MOQ, লিডটাইম ও খরচের জন্য সরবরাহকারী মূল্য ইতিহাস ট্র্যাকার

কোন সমস্যার সমাধান করে একটি প্রাইস হিস্ট্রি ট্র্যাকার

ক্রয় সংক্রান্ত সিদ্ধান্তগুলো প্রায়ই অর্ধেক তথ্য নিয়ে নেওয়া হয়। সর্বশেষ কোটটি ইমেলে হারিয়ে থাকে, “সর্বশেষ” স্প্রেডশীট কারো ল্যাপটপে পড়ে থাকে, এবং যেসব বিবরণ প্রকৃতপক্ষে ফলাফল বদলে দেয় (MOQ, লিডটাইম, শিপিং টার্ম, পেমেন্ট টার্ম) সেগুলো PDF ও চ্যাট থ্রেড জুড়ে ছড়িয়ে থাকে।

এই গন্ডগোল গুরুত্বপূর্ণ কারণ কোটগুলো স্থিতিশীল নয়। একই আইটেমের জন্য সরবরাহকারী ইউনিট প্রাইস, MOQ, লিডটাইম, প্যাকেজিং, পেমেন্ট শর্ত, এবং শিপিং অনুমান পরিবর্তন করে। আপনি যদি শুধু আজকের সংখ্যাই দেখেন, তাহলে এমন প্যাটার্ন মিস করবেন যেমন “সস্তা, কিন্তু সব সময় দুই সপ্তাহ পিছলে যায়” অথবা “প্রথম অর্ডারের পর দাম ১২% বেড়েছে।”

ভুল সিদ্ধান্ত পরে দেখা যায় এবং সাধারণত দুইটি কোটের মূল্য পার্থক্যের চেয়েও বেশি খরচ যোগ করে। একটি কম ইউনিট মূল্য স্টকআউট, উৎপাদন বিলম্ব, রাশ ফ্রেইট, কোয়ালিটি বিতর্ক, অথবা লক্ষ্য ছাড়িয়ে যেতে গিয়ে মার্জিন ক্ষয়ে ফেলে দিতে পারে।

একটি ট্র্যাকার তখনই মূল্যবান যখন তা কয়েক সেকেন্ডে প্রশ্নগুলোর উত্তর দেয়:

• ঠিক এই আইটেম ও পরিমাণের জন্য আমরা শেষবার কত দিয়েছিলাম?
• এই সরবরাহকারীর লিডটাইম শেষ কয়টি কোটে কীভাবে বদলেছে?
• আমাদের সাধারণ অর্ডার সাইজে বাস্তব ডেলিভারি খরচ কত (শুধু ইউনিট প্রাইস নয়)?
• কোন সরবরাহকারী ধারাবাহিকভাবে নির্ভরযোগ্য, কেবল মাঝে মাঝে সস্তা নয়?
• পূর্ববর্তী কোটের তুলনায় কী বদলেছে?

উদাহরণ: একই কম্পোনেন্টের জন্য দুইটি কোট পান। সরবরাহকারী A 8% সস্তা কিন্তু উচ্চ MOQ চায় এবং 6 সপ্তাহ লিডটাইম দিচ্ছে। সরবরাহকারী B একটু বেশি, MOQ আপনার ক্যাশ প্ল্যানের মধ্যে ফিট করে, এবং সাধারণত 2 সপ্তাহে শিপ করে। ইতিহাস না থাকলে সহজেই কম মূল্যে ছুটে যাওয়া যায়। ইতিহাস থাকলে দেখা যাবে সরবরাহকারী A প্রায়ই পিছলে এবং পেইড এয়ার ফ্রেইট ট্রিগার করে, ফলে বাস্তবে তারা সবচেয়ে ব্যয়বহুল বিকল্প হয়ে ওঠে।

প্রতিটি সরবরাহকারী কোটে কী ডেটা ধরবেন

ট্র্যাকার যত ভাল হবে ততটাই আপনি যতগুলো ফিল্ড সংরক্ষণ করছেন তাদের উপর নির্ভর করে। কোটটি যেভাবে দেওয়া হয়েছিল সেভাবেই ধরুন (শুধু “সেরা” সংখ্যা নয়) যাতে পরে সিদ্ধান্ত ব্যাখ্যা করা যায় এবং ড্রিফট ধরা যায়, যেমন লিডটাইম বাড়ছে বা ফি ঢুকে পড়ছে।

