ফাইন্যান্স টিম যে খরচ অনুমোদনের নিয়ম সহজে ব্যাখ্যা করতে পারে

ফাইন্যান্স টিমের কেন স্পষ্ট অনুমোদনের নিয়ম দরকার

«ম্যানেজার প্রতিটি খরচ অনুমোদন করবেন» এর মতো সহজ নিয়ম টিম, বাজেট বা অর্থের সীমা পেরোলেই অকার্যকর হয়ে যায়। একজন সেলস ম্যানেজার বুঝতে পারেন কেন কোনো কর্মীর ক্লায়েন্টের সঙ্গে ডিনার করা দরকার, কিন্তু তিনি হয়তো জানেন না কস্ট সেন্টারে আর বাজেট আছে কি না বা খরচটি ফাইন্যান্সকে পর্যালোচনা করতে হবে কি না।

স্পষ্ট খরচ অনুমোদনের নিয়ম প্রত্যেক ব্যক্তির সিদ্ধান্তের দায়িত্ব পরিষ্কার করে। রিকোয়েস্টকারী তথ্য দেন। বাজেটের মালিক নিশ্চিত করেন যে খরচটি তার কস্ট সেন্টারের সঙ্গে সম্পর্কিত। ফাইন্যান্স নীতি, কর, রসিদ এবং বড় খরচের সীমা পরীক্ষা করে। এরপর রিকোয়েস্ট অস্পষ্ট «দয়া করে নিশ্চিত করুন» ধরনের ইমেইল থ্রেডে ঘুরপাক না খেয়ে নির্ধারিত পথে এগোয়।

খরচের সীমা এবং বাজেটের মালিকানা দুটি আলাদা প্রশ্নের উত্তর দেয়। সীমা জানায় কখন আরও উচ্চ পর্যায়ের অনুমোদন দরকার। বাজেটের মালিকানা জানায় কোন ব্যক্তির বাজেট থেকে খরচটি হবে। কোনো বিভাগের ম্যানেজারকে সেই বিভাগের প্রতিটি বাজেটের স্বয়ংক্রিয় মালিক ধরে নেওয়া উচিত নয়। একজন টিমের নেতৃত্ব দিতে পারেন, আবার অন্যজন সেই প্রজেক্ট বা কস্ট সেন্টারের অর্থ নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন যেখান থেকে কেনাকাটার খরচ হবে।

উদাহরণ হিসেবে, একজন কর্মী ক্লায়েন্টের একটি প্রজেক্টের জন্য $180 মূল্যের সফটওয়্যার সাবস্ক্রিপশনের রিকোয়েস্ট করেন। তার ম্যানেজার ব্যবসায়িক প্রয়োজন অনুমোদন করতে পারেন, আর প্রজেক্টের বাজেট মালিক সেই প্রজেক্টে খরচটি দেওয়ার অনুমোদন করতে পারেন। সাবস্ক্রিপশনটি স্বাভাবিক নীতির বাইরে না হলে ফাইন্যান্স হয়তো শুধু পর্যালোচনা করবে। পরিমাণ $3,500 হলে ফাইন্যান্স ডিরেক্টর বা প্রকিউরমেন্ট পর্যালোচকের অনুমোদনও লাগতে পারে।

সাবমিশন স্ক্রিন তৈরি করার আগে এই সিদ্ধান্তগুলো নিন। তা না হলে ফর্মে ম্যানেজারের নাম নেওয়া হবে, অথচ ওয়ার্কফ্লোতে আসলে কস্ট সেন্টার এবং প্রজেক্ট কোড দরকার হতে পারে। পরে টিমগুলো ব্যতিক্রম যোগ করতে থাকে, ফলে কাজের পুনরাবৃত্তি এবং বিভ্রান্তি বাড়ে।

নিয়ম সহজ ভাষায় লিখুন। প্রতিটি নিয়মে ব্যাখ্যা থাকা উচিত:

• কী অনুমোদন চালু করে, যেমন পরিমাণ, খরচের ধরন বা কস্ট সেন্টার
• কে রিকোয়েস্ট অনুমোদন করবেন এবং তিনি কী পরীক্ষা করবেন
• কখন দ্বিতীয় অনুমোদন দরকার
• স্বাভাবিক অনুমোদনকারী অনুপস্থিত থাকলে কী হবে
• কে ব্যতিক্রম অনুমোদন করতে পারবেন

ফাইন্যান্স, ম্যানেজার এবং কর্মীদের নিয়মটি একইভাবে বোঝা উচিত। নীতি চূড়ান্ত হলে AppMaster-এর মতো নো-কোড প্ল্যাটফর্ম নিয়মের মানচিত্রকে ফর্ম, অনুমোদন প্রক্রিয়া এবং নোটিফিকেশনে রূপ দিতে পারে। এতে স্ক্রিন ডিজাইনের আড়ালে নীতিগত সিদ্ধান্ত লুকিয়ে থাকে না।

প্রতিটি রিকোয়েস্টে যে তথ্য দরকার, তা দিয়ে শুরু করুন

কোনো অনুমোদনকারীকে মন্তব্যে অতিরিক্ত তথ্য চাইতে না হয়, সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য তার কাছে যথেষ্ট প্রেক্ষাপট থাকা দরকার। ফর্ম তৈরি বা খরচ অনুমোদনের ওয়ার্কফ্লো সাজানোর আগে ফাইন্যান্সের প্রয়োজনীয় তথ্য নির্ধারণ করা উচিত।

বেশিরভাগ অনুমোদনকারী জানতে চান কর্মী কী কিনতে চান, ব্যবসার জন্য কেন তা দরকার, কোন বাজেট থেকে খরচ হবে এবং রিকোয়েস্টটি নীতি মেনে চলছে কি না। ম্যানেজার ব্যবসায়িক কারণের দিকে নজর দিতে পারেন। কস্ট সেন্টারের মালিক বাজেট পরীক্ষা করেন। ফাইন্যান্স বিভাগীয় সীমা, করের প্রমাণ এবং সহায়ক নথি পর্যালোচনা করে।

