Crea una app de notas 1:1 con notas de coaching privadas para managers y acciones compartidas que los empleados pueden ver, además de flujos de trabajo y permisos simples.
La mayoría de las 1:1 dejan notas dispersas. Un manager tiene un documento, el empleado otro, las acciones terminan en el chat y los seguimientos viven en el correo. Una semana después, no está claro qué se acordó, qué fue solo una lluvia de ideas y qué debía permanecer privado.
Lo que la gente realmente necesita es sencillo: un lugar seguro para las notas de coaching privadas y un plan compartido en el que ambos puedan confiar. Las notas privadas ayudan al manager a seguir patrones, prepararse para conversaciones difíciles y recordar contexto. Las acciones compartidas ayudan a que ambos salgan de la reunión con la misma comprensión de los próximos pasos.
Cuando todo es compartido, la gente deja de escribir las partes honestas. La retroalimentación se vuelve vaga y desaparece contexto importante. Cuando todo es privado, se erosiona la confianza. Los empleados sienten que se toman decisiones fuera de registro y las acciones pueden convertirse en sorpresas.
Esta configuración encaja en equipos que quieren claridad sin convertir las 1:1 en papeleo: managers que hacen 1:1 semanales o quincenales, líderes de equipos en startups que necesitan estructura ligera, operaciones de RR.HH. que quieren registros consistentes sin leer coaching privado, y cualquiera que construya una app de notas 1:1 con permisos claros desde el día uno.
Un ejemplo rápido: durante una 1:1, un manager escribe en privado "coaching sobre preparación para reuniones y confianza". En la sección compartida, ambos acuerdan "enviar agenda 24 horas antes de la revisión con stakeholders" y "practicar una actualización de 2 minutos los viernes." Misma reunión, dos propósitos diferentes y sin adivinanzas incómodas después.
Una app de notas 1:1 solo funciona si ambas personas entienden qué es privado y qué es compartido. Sin líneas claras, los empleados temen ser "calificados" y los managers se contienen al hacer coaching honesto.
Mantén dos secciones por reunión:
Fijen expectativas sobre qué va en cada lugar. Las notas privadas pueden incluir tus observaciones ("parece sobrecargado"), preguntas para revisar después ("preguntar sobre la carga de trabajo la próxima semana") y borradores que no estás listo para comprometer. Las notas compartidas deben limitarse a hechos que ambas partes reconocen.
La propiedad también importa. El manager escribe las notas privadas. Las acciones compartidas deben acordarse durante la reunión y ser editables por cualquiera de los dos, o al menos confirmables por el empleado. Si algo no está acordado, se queda en privado o no se escribe.
Mantén la estructura consistente para que nadie tenga que adivinar dónde buscar. Un patrón simple es: agenda, aspectos destacados, bloqueos, acciones compartidas y luego notas de coaching privadas.
Ejemplo: anotas en privado "necesita confianza para presentar" y "hacer pair con Alex en el próximo sprint." Lo que compartes es "presentar la actualización del proyecto el viernes; programar una práctica el miércoles." El coaching se mantiene seguro y los compromisos claros.
La gente escribe honestamente solo cuando cree que los límites son reales. Eso significa roles que reflejen cómo funcionan las 1:1 en la vida real y permisos que puedas explicar en una sola frase.
Comienza con tres roles. Manager y empleado son obligatorios. Admin (o RR.HH.) es opcional, pero útil para recuperación de cuentas, auditorías y necesidades de política. Mantén "Admin/RR.HH." separado de "Manager" para que nadie obtenga acceso extra por accidente.
Una configuración de permisos práctica:
Las exportaciones son donde la confianza se rompe rápido, así que hazlas explícitas. Los managers pueden exportar sus propias notas privadas. Los empleados solo pueden exportar elementos compartidos. Las exportaciones de RR.HH. deberían requerir un motivo registrado y limitarse a elementos compartidos a menos que se apruebe una excepción de política.