বিরামহীন বিভ্রান্তি টালের জন্য মূল্য নিম্নরূপ ধরুন:

• ইউনিট প্রাইস
• প্রাইস ব্রেক পরিমাণ (প্রায়ই MOQ)
• ঐ ব্রেকে বিস্তৃত মূল্য (যাতে প্রতিবার মানসিক গাণিতিক গণনা না করতে হয়)

লিডটাইমেরও দুইটি রূপ দরকার:

• প্রদত্ত লিডটাইম (উদাহরণ: “4-6 সপ্তাহ”)
• কোটে উল্লেখিত প্রতিশ্রুত শিপ বা ডেলিভারি তারিখ

তারিখগুলোই পরিকল্পনার ভিত্তি। প্রদত্ত রেঞ্জ পরে প্রতিশ্রুতি বনাম বাস্তব তুলনা করার সময়ও উপকারী।

ন্যায্য মোট খরচ তুলনার জন্য সেই অতিরিক্তগুলো ধরুন যেগুলো বাস্তব ব্যয় বদলায়:

• শিপিং টার্মস এবং আনুমানিক ফ্রেইট (কে দিবে, কিভাবে শিপ হয়, এবং খরচ)
• শুল্ক/ট্যাক্স অনুমান (যদি জানা থাকে), গন্তব্য দেশ/পোর্ট
• মুদ্রা (এবং আপনি যদি রূপান্তর করেন, ব্যবহৃত এক্সচেঞ্জ রেট)
• পেমেন্ট শর্ত (Net 30, আগাম, ডিপোজিট ভাগ)
• প্যাকেজিং, লেবেলিং, ইন্সপেকশন বা টুলিং নোট (এককালীন বা প্রতি অর্ডারের)

অবশেষে, পারফরম্যান্স একই সরবরাহকারী ও আইটেমের সঙ্গে যুক্ত করুন: প্রতিশ্রুত তারিখের তুলনায় দেরি ডেলিভারি, মান সমস্যা (রিটার্ন/ডেফেক্ট), এবং যোগাযোগের গতিশীলতা। এগুলো সাধারণ ট্যাগ বা কাউন্টার হিসেবে রাখা যেতে পারে।

একটি নিয়ম সবচেয়ে জরুরি: পুরনো কোট ওভাররাইট করবেন না। প্রতিটি কোটকে একটি নতুন ভার্সন হিসেবে বিবেচনা করুন যার একটি তারিখ, কে গ্রহণ করেছে, এবং উৎস (ইমেল, পোর্টাল, কল) থাকবে। এটাই আপনাকে একটি বাস্তব ইতিহাস দেয়, না কি ধারাবাহিকভাবে সম্পাদিত একটি স্ন্যাপশট।

কিভাবে কোটগুলো ন্যায্যভাবে তুলনা করবেন (কস্ট ও স্পিড নিয়ম)

ট্র্যাকার তখনই সাহায্য করে যখন প্রতিটি কোট একই নিয়ম অনুসারে তুলনা করা হয়। অন্যথায়, “সস্তা” বিকল্পটি প্রায়শই সেইটি হয় যার খরচ অনুপস্থিত অথবা অবাস্তব ডেলিভারি প্রতিশ্রুতি রয়েছে।

ন্যায্য থাকা কস্ট নিয়মগুলো

ক্রয় ও ফাইন্যান্স উভয়ই গ্রহণ করবে এমন একটি সরল, সঙ্গতিপূর্ণ “মোট খরচ” সংজ্ঞায়িত করুন। ইউনিট প্রাইসেই থেমে যাবেন না। একটি পুনরাবৃত্তযোগ্য অনুমান ব্যবহার করুন যাতে সাধারণ সংযোজকগুলো অন্তর্ভুক্ত থাকে:

• উদ্ধৃত ব্রেকে ইউনিট প্রাইস
• ফ্রেইট/শিপিং (অজানা হলে প্লেসহোল্ডার অনুমান)
• শুল্ক/ট্যাক্স/কাস্টম ফি (যদি প্রযোজ্য)
• প্যাকেজিং/লেবেলিং/ইন্সপেকশন ফি
• পেমেন্ট ফি (ওয়্যার/কার্ড/প্ল্যাটফর্ম) যখন তা উল্লেখযোগ্য

