লিড ফলো-আপ ড্যাশবোর্ড: পরবর্তী কার্য-তারিখ কখনও মিস করবেন না

কেন প্রথম বার মেসেজের পর লিডগুলো হারিয়ে যায়

অধিকাংশ লিড হারায় কারণ আপনি রিপ্লাই দেননি, না—তারা হারায় কারণ আপনি একবার রিপ্লাই দিলেন, তারপর সবকিছুর মাঝে টেনে নিয়ে যাওয়ার ফলে সেটা ছবির বাইরে চলে যায়।

একটি নতুন অনুরোধ আসে। আপনি একটি দ্রুত উত্তর পাঠান এবং এক বা দুই দিনের মধ্যে ফলো-আপ করার পরিকল্পনা করেন। প্রথম বার মেসেজের পর লিডটি জরুরী অনুভব করা বন্ধ করে, ফলে দৃশ্যমানতা কমে যায়। মনে পড়ার সময় পর্যন্ত একটি সপ্তাহ ধরে যায় এবং লিড চলে গেছে বা سرد হয়ে গেছে।

"ভুলে যাওয়া" সাধারণত নাটকীয় নয়, বরং এলোমেলো দেখা দেয়। একটি নোট আপনার ইনবক্সে পড়ে থাকে। ফোনে একটি নাম সংরক্ষিত আছে কিন্তু কোনো প্রসঙ্গ নেই। বার্তাগুলোর একটি অর্ধ-লিখিত ড্রাফট আটকে থাকে। কখনও একই লিড তিন জায়গায় থাকে, প্রতিটিতে আলাদা তথ্য থাকে।

ছোট ব্যবসার দিনগুলো মোড-সুইচিংয়ে ভর্তি: কাস্টমার, ফুলফিলমেন্ট, সমস্যা, বিল। যা কিছু আপনার সামনে দেখা যায় না যখন আপনি কাজ করতে পারেন, তা সাধারণত অদৃশ্য হয়ে যায়।

ফলো-আপগুলো সাধারণত কয়েকটি পরিচিত লুকানোর জায়গায় হারিয়ে যায়: ইমেইল থ্রেডগুলো নতুন মেসেজে চাপা পড়ে, একটি নোটবুক যা কখনও সিস্টেম হয় না, কনটেক্সট ছাড়া ক্যালেন্ডার রিমাইন্ডার, এমন একটি চ্যাট যা একবার রিপ্লাই করে "হ্যান্ডেলড" মনে হয়, বা একটি স্প্রেডশীট যা আপডেট হওয়া বন্ধ করে দেয়।

সাধারণ সমাধানটি সহজ: একটি তালিকা যেখানে প্রতিটি লিডের একটি স্পষ্ট পরবর্তী কার্য এবং একটি পরবর্তী কার্য-তারিখ থাকে। না কোনো পরিপূর্ণ CRM, না এমন কোনো নতুন অভ্যাস যা প্রতিদিন এক ঘণ্টা নেবে। শুধু এমন এক জায়গা যেখানে আপনি দুই মিনিটে চেক করে বুঝবেন আজ কার মনোযোগ দরকার।

এটাই লিড ফলো-আপ ড্যাশবোর্ডের কাজ: স্বচ্ছতা। যদি এটা এক নজরে বলতে না পারে আপনি পরবর্তী কী করবেন এবং কখন, তা হলে এটি আরেকটি এড়ানো টুলেই পরিণত হয়।

যদি আপনি এটিকে একটি নো-কোড প্ল্যাটফর্মে যেমন AppMaster-এ ছোট একটি অভ্যন্তরীণ টুল হিসেবে বানান, প্রথম সংস্করণটি উদ্দেশ্যপ্রণোদিতভাবে সহজ রাখুন। একটা সাধারণ তালিকা যা আপনি আসলেই ব্যবহার করেন, একটি সুন্দর সিস্টেমের থেকে ভালো যা চुपচাপ আপনার লিডগুলো ভুলে যায়।

