রেফারেল ইনটেক ওয়ার্কফ্লো: প্রতিটি পরিচয় ট্র্যাক করুন

রেফারেল ইনটেক প্রক্রিয়া কেন ভেঙে পড়ে

একটি রেফারেল প্রায়ই ভালো উদ্দেশ্য নিয়ে শুরু হয়, তারপর প্রতিদিনের কাজের ভিড়ে হারিয়ে যায়। কেউ ইমেইলে পরিচয় করিয়ে দেন, কেউ কলে কারও নাম উল্লেখ করেন, আবার কেউ ব্যক্তিগত নোটে তথ্য রাখেন। প্রতিটি পদ্ধতি আলাদাভাবে দ্রুত মনে হলেও একসঙ্গে এগুলো রেফারেল খুঁজে পাওয়া, দায়িত্ব দেওয়া এবং ফল মাপা কঠিন করে তোলে।

ইমেইল থ্রেড সহজেই হারিয়ে যায়। দলের কেউ রেফারেলদাতাকে উত্তর দিলেও সম্ভাব্য ব্যক্তির তথ্য রেকর্ড করতে ভুলতে পারেন। অন্য কেউ ধরে নিতে পারেন, যোগাযোগ ইতিমধ্যে শুরু হয়েছে। কোনো কর্মী দায়িত্ব বদলালে বা ছুটিতে গেলে প্রয়োজনীয় প্রেক্ষাপট এমন একটি ইনবক্সে থেকে যেতে পারে, যা আর কেউ দেখে না।

ব্যক্তিগত নোটে অন্য ধরনের সমস্যা হয়। সেখানে প্রায়ই দরকারি তথ্য থাকে, যেমন রেফারেলদাতা কেন পরিচয় করিয়ে দিয়েছেন বা সম্ভাব্য ব্যক্তির কী প্রয়োজন। কিন্তু পুরো দল সেই নোট দেখতে পারে না। ফলে রেফারেল একটি শেয়ারড প্রক্রিয়ার বদলে একজনের স্মৃতির ওপর নির্ভর করে।

তথ্য না থাকলে ব্যয়বহুল ফাঁক তৈরি হয়। সম্মতির রেকর্ড না থাকলে এমন কারও সঙ্গে যোগাযোগ করা হতে পারে, যিনি যোগাযোগ প্রত্যাশা করেননি। নির্দিষ্ট দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি না থাকলে একই ব্যক্তির সঙ্গে একাধিকজন যোগাযোগ করতে পারেন, অথবা কেউই করতে পারেন না। ফলো-আপের তারিখ না থাকলে আগ্রহী সম্ভাব্য ব্যক্তি বেশি দিন অপেক্ষা করে আগ্রহ হারাতে পারেন।

ক্ষতি শুধু একটি সুযোগ হারানোর মধ্যে সীমাবদ্ধ নয়। রেফারেলদাতারা খেয়াল করেন, তাদের পরিচয় করিয়ে দেওয়ার পর কোনো সাড়া দেওয়া হয়েছে কি না, অথবা আপডেটের জন্য তাদের বারবার যোগাযোগ করতে হচ্ছে কি না। এতে তারা ভবিষ্যতে আবার রেফারেল দিতে অনিচ্ছুক হতে পারেন। কোন পেশাদার নেটওয়ার্কের রেফারেল সত্যিকারের কথোপকথন, যোগ্য সম্ভাব্য ব্যক্তি এবং সম্পন্ন কাজে রূপ নিচ্ছে, দল সেটিও বুঝতে পারে না।

একটি রেফারেল ইনটেক ওয়ার্কফ্লো প্রতিটি পরিচয়ের জন্য শেয়ারড রেকর্ড এবং দলের ভেতর এগোনোর একটি স্পষ্ট পথ তৈরি করে। এতে কে রেফারেল দিয়েছেন, ওই ব্যক্তি যোগাযোগে সম্মতি দিয়েছেন কি না, তার কী প্রয়োজন, কে সাড়া দেবেন এবং শেষ পর্যন্ত কী হয়েছে, তা থাকা উচিত।

যেকোনো সময় দলকে এই প্রশ্নগুলোর উত্তর দিতে পারা উচিত:

• কে রেফারেল দিয়েছেন এবং পরিচয় কীভাবে হয়েছে?
• ওই ব্যক্তি যোগাযোগে সম্মতি দিয়েছেন কি না এবং দল কোন তথ্য ব্যবহার করতে পারে?
• পরবর্তী কাজের দায়িত্ব কার এবং তা কবে করতে হবে?
• রেফারেলটি যোগ্য, প্রত্যাখ্যাত, রূপান্তরিত, নাকি এখনও সক্রিয়?