প্রতিটি রিকোয়েস্টে একই বিন্যাসে মৌলিক তথ্য রাখা উচিত:

• মোট পরিমাণ ও মুদ্রা, পরিমাণের মধ্যে কর অন্তর্ভুক্ত কি না
• খরচের বিভাগ, যেমন ভ্রমণ, সফটওয়্যার, ক্লায়েন্টের খাবার বা অফিস সরঞ্জাম
• কস্ট সেন্টার এবং প্রয়োজন হলে প্রজেক্ট বা ক্লায়েন্ট কোড
• রিকোয়েস্টকারী, বিভাগ এবং যে তারিখের মধ্যে সিদ্ধান্ত দরকার
• ব্যবসায়িক উদ্দেশ্য, সরবরাহকারী এবং কোটেশন বা রসিদের মতো নথি

প্রয়োজনীয় ফিল্ডকে বাস্তব সিদ্ধান্তের সঙ্গে যুক্ত করুন। $25 মূল্যের মাসিক সফটওয়্যার সাবস্ক্রিপশনের জন্য সরবরাহকারী, পরিমাণ, কস্ট সেন্টার এবং ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যই যথেষ্ট হতে পারে। $4,000 মূল্যের ল্যাপটপ কেনার ক্ষেত্রে ব্যবহারকারী, পরিবর্তনের কারণ এবং সম্পদ রিকোয়েস্ট নম্বরও লাগতে পারে। প্রতিটি রিকোয়েস্টের জন্য একই দীর্ঘ ফর্ম ব্যবহার করলে তথ্যের মান খারাপ হয় এবং কর্মীরা বিরক্ত হন।

বিভাগ বা পরিমাণ অনুযায়ী প্রয়োজন হলে কিছু ফিল্ড দেখান। ভ্রমণের রিকোয়েস্টে গন্তব্য ও ভ্রমণের তারিখ লাগতে পারে। ক্লায়েন্ট আপ্যায়নের ক্ষেত্রে অংশগ্রহণকারীদের নাম দরকার হতে পারে। নির্দিষ্ট সীমার বেশি রিকোয়েস্টে একাধিক কোটেশন বা সরবরাহকারী বেছে নেওয়ার কারণ চাইতে পারেন। শর্তসাপেক্ষ প্রশ্ন প্রক্রিয়াটি সহজ করে, কারণ কর্মীরা বুঝতে পারেন কেন অতিরিক্ত তথ্য চাওয়া হচ্ছে।

কে কোন তথ্য দেবেন, তা নির্ধারণ করুন। রিকোয়েস্টকারীরা যে তথ্য জানেন, যেমন উদ্দেশ্য ও সরবরাহকারী, তা দেবেন। কর্মীর প্রোফাইল থেকে ফর্ম তার বিভাগ ও ম্যানেজারের নাম পূরণ করতে পারে। সাবমিশনের পর ফাইন্যান্স নীতির স্ট্যাটাস বা অ্যাকাউন্টিং কোড যোগ করতে পারে। এতে কর্মীদের এমন ফিল্ড অনুমান করে পূরণ করতে হয় না যা তারা যাচাই করতে পারেন না।

ফর্ম তৈরির আগে সাম্প্রতিক তিনটি খরচের রিকোয়েস্ট দিয়ে তালিকাটি পরীক্ষা করুন। অনুমোদনকারী ইমেইল খোলা বা অতিরিক্ত প্রশ্ন না করেই সিদ্ধান্ত নিতে পারলে রিকোয়েস্টে যথেষ্ট তথ্য আছে। না হলে প্রক্রিয়াটি কাগজে থাকা অবস্থাতেই অনুপস্থিত ফিল্ড যোগ করুন বা তার ভাষা পরিষ্কার করুন।

বিভ্রান্তি ছাড়াই অনুমোদনের সীমা নির্ধারণ করুন

পরিমাণের স্তর কোম্পানি যেভাবে অর্থ খরচ করে তার সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ হওয়া উচিত। যে টিম বার্ষিক সফটওয়্যার প্ল্যান কেনে, তাদের সীমা এমন প্রতিষ্ঠানের তুলনায় আলাদা হওয়া দরকার যেখানে কর্মীরা মূলত মাইলেজ, খাবার ও ছোটখাটো সরঞ্জামের খরচ দাবি করেন। অন্য কোম্পানির সীমা হুবহু নকল করলে সাধারণত ভালো ফল পাওয়া যায় না।

মানুষ মনে রাখতে পারে এমন অল্প কয়েকটি স্তর ব্যবহার করুন। একজন বিভাগীয় ম্যানেজার $500 পর্যন্ত, ফাইন্যান্স ম্যানেজার $501 থেকে $2,500 পর্যন্ত এবং বিভাগীয় প্রধান তার বেশি পরিমাণ অনুমোদন করতে পারেন। স্তর যত কম হবে, রাউটিংয়ের ভুলও সাধারণত তত কম হবে।

প্রতিটি স্তরের পাশে হিসাবের নিয়ম লিখুন। একজন কর-পূর্ব পরিমাণ ব্যবহার করলে এবং অন্যজন চূড়ান্ত চার্জ ব্যবহার করলে ফাইন্যান্স টিমে মতবিরোধ হয়। মোটের মধ্যে বিক্রয় কর, টিপস, বৈদেশিক মুদ্রা বিনিময় ফি এবং পুনরাবৃত্ত চার্জ আছে কি না, তা উল্লেখ করুন। ১২ মাসের সাবস্ক্রিপশনের ক্ষেত্রে প্রথম মাসের পেমেন্ট নাকি পুরো বার্ষিক অঙ্গীকারের ভিত্তিতে অনুমোদন হবে, তা ঠিক করুন।

