kerja, atau email dari pihak lawan jika tersedia. Jika seseorang membutuhkan NDA sebelum draf tersedia, izinkan mereka mengirim permintaan tanpa unggahan dan memilih «Butuh templat perusahaan».

Formulir permintaan kontrak sederhana dapat mencakup:

• Jenis kontrak dan pihak lawan
• Pemilik bisnis dan departemen
• Tanggal target penandatanganan dan alasan tanggal tersebut
• Ringkasan permintaan dengan bahasa sederhana
• Dokumen yang tersedia atau permintaan templat

Tanyakan kebutuhan bisnis, bukan istilah legal

Sebagian besar pemohon memahami kebutuhan bisnis mereka, tetapi mungkin tidak mengenal istilah seperti pembatasan tanggung jawab atau adendum pemrosesan data. Gunakan pertanyaan dengan bahasa sederhana. Tanyakan apakah kesepakatan melibatkan data pribadi, informasi rahasia, komitmen pembayaran, kekayaan intelektual, perpanjangan otomatis, atau pekerjaan di luar negeri.

Tawarkan pilihan sederhana: ya, tidak, atau belum yakin. Tambahkan kolom komentar untuk detail. Pemohon dari vendor perangkat lunak mungkin memilih «ya» untuk data pribadi dan menulis, «Vendor akan menyimpan tiket dukungan pelanggan.» Dengan begitu, Legal memiliki informasi yang cukup untuk menentukan klausul dan peninjauan internal yang diperlukan.

Uji formulir dengan dua atau tiga orang yang jarang bekerja dengan Legal. Perhatikan bagian yang membuat mereka berhenti atau memilih «lainnya». Jawaban mereka akan menunjukkan label yang perlu diperjelas sebelum formulir digunakan di seluruh perusahaan.

Catat kebutuhan klausul dengan jelas

Aplikasi penerimaan kontrak sebaiknya mengumpulkan permintaan klausul sebelum Legal membuka dokumen. Satu kolom komentar umum jarang memberikan detail yang cukup. Kolom terpisah membantu pemohon menjelaskan kebutuhannya dan membantu Legal mengenali risiko lebih awal.

Untuk setiap topik umum, tawarkan pilihan untuk mempertahankan redaksi standar, meminta perubahan, menghapus klausul, atau menambahkan klausul. Gunakan pola ini untuk kerahasiaan, tanggung jawab, ketentuan pembayaran, serta jangka waktu atau perpanjangan kontrak. Pemohon dapat membuat pilihan yang spesifik, bukan menulis, «Tolong buat ini lebih fleksibel.»

Sebagai contoh, manajer penjualan mungkin meminta perubahan ketentuan pembayaran dan menulis: «Net 60 diperlukan karena kebijakan pembelian pelanggan tidak mengizinkan Net 30.» Legal dapat melihat hasil yang diminta sekaligus alasan bisnisnya.

Tanyakan alasannya, bukan hanya perubahan yang diminta

Saat seseorang meminta ketentuan nonstandar, minta penjelasan singkat tentang kebutuhan komersial, tenggat waktu, harapan pelanggan, atau kebijakan yang mendasarinya. Dengan begitu, tim tidak perlu mencari konteks dasar melalui email.

Gunakan pertanyaan sederhana: «Mengapa klausul ini perlu diubah?» Batas karakter yang wajar mendorong penjelasan yang bermanfaat, bukan seluruh rangkaian email yang ditempelkan.

Peninjau Legal membutuhkan kolom mereka sendiri untuk posisi yang diusulkan, alternatif yang disetujui, catatan negosiasi, dan persetujuan yang masih diperlukan. Pisahkan semua ini dari catatan pemohon. Pemohon harus melihat hasil yang jelas, sementara catatan internal Legal mungkin membutuhkan akses terbatas.