এই উত্তরগুলো এক জায়গায় থাকলে রেফারেল ফলো-আপ স্বাভাবিক কাজের অংশ হয়ে যায়। রেফারেলদাতা আপডেট চাইলে তবেই মনে পড়ে, এমন কোনো বিচ্ছিন্ন কাজ থাকে না।

মানুষ এবং দায়িত্ব হস্তান্তর নির্ধারণ করুন

ফর্ম তৈরি বা স্ট্যাটাস যোগ করার আগে ভূমিকা ঠিক করুন। একাধিক ব্যক্তি ধরে নেন, অন্য কেউ উত্তর দেবেন, সম্মতি যাচাই করবেন বা রেফারেলদাতাকে আপডেট দেবেন, এ কারণেই রেফারেল প্রায়ই হারিয়ে যায়।

জড়িত সবাইকে তালিকাভুক্ত করুন। কোনো পেশাদার যোগাযোগ রেফারেল পাঠাতে পারেন। রেফারেলপ্রাপ্ত ব্যক্তিকে হয়তো নিশ্চিত করতে হবে যে তিনি যোগাযোগ চান। এরপর বিক্রয়, নিয়োগ, সাপোর্ট বা অংশীদারিত্ব দলের কেউ ঠিক করবেন, রেফারেলটি উপযুক্ত কি না এবং পরবর্তী পদক্ষেপ কী হবে।

ছোট ব্যবসায় একই ব্যক্তি একাধিক ভূমিকা পালন করলেও এই ভূমিকা আলাদা রাখুন:

• রেফারেলদাতা পরিচয় করিয়ে দেন এবং প্রেক্ষাপট জানান।
• রেফারেলপ্রাপ্ত ব্যক্তি গ্রাহক, প্রার্থী, অংশীদার বা ক্লায়েন্ট হতে পারেন।
• অভ্যন্তরীণ দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি রেফারেল গ্রহণ করেন, তথ্য যাচাই করেন এবং রেকর্ড হালনাগাদ রাখেন।

অভ্যন্তরীণ দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির একজন বিকল্পও থাকা দরকার। তিনি অনুপস্থিত থাকলে ভালো একটি পরিচয় যেন তার ফেরার অপেক্ষায় না থাকে। এলাকা, অ্যাকাউন্ট, অবস্থান বা রোটেশন নিয়ম অনুযায়ী রেফারেল ভাগ করুন এবং দায়িত্বটি সবার কাছে দৃশ্যমান রাখুন।

প্রতিটি হস্তান্তর কোথায় হবে তা ঠিক করুন। কোনো অংশীদার ফর্মের মাধ্যমে রেফারেল পাঠাতে পারেন। ওয়ার্কফ্লো সেটি একজন অ্যাকাউন্ট ম্যানেজারের কাছে পাঠাবে। ম্যানেজার সম্মতি যাচাই করবেন, প্রথম যোগাযোগের চেষ্টা রেকর্ড করবেন, তারপর সুযোগটি যোগ্য হিসেবে চিহ্নিত করবেন বা কারণসহ বন্ধ করবেন। অন্য দল দায়িত্ব নিলে নতুন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি একই রেকর্ডে হস্তান্তর গ্রহণ করবেন।

শুরুতেই অ্যাক্সেসের নিয়ম ঠিক করুন

সাধারণ কার্যক্রমের তুলনায় যোগাযোগের তথ্যের অ্যাক্সেস আরও সীমিত হওয়া দরকার। রেফারেলদাতাদের সাধারণত তাদের পরিচয় গ্রহণ করা হয়েছে কি না, তা জানা দরকার। কিন্তু ব্যক্তিগত নোট, চুক্তির আলোচনা বা প্রতিটি স্ট্যাটাস পরিবর্তন তাদের দেখার প্রয়োজন নেই। রেফারেলপ্রাপ্ত ব্যক্তিকে শুধু তার দেওয়া সম্মতির সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ বার্তা পাঠানো উচিত।

অনেক পেশাদার নেটওয়ার্কের রেফারেলের জন্য সহজ একটি অনুমতির কাঠামোই যথেষ্ট। রেফারেলদাতারা পরিচয় পাঠাতে এবং গ্রহণ বা ফলাফলের সাধারণ আপডেট দেখতে পারেন। অভ্যন্তরীণ দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিরা যোগাযোগের তথ্য, যোগ্যতা যাচাইয়ের নোট এবং ফলো-আপ কাজ দেখতে পারেন। টিম লিডরা দায়িত্ব বণ্টন, কাজের চাপ এবং ফলাফলের রিপোর্ট পর্যালোচনা করতে পারেন। বিশেষজ্ঞ দলকে শুধু তাদের কাজের জন্য দরকারি অ্যাক্সেস দিন।

রেফারেল বন্ধ হলে রেফারেলদাতারা কী দেখতে পারবেন, তা ঠিক করুন। গোপনীয়তা রক্ষার জন্য কিছু দল «যোগাযোগ হয়েছে» বা «উপযুক্ত নয়»-এর মতো সাধারণ ফলাফল শেয়ার করে। রেফারেলপ্রাপ্ত ব্যক্তি সম্মতি দিলে অন্যরা আরও বিস্তারিত আপডেট দেয়। প্রথম রেফারেল আসার আগেই নিয়ম ঠিক করুন এবং ধারাবাহিকভাবে প্রয়োগ করুন।

