Aprende sobre aprobaciones delegadas en flujos de trabajo con modo vacaciones, reglas de sustitutos y un historial de aprobaciones claro que resiste auditorías y reduce retrasos.
Las aprobaciones se paralizan por una razón sencilla: el flujo de trabajo está esperando a una persona concreta y el sistema no sabe qué hacer cuando esa persona no está disponible. Una solicitud llega a su bandeja, nadie más tiene autoridad para actuar y todo se detiene.
Esto empeora cuando las aprobaciones están ligadas a un nombre en lugar de a un rol. Los equipos cambian, la gente se va de permiso, los managers viajan. Si el flujo no puede cambiar automáticamente a un sustituto, terminas con mensajes de “urgente”, soluciones manuales y decisiones tardías.
También ayuda separar algunas acciones que la gente suele confundir:
El objetivo real no es solo velocidad. Es previsibilidad y un registro claro.
“Transparente” significa dos cosas para managers y auditores: puedes ver por qué el flujo se dirigió a un sustituto y puedes demostrar quién aprobó, cuándo y bajo qué regla. Si Alex está de vacaciones y Priya aprueba una compra, el historial debe mostrar que Priya actuó como delegada de Alex. No debería parecer que Alex aprobó, ni perderse en un chat privado.
El resultado objetivo es simple: solicitudes sin bloqueos y una traza clara y revisable de quién hizo qué, incluso cuando alguien está ausente.
Palabras claras evitan reglas confusas más adelante. Si la gente no se pone de acuerdo sobre quién puede aprobar qué, tu flujo se paralizará o generará problemas de auditoría.
La mayoría de los flujos de aprobación tienen algunos roles comunes:
Un aprobador principal es la persona por defecto esperada para aprobar un paso. Un aprobador de respaldo es la persona alternativa que puede aprobar cuando el principal no puede.
La gente suele confundir “aprobador de respaldo” con “segundo aprobador”, pero son diferentes. Un segundo aprobador añade un nivel extra. Un respaldo es una vía alterna para el mismo nivel.
La delegación es la regla que permite que un sustituto actúe. Los dos estilos comunes son:
Los niveles de aprobación son los pasos ordenados por los que debe pasar una solicitud (manager, luego finanzas, luego legal, luego TI, según la solicitud y el monto). Mantén los “niveles” separados de los “sustitutos”: los niveles definen qué debe aprobarse; los sustitutos definen quién puede aprobar cuando la persona habitual no puede.
No todos los equipos necesitan el mismo enfoque de respaldo. El modelo correcto depende de la frecuencia de ausencias, del riesgo de la decisión y de lo predecibles que sean los pasos de aprobación.
Elige un modelo principal primero y trata el resto como excepciones. Mezclar todo desde el principio confunde a los usuarios y dificulta las auditorías.
La mayoría de los equipos acaban usando una combinación de estos:
El modo vacaciones suele ser el más sencillo para el día a día. La delegación basada en reglas funciona bien en equipos grandes porque reduce decisiones manuales sobre cobertura. El escalamiento no sustituye la delegación; es una red de seguridad para timeouts.
Unas pocas respuestas aclaran tus opciones:
El modo vacaciones solo funciona si es predecible. El objetivo es simple: las aprobaciones siguen avanzando y todos pueden ver quién es responsable.
Exige una ventana temporal clara. Cada delegación debe tener fecha de inicio y fin (y zona horaria si trabajas en varias regiones). Evita “hasta nuevo aviso”. Si alguien olvida desactivarla, las aprobaciones pueden dirigirse a la persona equivocada durante semanas.
Decide quién puede elegir al sustituto. La autodelegación puede funcionar en equipos pequeños, pero es arriesgada si la gente elige a alguien sin formación. Que lo asigne el manager encaja en la mayoría de las estructuras. La asignación por admin es la mejor opción cuando necesitas control estricto, aunque puede ralentizar la configuración.
Establece reglas de elegibilidad que el sistema pueda aplicar. Mantenlas simples y no permitas “casos especiales” que solo existan en la cabeza de alguien. Reglas típicas incluyen pertenecer al mismo departamento o centro de costes, tener el nivel de aprobación adecuado y haber completado la formación requerida. Bloquea siempre conflictos obvios: el sustituto no debe ser el solicitante y evita aprobaciones circulares.