Pisahkan pilihan rutin dari pengecualian

Sebagian besar kontrak mengikuti sejumlah kecil posisi yang sudah diterima. Jadikan posisi tersebut pilihan dalam alur kerja penerimaan legal. Untuk tanggung jawab, pemohon mungkin memilih batas standar, batas yang lebih tinggi, atau kewajiban tanpa batas. Aplikasi dapat mengarahkan pilihan berisiko lebih tinggi kepada peninjau yang tepat.

Gunakan kolom «Ketentuan lain atau tidak biasa» untuk permintaan di luar pilihan tersebut, dan wajibkan deskripsi serta alasannya. Jika setiap permintaan ditulis dalam teks bebas, laporan menjadi tidak dapat diandalkan dan peninjau harus membaca setiap pengajuan dari awal.

Kolom klausul yang jelas juga meningkatkan pelaporan waktu penyelesaian legal. Tim dapat melihat apakah perubahan tanggung jawab membutuhkan waktu lebih lama daripada perubahan pembayaran, atau apakah pengecualian yang berulang menyebabkan penundaan. Bukti ini dapat membantu memperbarui panduan kerja, formulir, dan aturan persetujuan.

Buat status peninjauan mudah dipahami

Tampilan pemohon harus segera menjawab dua pertanyaan: permintaan ini sudah sampai di mana, dan apa yang harus dilakukan berikutnya? Status peninjauan kontrak yang jelas mengurangi email tindak lanjut yang mengganggu pekerjaan Legal.

Gunakan sejumlah kecil tahap yang sesuai dengan proses nyata tim. Terlalu banyak label membuat pembaruan lebih sulit tanpa menambah kejelasan. Urutan praktisnya adalah:

• Dikirim: pemohon telah mengirim permintaan kontrak.
• Peninjauan penerimaan: Legal memeriksa detail dan menetapkan permintaan.
• Sedang ditinjau: pemilik legal meninjau draf dan kebutuhan klausul.
• Menunggu informasi: Legal membutuhkan jawaban, dokumen, atau keputusan bisnis.
• Selesai atau ditarik: Legal telah menyelesaikan permintaan atau pemohon membatalkannya.

Tetapkan pemilik legal segera setelah permintaan masuk. Orang tersebut tidak harus menyelesaikan setiap tugas, tetapi harus memastikan permintaan terus berjalan. Jika manajer operasional mengajukan perjanjian vendor pada hari Senin dan koordinator penerimaan menetapkannya kepada Priya di Legal, manajer akan melihat nama pemilik yang jelas, bukan status umum «Tim Legal».

Saat peninjau membutuhkan informasi tambahan, catat pertanyaan tersebut di aplikasi penerimaan kontrak, bukan dalam rangkaian email. Sertakan pertanyaan, tanggal, orang yang harus menjawab, dan tindakan berikutnya. Ubah status menjadi «Menunggu informasi» agar pemohon tahu persis apa yang perlu disediakan.

Satukan tahap saat ini dan tindakan berikutnya di halaman permintaan. «Sedang ditinjau, Priya sedang memeriksa ketentuan pemrosesan data» lebih jelas daripada «Terbuka». Jika tim bisnis harus menyetujui posisi tanggung jawab, nyatakan secara langsung: «Menunggu persetujuan bisnis, konfirmasikan apakah batas tanggung jawab yang diusulkan dapat diterima.»

Riwayat aktivitas singkat membantu saat kepemilikan berubah atau permintaan membutuhkan waktu lebih lama dari perkiraan. Catat penetapan, perubahan status, dan permintaan informasi beserta tanggalnya. Legal dapat menjelaskan penundaan berdasarkan fakta, dan pemohon dapat bertindak tanpa menebak-nebak.

Siapkan alur kerja langkah demi langkah

Mulai dengan satu formulir permintaan kontrak yang membuat satu catatan permintaan. Jangan memecah perjanjian yang sama di antara rangkaian email, spreadsheet, dan pesan chat. Berikan setiap permintaan ID, pemilik, tanggal pengiriman, dan status saat ini.