খরচের ধরনও গুরুত্বপূর্ণ। $1,000 মূল্যের ক্লায়েন্ট ডিনার এবং $1,000 মূল্যের ল্যাপটপের জন্য একই পর্যালোচনা সবসময় দরকার হয় না। সরঞ্জামের জন্য IT বা প্রকিউরমেন্ট অনুমোদন লাগতে পারে, আর স্বাভাবিক সীমার মধ্যে ভ্রমণের জন্য শুধু কর্মীর ম্যানেজারের অনুমোদনই যথেষ্ট হতে পারে।

নীতি চূড়ান্ত করার সময় একটি সহজ টেবিল ব্যবহার করুন:

দুজনের অনুমোদন দরকার হলে বিষয়টি নির্দিষ্টভাবে লিখুন। তারা ধারাবাহিকভাবে নাকি একই সময়ে অনুমোদন করবেন এবং পেমেন্টের আগে দুজনের সিদ্ধান্তই দরকার কি না, তা জানান। $1,800 মূল্যের সফটওয়্যার রিকোয়েস্ট প্রথমে কস্ট সেন্টার ম্যানেজার এবং পরে ফাইন্যান্সের কাছে যেতে পারে। সীমাবদ্ধ প্রজেক্ট বাজেটে দেওয়া $3,000 মূল্যের রিকোয়েস্টে কর্মীর ম্যানেজার আগে অনুমোদন করলেও বাজেট মালিক ও ফাইন্যান্সের অনুমোদন লাগতে পারে।

সীমা পরিবর্তনের নিয়ন্ত্রণ ফাইন্যান্সের হাতে থাকা উচিত। মানুষ ফর্মের ভেতর সীমা বদলাতে পারলে বা মৌখিক ব্যতিক্রম করতে পারলে ওয়ার্কফ্লো ব্যাখ্যা ও অডিট করা কঠিন হয়। বর্তমান স্তরগুলো একটি নীতি নথিতে রাখুন, তারপর সেটি অনুসারে ফর্ম তৈরি করুন।

কস্ট সেন্টার অনুযায়ী মালিকানা নির্ধারণ করুন

প্রতিটি সক্রিয় কস্ট সেন্টারের জন্য একজন নির্দিষ্ট বাজেট মালিক থাকা দরকার। সেই ব্যক্তি নিজে প্রতিটি কেনাকাটা অনুমোদন না করলেও কোন বাজেটের বিরুদ্ধে খরচ হচ্ছে তার দায়িত্ব কার, তা কর্মী ও ফাইন্যান্সের জানা উচিত। «বিভাগীয় প্রধানের কাছে পাঠান» ধরনের নিয়মে একাধিক টিম বা বাজেট থাকা বিভাগে দেরি হয়।

রিকোয়েস্টে দেওয়া কস্ট সেন্টার ব্যবহার করে প্রথম অনুমোদনকারী নির্বাচন করুন। কোনো সেলস কোঅর্ডিনেটর North America sales কস্ট সেন্টারে $450 মূল্যের ইভেন্ট খরচ জমা দিলে রিকোয়েস্টটি সেই কস্ট সেন্টারের মালিকের কাছে যাবে এবং এরপর পরিমাণভিত্তিক নিয়ম অনুসরণ করবে। কোঅর্ডিনেটরকে কোন সেলস নেতা বাজেটের মালিক, তা অনুমান করতে হবে না।

মালিকানা সহজ রাখুন:

• প্রতিটি সক্রিয় কস্ট সেন্টারে একজন প্রধান মালিক দিন।
• সমান ক্ষমতার একাধিক মালিকের তালিকার বদলে ব্যাকআপের জন্য ডেলিগেশন নিয়ম ব্যবহার করুন।
• শেয়ার করা বা পুরো কোম্পানির খরচের জন্য আলাদা রুট রাখুন।
• অনুপস্থিত বা নিষ্ক্রিয় কোডের রিকোয়েস্ট ফাইন্যান্স পর্যালোচনায় পাঠান।

শেয়ার করা খরচের জন্য একটি নির্দিষ্ট রুট দরকার। একাধিক বিভাগের ব্যবহৃত সফটওয়্যার, শেয়ার করা অফিস সরঞ্জাম এবং কোম্পানির ইভেন্ট কোনো বিভাগের নামে স্বয়ংক্রিয়ভাবে চলে গেলে বিরোধ তৈরি হতে পারে। ফাইন্যান্স এসব খরচ শেয়ার্ড সার্ভিস মালিকের কাছে দিতে পারে, রিকোয়েস্টকারীকে খরচ ভাগ করতে বলতে পারে বা বাজেট নির্বাচন করার আগে রিকোয়েস্ট পর্যালোচনা করতে পারে। শেয়ার করা প্রতিটি সাধারণ খরচের জন্য একটি পদ্ধতি বেছে নিন।

ফর্মে আর বিদ্যমান নেই এমন কোড গ্রহণ করা উচিত নয়। কর্মী বন্ধ প্রজেক্ট বা অবসর নেওয়া টিম কোড নির্বাচন করলে রিকোয়েস্ট থেমে বর্তমান কস্ট সেন্টার চাইবে। কোনো কোড নির্বাচন করা না গেলে ফাইন্যান্সের কাছে «কস্ট সেন্টার অনুপস্থিত» কারণসহ রিকোয়েস্ট পাঠানো উচিত। নীতি অনুমতি দিলে ফাইন্যান্স সংশোধনের জন্য তা ফেরত দিতে বা অস্থায়ী কোড দিতে পারে।

