কাস্টম অর্ডার ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ: একটি পরিষ্কার ওয়ার্কফ্লো তৈরি করুন

কাস্টম অর্ডারের হিসাব রাখা কঠিন হয়ে যায় কেন

কাস্টম কাজ সাধারণত এক জায়গা থেকে শুরু হয় না। কোনো গ্রাহক ইমেইলে মাপ পাঠাতে পারেন, চ্যাটে রং নিশ্চিত করতে পারেন, তারপর ফোন করে ডেলিভারির তারিখ বদলাতে পারেন। একজন কর্মী স্প্রেডশিটে তথ্য কপি করেন, আরেকজন শেয়ার করা ইনবক্সে নোট রাখেন।

অল্প কয়েকটি অর্ডারের ক্ষেত্রে এই পদ্ধতি কাজ করে। একসঙ্গে অনেক কাজ চললে সমস্যা শুরু হয়। একই অনুরোধের উত্তর দুজন দিতে পারেন, আবার কেউ সেটি খেয়ালই নাও করতে পারেন। সর্বশেষ পরিবর্তন কোনো মেসেজের ভেতরে চাপা পড়ে থাকলে সেলস টিম পুরোনো স্পেসিফিকেশন অনুযায়ী দাম জানাতে পারে। এরপর উৎপাদন টিম অসম্পূর্ণ নির্দেশনা পায়।

ছোট ভুলও ব্যয়বহুল হয়ে উঠতে পারে। ২৪টি খোদাই করা সাইনের একটি অনুরোধে উপকরণ, মাপ, ফিনিশ, আর্টওয়ার্ক ফাইল, পরিমাণ, ডেডলাইন, শিপিংয়ের ঠিকানা ও অনুমোদনের স্ট্যাটাস দরকার। রেকর্ডে যদি শুধু «২৪টি কাস্টম সাইন» লেখা থাকে, কর্মীদের পরে বাকি তথ্য খুঁজে নিতে হবে। কোট ভুল হতে পারে, উৎপাদন থেমে যেতে পারে এবং গ্রাহককে একই প্রশ্ন বারবার করা হতে পারে।

স্প্রেডশিটে স্ট্যাটাসের ওপর ভরসা করাও কঠিন। একটি ট্যাবে অর্ডার প্রস্তুত দেখাতে পারে, অথচ প্যাকিংয়ের নোটে লেখা থাকতে পারে যে এখনও পরিদর্শন বাকি। কুরিয়ারের তথ্য শিপমেন্ট বুক করা কর্মীর কাছে পড়ে থাকতে পারে। গ্রাহক আপডেট চাইলে কর্মীরা একটি রেকর্ড খোলার বদলে ফাইল ও কথোপকথন খুঁজতে থাকেন।

একটি কাস্টম অর্ডার ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ প্রথম অনুরোধ থেকে কোট, অনুমোদন, উৎপাদন, প্যাকিং ও ডেলিভারি পর্যন্ত প্রতিটি কাজের জন্য একটি শেয়ার করা রেকর্ড দেয়। সেখানে গ্রাহকের তথ্য, আইটেমের প্রয়োজনীয়তা, নোট, ফাইল, দাম, ডেডলাইন ও বর্তমান স্ট্যাটাস থাকা উচিত।

তাহলে সেলস টিম নিশ্চিত করতে পারে গ্রাহক কী অনুমোদন করেছেন। উৎপাদন টিম সম্পূর্ণ আইটেমের তথ্য নিয়ে কাজ করতে পারে। সাপোর্ট টিম অফিসে কাউকে জিজ্ঞেস না করেই আপডেট দিতে পারে। অ্যাপটি কে পরবর্তী পদক্ষেপ নেবে এবং কোন তথ্য এখনও বাকি, তাও দেখানো উচিত।

ছোট টিমের জন্য এটি ইনবক্সের নানা লেবেল ও স্প্রেডশিটের কলামের বদলে কাজ করতে পারে। বড় টিমের জন্য এটি হ্যান্ডঅফ আরও পরিষ্কার করে। কেউ অর্ডার খুললে তার দেখা উচিত গ্রাহক কী চেয়েছেন, টিম কী দেওয়ার প্রতিশ্রুতি দিয়েছে এবং ডেলিভারির আগে আর কী বাকি।