Decidan las reglas de cambio de manager antes del lanzamiento. Un enfoque simple: las notas de coaching privadas se quedan con el manager original (reflejan las observaciones de ese manager), mientras que las acciones compartidas siguen al empleado al nuevo manager. Si quieres continuidad, solo lleva adelante las acciones acordadas, no el texto privado.
La visibilidad de RR.HH. debe ser de "romper el vidrio", no lectura cotidiana. Si RR.HH. necesita acceso a notas privadas, usa dos salvaguardas: una concesión de permiso con límite de tiempo y una pista de auditoría visible (quién accedió a qué y por qué).
Una app de notas 1:1 funciona mejor cuando el modelo de datos coincide con cómo piensa la gente: "esta es mi 1:1 recurrente con esta persona", "esto es lo que discutimos hoy" y "estos son los compromisos que hicimos." Mantenlo pequeño y claro y los permisos serán más fáciles.
Comienza con un registro OneOnOnePair que represente la relación entre dos personas. Solo necesita managerId, employeeId y una bandera de estado como activo/inactivo. Ese registro ancla todas las reuniones para que no pierdas historial cuando alguien cambia de equipo o pausa las 1:1.
Para cada reunión, guarda un registro Meeting vinculado al par. Campos típicos: fecha de la reunión, una agenda corta, un par de etiquetas (temas como desempeño, bienestar, carrera) y una opción de "fecha de próxima reunión" para mantener la cadencia visible.
La decisión clave es cómo representar notas privadas vs compartidas. El enfoque más simple son dos campos en la reunión: privateNotes y sharedNotes. Si esperas funciones más ricas luego (historial de edición separado o diferentes propietarios), usa dos tablas relacionadas en su lugar.
Las acciones deben ser registros propios, no enterradas en el texto de las notas. Un buen ActionItem incluye la referencia a la reunión (para saber de dónde viene), un propietario (manager, empleado o ambos), una fecha de vencimiento y estado (abierto, hecho, bloqueado), además de una descripción corta y contexto opcional.
Ejemplo: María (manager) y Dev (empleado) tienen un par activo. Su reunión del 12 de ene tiene notas privadas sobre coaching en priorización y notas compartidas listando tres cambios acordados. De esa reunión se crean dos acciones: "Dev: redactar prioridades semanales para el viernes" y "María: presentar a Dev al lead de analytics para el martes."
Si quieres extras, agrégalos como tablas opcionales: attachments (metadatos de archivos), reminders (quién y cuándo) y un hilo de comentarios ligero en las acciones compartidas.
Si la herramienta se hace grande y compleja, la gente la evita. Empieza con un puñado de pantallas que soporten los hábitos semanales: preparar la 1:1, capturar lo que importó y hacer seguimiento.
Es la base para managers. Debe responder, de un vistazo, "¿qué se viene y qué está atrasado?" Manténlo práctico: 1:1 próximas, acciones vencidas (propietario y fecha) y un pequeño feed de "notas recientes" para retomar fácil.
Una buena regla: cualquier cosa que necesites en un día ocupado debe estar a un clic.
Los empleados no deberían tener que buscar lo acordado. Dales una vista simple centrada en acciones compartidas, historial de notas/decisiones compartidas y un lugar para anotar temas para la próxima reunión.
Ejemplo: un empleado abre la app el lunes, ve dos acciones para esta semana y añade "pedir presupuesto de formación" como tema para la próxima 1:1.
Usa una sola página de reunión que ambos reconozcan, pero con secciones claramente separadas: agenda/temas, notas de coaching privadas (solo manager, claramente etiquetadas) y decisiones compartidas y acciones compartidas.
Haz que lo privado y lo compartido sean visualmente distintos para evitar momentos de "ups" accidentales. Incluso una pequeña etiqueta como "Privado: solo tú puedes ver esto" ayuda a generar confianza.
Añade algunas acciones rápidas donde la gente las necesita: crear una acción desde una nota, marcar como hecho y programar la próxima reunión.