তারপর র্যাঙ্ক করার আগে মৌলিকগুলো নর্মালাইজ করুন:

• পরিমাপের একক (প্রতি পিস বনাম প্রতি বক্স 50)
• প্যাক সাইজ
• মুদ্রা (আপনি যে এক্সচেঞ্জ রেট নিয়ম ব্যবহার করছেন)

MOQ সাধারণ ফাঁদ। আপনার প্রত্যাশিত অর্ডার পরিমাণে সরবরাহকারীকে তুলনা করুন, কেবল সেই টিয়ারে নয় যা কাগজে সর্বোত্তম দেখায়। যদি আপনি সাধারণত 800 ইউনিট কিনেন, তাহলে MOQ 2,000 সহ একটি কোটকে 2,000 ইউনিট হিসেবে মূল্যায়ন করুন (কারণ আপনাকে তাই পরিশোধ করতে হবে) অথবা স্পষ্টভাবে এটিকে ঐ অর্ডারের জন্য অকার্যকর চিহ্নিত করুন।

গতি নিয়ম ও টাই-ব্রেকার

ডেলিভারি স্পিডের জন্য, লিডটাইম দিন হিসেবে রেকর্ড করুন এবং একটি কংক্রিট রেডিনেস/শিপ তারিখ ধরুন। লিডটাইম রেঞ্জগুলো অনিশ্চিত হতে পারে, কিন্তু একটি তারিখ স্পষ্টতা আনে।

উদাহরণ: সরবরাহকারী A $1.90/ইউনিট 30 দিনের লিডটাইম এবং MOQ 500; সরবরাহকারী B $2.05/ইউনিট 10 দিনের লিডটাইম কিন্তু MOQ 1,000। যদি আপনাকে পরের মাসে 600 ইউনিট দরকার হয়, তাহলে সরবরাহকারী B-এর MOQ আপনাকে 1,000 কিনতে বাধ্য করে। এটা বাস্তব খরচ বদলে দিতে পারে এবং স্পিড সুবিধা মিটিয়ে দিতে পারে।

যখন মোটগুলো কাছাকাছি থাকে, আগে থেকেই টাই-ব্রেকার নির্ধারণ করুন: অন-টাই নির্ভরযোগ্যতা, পেমেন্ট টার্ম, এবং সরবরাহকারী স্ট্যাটাস (প্রেফার্ড/অ্যাপ্রুভড)। উদ্দেশ্য হল ধারাবাহিকতা, যাতে ক্রেতারা প্রত্যেক ক্রয়ে নিজে নিজে যুক্তি আবিষ্কার না করেন।

একটি সরল ডাটা মডেল যা বাড়ার সাথে ব্যবহারযোগ্য থাকে

ট্র্যাকার তখনই বিশ্বাসযোগ্য থাকে যখন ডাটা মডেল বিরক্তিকরভাবে নির্ভুল, সঙ্গতিপূর্ণ এবং “প্রায়ই” পূরণ করা কঠিন হয়। প্রতিটি কোট একইভাবে স্টোর করুন, তারপর তা পরে কি ঘটেছে তার সঙ্গে যুক্ত করুন।

পাঁচটি মূল রেকর্ড বেশিরভাগ টিমের কাজ কভার করে:

• Products/SKUs: SKU কোড, নাম, প্রধান স্পেস, ইউনিট অব মেজার, অনুমোদিত সরবরাহকারী
• Suppliers: লিগ্যাল নাম, যোগাযোগ, অঞ্চল, ডিফল্ট মুদ্রা, ডিফল্ট টার্ম
• Quotes: সরবরাহকারী, পণ্য, ইউনিট প্রাইস, MOQ, লিডটাইম, কোট তারিখ, বৈধতার উইন্ডো, প্রধান অনুমান
• Orders/Shipments: আপনি যা অর্ডার ও রিসিভ করেছেন (তারিখ, পরিমাণ, প্রদেয় মূল্য, ডেলিভারি আউটকাম)
• Attachments/Audit log: কোট PDF/ইমেল/স্ক্রিনশট, এবং কে কখন কী সম্পাদনা করেছে