AppMaster-এ রেফারেল অ্যাপে রেফারেলদাতা, অভ্যন্তরীণ দল এবং ম্যানেজারদের জন্য আলাদা স্ক্রিন তৈরি করা যায়। এর ভিজ্যুয়াল Business Process Editor নতুন রেকর্ড সঠিক দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির কাছে পাঠাতে পারে এবং প্রত্যেক ব্যবহারকারীকে তার প্রয়োজনীয় তথ্যেই সীমাবদ্ধ রাখতে পারে।

কোন তথ্য সংগ্রহ করবেন তা বেছে নিন

রেফারেল ফর্মে এমন যথেষ্ট প্রেক্ষাপট থাকা উচিত, যাতে গ্রহণকারী ব্যক্তি কাজ শুরু করতে পারেন, কিন্তু রেফারেলদাতাকে তথ্য পূরণের কর্মী বানিয়ে ফেলা যাবে না। প্রথম জমা দেওয়ার ফর্ম ছোট রাখুন। প্রয়োজনে প্রথম কথোপকথনের পরে বিস্তারিত তথ্য নিন।

উৎস দিয়ে শুরু করুন। রেফারেলদাতার নাম, প্রতিষ্ঠান বা পেশাগত সম্পর্ক, পছন্দের যোগাযোগপদ্ধতি এবং তিনি রেফারেলপ্রাপ্ত ব্যক্তিকে কীভাবে চেনেন, তা লিখুন। সাবেক ক্লায়েন্টের উষ্ণ পরিচয় এবং কোনো সম্মেলনের আলাপের পর শুধু একটি নাম পাওয়া, একই ধরনের প্রতিক্রিয়া দাবি করে না। উৎসের তথ্য সঠিক ব্যক্তিকে ধন্যবাদ জানাতেও সাহায্য করে এবং কোন রেফারেল ভালো মিল তৈরি করছে তা বুঝতে সহায়তা করে।

রেফারেলপ্রাপ্ত ব্যক্তির নাম, ইমেইল ঠিকানা বা ফোন নম্বর, সেবা দেওয়ার ক্ষেত্রে প্রাসঙ্গিক হলে অবস্থান এবং পছন্দের যোগাযোগপদ্ধতি সংগ্রহ করুন। পরিচয় করিয়ে দেওয়ার কারণ জানাতে সহজ ভাষার একটি ফিল্ড রাখুন। «জুলাইয়ের আগে ক্লায়েন্ট পোর্টাল সেটআপে সাহায্য দরকার» কথাটি «আগ্রহী হতে পারেন»-এর চেয়ে অনেক বেশি কার্যকর।

সম্মতির জন্য আলাদা ফিল্ড রাখুন। রেফারেলদাতাকে নিশ্চিত করতে বলুন যে ওই ব্যক্তি নিজের তথ্য শেয়ার করতে সম্মতি দিয়েছেন। সম্মতির তারিখ এবং পদ্ধতিও রাখুন। ফর্মে ইমেইল, ফোন কল, মিটিং বা লিখিত ফর্মের মতো বিকল্প দেওয়া যায়। সম্মতি পরিষ্কার না হলে রেফারেলটি পেন্ডিং রাখুন এবং কেউ যোগাযোগ করার আগে রেফারেলদাতার কাছে নিশ্চিত করুন।

পরবর্তী পদক্ষেপে প্রভাব ফেলে এমন তথ্যের জন্য ছোট একটি যোগ্যতা যাচাই অংশ রাখুন:

• ব্যক্তির নিজের ভাষায় তার প্রয়োজন বা সমস্যা
• কখন কাজটি দরকার
• বাজেট জানা থাকলে তার পরিসর
• প্রাসঙ্গিক হলে বর্তমান টুল, সেবাদাতা বা প্রক্রিয়া
• আগে আলোচনা করা সীমাবদ্ধতা বা প্রত্যাশা

রেফারেলদাতাকে সম্ভাব্য ব্যক্তিকে স্কোর করতে বা দীর্ঘ প্রোফাইল লিখতে বলবেন না। তিনি উত্তরটি নাও জানতে পারেন, আর অনুমান প্রথম কথোপকথনে পক্ষপাত তৈরি করতে পারে। অনেক ঐচ্ছিক ঘরসহ বড় ফর্মের চেয়ে কয়েকটি নির্দিষ্ট ফিল্ড পরিষ্কার রেকর্ড তৈরি করে।

রেফারেলদাতার দেওয়া তথ্য থেকে অভ্যন্তরীণ নোট আলাদা রাখুন। «আগামী মঙ্গলবার ডেমো চেয়েছেন» কার্যক্রমের নোটে থাকবে, আর «প্রজেক্ট মিটিংয়ের পর মায়া চেন রেফার করেছেন» থাকবে মূল ইনটেক রেকর্ডে। এতে রেফারেলের ফলাফল পর্যালোচনা সহজ হয় এবং কর্মীরা প্রাথমিক তথ্যের ওপর নতুন তথ্য লিখে ফেলেন না।