কস্ট সেন্টারের নাম, কোড, প্রধান মালিক এবং স্ট্যাটাসসহ একটি সংক্ষিপ্ত মালিকের তালিকা রাখুন। বাজেট স্থানান্তর, টিম পুনর্গঠন বা মালিকের চাকরি ছাড়ার সময় তালিকাটি হালনাগাদ করুন। AppMaster অ্যাপ্লিকেশনে অ্যাডমিনরা ডেটা টেবিলে এই তালিকা পরিচালনা করে সাবমিশন স্বয়ংক্রিয়ভাবে রুট করতে পারেন। পরিবর্তনের নিয়ন্ত্রণ ফাইন্যান্সের হাতে থাকে, আর যে ব্যক্তি আর বাজেট পরিচালনা করেন না তার ইনবক্সে রিকোয়েস্ট আটকে থাকে না।

ডেলিগেট এবং অনুপস্থিতির নিয়ম নির্ধারণ করুন

ম্যানেজার ছুটিতে, ভ্রমণে বা অন্য ভূমিকায় চলে গেলে অনুমোদন থেমে থাকা উচিত নয়। ডেলিগেশন রিকোয়েস্ট এগিয়ে রাখে, তবে নিয়মে সীমা থাকা দরকার, যাতে ফাইন্যান্স জানতে পারে কে কেন সিদ্ধান্ত নিয়েছেন।

শুধু নির্দিষ্ট অনুমোদনকারী নিজে অথবা অনুমোদিত ফাইন্যান্স বা HR অ্যাডমিন ডেলিগেশন সেট করতে পারবেন। ডেলিগেটের নাম, শুরুর তারিখ এবং শেষ তারিখ রেকর্ড করুন। অনির্দিষ্ট সময়ের ডেলিগেশনে পুরোনো অ্যাক্সেস দীর্ঘদিন সক্রিয় থেকে সমস্যা তৈরি করে।

একটি বাস্তবসম্মত নিয়ম হতে পারে, পরিকল্পিত ছুটির সময় একজন বিভাগীয় ম্যানেজার সর্বোচ্চ ৩০ দিনের জন্য একজন ডেলিগেট দিতে পারবেন। অনুপস্থিতি আরও দীর্ঘ হলে ফাইন্যান্স অ্যাসাইনমেন্ট পর্যালোচনা ও নবায়ন করবে। এতে ডেলিগেটের প্রয়োজনীয় ক্ষমতা এখনও আছে কি না, তা যাচাই করার নির্দিষ্ট সময় থাকে।

অনুমোদনের রেকর্ড পরিষ্কার রাখুন

ওয়ার্কফ্লোতে মূল অনুমোদনকারীর পাশাপাশি ডেলিগেট হিসেবে কাজ করা ব্যক্তিকেও দেখাতে হবে। ডেলিগেশনের সময়সীমা এবং অনুমোদনের সময় রেকর্ড করুন। পরে ফাইন্যান্স বা অডিটর কোনো দাবি পর্যালোচনা করলে তারা দেখতে পারবেন যে ম্যানেজার নিজে অনুমোদন করেননি এবং বিকল্প ব্যক্তির কাজ করার অনুমতি ছিল।

মূল অনুমোদনকারীর নাম ডেলিগেটের নাম দিয়ে বদলে দেবেন না। এতে বিরোধ মেটানো কঠিন হয়, বিশেষ করে স্বাভাবিক খরচের ধরন থেকে বাইরে থাকা ব্যয়ের ক্ষেত্রে।

ডেলিগেটের নিজের টিমের জমা দেওয়া দাবির নিয়মও স্পষ্ট করুন। কিছু ফাইন্যান্স টিম ডেলিগেটকে ওই টিমের সাধারণ দাবি অনুমোদনের অনুমতি দেয়, কিন্তু ডেলিগেটের নিজের খরচ অন্য ম্যানেজারকে দিতে বলে। অন্যরা ডেলিগেটেড ম্যানেজারের রিপোর্টিং লাইনের সব দাবি অন্য স্তরে পাঠায়। একটি নীতি বেছে নিয়ে সহজ ভাষায় লিখুন।

ডেলিগেশন নীতিতে নিশ্চিত করুন যে ডেলিগেট নির্দিষ্ট তারিখে শুধু নির্দিষ্ট অনুমোদনকারীর হয়ে কাজ করবেন, নিজের খরচ অনুমোদন করতে পারবেন না এবং স্বাভাবিক পরিমাণ ও কস্ট সেন্টারের নিয়ম মানবেন। ম্যানেজার চাকরি ছাড়লে বা পদ পরিবর্তন করলে ফাইন্যান্সকে একজন বিকল্প অনুমোদনকারী দিতে হবে।

ভূমিকা পরিবর্তনের ক্ষেত্রে স্বল্পমেয়াদি অনুপস্থিতির চেয়ে আলাদা ব্যবস্থা দরকার। কেউ চাকরি ছাড়লে দ্রুত তার অনুমোদনের অ্যাক্সেস বাতিল করে কস্ট সেন্টার নতুন মালিককে দিন। স্থায়ী মালিক না থাকলে ফাইন্যান্স শেষ তারিখসহ অস্থায়ী বিকল্প নির্ধারণ করতে পারে। অনির্দিষ্ট সময়ের জন্য রিকোয়েস্ট কোনো সাবেক কর্মীর ডেলিগেটের কাছে যাওয়া উচিত নয়।

দেরি হওয়ার আগে ব্যতিক্রমের রুট পরিকল্পনা করুন

প্রতিটি খরচ অনুমোদনের ওয়ার্কফ্লোতে এমন রিকোয়েস্টের জন্য রুট দরকার যা স্বাভাবিক নিয়মে পড়ে না। স্ক্রিন তৈরি করার আগে এসব পরিস্থিতি নির্ধারণ করুন। না হলে কর্মীরা ইমেইল পাঠাবেন, ম্যানেজাররা অনানুষ্ঠানিক সিদ্ধান্ত নেবেন এবং কেন কোনো রিকোয়েস্ট এগিয়েছে তা কেউ ব্যাখ্যা করতে পারবেন না।

