কেটারিং বুকিং ওয়ার্কফ্লো: ইনকোয়ারি থেকে নিশ্চিত বুকিং পর্যন্ত

Where catering inquiries get stuck (and why it matters)

অনেক কেটারিং কাজ খাবারের খারাপ মানের কারণে বিড়ম্বিত হয় না—এগুলো প্রথম বার্তা থেকে নিশ্চিত তারিখ পাওয়ার মধ্যে জায়গায় আটকে থাকে। কেউ জিজ্ঞেস করে, “আপনি উপলব্ধ আছেন কি?” এবং পরের কয়েক দিন ধীরে ধীরে অসম্পূর্ণ উত্তর, মিসিং ডিটেইল, এবং শেষ মুহূর্তের ক্লারিফিকেশনে চলে যায়।

আটকে যাওয়ার পয়েন্টগুলো সাধারণত বোরিং এবং পূর্বানুমেয়:

• ইনকোয়েরি DM, ভয়েসমেইল ও ইমেইলে আসে, এবং কেউ সেটি মালিকানায় নেয় না।
• প্রধান তথ্য অনুপস্থিত থাকে, তাই কেউ অনুমান করে এমন কোট পাঠায় যা বাস্তবে সঠিক নয়।
• ক্লায়েন্ট মনে করে তারা "বুকড", কিন্তু ডিপোজিট ও শর্তাবলী কখনো চূড়ান্ত হয়নি।
• মেনু পরিবর্তন সাইড কথোপকথনে ঘটে, তাই সর্বশেষ সংস্করণ অপ্রসর উপস্থাপিত থাকে।
• স্ট্যাটাস অস্পষ্ট ("চলছে"), ফলে ফলো‑আপ দেরি বা ডুপ্লিকেট হয়।

প্রয়োজনীয় তথ্য না থাকলে কোট ঝুঁকিপূর্ণ হয়ে পড়ে। অতিথি সংখ্যা, সার্ভিস স্টাইল, ডেলিভারি উইন্ডো, ডায়েটারি চাহিদা, বা ভেন্যু নিয়ম না জানলে আপনি হয় কম মূল্য নির্ধারণ করে পরে হাড্ডাহাড্ডি করবেন, অথবা বেশি মূল্য দিয়ে কাজ হারাবেন। তার পর এসে থাকে অপ্রত্যাশিত সমস্যা: অতিরিক্ত স্টাফ, অনুপস্থিত সরঞ্জাম, পরিকল্পনার তুলনায় কম সময়ে সেটআপ, বা এমন মেনু আইটেম যা বড় পরিসরে তৈরি করা যায় না।

একটি সরল কেটারিং বুকিং ওয়ার্কফ্লো র্যান্ডম বার্তাগুলোকে এক স্পষ্ট পথে পরিণত করে: প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ, উপলব্ধতা নিশ্চিত, বাস্তব সীমাবদ্ধতার ওপর ভিত্তি করে কোট পাঠানো, ডিপোজিট সংগ্রহ, তারপর মেনু ও লজিস্টিক্সের জন্য এক উৎসের সত্যতা লক করা।

এটি সবচেয়ে জরুরি—যারা প্রতিটি ভূমিকা পালন করেন, অনেক লিড নিয়ে কাজ করা সেলস টিম, এবং যারা কিচেন ও ড্রাইভারদের কাছে পরিষ্কার হ্যান্ডঅফ করতে চান তাদের জন্য।

উদাহরণ: একজন ক্লায়েন্ট ইমেইল করে বলে 60 জনের কর্পোরেট লাঞ্চ "আগামী মাসে"। পরিষ্কার ফ্লো না থাকলে আপনি দ্রুত কোট দিতে পারেন। পরিষ্কার ফ্লোর সঙ্গে আপনি প্রথমে তারিখ, বিল্ডিং অ্যাক্সেস রুল, ড্রপ‑অফ টাইম, বাজেট রেঞ্জ, এবং ডায়েটারি সংখ্যা জানেন, তারপর আত্মবিশ্বাসের সাথে কোট দেন এবং পরবর্তীতে বেদনাদায়ক রিইয়ার্ক এড়িয়ে চলেন।

Clear statuses that keep your team aligned

বুকিং গোলমাল লাগে যখন মানুষ একই জিনিসের জন্য বিভিন্ন শব্দ ব্যবহার করে। একজন বলে "confirmed" যখন ক্লায়েন্ট কেবল মেনু পছন্দ করেছে। অন্যজন বলে "booked" যখন ডিপোজিট এখনও অনুপস্থিত। স্পষ্ট স্ট্যাটাস দ্রুত এই সমস্যা দূর করে।