যে দুটি ফিল্ড অধিকাংশ ফলো-আপ মিস প্রতিরোধ করে

অধিকাংশ ফলো-আপ সমস্যা খারাপ সেলস স্কিলের কারণে হয় না। তারা হয় কারণ লিড রেকর্ডে একটি প্রতিশ্রুতির অভাব রয়েছে: পরবর্তী কী হবে, এবং কবে হবে।

চার্ট বা ফিল্টারের কথা ভাবার আগে, এমন দুটি ফিল্ড ঠিক করে নিন যা সবার জন্য সুস্পষ্ট।

ফিল্ড ১: Next action

একটি লিড রেকর্ড "কে" এবং "কেন" কভারে করে (ব্যক্তি, কোম্পানি, চ্যানেল, তারা কী চাইছে)। Next action হল "কি"।

এটাকে সরল এবং নির্দিষ্ট রাখুন। "Follow up" অস্পষ্ট। "Email quote" স্পষ্ট। আপনার পরবর্তী কার্য এমন কিছু হওয়া উচিত যা একজন মানুষ এক বসে করতে পারে।

ভালো পরবর্তী কার্যগুলো সরল ক্রিয়া: call, email, send quote, schedule demo, request missing info। যদি কেউ পাঁচ সেকেন্ডে বলতে না পারে কী করতে হবে, লিড ছেড়ে পড়বে।

ফিল্ড ২: Next action date

Next action date হল "কখন"। এটা "last contacted"-এর থেকে বেশি গুরুত্বপূর্ণ কারণ last contacted ইতিহাস। এটি সক্রিয় মনে করাতে পারে যখন বাস্তবে কোনো পরিকল্পনা নেই এবং লিড ঠান্ডা হয়ে যাচ্ছে।

উদাহরণ: আপনি সোমবার একটি ইমেইল পাঠালেন, তাই "last contacted = Monday" ভাল লাগে। কিন্তু যদি আপনি "next action date = Wednesday" না রাখেন, কিছুই সেই লিডকে আপনার রাডারে ফিরিয়ে আনবে না। পরবর্তী কার্য-তারিখ অনুযায়ী সাজানো একটি তালিকা নীরবতাটিকে দৃশ্যমান করে।

তালিকাটি স্ক্যান করা সহজ রাখতে, একটি সরল স্ট্যাটাস ব্যবহার করুন যা বাস্তবতার সাথে মেলে:

• New: এখনও হ্যান্ডেল করা হয়নি
• Follow up: কার্য শীঘ্রই বা ওভারডিউ
• Waiting: আপনি তাদের (অথবা তৃতীয় পক্ষ) অপেক্ষা করছেন
• Won: চুক্তি ক্লোজড
• Lost: এগোচ্ছে না

যদি আপনি এটি AppMaster-এ বানান, এই ফিল্ডগুলো আপনার Data Designer মডেলের মেরুদন্ড এবং মেইন টেবিল ভিউ হবে। নোট, ডিল সাইজ, এবং ট্যাগ অপশনাল হতে পারে, কিন্তু এই দুইটি ফিল্ড খালি থাকা চলবে না।

আপনার ড্যাশবোর্ডে কি দেখা উচিত (এবং কি দেখানো উচিত না)

একটি লিড ফলো-আপ ড্যাশবোর্ড তখনই কাজ করে যখন তা সেকেন্ডের মধ্যে এক প্রশ্নের উত্তর দেয়: আমাকে পরবর্তী কি করতে হবে, এবং কাদের জন্য?

যেসব কলাম থাকার দরকার

সর্বনিম্ন সেট থেকে শুরু করুন যা আপনাকে ব্যবস্থা নিতে দেয়:

• Lead name
• Stage
• Next action
• Next action date

যদি next action date ট্র্যাকিং ঠিকঠাক হয়, আপনি তারিখ অনুযায়ী সাজিয়ে উপরে থেকে কাজ করতে পারবেন।

শুধুমাত্র যেগুলো আপনাকে দ্রুত সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে সেগুলোই যোগ করুন