Quotes আলাদা রাখুন Orders থেকে। Quotes প্রতিশ্রুতি; Orders বাস্তবতা। এগুলোকে লিঙ্ক করলে আপনি প্রতিশ্রুত লিডটাইম বনাম বাস্তব ডেলিভারি বা উদ্ধৃত মূল্য বনাম ইনভয়েস মূল্যের ফাঁক মাপতে পারবেন।

কয়েকটি ছোট সিদ্ধান্ত ভলিউম বেড়েই গেলে বিশৃঙ্খলা আটকায়:

• প্রতিটি কোটের জন্য ইউনিক ID ব্যবহার করুন
• তারিখগুলো বাস্তব তারিখ হিসেবে রাখুন (quoted on, valid until, expected ship)
• মুদ্রা স্পষ্ট রাখুন, এবং আপনি রূপান্তর করলে FX রেট সংরক্ষণ করুন
• MOQ ও লিডটাইমকে সংখ্যা হিসেবে ধরুন (যেখান সম্ভব ফ্রি-টেক্সট এড়িয়ে চলুন)
• অনুমোদনের পর সম্পাদনা লক করুন, কিন্তু মন্তব্য রাখতে দিন

ধাপে ধাপে: ট্র্যাকার ওয়ার্কফ্লো তৈরি

ওয়ার্কফ্লো-এর একমাত্র কাজ: নতুন কোট যোগ করা ইমেল খুঁজতে অপেক্ষার চেয়েও দ্রুত হওয়া উচিত।

সবাইকে আগ্রহী করে তুলতে একটি সিঙ্গেল “New Quote” ফর্ম দিয়ে শুরু করুন যা মানুষ সাধারণত এড়িয়ে দেয় এমন ফিল্ডগুলো বাধ্যতামূলক করে: supplier, SKU, currency, unit price, MOQ, lead time, quote date, এবং expiry date। এখানে শিপিং ও ফিক্সড ফি যোগ করুন যদি থাকে।

সংরক্ষণের পর স্বয়ংক্রিয়ভাবে কিছু পরিমাণে মোট কস্ট হিসাব করুন যা আপনি প্রায়ই ক্রয় করেন (উদাহরণ: MOQ, সাধারণ অর্ডার সাইজ, এবং একটি বাল্ক পরিমাণ)। এতে ঐ ক্লাসিক ভুলটি রোধ হয় যেখানে Supplier A কাগজে সস্তা দেখায় যতক্ষণ না আপনি তার MOQ মেনে অর্ডার মূল্য হিসাব করেন।

প্রতি SKU-র জন্য একটি সরল র‍্যাঙ্কড ভিউ দেখান যা আপনার নির্ধারিত নিয়ম অনুসারে সাজানো (উদাহরণ: সাধারণ পরিমাণে সবচেয়ে কম মোট খরচ, তারপর দ্রুততম ডেলিভারি টাই-ব্রেকার হিসেবে)।

দুইটি কার্যকর গার্ডরেইল র‍্যাঙ্কিংকে সৎ রাখে:

• মেয়াদ উত্তীর্ণ কোটগুলি স্পষ্টভাবে চিহ্নিত থাকবে (এবং একটি রিফ্রেশ টাস্ক ট্রিগার করতে পারে)
• কেউ যদি টপ-র‍্যাঙ্কড সরবরাহকারী না নির্বাচন করে, তবে তারা একটি সংক্ষিপ্ত কারণ লিখবে (মান, স্টক ঝুঁকি, টার্ম, সম্পর্ক)

এই একটিই “কারণ” ক্ষেত্র একটি আন্ত্রিক সিদ্ধান্তকে পর্যালোচনার জন্য ব্যাখ্যা যোগ করে।

বিদ্যমান কোট ইতিহাস সিস্টেমে আনা

ইতিহাস তখনই সহায়ক যখন তা পরিষ্কারভাবে ঢোকানো হয়। আপনি যেসব উৎস ইতিমধ্যে বিশ্বাস করেন সেগুলো দিয়ে শুরু করুন: স্প্রেডশীট, ERP এক্সপোর্ট, এবং ইমেল থ্রেড। প্রথম দিনে নিখুঁত হওয়ার দরকার নেই; এমন ইতিহাস দরকার যাতে মূল্য প্রবণতা ও লিডটাইম ড্রিফট দেখা যায়।