একটি সাধারণ স্ট্যাটাস পাইপলাইন যা বেশিরভাগ টিমের জন্য যথেষ্ট:

• New inquiry: অনুরোধ পাওয়া গেছে, তথ্য অসম্পূর্ণ
• Qualified: তারিখ, অতিথি সংখ্যা, এবং লোকেশন আপনার সক্ষমতার সাথে মেলে
• Quote sent: মূল্য ও শর্তাবলী প্রকৃতপক্ষে পাঠানো হয়েছে
• Tentative hold: আপনি একটি নির্দিষ্ট সময় পর্যন্ত তারিখ ধরে রেখেছেন
• Confirmed: ডিপোজিট পাওয়া গেছে (অথবা PO অনুমোদিত) এবং ইভেন্ট আপনার ক্যালেন্ডারে আছে

লেবেলগুলো যতটা স্পষ্ট, নিয়মগুলোও ততটাই স্পষ্ট রাখুন। সিদ্ধান্ত নিন কে প্রতিটি স্ট্যাটাস পরিবর্তন করতে পারবে এবং কী দ্বারা ট্রিগার হবে। "Quote sent" গৃহিত হওয়া উচিৎ নয়—এটি মানে বার্তাটি পাঠানো হয়েছে।

প্রধান পাইপলাইনকে পরিষ্কার রাখার জন্য দুইটি পাশের স্ট্যাটাস আলাদা রাখুন:

• Payment status: Unpaid, Deposit paid, Paid in full
• Menu status: Draft, Approved, Changed, Locked

উদাহরণ: ক্লায়েন্ট কোট অনুমোদন করে কিন্তু দুইটি সাইড পরিবর্তন চায়। বুকিং টেন্টেটিভ রাখা বা Confirmed (আপনার ডিপোজিট নিয়ম অনুসারে) থাকতে পারে, যখন Menu status Approved থেকে Changed এ যায়।

যদি আপনি এটি কোনো নো-কোড টুলে যেমন AppMaster-এ তৈরি করেন, এই স্ট্যাটাসগুলো সহজ ড্রপডাউন ফিল্ড হিসেবে তৈরি করুন এবং পারমিশন দিন যাতে পরিবর্তনগুলো সঙ্গতিশীল ও ট্র্যাক করা সহজ হয়।

Event details to collect in the first 10 minutes

দ্রুত উত্তর কেটারিং কাজ জিতিয়ে দেয়, কিন্তু গতি তখনই কাজে লাগে যখন আপনি এমন তথ্য ধরেন যা আপনার কোটকে সঠিক করে। এটাকে ভাবুন একটি ন্যূনতম ব্রিফ হিসেবে: ঠিক মত মূল্য নির্ধারণ করতে, ডেলিভারি করতে পারে কি না নিশ্চিত করতে, এবং দীর্ঘ ইমেইল চেন এড়াতে।

শুরু করুন যা খরচ ও স্টাফিং চালায়: অতিথি সংখ্যা (45–55 মত একটি রেঞ্জ অনুমতি দিন এবং কখন এটি চূড়ান্ত হবে তা জিজ্ঞেস করুন), তারিখ, সার্ভিস উইন্ডো (সেটআপ টাইম এবং সার্ভ টাইম), এবং সঠিক ভেন্যু ঠিকানা।

তারপর সার্ভিস স্টাইল ও খাদ্য সংক্রান্ত সীমাবদ্ধতা লক করুন। ড্রপ‑অফ, এটেন্ডেন্টসহ বাফে, প্লেটেড, পাসড অ্যাপার্টাইজার, বা ফুল‑সার্ভিস—এসব কাজ শ্রম ও সরঞ্জাম বদলে দেয়। ডায়েটারি চাহিদা এবং কীভাবে সেগুলো লেবেল করা হবে তা জিজ্ঞাসা করুন।

একটি সংক্ষিপ্ত ইনটেক চেকলিস্ট সবাইকে একই তথ্য সংগ্রহে সাহায্য করে:

• Event basics: তারিখ, সময়, ভেন্যু ঠিকানা, অতিথি সংখ্যা রেঞ্জ
• Service plan: স্টাইল, স্টাফিং প্রত্যাশা, ভাড়া (যদি থাকে)
• Menu needs: ডায়েটারি সীমাবদ্ধতা, অ্যালার্জেন, দরকারি আইটেম
• Buyer details: সিদ্ধান্ত‑গ্রহণকারী, সেরা যোগাযোগ পদ্ধতি, অনুমোদন সময়রেখা
• Site constraints: পার্কিং, লোড‑ইন, কিচেন এক্সেস, বিল্ডিং রুল

দুইটি প্রশ্ন প্রায়ই ব্যাক‑এন্ডকে কমিয়ে দেয়:

• “আমরা কোন বাজেট রেঞ্জকে লক্ষ্য করব?”
• “কোনগুলো must‑have এবং কোনগুলো nice‑to‑have?”

লোকেরা যদি দ্বিধায় থাকে, সহজ অপশন অফার করুন: “আমরা কি $25, $40, না $60 প্রতি জনের কাছাকাছি?”

উদাহরণ: ক্লায়েন্ট বলে "60 জনের লাঞ্চ।" আপনি নিশ্চিত করেন এটা 50–70, ড্রপ‑অফ বনাম স্টাফড বাফে, ভেজিটেরিয়ান ও গ্লুটেন‑ফ্রি সংখ্যা, প্রশাসনিক সহকারীই সিদ্ধান্ত‑গ্রহণকারী, এবং বিল্ডিং COI ও 20‑মিনিট লোডিং স্লট চায়। এখন আপনার প্রথম কোট প্রথমবারেই সঠিক হতে পারে।

How to build a quote that matches what you can deliver

ভাল কোট মানে শুধু একটি মেনু ও দাম নয়। এটি একটি স্পষ্ট প্রতিশ্রুতি—আপনি কী দেবেন, কোন শর্তে, নির্দিষ্ট টোটাল সহ।

Turn event details into line items

অনুরোধটিকে বিলে যোগ্য অংশে অনুবাদ করুন যাতে পরে সহজে সমন্বয় করা যায় পুনরায় সবকিছু লেখা ছাড়া।

অধিকাংশ কোটে নিম্নলিখিতগুলো থাকে:

• খাবার ও পানীয়
• স্টাফিং (সেটআপ, সার্ভিস, ব্রেকডাউন)
• ভাড়া সামগ্রী
• ডেলিভারি ও সেটআপ (অথবা পিক‑আপ শর্ত)
• সার্ভিস ফি ও ট্যাক্স (যদি প্রযোজ্য)

যখন পরিমাণ অতিথি সংখ্যা অনুসারে বাড়ে তখন প্রতি‑ব্যক্তি মূল্য ব্যবহার করুন। যেগুলো একই থাকে সেগুলোতে ফ্ল্যাট ফি দিন (নির্দিষ্ট রেডিয়াসে ডেলিভারি ফ্ল্যাট ফি, একটি নির্দিষ্ট স্টাফিং ব্লক, নির্দিষ্ট ভাড়া)। মিশ্র করলে স্পষ্টভাবে চিহ্নিত করুন: উদাহরণ: “$28 per guest x 60” প্লাস “Delivery flat fee.”

Sanity checks and approvals

কোট পাঠানোর আগে দ্রুত বাস্তবতা যাচাই করুন:

• শ্রম ঘণ্টা: কতজন স্টাফ, কত ঘণ্টা, ক্লিনআপসহ
• ভ্রমণ সময়: লোডিং, ড্রাইভিং, পার্কিং, ভেন্যু অ্যাক্সেস রুল
• মিনিমাম: ফুড মিনিমাম, স্টাফিং মিনিমাম, উইকএন্ড মিনিমাম
• সময়সূচী: আপনি চাওয়া উইন্ডোতে ডেলিভার ও সার্ভ করতে পারবেন কি না

কোটের একটি ভ্যালিডিটি উইন্ডো দিন (সাধারণত 7–14 দিন) এবং উল্লেখ করুন ভ্যালিডিটি শেষ হলে কী পরিবর্তন হতে পারে—উদাহরণ: উপকরণ খরচ, স্টাফিং প্রাপ্যতা, ও অতিথি সংখ্যা।

তারপর অনুমোদন অবিস্মরণীয় করুন। ক্লায়েন্টের “হ্যাঁ” এবং মূল অনুমানগুলো ধরুন: ইভেন্টের তারিখ ও সময়, অতিথি সংখ্যা (বা রেঞ্জ), মেনু ভার্সন, সার্ভিস স্টাইল, এবং কী অন্তর্ভুক্ত না—এগুলি পরে “আমি মনে করিনি এটা কভার ছিল” মুহূর্ত রোধ করে।