AppMaster-এ ফর্ম তৈরি করলে সম্মতি, যোগাযোগের তথ্য এবং পরিচয় করিয়ে দেওয়ার কারণ বাধ্যতামূলক করুন। শুরুতে যোগ্যতা যাচাইয়ের ফিল্ডগুলো ঐচ্ছিক রাখুন। সময়মতো উত্তর দিতে দেরি না করে দল প্রথম কলে অনুপস্থিত তথ্য সংগ্রহ করতে পারবে।

স্পষ্ট স্ট্যাটাস ও দায়িত্ব ঠিক করুন

«কাজ চলছে» এমন অস্পষ্ট অবস্থায় কোনো রেফারেল পড়ে থাকা উচিত নয়। প্রতিটি পরিচয়ের জন্য এমন একটি স্ট্যাটাস দিন, যা জানায় কী হয়েছে এবং পরবর্তী কাজ কী।

আপনার দল সত্যিই যে কাজ করে, তার সঙ্গে মিল রেখে অল্প কয়েকটি ধাপ ব্যবহার করুন:

• Received: কেউ রেফারেলটি রেকর্ড করেছেন, কিন্তু দল এখনও তথ্য যাচাই করেনি।
• Reviewing: দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি সম্মতি, উপযুক্ততা, ডুপ্লিকেট রেকর্ড এবং অনুপস্থিত তথ্য যাচাই করছেন।
• Contacted: দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি প্রথম যোগাযোগের চেষ্টা করেছেন এবং তারিখ ও পদ্ধতি লিখেছেন।
• Qualified: ব্যক্তি নির্ধারিত মানদণ্ড পূরণ করেন এবং এগিয়ে যেতে সম্মত হয়েছেন।
• Closed: রেফারেল চূড়ান্ত ফলাফলে পৌঁছেছে, যেমন গ্রহণ করা হয়েছে, প্রত্যাখ্যাত হয়েছে, সাড়া পাওয়া যায়নি বা গ্রাহকে রূপান্তরিত হয়েছে।

এই সংজ্ঞাগুলো ওয়ার্কফ্লোতে লিখে রাখুন। «Contacted» বলতে ইমেইল পাঠানো, কল করা বা অন্য কোনো রেকর্ড করা যোগাযোগপদ্ধতি ব্যবহার করা বোঝানো উচিত। শুধু করার পরিকল্পনা করা বোঝানো উচিত নয়।

প্রতিটি সক্রিয় রেফারেলের একজন নির্দিষ্ট দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি দরকার। তিনি সহকর্মীদের সাহায্য চাইতে পারেন, কিন্তু রেকর্ড, পরবর্তী কাজ এবং আপডেটের দায়িত্ব তারই থাকবে। ইনবক্স ব্যস্ত হলে যৌথ দায়িত্ব প্রায়ই কারও দায়িত্ব না থাকার সমস্যায় পরিণত হয়।

রেফারেলকে পরবর্তী ধাপে নেওয়ার আগে পরবর্তী কাজ এবং নির্ধারিত তারিখ যোগ করুন। Reviewing-এর পরে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিকে বৃহস্পতিবারের মধ্যে সম্মতি নিশ্চিত করতে হতে পারে। Contacted-এর পরে তিন কর্মদিবসের মধ্যে আবার কল করতে হতে পারে। পরবর্তী কাজ ফাঁকা থাকলে রেকর্ডটি ধীরে ধীরে নিষ্ক্রিয় হয়ে যাওয়ার আশঙ্কা থাকে।

একটি সহজ রেকর্ড এমন হতে পারে: «স্ট্যাটাস: Contacted। দায়িত্বপ্রাপ্ত: মায়া। পরবর্তী কাজ: ফলো-আপ ইমেইল পাঠানো। শেষ তারিখ: ১৬ মে।» রেফারেল দেখছেন এমন যে কেউ কয়েক সেকেন্ডে তার অবস্থা বুঝতে পারবেন।

বন্ধ হওয়া রেফারেল মুছে না ফেলে একই সিস্টেমে রাখুন। ফলাফল ও সংক্ষিপ্ত কারণ লিখুন, যেমন «উপযুক্ত নয়», «তিনবার চেষ্টা করেও সাড়া নেই» বা «ক্লায়েন্ট হয়েছেন»। এসব নোট দেখায় কোন পেশাদার নেটওয়ার্কের রেফারেল উপযুক্ত পরিচয় তৈরি করছে এবং কোথায় প্রক্রিয়ার উন্নতি দরকার।

ধাপে ধাপে ওয়ার্কফ্লো তৈরি করুন

প্রতিটি পরিচয় একই সংক্ষিপ্ত পথ অনুসরণ করলে রেফারেল ইনটেক ওয়ার্কফ্লো সবচেয়ে ভালো কাজ করে। রেফারেলদাতাকে একাধিক ব্যক্তিকে ইমেইল করতে বা সম্পর্কের দায়িত্ব কার, তা অনুমান করতে হবে না।