তৈরির আগে অর্ডারের প্রবাহ ঠিক করুন

মানুষ যে কাজগুলো ইতিমধ্যে করে, অ্যাপটিকে সেগুলোর ভিত্তিতে তৈরি করুন। প্রথমে কাজগুলো লিখে নিন: অনুরোধ গ্রহণ, দাম ও সময় নিশ্চিত করা, পণ্য তৈরি, প্যাকিং এবং ডেলিভারির ব্যবস্থা করা। ছোট ব্যবসায় একজন মানুষ এসবের কয়েকটি কাজ একসঙ্গে করতে পারেন। ব্যক্তির পদবি নয়, কাজটিকেই রেকর্ড করুন।

ফিল্ড বা স্ক্রিন তৈরি করার আগে কাগজে অর্ডারের পথ এঁকে নিন। প্রতিটি হ্যান্ডঅফ অন্তর্ভুক্ত করুন। যেমন, সেলস টিম ৪০টি খোদাই করা মগের অনুরোধ যোগ করল, ম্যানেজার আর্টওয়ার্ক ও কোট অনুমোদন করলেন, উৎপাদন টিম মগে খোদাই করল, প্যাকিং টিম সংখ্যা মিলিয়ে দেখল এবং ডেলিভারি টিম গ্রাহককে ট্র্যাকিংয়ের তথ্য পাঠাল।

পরিচিত ধাপ ব্যবহার করুন

বাস্তব সিদ্ধান্তের সঙ্গে মেলে এমন অল্প কয়েকটি ধাপ বেছে নিন। টিমকে যদি জানতে হয় কাজ শুরু করা যাবে কি না, অনুমোদনের জন্য অপেক্ষা করতে হবে কি না, অথবা কুরিয়ার বুক করতে হবে কি না, তাহলে «In progress»-এর মতো অস্পষ্ট লেবেল ব্যবহার করবেন না।

একটি কার্যকর কাস্টম অর্ডার ওয়ার্কফ্লোতে এই স্ট্যাটাসগুলো থাকতে পারে:

• New request
• Waiting for approval
• Ready for production
• In production
• Packed
• Delivered

বাতিল ও স্থগিত অর্ডার আলাদা রাখুন। থেমে থাকা কাজের কারণ লিখুন, যেমন «উপকরণের জন্য অপেক্ষা করছে» বা «গ্রাহক আর্টওয়ার্ক বদলেছেন»। এতে কর্মীরা ব্যাখ্যা জানতে কাউকে জিজ্ঞেস না করেই পদক্ষেপ নিতে পারবেন।

প্রতিটি হ্যান্ডঅফের মালিক ঠিক করুন

প্রতিটি স্ট্যাটাস পরিবর্তনের জন্য একজন নির্দিষ্ট মালিক দরকার। কেউ কোট অনুমোদন না করা পর্যন্ত সেলস টিমের অর্ডারকে উৎপাদনের জন্য প্রস্তুত করা উচিত নয়। উৎপাদন টিমের অর্ডারকে প্যাকড হিসেবে চিহ্নিত করা উচিত নয়। পরিষ্কার দায়িত্ব থাকলে সবাই অন্য কেউ কাজটি করবে ধরে নিয়ে অর্ডার শেয়ার করা কিউতে ফেলে রাখে না।

প্রতিটি ধাপের জন্য একটি নিয়ম ঠিক করুন: কে অর্ডারটিকে সেই ধাপে নিতে পারবে, কী তথ্য দিতে হবে এবং পরের কাজটি কে পাবে। ডেলিভারির ক্ষেত্রে মালিক ক্যারিয়ার, ট্র্যাকিং নম্বর, পাঠানোর তারিখ ও ডেলিভারির প্রমাণ যোগ করতে পারেন।

AppMaster টিমকে ভিজ্যুয়াল Business Process-এ এসব নিয়ম সাজাতে দেয়। প্রথমে সাধারণ পথ তৈরি করুন। বাস্তব অর্ডারে টিম অ্যাপটি ব্যবহার করার পর ব্যতিক্রমগুলো যোগ করুন।

মূল অর্ডার রেকর্ড তৈরি করুন

প্রতিটি কাস্টম অর্ডারের জন্য এমন একটি রেকর্ড দরকার যা টিমকে কাজটির একই ছবি দেখায়। গ্রাহকের নাম, প্রয়োজনে কোম্পানির নাম, ফোন নম্বর, ইমেইল, অনুরোধের তারিখ ও প্রয়োজনীয় ডেলিভারির তারিখ রাখুন।