Bangun versi pertama berdasarkan jalur yang paling sering digunakan tim. Alur sederhana dapat melalui Dikirim, Triase, Ditugaskan, Sedang ditinjau, Menunggu masukan bisnis, Disetujui, dan Ditutup. Gunakan nama yang sederhana agar pemohon memahami status tanpa harus meminta pembaruan dari Legal.

Buat aturan perutean setelah formulir menyimpan catatan. Jenis kontrak, nilai kesepakatan, area bisnis, wilayah, dan tingkat risiko sering kali sudah cukup untuk mengirim pekerjaan kepada orang yang tepat. NDA mungkin masuk ke antrean legal umum, sementara perjanjian vendor bernilai tinggi dikirim kepada penasihat komersial dan kontak pengadaan.

Tetapkan pemilik yang jelas di setiap tahap. Saat alur kerja menetapkan peninjau, beri tahu mereka dengan detail permintaan, tanggal yang diminta, dan dokumen terlampir. Perbarui pemohon saat Legal mulai bekerja, meminta informasi, atau menyelesaikan peninjauan.

AppMaster dapat menyatukan formulir, catatan permintaan, aturan bisnis, dan layar status dalam satu aplikasi tanpa kode. Business Process Editor visualnya dapat memetakan keputusan seperti «jika nilai melebihi batas persetujuan, kirim kepada penasihat senior» tanpa skrip terpisah.

Sebelum dirilis, jalankan permintaan realistis melalui seluruh jalur:

• NDA rutin dengan informasi lengkap
• Kontrak vendor yang membutuhkan beberapa perubahan klausul
• Perjanjian penjualan mendesak dengan tenggat waktu dekat
• Permintaan dengan lampiran yang kurang atau pemilik bisnis yang tidak jelas
• Kontrak yang membutuhkan persetujuan Legal dan Keuangan

Periksa siapa yang menerima notifikasi, apakah perutean memilih pemilik yang dimaksud, dan apakah status berubah pada waktu yang tepat. Minta pemohon dan peninjau untuk menguji aplikasi. Mereka biasanya dapat menemukan label atau status yang hanya masuk akal bagi orang yang membangun alur kerja.

Luncurkan jalur umum terlebih dahulu. Tambahkan pengecualian yang jarang terjadi setelah tim menggunakan aplikasi dan Anda dapat melihat bagian yang membuat permintaan melambat.

Contoh: permintaan perjanjian vendor

Seorang manajer penjualan membutuhkan vendor analitik baru sebelum peluncuran pelanggan pada 28 Juni. Ia membuka aplikasi penerimaan kontrak dan memilih «Perjanjian vendor». Formulir menanyakan nama vendor, pemilik bisnis, rencana pengeluaran, akses data, dan tanggal saat bisnis membutuhkan jawaban.

Ia memasukkan 21 Juni sebagai tanggal target karena pengadaan membutuhkan waktu untuk membuat pesanan pembelian. Pada kolom permintaan klausul, ia memilih «Tanggung jawab» dan menulis: «Minta vendor menaikkan batas tanggung jawabnya setidaknya sebesar biaya selama 12 bulan.» Ia mengunggah draf vendor dan mencantumkan kontak internal dari tim Keuangan.

Aplikasi membuat permintaan LA-1842, menambahkan stempel waktu, dan menetapkan status «Dikirim». Manajer penjualan dapat melihat bahwa Legal belum mulai bekerja. Tim Legal menerima konteks bisnis, perubahan klausul yang diminta, draf, dan tenggat waktu dalam satu catatan.

Seorang peninjau legal membuka LA-1842 dan mengubah status menjadi «Menunggu informasi». Draf vendor tidak memiliki adendum pemrosesan data, jadi peninjau meminta dokumen tersebut kepada manajer melalui catatan permintaan. Manajer mengunggah dokumen itu pada sore hari. Peninjau mengubah status menjadi «Sedang ditinjau» dan mulai menandai perubahan pada bahasa tanggung jawab.