Step-by-step: inquiry to approved quote

আপনার লক্ষ্য সরল: দ্রুত বেসিকগুলো নিশ্চিত করুন, সঠিক জিনিস মূল্যায়ন করুন, এবং এমনভাবে অনুমোদন ধারণ করুন যাতে টিমের যেকেউ পরে খুঁজে পেতে পারে।

1) Confirm details while the client still has their calendar open

ইনকোয়েরি একবার পড়ুন, তারপর শুধুমাত্র অনুপস্থিত অংশগুলো নিয়ে উত্তর দিন: তারিখ ও শুরু সময়, অতিথি সংখ্যা রেঞ্জ, ঠিকানা, সার্ভিস স্টাইল, ডায়েটারি চাহিদা, এবং যেসব দরকারি আইটেম।

ক্লায়েন্ট অনিশ্চিত হলে, এমন অনুমান লক করুন যেটার ওপর আপনি কোট দিতে পারেন (উদাহরণ: “35 অতিথি জন্য মূল্য নির্ধারিত, ড্রপ‑অফ, ডিসপোজেবল সেটআপ”) এবং তা লিখে রাখুন।

2) Build the quote so it’s easy to approve

কোটটি যখন ক্লায়েন্ট প্রায় 10 সেকেন্ডে বুঝতে পারে তখনই তারা অনুমোদন করবে। খাবার, সার্ভিস, ভাড়া, ডেলিভারি, ট্যাক্স এবং একটি স্পষ্ট মোট টোটাল আইটেমাইজ করুন। অন্তর্ভুক্ত ও বর্জিত বিষয়গুলোতে সংক্ষিপ্ত নোট যোগ করুন।

চেকলিস্টটি সঙ্গত রাখুন:

• মেনু আইটেম পরিমাণ বা প্রতি‑ব্যক্তি মূল্যসহ
• সার্ভিস ও ডেলিভারি ফি (কোন পরিস্থিতিতে বদলাবে তা উল্লেখ করুন)
• ট্যাক্স ও প্রয়োজনীয় মিনিমাম
• মূল অনুমান (অতিথি সংখ্যা, সময়, এক্সেস, ডায়েটারি নোট)
• মেয়াদ উত্তীর্ণের দিন

3) Send, schedule follow-up, and record approval

কোট পাঠালে সাথে সাথে একটা ফলো‑আপ নির্ধারণ করুন (উদাহরণ: 48 ঘণ্টা)। ক্লায়েন্ট যদি “Looks good” বলে বা সাইন করে, সেই অনুমোদনটিকে কোথাও সংরক্ষণ করুন যাতে আপনার টিম তা দেখতেই পারে।

উদাহরণ: একটি কর্পোরেট লাঞ্চ অনুরোধ আসে পরের বৃহস্পতিবারে। আপনি নিশ্চিত করেন এটা 12:00 pm, 40 জন, ড্রপ‑অফ, ভেজিটেরিয়ান অপশন প্রয়োজন। আপনি 3‑দিনের মেয়াদ ও আইটেমাইজড কোট পাঠান, তারপর ইমেইল রিপ্লাই লগ করে অনুমোদন সংরক্ষণ করেন।

অনুমোদিত হলে, বুকিংকে Pending deposit-এ সরান এবং ডিপোজিট অনুরোধ তৎক্ষণাৎ পাঠান।

Deposits and confirmation without awkward follow-ups

পরিষ্কার একটি ডিপোজিট ধাপ বেশিরভাগ পিছিয়ে থাকা কথাবার্তা সরিয়ে দেয়। সবাই জানতে পারবে ক্লায়েন্ট কীতে সম্মত হয়েছে, টাকা গৃহীত হয়েছে কি না, এবং পরবর্তী পদক্ষেপ কী।

ডিপোজিট নিয়মগুলো দৃশ্যমান ও ধারাবাহিক রাখুন: ডিপোজিট পরিমাণ (ফিক্সড বা শতাংশ), জমা দেওয়ার শেষ সময়, এবং এটি কী সংরক্ষণ করে। সরল ভাষা সবচেয়ে কার্যকর: “আমরা X দিন ধরে আপনার তারিখ ও মেনু ধরে রাখব। আপনার বুকিং নিশ্চিত হবে ডিপোজিট পরিশোধ করলে।”