CSV ইমপোর্টের জন্য ব্যাচভিত্তিক একটি ফাইল রাখুন (উদাহরণ: এক মাসের RFQs)। ইমপোর্টের আগে ইউনিট ও মুদ্রা নর্মালাইজ করুন। “$12 প্রতি বাক্স 10” এবং “$1.20 প্রতি ইউনিট” যেন আলাদা ভিন্ন মূল্য হিসাবে না পড়ে।

ইমেল ও কল কোটগুলোর দ্রুত ম্যানুয়াল পথ দরকার। একটি সংক্ষিপ্ত ফর্ম সাধারণত স্প্রেডশীটে কপি করার চেয়ে দ্রুত। সেই ফিল্ডগুলো ধরুন যা সিদ্ধান্ত বদলে দেয়: supplier, SKU, তারিখ, মূল্য, মুদ্রা, MOQ, লিডটাইম, বৈধতা উইন্ডো, এবং শিপিং টার্মস।

একই কোট ফরোয়ার্ড বা পুনরায় পাঠানো হলে ডুপ্লিকেট সাধারণ। একটি বাস্তবিক ইউনিক চেক হতে পারে supplier + SKU + quote date + MOQ (এবং শিপিং টার্মস যদি তা খরচে উল্লেখযোগ্যভাবে বদলে দেয়)। যদি সম্ভাব্য ডুপ্লিকেট ধরা পড়ে, ব্যবহারকারীকে নির্বাচনের সুযোগ দিন: বিদ্যমান রেকর্ড আপডেট করবেন না কি নতুন সংস্করণ সেভ করবেন।

পরে যাচাইয়ের জন্য যথেষ্ট “উৎস কনটেক্সট” সংরক্ষণ করুন: রেফারেন্স নম্বর, ইমেল সাবজেক্ট/থ্রেড নাম, এবং এটাচমেন্ট ফাইল নাম।

ইম্পোর্ট করা ডেটা বিশ্বাসের আগে কয়েকটি দ্রুত চেক চালান সাধারণ ত্রুটি ধরার জন্য:

• লিডটাইম অনুপস্থিত বা “ASAP” হিসাবে লেখা
• MOQ সরবরাহকারীর সাধারণ রেঞ্জ থেকে 10x ভুল পরিমাণ
• মুদ্রা সরবরাহকারীর সাধারণ বিলিং-এর সঙ্গে মেলে না
• মূল্য ইউনিট ছাড়া প্রবেশ করা হয়েছে (প্রতি পিস বনাম প্রতি কার্টন)
• মেয়াদ উত্তীর্ণ কোটগুলো বর্তমান হিসেবে ইম্পোর্ট হয়েছে

উদাহরণ: যদি কেউ লিডটাইম হিসেবে "14" লিখে, তাদের দিন না সপ্তাহ নির্বাচন করান। সেই একটিই প্রম্পট বহু বিভ্রান্তি প্রতিহত করে।

রিপোর্ট এবং ভিউ যা মানুষ দৈনন্দিন ব্যবহার করে

ভিউগুলো দ্রুত বাস্তব প্রশ্নের উত্তর দেয়: “আমাকে কি এখন রিইঅর্ডার করা উচিত?”, “কারা লিডটাইমে পিছলাচ্ছে?”, “এই কোট কি সত্যিই সস্তা যখন আমরা সবকিছু হিসাব করি?” একটি ছোট সেট স্ক্রীন তৈরি করুন যা মানুষ বারবার ব্যবহার করবে।

শুরুর জন্য এগুলো রাখুন:

• Per-SKU price trend: সময়ের সাথে ইউনিট প্রাইস, পাশাপাশি প্রতি ইউনিট মোট খরচ (ইউনিট + ফ্রেইট + শুল্ক + অন্যান্য ফি)
• Per-SKU quote timeline: প্রতিটি কোট যার মধ্যে সরবরাহকারী, MOQ, লিডটাইম, বৈধতা, এবং মূল নোট থাকবে
• Supplier performance summary: অন-টাই রেট, লেন/অঞ্চল অনুযায়ী গড় লিডটাইম, মূল্য বাড়ার গণনা
• Side-by-side comparison: অঞ্চল, MOQ পরিসর, মুদ্রা, এবং সাম্প্রতিকতা দ্বারা ফিল্টার করে মোট খরচ অথবা ডেলিভারি স্পিড অনুযায়ী সাজানো
• Last decision snapshot: বিজয়ী, রানার-আপ, এবং রেকর্ডকৃত কারণ