কয়েকটি "ডিসিশন হেলপার" যোগ করুন শুধুমাত্র যদি সেগুলো ব্যাক-অ্যান্ড-ফোর্থ কমায়: source (referral, website, ad, event), owner, last touch, এবং একটি সংক্ষিপ্ত নোট লাইনের মত।

আপনাকে একটি সহজ "stuck" সিগন্যালও লাগবে। সহজ অপশনগুলো হল: পরবর্তী কার্য-তারিখ পেরিয়ে গেলে ওভারডিউ লেবেল অথবা উপরে একটি ছোট ওভারডিউ কাউন্ট।

কি অন্তর্ভুক্ত করে না

যদি কোনো কলাম আজ আপনি যা করবেন তা বদলায় না, সেটি মেইন লিস্টে থাকার দরকার নেই। সাধারণ ভ্রষ্টকারীরা: দীর্ঘ অ্যাক্টিভিটি লগ, অতিরিক্ত মাইক্রো-স্টেজ, অতিমাত্রায় কন্টাক্ট ফিল্ড, এবং এমন ট্যাগ যা বেড়ে যায় যতক্ষণ পর্যন্ত কেউ তাদের বিশ্বাস করে না।

ড্যাশবোর্ডকে কর্ম-তালিকা হিসেবে রাখুন, এবং গভীর বিবরণ লিড রেকর্ড পেজে রাখুন।

কিছু বানানোর আগে আপনার ফলো-আপ বিধি ঠিক করুন

একটি ড্যাশবোর্ড তখনই কাজ করে যখন সবাই একই নিয়ম মেনে চলে। যদি আপনি স্ক্রিনটি আগে বানান, তাহলে শেষ পর্যন্ত কী "ডান" বলে গণ্য হবে এবং কে সেটি আপডেট করবে তা নিয়ে তর্ক হবে।

বাস্তব ছোট-ব্যবসার জীবনযাত্রার সাথে খাপ খাওয়ান এমন একটি ক্যাডেন্স দিয়ে শুরু করুন: দৈনিক সংক্ষিপ্ত চেক এবং সাপ্তাহিক ক্লিন-আপ।

একটি সহজ ক্যাডেন্স যা টিকে যাবে:

• দৈনিক (৫–১০ মিনিট): আজ যা due আছে তা কাজ করুন, এবং যাওয়ার আগে পরবর্তী কার্য-তারিখ সেট করুন
• সাপ্তাহিক (২০–৩০ মিনিট): নড়চড় না করা লিডগুলো ক্লোজ করুন এবং মিসিং তারিখ ঠিক করুন, স্টাক আইটেম রি-অ্যাসাইন করুন
• মাসিক (ঐচ্ছিক): আপনার ফলো-আপ টাইমিং রিভিউ করুন এবং যদি লোকজন ক্রমশ দেরি করে তাহলে সামঞ্জস্য করুন

পরবর্তী, সিদ্ধান্ত নিন যখন একাধিক ব্যক্তি একটি লিডে স্পর্শ করে তখন কে তালিকা আপডেট করবে। "প্রতিটি মানুষ তাদের নিজের লিড আপডেট করে" নীতিটি প্রথমবারই ভেঙে যায় যখন কেউ অসুস্থ হয় বা কথোপকথনের মাঝপথে হ্যান্ডঅফ হয়।

একটি ownership মডেল বাছুন এবং লিখে রাখুন:

• Owner-updates: বর্তমান owner প্রতিটি টাচের পরে পরবর্তী কার্য-তারিখ সেট করে
• Coordinator-updates: একটি ব্যক্তি দল থেকে নোট দেখে তারিখ পরিষ্কার রাখে
• Handoff-updates: যে কেউ owner বদলে সেখানে পরবর্তী কার্য-তারিখও সেট করে

আপনার অনিবার্য নিয়ম: প্রতিটি active লিডের সর্বদা একটি পরবর্তী কার্য-তারিখ থাকা অনিবার্য। কোনও ব্যতিক্রম নেই, এমনকি যদি পরবর্তী ধাপটি "wait for reply"-ও হয়। যদি কোন তারিখ না থাকে, লিড অদৃশ্য হয়ে যায়।