ডিপোজিট আসলে অবস্থা সঙ্গে সঙ্গে বদলানো উচিৎ। একটি বাস্তবসম্মত সেটআপ হতে পারে:

• New inquiry
• Quote sent
• Pending deposit
• Confirmed
• Closed (সম্পন্ন বা বাতিল)

পেমেন্ট রেকর্ড বুকিং রেকর্ডে রাখুন, কারো ইনবক্সে নয়। পেমেন্ট পদ্ধতি, রসিদ বা রেফারেন্স নম্বর, ডিপোজিট পরিমাণ, বাকি ব্যালেন্স, এবং যেই ব্যক্তি এটি গ্রহন করেছেন—এগুলো ধরুন।

ডিপোজিট লগ করার সময় চূড়ান্ত পেমেন্টের তারিখ সেট করুন এবং বাস্তবে পাঠাবেন এমন রিমাইন্ডারগুলো নির্ধারণ করুন (উদাহরণ: ইভেন্টের ৭ দিন আগে, ৩ দিন আগে, এবং নির্দিষ্ট দিন সকালে)।

উদাহরণ: ক্লায়েন্ট $2,000 কোটে সম্মতি দেয় 40 জন লাঞ্চের জন্য এবং 30% ডিপোজিট 48 ঘণ্টার মধ্যে দরকার। যতক্ষণ $600 লিপিবদ্ধ না হয়, স্ট্যাটাস Pending deposit থাকে এবং তারিখ কেবল ধরে রাখা হয়। পরিশোধ হলেই Confirmed-এ সরিয়ে বুকিং কিচেনের জন্য লক করা হয়।

Tracking menu changes so nothing gets lost

মেনু পরিবর্তন স্বাভাবিক। সমস্যা তখনই আসে যখন পরিবর্তনগুলো পাঁচ জায়গায় আসে (টেক্সট, কল, ইমেইল থ্রেড) এবং কারো কাছে পরিষ্কার থাকে না কোনটি সর্বশেষ।

প্রতিটি অর্থবহ সম্পাদনাকে একটি নতুন ভার্সন হিসেবে গণ্য করুন: Menu v1, v2, v3। টাইমস্ট্যাম্প যোগ করুন এবং পুরনো ভার্সনগুলো রিড‑অনলি রাখুন। তখন কেউ জিজ্ঞেস করলে আপনি এক লাইনে বলতে পারবেন: "আমরা v3-এ আছি, মঙ্গলবার 2:10 PM-এ অনুমোদিত।"

প্রতিটি পরিবর্তনের জন্য একই মৌলিক তথ্য লগ করুন: কে এটি অনুরোধ করেছে, কেন পরিবর্তন করা হয়েছে, কী পরিবর্তিত হয়েছে, এবং কীভাবে দাম, স্টাফিং, ভাড়া, বা প্রস্তুতিকে প্রভাবিত করে।

যখন মেনু পরিবর্তন হয়, কোটও সঙ্গে সঙ্গে আপডেট করুন। যদি v2-এ গ্লুটেন‑ফ্রি ডেজার্ট যোগ করে এবং অতিথি সংখ্যা 80 থেকে 95 হয়ে যায়, তখন লাইন আইটেম ও মোটও পরিবর্তন করা উচিত। ক্লায়েন্ট যাতে মিলিয়ে নিতে পারে সেজন্য আপডেটেড কোট একই ভার্সন নম্বর দিয়ে পাঠান।

একটি কাট‑অফ তারিখ নির্ধারণ করুন (উদাহরণ: ইভেন্টের 7 দিন আগে) এবং একটি পরিষ্কার স্ট্যাটাস দিন যেমন Menu locked। সেই পরে নতুন অনুরোধগুলো আলাদা অর্ডার বা পেইড চেঞ্জ অর্ডার হবে, casual "আরও একটা জিনিস" না।

Communication and handoffs that stay organized

কোনো ওয়ার্কফ্লো তখনই ভেঙে যায় যখন আপডেটগুলো পাঁচ জায়গায় থাকে: ইমেইল, টেক্সট, একটি নোটবুক, কারো মাথায়, এবং একটি ফোল্ডার ফটো দিয়ে। বুকিং রেকর্ডের জন্য একটি স্থান নির্বাচন করুন এবং সবকিছু সেখানে রাখুন: মেসেজ, নোট, এবং ফাইল—ফ্লোর প্ল্যান, কন্ট্রাক্ট, ডায়েটারি নোট, এবং ইনস্পিরেশন ফটো।