একটি সাবমিশন ফর্ম দিয়ে শুরু করুন। রেফারেলদাতার নাম, রেফারেলপ্রাপ্ত ব্যক্তির যোগাযোগের তথ্য, পরিচয় করিয়ে দেওয়ার কারণ, সম্মতির নিশ্চয়তা এবং দরকারি প্রেক্ষাপট জিজ্ঞেস করুন। ঐচ্ছিক প্রশ্ন আলাদা রাখুন, যাতে ফর্মটি দ্রুত পূরণ করা যায়।

1. প্রতিটি ফর্ম এন্ট্রিকে একটি ইউনিক আইডি, রেফারেলের উৎস, জমা দেওয়ার তারিখ, নোট এবং বর্তমান স্ট্যাটাসসহ শেয়ারড রেফারেল রেকর্ডে পাঠান।
2. রেফারেলপ্রাপ্ত ব্যক্তির সঙ্গে যোগাযোগের আগে এন্ট্রি যাচাই করুন। সম্মতি, যোগাযোগের তথ্য এবং উপযুক্ততা বোঝার জন্য দরকারি বিবরণ নিশ্চিত করুন।
3. একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ঠিক করুন এবং শেষ তারিখসহ ফলো-আপ কাজ তৈরি করুন। যেমন, একজন বিক্রয়কর্মীকে দায়িত্ব দিয়ে পরবর্তী কর্মদিবসে প্রথম যোগাযোগের সময়সীমা ঠিক করতে পারেন।
4. কে এবং কখন করেছে, তা-সহ প্রতিটি স্ট্যাটাস পরিবর্তন রেকর্ড করুন।
5. দল রেফারেল গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করলে রেফারেলদাতাকে জানান। সংক্ষিপ্ত একটি বার্তা সম্পর্ককে সম্মান দেখায় এবং বারবার আপডেট চাওয়ার প্রয়োজন কমায়।

New, Awaiting review, Accepted, Contacted, Qualified, Closed এবং Declined-এর মতো বাস্তব কাজের সঙ্গে সম্পর্কিত স্ট্যাটাস ব্যবহার করুন। প্রত্যাখ্যাত রেফারেলের ক্ষেত্রে ডুপ্লিকেট যোগাযোগ, সেবার এলাকার বাইরে বা উপযুক্ত নয়-এর মতো সহজ কারণ লিখুন। ভবিষ্যতে রেফারেলদাতাদের আরও ভালো নির্দেশনা দিতে দল এসব ফলাফল ব্যবহার করতে পারবে।

AppMaster একই নো-কোড অ্যাপ্লিকেশনে ফর্ম, রেফারেল রেকর্ড, দায়িত্ব বণ্টনের নিয়ম এবং নোটিফিকেশন রাখতে পারে। একটি Business Process সম্মতি আছে কি না যাচাই করতে, সম্পূর্ণ রেফারেল সঠিক ব্যক্তির কাছে পাঠাতে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফলো-আপ কাজ তৈরি করতে পারে। ইনবক্স ও স্প্রেডশিটে তথ্য কপি না করে দল একই রেকর্ড থেকে কাজ করতে পারে।

একটি রেফারেল কীভাবে প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে এগোয়

একজন পরামর্শক মায়াকে, যিনি একটি ছোট লজিস্টিকস প্রতিষ্ঠানের মালিক, একটি সফটওয়্যার দলের সঙ্গে পরিচয় করিয়ে দেন। মায়ার এমন একটি ক্লায়েন্ট পোর্টাল দরকার, যেখানে গ্রাহকেরা চালানের আপডেট দেখতে, নথি আপলোড করতে এবং সেবার অনুরোধ পাঠাতে পারেন। পরামর্শক মায়ার যোগাযোগের তথ্য শেয়ার করার অনুমতি এবং সমস্যার সংক্ষিপ্ত বিবরণ দেন।

দল সেদিনই একটি রেফারেল রেকর্ড তৈরি করে। এতে পরামর্শকের নাম, মায়ার প্রতিষ্ঠান, যোগাযোগের পদ্ধতি এবং পরিচয়ের তারিখ থাকে। রেকর্ডে লেখা থাকে যে মায়া ইমেইলে পরিচয় করিয়ে দিতে সম্মত হয়েছেন এবং সফটওয়্যার দলের কাছ থেকে যোগাযোগ আশা করছেন। এতে এমন কোনো প্রথম বার্তা পাঠানো হয় না, যা মায়ার দেওয়া অনুমতির চেয়ে বেশি কিছু ধরে নেয়।