অলর্টগুলো তখনই কার্যকর যখন সেগুলো নির্দিষ্ট এবং ক্যাটেগরি অনুযায়ী সম্পাদনাযোগ্য। উদাহরণ: “সর্বশেষ গ্রহনকৃত কোটের তুলনায় ইউনিট মূল্য 5% বেড়েছে,” অথবা “গত 3 কোটে লিডটাইম 7 দিনের বেশি বাড়িয়েছে।”

সেভড ভিউ টুলটিকে দ্রুত অনুভব করায়। সাধারণত যে দুটো ভিউ টিকে রাখা হয়: “এই মাসে পুনরায় অর্ডার” (রিরিডার পয়েন্টের নিচে থাকা SKUs যার বৈধ কোট আছে) এবং “নতুন সরবরাহকারী পর্যালোচনা” (যাদের ইতিহাস সীমিত)।

ট্র্যাকারকে বিভ্রান্তকারী সাধারণ ভুলগুলো

অধিকাংশ “খারাপ র‍্যাঙ্কিং” তখন ঘটে যখন সিস্টেম কন্টেক্সট হারায়, তারপর মানুষ আউটপুটের ওপর ভরসা করে।

সবচেয়ে বড় ভুল হল পুরনো কোট ওভাররাইট করা। যদি আপনি গত মাসের কোটটি আজকের সংখ্যায় প্রতিস্থাপন করেন, আপনি ট্রেন্ড হারাবেন এবং বলতে পারবেন না কেন একটি সরবরাহকারী হঠাৎ “ভাল” বা “খারাপ” দেখাচ্ছে।

আরেকটি ফাঁদ হল কেবল ইউনিট প্রাইস তুলনা করা। একটি কম ইউনিট মূল্য অপ্রাসঙ্গিক হতে পারে যদি MOQ আপনাকে অতিরিক্ত ইনভেন্টরি বাধ্য করে, অথবা ফ্রেইট ও শুল্ক ল্যান্ডেড কস্টকে বিকল্পটির থেকে ওপরে ঠেলে দেয়।

নর্মালাইজেশনজনিত ত্রুটিও আস্থা নিধ্বংস করে। যদি একজন ক্রেতা “প্রতি কেজি” এবং আরেকজন “প্রতি পিস” লিখে, গাণিতিক ফলন দেখতে সঠিক হলেও ভুল হবে। মিসিং বৈধতা তারিখ যোগ করলে আপনি এক্সপায়ার্ড মূল্য ব্যবহার করে সিদ্ধান্ত নেবেন।

অবশেষে, র‍্যাঙ্কিং তখনই ভিন্নমুখী হয় যখন আপনি বাস্তব ডেলিভারি পারফরম্যান্স উপেক্ষা করেন। যদি সরবরাহকারী A 10 দিন প্রতিশ্রুতি দেয় কিন্তু 18 দিনেই ডেলিভারি করে, আপনার ট্র্যাকারটি তা শিখে নেওয়া উচিত, নতুবা এটি ভুল বিকল্প সুপারিশ করে থাকবে।

প্রায়োগিক সমাধানগুলো:

• প্রতিটি কোটকে একটি নতুন রেকর্ড হিসেবে টাইমস্ট্যাম্প ও উৎসসহ সংরক্ষণ করুন
• MOQ প্রভাব ও ফ্রেইট সহ মোট ল্যান্ডেড কস্ট তুলনা করুন
• র‍্যাঙ্ক করার আগে মুদ্রা, ইউনিট, এবং প্যাক সাইজ নর্মালাইজ করুন
• বৈধতা তারিখ বাধ্যতামূলক করুন ও মেয়াদ উত্তীর্ণ কোট স্পষ্টভাবে চিহ্নিত করুন
• প্রতিশ্রুত বনাম বাস্তব ডেলিভারি রেকর্ড করুন এবং স্কোরিং-এ পারফরম্যান্স ব্যবহার করুন

র‍্যাঙ্কিং-এ বিশ্বাসযোগ্য হওয়ার আগে দ্রুত চেকলিস্ট

“সেরা অপশন” সারমর্ম ম্যানেজারের কাছে পাঠানোর আগে একটি দ্রুত সেন্স চেক চালান। এটি মিনিটের কাজ এবং অসম্পূর্ণ ডেটার ওপর ভিত্তি করে সিদ্ধান্ত রোধ করে।