Define qué sucede con las aprobaciones en curso. Muchos equipos enrutan nuevas solicitudes al sustituto pero mantienen los elementos pendientes con el aprobador principal a menos que estén atrasados. Una vez vencidos, el flujo puede reasignar automáticamente o escalar.
Haz visible el estado. El solicitante debe ver el aprobador actual, si la delegación está activa y qué sigue. Un estado como “Esperando aprobación (delegado a Alex hasta el 30 de ene)” reduce seguimientos y mantiene la confianza alta.
Comienza escribiendo la ruta exacta de aprobación para una solicitud común (compra, acceso, excepción de política). Mantenlo pequeño. Dos a cuatro pasos son suficientes para diseñar el patrón.
Asigna cada paso a un rol y a un único propietario de registro. Aunque un sustituto pueda actuar, mantén un aprobador principal por paso para que la responsabilidad sea clara.
Elige un desencadenante principal para la delegación. La mayoría usa una bandera de ausencia, una ventana por fechas o un interruptor controlado por el manager. Escoge uno primero para que la gente no se sorprenda por redirecciones silenciosas.
Añade reglas de enrutamiento para elegir al aprobador actuante. Un orden predecible es más fácil de explicar: sustituto elegido por el usuario, luego manager, luego una cola de respaldo compartida. Decide si el sustituto puede aprobar inmediatamente o solo tras un timeout.
Establece expectativas con notificaciones. Los solicitantes deben ver quién es responsable ahora. Los aprobadores principales deben ser informados de que la delegación está activa y cómo desactivarla. Los sustitutos deben recibir el contexto y una forma clara de rechazar si no deben actuar.
Ejecuta una prueba de extremo a extremo e inspecciona el historial. Debes poder ver quién fue asignado, por qué ocurrió la delegación, quién aprobó y cuándo.
Usa un escenario realista: el aprobador principal está “de vacaciones” y el sustituto aprueba. Luego repite con el sustituto indisponible para confirmar la regla de respaldo. Finalmente, verifica que el registro de auditoría muestre tanto al aprobador principal como al actuante, además de la razón de la delegación, para que un auditor entienda el traspaso sin preguntar a nadie.
Una traza de auditoría debe responder tres preguntas sin dudas: qué pasó, quién lo hizo y por qué se permitió. Esto importa aún más con aprobaciones delegadas, porque el “aprobador responsable” y la “persona que hizo clic” pueden ser distintos.
Registra las reglas de delegación como registros de primera clase, no como ajustes que cambian en silencio. Captura quién delegó a quién, la hora de inicio y fin, el alcance (qué solicitudes, montos, equipos o tipos de documento), y quién aprobó o confirmó el cambio si tu proceso requiere sign-off.
Las decisiones de aprobación deben ser eventos inmutables. No sobrescribas “pendiente” con “aprobado”. Registra eventos como “Aprobado”, “Rechazado” o “Solicitado cambios” y consérvalos, incluso si el flujo se reinicia.
Una traza práctica suele incluir:
Mantén comentarios y adjuntos vinculados al evento de decisión. Si viven en un chat separado o en un campo genérico de “notas”, se complica demostrar qué comentario apoyó cuál decisión.
Por último, haz el historial legible. Una única línea de tiempo que muestre cambios de delegación, notificaciones enviadas, decisiones tomadas y escalados en orden evita disputas más adelante.
La gente acepta retrasos cuando puede ver qué está pasando. Cuando no pueden, persiguen a la persona equivocada, reenvían solicitudes o asumen que el sistema falla.
Solicitantes y revisores deben ver siempre el aprobador actual y por qué fue elegido. Si la tarea pasó del aprobador principal a un sustituto, muéstralo directamente: “Asignado a: Priya (sustituta de Alex).” Esa línea evita confusiones y protege la responsabilidad.
También muestra la ventana de delegación y quién la configuró. “Delegación activa: 10 ene a 20 ene, establecida por Alex” ayuda a confiar en que el traspaso fue intencional.
La reasignación oculta es donde las auditorías se complican. Si alguien puede cambiar aprobadores sin dejar rastro visible, los usuarios pierden confianza y los managers no saben quién tomó la decisión. Haz las reasignaciones visibles para las personas adecuadas y registra siempre quién las inició.