এমন একটি অর্ডার নম্বর যোগ করুন যা মানুষ খুঁজে পায় এবং মেসেজে ব্যবহার করতে পারে। কর্মীদের দিয়ে নম্বর তৈরি না করিয়ে অ্যাপকে তা তৈরি করতে দিন, যেমন CO-1042। একই বা অস্পষ্ট নম্বর হলে সঠিক কাজটি খুঁজে পেতে সময় নষ্ট হয়।

প্রথম স্ক্রিনটি সংক্ষিপ্ত রাখুন। কেউ অর্ডার খুললে দ্রুত যেন দেখতে পান কে অনুরোধ করেছেন, কী দরকার, কখন দরকার এবং বর্তমান স্ট্যাটাস কী।

স্ট্যাটাস ছোট ও পরিষ্কার রাখুন

অনেক টিমের জন্য এই ধাপগুলো যথেষ্ট:

• New
• Quoted
• Approved
• In production
• Ready to ship
• Delivered

প্রতিটি স্ট্যাটাসের একটি পরিষ্কার অর্থ দিন। গ্রাহক কোট গ্রহণ করার পরই অর্ডারকে Approved করুন, কোনো সেলসকর্মী অনুমোদন আশা করছেন বলে নয়। এতে উৎপাদন অর্ডার ট্র্যাকিং সঠিক থাকে।

যে তথ্য কোনো লাইন আইটেমের অন্তর্ভুক্ত নয়, তার জন্য সাধারণ নোট ফিল্ড ব্যবহার করুন। নোটে লেখা থাকতে পারে «গ্রাহক বিকেল ৩টার পর সংগ্রহ করবেন» বা «১২ মে দেওয়া নমুনার সঙ্গে মিলিয়ে তৈরি করুন»। রেফারেন্স ছবি, স্বাক্ষর করা অনুমোদন, স্পেসিফিকেশন শিট ও আর্টওয়ার্ক ফাইল ইমেইল থ্রেডে না রেখে অর্ডারের সঙ্গে রাখুন।

অভ্যন্তরীণ ও গ্রাহকের তথ্য আলাদা রাখুন

দুটি মেসেজের অংশ ব্যবহার করুন। অভ্যন্তরীণ নোটে সরবরাহকারীর সমস্যা, আনুমানিক শ্রমের সময়, দামের উদ্বেগ বা পাঠানোর আগে ফোন করার রিমাইন্ডার থাকতে পারে। গ্রাহক যেন এই অংশ কখনও না দেখেন।

গ্রাহকের জন্য লেখা আপডেটে কেবল এমন তথ্য রাখুন যা আপনি পাঠাতে প্রস্তুত, যেমন «আপনার অর্ডার উৎপাদনে আছে» বা «আপনার অর্ডার সংগ্রহের জন্য প্রস্তুত»। AppMaster-এ আপনি এসব ফিল্ড একটি ভিজ্যুয়াল অর্ডার ফর্মে রাখতে পারেন এবং কে সেগুলো দেখতে বা সম্পাদনা করতে পারবে তা নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন।

একটি বেকারি ৮০টি ব্র্যান্ডেড কাপকেকের অনুরোধ পেলে ইভেন্টের যোগাযোগের ব্যক্তি, ডেলিভারির তারিখ, লোগোর সংযুক্তি, সম্মত দাম ও স্ট্যাটাস একটি অর্ডার রেকর্ডে রাখতে পারে। এরপর উৎপাদন টিম স্বাদ, পরিমাণ ও আলাদা কাজ যোগ করার আগে নির্ভরযোগ্য তথ্য নিয়ে শুরু করতে পারে।

বিস্তারিত না হারিয়ে লাইন আইটেম যোগ করুন

প্রথম মেসেজে একটি কাস্টম অর্ডার সহজ মনে হতে পারে: দুটি খোদাই করা মগ, একটি প্রিন্ট করা কার্ড এবং আগামী শুক্রবার ডেলিভারি। কিন্তু প্রতিটি অংশের আলাদা দাম, উপকরণ, অনুমোদনের প্রয়োজন ও উৎপাদনের কাজ থাকতে পারে। প্রতিটি পণ্য বা পরিষেবাকে আলাদা লাইন আইটেমে রাখুন।