প্রতিটি কোট রেকর্ড সম্পূর্ণ ও তুলনাযোগ্য কিনা নিশ্চিত করুন:

• SKU/পার্ট নম্বর, সরবরাহকারী, কোট তারিখ, মাপের একক, মুদ্রা, বৈধতা/সমাপ্তি
• MOQ ধরা আছে, এবং আপনি একটি স্পষ্টভাবে নির্ধারিত পরিমাণে তুলনা করছেন (উদাহরণ: 500 ইউনিট)
• লিডটাইম দিন হিসেবে আছে এবং (যখন সম্ভব) প্রতিশ্রুত শিপ/রেডি তারিখও আছে
• মোট খরচে আপনি যা সত্যিই পরিশোধ করবেন তা অন্তর্ভুক্ত আছে (ফ্রেইট, প্যাকেজিং, টুলিং, ব্যাংক/ব্রোকার ফি যেখানে প্রযোজ্য)
• আপনার র্যাঙ্কিং নিয়ম লিখে রাখা আছে এবং প্রতিবার একইভাবে প্রয়োগ করা হচ্ছে

তারপর সঙ্গতি পরীক্ষা করুন। যদি একজন সরবরাহকারী প্রতি 1,000 পিসের ভিত্তিতে কোট দেয় এবং অন্যজন প্রতি পিস, র্যাঙ্ক ভুল হবে যদি আপনি ইউনিটগুলো নর্মালাইজ না করেন। মুদ্রার জন্যও একটি এক্সচেঞ্জ-রেট নিয়ম বেছে নিন (কোট তারিখে স্পট রেট বা মাসিক রেট) এবং সেটাই বজায় রাখুন।

পুণরুদ্ধারের সম্পর্কে রিয়ালিস্টিক থাকুন। 10 মাস পুরানো কোট ট্রেন্ড লাইনের জন্য ব্যবহারযোগ্য হতে পারে, কিন্তু তেমন পুরোনো কোট আজকের বাজার প্রতিফলিত করে না।

উদাহরণ: কম মূল্য বনাম দ্রুত ডেলিভারি বেছে নেওয়া

আপনাকে একটি দ্রুত চলমান SKU রি-প্লেনিশ করতে হবে: মাসে 1,000 ইউনিট। আপনার কাছে 10 দিনের স্টক বাকি আছে, এবং একটি স্টকআউট দিনপ্রতি প্রায় $800 ক্ষতি করে (হারিয়ে যাওয়া বিক্রি ও ত্বরান্বিত করার জন্য খরচসহ)।

দুইটি সরবরাহকারী উত্তর দেয়:

সরবরাহকারী A কম ইউনিট প্রাইস দেয়: $4.50, কিন্তু MOQ 3,000 ইউনিট এবং লিডটাইম 30 দিন। শিপিং প্রতি অর্ডার $600।

সরবরাহকারী B মূল্য বেশি: $5.10, কিন্তু MOQ 1,000 এবং লিডটাইম 10 দিন। শিপিং প্রতি অর্ডার $400।

শুধু ইউনিট প্রাইস তুলনা করলে A জিতবে। কিন্তু বাস্তবে আপনাকে যে অর্ডারটি দিতে হবে তার জন্য মোট ল্যান্ডেড কস্ট এমন হবে:

• সরবরাহকারী A: (3,000 x $4.50 + $600) / 3,000 = $4.70 প্রতি ইউনিট, এছাড়াও অতিরিক্ত ইনভেন্টরিতে আটকে থাকা ক্যাশ
• সরবরাহকারী B: (1,000 x $5.10 + $400) / 1,000 = $5.50 প্রতি ইউনিট

এখন সময় যোগ করুন। মাত্র 10 দিনের স্টক থাকায়, সরবরাহকারী A 30 দিনে পৌঁছালে প্রায় 20 দিনের স্টকআউট হবে যদি আপনি ব্রিজ অপশন না পান। প্রতিদিন $800 হলে 20 দিন মানে প্রায় $16,000 স্টকআউট প্রভাব। এটি ঐ দুই অর্ডারের মধ্যকার $800 ইউনিট মূল্যের পার্থক্যকে নিকৃষ্ট করে দেয়।