দল প্রয়োজনটিও সহজ ভাষায় লিখে রাখে। বর্তমানে গ্রাহকেরা চালানের অবস্থা জানতে ইমেইল করেন, কর্মীরা হাতে করে আপডেট পাঠান এবং ব্যস্ত মৌসুমের আগে মায়া একটি পোর্টাল চান। মায়া যে সম্ভাব্য ব্যবহারকারী, প্রধান কাজ বা সময়সীমার কথা বলেছেন, সেগুলোও যোগ করা হয়।

প্রথম যোগাযোগ ও যোগ্যতা যাচাই

দলের একজন সদস্য রেফারেলের দায়িত্ব নেন এবং এক কর্মদিবসের মধ্যে ব্যক্তিগতভাবে উত্তর পাঠান। তিনি পরামর্শককে ধন্যবাদ জানান, পরিচয়ের কথা উল্লেখ করেন এবং মায়াকে একটি ছোট কলের সময় বেছে নিতে বলেন। অন্য কেউ যেন একই বার্তা না পাঠান, তাই স্ট্যাটাস «New» থেকে «Contacted» করা হয়।

কলে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি কাজটি উপযুক্ত কি না বোঝার জন্য দরকারি তথ্য লিখে নেন। মায়ার ক্ষেত্রে নোটে নিরাপদ গ্রাহক লগইন, কর্মীদের জন্য অ্যাডমিন এলাকা, বিদ্যমান চালান তথ্যের সঙ্গে সংযোগ এবং সম্ভাব্য চালুর তারিখ থাকতে পারে। মায়া সম্ভাব্য বাজেট নিশ্চিত করবেন।

কলের পরে প্রয়োজন, সময় এবং সিদ্ধান্ত নেওয়ার পদ্ধতি সামঞ্জস্যপূর্ণ হলে দল রেফারেলটি qualified হিসেবে চিহ্নিত করে। কাজটি উপযুক্ত না হলে «not qualified» বেছে নিয়ে নির্দিষ্ট কারণ লিখে, যেমন বাজেট ন্যূনতম প্রকল্প আকারের চেয়ে কম। কয়েক সপ্তাহ অনিশ্চিত রেখে দেওয়ার চেয়ে স্পষ্ট ফলাফল ভালো।

পরবর্তী মিটিং ও ফলাফল

যোগ্য রেফারেলের ক্ষেত্রে কল শেষ করার আগে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি পরবর্তী কাজ লিখে রাখেন। মায়া তার অপারেশনস ম্যানেজারের সঙ্গে একটি ডিসকভারি মিটিংয়ে সম্মত হন, তাই রেকর্ডে তারিখ, অংশগ্রহণকারী এবং মিটিংয়ের উদ্দেশ্য থাকে। প্রতিটি সম্পন্ন কার্যক্রমে তারিখসহ নোট যোগ হওয়ায় দল এমন একটি সহজ রেফারেল ট্র্যাকিং প্রক্রিয়া পায়, যা স্মৃতির ওপর নির্ভর করে না।

মায়া এগিয়ে গেলে দল রেফারেলটি «won» হিসেবে বন্ধ করে এবং সম্মত কাজের বিবরণ লিখে রাখে। ওয়ার্কফ্লো ও ডেটা সংযোগসহ একটি পোর্টালের জন্য তারা একটি প্রকল্প থেকেই ব্যাকএন্ড, ওয়েব অ্যাপ এবং মোবাইল অ্যাপ তৈরি করতে AppMaster-এর মতো নো-কোড প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করতে পারে। মায়া অন্য কোনো সেবাদাতা বেছে নিলে বা প্রকল্প স্থগিত করলে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি সেই ফলাফল এবং মায়া জানালে তার কারণ লিখে রাখেন।

পরামর্শক একটি সংক্ষিপ্ত ও সম্মানজনক আপডেট পান। দল জানাতে পারে যে মায়া ডিসকভারি মিটিংয়ে সম্মত হয়েছেন, প্রকল্প শুরু করেছেন বা আপাতত স্থগিত করেছেন। ব্যক্তিগত বাজেটের তথ্য, অভ্যন্তরীণ নোট বা মায়া অনুমোদন করেননি এমন কোনো বিবরণ শেয়ার করা উচিত নয়।

যে সাধারণ ভুলে রেফারেল হারিয়ে যায়

বেশিরভাগ রেফারেল কেউ ইচ্ছা করে উপেক্ষা করার কারণে হারায় না। ছোট ছোট ফাঁকে এগুলো হারিয়ে যায়: একটি পরিচয় ইনবক্সে পড়ে থাকে, কোনো নোটে তারিখ থাকে না বা দুজনেই ধরে নেন অন্যজন উত্তর দেবেন।

অনুমতির রেকর্ড থাকা দরকার

রেফারেলদাতা বলতে পারেন, «আপনি যোগাযোগ করলে তিনি খুশি হবেন», কিন্তু মৌখিক বার্তায় অনেক কিছু অস্পষ্ট থেকে যায়। কে সম্মতি দিয়েছেন, কখন দিয়েছেন, কোন যোগাযোগপদ্ধতি অনুমোদন করেছেন এবং কোন তথ্য শেয়ার করতে সম্মতি দিয়েছেন, তা রেকর্ড করুন।