No sobreconstruyas la búsqueda, pero hazla útil. Filtra por empleado, rango de fechas, etiqueta y estado de acción (abierto/hecho/vencido). Para managers, así respondes "¿qué compromisos siguen abiertos del último mes?" sin hurgar en páginas antiguas.
Construye en pequeños fragmentos seguros. La semana uno no es sobre perfección. Es sobre un bucle de trabajo: crear una reunión, escribir notas, publicar acciones compartidas y probar que las reglas de privacidad se aplican cada vez.
Comienza escribiendo las reglas en lenguaje llano. Una página alcanza. Define qué cuenta como notas de coaching privadas (solo el manager puede leer) y qué cuenta como acciones compartidas (manager y empleado pueden leer). Agrega una línea sobre ediciones, por ejemplo: "Las acciones compartidas son visibles solo después de que el manager las marque como compartidas."
Haz permisos antes que pantallas. La gente confiará en esta app solo si las reglas de acceso son aburridas y predecibles. Haz que las comprobaciones de permiso sean parte de cada query: quién solicita y a qué reunión pertenece.
Un plan simple de una semana que mantiene el impulso:
Añade notificaciones y recordatorios solo cuando lo básico funcione. Empieza con un disparador: cuando se comparte una acción o cambia su fecha de vencimiento, notifica al propietario.
Termina la semana con un grupo de prueba pequeño: 2 managers y 2 empleados. Dales un escenario (por ejemplo, discusión por un plazo incumplido) y observa fricciones: confusión sobre visibilidad, compartir por accidente o derechos de edición poco claros. Arregla eso primero.
El mayor riesgo en una app de notas 1:1 no es la tecnología. Es el momento en que alguien dice "no sabía que escribiste eso" o "nunca acordamos eso." Unos pocos flujos simples hacen la intención obvia.
Trata las notas compartidas y las acciones compartidas como un pequeño acuerdo, no como un defecto. Redacta en privado durante la reunión y luego convierte a compartido solo cuando ambos confirmen que es correcto.
Un flujo que funciona bien:
Si quieres más claridad, añade una casilla opcional de "empleado reconocido" en cada acción compartida. No es lenguaje legal, es una forma rápida de mostrar: "Sí, lo vi y estamos alineados."
Los ítems compartidos no deberían cambiar en silencio. Registra ediciones en contenido compartido: quién editó, qué cambió y cuándo. La mayoría de equipos no necesitan un log de auditoría complejo. Incluso un "última edición por" más una nota corta de cambio evita malentendidos.
Las plantillas ayudan más de lo que la gente espera. Usar los mismos encabezados cada semana (wins, blockers, feedback, growth, actions) reduce omisiones accidentales y mantiene la reunión enfocada.
También decide la regla para proponer acciones. Cualquiera de los dos enfoques está bien, pero hazlo explícito:
El mayor modo de fallo es que la confianza se rompa una vez. Si un empleado ve algo que debía permanecer privado, la gente deja de escribir notas honestas y el sistema se vuelve inútil.
Esto suele pasar cuando la UI usa una sola pantalla de "notas de reunión" y depende de un filtro para ocultar texto privado. Los filtros se pasan por alto.
Evítalo separando contenido privado y compartido a nivel de datos y UI. Usa tablas distintas (o campos claramente distintos) y muéstralos en secciones separadas. Añade una prueba simple: inicia sesión como empleado y confirma que las notas de coaching privadas nunca aparecen en ningún lugar, incluidas las exportaciones.
Muchos equipos añaden un rol Admin para soporte y luego, por accidente, le dan acceso a todas las notas privadas "por si acaso". Eso se convierte en una herramienta de vigilancia silenciosa.
Define una política antes de construir: quién puede acceder a notas privadas, en qué condiciones y cómo se aprueba. Haz esa política real predeterminando a los Admins para "gestionar usuarios y ajustes", no para "leer todo el contenido." Si necesitas una opción de romper el vidrio, hazla explícita y auditable.