Dua hari kemudian, Legal mengembalikan draf yang sudah diberi catatan dan menetapkan status «Peninjauan selesai». Catatan tersebut menyimpan setiap perubahan status, komentar, dan file secara bersamaan. Manajer tidak perlu mencari rangkaian email untuk mengetahui apakah Legal sudah selesai.

Laporan waktu penyelesaian dapat menunjukkan bahwa LA-1842 dikirim pada 10 Juni dan selesai pada 14 Juni, dengan total empat hari kerja. Laporan juga dapat menunjukkan waktu yang dihabiskan untuk menunggu adendum yang kurang. Perbedaan ini memisahkan waktu peninjauan legal dari penundaan akibat permintaan yang tidak lengkap.

Laporkan waktu penyelesaian

Pelaporan waktu penyelesaian legal harus menunjukkan di mana permintaan menunggu, bukan hanya berapa banyak permintaan yang diselesaikan Legal. Mulai hitungan saat seseorang mengirim formulir permintaan kontrak. Hentikan hitungan respons pertama saat peninjau legal mengirim jawaban yang berarti, seperti permintaan dokumen, catatan risiko, atau persetujuan untuk memulai peninjauan.

Lacak total waktu siklus secara terpisah. Penghitung ini berakhir saat Legal menandai permintaan sebagai selesai, mengembalikannya untuk ditandatangani, atau menutupnya karena alasan jelas lainnya. Jangan hanya mengandalkan rata-rata. Jika sebagian besar perjanjian vendor selesai dalam empat hari, tetapi beberapa membutuhkan tiga minggu, median memberikan gambaran yang lebih berguna tentang kinerja normal.

Catat waktu yang dihabiskan setiap permintaan dalam setiap status, termasuk:

• Dikirim dan menunggu triase
• Ditugaskan kepada peninjau legal
• Menunggu informasi atau dokumen bisnis
• Sedang menjalani peninjauan legal
• Dikembalikan kepada pemohon atau siap ditandatangani

Permintaan yang tetap berada dalam status «Menunggu informasi bisnis» selama enam hari tidak menunjukkan masalah kapasitas legal. Riwayat status membuat perbedaan tersebut terlihat. Simpan stempel waktu setiap kali peninjau mengubah status, menetapkan pemilik, atau meminta detail tambahan.

Gunakan filter sebelum menarik kesimpulan. Bandingkan waktu penyelesaian berdasarkan jenis kontrak, tim pemohon, peninjau yang ditugaskan, dan prioritas. Pengadaan mungkin mengirim banyak perjanjian vendor standar yang cepat selesai, sementara penjualan mungkin mengirim kontrak pelanggan yang membutuhkan negosiasi. Kedua kelompok ini tidak seharusnya memiliki satu target yang sama tanpa konteks.

Perlakukan permintaan yang ditarik secara terpisah. Pemohon mungkin membatalkan setelah satu jam karena memilih pemasok lain. Simpan catatan tersebut untuk pelaporan volume dan pembatalan, tetapi jangan masukkan ke rata-rata waktu penyelesaian. Tetapkan aturan yang jelas untuk pekerjaan yang dijeda, misalnya menghentikan penghitung saat tim bisnis mengumpulkan dokumen keamanan yang kurang.

Dengan AppMaster, tim dapat menyimpan stempel waktu pengiriman dan perubahan status dalam model data, menghitung waktu yang berlalu dengan proses bisnis, dan menampilkan laporan terfilter di dasbor internal. Tinjau laporan setiap bulan dan atasi tahap yang paling banyak menyita waktu.

Kesalahan umum saat menyiapkan aplikasi

Aplikasi penerimaan kontrak seharusnya mengurangi bolak-balik, bukan mengubah setiap karyawan menjadi pengacara junior. Kesalahan umum adalah meminta pemohon menilai risiko, memilih istilah legal, atau menjelaskan struktur perjanjian secara lengkap. Kebanyakan orang tidak dapat menjawab pertanyaan tersebut dengan baik, dan mereka tidak seharusnya perlu melakukannya.