ডিফল্টভাবে রেফারেলদাতাকে বিস্তারিত অগ্রগতির রিপোর্ট পাঠাবেন না। রেফারেলপ্রাপ্ত ব্যক্তি যতটুকু অনুমোদন করেছেন, শুধু ততটুকু শেয়ার করুন। «যোগাযোগ হয়েছে» বলা উপযুক্ত হতে পারে, কিন্তু তিনি কেন প্রত্যাখ্যান করেছেন বা তার ব্যক্তিগত প্রয়োজন কী, তা জানানো নাও হতে পারে।

দায়িত্ব ও তারিখ নীরব বিলম্ব ঠেকায়

প্রতিটি নতুন রেফারেলের একজন নির্দিষ্ট দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি দরকার। শেয়ারড ইনবক্স বা সাধারণ কিউ পরিচয় গ্রহণ করতে পারে, কিন্তু দায়িত্বপ্রাপ্ত হিসেবে সেখানে থাকা উচিত নয়। বিক্রয় সমন্বয়কারী রেফারেলটি কোনো পরামর্শকের কাছে দিলে রেকর্ডে সেই হস্তান্তর ও পরবর্তী কাজ দেখা উচিত।

«শিগগির ফলো-আপ» বা «পরে খোঁজ নেবেন» ধরনের নোট এড়িয়ে চলুন। এগুলো কাজ নয়, শুধু ইচ্ছা বোঝায়। এর বদলে নির্দিষ্ট কাজ, শেষ তারিখ এবং দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি লিখুন। যেমন: «১০ জুন মঙ্গলবারের মধ্যে জর্ডানকে কল করে সময় নিশ্চিত করুন। দায়িত্বপ্রাপ্ত: প্রিয়া।»

ওয়ার্কফ্লো টুল নির্ধারিত সময় পেরিয়ে যাওয়া কাজ দেখাতে পারে, কিন্তু দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি বা তারিখবিহীন রেকর্ড ঠিক করতে পারে না। AppMaster-এ দল ছড়িয়ে থাকা বার্তার ওপর নির্ভর না করে নিজেদের ব্যবহৃত প্রক্রিয়া অনুযায়ী ইনটেক ফর্ম, স্ট্যাটাস নিয়ম এবং কাজের স্ক্রিন তৈরি করতে পারে।

যোগাযোগ ব্যর্থ হয়েছে বা কথোপকথন শেষ হয়েছে বলে রেফারেল বন্ধ করবেন না। ফলাফল লিখুন: গ্রহণ করা ক্লায়েন্ট, যোগ্য নয়, প্রত্যাখ্যাত, ডুপ্লিকেট রেফারেল, সম্মত সংখ্যক চেষ্টা করেও সাড়া নেই বা অন্য কোনো পরিষ্কার কারণ। বন্ধের তারিখ এবং সংক্ষিপ্ত তথ্যভিত্তিক নোট যোগ করুন।

এসব ফলাফল বাস্তব উন্নতির দিক দেখায়। প্রথম বার্তার পর অনেক রেফারেল থেমে গেলে প্রথম যোগাযোগের পদ্ধতি উন্নত করুন। কোনো উৎস বারবার অনুপযুক্ত পরিচয় পাঠালে সেই উৎসের সঙ্গে যোগ্যতার মানদণ্ড নিয়ে আলোচনা করুন।

প্রতি সপ্তাহে দ্রুত পর্যালোচনা করুন

২০ থেকে ৩০ মিনিটের সাপ্তাহিক পর্যালোচনা প্রথম বার্তার পর পরিচয়গুলো হারিয়ে যাওয়া ঠেকায়। প্রতিবার একই ফিল্ডগুলো পরীক্ষা করুন।

রেফারেলের উৎস দিয়ে শুরু করুন। প্রতিটি রেকর্ডে পরিচয় করিয়ে দেওয়া ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের নাম থাকা উচিত। কেউ নামের বদলে «নেটওয়ার্কিং ইভেন্ট» লিখলে তথ্যটি সহজে পাওয়া যাওয়ার সময় ঠিক করে নিন।

এরপর সম্মতি যাচাই করুন। প্রতিটি রেফারেলে সম্মতির তারিখ এবং ওই ব্যক্তি কী শেয়ার করতে সম্মত হয়েছেন, তা ব্যাখ্যা করে এমন ভাষা থাকা দরকার। ফরওয়ার্ড করা ইমেইল ঠিকানা কাউকে মেইলিং লিস্টে যোগ করা বা সম্পর্কহীন সেবা নিয়ে যোগাযোগের অনুমতি দেয় না।

তারপর সক্রিয় কাজ পর্যালোচনা করুন। প্রতিটি খোলা রেফারেলে একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি এবং তারিখসহ একটি পরবর্তী কাজ থাকা উচিত। «বৃহস্পতিবার বাজেট ও সময়সীমা নিশ্চিত করতে অ্যালেক্স কল করবেন» একটি বাস্তব কাজ। «শিগগির ফলো-আপ» তা নয়।