সাধারণ ব্যতিক্রমের মধ্যে আছে জরুরি ভ্রমণ, রসিদ অনুপস্থিত থাকা, স্বাভাবিক সীমার বেশি রিকোয়েস্ট বা ভুল কস্ট সেন্টারে দেওয়া চার্জ। অস্পষ্ট «বিশেষ পরিস্থিতি» না বলে প্রতিটিকে নির্দিষ্ট ব্যতিক্রমের ধরন হিসেবে রাখুন। রিকোয়েস্টকারী কারণ নির্বাচন করবেন এবং প্রয়োজনীয় তথ্য সংযুক্ত করবেন।

উদাহরণ হিসেবে, মিটিংয়ের তারিখ বদলে যাওয়ায় একজন কর্মীকে আগামীকাল ক্লায়েন্টের কাছে যেতে হতে পারে। রিকোয়েস্টে ভ্রমণসূচি, জরুরিতার সংক্ষিপ্ত কারণ এবং সম্ভাব্য মোট খরচ চাইতে পারেন। এরপর ফাইন্যান্স রিকোয়েস্টটি সাধারণ চেইনে না পাঠিয়ে কর্মীর ম্যানেজার ও একজন ফাইন্যান্স পর্যালোচকের কাছে পাঠাতে পারে।

প্রতিটি ব্যতিক্রমের একজন মালিক দিন

প্রতিটি ব্যতিক্রম কে অনুমোদন করবেন এবং কী প্রমাণ লাগবে, তা নির্ধারণ করুন। রসিদ না থাকলে স্বাক্ষর করা ঘোষণা এবং কার্ড লেনদেনের রেকর্ড লাগতে পারে। জরুরি কেনাকাটায় স্বাভাবিক ক্রয়পথ ব্যবহার করা যায়নি কেন, সে বিষয়ে ম্যানেজারের নোট লাগতে পারে।

প্রতিটি ওভাররাইডের চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত, পর্যালোচকের নাম, তারিখ এবং কারণ রেকর্ড করুন। এতে ফাইন্যান্স ব্যবহারযোগ্য অডিট রেকর্ড পায় এবং বারবার ঘটতে থাকা নীতিগত সমস্যা চিহ্নিত করতে পারে।

উত্তর দেওয়ার সময়সীমা এবং এসকেলেশন যোগ করুন

পর্যালোচক অনুপস্থিত থাকলে বা নোটিফিকেশন না দেখলে রিকোয়েস্ট আটকে যায়। প্রতিটি ব্যতিক্রমের জন্য উত্তর দেওয়ার সময়সীমা নির্ধারণ করুন। সময়সীমা পার হলে ওয়ার্কফ্লো ডেলিগেটকে জানাবে বা নির্দিষ্ট বিকল্প পর্যালোচকের কাছে পাঠাবে।

জরুরি ভ্রমণের ক্ষেত্রে প্রথম পর্যালোচকের উত্তর দেওয়ার জন্য এক কর্মদিবস থাকতে পারে। তিনি কাজ না করলে রিকোয়েস্ট ডেলিগেটের কাছে যাবে। ডেলিগেট চার কর্মঘণ্টার মধ্যে উত্তর না দিলে সিদ্ধান্তের জন্য ফাইন্যান্সের কাছে যাবে। মূল পর্যালোচককে দৃশ্যমান রাখুন, যাতে দেরি কোথা থেকে শুরু হয়েছে তা ফাইন্যান্স বুঝতে পারে।

অ্যাপ্লিকেশনে ব্যতিক্রমের ধরন, প্রমাণ, ওভাররাইডের কারণ এবং এসকেলেশনের স্ট্যাটাস সংরক্ষণ করুন। AppMaster টিমগুলোকে এসব ফিল্ড মডেল করে ভিজ্যুয়াল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ায় রিকোয়েস্ট রুট করতে দেয়। এতে কর্মীরা বৈধ ব্যতিক্রমের পরিষ্কার পথ পায় এবং ফাইন্যান্স ধারাবাহিক রেকর্ড রাখতে পারে।

বাস্তবসম্মত একটি রিকোয়েস্ট ধাপে ধাপে দেখুন

একজন মার্কেটিং কোঅর্ডিনেটর $1,200 মূল্যের বার্ষিক সফটওয়্যার সাবস্ক্রিপশনের রিকোয়েস্ট করেন। ফর্মে সরবরাহকারী, পরিমাণ, ব্যবসায়িক উদ্দেশ্য, নবায়নের তারিখ এবং মার্কেটিং কস্ট সেন্টার চাওয়া হয়। কোঅর্ডিনেটর বিক্রেতার কোটেশন সংযুক্ত করেন এবং জানান যে টুলটি ক্যাম্পেইন রিপোর্টিংয়ে সাহায্য করবে।

নোটিফিকেশন পাঠানোর আগে ওয়ার্কফ্লো পরিমাণ ও কস্ট সেন্টার পড়ে। নির্ধারিত নিয়ম অনুযায়ী, $1,000 থেকে $2,500 পর্যন্ত কেনাকাটায় কস্ট সেন্টারের মালিক ও একজন ফাইন্যান্স পর্যালোচকের অনুমোদন দরকার। রিকোয়েস্টটি প্রথমে মার্কেটিং বাজেটের মালিকের কাছে যায়।