অবশেষে, আপনার সক্ষমতা অনুযায়ী প্রতিক্রিয়া লক্ষ্য নির্ধারণ করুন। যদি দুইজন ব্যক্তি সেলস ও সাপোর্ট একসাথে করেন, "৫ মিনিটের মধ্যে রিপ্লাই" বাস্তবসম্মত নয়। "প্রথম রিপ্লাই একই দিন" এবং "যদি কোন উত্তর না মেলে ২ কর্মদিবসের মধ্যে ফলো-আপ" বেশি বাস্তবসম্মত। লক্ষ্য ধারাবাহিকতা, পারফেকশন নয়।

ধাপে ধাপে: লিড ফলো-আপ ড্যাশবোর্ড লেআউট তৈরি করুন

একটি উপকারী ড্যাশবোর্ড ড্যাশবোর্ডের আগে শুরু হয়। যেখানে লিড আসছে এবং কিভাবে তারা আপনাদের কাছে আসে তা লিখে নিন: ওয়েবসাইট ফর্ম, পরে নোট করা একটি ফোন কল, একটি রেফারাল টেক্সট, একটি মার্কেটপ্লেস মেসেজ। যদি আপনি এটি ছেড়ে দেন, আপনি পুরো লিডের অর্ধেকের জন্যই কাজ করে এমন কিছু তৈরি করবেন।

এরপর, একটি সহজ লিড টেবিল তৈরি করুন এবং এটিকে ছোট রাখুন যাতে আপনি আসলেই এটি ব্যবহার করবেন। অধিকাংশ ছোট টিম নিম্নলিখিত দিয়ে শুরু করতে পারে:

• নাম এবং যোগাযোগ (ইমেইল বা ফোন)
• লিড সোর্স
• owner
• স্টেজ
• পরবর্তী কার্য-তারিখ

টেবিলটি তৈরি হলে, লেআউটটি একটি ফোকাসড লিস্ট। পরবর্তী কার্য-তারিখ অনুযায়ী সাজান (সবচেয়ে শীঘ্রই প্রথম) যাতে আজ এবং ওভারডিউ উপরে ভেসে ওঠে।

এই ক্রমে লেআউট তৈরি করুন:

• লিড সোর্সগুলি একটি dropdown-এ ধরুন যাতে এন্ট্রিগুলো কনসিস্টেন্ট থাকে।
• কোর ফিল্ডগুলো এবং একটি নোটস বক্স নিয়ে একটি লিড রেকর্ড স্ক্রিন তৈরি করুন।
• পরবর্তী কার্য-তারিখ অনুযায়ী সাজানো একটি লিস্ট ভিউ তৈরি করুন।
• কয়েকটি ফিল্টার যোগ করুন: owner (আমি বনাম সবাই), stage (শুধু active), overdue (next action date আজ থেকে আগে) ।
• দ্রুত আপডেট প্যানেল যোগ করুন যাতে stage এবং next action date খোঁজাখুঁজি না করে বদলানো যায়।

শেষ পয়েন্টটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ। আপডেট করতে ৩০ সেকেন্ডেরও কম সময় লাগা উচিত। যদি মানুষকে ক্লিক করে ক্লিক করে যেতে হয়, তালিকাটি ক্রমেই স্টেল হয়ে যাবে।

প্রতিদিন এটি কীভাবে ব্যবহার করবেন যাতে বাড়তি কাজ না বাড়ে

একটি লিড ফলো-আপ ড্যাশবোর্ড তখনই কাজ করে যখন এটি আপনার আগে থেকেই করা কাজের মধ্যে ফিট করে। সোজা অভ্যাসটি হল কথোপকথন শেষ হওয়ার আগে পরবর্তী কার্য আপডেট করা।

যখন আপনি একটি ইমেইল রিপ্লাই শেষ করেন, কল শেষ করেন, বা একটি চ্যাট মেসেজ শেষ করেন, তখনই (1) পরবর্তী কার্য এবং (2) পরবর্তী কার্য-তারিখ সেট করুন। যদি আপনি অপেক্ষা করেন, আপনি ভুলে যেতে পারেন এবং ড্যাশবোর্ড আরেকটি কাজেই পরিণত হবে।