স্ট্যাটাস দৃশ্যমান ও আপ‑টু‑ডেট রাখুন। যখন তা বদলায়, পরবর্তী ব্যক্তিকে পুরো ইতিহাস পড়তে হবে না শুধু পরিস্থিতি বুঝতে।

Message templates that prevent chasing

অধিকাংশ ক্লায়েন্ট যোগাযোগ পুনরাবৃত্তি হয়। সংক্ষিপ্ত টেমপ্লেট প্রতিটি ক্লায়েন্টকে একই পরিষ্কার তথ্য দেয়, এবং টিমকে চাপের মধ্যে একই মেসেজ বারবার লিখা থেকে রোধ করে।

উপযোগী টেমপ্লেটগুলোর মধ্যে আছে: quote sent, deposit due, menu approval, event‑week check‑in, এবং final confirmation। উপরে একটি সাধারণ রিমাইন্ডার যোগ করুন: "পাঠানোর আগে নিচের ফিল্ডগুলো আপডেট করুন," যাতে পুরনো তারিখ বা ঠিকানা ব্যবহার না হয়।

Handoffs that don’t drop tasks

আন্তর্জাতিক কাজকে বুকিং রেকর্ডের অংশ হিসেবে ট্রিট করুন, সাইড কথোপকথন নয়। প্রতিটি হ্যান্ডঅফকে একটি টাস্কে পরিণত করুন যার একটি মালিক এবং ডিউ ডেটা আছে।

টাস্ক লিস্টটি ফোকাস রাখুন: কিচেন প্রেপ প্ল্যান (মেনু ভার্সন, পরিমাণ, অ্যালার্জেন), ভাড়া ও ডিস্পোজেবল, স্টাফিং প্ল্যান, ডেলিভারি ও অ্যাক্সেস নোট, এবং ইভেন্ট‑সপ্তাহ কনফার্মেশন।

উদাহরণ: ক্লায়েন্ট মঙ্গলবার একটি নতুন ফ্লোর প্ল্যান ইমেইল করে। আপনি সেটি বুকিংয়ে অ্যাটাচ করেন, লেআউট স্ট্যাটাস আপডেট করেন, এবং বৃহস্পতিবারের জন্য "লোডিং ডক এক্সেস নিশ্চিত করুন" টাস্কটি লিডকে অ্যাসাইন করেন।

Common mistakes that create rework and unhappy clients

অধিকাংশ কেটারিং সমস্যা খাবারের নয়—ওয়ার্কফ্লো সমস্যা: একটি তথ্য অনুমান করা হয়েছে, একটি মেসেজ হারিয়ে গেছে, বা কেউ খুব তাড়াতাড়ি বুকিংকে "confirmed" বলে চিহ্নিত করেছে।

একটি সাধারণ ফাঁদ হলো ডিপোজিট ছাড়া তারিখ ধরে রাখা। আপনি ক্লায়েন্টকে বললেন স্লট তাদের, অন্য লিডগুলো ফিরিয়ে দিলেন, তারপর তারা নীরব হয়ে গেল। এখন ক্যালেন্ডারে একটি ফাঁক রয়ে যায় এবং টিম এমন একটি বুকিং নিয়ে পরিকল্পনা করেছে যা আসলে নেই।

আরেকটি রিইয়ার্ক ফ্যাক্টরি হলো বেসিকগুলো লক না করে কোট দেওয়া: অতিথি সংখ্যা ও সার্ভিস স্টাইল নিশ্চিত না করা। “50 মানুষ” মানে হতে পারে বক্সড লাঞ্চ, স্টাফড বাফে, প্লেটেড সার্ভিস, বা ভাড়া সহ মিক্স—প্রতিটি অপশন শ্রম, সরঞ্জাম, সময়, এবং দাম পরিবর্তন করে। আগেভাগে কোট দিলে পরে আপনি খরচ টেবল বা অতিরিক্ত টাকা চাইবেন, যা বাইট‑অ্যান্ড‑সুইচ মনে হয়।

মেনু পরিবর্তনও অন্য একটি জায়গা যেখানে ভালো বুকিং বিফল হয়ে যায়। যদি পরিবর্তনগুলো ছড়িয়ে থাকে, কিচেন একটি মেনু প্রেপ করে, ক্লায়েন্ট আরেকটি আশা করে, এবং টিম ইভেন্ট ডে‑তে ঘাবড়ে যায়।