মালিক রিকোয়েস্ট, কস্ট সেন্টারে অবশিষ্ট বাজেট এবং কেনাকাটার কারণ দেখতে পান। তিনি অনুমোদন, প্রত্যাখ্যান বা প্রশ্নসহ ফেরত দিতে পারেন। তিনি অনুমোদন করলে একই রেকর্ড ফাইন্যান্সের কাছে যায়। ফাইন্যান্স পরীক্ষা করে সাবস্ক্রিপশনটি নীতিসম্মত কি না, করের তথ্য আছে কি না এবং সরবরাহকারীটি রেকর্ডে আগে থেকেই আছে কি না।

দুজন অনুমোদন করলে সিস্টেম সিদ্ধান্ত, অনুমোদনকারীর নাম এবং সময় সংরক্ষণ করে। কোঅর্ডিনেটর স্ট্যাটাস আপডেট পান এবং কেনাকাটা এগিয়ে নিতে পারেন। ফাইন্যান্স রিকোয়েস্ট প্রত্যাখ্যান করলে রেকর্ডে কারণ থাকে, যেমন «বর্তমান চুক্তি শেষ না হওয়া পর্যন্ত বিদ্যমান রিপোর্টিং টুল ব্যবহার করুন»।

কস্ট সেন্টারের মালিক অনুপস্থিত থাকলে

মার্কেটিংয়ের মালিক ছুটিতে থাকলে ডেলিগেট তখনই কাজ করবেন যখন মালিক আগে ডেলিগেশন সেট করেছেন এবং ছুটির তারিখে সেটি সক্রিয় আছে। ডেলিগেট একটি নোট পাবেন যে তিনি মার্কেটিং মালিকের হয়ে কাজ করছেন।

ডেলিগেট একই সিদ্ধান্ত নিতে পারেন, তবে রেকর্ডে কোন মালিকের ক্ষমতা প্রযোজ্য এবং কে কাজটি করেছেন, দুটোই দেখাতে হবে। ডেলিগেট অনুমোদন করার পরও ফাইন্যান্স রিকোয়েস্ট পর্যালোচনা করবে। ডেলিগেট নিজের খরচ অনুমোদন করতে বা উচ্চতর অনুমোদন সীমা এড়াতে পারবেন না।

রিকোয়েস্টে ব্যতিক্রম দরকার হলে

স্বাভাবিক পর্যালোচনা শেষ হওয়ার আগে সরবরাহকারী পেমেন্ট চাইলে বা কেনাকাটা নীতির সীমার বাইরে হলে কোঅর্ডিনেটর ব্যতিক্রম চাইতে পারেন। ফর্মে সংক্ষিপ্ত ব্যতিক্রমের নোট এবং সরবরাহকারীর কোটেশনে দেওয়া সময়সীমার মতো প্রমাণ চাওয়া উচিত।

এরপর ওয়ার্কফ্লো রিকোয়েস্টটি সেই ব্যতিক্রম অনুমোদনের ক্ষমতাপ্রাপ্ত ব্যক্তির কাছে পাঠাবে, সাধারণত একজন ফাইন্যান্স ম্যানেজারের কাছে। তার সিদ্ধান্ত স্বাভাবিক অনুমোদনের পাশে থাকবে, সেগুলোকে প্রতিস্থাপন করবে না। উদাহরণ: «ব্যতিক্রম অনুমোদিত: শুক্রবার ইভেন্টের রেজিস্ট্রেশন বন্ধ হওয়ায় স্বাভাবিক শর্তের আগে পেমেন্টের অনুমতি দেওয়া হয়েছে»।

এই উদাহরণে বিভ্রান্তির সাধারণ জায়গাগুলো পরীক্ষা হয়: পরিমাণের সীমা, মালিকানা, সাময়িক দায়িত্ব এবং ব্যতিক্রম। প্রতিটি রুটে একজন মালিক এবং রেকর্ড করা ফলাফল নিশ্চিত করার পরেই সাবমিশন স্ক্রিন তৈরি করুন।

অনুমোদনের নিয়মে সাধারণ ভুল এড়িয়ে চলুন

অনেক অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো ব্যর্থ হয়, কারণ সেগুলো বাজেটের মালিকানার বদলে অর্গানাইজেশন চার্ট নকল করে। শুধু পদবি পুরো বিষয়টি জানায় না। একজন ম্যানেজার দুটি কস্ট সেন্টার পরিচালনা করতে পারেন, অস্থায়ীভাবে একটি বাজেটের মালিক হতে পারেন বা নির্দিষ্ট খরচের বিভাগই অনুমোদন করতে পারেন। «বিভাগীয় প্রধান» এর মতো পদবির বদলে ব্যক্তি, কস্ট সেন্টার, বিভাগ এবং সীমার সঙ্গে অনুমোদনের অধিকার যুক্ত করুন।

প্রতিটি রিকোয়েস্ট ফাইন্যান্স ডিরেক্টরের কাছে পাঠাবেন না। এতে সাধারণ কেনাকাটার সারি তৈরি হয় এবং ফাইন্যান্স বাধা হয়ে দাঁড়ায়। ফাইন্যান্সের কাজ নীতি নির্ধারণ, অস্বাভাবিক ঝুঁকি পর্যালোচনা এবং নির্দিষ্ট ব্যতিক্রম পরিচালনা করা। কস্ট সেন্টারের মালিকরা নির্ধারিত সীমার মধ্যে সাধারণ খরচ অনুমোদন করতে পারেন, আর বড় পরিমাণ ও সীমাবদ্ধ বিভাগ পরবর্তী স্তরে যাবে।

ব্যতিক্রমের নিয়ম ইমেইল থ্রেডে নয়, ওয়ার্কফ্লোতে রাখুন। ফ্লাইট বাতিল হওয়ায় কর্মীর একই দিনে হোটেল দরকার হলে দৃশ্যমান রুট থাকা উচিত: কারণ রেকর্ড করুন, প্রমাণ সংযুক্ত করুন, সঠিক অনুমোদনকারীর কাছে পাঠান এবং সিদ্ধান্ত লিখে রাখুন।