৩০ সেকেন্ড ক্লোজআউট অভ্যাস

প্রতিটি টাচের পরে:

• একটি স্পষ্ট পরবর্তী কার্য বাছুন
• একটি বাস্তব তারিখ সেট করুন ("ASAP" নয়)
• পরবর্তী মেসেজ সহজ করে এমন একটি নোট লিখুন

নির্দিষ্ট উদাহরণ:

• দুইটি প্যাকেজ অপশনের সাথে কোট পাঠান
• স্কোপ নিশ্চিত করার জন্য ১৫-মিনিটের কল শিডিউল করুন
• বাজেট রেঞ্জ এবং সিদ্ধান্ত টাইমলাইন জিজ্ঞেস করুন
• শিপিং ঠিকানা ও ডেলিভারি উইন্ডো জিজ্ঞেস করুন
• ডেমো এর পরে ৩-বুলি্ট রিক্যাপসহ ফলো-আপ করুন

যদি কোনো লিড প্রস্তুত না হয়, তবু একটি পরবর্তী কার্য সেট করুন। "Wait" কোনো কার্য নয়। "Check in next Tuesday" একটি কার্য।

রিমাইন্ডার হালকা ব্যবহার করুন (যাতে আপনি সেগুলো উপেক্ষা না করেন)

নোটিফিকেশনগুলি বিরক্তিকর হওয়া উচিত, কিন্তু কম। সাধারণত শুধু ওভারডিউ লিডগুলোর দৈনিক রিমাইন্ডার যথেষ্ট। যদি রিমাইন্ডারে এমন লিডগুলোও চলে আসে যা এখনও due নয়, আপনি নিজেই এগুলো বাতিল করতে অভ্যস্ত হয়ে উঠবেন।

একটি সরল দৈনিক প্যাটার্ন: একবার ড্যাশবোর্ড খুলুন, ওভারডিউ এবং আজ_due ফিল্টার করে তালিকাটি ক্লিয়ার করুন। যদি কিছু না থাকে, গড়ে এক মিনিটেরও কমেই শেষ।

নোট সংক্ষিপ্ত রাখুন (শুধু পরবর্তী মেসেজের জন্য প্রয়োজনীয়ই)

দীর্ঘ নোট পড়া হয় না। শুধু এতটুকুই ধরুন যাতে কথোপকথন শুরু করা সহজ হয় বাগ করে পুরনো থ্রেড পুনরায় না খুলতে হয়। উদাহরণ: "Asked for 10 seats, needs invoice, worried about setup time" বা "Wants a quote by Friday, prefers email, competitor is cheaper"।

বাস্তব উদাহরণ: আপনি বিকেলে ৪:৪৫-এ কোট পাঠালেন এবং লিড বলে, "I need to check with my partner"। ইমেইল ট্যাব বন্ধ করার আগে পরবর্তী কার্য সেট করুন: "Check decision with partner" এবং তারিখ দিন দুই ব্যবসা দিন পরে। সংক্ষিপ্ত নোট যোগ করুন: "Waiting on partner approval, follow up Thursday"। এটাই শান্ত সিস্টেম এবং ভুলে যাওয়া লিডের মধ্যে পার্থক্য।

বাস্তব উদাহরণ: একটি লিড যা ভুলে যেত

কল্পনা করুন একটি ৩-জনের সার্ভিস ব্যবসা: Maya (owner), Chris (sales), এবং Jen (assistant)। তারা হোম এনার্জি অডিট করে এবং ইমেইলে কোট পাঠায়। বেশিরভাগ লিড আসে একটি কন্টাক্ট ফর্ম থেকে এবং কিছু ফোন কল থেকেও।

সোমবার সকালে একটি নতুন লিড আসে: "Sam R., 2,000 sq ft house, wants pricing." Chris দ্রুত উত্তর দেয় এবং লগ করে। মূল বিষয়টি হল প্রত্যেক আপডেটের সাথে পরবর্তী কার্য-তারিখও সেট করা।