মূল অর্ডারে থাকবে গ্রাহকের তথ্য, প্রয়োজনীয় ডেলিভারির তারিখ ও সামগ্রিক স্ট্যাটাস। লাইন আইটেমে থাকবে নির্দিষ্ট আইটেমের তথ্য। এতে অনুরোধে একাধিক পণ্য থাকলেও অ্যাপটি পড়া সহজ থাকে।

প্রতিটি আইটেমে যথেষ্ট তথ্য দিন

কাজ সম্পন্ন করার সময় টিম যে সিদ্ধান্তগুলো নেয়, সেগুলোর সঙ্গে মিল রেখে ফিল্ড তৈরি করুন। একটি প্রিন্টিং দোকানের দরকার হতে পারে কার্ডের মাপ, কাগজের ধরন, আর্টওয়ার্ক, পরিমাণ, একক দাম ও ফয়েলের রং। একটি ক্যাটারিং ব্যবসার দরকার হতে পারে পরিবেশনের সংখ্যা, মেনুর পছন্দ, খাদ্যসংক্রান্ত প্রয়োজন ও সেটআপের নির্দেশনা।

বেশিরভাগ কাস্টম লাইন আইটেমে দরকার হয়:

• পণ্য বা পরিষেবার নাম ও পরিমাণ
• মাপ, উপকরণ, রং বা বেছে নেওয়া অপশন
• আর্টওয়ার্ক, রেফারেন্স ফাইল বা অনুমোদনের স্ট্যাটাস
• একক দাম ও আইটেমভিত্তিক ছাড়
• উৎপাদনের নির্দেশনা

নির্দেশনা সংশ্লিষ্ট আইটেমের সঙ্গে রাখুন। «নীল মগে Sarah-এর নাম খোদাই করুন» কথাটি মগের লাইন আইটেমে থাকা উচিত, যাতে উৎপাদন ও প্যাকিং টিম দ্রুত তা খুঁজে পায়।

অ্যাপেই মোট হিসাব করুন

অ্যাপটি প্রতিটি লাইন আইটেমের পরিমাণকে একক দাম দিয়ে গুণ করবে, তারপর প্রতিটি সাবটোটাল যোগ করে অর্ডারের মোট হিসাব করবে। গ্রাহক পরিমাণ বদলালে বা কোনো আইটেম পাল্টালে হাতে হিসাব করা মোট দামে ভুল হয়।

যেমন, প্রতি ৩ ডলার দামের ২০টি আমন্ত্রণ কার্ড এবং ১৮ ডলার দামের দুটি সাইনের মোট দাম ৯৬ ডলার। গ্রাহক কার্ডের পরিমাণ ৩০ করলে মোট দাম সঙ্গে সঙ্গে ১২৬ ডলার হবে।

অর্ডার সম্পাদনাযোগ্য থাকা অবস্থায় কর্মীদের আইটেম যোগ বা বাদ দিতে দিন। একাধিক মানুষ অর্ডার সামলালে কে কখন পরিবর্তন করেছেন তা রেকর্ড করুন। যেখানে পরিবর্তনের ইতিহাস দরকার, বাদ দেওয়া আইটেমের কারণ রাখুন, যেমন «গ্রাহক বাতিল করেছেন»।

AppMaster-এ একটি লাইন আইটেম ডেটা মডেল অনেকগুলো আইটেমকে একটি অর্ডারের সঙ্গে যুক্ত করতে পারে। উৎপাদন শুরুর আগে কর্মীরা সহজ অর্ডার স্ক্রিনে আইটেম যোগ, পরিমাণ পরিবর্তন ও হিসাব করা মোট দাম দেখতে পারবেন।

ধাপে ধাপে উৎপাদনের কাজ ট্র্যাক করুন

অনুমোদিত অর্ডারের জন্য শুধু «In production» লেবেল যথেষ্ট নয়। টিম যেভাবে পণ্য তৈরি করে, কাজকে সেই অনুযায়ী কয়েকটি টাস্কে ভাগ করুন। প্রতিটি টাস্ক তার অর্ডারের সঙ্গে এবং প্রয়োজনে নির্দিষ্ট লাইন আইটেমের সঙ্গে যুক্ত থাকবে।

কাস্টম সাইনের ক্ষেত্রে কাজগুলো হতে পারে আর্টওয়ার্ক নিশ্চিত করা, উপকরণ কাটা, প্রিন্ট করা, মান পরীক্ষা করা ও প্যাকিং। কোনো টিম সদস্য যেন মেসেজ খোঁজা ছাড়াই টাস্ক খুলে আইটেমের তথ্য, প্রতিশ্রুত তারিখ, গ্রাহকের নোট ও ফাইল দেখতে পারেন।