কিছু পরীক্ষা বেশিরভাগ বিভ্রান্তি প্রতিরোধ করে:

• শুধু পদবির ভিত্তিতে নয়, বাজেটের দায়িত্ব অনুযায়ী অনুমোদনের অধিকার দিন।
• সাধারণ রিকোয়েস্টের জন্য সীমা এবং ব্যতিক্রমের জন্য আলাদা রুট রাখুন।
• অনুপস্থিতির কভারেজ এবং প্রতিটি ডেলিগেশনের সময়সীমা নির্ধারণ করুন।
• যে পরিমাণ, বিভাগ এবং ব্যতিক্রমের জন্য প্রয়োজন, শুধু সেগুলোর ক্ষেত্রে ফাইন্যান্স ডিরেক্টরের অনুমোদন রাখুন।
• রিকোয়েস্টকারীকে নিজের চূড়ান্ত অনুমোদনকারী বেছে নিতে দেবেন না।

শেষ নিয়মটি স্বার্থের সংঘাত থেকে প্রক্রিয়াকে রক্ষা করে। রিকোয়েস্টকারী কোন কস্ট সেন্টারে খরচ যাবে তা নির্বাচন করতে পারেন, কিন্তু অনুমোদিত নিয়ম থেকে ওয়ার্কফ্লো অনুমোদনকারী নির্বাচন করবে। সেলস কস্ট সেন্টারে $900 মূল্যের ক্লায়েন্ট ডিনারের রিকোয়েস্ট করা সেলস ম্যানেজারের রিকোয়েস্ট বন্ধুত্বপূর্ণ ম্যানেজারদের তালিকায় নয়, সেই বাজেটের মালিকের কাছে যাওয়া উচিত।

মানুষ পরীক্ষা ও ব্যাখ্যা করতে পারে এমন ভাষায় নিয়ম লিখুন। উদাহরণ: «$5,000-এর বেশি রিকোয়েস্টে কস্ট সেন্টারের মালিক এবং ফাইন্যান্সের অনুমোদন দরকার। জরুরি কারণে বুক করা ভ্রমণে আগাম অনুমোদন বাদ যেতে পারে, তবে কর্মীকে দুই কর্মদিবসের মধ্যে রসিদ এবং লিখিত কারণ জমা দিতে হবে»।

ফর্ম তৈরির আগে দ্রুত যাচাই করুন

অস্পষ্ট নিয়ম কোনো ফর্ম ঠিক করতে পারে না। প্রস্তাবিত অনুমোদনের মানচিত্র একটি সংক্ষিপ্ত নথিতে রাখুন, যাতে ফাইন্যান্স, বাজেট মালিক এবং অপারেশন কর্মীরা সহজে পড়তে পারেন।

মালিকানা দিয়ে শুরু করুন। প্রতিটি সক্রিয় কস্ট সেন্টারের জন্য একজন নির্দিষ্ট অনুমোদনকারী এবং অনুপস্থিতির জন্য একটি ব্যাকআপ রুট দরকার। কোম্পানি সেই পদবির তালিকা হালনাগাদ রাখে না হলে «বিভাগীয় প্রধান» ধরনের লেবেল এড়িয়ে চলুন। Marketing কস্ট সেন্টারের কোনো মালিক না থাকলে রিকোয়েস্ট থামবে, ফাইন্যান্সের কাছে যাবে নাকি অস্থায়ী ডেলিগেটের কাছে যাবে, তা ঠিক করুন।

প্রতিটি সীমা সাম্প্রতিক রিকোয়েস্টের সঙ্গে তুলনা করুন। গত মাস বা ত্রৈমাসিকের অল্প কিছু রিকোয়েস্ট পরিমাণ, কস্ট সেন্টার এবং খরচের ধরন অনুযায়ী দেখুন। এতে এমন নিয়ম ধরা পড়বে যা শুনতে যুক্তিসঙ্গত হলেও অপ্রয়োজনীয় অনুমোদন তৈরি করে। বেশিরভাগ সফটওয়্যার নবায়ন যদি $500 সীমার ঠিক ওপরে হয়, তাহলে অস্বাভাবিক খরচ পর্যালোচনার বদলে ফাইন্যান্সকে নিয়মিত চার্জ অনুমোদনে অতিরিক্ত সময় দিতে হতে পারে।

অস্বাভাবিক পরিস্থিতি দিয়ে লিখিত নিয়ম পরীক্ষা করুন:

• সক্রিয় কস্ট সেন্টারে দেওয়া $1,200 মূল্যের হোটেল রিকোয়েস্ট, যেখানে স্বাভাবিক মালিক উপস্থিত
• কস্ট সেন্টারের মালিক ছুটিতে থাকা অবস্থায় জমা দেওয়া রিকোয়েস্ট
• স্বাভাবিক সীমার বেশি জরুরি মেরামত, যার দ্রুত ব্যতিক্রমের রুট দরকার
• বৈধ খরচ, কিন্তু কোনো কস্ট সেন্টার নেই, অথবা এমন কস্ট সেন্টার যার বর্তমান মালিক নেই

প্রতিটি পরিস্থিতির প্রত্যাশিত ফল লিখুন: রিকোয়েস্ট কে পাবেন, কে অনুমোদন করতে পারবেন, কী প্রমাণ লাগবে এবং কেউ উত্তর না দিলে কী হবে। দুজন একই পরিস্থিতিকে আলাদাভাবে ব্যাখ্যা করলে নিয়মে আরও কাজ দরকার।