এভাবে লিডটি এগোয় এবং প্রতিটি বার কিভাবে তারিখ বদলায়:

• দিন ১ (সোম): প্রথম রিপ্লাই পাঠানো হলো। পরবর্তী কার্য-তারিখ সেট করা হলো বুধ (প্রতিক্রিয়া দেখার জন্য)।
• দিন ৩ (বুধ): কোনো উত্তর নেই। Jen কল করে ভয়েসমেইল রেখে দেয়। পরবর্তী কার্য-তারিখ করা হলো শুক্র (একটি শর্ট রিমাইন্ডার ইমেইল পাঠানোর জন্য)।
• দিন ৫ (শুক্র): Sam উত্তর দেয় এবং মঙ্গলবার জন্য কল বুক করে। পরবর্তী কার্য-তারিখ করা হলো মঙ্গল (নির্ধারিত কল)।
• দিন ৮ (মঙ্গল): কল হয়। Chris একটি কোট প্রতিশ্রুত করে বৃহস্পতিবারের মধ্যে। পরবর্তী কার্য-তারিখ করা হলো বৃহস্পতি (কোট_due)।
• দিন ১০ (বৃহস্পতি): কোট পাঠানো হলো। পরবর্তী কার্য-তারিখ করা হলো সোমবার (রসিদ নিশ্চিত করা ও সিদ্ধান্তের তারিখ জিজ্ঞেস করা)।

এখানে চুপচাপ অংশটি আসছে। কোট পাঠানোর পরে Sam নীরব হয়ে যায়। এখানেই সাধারণত লিডগুলো হারিয়ে যায় কারণ সবাই ধরে নেয় কেউ অন্য কেউ "circle back" করবে।

সোমবারে লিডটি ড্যাশবোর্ডের উপরে দেখা যায় কারণ তার next action date due। Maya সকালে রিভিউতে এটি দেখে এবং এক স্পষ্ট কাজ দেয় Chris-কে: "Call, ask if any questions, and offer two time slots for a quick follow-up."

Chris কল করে জানতে পারে Sam তার অংশীদারের কাছে কোট দেখাচ্ছে এবং শুক্রবার ফলো-আপ করার জন্য রাজি। পরবর্তী কার্য-তারিখ আপডেট করা হলো শুক্রবার, এবং লিড তা পর্যন্ত জরুরি ভিউ থেকে নিচে নেমে যায়।

কিছু জাদু ঘটেনি। দলটি শুধু লিডটি একটি পরবর্তী ধাপ ছাড়া ছেড়ে দেয়নি। যখন লিড মোমেন্টারি চুপ থাকে, তালিকাটি তাকে আবার সামনে টেনে আনে যাতে ভুলে না যায়।

সাধারণ ভুল যা ড্যাশবোর্ডকে অকার্যকর করে

একটি লিড ফলো-আপ ড্যাশবোর্ড বিরক্তিকর কারণে ব্যর্থ হয়। সবচেয়ে বড় কারণ হলো প্রথম রিপ্লাইয়ের পরে পরবর্তী কার্য-তারিখ ফাঁকা রাখা। এটা নিরীহ মনে হয় কারণ আপনি তো কিছুই করেছেন, কিন্তু একটি ফাঁকা তারিখ মানে আপনি বলছেন, "আগামীকাল আমি মনে রাখবো।" ভবিষ্যৎ আপনি তা মনে রাখবেন না, বিশেষ করে ব্যস্ত সপ্তাহে।

আরেকটি ব্যর্থতা হলো অস্পষ্ট পরবর্তী কার্য যেমন "follow up"। দুই জন ব্যক্তি তা পড়ে দুটো ভিন্ন কাজ করবে। একটি ব্যবহারযোগ্য পরবর্তী কার্য যথেষ্ট স্পষ্ট হওয়া উচিত যাতে কেউ সেটা নির্বিচারে করতে পারে: "Call to confirm budget" বা "Email 2 case studies and ask for a 15-minute demo time"।