Tanyakan fakta bisnis saja: siapa pihak lainnya, apa yang akan mereka berikan, perkiraan nilai, tenggat waktu, dan apakah mereka mengirim draf. Berikan area terpisah kepada Legal untuk catatan risiko dan analisis internal. Manajer penjualan mungkin mengetahui tanggal penutupan, tetapi tidak tahu apakah batas tanggung jawab perlu direvisi.

Kolom teks bebas menimbulkan masalah lain. Jika pengguna mengetik jenis kontrak sendiri, satu tim mungkin menulis «NDA», tim lain «non disclosure», dan tim ketiga «formulir kerahasiaan». Laporan kemudian memecah pekerjaan yang sama menjadi beberapa label. Gunakan daftar terkontrol untuk jenis kontrak, alasan permintaan, prioritas, dan status peninjauan kontrak. Sediakan opsi «Lainnya» dengan kolom penjelasan singkat untuk pengecualian yang benar-benar diperlukan.

Jangan menimpa status sebelumnya setiap kali seseorang memindahkan permintaan dari «Dikirim» ke «Sedang ditinjau» atau «Menunggu bisnis». Alur kerja penerimaan legal membutuhkan catatan bertanggal untuk setiap perubahan, termasuk siapa yang membuatnya dan mengapa permintaan dijeda. Riwayat tersebut menjawab pertanyaan sederhana: apakah Legal menunggu draf vendor selama tiga hari, atau permintaan itu tidak memiliki pemilik?

Periksa tanggal berdasarkan beban kerja

Pemohon mungkin memilih tenggat waktu mendesak, tetapi aplikasi tidak boleh menjanjikan bahwa Legal akan selesai pada tanggal tersebut. Tanggal penandatanganan yang diminta berguna, tetapi berbeda dari tanggal peninjauan yang sudah dikonfirmasi.

Biarkan staf legal memeriksa penugasan yang sedang berjalan sebelum berkomitmen pada tanggal jatuh tempo. Aplikasi penerimaan kontrak dapat menampilkan tanggal target pemohon sebagai sinyal perencanaan dan mencatat tenggat peninjauan yang disepakati setelah triase. Jika permintaan masuk pada hari Senin untuk penandatanganan pada hari Jumat, tetapi Keuangan masih perlu memberikan informasi, aplikasi harus menunjukkan ketergantungan tersebut, bukan memperlakukan hari Jumat sebagai jaminan.

Hal ini juga membuat pelaporan waktu penyelesaian legal lebih jujur. Ukur waktu di antara tahap yang berarti dan pisahkan waktu dalam peninjauan legal dari waktu menunggu pemohon atau departemen lain. Jika tidak, persetujuan yang lambat di tempat lain dapat terlihat sebagai penundaan Legal.

Pemeriksaan singkat sebelum peluncuran

Lakukan uji coba singkat sebelum tim bergantung pada aplikasi. Minta pemohon, peninjau legal, dan manajer mengirim serta memproses permintaan realistis. Masukan mereka akan menemukan label yang membingungkan dan kolom yang kurang lebih cepat daripada rapat perencanaan yang panjang.

Setiap permintaan membutuhkan satu pemilik dan satu tanggal jatuh tempo yang jelas. Pemilik dapat berubah saat pekerjaan berpindah tangan, tetapi aplikasi harus selalu menunjukkan siapa pemiliknya saat ini. Antrean umum tanpa tanggung jawab yang jelas mudah menimbulkan penundaan tanpa diketahui.

Pastikan pemohon dapat melihat apa yang masih dibutuhkan Legal. «Menunggu pemohon» membantu, tetapi tambahkan tugas atau pesan langsung yang menjelaskan hal yang kurang: dokumen vendor, nilai kontrak, entitas penandatangan, atau tanggal mulai yang ditargetkan.