ফর্ম ডিজাইন করার আগে ফাইন্যান্স ও বাজেট মালিকদের নথিটি অনুমোদন করতে বলুন। তাদের অনুমোদন শুধু ভাষায় নয়, পরিমাণ, রাউটিংয়ের ক্রম, ডেলিগেটের সীমা এবং ব্যতিক্রমের ক্ষমতার ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য হওয়া উচিত। পরবর্তী পরিবর্তনের জন্য অনুমোদিত সংস্করণটি ওয়ার্কফ্লো তৈরির নথির পাশে রাখুন।

সম্মত নিয়ম থেকে ওয়ার্কফ্লো তৈরি করুন

ফাইন্যান্স রাউটিংয়ের মানচিত্রে সম্মত হলে প্রতিটি নিয়মকে এমন ডেটায় রূপ দিন যা অ্যাপ্লিকেশন সংরক্ষণ ও ব্যবহার করতে পারে। একটি রিকোয়েস্টে পরিমাণ, মুদ্রা, কস্ট সেন্টার, খরচের ধরন, রিকোয়েস্টকারী, ব্যবসায়িক কারণ, রসিদ এবং তারিখের মতো ফিল্ড দরকার। কর্মীদের জন্য পরিষ্কার স্ট্যাটাসও রাখুন: Draft, Submitted, Waiting for manager, Waiting for finance, Approved, Rejected এবং Needs correction।

নীতিকে স্ক্রিনের লেআউট থেকে আলাদা রাখুন। $500 সীমা $750 করা বা নতুন কস্ট সেন্টার মালিক দেওয়ার অর্থ যেন প্রতিটি ফর্ম নতুন করে তৈরি করা না হয়, শুধু নিয়ম পরিবর্তন করাই যথেষ্ট হয়।

সাবমিশন স্ক্রিনের আগে রাউটিং তৈরি করুন

প্রথমে রাউটিংয়ের শর্ত তৈরি করুন। $250-এর কম রিকোয়েস্ট কস্ট সেন্টার ম্যানেজারের কাছে যেতে পারে। $250 থেকে $2,000 পর্যন্ত রিকোয়েস্টে ওই ম্যানেজার ও ফাইন্যান্স দুজনের অনুমোদন লাগতে পারে। $2,000-এর বেশি রিকোয়েস্টে বিভাগীয় প্রধানের অনুমোদনও দরকার হতে পারে। ক্লায়েন্ট আপ্যায়নে যেকোনো পরিমাণে রসিদ এবং ফাইন্যান্স পর্যালোচনা চাইতে পারেন।

ফাইন্যান্স কর্মীদের এমন একটি নিয়ম খুলে বুঝতে পারা উচিত যে অ্যাপ্লিকেশন কেন নির্দিষ্ট অনুমোদনকারী নির্বাচন করেছে। AppMaster-এ টিমগুলো ভিজ্যুয়াল ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া তৈরি করতে পারে, যা রিকোয়েস্ট সংরক্ষণ, প্রয়োজনীয় ফিল্ড পরীক্ষা, কস্ট সেন্টারের মালিক খোঁজা, পরিমাণ যাচাই এবং প্রাসঙ্গিক অনুমোদন টাস্ক তৈরি করে। ভূমিকা-ভিত্তিক অ্যাক্সেস প্রতিটি অনুমোদনকারীকে তার দেখার কথা এমন রিকোয়েস্টেই সীমাবদ্ধ রাখতে পারে।

লজিক স্থিতিশীল হওয়ার পর সাবমিশন স্ক্রিন তৈরি করুন। রাউটিং নিয়ম ও ফাইন্যান্সের পর্যালোচনার জন্য দরকারি তথ্য এবং প্রাসঙ্গিক নথি নিন। অতিরিক্ত প্রশ্ন কর্মীদের ধীর করে এবং অসামঞ্জস্যপূর্ণ উত্তর তৈরি করে।

মানুষ বাস্তবে যে রিকোয়েস্ট জমা দেয়, সেগুলো পরীক্ষা করুন

রিলিজের আগে ফাইন্যান্সকে অ্যাপ্লিকেশনে বাস্তবসম্মত পরিস্থিতি পরীক্ষা করতে হবে:

• সাধারণ পরিচালন কস্ট সেন্টারে দেওয়া $90 মূল্যের সফটওয়্যার সাবস্ক্রিপশন
• ম্যানেজার ও ফাইন্যান্সের পর্যালোচনা দরকার এমন $600 মূল্যের হোটেল দাবি
• অতিরিক্ত অনুমোদন দরকার এমন $3,500 মূল্যের সরঞ্জামের রিকোয়েস্ট
• স্বাভাবিক অনুমোদনকারী অনুপস্থিত থাকা অবস্থায় জমা দেওয়া রিকোয়েস্ট
• রসিদ না থাকায় সংশোধনের জন্য ফাইন্যান্সের ফেরত পাঠানো রিকোয়েস্ট

প্রতিটি পরীক্ষায় নির্ধারিত অনুমোদনকারী, রিকোয়েস্টকারীর স্ট্যাটাস, রিমাইন্ডারের সময় এবং অডিট রেকর্ড পরীক্ষা করুন। ফাইন্যান্স যদি এক বা দুটি বাক্যে রুটটি ব্যাখ্যা করতে না পারে, কর্মীরা এর ওপর নির্ভর করার আগে নিয়ম সহজ করুন।

পরীক্ষার পর ওয়ার্কফ্লো প্রকাশ করুন এবং রিকোয়েস্টকারীদের তারা যে স্ট্যাটাস দেখতে পাবেন, সে বিষয়ে একটি সংক্ষিপ্ত গাইড দিন। স্পষ্ট খরচ অনুমোদনের নিয়ম কারও ইনবক্সে লুকিয়ে থাকা সিদ্ধান্তের বদলে পূর্বানুমেয় ধাপে পরিণত হয়।