অনুমোদিত অর্ডার থেকে কাজ তৈরি করুন

সাধারণ পণ্যের ধরনগুলোর জন্য টাস্ক টেমপ্লেট তৈরি করুন। কর্মীরা অর্ডার অনুমোদন করলে অ্যাপ প্রয়োজনীয় টাস্ক তৈরি করবে। এতে একই তথ্য বারবার লিখতে হয় না এবং শুরু থেকেই কাজের দৃশ্যমানতা থাকে।

প্রতিটি টাস্কে একজন মালিক বা টিম, একটি ডেডলাইন এবং একটি সহজ স্ট্যাটাস থাকা দরকার:

• Not started
• Ready to work
• In progress
• Waiting
• Complete

কাজ এগোতে না পারলে «Waiting» ব্যবহার করুন। কর্মীদের অনুপস্থিত অনুমোদন, দেরিতে আসা উপকরণ বা মেশিনের সমস্যার মতো বাধার কারণ বেছে নিতে এবং সংক্ষিপ্ত নোট যোগ করতে বলুন। অর্ডারের মালিক দ্রুত দেরি দেখতে পারবেন এবং প্রতিশ্রুত তারিখ ঝুঁকিতে পড়ার আগে গ্রাহকের সঙ্গে যোগাযোগ করতে পারবেন।

অনুমান করে নয়, ডেলিভারির তারিখ থেকে ডেডলাইন নির্ধারণ করুন। সংগ্রহের এক দিন আগে প্যাকিং শেষ করতে হলে এবং প্রিন্টিংয়ে দুই দিন লাগলে টাস্কের তারিখ সেই ক্রম অনুযায়ী ঠিক করুন। সাপ্তাহিক ছুটি, সরবরাহকারীর লিড টাইম ও মান পরীক্ষা হিসাবের মধ্যে রাখুন।

কর্মীদের মনোযোগী কাজের ভিউ দিন

উৎপাদন কর্মীদের সাধারণত পুরো অর্ডারের ইতিহাস দরকার হয় না। তাদের স্ক্রিনে পরবর্তী নির্ধারিত কাজ, ডেডলাইন, অর্ডারের রেফারেন্স এবং কাজ শুরু করার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য দেখা উচিত।

একজন প্রিন্টারের হয়তো শুধু অনুমোদিত ফাইল, উপকরণ, পরিমাণ, ফিনিশ ও প্রিন্টের নোট দরকার। ম্যানেজারদের আবার সম্পূর্ণ ভিউ দরকার, যেখানে সম্পন্ন কাজ, বাধা ও অর্ডারের ইতিহাস থাকবে।

কেউ কাজ শেষ করলে কে এবং কখন তা করেছেন, রেকর্ড করুন। «প্রুফের সঙ্গে আর্টওয়ার্ক মিলিয়ে দেখা হয়েছে» ধরনের নোট শুধু স্ট্যাটাস বদলের চেয়ে পরের ব্যক্তিকে বেশি তথ্য দেয়।

AppMaster টাস্ককে অর্ডার ও লাইন আইটেমের সঙ্গে যুক্ত করতে পারে। এরপর Business Processes ব্যবহার করে টাস্ক তৈরি, কাজ ভাগ এবং উৎপাদন শেষ হলে অর্ডার আপডেট করা যায়।

অনুরোধ থেকে ডেলিভারি পর্যন্ত অর্ডার দেখুন

একজন গ্রাহক দুটি প্রিন্টের রঙে ৫০টি ব্র্যান্ডেড টোট ব্যাগ চান: সাদা লোগোসহ ৩০টি নেভি ব্যাগ এবং কালো লোগোসহ ২০টি প্রাকৃতিক রঙের ব্যাগ। সেলস টিম গ্রাহকের নামে একটি নতুন অনুরোধ তৈরি করে এবং ডেডলাইন, যোগাযোগের তথ্য, আর্টওয়ার্ক ফাইল ও ডেলিভারির ঠিকানা যোগ করে।