Un panel simple de “Ver historial” suele ser suficiente. Mantenlo enfocado: estado actual, aprobador actual y motivo, periodo de delegación, cualquier reasignación manual y comentarios de decisión.
La privacidad también importa. Define qué puede ver cada rol. Un solicitante puede necesitar nombres y estado, mientras que flujos de RR. HH., finanzas o legal pueden requerir ocultar notas internas.
La delegación suele fallar por razones sencillas: reglas demasiado laxas, registros vagos o falta de plan de respaldo. El resultado es predecible: solicitudes en limbo y, más tarde, nadie puede probar quién aprobó qué.
Una trampa común es permitir delegación a alguien que no puede aprobar ese tipo de solicitud. Por ejemplo, un comprador delega aprobaciones de compra a un compañero que no tiene el límite de gasto. El sustituto aprueba, finanzas lo marca y ahora hay que deshacer la transacción y explicar por qué el sistema lo permitió.
Errores frecuentes:
La sobrecarga de notificaciones es sutil. Si cada paso dispara email, chat, push y recordatorios, los usuarios aprenden a ignorarlo todo.
Decisiones de diseño que previenen la mayoría de los problemas:
La delegación funciona cuando los “detalles aburridos” son consistentes. Antes de habilitar el modo vacaciones para toda la empresa, revisa cada paso de aprobación y pregúntate: si el aprobador asignado no está hoy, ¿qué ocurre a continuación?
Luego prueba al menos un escenario de “persona de vacaciones” de extremo a extremo: solicitud enviada antes de que empiece la ausencia, aprobada durante la ausencia y revisada cuando la persona vuelve.
Un equipo de ventas envía una solicitud de compra de 12 auriculares (USD 1,200). Normalmente la solicitud va a Maya, la Sales Manager. Pero Maya está de permiso dos semanas y las aprobaciones no pueden esperar.
Antes de irse, Maya activa el modo vacaciones y nombra a Jordan (Sales Ops Lead) como su sustituto para aprobaciones de compras hasta USD 5,000. Lo que exceda eso sigue yendo a Finanzas.
Así se desarrolla el traspaso de forma limpia y amigable para auditorías:
Dos detalles hacen que esto inspire confianza. El solicitante puede ver por qué cambió el aprobador (“Redirigido a sustituto: Maya fuera de la oficina”) y Maya no se queda sin saber qué pasó cuando vuelve.
Cuando Maya regresa, abre una vista “Aprobaciones durante ausencia” y revisa lo que Jordan aprobó en su nombre. Puede filtrar por rango de fechas, monto o solicitante. No vuelve a aprobar nada, pero puede marcar una solicitud para seguimiento si algo no le cuadra.
Más tarde, un auditor pregunta: “¿Quién aprobó esta compra y por qué no fue Maya?” La línea de tiempo cuenta una historia consistente: aprobador original, razón de delegación (modo vacaciones), identidad del sustituto, atribución “actuando por”, decisión con marca temporal y la nota.
Trata la delegación como un pequeño cambio de producto, no como una casilla que marcar. El objetivo sigue siendo el mismo: las aprobaciones avanzan cuando la gente está ausente y puedes explicar cada decisión después.
Empieza con un flujo que cause problemas cuando se atasca (gastos, aprobaciones de compra o solicitudes de acceso). Mantén el alcance limitado: un equipo, una ruta de aprobación y una medida clara de éxito, como “ninguna aprobación esperando más de 24 horas por ausencia”.
Redacta una política de delegación corta que la gente realmente siga: quién puede delegar, qué se puede delegar (por ejemplo, solo por debajo de cierto monto o riesgo), cómo empieza y termina la delegación y cómo es un override de emergencia y cómo se registra.
Asigna un responsable de roles y reglas, y programa una revisión periódica (mensual o trimestral) para limpiar sustitutos obsoletos. La mayoría de los problemas a largo plazo vienen de delegaciones antiguas que nunca se desactivaron.
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Despliega por fases, escucha las dudas y amplía al siguiente flujo solo después de que el primero funcione bien durante unas semanas.
21 ene 2026
8 min
20 ene 20268 min
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