তাই আজকের সর্বোত্তম সিদ্ধান্ত সম্ভবত সরবরাহকারী B হবে, যদিও ইউনিট প্রাইস বেশি। পরের মাসে, যখন আপনার কভারেজ 40 দিন হবে, তখন সরবরাহকারী A হয়তো ভালো বিকল্প হয়ে উঠবে।

যখন আপনি একটি কোট অনুমোদন করেন, একটি সংক্ষিপ্ত সিদ্ধান্ত নোট ধরুন যাতে ভবিষ্যতে পর্যালোচনাগুলো স্মৃতির ওপর নির্ভর না করে:

• হাতে থাকা স্টক এবং প্রত্যাশিত রান রেট
• আপনি যে "আবশ্যক পৌঁছানোর" তারিখটি ব্যবহার করেছিলেন
• কোন ধরণের স্টকআউট খরচ বা ত্বরান্বিত করার অপশন অনুমান করা হয়েছে
• পরের বার সিদ্ধান্ত বদলাবে কী (কভারেজ, MOQ নমনীয়তা)

পরবর্তী ধাপ: কেন ক্রয় ধীর করবেন না এমনভাবে রোলআউট

রোলআউটকে একটি পাইলট হিসেবে বিবেচনা করুন, বড় সিস্টেম পরিবর্তনের মতো নয়। ট্র্যাকার তখনই সাহায্য করবে যখন ক্রেতারা বাস্তব ক্রয় কাজের সময় এটিকে ব্যবহার করতে পারবে।

একটি ছোট, উচ্চ-প্রভাবশালী অংশ দিয়ে শুরু করুন: প্রায় 20টি শীর্ষ SKU (বা যেগুলো সবচেয়ে বেশি সমস্যা সৃষ্টি করে) এবং প্রায় 5টি সরবরাহকারী। এতে প্রথম ধাপে পরিষ্কারতা থাকবে, ফাঁকগুলো স্পষ্ট হবে, এবং সবাই যখন র্যাঙ্কিং-এ নির্ভর করবে তখন আপনি তুলনা নিয়মগুলো টিউন করতে পারবেন।

আগেভাগেই দুইটি বিষয়ে একমত হন: একটি স্কোরিং পদ্ধতি এবং একটি প্রয়োজনীয় ফিল্ড সেট। যদি মানুষ লিডটাইম, MOQ, মুদ্রা, এবং বৈধতা তারিখ ছাড়াই কোট সেভ করতে পারে, ডাটাবেস দ্রুত ভর্তি হবে কিন্তু আউটপুট বিশ্বাসযোগ্য থাকবে না।

একটি হালকা রোলআউট পরিকল্পনা:

• সপ্তাহ 1: পাইলট SKUs ও সরবরাহকারীদের জন্য কেবল নতুন কোট ধরুন
• সপ্তাহ 2: ক্রেতাদের সঙ্গে ফলাফল পর্যালোচনা করুন এবং বিভ্রান্তিকর ফিল্ড বা নিয়ম ঠিক করুন
• সপ্তাহ 3: যেখানে তা গুরুত্বপূর্ণ সেখানে অনুমোদন যোগ করুন (উচ্চ ব্যয় বা নতুন সরবরাহকারী)
• সপ্তাহ 4: দল আসলে যে SKUs অর্ডার করে সেগুলো যোগ করে তালিকা বাড়ান

মেয়াদ উত্তীর্ণ কোটের জন্য রিমাইন্ডার, লিডটাইম বৃদ্ধি হলে অ্যালার্ট, এবং “সর্বশেষ সেরা অপশন”র সাপ্তাহিক সারাংশ ট্র্যাকিংকে বাড়ায় কিন্তু অতিরিক্ত কাজ যোগ করে না।

আপনি যদি ট্র্যাকারটি একটি অভ্যন্তরীণ অ্যাপ হিসেবে তৈরি করেন, AppMaster (appmaster.io) হল এমন একটি উপায় যা কোড না লিখেই ডাটাবেস, ফর্ম এবং ড্যাশবোর্ড তৈরি করতে দেয়, এবং যখন প্রয়োজন তখন প্রোডাকশন-রেডি ব্যাকএন্ড, ওয়েব ও মোবাইল অ্যাপ জেনারেট করতে সক্ষম।