অর্ডারে «৫০টি টোট ব্যাগ» লেখা একটি নোট না রেখে দুটি লাইন আইটেম থাকে। প্রথমটিতে ৩০টি নেভি ব্যাগ, সাদা প্রিন্ট ও সম্মত একক দাম লেখা থাকে। দ্বিতীয়টিতে ২০টি প্রাকৃতিক রঙের ব্যাগ, কালো প্রিন্ট, নিজস্ব দাম ও নোট থাকে। প্রতিটি সংমিশ্রণের জন্য ওয়ার্কশপের আলাদা নির্দেশনা দরকার।

অ্যাপ আইটেমগুলোর মোট দাম হিসাব করে, শিপিং ও সেটআপ ফি যোগ করে কোট তৈরি করে। সেলস টিম গ্রাহকের অনুমোদন রেকর্ড করে এবং অর্ডারকে Approved করে। ভুল সংস্করণ নিয়ে কাজ শুরু না হয়, তাই অ্যাপ কোট করা পরিমাণ লক করতে পারে।

কাজ দৃশ্যমান ক্রমে এগোয়

উৎপাদন টিম অনুমোদিত অর্ডারটি তার কাজের কিউতে দেখতে পায়। একজন টিম সদস্য আর্টওয়ার্ক পরীক্ষা করে লোগোর মাপ ও রং নিশ্চিত করেন। এরপর অর্ডারটি প্রিন্টিং ধাপে যায়।

একটি পরিষ্কার ক্রম হতে পারে:

• Artwork review
• Printing
• Quality check
• Packing
• Dispatched

মান পরীক্ষা করার সময় টিম সদস্য দুটি ব্যাচের সংখ্যা গুনে এবং প্রিন্টের অবস্থান পরীক্ষা করেন। পাঁচটি নেভি ব্যাগ আবার প্রিন্ট করতে হলে পুরো অর্ডারে নয়, নেভি লাইন আইটেমে নোট যোগ করেন। এরপর প্যাকিং টিম একই রেকর্ডে চূড়ান্ত পরিমাণ, বাক্সের সংখ্যা ও ডেলিভারির ঠিকানা দেখতে পায়।

কার্যকর ডেলিভারি আপডেট পাঠান

ডিসপ্যাচের পর শিপিংয়ের মালিক স্ট্যাটাসকে Dispatched করেন, ক্যারিয়ার ও ট্র্যাকিং রেফারেন্স যোগ করেন এবং পাঠানোর তারিখ লিখে রাখেন। গ্রাহককে জানানো হয় যে ৫০টি টোট ব্যাগ পাঠানো হয়েছে এবং সঙ্গে ট্র্যাকিং রেফারেন্স দেওয়া হয়।

সেলস টিম ওয়ার্কশপে আপডেট না চেয়েই গ্রাহকের ফোনের উত্তর দিতে পারে। উৎপাদন টিমও পুরোনো ইমেইল খুঁজে অনুমোদিত তথ্য বের করতে হয় না। AppMaster ভিজ্যুয়াল ডেটা ডিজাইন, স্ট্যাটাস পরিবর্তনের জন্য business processes এবং সেলস, উৎপাদন ও ডিসপ্যাচের আলাদা স্ক্রিন সমর্থন করে।

অর্ডার বিলম্বিত করে এমন ভুল এড়িয়ে চলুন

যে ওয়ার্কফ্লোতে অনেক কিছু অনুমানের ওপর ছেড়ে দেওয়া হয়, সেখান থেকেই প্রায়ই দেরি শুরু হয়। অ্যাপে কী মনোযোগ চায়, কার দায়িত্ব এবং কাজ এগোনোর আগে কী করতে হবে, তা স্পষ্ট দেখা উচিত।

পরিষ্কার অর্থের স্ট্যাটাস ব্যবহার করুন

অর্ডারের বেশিরভাগ ধাপে «pending» বা «in progress» ব্যবহার করবেন না। এসব লেবেল কর্মীদের নোট পড়তে বা সহকর্মীকে জিজ্ঞেস করতে বাধ্য করে। সক্রিয়ভাবে তৈরি হওয়া আইটেম আর দেরিতে থাকা অনুমোদনকে একই রকম দেখায়।

গ্রাহক শুধু কোট চাওয়ার পরই কোনো ফার্নিচার নির্মাতার উপকরণ কাটা শুরু করা উচিত নয়। গ্রাহক গ্রহণ করা এবং টিম অনুমোদন রেকর্ড করা পর্যন্ত অর্ডার «Quote sent» অবস্থায় থাকা উচিত। এতে উৎপাদনের সময় সুরক্ষিত থাকে এবং অনুমোদনহীন পরিবর্তন নিয়ে বিরোধ এড়ানো যায়।