সাপোর্ট রিকোয়েস্টগুলোকে সেলস লিডের সঙ্গে মিশিয়ে ফেলা তালিকাকে নষ্ট করে তোলে। সাপোর্টের জরুরিতা ও সাফল্যের মেট্রিক আলাদা। যখন সবকিছু একসাথে থাকে, বাস্তব লিডগুলো "password reset" ও "invoice question" আইটেমের নিচে চাপা পড়ে। যদি আবশ্যক হয় উভয় রাখা, আলাদা ভিউ বা ফিল্টার ব্যবহার করুন যাতে তারা একই ডিফল্ট লিস্ট শেয়ার না করে।

অনেক মালিক শুধুই "last contacted" ট্র্যাক করে এবং আশা করে তারা পরবর্তী ধাপ মনে রাখবে। "Last contacted" ইতিহাস। next action date হল ট্রিগার যা ফলো-আপকে স্বয়ংক্রিয় করে।

কিছু দ্রুত ফিক্স যা ড্যাশবোর্ডকে উপযোগী রাখে:

• Active স্ট্যাটাসে থাকা লিডের জন্য next action date বাধ্যতামূলক করুন।
• "Follow up" বদলে ছোট একটি টেমপ্লেট ব্যবহার করুন: verb + channel + purpose।
• সেলস ও সাপোর্ট আলাদা তালিকায় ভাগ করুন (অথবা অন্তত আলাদা ডিফল্ট ফিল্টার)।
• last contacted নয়, next action date অনুযায়ী সাজান এবং সতর্ক করুন।
• আপডেট দ্রুত রাখুন: একটি তারিখ বদল এবং একটি সংক্ষিপ্ত অ্যাকশন ফিল্ড।

যদি আপনি এটি AppMaster-এ বানান, শুরুতেই এসব নিয়ম বাধ্যতামূলক করে দেয়া মূল্যবান—প্রয়োজনীয় ফিল্ড ও বোঝাপড়া-যুক্ত ডিফল্ট ফিল্টারগুলোর মাধ্যমে। এটি সেই ধীর ক্ষয় রোধ করে যা একটি পরিষ্কার তালিকিকে উপযোগী উদ্দেশ্যশূন্য তত্ত্বে পরিণত করে।

নির্ভর করার আগে দ্রুত চেকলিস্ট

ড্যাশবোর্ডকে আপনার দিনের চালক হিসেবে বিশ্বাস করার আগে বাস্তব ডেটা নিয়ে একটি রিয়েলিটি চেক করুন।

• র‍্যান্ডমভাবে ২০টি active লিড বাছুন। প্রতিটির একটি নির্দিষ্ট পরবর্তী কার্য এবং একটি তারিখ থাকা উচিত।
• ড্যাশবোর্ড খুলে আপনি ৫ সেকেন্ডের মধ্যে ওভারডিউ ফলো-আপ দেখতে পারবেন কি না দেখুন, লিড ডিটেইলে ক্লিক না করেই।
• ডিফল্ট সাজানো next action date (সবচেয়ে শীঘ্রই প্রথম) কিনা নিশ্চিত করুন। যদি এটি নতুন লিড অনুযায়ী সাজায়, পুরনো ডিল ডুববে।
• আপনার স্টেজগুলো স্ক্যান করুন। এগুলো টিম জুড়ে কনসিস্টেন্ট এবং স্পষ্ট অর্থবোধক হওয়া উচিত।
• স্মার্টফোনে একটি লিড আপডেট করে টাইম করুন: কার্য, তারিখ, সংক্ষিপ্ত নোট। যদি এক মিনিটের বেশি লাগে, মানুষ বন্ধ করে দেবে।

একটি সাদামাটা স্ট্রেস টেস্ট: কাউকে বলুন "আজ কি মনোযোগ দরকার" খুঁজে বের করতে, কোনো নির্দেশনা ছাড়াই। যদি তারা হিমশিম খায়, ড্যাশবোর্ডটি অনেক বেশি clever।