Gunakan nama status yang sudah digunakan tim setiap hari. Jika peninjau mengatakan «Dengan bisnis», bukan «Menunggu tindakan pemangku kepentingan», gunakan «Dengan bisnis». Buat daftarnya cukup singkat agar pemohon baru dapat memahaminya.

Kumpulan status yang praktis adalah:

• Permintaan baru
• Ditugaskan kepada Legal
• Menunggu pemohon
• Sedang menjalani peninjauan legal
• Siap ditandatangani

Jalankan contoh permintaan yang sama melalui setiap status. Pastikan kepemilikan berubah pada waktu yang tepat, pemohon menerima pembaruan yang dimaksud, dan riwayat mencatat setiap perpindahan. Uji permintaan tanpa lampiran dan permintaan dengan tanggal jatuh tempo yang tidak realistis.

Periksa pelaporan waktu penyelesaian legal sebelum peluncuran. Tetapkan satu tanggal mulai untuk setiap laporan, misalnya saat pemohon mengirim permintaan lengkap. Tetapkan juga tanggal akhir, misalnya saat Legal menandai peninjauan selesai. Ukuran dari pengiriman hingga penandatanganan dan dari pengiriman hingga respons pertama menjawab pertanyaan yang berbeda, sehingga keduanya harus tetap terpisah.

Tentukan langkah berikutnya

Mulai dari dua atau tiga jenis kontrak yang paling sering diterima tim legal, seperti perjanjian vendor, NDA, dan ketentuan pelanggan. Volume tersebut cukup untuk menguji proses penerimaan tanpa mencoba mencakup setiap skenario legal pada hari pertama.

Bangun versi pertama berdasarkan detail yang digunakan peninjau untuk mengambil keputusan awal: pemohon, pemilik bisnis, pihak lawan, jenis kontrak, tanggal target penandatanganan, nilai, wilayah, dan permintaan klausul. Batasi kolom opsional. Formulir permintaan kontrak yang terlalu panjang sering membuat orang kembali menggunakan email.

Minta dua pemohon yang sering mengajukan permintaan dan dua peninjau legal menjalankan perjanjian terbaru melalui aplikasi seperti biasanya. Perhatikan kolom yang mereka lewati, pertanyaan yang mereka pahami secara berbeda, dan status yang tidak sesuai dengan pekerjaan tim.

Gunakan masukan mereka untuk menghapus kolom yang tidak pernah digunakan peninjau, menambahkan teks bantuan saat orang memasukkan detail yang tidak konsisten, mengganti nama status dengan bahasa sederhana, mengatur peringatan untuk permintaan yang terblokir dan tanggal penandatanganan yang mendekat, serta membuat kebutuhan klausul terlihat sebelum peninjau membuka file kontrak.

Setelah bulan pertama, bandingkan tanggal setiap permintaan masuk dengan tanggal Legal menyelesaikan pekerjaannya. Pisahkan penundaan akibat detail bisnis yang kurang, peninjauan internal, dan negosiasi dengan pihak lawan. Sepuluh NDA rutin mungkin selesai dalam satu hari, sementara beberapa permintaan vendor yang tidak lengkap menunggu seminggu sebelum Legal dapat memulai.

AppMaster dapat membantu tim membuat aplikasi penerimaan kontrak tanpa kode dengan formulir pengiriman visual, aturan status dalam Business Process Editor, dan basis data terstruktur untuk permintaan. Dasbor dapat menampilkan pekerjaan terbuka, permintaan yang melewati tenggat, dan waktu penyelesaian berdasarkan jenis kontrak.

Tetap jaga kejelasan kepemilikan setelah peluncuran. Pemilik operasional legal sebaiknya meninjau kolom dan laporan secara berkala, sementara tim legal menandai kekurangan saat pola kontrak baru muncul. Perubahan kecil setiap bulan menjaga alur kerja penerimaan legal tetap berguna, bukan berubah menjadi formulir lain yang dihindari orang.