শুধু লেখা নোট আরেকটি সমস্যা তৈরি করে। «মাঝারি ও বড় মাপের তিনটি নীল শার্ট, লোগো যোগ করুন» কথাটি উৎপাদনের জন্য নির্ভরযোগ্য আইটেম তথ্য দেয় না। প্রতিটি মাপের পরিমাণ, লোগোর অবস্থান বা আইটেমের ডেডলাইন দ্রুত দেখা যায় না। পরিমাণ, অপশন, দাম, উৎপাদনের নোট ও কাজের স্ট্যাটাসের জন্য ফিল্ডসহ লাইন আইটেম ব্যবহার করুন।

ডেলিভারির আপডেট অর্ডারের সঙ্গেই রাখুন

অনেক টিম আলাদা স্প্রেডশিটে ডেলিভারি ট্র্যাক করে। কেউ সেখানে অর্ডার পাঠানো হয়েছে বলে চিহ্নিত করেন, কিন্তু অর্ডার ওয়ার্কফ্লো আপডেট করতে ভুলে যান। সাপোর্ট টিম পুরোনো স্ট্যাটাস দেখে গ্রাহককে ভুল তথ্য দেয়।

অর্ডার অ্যাপেই ক্যারিয়ার, ট্র্যাকিং নম্বর, পাঠানোর তারিখ, ডেলিভারির ঠিকানা ও ডেলিভারি স্ট্যাটাস রাখুন। কর্মীরা শিপমেন্ট আপডেট করলে গ্রাহকের জন্য দৃশ্যমান রেকর্ডও আপডেট হওয়া উচিত। ম্যানেজাররা তখন প্রত্যাশিত ডেলিভারির তারিখ পার হয়ে যাওয়া অর্ডার খুঁজে পাবেন।

অনুমতির ক্ষেত্রেও একই যত্ন দরকার। কোনো উৎপাদন কর্মীর টাস্ক সম্পন্ন করার অধিকার থাকতে পারে, কিন্তু অর্ডারের দাম, পেমেন্টের অবস্থা বা ডেলিভারির ঠিকানা সম্পাদনা করার অধিকার থাকা উচিত নয়। প্রতিটি ভূমিকাকে তার কাজের ফিল্ডগুলোতেই প্রবেশাধিকার দিন।

চালুর আগে দ্রুত পরীক্ষা করুন

বাস্তবসম্মত একটি অর্ডার দিয়ে ১৫ মিনিটের পরীক্ষা এমন ফাঁক দেখাতে পারে যা স্ক্রিনে ছোট মনে হলেও পরে কাজ বাদ পড়ার কারণ হয়। কয়েকটি আইটেম, একটি গ্রাহক নোট, দুটি উৎপাদন ধাপ ও একটি ডেলিভারি তারিখসহ অর্ডার ব্যবহার করুন। যে ব্যক্তি অ্যাপ তৈরি করেননি, তাকে পরীক্ষা করতে দিন।

প্রতিটি হ্যান্ডঅফে রেকর্ড পরীক্ষা করুন। সেলস, উৎপাদন ও ডেলিভারি কর্মীদের অন্য কোথাও না দেখে প্রয়োজনীয় তথ্য পাওয়া উচিত।

• প্রতিটি অর্ডারের একজন মালিক ও বর্তমান স্ট্যাটাস আছে কি না নিশ্চিত করুন।
• প্রতিটি লাইন আইটেমে বর্ণনা, পরিমাণ, একক দাম ও আইটেমের মোট দাম আছে কি না দেখুন।
• প্রতিটি উৎপাদন টাস্কে একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, ডেডলাইন ও স্ট্যাটাস আছে কি না নিশ্চিত করুন।
• কাজ শুরুর আগে গ্রাহকের নির্দেশনা ও আর্টওয়ার্ক দেখা যাচ্ছে কি না পরীক্ষা করুন।
• ডেলিভারি মেসেজ চালু করে গ্রাহক সঠিক আপডেট পাচ্ছেন কি না দেখুন।