Si cada nota de reunión puede usarse luego en una revisión, el tono cambia rápido. Los managers escriben menos. Los empleados comparten menos.
Mantén la documentación de revisiones separada. Por ejemplo, usa un tipo de registro "revisión formal" con visibilidad más estricta y lenguaje claro, y mantén las notas semanales enfocadas en coaching, bloqueos y crecimiento.
Las acciones compartidas sin propietario ni fecha se convierten en un cementerio. Cierra el ciclo requiriendo lo básico: un propietario claro, una fecha límite (aunque sea "próxima 1:1"), un estado simple (Abierto/Hecho) y una descripción corta y comprobable.
La complejidad se siente “poderosa” hasta que la gente deja de usarla. Empieza pequeño y añade solo lo que eches de menos después de dos semanas.
Una separación simple evita muchos problemas: la nota privada del manager puede ser "Coach sobre preparación de reuniones." La acción compartida es "Enviar agenda 24 horas antes de la próxima 1:1 (Propietario: Alex, Vence: viernes)."
Si la gente no está segura de lo que ve quién, dejarán de escribir notas útiles. Haz una comprobación rápida de confianza antes de invitar al primer equipo.
Comienza con la propia pantalla. Cuando un manager escribe, debe ser obvio qué es privado y qué es compartido. Etiquetas claras (Privado, Compartido con empleado), un color de fondo distinto y una línea de ayuda como "Solo tú puedes ver esto" previenen errores.
Los permisos suelen fallar durante cambios organizacionales, no en semanas normales. Prueba estos antes del lanzamiento:
Maya (manager) se reúne con Alex (empleado) 30 minutos. Alex quiere crecer a un rol de lead y Maya quiere hacer coaching sobre comunicación en reuniones de equipo. Acordaron: las observaciones de coaching permanecen privadas, mientras que los compromisos concretos que ambos acepten van a notas compartidas.
Estas notas son solo para Maya. Son específicas, respetuosas y centradas en patrones y experimentos, no en etiquetas:
Maya evita escribir cualquier cosa que no quiera explicar después. Privado no significa descuidado.
La sección compartida se lee como un acuerdo simple:
Entre reuniones, Alex hace seguimiento marcando cada acción como No iniciado, En progreso o Hecho, y añadiendo una nota corta como "Esperó 2 segundos, obtuvo más aportes de Sam." Si una fecha vence, Alex la edita abiertamente en lugar de dejarla caducar.
La próxima semana, la 1:1 comienza con las acciones compartidas del último encuentro: qué se hizo, qué no y qué cambiar. Solo después Maya añade nuevas observaciones privadas para su propio seguimiento.
Empieza con un piloto, no con un lanzamiento para toda la compañía. Elige un equipo, una plantilla de reunión y una cadencia semanal simple por 4 a 6 semanas. Buscas probar que los límites funcionan y que el hábito se mantiene.
Decide dónde vivirá la app antes de construir demasiado. Si los managers escriben durante reuniones, una app web suele ser suficiente. Si la gente revisa acciones justo antes de la próxima 1:1, el acceso móvil importa. Sea lo que sea, facilita el inicio de sesión para que no vuelvan a documentos dispersos.
Escribe una política corta que establezca expectativas. Manténla clara y específica:
Si lo construyes como herramienta interna, una plataforma no-code puede ayudarte a moverte rápido sin convertir las reglas de privacidad en un montón de comprobaciones manuales. Por ejemplo, AppMaster (appmaster.io) te permite modelar una base de datos PostgreSQL, aplicar control de acceso basado en roles en la lógica del backend y generar código fuente real que puedes desplegar en la nube o exportar para autohospedarlo.
Una buena prueba piloto: después de cada reunión, el manager publica 2 a 5 acciones compartidas dentro de las 24 horas y el empleado confirma que se ven bien. Si eso es fácil y predecible, estás listo para expandir.
20 ene 2026
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20 ene 20268 min
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