"ফাঁকা তারিখ" সমস্যাও পরীক্ষা করুন। যদি সিস্টেম active লিডকে পরবর্তী কার্য-তারিখ ছাড়াই থাকতে দেয়, এটি ঘটবেই। সেই অবস্থাকে স্পষ্ট করুন (একটি ওয়ার্নিং লেবেল বা একটি "Needs scheduling" ভিউ) যাতে এটা লুকিয়ে না থাকতে পারে।

পরবর্তী ধাপ: তালিকাটিকে একটি সাধারণ অভ্যন্তরীণ টুলে পরিণত করা

একবার তালিকাটি স্প্রেডশীটে কাজ করলে, আপনি এটিকে একটি ছোট অভ্যন্তরীণ টুলে রূপ দিতে পারেন যাতে আপডেট দ্রুত হয় এবং ফলো-আপ সহজেই হারিয়ে না যায়। লক্ষ্য বেশি ফিচার নয়। লক্ষ্য হলো কম জায়গা যেখানে লিড অদৃশ্য হতে পারে।

অভ্যাসটি আগে টিকে থাকতে দিন। যদি দল এখনও পরবর্তী কার্য-তারিখ সেট করতে ভুলে যায়, অটোমেশন আপনার বাঁচাবে না। এক বা দুই সপ্তাহ দৈনিক ব্যবহারের পর "পরবর্তী কার্য-তারিখ আপডেট করা" স্বাভাবিক হওয়া উচিত।

যেখানে অটোমেশন যুক্ত করবেন শুধুমাত্র যেখানে এটি প্রকৃত ঘর্ষণ কমায়

মূলকথাগুলো স্থির হয়ে গেলে, একেকটি বোরিং, পূর্বনির্ধারিত আপগ্রেড একবারে যোগ করুন:

• ওয়েব ফর্ম সাবমিশনে স্বয়ংক্রিয়ভাবে লিড তৈরি করা
• সহজ নিয়মের ভিত্তিতে একটি owner অ্যাসাইন করা
• কনফার্মেশন মেসেজ পাঠানো যাতে লিড জানে আপনি পেয়েছেন
• লিড ওভারডিউ হলে owner-কে নোটিফাই করা
• স্ট্যাটাস পরিবর্তনের লগ রাখা যাতে পর্যালোচনা করা যায়

এটিকে হালকা ওজনের ইনটারনাল টুল হিসেবে বানান (পূর্ণ CRM নয়)

একটি ব্যবহারযোগ্য অভ্যন্তরীণ টুলে তিনটি অংশ লাগে: একটি ডাটাবেস, একটি লিস্ট ভিউ, এবং একটি দ্রুত আপডেট ফর্ম।

উদাহরণস্বরূপ, AppMaster-এ আপনি Data Designer-এ Leads টেবিল মডেল করতে পারেন, next action date অনুযায়ী সাজানো একটি ওয়েব লিস্ট স্ক্রিন তৈরি করতে পারেন, এবং ওভারডিউ আইটেমগুলো হাইলাইট করতে পারেন। তারপর একটি ছোট এডিট ফর্ম যোগ করুন যাতে কেউ স্টেজ বদলাতে, পরবর্তী কার্য-তারিখ সেট করতে, এবং একটি নোট যোগ করতে কয়েক সেকেন্ডে পারে।

যদি আপনি একটি সহজ শুরু চান, appmaster.io ডেজাইন করা আছে এমন ইনট্রানাল টুলগুলো তৈরি করার জন্য হাত-লেখার কোড ছাড়া, এবং যখন আপনি ডেপ্লয় করতে প্রস্তুত হবে তখন বাস্তব ব্যাকএন্ড, ওয়েব, এবং মোবাইল অ্যাপ সোর্স কোড জেনারেট করে দিবে।

একটি বাস্তবসম্মত দৃশ্য: একটি লিড উত্তর দেয় "check back next Tuesday"। ইমেইলে রেখে না দিয়ে, আপনি টুল খুলেন, পরবর্তী কার্য-তারিখ মঙ্গলবারে সেট করেন, এবং কাজ শেষ। মঙ্গলবার সকালে লিডটি তালিকার উপরে দেখা যায়। যদি মঙ্গলবার বয়ে যায়, owner এটি ওভারডিউ হিসেবে দেখেন।