এছাড়া: পেমেন্ট স্ট্যাটাস এবং বুকিং স্ট্যাটাস একই করা উচিত নয়। একটি বুকিং তারিখ ধরে থাকতে পারে যখন পেমেন্ট ডিপোজিট পেন্ডিং। যখন এগুলো মিশে যায়, স্টাফ ধরে নেয় এটা কনফার্মেড, ক্রয় শুরু হয়, এবং আপনি সময়মতো ডিপোজিট সংগ্রহের লিভারেজ হারান।

কম ভুল চান? কয়েকটি চেকপয়েন্ট বাধ্যতামূলক করুন আগে কাজ এগোয়:

• ডিপোজিট গৃহীত (অথবা লিখিতভাবে একটি ডিউ ডেটা সম্মত)
• অতিথি সংখ্যা রেঞ্জ এবং সার্ভিস স্টাইল নিশ্চিত
• একটি মেনু রেকর্ড, তারিখযুক্ত ভার্সনসহ
• বুকিং স্ট্যাটাস পেমেন্ট স্ট্যাটাস থেকে আলাদা
• ইভেন্টের 48–72 ঘণ্টা আগে লজিস্টিকস পুনঃনিশ্চিত

Quick checks before you mark a booking Confirmed

"Confirmed" মানে আপনার টিম অনুমান ছাড়াই কার্যকরী করতে পারবে।

প্রথমে যোগাযোগ ও লোকেশনের ডিটেইলগুলো নিশ্চিত করুন: সঠিক ব্যক্তি, ইভেন্ট‑দিন ফোন নম্বর, পুরো ঠিকানা, ডেলিভারি নির্দেশ, পার্কিং নোট, এবং বিল্ডিং অ্যাক্সেস। যদি এটি কোনো ভেন্যু হয়, অন‑সাইট কন্টাক্ট নিশ্চিত করুন।

পরের ধাপে খরচ ও স্টাফিং নির্ধারণ করে এমন সংখ্যাগুলো লক করুন। যদি অতিথি সংখ্যা চূড়ান্ত না হয়, একটি স্পষ্ট রেঞ্জ এবং ক্লায়েন্ট কখন তা নিশ্চিত করবে সেরকম একটি তারিখ রেকর্ড করুন। সার্ভিস স্টাইলের ক্ষেত্রেও একই করুন।

মেনু অনুমোদন একটি পরিষ্কার সংস্করণ হওয়া দরকার। কী অনুমোদিত হয়েছে (এবং কখন) তা স্পষ্ট করুন, এবং ক্লায়েন্টকে পরিবর্তনের কাট‑অফ জানান। উদাহরণ: “Menu v3 মঙ্গলবার অনুমোদিত। পরিবর্তন করার শেষ সময় 5pm শুক্রবার।”

একটি সংক্ষিপ্ত কনফার্মেশন চেকলিস্ট:

• প্রধান কন্টাক্ট, ইভেন্ট‑দিন ফোন, এবং পূর্ণ লোকেশন বিস্তারিত যাচাই
• অতিথি সংখ্যা ও সার্ভিস স্টাইল চূড়ান্ত (অথবা ডকুমেন্ট করা রেঞ্জ ও ডেডলাইন)
• একটি অনুমোদিত মেনু ভার্সন সংরক্ষিত, স্পষ্ট পরিবর্তন কাট‑অফসহ
• ডিপোজিট গৃহীত এবং পেমেন্ট রেকর্ড ফাইল করা
• অভ্যন্তরীণ টাস্ক তৈরি (স্টাফিং, ভাড়া, প্রেপ টাইমলাইন, ডেলিভারি সময়)

Example workflow: corporate lunch from first email to deposit paid

একটি লোকাল কোম্পানি ইমেইল করে: “আগামী মাসে 60 জনের কর্পোরেট লাঞ্চ, প্রায় 12:30।” ওয়ার্কফ্লো শুরু হয় যখন ক্লায়েন্ট এখনও যুক্ত আছে, মৌলিক তথ্য ধরে নিয়ে।