একটি ছোট চেকলিস্ট ব্যবহার করুন:

• প্রতিটি নতুন রেকর্ডে নির্দিষ্ট রেফারেল উৎস যোগ করুন।
• সম্মতির ভাষা ও তারিখ আছে কি না নিশ্চিত করুন।
• প্রতিটি খোলা রেফারেলে একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি এবং তারিখসহ পরবর্তী কাজ দিন।
• নির্ধারিত সময় পার হওয়া ফলো-আপগুলো পর্যালোচনা করুন।
• যোগ্য রেফারেলের সঙ্গে বন্ধ হওয়া ফলাফলের তুলনা করুন।

দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিকে হয় বিলম্বিত কাজ শেষ করতে হবে, বাস্তবসম্মত নতুন তারিখ দিতে হবে, অথবা কারণসহ রেকর্ড বন্ধ করতে হবে। পুরোনো কাজ খোলা রেখে দিলে কিউ বাস্তবের চেয়ে ভালো দেখায়।

শুধু মোট সংখ্যা নয়, কয়েকটি রেকর্ড পড়ুন। বেশ কিছু যোগ্য রেফারেল যদি সেবা উপযুক্ত না হওয়ায় বন্ধ হয়, আরও ভালো যোগ্যতা যাচাইয়ের প্রশ্ন করুন। একাধিক রেফারেল যদি উত্তর না পাওয়ার কারণে বন্ধ হয়, প্রথম যোগাযোগের সময় ও ভাষা পর্যালোচনা করুন।

পরবর্তী পদক্ষেপ বেছে নিন

ছোট করে শুরু করুন। একটি রেফারেল ফর্ম তৈরি করুন, প্রতিটি নতুন পরিচয়ের জন্য একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ঠিক করুন এবং সবাই বোঝে এমন অল্প কয়েকটি স্ট্যাটাস ব্যবহার করুন। প্রথম সংস্করণে New, Contacted, Qualified, In progress, Closed won এবং Closed lost থাকতে পারে।

শুধু এমন তথ্য জিজ্ঞেস করুন, যা পরের ব্যক্তিকে কাজ করতে সাহায্য করে: কে রেফারেল দিয়েছেন, সম্ভাব্য ব্যক্তির সঙ্গে কীভাবে যোগাযোগ করতে হবে, তার কী প্রয়োজন, তিনি পরিচয়ে সম্মত হয়েছেন কি না এবং দরকারি প্রেক্ষাপট। দল কেন ফিল্ডটি ব্যবহার করবে তা পরিষ্কার না হওয়া পর্যন্ত নতুন ফিল্ড যোগ করবেন না।

কয়েকটি বাস্তব রেফারেল দিয়ে ওয়ার্কফ্লো পরীক্ষা করুন। প্রতিটি হস্তান্তরে কত সময় লাগে এবং কোথায় মানুষ রেকর্ড আপডেট করা বন্ধ করে, তা দেখুন। কোনো সমন্বয়কারী দ্রুত রেফারেল পেলেও ম্যানেজারের উপযুক্ততা নিশ্চিত করতে যদি দুই দিন অপেক্ষা করেন, আরও ফর্মের প্রশ্ন যোগ করার আগে সেই বিলম্ব ঠিক করুন।

প্রক্রিয়াটি অভ্যাসে পরিণত না হওয়া পর্যন্ত সংক্ষিপ্ত সাপ্তাহিক পর্যালোচনা চালিয়ে যান। দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি নেই, পরবর্তী কার্যক্রম নেই বা অনেক দিন ধরে স্ট্যাটাস বদলায়নি, এমন রেফারেল খুঁজুন। উৎস অনুযায়ী রেফারেলের ফলাফলও তুলনা করুন। কোনো অংশীদারের পরিচয় খুব কমই যোগ্য হলে পরের রেফারেল গ্রহণের আগে দলের প্রয়োজনীয় তথ্যের ধরন ঠিক করুন।

ইমেইল থ্রেড ও স্প্রেডশিট যখন সবাইকে একই ছবি দেখাতে পারে না, তখন প্রক্রিয়াটি একটি শেয়ারড অ্যাপে নিয়ে যান। AppMaster দিয়ে ইনটেক ফর্ম, ওয়ার্কফ্লো নিয়ম, দায়িত্বের ফিল্ড এবং ফলো-আপ রেকর্ডসহ একটি নো-কোড রেফারেল অ্যাপ তৈরি করা যায়। আপনার দল যে কাজ ইতিমধ্যে করে, প্রথম সংস্করণটি তার ওপর ভিত্তি করে তৈরি করুন। কয়েক সপ্তাহ বাস্তবে ব্যবহারের পর অপ্রয়োজনীয় ফিল্ড সরিয়ে ধীর হস্তান্তরগুলো আরও কার্যকর করুন।