একটি সাধারণ পরিবর্তন পরীক্ষা করুন। উৎপাদন শুরু হওয়ার পর গ্রাহক প্রিন্ট করা শার্টের অর্ডার ২০ থেকে ২৪টি করতে পারেন। অর্ডারের মালিকের পরিবর্তনটি দেখা উচিত, লাইন আইটেমের মোট দাম আপডেট হওয়া উচিত এবং উৎপাদন টিমের নতুন পরিমাণ দেখা উচিত। এটি জানতে কর্মীদের একে অপরকে মেসেজ করতে হলে ওয়ার্কফ্লো বদলান।

অসম্পূর্ণ অর্ডারও পরীক্ষা করুন। গ্রাহক, ডেলিভারির তারিখ বা লাইন আইটেমের পরিমাণ ছাড়া একটি অর্ডার সংরক্ষণ করার চেষ্টা করুন। অ্যাপের ব্যবহার থামানো বা অনুপস্থিত তথ্য স্পষ্টভাবে দেখানো উচিত। অসম্পূর্ণ রেকর্ড গ্রহণ করলে পরে পরিষ্কার করার কাজ বাড়ে।

প্রথম সংস্করণ একটি অর্ডার ধরনের ওপর তৈরি করুন

আপনার টিম যে অর্ডার বেশি সামলায়, তা দিয়ে শুরু করুন, যেমন কাস্টম সাইন, প্রিন্ট করা শার্টের বান্ডেল বা ফার্নিচারের অনুরোধ। প্রথম দিনেই প্রতিটি পণ্য অন্তর্ভুক্ত করার চেষ্টা করবেন না। সেই অর্ডার গ্রহণ, তৈরি ও ডেলিভারির জন্য কর্মীদের যে তথ্য দরকার, তাতেই মনোযোগ দিন।

যারা অনুরোধ নেন, কাজ করেন ও ডেলিভারির ব্যবস্থা করেন, তাদের বাস্তব নমুনা অর্ডার দিয়ে পরীক্ষা করতে বলুন। তারা কোথায় থেমে যান, তা লক্ষ্য করুন। কোনো উৎপাদন কর্মী পরবর্তী কাজটি বুঝতে না পারলে আরও ফিল্ড যোগ করার আগে স্ক্রিন বা স্ট্যাটাস উন্নত করুন।

স্বাভাবিক ও জটিল পরিস্থিতি অন্তর্ভুক্ত করুন: একাধিক লাইন আইটেমসহ সম্পূর্ণ অর্ডার, গ্রাহকের অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকা অনুরোধ, উপকরণ সরবরাহের কারণে বিলম্বিত অর্ডার, ডেলিভারির জন্য প্রস্তুত সম্পূর্ণ অর্ডার এবং গ্রাহক পরিবর্তন বা বাতিল করেছেন এমন অর্ডার।

আগে হাতে চলা প্রক্রিয়াটি ঠিক করুন। চ্যাটের নোট বা আলাদা স্প্রেডশিটের ওপর নির্ভর না করে কর্মীদের অর্ডার তৈরি, কাজ ভাগ, অগ্রগতি রেকর্ড ও ডেলিভারি আপডেট পাঠাতে পারা উচিত। এরপর ধীরে ধীরে অটোমেশন যোগ করুন, শুরুতে অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকা বা ডেলিভারির জন্য প্রস্তুত হওয়ার মতো ঘটনায় সতর্কবার্তা দিয়ে।

AppMaster এই ধরনের অ্যাপ্লিকেশন তৈরির একটি no-code প্ল্যাটফর্ম। গ্রাহক, অর্ডার, লাইন আইটেম ও উৎপাদন টাস্কের জন্য এর Data Designer ব্যবহার করুন। এরপর Business Process Editor-এ নিয়ম ঠিক করুন এবং সেলস, উৎপাদন ও গ্রাহকদের জন্য আলাদা স্ক্রিন তৈরি করুন। আপনার প্রক্রিয়ায় দরকার হলে এটি ইমেইল, SMS বা Telegram-এর মাধ্যমেও আপডেট পাঠাতে পারে।

প্রথম অর্ডারের ধরনটি বাস্তব ব্যবহারকারীদের সঙ্গে ভালোভাবে কাজ করার পর প্রসারিত করুন। একবারে একটি করে পণ্যের বিভাগ, উৎপাদন টিম বা গ্রাহক পোর্টাল যোগ করুন। অনুরোধ, বর্তমান কাজ ও ডেলিভারি স্ট্যাটাসের শেয়ার করা উৎস হিসেবে অর্ডার রেকর্ডটি বজায় রাখুন।