প্রথম কলের মধ্যে (প্রায় 10 মিনিট) আপনি তারিখ ও ডেলিভারি উইন্ডো, ঠিকানা ও অ্যাক্সেস নোট, হেডকাউন্ট ও ডায়েটারি চাহিদা, সার্ভিস স্টাইল, বাজেট রেঞ্জ, সিদ্ধান্ত‑গ্রহণকারী, এবং যেকোনো দরকারি আইটেম লিপিবদ্ধ করেন।

স্ট্যাটাস New inquiry থেকে Qualified-এ চলে যায়।

একই দিনে আপনি স্পষ্ট লাইন আইটেম সহ একটি কোট তৈরি করেন: 60টি বক্সড লাঞ্চ (দুই মেনু অপশন), সালাদ ট্রে, কুকি, ড্রিংকস, ডিসপোজেবল কটিলারি, ডেলিভারি ও সেটআপ। আপনি ব্যবহারিক নিয়মাবলী উল্লেখ করেন (লিড টাইম, পরিবর্তনের কাট‑অফ, কী অন্তর্ভুক্ত বনাম ঐচ্ছিক)। স্ট্যাটাস হয়ে যায় Quote sent।

দুই দিন পরে ক্লায়েন্ট বলে: “আমরা অর্ধেক লাঞ্চ ভেগান করতে পারি এবং কফি যোগ করতে চাই।” আপনি মেনু সিলেকশন আপডেট করে কফি সার্ভিস যোগ করেন, Menu v2 বানান এবং আপডেট কোট পাঠান। স্ট্যাটাস হয় Quote sent (updated)।

ক্লায়েন্ট বিকেলের মধ্যে v2 অনুমোদন করে। আপনি সাথে সাথে 30% ডিপোজিট অনুরোধ পাঠান, 48 ঘণ্টার মধ্যে জরুরি। পেমেন্ট আসলে বুকিং Confirmed-এ চলে যায় এবং কিচেনকে প্রেপ টাস্ক দেওয়া হয়।

ইভেন্টের আগের দিনে আপনার "at a glance" ভিউ এরকম হওয়া উচিত:

• Booking: Confirmed
• Payment: Deposit paid (balance due on delivery)
• Menu: Locked
• Production: Scheduled
• Delivery: Driver assigned

একই স্ক্রিনে টিম ইভেন্ট সারাংশ, হেডকাউন্ট, সর্বশেষ মেনু ভার্সন, ডায়েটারি সংখ্যা, ডেলিভারি নোট, যোগাযোগ, পেমেন্ট স্ট্যাটাস, এবং প্রেপ চেকলিস্ট দেখতে পারবে।

Next steps: turn the workflow into a simple system your team uses

প্রথমে আপনার স্ট্যাটাসগুলো ও কোন সঠিক তথ্য দরকার তা লিখে ফেলুন যাতে কাজ এগোয়। লক্ষ্য একটি পরিষ্কার ওয়র্কফ্লো যাতে টিমের যেকেউ ভবিষ্যৎ আন্দাজ না করে অনুসরণ করতে পারে।

প্রতিটি স্ট্যাটাসের জন্য দুইটি জিনিস সংজ্ঞায়িত করুন: প্রয়োজনীয় ফিল্ড এবং পরবর্তী পদক্ষেপ। "New inquiry" শেষ হয়নি যতক্ষণ না তারিখ, অতিথি সংখ্যা রেঞ্জ, সার্ভিস স্টাইল, এবং লোকেশন ধরা হয়েছে। "Quote sent" শেষ নয় যতক্ষণ না কোট ভার্সন সংরক্ষিত ও মেয়াদ নির্ধারণ করা হয়।

ইনটেক প্রশ্ন, কোট ফরম্যাট, ডিপোজিট অনুরোধ, এবং ভার্সন‑সংযুক্ত মেনু অনুমোদনের জন্য স্ট্যান্ডার্ড টেমপ্লেট রাখুন।

এটি একটি শেয়ার্ড সিস্টেমে রাখতে মনে করলে, একটি হালকা অভ্যন্তরীণ টুল স্প্রেডশীট‑প্লাস‑ইনবক্স সেটআপের বদলে কাজ করবে। AppMaster (appmaster.io) একটি নো‑কোড প্ল্যাটফর্ম যেখানে আপনি inquiry‑to‑confirmed‑booking অ্যাপ বানাতে পারেন—with a real database, status logic, এবং Stripe ডিপোজিট—তাহলে approvals, payments, এবং menu versions একই রেকর্ডে থাকে বদলে বিভিন্ন মেসেজে ছড়িয়ে না।